MANUAL DE ATENDIMENTO NO BALCÃO

1. Chame uma senha.

2. Cumprimente o cliente (Bom dia!, Boa tarde!).
3. Confirme se a senha apresentada pelo cliente foi a que você chamou.
4. Inicie o atendimento no sistema.
5. Pergunte ao cliente qual serviço ele quer que seja executado.

A. Abertura/atualização de firma.
B. Reconhecimento de firma/Sinal Público.
C. Autenticação de cópia.
D. Comunicação de venda.
E. Apostilamento.
F. Nenhum dos anteriores – o cliente está no lugar errado;

OBS: Se o serviço que ele pretende NÃO é executado neste cartório: passe essa
informação e EVITE perder tempo com outras informações, como por exemplo,
endereço de outro cartório, valor de ato em outro cartório etc; se for questionado quanto
a isso, fale:
- Eu gostaria de lhe ajudar, mas infelizmente não tenho essa informação.

■ PASSO A PASSO:
A. Da abertura/atualização de firma:
I. Peça o documento de identificação original com foto (podendo ser passaporte, carteira
de trabalho física, CNH física e/ou digital emitida direto do aplicativo e identidade
profissional) e CPF. Confira a data de expedição do documento e, se tiver mais de 10
 anos de expedição, peça ao cliente que retire a máscara e verifique se ainda é possível
identificá-lo. Também verifique se o cliente era menor de 16 anos na data em que o
documento foi expedido (com base na data de nascimento do mesmo) e se é possível
ainda identificá-lo com o documento apresentado.

II. Abra o sistema Assina, insira sua senha e siga os seguintes comandos:
- Insira os dados principais (nome completo, CPF, tipo de documento, número do
documento, data de expedição, sexo, nacionalidade, endereço, telefone para contato,
estado civil, profissão e e-mail) na seção de cadastro. Depois, conclua o cadastro e faça
a impressão dos dados no cartão-assinatura já posicionado na impressora. Ajuste para
Ficha de Assinatura – Imp2 antes de imprimir. Levante-se para virar o cartão ou peça
para que alguém o faça em até 5 segundos. Ao concluir o processo, coloque
imediatamente outra ficha em branco na mesma posição em que a anterior estava.

Atalhos para realizar cadastro no sistema Assina:

C (abrir seção de cadastro) → I (incluir uma nova ficha) → inserir dados do cliente → Confirma →
Deseja imprimir ficha de assinatura? → Sim → Modelo de ficha (Ficha de Assinatura – Imp2) →
Imprime → Sim → Sim

III. Entregue o cartão-assinatura ao cliente e o oriente a assinar 3 (três) vezes, sendo pelo menos
uma das assinaturas conforme a que consta no documento de identificação apresentado, não
precisam ser todas iguais.
IV. Em seguida, coloque o documento de identificação no scanner presente ao lado do teclado para
a digitalização do mesmo. Ajuste a imagem, caso necessário, e conclua.

Atalhos para realizar digitalização (ainda na seção de cadastro) no sistema Assina:

D (abrir seção de documentos e/ou digitalizar documento e cartão-assinatura) → S (abrir seção de

assinatura) → O (girar imagem do documento e/ou cartão-assinatura)

V. Repita o passo IV para digitalizar o cartão-assinatura.

VI. Peça para que o cliente retire sua máscara para que você faça o registro fotográfico.
Atalhos para cadastro de imagem (ainda na seção de cadastro) no sistema Assina:

O (foto) → capturar imagem → S (salvar)

VII. Peça para que o cliente posicione um dedo de cada vez no coletor digital, de acordo com a
ordem solicitada pelo sistema.

Para registrar a digital, clique no botão “Digital” na parte superior da imagem seguinte:
VIII. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, apenas se despeça e
agradeça. Se sim, verifique qual o serviço e inicie o procedimento de acordo com as instruções que
constam neste manual.

B. Do reconhecimento de firma:

- Pergunte ao cliente se a assinatura é dele. Se ele disser que sim, você fará reconhecimento de
firma por autenticidade, caso contrário, você fará reconhecimento de firma por semelhança.

