PREFEITURA MUNICIPAL DE ARUJÁ

ESTADO DE SÃO PAULO

DECRETO N° 5.739 DE 23 DE MAIO DE 2011.

"DISPÕE SOBRE O PROCESSO DE TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS

ADMINISTRATIVOS NA PREFEITURA MUNICIPAL DE ARUJÁ, E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS."

ABEL JOSÉ LARINI, PREFE!TO MUNICIPAL DE ARUJÁ, USANDO DE SUAS

ATRIBUiÇÕES LEGAIS, e nos termos do Artigo 62, incir:o :X da Lei Orgânica do
Município,

Considerando ser necessária R expedição de normas visa!ldo d:~,cipi!n3r a tramitação de

o processos administrativos pelos Setores, Depart~mfm!os e também Secretari8:;

Arujá;
~!J Prefeitura Municipal

Considerando o crescente volume de processos que tramita

seus Departamentos e Setores;

Considerando que interessél também à Administração

qU3stóes suscitadas 1l0S processos administrati'Jcs;
i

o o E C R E TA:
l\rL 1ti - S30 atribuiçúe[; de. CiO F-I clocoio/Fxpedier.to: .

! o pro:OGo!amBllt0, r,~gistro e élUtü8Çiíü tio i'e'lueri~entos, requisiçõe:;. r Gv:~'- , de píOvidôncia e

outros documentos que devam dar oriq€·m a processos administrativos;
II qUçndo do registro e autuação, proceder, preliminarmente, a uma pesql ísa em seus assentamentos
para a verificação de processo anterior sobíe o mesmo assunto, seja rel1tivo ai mesmo ou a outros
interessados, anotando ta!\circunstâncias, para as providências entendidas cabí'!eis;
III - por solicitação do Setor, Diretoria ou Secretal ia interessado, proceder à abertura de novo volume de
processo em tramitação;
IV providenciar, 11a última foiha do volume er.cur:1do lermo de encerraííler:tí) .:; r:~l primeira do volume
aberto, termo de aIJertur;j, mantendo-se a rumera~~() d;?!) fol!la~; em seqür;nc;i]:
V promover o apê~ns:j:,r;ento de um precess'): .)utrl\ i;J'.'í21ndo o mspecíivD
VI promr;',,~r o dcs;r:cns;~mento de urll C.·'Jr(\ 13Vl"Il(~,:: telr(lO ;
\ll! prorr:0rer a ~n/~:.:r~?O{é1;~1C Ije U:l~
\/liI -- pro!1'C'lJe~ G GS;;c:ti 1r3:1hatf.r:nro 1.' ~3 ~ubsmuiçãG das peças
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IX DS prGC2~:::;.; C1!l !rimlilaç.t:o de s~'lfJr que n80 disponha s:fiteíllêl; ./
X promo'!er é1 ar:otação, na capa uo processo, (I:; furmél visível, de tramitação preferencial, ou sob sigilol
conforme o caso. í.
·'Endereço: Rua José Basflio Alvarenga, n. o 9D - Vila Flora Regina Arujá - SP - CEP: 07400·000 - Fone jO 11} 4652·7600 _ Fax (O 11) 4855-3634 ••
MOO_z:eoP.l .... _zao.PtM.PllpotIA~lim~_ 0II02021e.f'M,O,.~

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XI - proceder à substituição de capa de processo que esteja dilacerada ou inutilizada
Art. 2° Todos os requerimentos, petições, comunicações, requisições, pedidos de providências deverão
ser, obrigatoriamente, protocolados, registrados e autuados.
Parágrafo único - Será dispensada a autuação se a natureza e o conteúdo não exigirem a tramitação por
mais de uma unidade.

Art. 3° - Ao proceder ao protocolamento, registro e autuação do feito, o Setor de

Protocolo/Expediente deverá proceder à pesquisa, em seus assentamentos, para verificar da existência de
processo anterior sobre o mesmo assunto (litispendência ou coisa julgada administrativa) ou a ele correlato
(por conexão ou continência), seja ou não referente ao mesmo interessado.

o §1° - Sendo constatada a existência de processo anterior sobre o mesmo assunto, tal circunstância deverá
ser informada nos autos, anotado o número do feito, assunto nele abordado e o nome do interessado.
§2° . Remetido o feito ao Setor, Departamento ou Secretaria próprio, se aquele mencionado na informação
estiver em tramitação, será determinado a apensamento, para exame e eventual decisão conjun ,
evitando-se, assim, decisões contraditórias.
§3° . Estando o feito já. arquivado, deverá ser a ele juntada cópia da decisão, para se verifique se o
ou não coisa julgada material administrativa.

