Fascículo 07 Secretaria

Este fascículo é parte integrante do Curso Técnico em Secretaria Escolar
da Fundação Demócrito Rocha | Universidade Aberta do Nordeste | ISBN - 978-85-7529-827-5
ensino a distância®
Eder L. Marques
Robson Negreiros Bezerra
UNIVERSIDADE ABERTA DO NORDESTE
4ª EDIÇÃO
sobre Excel e
Noções Básicas
MÓDULO 2
OpenOffice.org Calc
Sumário Objetivos do módulo
O
1. Planilha Eletrônica Excel.....179 módulo 2, de Redação Oficial e Informática, é com-
posto de 3 fascículos que buscam instrumentalizar o
2. Os Componentes do Excel...181 aluno para o exercício das inúmeras atividades exis-
3. Pasta de Trabalho tentes numa Secretaria Escolar. Os conteúdos estão organi-
e sua Importância................. 183 zados em três fascículos, a saber:
4. Fórmulas do Excel................. 185
F5 – Noções de redação oficial
5. Selecionando a Planilha.......187
F6 – Editores de texto Word e Writer
6. Trabalhando F7 – Noções básicas sobre Excel e OpenOffice.org Calc
com Planilhas......................... 190
7. Substituição de Dados......... 193 No fascículo 5, o aluno conhecerá modelos de docu-
8. Economizando Tempo mentos oficiais, bem como o tipo de texto mais adequado
com Atalhos............................ 198 para cada um deles, noções básicas de gramática importan-
9. Planilha eletrônica: CALC... 199 tes para a redação oficial, os pronomes de tratamento e as
regras de pontuação.
10. Usando Fórmulas................206
O fascículo 6 é dedicado a noções básicas de editores
11. Editando uma Planilha.......215 de texto, mais especificamente o Word da Microsoft Office
12. Substituição de Dados...... 219 e o Writer da OpenOffice.org. Nele, o aluno se familiarizará
com a formatação, edição, salvamento e impressão de ar-
quivos eletrônicos.
O fascículo 7 também trata de Informática, apresentando
conceitos básicos para uso do Excel da Microsoft Office e do
Calc da OpenOffice.org, muito úteis para as atividades relati-
vas à organização de dados da Secretaria Escolar, elaboração
de gráficos e tabelas e outros tipos de pastas e arquivos ne-
cessários ao setor.
Com este módulo, de caráter instrumental, espera-se que
o aluno se aproprie das ferramentas imprescindíveis para
que possa iniciar a sua prática profissional.
Objetivos do fascículo
Ao final deste fascículo, o aluno deverá ser capaz de:
• Apresentar o processador de planilhas e gráficos Micro-
soft Excel e explicar como operacionalizar os principais
comandos de edição.
• Mostrar, em janelas do Excel, os mecanismos de acesso
através do mouse ou do teclado.
• Identificar componentes do OpenOffice Calc.
• Ser capaz de operações com linhas, colunas e células no
Excel e no Calc.
• Trabalhar com fórmulas e funções.
• Localizar e substituir dados no Excel e no Calc.
1. Planilha Eletrônica Excel
O
Excel é um software aplicativo da Microsoft, que tem dois am-
bientes de trabalho - planilhas e gráficos - incluídos em um único
pacote. Essa combinação faz do Excel uma ferramenta poderosa
que lhe permite executar uma variedade de tarefas para a área comercial,
científica e de engenharia.
É um programa de computador que consiste numa coleção de linhas e
colunas que são expostas na tela em uma janela. As letras representam as
colunas da planilha; e os números, suas linhas, como mostra a Figura 1.
Figura 1
1.1. O que é uma célula?

A célula é a menor unidade de uma planilha e é delimitada pela interseção
entre as linhas e colunas. São nas células que as informações são armaze-
nadas. Cada célula possui um "endereço" específico, de modo que podem
ser individualmente identificadas. Este endereço é formado pela interse-
ção da letra (coluna) com um número (linha). Por exemplo, a palavra "Excel"
está na célula B3. Observe que o endereço aparece logo acima da barra de
colunas, conforme Figura 2.
Figura 2
Curso Técnico em Secretaria Escolar 179

1.2. O que pode ser feito com o Excel
1. Planilhas eletrônicas podem ser utilizadas para uma infinidade de ta-
refas, que pode variar de uma lista de compras ao controle orçamentá-
rio da sua casa, de uma escola ou mesmo de uma empresa, incluindo
gráficos e estatísticas. Uma vez criadas as fórmulas e a estrutura de sua
planilha, ela pode ser reutilizada sempre que necessário.
2. Pode-se também fazer cálculos matemáticos com poucos comandos,
apenas escrevendo a fórmula necessária uma única vez. Exemplo: Se você
criou uma fórmula para calcular as prestações do seu aluguel, esta pode
ser utilizada para inúmeras planilhas que façam uso da mesma fórmula.
3. Quando for recalcular dados, o resultado final será automaticamente al-
terado. Exemplo: Numa faixa onde o resultado é a soma de itens, se você
acrescentar um novo item entre os anteriores, o Excel automaticamente
ajustará a fórmula e fornecerá o resultado correto.
4. O Excel também permite formatar os dados, de modo que seu visual
seja mais adequado e compreensível para a apresentação da planilha,
utilizando modelos já prontos. Veja a Figura 3.
Figura 3
Assim que o Excel é inicia- 5. Pode-se construir gráficos a partir de uma planilha com o mínimo de
lizado, uma nova planilha esforço, tornando as informações mais fáceis de interpretar. Exemplo:
é exibida, pronta para re- Com a planilha já pronta, basta seguirmos as etapas que o auxiliar gráfi-
ceber seus dados na célula
co nos oferece, e chegaremos ao nosso gráfico.
ativa. Para movimentar-se
pela planilha, usa-se as 6. Utilizando uma pequena operação, é possível ordenar alfabeticamente
teclas de direção (seta para uma lista de nomes. Exemplo: Podemos organizar uma relação com no-
a direita, para baixo). É pos-
mes de clientes de uma empresa por ordem alfabética.
sível fazer o rolamento na
janela para localizar uma
célula. Utilize as barras de
rolagem horizontal e verti-
cal para fazer o rolamento
na planilha e, se quiser pas-
sar uma página completa
use as teclas PgDn e PgUp.
180 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

1.3. Como inicializar o Excel
Para inicializarmos o Excel é preciso:
1. Ir ao menu Iniciar.
2. Selecionar Todos os Programas.
3. Escolher Microsoft Office.
4. E, em seguida, dar um clique em Microsoft Office Excel 2016.
2. Os Componentes do Excel
O Excel, assim como os demais programas da linha Microsoft, possui com-
ponentes semelhantes como barra de título, barra de status, barras de
rolagem vertical e horizontal, menu de comandos, botões de controle da
janela do Excel, barra de ferramentas, entre outros. Cada documento do
Excel, também chamado de pasta de trabalho, é composto por uma ou mais
planilhas. Veja abaixo seus principais componentes:
Barra de Fórmulas: utilizada para fazer a edição da célula (Figura 4).
Figura 4
Cabeçalho das Colunas: indica a referência das colunas da planilha

(Figura 5).
Figura 5
Guia da Planilha: exibe o nome e permite acessar uma outra planilha

da pasta de trabalho. A planilha ativa possui uma cor diferente (branca) das
outras guias de planilhas. Os botões à esquerda servem para se movimentar
entre as planilhas da pasta de trabalho (Figura 6).
Figura 6

Cabeçalho das Linhas: indica a referência das linhas da planilha (Figura 7).
Figura 7
Indicação da Célula Ativa: indica em que célula o cursor está posicio-

nado (Figura 8).
Figura 8
2.1. Inserindo informações e/ou dados numa planilha

Para inserir informações na planilha, basta digitar o conteúdo no local dese-
jado. Ao terminar de digitar, teremos que efetivar os dados na célula e, para
isso, deveremos clicar em outra célula, através dos botões de direção, ou
pressionar ENTER, o que faz o cursor ficar posicionado na célula seguinte,
no sentido de cima para baixo. Após termos ativado a célula na qual serão
introduzidos os dados, podemos, agora, digitar textos, números e fórmulas.
À medida em que vamos digitando, os dados aparecem na célula ativa e na
Barra de Fórmulas (Figura 9).