B.1. Por autenticidade:

I. Peça o documento de identificação original com foto (exemplo citado no passo I da abertura de
firma).
II. Clique na seção de movimento do sistema Assina e pesquise a ficha do cliente para fazer o
reconhecimento.
III. Anote o código do cliente no livro de autenticidade com o padrão “CÓD. XXXXXX” (X
corresponde ao número) e coloque o serviço na linha imediatamente abaixo (título do documento a
ser reconhecido) e peça para ele assinar ao lado do código.
IV. Abra o sistema Assina e insira sua senha. Em seguida, verifique se a assinatura confere e
selecione o código para efetuar o reconhecimento.
V. Ajuste o tipo de reconhecimento para “por autenticidade” e para qual escrevente você entregará
o documento para que ela assine.
VI. Emita o selo (carimbo) e cole no documento de forma que não cubra nenhuma informação.
Carimbe a seta apontando diretamente à assinatura e carimbe com o carimbo geral (o que consta o
nome do Tabelião do cartório) no canto superior direito do selo.
VII. Feito isso, entregue o documento à escrevente para que ela assine.
VIII. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, feche a nota e o encaminhe
ao caixa para que depois possa retornar com você para a entrega do documento reconhecido.
Agradeça e encerre o atendimento no sistema Code USER.
IX. Reinicie o processo.
Atalhos para reconhecimento por autenticidade no sistema Assina:

M (abrir seção de movimento) → Enter → inserir senha → Rec. de Firmas → Pesquisar cadastro*
→ Enter e seta para direita (conferir dados e verificar se não consta bloqueio e/ou observação) →
Esc (retornar ao menu anterior) → D (verificar documento apresentado) → Esc (retornar ao menu
anterior) → A (verificar assinatura) → Esc (retornar ao menu anterior) → F (conferir foto, peça para
o cliente abaixar a máscara) → F6 ou S (selecionar código) → F7 ou C (imprimir carimbo) →
alterar o tipo de carimbo e a escrevente e a quantidade de cópias (caso necessário) → imprimir →
Esc (até retornar ao menu de serviços) → F (fechar nota)
*Atalhos para pesquisa de cadastro: F3 (pesquisa por código), F4 (pesquisa por nome), F5 (pesquisa
por sobrenome) e F8 (pesquisa por CPF).

OBS: Se a assinatura já não confere, oriente o cliente a renovar o cadastro; se o cliente mudou seu
estado civil com ou sem mudança de nome, abra um novo cadastro. Para a primeira situação,
verifique na imagem de assinatura se ainda há espaço no cartão-assinatura, se sim, suba até o
arquivo e faça a busca manual pelo cartão-assinatura do cliente para que ele possa assinar
novamente, mas caso não haja espaço: imprima um novo cartão e entregue para o cliente assinar.

B.2 Por semelhança:

I. Busque por algum dado relacionado à assinatura no próprio documento a ser reconhecido para
utilizar na busca do cadastro, como CPF, nome completo, RG etc.
II. Clique na seção de movimento do sistema Assina e pesquise a ficha do cliente para fazer o
reconhecimento.
III. Verifique se a assinatura confere e selecione o código para efetuar o reconhecimento.
IV. Ajuste o tipo de reconhecimento para “por semelhança” e para qual escrevente você entregará
o documento para que ela assine.
V. Emita o selo (carimbo) e cole no documento de forma que não cubra nenhuma informação.
Carimbe a seta apontando diretamente à assinatura e carimbe com o carimbo geral (o que consta o
nome do Tabelião do cartório) no canto superior direito do selo.
VI. Feito isso, entregue o documento à escrevente para que ela assine.
VII. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, feche a nota e o encaminhe ao
caixa para que depois possa retornar com você para a entrega do documento reconhecido. Agradeça
e encerre o atendimento no sistema Code USER.

VIII. Reinicie o processo.

Atalhos para reconhecimento por autenticidade no sistema Assina:

M (abrir seção de movimento) → Enter → inserir senha → Rec. de Firmas → Pesquisar cadastro*
→ F6 ou S (selecionar código) → F7 ou C (imprimir carimbo) → alterar a escrevente e a
quantidade de cópias (caso necessário) → imprimir → Esc (até retornar ao menu de serviços) → F
(fechar nota)
*Atalhos para pesquisa de cadastro: F3 (pesquisa por código), F4 (pesquisa por nome), F5 (pesquisa
por sobrenome) e F8 (pesquisa por CPF).

B.3. Do Sinal Público:

I. Realize os mesmos passos iniciais do reconhecimento de firma no sistema.
II. Pegue o certificado digital com a escrevente mais próxima a você e o insira na porta USB
disponível em seu guichê e abra o atalho já presente no navegador para o site do CENSEC (Central
Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados). Em seguida, insira a senha de acesso.
III. Acesse o CNSIP (Central Nacional de Sinal Público) e pesquise o nome do(a) escrevente
responsável pela assinatura.
IV. Confira se o(a) mesmo(a) está ativo, o cartório ao qual está vinculado e se a assinatura
assemelha-se à que consta no sistema.