Art. 4° . Cada folha do processo deverá ser numerada

inutilizados.

§10 • A numeração de cada folha do processo será feita no canto superior direito, . caneta, a de Ida cor
rubrica e anotação do número do processo, pelo servidor que efetuar a juntada. / ~
§2° - A inutílização dos espaços em branco far-se-á com traços transversai ou com· m M
BRANCO", exceto na última página. 1
§3° - Cada Unidade, ao receber um processo, deverá conferir a remessa, a nume ç'~o
anteriores, a inutilização dos espaços em branco e a presença dos apensos, se for o / a as foi as
não estejam numeradas e rubricadas ou os espaços em branco inutilizados, o oqés deverá ser
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o devolvido à unidade remetente, para que se proceda à devida r~gularização.
§4° - Nenhum processo poderá ter andamento sem que todas as suas folhas e;srei
numeradas e rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados.
/ II
devi me

!
Art. 5° - Nenhum processo deverá ter mais de 200(duzentas) fo as, abrindo-se
volume ao atingir esse limite. /,

§1° As peças processuais, com seus documentos, não poderão ser secc:ona ~s, m smo atingido o
volume 200 (duzentas) folhas.
§2° Caso se torne difícil o manuseio de processo, mesmo se atingir o volume uzentas) folhas,
poderá ser solicitada, pela Unidade, 8·) Protocolo/Expediente, através de cota, abertu a de novo volume.
§3° - O Setor de Protocolo providencié:i'á na última folha do volume um "Termo de Encerramento e Início do
Volume Seguinte", mantendo-se a num~ração das folhas em seqüência .
. §4° - Se não houver prejuízo ou difícu!iade para a instrução, poderá ser determinada a tramitação do fei~ .
somente em seu último volume, ficanco os anteriores sob guarda, no Arquivo ou Secretaria interessada. ,~~ (

Art. 6° Apensamento é a união de um processo, em caráter temporário, mediante •

solicitação, por escrito, da Unidade interessadas, e será procedido pelo Setor de Protocolo/Expediente.

§10 - Será o feito apensamento quando o pro );)S50 a ser apensado contiver matéria útil ou conexa ao do
que estiver sendo estudado, lavrando-se "TermJ de Apell~amento".
"EndE'reçQ: Rua José Sasflio Alvarenga. n." 90 - Vila flora Regina - Aruj~ - SP ~ CEP: 07400-000 - Fone (O 11) 4652~1600 - Fax 10 11) 4655.3634 H

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§2° - Os processos serão desapensados exclusivamente pelo Setor de Protocolo/Expediente, mediante
proposta escrita da Unidade que solicitou, lavrando-se "Termo de Desapensamento".

Art. 7° - A incorporação é a união de um processo a outro, em caráter permanente,

quando ambos tratarem do mesmo assunto e tiverem o mesmo interessado, numerando-se
seqüencialmente as folhas do processo incorporado.

§1° - Nos registros de controle do processo que receber a incorporação, bem como nos do incorporado,
serão feitas anotações recíprocas.
§2° - Somente o Setor de Protocolo/Expediente poderá proceder à incorporação do processo, lavrando-se
"Termo de Incorporação".

o Art. 8° - Quando do desentranhamento (retirada) de qualquer folha ou documento do

processo, será elaborado "Termo de Desentranhamento" contendo os números das folhas retiradas, a
descrição do documento e a assinatura do funcionário que procedeu ao desentranhamento.

