Dicas de como organizar um coffee break

em congressos

Os congressos são um tipo de reunião para aprender mais e discutir sobre um

determinado assunto de negócio. Com a finalidade de ampliar os relacionamentos e
proporcionar conhecimento, eles são uma ótima estratégia do marketing para o ambiente
corporativo. Mas, você sabe como organizar um coffee break nesse tipo de evento?

Sabendo que normalmente os congressos são de longa duração e as pessoas de deslocam

até mesmo de outra cidade para comparecer à ocasião, elaborar as pausas para o
descanso e integração são fundamentais. Isso porque é nesse período em que
elas atualizam seu networking e renovam as suas energias para continuar aprendendo e
discutindo.

Dessa maneira, organizar corretamente a alimentação e bebidas em um evento é uma

necessidade. Mas, não se preocupe! Com este post, vamos apresentar 5 dicas incríveis
de como organizá-los de maneira certeira! Leia mais!

1. Conheça o público participante

O público que comparece aos eventos empresariais são pessoas que buscam
conhecimento sobre determinado assunto. Por exemplo, se o congresso é sobre
tendências em suplementos, deduz-se que o público adere uma alimentação saudável.
Dessa maneira, será um fracasso fazer um coffee break com frituras, você concorda?

Somente conhecendo o perfil das pessoas que comparecerão é possível elaborar um

lanche que agrade a todos os paladares. Se você não sabe como investigar isso,
experimente inserir esse campo na hora da inscrição online do candidato, assim, você
conhece melhor as pessoas e não erra na escolha do cardápio.

Para saber como organizar um coffee break você pode perguntar, por exemplo, qual o
tipo de alimentação que ele prefere ou se ele possui alguma restrição alimentar.

2. Avalie a estrutura do espaço

O ideal é fazer o coffee break em um local separado de onde estão acontecendo as
principais atrações, como as palestras, workshops ou seminários. Isso faz com que as
pessoas tenham que se levantar e se deslocar até outra sala e, automaticamente, faz com
que o seu cérebro se desligue um pouco do foco do evento e ele consiga relaxar.

Organize pelo menos 3 mesas, separando 2 para comidas e 1 para as bebidas. É

importante que haja passagem por todos os seus lados (e não encostar as mesas na
parede): isso evita que as pessoas se acumulem.

Vale ressaltar que os materiais descartáveis e de higiene precisar estar à disposição:

 toalhas;
 guardanapos;
 pratinhos;
 garfinhos;
 copos para água;
 copos para café.

3. Coordene o horário e tempo do intervalo

Para servir comidinhas apropriadas é importante saber o horário do evento para calcular
o horário da pausa e também a sua duração. Confira nossa sugestão:
  Manhã: a pausa deve acontecer entre as 9 e às 10 horas;
 Tarde: o recomendado é que seja entre as 15 e às 16 horas;
 Noite: o ideal que a pausa aconteça entre as 21 e às 22 horas.

Se o evento for pequeno (para até umas 50 pessoas), 20 minutos já é o suficiente. Mas,
se o público for maior do que isso é recomendado que a pausa seja de 30 a 45 minutos.

Para não errar no tempo e saber o tempo do intervalo ideal é necessário analisar a
quantidade de pessoas confirmadas, o tamanho do espaço disponível e como acontece o
fluxo de passagem, entre os toaletes, local das atrações e o ambiente onde está a comida.

4. Escolha o cardápio ideal

Escolher o cardápio ideal não é uma tarefa tão complexa quanto parece. O primeiro
passo é pensar no período em que o evento será realizado. Separamos algumas dicas
para você não errar na escolha. Confira!

Intervalo no período da manhã

Pela manhã é ideal evitar qualquer tipo de fritura. É necessário apostar em alimentos
forneçam energia para manter o foco e atenção nas palestras, tais como:

 café
 leite;
 água;
 chás;
 iogurte;
 sucos;
 biscoitos;
 sanduíches;
 bolos;
 frutas;
 geleias;
 torradas;
 pão de queijo;
 cereais.

Intervalo no período da tarde

O coffee break da tarde precisa ser mais reforçado para dar mais energia para as
pessoas. Principalmente porque depois do almoço é um período em que as pessoas
ficam mais cansadas e tendem a se sentir sonolentas. Confira os itens para compor o
lanche:

 café;
 água;
 suco natural;
 refrigerantes;
  quitutes;
 sanduíches;
 doces;
 salgados assados;
 finger food;
 bolos;
 croissant;
 mini pães doces.

Intervalo no período da noite

O lanche à noite precisa ser muito semelhante a um coquetel porque não é exatamente
um intervalo comum, é praticamente um jantar. Por isso, dependendo do tipo do evento
é possível inserir até vinhos e bebidas alcoólicas.

O coquetel pode ser acompanhado por frutas e salgados. Você pode escolher entre
lanches com doces e salgados simples ou pode ser um coquetel elaborado com pratos
quentes, como:

 risoto de aspargos;
 massa bolonhesa;
 bolo de batata aos quatro queijos;
 caldo de feijão;
 salmão defumado;
 iscas de filé.

Outro aspecto que é muito importante ser analisado é que, independente de qual o
período do lanche, é sempre interessante oferecer opções sem glúten, sem lactose,
veganas e vegetarianas.

Isso porque muitas pessoas possuem restrições alimentares e não queremos ver ninguém
passando mal no evento, certo? Além disso, identificar os alimentos é essencial para
evitar que gere tumulto na mesa porque as pessoas estão tentando adivinhar o sabor ou o
que tem dentro do pastel, por exemplo.

5. Saiba calcular a quantidade

Outro aspecto que precisa ser levado em consideração é sobre a quantidade de
alimentação e bebidas que é necessário ter no evento. Existe uma regra para esse
cálculo:

 doces: 4 a 6 unidades por pessoa;

 salgados: 6 a 8 unidades por pessoa;
 frutas: 1 unidade por pessoa;
 bebidas: 300 ml por pessoa.

Obviamente as quantidades podem sofrer variações dependendo do período, atrações e

tempo de duração.
Por exemplo, em um congresso esportivo em que há, antes da pausa para o coffee break,
a prática de exercícios físicos. Certamente os convidados estarão cansados e com muita
sede, então, é necessário ter a sua disposição uma quantidade significativa de água
gelada e fora do gelo para mantê-los hidratados.

Os congressos são fundamentais para a atualização do networking e para promover

conhecimento sobre determinado assunto. Para isso, a escolha da alimentação e bebidas
ideal para os intervalos são essenciais para que o evento, como um todo, seja um
sucesso e agrade a todos os públicos e os divergentes paladares.