V. Abra o sistema Assina e realize a emissão do selo (carimbo).

VI. Emita o selo (carimbo) e cole no documento de forma que não cubra nenhuma informação.
Carimbe a seta apontando diretamente à assinatura e carimbe com o carimbo geral (o que consta o
nome do Tabelião do cartório) no canto superior direito do selo.
VII. Feito isso, entregue o documento à escrevente para que ela assine.
VIII. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, feche a nota e o encaminhe
ao caixa para que depois possa retornar com você para a entrega do documento reconhecido.
Agradeça e encerre o atendimento no sistema Code USER.
IX. Reinicie o processo.

Atalhos para sinal público no sistema Assina:

M (abrir seção de movimento) → Enter → inserir senha → Rec. Sinal Público → Pesquisar
cadastro* → F6 ou S (selecionar) → F7 ou C (imprimir carimbo) → alterar quantidade de cópias
(caso necessário) → imprimir → Esc (até retornar ao menu de serviços) → F (fechar nota)
*Atalhos para pesquisa de cadastro: F2 (tabelião), F3 (cidade), F4 (tabelionato), F5 (escrevente), F8
(cidade/estado/tabelionato) e F9 (cidade/denominação).

C. Da autenticação de cópia:

C.1. Autenticação física:

I. Caso o cliente já traga a cópia, solicite o original e compare os dados entre as duas versões para
que dê prosseguimento no processo de autenticação.
II. Devolva o original ao cliente após a comparação e abra o sistema Assina.
III. Caso o cliente queira ainda fazer a cópia, pergunte se o cliente quer a cópia colorida ou preta e

branca e lance imediatamente na nota. Pegue o documento original e vá até a impressora mais
próxima.
Atalhos para lançar as cópias na nota:

M (seção de movimento) → Enter → inserir senha → Outros Serviços → tipo de cópia → número
de cópias → Enter

IV. Emita o selo (carimbo) e cole no documento de forma que não cubra nenhuma informação.

Carimbe a seta apontando diretamente à assinatura e carimbe com o carimbo geral (o que consta o
nome do Tabelião do cartório) no canto superior direito do selo.
V. Feito isso, entregue o documento à escrevente para que ela assine.
VI. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, feche a nota e o encaminhe ao
caixa para que depois possa retornar com você para a entrega do documento reconhecido. Agradeça
e encerre o atendimento no sistema Code USER.
VII. Reinicie o processo.

Atalhos para autenticação física no sistema Assina:

M (abrir seção de movimento) → Enter → inserir senha → Autenticação → Serviço (00

Autenticação) → Layout (Enter (até chegar ao número de cópias para alterar, se houver mais de
uma) → inserir seu nome → inserir seu CPF → imprimir
C.2. Autenticação eletrônica:
- Confira se ao final da página da cópia que o cliente quer autenticar não há nenhuma chave de
acesso, QR code e/ou link. Se houver, siga os seguintes passos:
I. Informe ao cliente de que se trata de um documento eletrônico e que você terá que fazer uma
diligência eletrônica. Informe o valor da consulta e pergunte se ele vai querer continuar o processo.
Se ele disser que sim, inicie a consulta.
II. Compare os dados que aparecerem referentes ao documento, se estiver tudo idêntico, lance a
diligência eletrônica na nota e repita os passos da autenticação física, alterando o que for necessário.
Para lançar a diligência eletrônica na nota:

M (seção de movimento) → Enter → inserir senha → Outros Serviços → diligência eletrônica →

Enter

III. Emita o selo (carimbo) e cole no documento de forma que não cubra nenhuma informação.
Carimbe com o carimbo geral (o que consta o nome do Tabelião do cartório) no canto superior

direito do selo.
IV. Feito isso, entregue o documento à escrevente para que ela assine.
V. Pergunte se o cliente deseja realizar mais algum serviço. Se não, feche a nota e o encaminhe ao
caixa para que depois possa retornar com você para a entrega do documento reconhecido. Agradeça
e encerre o atendimento no sistema Code USER.
VI. Reinicie o processo.

Atalhos para autenticação eletrônica no sistema Assina:M (seção de movimento) → Enter →

Autenticação → Serviço (126 118-Autenticação Eletrônica) → Layout (A1 Autenticação 1) →
Enter (até chegar ao número de cópias) → inserir seu nome → inserir seu CPF → imprimir

D. Da comunicação de venda:

I. Ao fazer o reconhecimento de firma em um DUT (Documento Único de Transferência), caso

ambos comprador e vendedor estejam presentes, pergunte se eles gostariam de realizar a
comunicação de venda aqui pelo cartório.
II. Caso digam que sim, solicite o documento de identificação original com foto, CEP e telefone
para contato do comprador, além do DUT original com as assinaturas reconhecidas por
autenticidade.
III. Oriente o cliente a aguardar entre 10 e 15 minutos enquanto a comunicação é realizada e diga
que ele será chamado assim que estiver tudo pronto. Também avise que a nota da comunicação será
entregue a ele quando o processo for concluído.
IV. Feche a nota do reconhecimento e o encaminhe ao caixa para que depois possa retornar com
você para a entrega do DUT reconhecido. Agradeça e encerre o atendimento no sistema Code
USER.Entregue os dados e documentos à pessoa responsável pela comunicação e chame a próxima
senha.