Figura 9
2.2. Editando dados

É possível editar o conteúdo de uma célula para acrescentar dados, ou cor-
rigir parte das informações digitadas. Esta edição pode ser feita na Barra
de Fórmulas ou diretamente na célula, procedendo assim:
1. Posicione o cursor na célula que deseja editar o conteúdo.
2. Para editar na Barra de Fórmulas, clique sobre ela (o ponteiro do mouse
assumirá o formato de uma letra: "I").
3. Para editar diretamente na célula, pressione a tecla F2 ou dê um duplo
clique sobre ela.
3. Pasta de Trabalho e sua Importância
O
arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pas-
ta de trabalho, e pode conter várias planilhas. Quando se inicia uma
seção do Excel, a pasta de trabalho padrão contém uma planilha,
com o nome Planilha 1, que está localizada na parte inferior da pasta de
trabalho. Os nomes estão em guias na parte inferior da pasta de trabalho. A
pasta de trabalho também pode armazenar gráficos. A sua importância está
no fato de você poder utilizá-la como uma pasta comum, onde você vai guar-
dar todas as informações referentes a um determinado assunto (Figura 10).
Figura 10

3.1. Como gerenciar as pastas de trabalho
Abrindo uma Pasta: Caso deseje uma pasta de trabalho vazia, selecione a
partir do menu Arquivo, a opção Novo, ou selecione o ícone Novo na Barra
de Ferramentas, como mostra a Figura 11. Para abrir uma pasta de trabalho,
a partir do menu Arquivo, selecione a opção Abrir. Também é possível se-
lecionar o ícone Abrir na Barra de Ferramentas, clicando na opção abrir
conforme indicado na Figura 12.
Figura 11
Figura 12
Copiando: para copiar planilhas de uma pasta para outra, basta clicar
sobre ela mantendo a tecla CTRL pressionada, e arrastar sobre as linhas de
guias. Um triângulo preto indicará onde a planilha será inserida. Libere o
botão do mouse e a planilha será copiada para o novo local.
Excluir: para excluir uma planilha da pasta de trabalho, clique sobre a
guia da planilha para selecioná-la e a partir do menu Editar selecione o
comando Excluir Planilha.
Selecionando várias planilhas: para selecionar mais de uma planilha,
para copiar ou excluir, clique sobre a primeira guia e mantendo a tecla
CTRL pressionada, clique sobre as outras guias. Para selecionar um inter-
valo de planilhas, clique sobre a primeira guia do intervalo e, mantendo a
tecla SHIFT pressionada, clique sobre a última guia do intervalo.
Desagrupar: para desagrupar várias planilhas selecionadas, clique com
o botão direito do mouse sobre uma das planilhas selecionadas e escolha
Desagrupar Planilhas.

3.2. Digitando conteúdo em uma célula
Uma célula pode conter três tipos de dados: Texto, Valores e Fórmulas. Os
textos são para os títulos, rótulos etc. Os valores são os números ou datas
que você insere para realizar cálculos com eles. As fórmulas são os cálculos
realizados com os valores. Para podermos fazer uma planilha, primeiro é ne- Para inserir valores,
o procedimento é o
cessário que você posicione o cursor na célula desejada. Por exemplo, vá até mesmo que foi utilizado
a célula D1, digite "Despesas Domésticas" e depois pressione ENTER. É assim na inserção de um
que se faz para inserir dados do tipo texto. texto. O Excel classifica
Como exemplo, vamos inserir mais alguns textos: automaticamente o que
você digitou como valor
Célula A3: Despesas Célula A6: Aluguel ou texto. Se forem somente
números, ele considera um
Célula B3: Março Célula A7: Lazer
valor numérico. Se houver
Célula C3: Abril Célula A8: Total letras, é texto.
Célula D3: Maio Célula A9: Receitas
Célula A4: Carro Célula A10: Saldo.
Célula A5: Alimentação
Trabalhando com o exemplo acima, insira os seguintes valores:

Para a despesa de carro: B4: 80; C4: 110; D4: 90
Para as despesas de alimentação: B5: 350; C5: 330; D5: 350
Para as despesas de aluguel: B6: 600; C6: 600; D6: 600
Para as despesas de lazer: B7: 850; C7: 410; D7: 410.
A sua planilha ficou como mostra a Figura 13.
Figura 13
4. Fórmulas do Excel
P
ara fazer um cálculo na planilha é só escrever a fórmula nor-
malmente. Por exemplo, na célula B8, você quer ver a soma de
B4+B5+B6+B7. Mas atenção: para que suas fórmulas não sejam
confundidas com textos, sempre digite "=" antes das fórmulas. No nosso
exemplo: =B4+B5+B6+B7. Escreva na célula B8, tecle ENTER e veja que a
planilha calculou a soma.
É possível utilizar também o botão AutoSoma. Para isso, vá à célula B8 e
clique no botão AutoSoma, disponível na seção Fórmulas. Ao aparecer a fór-
mula =SOMA(B4:B7), pressione a tecla ENTER. Veja o resultado na Figura 14.

Figura 14
Agora vamos experimentar o recurso mais importante das planilhas: a

atualização automática. É só ir até a planilha, alterar alguns dos valores
e observar que a soma é automaticamente recalculada, podendo ser usada
qualquer operação matemática nas suas fórmulas: Soma(+), Subtração(-),
Multiplicação(*), Divisão(/).
Coloque agora o valor 2.300 nas três células da receita. Depois crie as
fórmulas de saldo, sendo o saldo o valor da receita menos a soma das des-
pesas (o total). Confira o exemplo na Figura 15.
Figura 15

5. Selecionando a Planilha
P
ara que você possa fazer qualquer modificação na planilha, é neces-
sário que primeiro ela seja selecionada, ou seja, informado o local
onde se deseja aplicar o comando. Você deverá selecionar sempre
que desejar aplicar algum comando a uma célula. Por exemplo: apagar ou
modificar a fonte de caracteres. Visualmente, as células selecionadas ficam
escurecidas. Veja o exemplo da Figura 16:
Figura 16
5.1. Selecionando colunas

Para selecionar uma ou mais colunas, você deverá clicar na letra corres-
pondente à coluna desejada, no cabeçalho de colunas na parte superior da
planilha. Veja a Figura 17.
Figura 17

5.2. Selecionando linhas
De maneira similar, a seleção de uma linha é feita clicando sobre seu núme-
ro identificador, na barra de cabeçalho de linhas, localizada verticalmente
à esquerda. Há também um atalho de teclado para selecionar rapidamente
toda a linha da célula atual: use as teclas SHIFT + Barra de Espaço, como
mostra a Figura 18.
Figura 18
5.3. Selecionando a planilha inteira