§1° - Os documentos e folhas desentranhados serão substituídos por cópías reprográficas, após
conferência pelo servidor, que deverão ser juntadas após o termo de desenlranhamento
§2° A retirada de folhas ou documentos do processo em desacordo com as determinaçõe put e de
seu §1o acarretará ao responsável pelo ato as sanções administrativas pertinentes, alé oe ca a eriz
delito previsto no art. 305 do Código Penal ("Supressão de documento".);

Art. 9° - A localização, tramitação, conferência e recebimento de

às seguintes regras:

1- Os Selares serão responsáveis pela localização do processo que constar com estando luni ade;
II - A tramitação dos processos devem ser registrada no sistema; /
III A movimentação dos processos será controlada por senhas para cada usuário uV""!IFl.I.JJI.--r-
IV - O setor que não estiver integrado ao sistema deverá encaminhar os processos a Setor. (j

o Expediente; /
V - Quando o Selar que integrar o sistem;,:: movimentar processo para o setor qu'é, e
integrado, 6 recebimento deverá ser efeluadc através da função "enviados e não c~ i
"despacho";
VI - O Selo r que receber processos dever;'lconferir a remessa e dar recebime'
sistema, desde que cumpridas as exigências r:' ·.~ncionadas no §3° do artigo 4°. t

?
VII - Os Setores deverão manter atualizados :w sistema ti "recebimento de pro . s .
não recebidos" no sistema.

Art.10 - Quando em razãe, da natureza da requisição, requerim to, proposta houver

necessidade de parecer, informação, juntaófl de documento ou certidão, o Process dministrativo será "
encaminhado ao Setor, Departamento ou Secretaria competente para a prática do ato independentemente
de determinação prévia. ..

§1° - Quando a providência, a proposta, rí:!querimento implicar em aumento de despesa ou renúncia de

receita, o Processo Administrativo deverá serenGaminhado à Secretaria de Finanças ou Departamento de
Contabilidade, conforme o caso, para maniféstação. ~
§2° - Havendo necessidade de parecer jmicllco ou exame de documentação, o Processo Administrativo
será encaminhado ao Departamento Jurídicc.; (
§3° Sendo o Processo Administrativo rl!fnetido a Setor, Departamento ou Secretaria devem ser
providenciadas todas as informações, cer:.;I~ões, juntadas de documentos, elaboração de laüdos e
UEndereço; Rua José BasHio Alvarenga. n. o 90 - Vila Flora Regina - Arujã _ SP CE?: 07400-000 - Fone (O 11) 4652·1600 Fax CO 11 t 4655-3634 u

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pareceres relativos ao assunto ou tema, bem como de cópias de decisões, pareceres e estudos em
situações relativas em situações assemelhadas, independentemente de solicitação ou requisição expressa,
de forma que não seja necessário o retorno dos autos para eventual complementação, salvo se em
decorrência de determinação expressa da autoridade administrativa competente para a decisão, em
conversão do julgamento em diligência.

Art.11 Terão tramitação preferencial:

I - Os processos e documentos de outros órgãos da Administração Pública, que estejam com prazo para
atendimento ou tratem de assuntos que demandem solução rápida;
II - Os processos que contiverem ofícios ou requisições de Orgãos Jurisdicionais, Tribunal de Contas do

o Estado. Membros do Ministério Público, Câmara Municipal, Órgãos de Processamento de Multas, Receita
Federal.
Parágrafo único - Na capa dos processos mencionado~> no caput e no inciso I deste artigo será anotádo,
em destaque. que a eles foi atribuída "TRAMITAÇÃO PREFERENCIAL".

Art. 12 - Será imposto sigilo aos processos que versem

privacidade das pessoas.

§1° - Tramitam em sigilo, dentre outros processos relativos:

I pedidos de concessão de vantagens. gratificações, licenças. férias, afastamen
II - verbas que compõem vencimentos, gratificações. horas extras, etc;
111- sindicâncias, processos administrativos disciplinares;
IV - empréstimos consignados;
V que contenham cópias de prontuários funcionais, respectivas anotações ou infor
vida ou conduta funcional.
§2° Serão responsáveis pela manutenção do sigilo todos os servidores que, or ever de o cio .
acesso aos autos;
§3° - Somente poderão ter vista do processo as partes envolvidas e seus resp ctivos ad 09