E. Do apostilamento:
- O apostilamento é realizado no balcão, seguindo os passos:
I. Pegue o certificado digital com a escrevente mais próxima a você e o insira na porta USB
disponível em seu guichê e abra o atalho já presente no navegador para o site do CENSEC (Central

Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados).

II. Vá em Apostil e realize o login (alguns computadores pedem permissão para o certificado, e você
clica em “permitir”).

III. Feito isso, clique em Nova Apostila para iniciar o apostilamento.

IV. Preencha os dados necessários de acordo com o documento a ser apostilado, como no seguinte

exemplo:

V. Atente-se ao tipo de documento e à forma de preenchimento. A maioria dos documentos para

apostilar se enquadram no tipo de documento “documentação”.
VI. Sempre preencha os campos com os caracteres em caixa alta e finalizados com um ponto (.).
OBS:
- Documentos como certidão de casamento, nascimento, diploma*, histórico escolar, prontuário do
DETRAN etc
- Diploma e outros documentos que representem nível de instrução, devem primeiro ter as firmas
reconhecidas para poder apostilar, e o reconhecimento é feito no maior cargo de acordo com a
hierarquia. Ex.: no caso de um diploma acadêmico, o maior cargo na hierarquia é o reitor, logo, a
assinatura dele é a qual deve ser reconhecida.

- Alguns documentos terão cópia autenticada para apostilar, nesse caso, você insere os dados do
escrevente responsável pela autenticação e a data na qual ela foi realizada.
- Documentos estrangeiros somente podem ser apostilados mediante a apresentação da tradução
assinada por um tradutor juramentado e a tradução deve ser escaneada em um único pdf com o
original. Alguns consulados pedem o apostilamento tanto do documento quanto da tradução, outros
pedem somente do documento original.
- Em caso de ementa (exemplo de documento que representa nível de instrução), reconheça somente
a assinatura na primeira e na última folha, e cole a apostila na última.
- Certidão de casamento, escritura pública de união estável ou outro documento que apresente mais
de um titular, devem ser inseridas ambas as partes no espaço correspondente ao “nome do titular”.
- Documentos particulares funcionam da mesma forma que as cópias autenticadas, ou seja, os dados
a serem inseridos são do(a) escrevente responsável pelo reconhecimento das assinaturas.
VII. Antes de prosseguir, escaneie o documento apresentado (já com firma reconhecida, se for o
caso) e o salve em PDF para que seja incluído no processo de apostilamento.
VIII. Verifique se está tudo correto, se não é necessário fazer mais nenhuma alteração. Se estiver
faltando algo ou precise ajustar, clique em “editar apostila”, se não, clique em “assinar apostila”,
como nas imagens que seguem:
IX. Feito isso, salve a apostila para gerar, o código, o CRC e o QR code para que você possa fazer a
impressão da apostila.
X. Sempre observe se alguém fará uma impressão no momento em que você enviará a apostila (essa
atenção também vale para o cartão-assinatura), e coloque o papel de segurança na mesma
impressora em que são impressos as fichas de assinatura. Em seguida, imprima. Pra validar a
apostila, clique em “validar apostila” (como aparece na imagem acima) e insira o código e o CRC
gerados.
XI. Ao final, para emitir o selo de apostilamento, você irá abrir o sistema Assina e fazer o seguinte:

Atalhos para emissão de selo de apostilamento no sistema Assina:

M (abrir seção de movimento) → Enter → inserir senha → Autenticação → Serviço (A2

Autenticação 2) → Layout (130 Apostilamento) → alterar escrevente → alterar quantidade (caso
necessário)

XII. Após a emissão do selo, cole-o entre a apostila e o documento de forma que não cubra
nenhuma informação.

OBS: Caso você não tenha seguido rigorosamente este passo a passo e cometeu algum erro na
emissão de selo e/ou lançamento de algum serviço, chame sua supervisora o mais rápido possível
para realizar o cancelamento da operação. Em caso de dúvida, consulte a pessoa mais experiente à
sua volta e pergunte, não se acanhe.