Para selecionar a planilha inteira, posicione o ponteiro do mouse no quadrado
do cruzamento do cabeçalho de colunas com o de linhas (Figura 19).
Figura 19

5.4. Alterando a largura das colunas
Quando o conteúdo de uma célula é maior do que a largura da coluna atual,
visualmente ele acaba "vazando" para as células que estão do lado direito.
Embora isso não altere os valores das células, acaba dificultando a leitura.
Para seleção descontínua de
Para eliminar esse efeito, você pode alterar a largura das colunas (Figura
células, mantenha a tecla
20) utilizando uma das formas a seguir: CTRL pressionada e clique
com o mouse onde desejar.
Figura 20
a) Diretamente na Coluna: posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho

das colunas, na linha que divide as duas colunas. Você perceberá que
o ponteiro se transformará em uma seta escura de duas pontas. Nesse
instante, pressione o botão do mouse e arraste-o para o lado direito
para poder aumentar a largura da coluna até o tamanho desejado,
soltando-o em seguida.
b) Utilizando o AutoAjuste: com o AutoAjuste você poderá alterar a
largura automaticamente, ou seja, o próprio Excel é quem se encarrega
de achar a largura ideal. Isso facilitará o ajuste de planilhas grandes,
que têm muitas linhas. Para isso, selecione a área da planilha que deseja
alterar, clique no botão Formatar e selecione a opção AutoAjuste da
largura da coluna (Figura 21).
Figura 21
Há uma opção ainda mais prática: para que o Excel ajuste a largura de
todas as colunas, selecione a planilha inteira (como vimos na seção 5.3),
e, em seguida, dê um duplo clique na linha que divide duas colunas quais-
quer no cabeçalho de colunas. Pronto, todas as colunas terão sua largura
ajustada corretamente!

6. Trabalhando com Planilhas
U
ma das tarefas mais utilizadas no trabalho com planilhas é a alte-
ração de dados, seja devido à constatação de erros, ou à adição de
novos dados. Caso você não esteja satisfeito com o local onde seus
dados foram armazenados, não é preciso apagá-los e inseri-los novamen-
te em outra posição. Como veremos a seguir, o Excel também possui os
comandos de Copiar, Recortar e Colar, disponíveis nos editores de texto.
6.1. Movendo células

Para mover células:
1. Após marcada a célula ou conjunto de células, clique no botão Recor-
Para mover um tar (Figura 22). Com isso, o conteúdo selecionado foi movido para a
conteúdo para um local Área de Transferência.
onde já existem outros da-
2. Agora, selecione a célula onde os dados deverão ficar e pressione o bo-
dos, o Excel perguntará se
tão Colar, ou a tecla ENTER, para finalizar a operação.
você deseja sobrepor os an-
tigos dados com os novos. Figura 22
Se a resposta for afirmati-
va, os dados antigos serão
perdidos.
6.2. Copiando células

Para copiar células:
1. Com a seleção de células já feita, clique no botão Copiar (Figura 23).
2. Marque o novo local desejado e clique no botão Colar.
Para copiar o conteúdo Figura 23
de uma célula para outra
usando o recurso Arrastar e
Soltar, é só marcar as células
e manter pressionada a te-
cla CTRL, enquanto arrasta o
conteúdo selecionado com o
mouse até o local de destino.
Uma maneira ainda mais prática é utilizar os atalhos de teclado:

Para recortar, pressione as teclas Ctrl+X.
Para copiar, pressione as teclas Ctrl+C.
Para colar, pressione as teclas Ctrl+V.

6.3. Limpando células
O botão Delete pode ser usado para apagar o conteúdo de uma célula, mas
não tem nenhum efeito sobre comentários ou formatação especial. Quan-
do queremos limpar uma célula completamente, utilizamos o recurso Lim-
par, clicando com o botão direito do mouse na célula desejada, aparecen-
do posteriormente o menu edição, que possui a seguinte opção: Limpar
conteúdo (Figura 24).
Figura 24
6.4. Inserindo colunas e linhas

Você pode inserir novas colunas ou linhas em qualquer posição da sua
planilha, facilitando assim o trabalho de edição e inserção de novos dados
em uma planilha já pronta. Para inserir uma nova linha/coluna, siga os
passos abaixo:
1. Selecione uma célula. A nova linha ficará imediatamente acima da célu-
la selecionada, e caso seja uma nova coluna, imediatamente à esquerda.
2. No menu Células, selecione a opção Inserir e, em seguida, uma das opções
Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha (Figura 25).
Figura 25

6.5. Salvando uma planilha pela primeira vez
O Excel possui várias opções para salvar seus documentos. Para salvar uma
planilha pela primeira vez, clique em Arquivo no canto superior esquerdo
da tela, e, em seguida, selecione a opção Salvar. Na caixa “Salvar como”
Para recomeçar linhas e co-
clique em procurar e salvar seu arquivo na pasta desejada (Figura 26).
lunas basta usar o comando
Excluir, do menu Editar. Figura 26
O Excel remove as células
marcadas e move as células
restantes ao redor para
preencher o espaço das
que foram eliminadas. Uma
maneira de ativar a opção
Incluir e Excluir, é utilizar
o botão direito do mouse,
Uma nova janela será exibida. Digite um nome para o seu documento,
onde será exibido um menu
selecione o local (pasta/diretório) onde deseja que o ele seja salvo e, em se-
que inclui as opções Inserir
e Excluir. guida, clique no botão Salvar (Figura 27).
Figura 27
Uma outra opção é clicar no ícone do disquete localizado na barra de

ferramentas de acesso rápido, exibida na Figura 28, ou utilizar o atalho de
teclado Ctrl+B.
Figura 28

6.6. Abrindo uma planilha criada anteriormente
Para abrir uma planilha já criada anteriormente, siga os seguintes passos:
1. Clique em Arquivo no canto superior esquerdo da tela e selecione a
opção Abrir e logo após clicar na opção procurar ou, então, clique no
botão Abrir na barra de ferramentas de acesso rápido. Uma nova janela
será exibida.
2. Selecione o arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique no botão
Abrir, ou dê um duplo clique no arquivo (Figura 29).
Figura 29
7. Substituição de Dados
A
lgumas vezes, é necessário substituir alguma informação que apa-
rece várias vezes no texto. Para fazermos isso de forma rápida, po-
demos utilizar a função Localizar e Substituir, disponível através
do atalho Ctrl+L ou do botão Localizar, no canto direito da barra de ferra-
mentas da seção Início. Selecione a aba Substituir. Em Localizar, informe
o texto que deseja procurar. No campo Substituir por, informe o texto que
deverá ser alterado (Figura 30).
Figura 30
7.1. Saindo do Excel

Existem três maneiras de fechar um documento já aberto e sair do Excel:
a. Através do campo “Arquivo” no canto superior esquerdo da tela, op-
ção Fechar.
b. Utilizando o atalho ALT+F4; ou
c. Clicando no botão "X" (fechar), localizado no canto superior direito
(Figura 31).

Figura 31
Caso você tenha feito alguma alteração no documento que ainda não
tenha sido salva, uma janela será exibida, como mostra a Figura 32.
Figura 32
Selecione Sim para salvar as alterações ou Não para fechar o arquivo

(assim, suas últimas alterações não serão salvas).
7.2. Configurando a orientação da página

Por padrão, as páginas de sua planilha estão configuradas na orientação co-
nhecida como "retrato" (vertical). Para alterá-la para "paisagem" (horizontal),
vá à seção Layout da Página e, no menu Configurar Página, clique em
Orientação (Figura 33).