o obrigatória a juntada. aos autos, de mandato (procuraçãa), desde que requerido ao Secr ário
que dará vistas em local e horário det((minado.
§4° Do sistema somente constarão ~;omente o número do processo e as inic ais do nteress o. com a
anotação. destaque. tratar-se de feito que "TRAMITA SOB SIGILO". observação ue rá anotada na cap
do processo.
§5° - A violação do sigilo importa em urave infração disciplinar e em crime previsto.' s artigos 325
Código P e n a l . ' f .----.-
§6° - Informações e cópias das peças processuais de feitos que tramitem em s' ilo somente poderão ser
fornecidas às autoridades judiciária!:~. a membros do Ministério Público e autoridad s policiais, mediante
requisição e em correspondência re~,srvada e lacrada. Q
Art 13 - Não s~rá permít:da a tram!tat;ãode processos com apa rasgada ou
dilacerada, cabendo a substituição aó Setor·de Proto'co!o/Expedientc.
.f
Art. 14;... SemprE rue os processos estiverem incompletos, neles h~vendo inexatidão ou
equívoco a ser retificado, tal circun~,nnCia será comunicada ao Setor de Protocolo/Expediente pela Unidade
que detectar a irregularidade para Gl:9,O interessado seja notificado a satisfazer as exigências ou pedidos
de esclarecimentos no prazo improrf)~lável de 15 dias.
Art. 15 - Na hipót!l;~e de numeração repetida, acrescentar-se-á apenas uma letra do
alfabeto em seqüência (188- a, 188-b. '188-c, etc.), certificando-se.

UEndereço: Rua Jod Basílio Alvateng.a, n,\I 90 - Vila Flora Regina Arujá - SP - CEP; 074QO~OOO - Fone: (O 11) 4652-7600 - Fa:t (O 11) 4655-3634 ...
MQt)_200P"IMI...,.·PMA.~M~-t:RO::lO'.?ll-PMI\-~SER

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Art 16 - Não será permitido o'lar:çamento, nos àutos, de cotas marginais ou interlineares,
ou o uso de sublinhar palavras ou expressões, a tinta ou a lápis, devendo o Diretor, ao constar a
irregularidade tal, comunicá-Ia ao Secretá~io Municipal? que estiver subordinado.

Art. 17 - Não se deverá juntar n9nhum documento, petição ou requerimento aos autos,
sem que tenha sido lavrado o respectivo termo de j'Jntadél.

Art. 18 - Quando houver necessidade de consulta ou exame de processo que se

encontre tramitando em outro Departamento ou Secretaria, o servidor deverá solicitar a carga rápida dos
aulos ao Diretor ou servidor encarregado do feito, pelo período de até 3 (três) dias úteis, mediante conlrole
de movimentação física, conforme formulário a ser preenchído e assinado pelo servidor solicitante.
o §1° O formulário de controle de movimentação física será juntado aos autos
devolução ao Departamento ou selor, certificando-se o referido período de vi
§2° - Na hipótese dos autos não serem restituídos no período fixado, mpetira <:: Diretor representar
imediatamente ao Secretário Municipal a que estiver subordinado, ara' as pro'. idên . 5 en/tendidas
cabíveis.

Art. 20 - Os servidores Direlores deverão e arcer e

processos, sobretudo quando do seu exame no Departamento ou Seta r, r""I'""'I-W""""1"",,{'

Ir Ar!. 21- Nenhum processo ficará paralisado

providências, salvo se prazo maior tiver sido assinalado.

o
Ar!. 24 - É vedado o uso de:

a) tinta de cor diferente na prevista no caput;

b) borracha, detergente ou raspagem per quaiquer meio, rr.ecânico ou químico ..

Art. 25 - Na escrituração dos !ívros e autos deverão ser r.vit8dos erros, omissões,
emendas, íasuras, borrões ou entreiinh3s, efctuando-se, quando necessárias, as dr 'idas ressalvas, antes
da subscrição do ato, deforma legível e autenticada.

Art. 26- As anotações "sem efeito" deverão estar sempre datadas a .7tidãs com a
assinatura de quemas haja lançado nos autos.

Art.27-· Deverá ser evitado o uso BSpilÇO um nos autos datiloç;ra 3dos ou digitados.

Art. 28 - Nos autos e nos livros del/eriío ser evitados e inuti)izados os espaços em
branco.

"endereço; Rua Jos6 Basilio Alv8t&óga:l\. ~ 90 - Vila Flora Ri!"glna - Arvjé t3 P - CEP: 07400-000 - Fone (O 11) 4652.-7eO~ - Fax 10 11} 46S5·3634 ••
MOIUao~Moc3liO.~.P*PIIM'l'imIInIlto~ OO.02o:n"~PW,,t.·v.sat
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Art.29 Em caso de erro de numeração certiflcar-se-á a ocorrência, sendo vedada a
renu meração.