Figura 33
Caso deseje customizar ainda mais opções, como tamanho do papel e

qualidade de impressão, clique no botão Configurar Página, exibido na
Figura 34. Uma nova janela será exibida:
Figura 34
7.3. Personalizando o cabeçalho e rodapé

É possível formatar nossa planilha de modo a incluir um cabeçalho e um
rodapé. O Excel já traz muitos formatos prontos, mas também existe a op-
ção de Personalizar. Para acessar, selecione a guia Inserir e clique no botão
Cabeçalho e Rodapé (Figura 35). Uma nova aba chamada Design será exi-
bida. Na planilha, selecione a seção do cabeçalho e, em seguida, selecione
uma das opções existentes, como número de página, data atual, nome do
arquivo, etc., ou digite o seu texto personalizado. É possível escolher, tam-
bém, o local onde aparecerão o cabeçalho e o rodapé: na seção esquerda, no
centro, ou na seção direita. Basta clicar na área correspondente.

Figura 35
7.4. Visualizando a impressão

Depois de pronta, você pode desejar imprimir a sua planilha. Contudo, nem
sempre o tamanho dela permite que ela seja exibida corretamente em uma
única página. Como visualizar como a planilha ficará caso seja impressa?
Para isso existe o recurso Visualizar Impressão. Para acessar, clique em
“Arquivo” no canto superior esquerdo da tela, selecione a opção Impri-
mir e automaticamente aparecerá a Visualização de Impressão. É possível
também acessar esse recurso através da Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido, conforme Figura 36.
Figura 36
A impressão será exibida conforme é possível ver na Figura 37.

Figura 37
7.5. Impressão da planilha

Uma vez que nossa planilha está corretamente formatada, podemos impri-
mi-la clicando no botão Imprimir. Se quisermos imprimir diretamente, sem
antes visualizar como será a impressão, podemos acessar essa função clican-
do em “Arquivo” e, em seguida, em Imprimir (Figura 38).
Figura 38

Você pode também utilizar o atalho de teclado CTRL+P. A Figura 39 mos-
tra onde você poderá selecionar a impressora e configurar algumas opções:
Figura 39
8. Economizando Tempo com Atalhos
P
ara trabalharmos em uma planilha de Excel, podemos aprender al-
guns caminhos alternativos e economizar tempo utilizando atalhos
como podemos observar no quadro abaixo.
Quadro 1
Atalhos
Ativa a Barra de Menus ALT ou F10
Ativa menu de atalho SHIFT + F10
Cancela o menu ESC
Exibe menu de controle do Excel Barra de espaço
Nova pasta de trabalho CTRL + O
Abrir CTRL + A
Salvar CTRL + B
Salvar como F12
Imprimir CTRL + P
Fechar o Excel ALT + F4
Recortar CTRL + X
Copiar CTRL + C

Atalhos
Colar CTRL + V
Voltar CTRL + Z
Repetir F4
Ir para F5
Exibe a caixa de diálogo Inserir CTRL + SHIFT + {+}
Inserir uma nova planilha SHIFT + F11
Exibe caixa de diálogo Definir nome CTRL + F3
Inserir data CTRL + {;}
Inserir a fórmula AutoSoma ALT + {=}
Inserir células vazias CTRL + SHIFT + {+}
Exclui a seleção CTRL + {-}
Hora da prática
1. Abra um arquivo novo no Excel e salve-o com o nome "Despesas
Mensais". Na primeira coluna da planilha, coloque o nome "Ativi-
dades" e, na segunda, "Valor em R$". Em cada linha vá colocando as
suas atividades mensais e os valores de cada uma. Depois de listar
todas as atividades com os respectivos valores, coloque uma linha
denominada "Total". Na coluna "Valor em R$", efetue a soma de to-
das as linhas. Pronto, está feita a sua planilha de despesas mensais!
2. Observe as orientações sobre impressão e imprima a sua planilha.
9. Planilha eletrônica: CALC
O
OpenOffice Calc é uma alternativa à altura do Microsoft Excel e
não deixa nada a desejar. Usuários iniciantes encontrarão um am-
biente intuitivo e fácil de aprender. Usuários experientes ficarão
contentes e apreciarão a vasta gama de recursos e funções avançadas que
o aplicativo possui.
Entre os principais recursos podemos citar:
• Seu sistema de fórmulas em linguagem natural permite a criação de fór-
mulas usando palavras (ex.: soma, mínimo, máximo, etc).
• Seus assistentes permitem de maneira compreensiva o uso de recursos
avançados, com poucos cliques de mouse.
Seus estilos e pré-formatações disponíveis tornam fácil e flexível a ta-
refa de formatar células e planilhas, incluir templates, imagens, bordas e
muito mais.

Além de tudo isso, o OpenOffice Calc também consegue ler e exportar
documentos para outros formatos comumente utilizados, podendo também
salvar seus documentos diretamente em PDF, sem a necessidade de adquirir
qualquer outro software adicional.
9.1. Iniciando o OpenOffice Calc

Para inicializar o OpenOffice Calc, clique no botão Iniciar, Todos os Pro-
gramas, OpenOffice.org 4.1.3 e selecione OpenOffice Calc. A Fig. 40 nos
mostra o caminho completo.
Figura 40
9.2. Descrição dos componentes

O ambiente de trabalho do Calc é composto por vários menus e botões
(Fig. 41). A seguir, iremos explicar os principais componentes. Uma dica
interessante: para se conhecer a função de cada ícone das várias barras
existentes, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre ele. Uma pequena
descrição será exibida.

Figura 41
Barra de Títulos: assim como na maioria dos programas que você já co-
nhece, ela exibe o nome do aplicativo e do documento atual, bem como as
opções de minimizar, restaurar e fechar o OpenOffice Calc.
Tipo e Tamanho da Fonte. Aqui podemos selecionar entre mais de 40 tipos a
fonte que iremos utilizar, bem como qual tamanho (corpo) ela terá na célula.
Endereço da Célula Ativa: neste campo, podemos descobrir qual é a
célula atualmente selecionada. Também útil para irmos direto para uma
determinada célula, sem ter que navegar até ela. Para isso, basta digitar o
endereço (veremos mais adiante esse conceito) da célula desejada, que o
Calc a selecionará automaticamente.
Barra de Menus: aqui, localizam-se os menus para acesso às listas de co-
mando e funções. Assim como no Writer cada uma das opções possui vá-
rias outras, tais como verificação de ortografia, salvar e ajuste de zoom.
Algumas dessas opções encontram-se na barra de ferramentas, por serem
mais comumente utilizadas.
Barra de Ferramentas. nela, encontram-se os botões para acessar os co-
mandos básicos do Calc, como salvar, abrir, copiar, colar, etc. Essa barra
pode ser personalizada, de modo a se acrescentar mais ícones de acesso
rápido para recursos que utilizamos com mais frequência.
Barra de Objetos: nela, estão os ícones das tarefas de formatação mais
comuns, tais como fonte, tamanho da fonte, negrito, entre outros. Assim
como na barra de ferramentas, novos ícones podem ser adicionados.
Barra de Fórmulas: como você já deve ter imaginado, essa barra identifi-
ca a célula ativa ou o intervalo de células selecionado, além de seu conteú-
do, que pode ser um texto, número ou fórmula.

Barra de Ferramentas Principal: aqui, ficam as principais funções da pla-
nilha, como inserção de gráficos, tabelas, funções etc. Reparem que essa é
a única barra na vertical.
Barra de Status: Nela, se pode encontrar algumas informações de rápi-
do acesso, como: a planilha atual, estilo de formatação de texto utilizado,
zoom da planilha e até uma forma rápida de cálculo de algumas funções,
assunto que veremos no decorrer do fascículo.
Barra de Rolagem: utilize essas barras para se movimentar dentro da
planilha.
Planilha Ativa: a aba com o fundo branco informa em qual planilha você
está trabalhando atualmente.
Agora que estamos formalmente apresentados ao ambiente de trabalho
do Calc, vejamos os principais componentes de uma planilha eletrônica.
Estes conceitos são muito importantes para o bom aproveitamento do cur-
so, portanto, dedique algum tempo a aprendê-los bem.
A princípio, nosso ambiente sempre se inicia com três planilhas, sen-
do possível inserir outras posteriormente. Mas, afinal de contas, o que é
uma planilha?
Uma planilha é uma grande tabela, usada para cálculos, operações mate-
máticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de ope-
ração que envolva números. Elas contêm linhas e colunas. No Calc são dispo-
nibilizadas 32.000 linhas, numeradas de 1 a 32.000, e 256 colunas, nomeadas
de A até IV, em cujo cruzamento se dá o nome de célula, no total de 8.192.000.
Vejamos, detalhadamente, os elementos de uma planilha (Fig. 42):
Figura 42
Colunas: estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquer-

da para a direita começando com A até Z. Depois de Z, são utilizadas 2 le-
tras: AA até AZ, que são seguidas por BA até BZ, e assim por diante, até a
última (IV), perfazendo o total de 256 colunas.
Linhas: estão dispostas na posição horizontal e são numeradas de 1 até 32.000.
A intersecção entre linhas e colunas gera 8.192.000 células disponíveis.
Célula: é quando há o encontro entre uma linha e uma coluna, definida na
forma <linha><coluna>, como, por exemplo: A1, coluna A linha 1.
Alça de Preenchimento: marca existente no canto inferior direito da célu-
la, usada para copiar e criar sequências.

Em nosso exemplo (Fig. 43), estamos selecionando a célula A1. De posse
desses conceitos, aprenderemos a manipular tais elementos.
Figura 43
9.3. Operações com linhas, colunas e células

Aprenderemos, agora, como selecionar células e intervalos delas. Se qui-
sermos selecionar uma única célula, basta clicar sobre ela.
Também podemos selecionar várias células adjacentes, o que chamare-
mos de intervalo. Para tal, clique com o botão esquerdo do mouse sobre a
célula inicial e o arraste por todas as células do intervalo até a final. Opcio-
nalmente, você pode segurar a tecla SHIFT e se mover com as setas do tecla-
do (veja Quadro 1 para atalhos de teclado). No exemplo da Fig. 44, selecio-
namos o intervalo B4:D6, representando as colunas B, C e D, linhas 4 até 6.

Figura 44
Para selecionar células não adjacentes, posicione o cursor na primeira

célula do intervalo e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado,
arraste-o sobre o intervalo desejado. A seguir, com a tecla CTRL pressiona-
da, posicione o mouse na primeira célula do próximo intervalo e repita os
passos anteriores. Na Fig. 45, o primeiro intervalo compreende as colunas B
e C, linhas 4 até 7. O segundo intervalo compreende a coluna E, linhas 2 e 3.
Figura 45
Porém, talvez seja preciso selecionar uma coluna inteira. Para isso, não
será preciso arrastar o mouse por toda a planilha. Dica: para selecionar colu-
nas ou linhas inteiras, clique sobre a letra da coluna ou sobre o número da
linha. Daí podemos usar nossa imaginação. Com o conteúdo aprendido, tente
selecionar a linha 12 e a coluna B (Fig. 46). Fácil, não é?

Figura 46
A seguir, mostramos as teclas de navegação. Elas poderão ser muito úteis

quando você estiver editando sua planilha.
Quadro 2
Navegação via teclad o

Tecla Posição do cursor
Seta ↑ Célula para cima
Seta ↓ Célula para baixo
Seta ← Célula para a esquerda
Seta → Célula para Direita
Enter Vai para a célula inferior
Tab Vai para a célula da direita
Vai para a primeira célula da linha
Ctrl + ←
atual
Vai para a primeira célula da coluna
Ctrl + ↑
atual
Page Up Vai uma tela para cima
Page Down Vai uma tela para baixo
Ctrl +
Vai para a célula A1
Home
End Vai para a última célula da linha (*)
Vai para a primeira célula da linha
Home
(*)
(*) A linha deve ter pelo menos uma célula preenchida.

10. Usando Fórmulas
C
omo agora estamos habituados com o ambiente do OpenOffice Calc,
vamos começar a inserir dados em nossa planilha. As células podem
receber vários tipos de dados, como letras, números e fórmulas. Este
é o momento de aprendermos um novo conceito: fórmulas.
Fórmula é uma equação que efetua cálculos em uma célula, podendo
utilizar soma, subtração, multiplicação ou divisão, entre várias outras ope-
rações. A seguir, mostramos as principais operações aritméticas no Calc e
os seus respectivos símbolos.
Quadro 3
Operações aritm ét ic as e resp ect iv os símbol os

Operação Símbolo
Adição +
Subtração -
Multiplicação *
Divisão /
Exponenciação ^
Como exemplo, vamos utilizar uma fórmula para calcular nossa despe-
sa com água, luz e telefone do mês. Insira na célula B1 o valor de da conta
de água (R$ 67,00); na célula B2, o valor da fatura de energia elétrica (R$
119,45); e na célula B3 o valor da conta de telefone (R$ 59,90). Agora coloque
na célula B4 a seguinte fórmula: =SOMA(B1:B3). Veja o que aparece (Fig. 47)!
Temos o valor de nossa despesa mensal, no total de R$ 246,35, exibido
corretamente na célula B4. Observe a barra de fórmulas, que mostra o con-
teúdo da célula selecionada. Caso tenha digitado incorretamente os valo-
res, pressione F2 ou dê um duplo clique com o mouse na célula que deseja
editar e tente novamente.
Figura 47
Você deve estar se perguntando sobre o porquê deste sinal de igual

(=), no início da fórmula. Este é um símbolo de fundamental importância
para nós. Além disso, sempre que escrevermos uma fórmula devemos
colocar o = na frente.

Vamos nos deter um pouco mais no =. Ele também nos permite "clonar"
o conteúdo de uma célula. Vejamos como: suponha que você deseja exibir
o valor da célula B4 em outra célula. Podemos clonar seu valor para a célula
C6, por exemplo, utilizando a fórmula =B4. Veja que o valor da célula C6
na barra de fórmulas é =B4, mas seu conteúdo é 246,35 (R$) um clone da
célula B4 (Fig. 48). Fácil, não?
Figura 48
Vamos, então, salvar nossa primeira planilha. Para isso, vá no menu Ar-
quivo e selecione a opção Salvar, como mostra a Fig. 49.
Figura 49
A caixa Salvar Como aparecerá (Fig. 50). Clique no botão Salvar, a fim
de que sua planilha seja salva no diretório selecionado. Observe também a
opção Salvar Todos. Ela é utilizada quando desejamos salvar todos os do-
cumentos abertos no Calc de uma só vez, economizando tempo.
10.1. Um pouco mais de fórmulas

Agora que sabemos como funcionam as fórmulas e de que modo podemos
utilizá-las, passemos a um exemplo um pouco mais elaborado de como so-
mar uma sequência direta de células. Para isso, usa-se o sinal ":" entre a
primeira e a última célula da sequência. Isto é muito útil quando queremos
somar valores de uma lista, por exemplo (Figura 51).