Art. 30 - Os níveís de acesso às informações e o respectivo credenciamento (senha) dos

servidores para operações no Sistema, serão estabelecidos com a participação do Departamento Técnico
de Apoio para assuntos de informática.em expediente interno, pela Gabinete do Senhor Prefeito.

Art. 31 - É obrigatória para as Secretaria, Diretorias e Setores a inserção, no Sistema de

toda e qualquer nova movimentação dada ao processo, garantida a atualidade do banco de dados e a sua
efetiva utilidade.

o Parágrafo único - Tal inserção, na impossibilidade de realização imediata, deverá ser efetuada em 48
horas.
Art. 32 - As alterações, exclusões e retificações feitas de modo geral nos ados
registrados pelo Sistema serão definidos por níveis de criticidade, cujo acesso será estabel Ido pelo
Gabinete do Senhor Prefeito.

§1° Os dados retificados, alterados ou excluídos deverão ser conservados pelo Sistema.
§2°. Todas as operações realizadas no Sistema serão vinculados ao usuários que as reali r.

Art. 33 - É vedado ao servidor credenciado a operar o siste ceder

ou permitir que outra pessoa, servidor ou não, faça dela uso para acessar in idament

Art.35 - Quando o mesmo interessado estiver vin

outra Secretaria. Departamento ou setor, as eventuais retificaçàes
tais feitos.

o Art. 36 - Deverão tramitar na contracapa do processo:

I - originais a serem fornecidos aos interessados (o Selo r deverá provid nci

lo.aos autos):
II originais de atos oficiais, para assinatura;
111- outros documentos que, por sua naturez.:!, devam ser retiradas po ter. o e

Art. 37 Processos poderjo ser avot::ldos requisi

mediante requisição própria, à Unidade em cue se encontra o process

Art. 38- A autorização paic\ arquivamento de proc

Senhor Prefeito Municipal, dos Secretários rVlcnicipais e Dirctores.

Art. 39 - O processo sé. !)oderá ser tlrquivado após sua conclusã , não sendo
permitido do processo ao arquivo par;a "ser nlantido sob guarda até nova provocação".

Art. 40- Os processos não poderão ser enviados com

contracapa e com processos apensos.

Art. 41 - O despac:lO que determinar o arquivamento do processo deverá

fundamentado e conter a expressão "Arqlive-se".
"Endereço: Rua JoSé Basílio Alvarenga, 1'1.- 90 - Vila Flora Regina - AfUjá - SP - CEP; 01400-000 Fone (O 11) 4652-7600 - Fax- (O 11) 4655-3634 ••

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 PREFEITURA MUN1CIPAL DE ARUJÁ
ESTÂbo DE SÃO PAULO
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Art, 42 Será responsabilizado por danos causados à Administração Municipal, o servidor

que sugerir o arquivamento de processo pendente de solução,

Art, 43 Somente os Selcres de Reprografia do Setor de ProtocolO e Expediente e o

Departamento dfl Admin:stração poderão extr~~ir cóp:~s reprooréficas ue peç:=é prcc~:ssua!s de processos
em andamento ou a"quivados, de documentos e atos oficiais, conforr:le 2 respectiva competência,

Parágrafo único - Os Diretores dos Departamentos de Protocolo e Expediente e de Administração

designarão dentre seus funcionários aqueles que responderão pelos respectivos Setores de Reprografia
encarregados da extração de cópias reprográficas e da lavratura de certidões de autenticação das
o respectivas cópias.