Figura 50
Figura 51
Para ilustrar, que tal fazermos uma feijoada? Na coluna A listamos os

ingredientes que iremos precisar. Na coluna B, os respectivos valores. A
planilha da Fig. 51 nos fornece o custo dos ingredientes.
Observe, na barra de fórmulas, o valor da célula B14, =SOMA (B4:B12),
cujo resultado é a soma de todos os valores existentes nas células: B4, B5,
B6, B7, B8, B9, B10, B11 e B12.
Uma outra maneira de utilizar o recurso de soma é por meio do sinal
soma (na barra de fórmulas). Com a célula B14 selecionada, clique nesse
ícone de soma. Automaticamente serão marcadas as células B4 a B13. Al-
tere na barra de fórmulas de B13 para B12. Para aparecer o resultado, tecle
ENTER. Isto irá "validar" a fórmula criada.
Agora vamos salvar a planilha com outro nome, sem sobrescrever a an-
terior. Na barra de menus, vá na opção Arquivo e, em seguida, Salvar Como.
Esta opção é utilizada quando queremos fazer uma cópia de um documento
com um outro nome, ou quando queremos salvar as modificações de um
arquivo em um novo arquivo, para não perder o original.
Na caixa de diálogo que irá aparecer (semelhante a Fig. 50), digite Feijo-
ada no campo Nome do arquivo e clique no botão Salvar.

10.2. Funções
Para facilitar os cálculos mais complexos, você pode utilizar as funções
presentes no Calc. Para tanto, selecione o menu Inserir e, em seguida, Fun-
ção ou dê um clique no ícone , localizado na barra de fórmulas. Observe
que será apresentada uma janela conforme a Fig. 52.
Figura 52
Para trabalharmos com as funções, vamos simular outra situação: um bo-

letim escolar para acompanhar o desempenho dos alunos. Preencha a plani-
lha com dados sobre disciplinas e etapas de avaliação. As disciplinas são: Por-
tuguês, Matemática, História, Geografia, Química, Física, Biologia e Filosofia.
As etapas são: 1º Bim, 2º Bim, 3º Bim e 4º Bim. Deve ficar semelhante à Fig. 53.
Figura 53
A estrutura do nosso boletim conterá 8 disciplinas e 4 etapas, e ainda

terá algumas informações a mais, como a maior e a menor média de cada
disciplina, a média final e a situação final em cada disciplina.
Para começar, é preciso preencher os dados referentes a um aluno fictício.
Após o término do fascículo, você poderá adaptar facilmente os dados a sua
realidade. Depois de preenchida, a planilha deverá ficar conforme a Fig. 54.

Figura 54
Agora que temos as informações necessárias, é possível utilizar fun-

ções para executar cálculos na planilha. A primeira função a ser utilizada
denomina-se MÍNIMO. Essa função irá calcular o valor mínimo dentro de
um intervalo de células. Em outras palavras, ela irá procurar o menor valor
a partir de um grupo de células selecionadas. Em nosso exemplo, para ter-
mos a menor média dos 4 bimestres é preciso selecionar a célula que guar-
Para inserir casas decimais
dará essa informação. Neste caso, como a primeira disciplina é Português,
nos dados da sua planilha,
basta selecionar as células selecione a célula F5 mediante um clique em cima dela.
que deseja, logo após clique Para trabalhar com a função MÍNIMO, vá em menu Inserir e, em seguida,
com o botão direito do mou- Função. Na janela que se apresenta, na opção Categoria, escolha Estatís-
se na área selecionada, vá
ticas e, logo abaixo, utilize a barra de rolagem no quadro intitulado Função
em “Formatar células” e na
opção “Número” selecione
para localizar a função MÍNIMO. Dê dois cliques em cima da palavra corres-
na área “Casas decimais” a pondente ao nome da função MÍNIMO. A janela ficará conforme a Fig. 55.
quantidade de casas deci-
Figura 55
mais que desejar.

Observe que na Fig. 55 temos algumas informações valiosas, como o
nome da função, o resultado da função, a descrição da função e algumas
condições necessárias para o seu uso correto. Utilize essas informações
para aprender a utilizar as outras funções presentes no Calc. Nela há al-
guns elementos que você utilizará para preencher os valores necessários
para a função MÍNIMO. Onde é apresentada a opção nomeada de número 1
coloque os endereços das células que conterão os valores utilizados no cál-
culo do valor mínimo, ou seja, o intervalo B5:E5. Você ainda pode utilizar
o botão Selecionar. Neste caso, ao pressioná-lo, você retornará à planilha
para selecionar os valores conforme Fig. 56.
Figura 56
Após selecionar as células que contêm os dados, clique no botão Ma-

ximizar para retornar à janela da Fig. 55. Agora basta clicar em OK. Será
mostrada a tela da Fig 57.
Figura 57
Para se obter o cálculo para as demais disciplinas, repita o processo que,

de forma resumida, é:
1. Selecionar a célula que conterá o resultado da função.
2. Ir no menu Inserir e clicar em Função (fx).
3. Selecionar o tipo da função.
4. Definir o intervalo das células e as opções a serem usadas no cálculo.
5. Verificar e confirmar as opções.
Após esses passos, você deverá ter sua planilha conforme a Fig. 58.

Figura 58
Iremos trabalhar agora com a função MÁXIMO. Para tanto, realize todos
os passos seguidos para utilizar a função MÍNIMO, apenas trocando a sele-
ção da função de MÍNIMO para MÁXIMO. Então, vá para a célula G5 e, ao in-
vés de utilizar o menu para alcançar a opção, selecione o botão Assistente:
Funções na barra de fórmulas (Fig. 59).
Figura 59
Será apresentada a janela Assistente de Funções (Fig. 52), semelhante a

quando utilizamos a função MÍNIMO. Ela é apresentada na Fig. 60, com os
novos valores já preenchidos.
Para preencher as demais células (da G6 até a G12), será utilizado ou-
tro recurso para facilitar a sua vida. Observe que, ao terminar de inserir
a função e, estando selecionada a célula que contém o resultado, no seu
canto inferior direito ela terá um quadrado. Se você colocar a ponta do cur-
sor do mouse sobre ele, o ponteiro se transformará em uma pequena cruz.
Se clicar e segurar o cursor do mouse e selecionar as células, logo abaixo,
equivalentes às demais disciplinas, notará que, ao soltar o botão, ele terá
copiado a fórmula que você inseriu na célula de origem (G5). Além disso, o
programa fez as adaptações necessárias nas funções seguintes para que se
adequassem à situação, ou seja, ele passou a considerar automaticamente
os valores contidos nas outras células referentes às outras disciplinas.

Figura 60
Até esse momento, foram calculados os valores correspondentes a

maior e menor média de cada disciplina. Vamos agora calcular a média fi-
nal de cada uma das disciplinas. Para isso, será utilizada a função MÉDIA.
Insira a função da forma que quiser: a partir do menu Inserir ou do bo-
tão na barra de fórmulas. Vá na opção Categoria e selecione Todas. Assim,
você terá todas as funções disponíveis no programa. Se quiser diminuir a
quantidade, selecione a categoria Estatísticas e a função desejada. Esco-
lha o intervalo, lembrando que os valores mínimos e máximos não entram
no cálculo, pois o cálculo envolve apenas as 4 médias. Por exemplo, para
calcular a média da disciplina Português, selecione o intervalo B5:E5. Após
selecionar o intervalo correspondente às médias, você deverá ter uma tela
conforme a Fig. 61. Ao final, clique em OK.
Figura 61

Proceda da mesma forma para os valores referentes às outras disciplinas.
Após isso, teremos as médias calculadas.
Note que em uma das médias é apresentado o valor ''5'', inferior ao valor
da média para aprovação "7". Logo, seria interessante que o programa nos
apresentasse a situação final do aluno, baseado em um critério que nós pu-
déssemos escolher, neste caso, a média.
Para saber mais sobre Agora você deve estar se perguntando: "Quer dizer que se a média for
expressões regulares, vá maior ou igual a 7 o aluno está aprovado; e se for menor ele está de recupera-
em "http://aurelio.net/
ção?". Sim, é exatamente isso! Será essa a instrução que passaremos através
er/", conteúdo alta-
mente recomendado, de uma função, para ser mais preciso a função SE.
principalmente para Basicamente a função SE é composta de três elementos:
aqueles que almejam
ter flexibilidade
Condição ("Testar"): será um teste realizado pela função, caso a condi-
no seu trabalho ção seja satisfeita, retornará um valor; mas caso seja falsa, retornará outro.
com o programa. Caso verdadeiro ("Valor_então"): valor especificado pelo usuário,
que será retornado à célula, caso a condição seja verdadeira.
Caso falso ("Valor_senão"): valor especificado pelo usuário que será
retornado à célula, caso a condição seja falsa.
Os valores especificados pelo usuário podem ser número, texto ou outra
função. Você pode fazer com que uma função seja utilizada dentro de outra.
E mais: pode utilizar o resultado de uma função como parâmetro para outra.
Selecione a célula I5, abra a janela Assistente: Funções e, na categoria
Lógicas, escolha a função SE. Você poderá preencher com os valores cons-
tantes na Fig. 62.
Figura 62
A condição "H5>=7" em "Teste" informa que, se o valor especificado na

célula H5 for "maior ou igual" a 7, será apresentado o "Valor_então". Este
contém o texto (incluindo as aspas duplas) "aprovado". Caso a condição
não seja satisfeita, isto é, o valor na célula H5 for menor do que 7, será mos-
trado o valor presente em "Valor_senão". Este traz o texto "Recuperação".
Ao final, clique OK.
Agora insira a função nas outras células referentes às demais discipli-
nas. Você terá a seguinte situação, apresentada na Fig. 63.

Figura 63
Temos mais algumas maneiras de especificar condições. Os símbolos,

conforme Quadro 3, ao lado:
11. Editando uma Planilha Quadro 4
A
Símbolos das condições
o criarmos uma planilha, às vezes precisamos copiar dados de uma
célula para outra, como fizemos no exemplo anterior do boletim. Símbolo Descrição
Contudo, em alguns casos, os ajustes feitos pelo programa não são > Maior que
a situação desejada. Neste caso, devemos ter um cuidado a mais com as
informações a serem trabalhadas, como veremos a seguir. < Menor que
>= Maior ou igual a
11.1. Copiando dados
<= Menor ou igual a
Para copiar dados das células, utilize a combinação de teclas CTRL+C na
origem dos dados. Para colar o conteúdo desejado, selecione a célula de = Igual a
destino e use a combinação CTRL+V. Opcionalmente, é possível utilizar o
menu Editar Copiar ou Editar e Colar, respectivamente, ou utilize os íco-
nes correspondentes a essas funções na barra de ferramentas.
11.2. Cópias relativas e valor absoluto

Quando queremos copiar o valor de células que contêm fórmulas, caímos
em uma situação. Ao colarmos este conteúdo em outra célula, na fórmula,
tanto a informação que identifica a linha como a da coluna das células
envolvidas no cálculo são modificadas de acordo com a célula atual. Para
verificar essa situação, basta observar o resultado nos cálculos realizados
no exercício do boletim, em que se utilizou a estratégia denominada de
cópia relativa, ou seja, o resultado do processo de copiar e colar depende
das células envolvidas.
Vamos trabalhar com um exemplo muito simples, representando uma
folha de pagamento. Nela, teremos um salário-base para o cálculo dos 3
funcionários existentes.

Nesse exemplo, o salário base é R$ 622,00. Pelo que vimos, até agora,
bastaria realizar o seguinte cálculo na célula B6, que representa o salário
do funcionário João: =B4*2. B4 é a célula que contém o valor do salário-
-base e *2 seria o elemento multiplicador, resultando no salário final de R$
1.244,00 (Fig. 64).
Figura 64
O símbolo "$" pode ser usado

nas fórmulas. Você deverá
somente ter cuidado ao
usá-lo porque, dependendo
da situação, ele poderá
influenciar o resulta
do final dos cálculos.
Para você obter os salários dos outros funcionários, seguindo o mesmo

critério (salário-base x 2), bastaria clicar em cima do quadrado do canto
da célula e selecionar as células posteriores, a fim de que seu conteúdo
seja copiado, evitando, assim, ter que inserir novamente os cálculos neces-
sários para cada um dos funcionários. Após esse procedimento, temos a
situação mostrada na Fig. 65.
Figura 65
Observe: os valores deveriam ser iguais, pois esse foi o nosso critério.
Então o que aconteceu? Analisando-se o conteúdo das células "com proble-
mas", encontra-se seguinte conteúdo:

Quadro 5
Linha A B
6 João =B4*2
7 Paulo =B5*2
8 Pedro =B6*2
A célula que informa no cálculo onde está o salário-base está variando

conforme a posição da célula que a contém. Surge a pergunta: como resol-
ver isso? Precisamos informar para o Calc que ele não poderá alterar o valor
do salário-base quando fizer a sua cópia, ou seja, esse valor deve permane-
cer o mesmo, deve ser estático, absoluto.
Para tornar uma identificação de célula um valor absoluto, você deve
recordar um conceito fundamental: quando temos uma célula, por exem-
plo, representada por B6, há nessa identificação duas informações: a co-
luna B e a linha 6. Logo, para deixar valores especificados na forma está-
tica, ou seja, sem variação, à medida que são copiados e colados, deve-se,
na sua origem, identificá-lo conjuntamente com o símbolo $ . Ficará da
seguinte forma: $B$6. Nesse caso, o endereço especificado não irá variar
na identificação da coluna e nem de linha, pois a coluna, informada por
$B, e a linha, informada por $6, estão com um cifrão na sua frente.
Outros casos são possíveis, como $C10. Nessa situação, a coluna não irá
variar, somente a linha. Em D$11, a identificação da coluna poderá variar,
mas a identificação da linha não irá.
No exemplo proposto, para corrigir a variação encontrada, é preciso mo-
dificar a fórmula original da célula B6 para =B$4*2, pois a única porção a
variar é a identificação da linha. Após corrigir a fórmula, obtém-se a situa-
ção apresentada na Fig. 66.
Pronto, agora temos a situação solucionada.
Figura 66
11.3. Movendo dados entre planilhas ou documentos