Art, 44 A extração de cópias reprográficas será requisitada, por escrito, pela Chefia do
Gabinete do Senhor Prefeito MuniCipal e do Senhor Vice-Prefeito Municipal, pe!os Secretários Municipais,
pelos Diretcres dos Departamentos e Setores,

Ar! J5 OS requ"'rimentos
v ~ 'Q'f''''exfr·ar.;,;c
•• It.. \:r).
: .... - ~./";jJiC.!\) r· ~:;i-ll:J.;..:h".r
d';:· ""r,:.",.·.
1.1 •
":O'·-'.·':"'''''l''
. ..,; \ ',,) e prr...",,~sos
.. u .·,-I·
:J v\J . . '~ e
documentos neles juntados serão dirigidos à DimtC:;·ja·de b:pv,~i:;ite'8 PrdthÍ;,(·í~r·':8i::io i.'!ccmpanhad
comprovantes do recolhimento das respectivas taxas.'

o Parágr<lfo lInico- Constituem-se infrações disdplr:12~é5 ü~ ;,at~·réi,3 'gr2 10: .' ,!' ':F··.'.' .;".
a - a extraç80 de cópia reprográfica por servidor qlie não seja r.::~!ula monte j Sir.;"élU6 para o exercício e
tal funçãQ;
b - a extração de. cópia\reprográfica sem prévia requisiçao 00 qu ' tf;:n a sido apresentado e
pedido de expedição; II
c a expedição de cópia reprográfica sem que tenha sido recolhíd ,a áxa respectivas o que tenha ...
requerente dela dispensado. por decisão superior;
d - a entrega de cópia reprográfica ao requerente ou à pessoa por ele .
. previamente autenticadas,

Art, 47 - As requisições e requerimentos serão protoco!ados e nu.

autuação.

Parágrafo ún:co - O· recibo da entrega da' cópia '!é::íóqráfi~d será' anex3de uerimento ou da
rpnlll's'IÇ;;O
'''''''1''':' r·equprl·,....,prítO
,ldJH\.~,
(J,.'
esse que .,).
...
"era' ?fauiv . . do ~:m
•... ·I·:.~ ~. n~i,,·I.,.,'·p·('''~·;a
1.Jr..· "notan'
.. .,J~u 1~t-Jt{;QI \. •do:·"~''';' . :',,, ..'e·'fiv·o
• • • ,)-::;.1\,.,: '..... " r",,,'ls'ro
t!'d 1.,

fi,rt, 48 - Este Decreto cn.tr3~á f!l'Yl vi~JQr 30 (trint?) d:as áp6s sua púo 1if,§ç8c, revogadas as
disposições em contrário,

UEndereço: Rua Jo._ Be.llio Alvarenga, n. Q 90 - Vila Flors Regina - Aruiã - SP - CEP: 07400-000 - Fone (O 11 J 46S2~1600 - Fex {O , t'} 4655-3634 ..
MOO_::::eo,...",...,m.!'ItM."..... ... fmln<k>- OIIIltCl1.-PMA.V>$EIt
 ,
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ANEXO I

MODELO

CERTIDÃO DE AUTENTICAÇÃO

Certifico e dou fé que a presente cópia reprográfica foi extraida de peça/documento constante de fls .
...... , do processo nO ......... , correspondendo fielmente ao original (inciso III do artigo 365 do Código de
Processo Civil).

o Data
Assinatura
Nome legível e cargo
Matrícula
Em se tratando de Lei, Decreto, Portaria, contrato, convênio, edital, etc. mencionar o respectivo
número, data e outras informações entendidas necessária para sua identificação.

Prefeitura Municipal de Arujá, 23 de maio de 2011.

Walterflr\:f<' wensson
Secretário Mu. 9 ver~Administração
o J-J)

Secretário Municipal de pnos

Renato Swensson Neto
e Juridicos
 ,-. ,'. ;

PREFEITURA MUNICIPAL DE ARUJÁ

ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO W 5.739 DE 23 DE MAIO DE 2011. 9

Prefeitura Municipal de Arujá, 23 de maio de 2011.

João Vani Anunciato

Secretário Municipal de Plane] mento

o ,I ar Barbosa Corato
nicipal de Saúde e Higiene

Registrado e publicadv neste O a

da Administraç o, na áata aci
j '. t.l 1 '.. ~~ ; j :J
-Vanessa arofani 8achur-
Diretora T' cnica de Departamento

HEndereço: Rua José BasIHo Alvarenga, 1'1,0' 90 - Vila Flora Regina - Arujá - SP - CEP: 07400.000 - f:':'ontt (O 11)14~52_7ôOO - Fax (O 11) 4655-3634 u

NOO_2IIO~MI;x;2lIÓ·PtM·,...MTimIIrwIQ-~á2àh.-l>M.l.·t.ASal .....