Para mover dados na atual planilha e até entre elas, utilize as teclas CTRL+X,
para recortar o valor da célula ou conjunto de células, e as teclas CTRL+V, a
fim de colar na célula desejada. Opcionalmente, pode-se utilizar as opções
da barra menu, selecionando Editar e Cortar e, em seguida, Editar e Colar,
ou os ícones correspondentes na barra de ferramentas.
11.4. Alteração de linhas e colunas
Figura 67
Para alterar o tamanho das linhas e das colunas é muito simples. No

caso de linhas, é preciso somente clicar em uma célula e ir no menu For-
matar, Linha e Altura. Altere a seu gosto a altura da linha e depois pres-
sione o botão OK (Fig. 67). Quando a opção Valor Padrão está marcada, o
tamanho da linha ou da coluna retornará ao tamanho padrão. Portanto,
para alterar o tamanho de linhas e colunas fora do tamanho padrão, essa
opção precisará estar desmarcada.
Com as colunas, o procedimento é semelhante: vá em Formatar, Colu-
na e clique em Largura. Defina a largura desejada e clique em OK, como
mostra a Figura 68.
Figura 68
O procedimento de ocultar linhas e colunas pode ser necessário quando

se quer visualizar alguma informação sem ter outras no campo visual, a fim
de não atrapalhar ou, até mesmo, para deixar mais visível uma informação
que se queira destacar.
No caso do boletim exemplificado, iremos ocultar as linhas referentes às
disciplinas com a situação "aprovado" (linhas 5, 7, 8, 10, 11 e 12). Para reali-
zar o processo de ocultação de linha, selecione a linha que deseja ocultar e
vá no menu Formatar, Linha e selecione Ocultar. Observe na Fig. 69 como
ficaria o boletim exibindo apenas as disciplinas em recuperação.
Note que, entre as linhas 4 e 6, 6 e 9, e 9 e 13 o traço que as separa é
mais acentuado, indicando existir, entre essas linhas, alguma linha oculta.
Para voltar a mostrar linhas ocultas, selecione a linha anterior e a linha
posterior à linha ou ao intervalo de linhas ocultas (por exemplo, as linhas
6 e 9). Depois vá em Formatar, Linha e clique em Mostrar. Pronto, seus
dados serão mostrados novamente.
Para trabalhar com colunas, o procedimento é o mesmo utilizado com as
linhas, adaptando-se apenas a sequência para Formatar, Colunas e selecio-
nar Ocultar/Mostrar. Tente ocultar as colunas Menor Nota e Maior Nota.

Figura 69
12. Substituição de Dados

Figura 70
Localizando e substituindo dados
Para substituir os dados, utilize o atalho de teclado CTRL+ F ou vá ao menu

Editar, selecione a opção Localizar e Substituir. Basta preencher os dados
a serem substituídos em Procurar por e os dados substitutos em Substituir
por. Em seguida, você pode clicar no botão Substituir, se desejar substituir
apenas uma vez, ou para ser questionado sobre esse procedimento a cada
ocorrência do termo a substituir. Se desejar automatizar a substituição de
todas as ocorrências do dado a substituir, pressione o botão Substituir Todos.
Na Fig. 70, trocaremos as ocorrências de "Geografia" por "Educação Artística".
Podemos ver que os recursos presentes nesse programa podem ser a
solução de problemas para muitos usuários que utilizam computadores em
casa ou no trabalho. Por outro lado, este programa é um exemplo de que
o esforço de uma comunidade mundial pode tornar um software livre em
uma alternativa economicamente viável e de muita qualidade.
Hora da prática
1. Abra um arquivo novo no Calc e salve-o com o nome "Viagem
inesquecível". Na primeira coluna da planilha coloque o nome
"Roteiro e atividades" e, na segunda, "Valor em R$". Em cada linha
vá colocando o que você vai fazer na viagem e os valores de cada
atividade. Depois que listar todas as atividades com os respecti-
vos valores, coloque uma linha com o nome "Total". Na coluna do
"Valor em R$", efetue a soma de todas as linhas. Pronto, está feita
a sua planilha para uma viagem de férias!
2. Observe as orientações sobre impressão e imprima a sua planilha.

Expediente
Fundação Demócrito Rocha (FDR)
Presidente
João Dummar Neto
Diretor Geral
Marcos Tardin
Universidade Aberta
do Nordeste (Uane)
Coordenadora Geral
Ana Paula Costa Salmin
Secretário Escolar
Joel Bruno de Lima Silva
Núcleo de Design Editorial (NDE)
Editor de Design
Amaurício Cortez
Projeto Gráfico
Amaurício Cortez
Giselle Fernandes
Karlson Gracie
Miqueias Mesquita
Editoração Eletrônica
Giselle Fernandes
Miqueias Mesquita
Ilustrações
Karlson Gracie
Catalogação na Fonte
Kelly Pereira
Este fascículo é parte integrante

do Módulo 2 do Curso Técnico em
Secretaria Escolar da Fundação
Demócrito Rocha(FDR)/Universidade
Aberta do Nordeste(Uane).
ISBN 978-85-7529-820-6
978-85-7529-827-5

Fascículo 07 Secretaria

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Fascículo 07 Secretaria

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Este fascículo é parte integrante do Curso Técnico em Secretaria Escolar

da Fundação Demócrito Rocha | Universidade Aberta do Nordeste | ISBN - 978-85-7529-827-5

1.1. O que é uma célula?

Curso Técnico em Secretaria Escolar 179

180 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

Cabeçalho das Colunas: indica a referência das colunas da planilha

Guia da Planilha: exibe o nome e permite acessar uma outra planilha

Curso Técnico em Secretaria Escolar 181

Indicação da Célula Ativa: indica em que célula o cursor está posicio-

2.1. Inserindo informações e/ou dados numa planilha

182 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

2.2. Editando dados

3. Pasta de Trabalho e sua Importância

Curso Técnico em Secretaria Escolar 183

184 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

Trabalhando com o exemplo acima, insira os seguintes valores:

Curso Técnico em Secretaria Escolar 185

Agora vamos experimentar o recurso mais importante das planilhas: a

186 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

5.1. Selecionando colunas

Curso Técnico em Secretaria Escolar 187

5.3. Selecionando a planilha inteira

188 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

a) Diretamente na Coluna: posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho

Curso Técnico em Secretaria Escolar 189

6.1. Movendo células

6.2. Copiando células

Uma maneira ainda mais prática é utilizar os atalhos de teclado:

190 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

6.4. Inserindo colunas e linhas

Curso Técnico em Secretaria Escolar 191

Uma outra opção é clicar no ícone do disquete localizado na barra de

192 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

7.1. Saindo do Excel

Curso Técnico em Secretaria Escolar 193

Selecione Sim para salvar as alterações ou Não para fechar o arquivo

7.2. Configurando a orientação da página

194 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

Caso deseje customizar ainda mais opções, como tamanho do papel e

7.3. Personalizando o cabeçalho e rodapé

Curso Técnico em Secretaria Escolar 195

7.4. Visualizando a impressão

A impressão será exibida conforme é possível ver na Figura 37.

196 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

7.5. Impressão da planilha

Curso Técnico em Secretaria Escolar 197

8. Economizando Tempo com Atalhos

198 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

9. Planilha eletrônica: CALC

Curso Técnico em Secretaria Escolar 199

9.1. Iniciando o OpenOffice Calc

9.2. Descrição dos componentes

200 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

Curso Técnico em Secretaria Escolar 201

Colunas: estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquer-

202 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

9.3. Operações com linhas, colunas e células

Curso Técnico em Secretaria Escolar 203

Para selecionar células não adjacentes, posicione o cursor na primeira

204 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste

A ­seguir, mostramos as teclas de navegação. Elas poderão ser muito úteis

Navegação via tecla­d o

Curso Técnico em Secretaria Escolar 205

Operações arit­m é­t i­c as e res­p ec­t i­v os sím­bo­l os

A seguir, mostramos as teclas de navegação. Elas poderão ser muito úteis

Navegação via teclad o

Operações aritm ét ic as e resp ect iv os símbol os