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CARLOS CONDE
DIRETOR VICE-PRESIDENTE
CARLOS NICOLAEWSKY
DIRETOR INDUSTRIAL
RICHARD VAINBERG
DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO volume 3
CARLOS TAUFIK HADDAD
COORDENADOR EDITORIAL
Arquivo do Estado / Imprensa Oficial
DIVISÃO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO São Paulo
R. Voluntários da Pátria, 596 - Santana 2000
CEP: 02010-000 São Paulo - SP - Brasil
Telefax: (011) 6221-1924 / 6221-4785 / 6221-2306 2ª edição
COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
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A obra é fruto de modificações operadas nas Diretrizes para a modernização dos
arquivos municipais, que as autoras publicaram sob os auspícios da Associação dos
Arquivistas Brasileiros - Núcleo Regional de São Paulo e do CENADEM (Centro Nacional
de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), em 1990; e no Roteiro para
implantação de arquivos municipais, publicado em 1996 pela Secretaria de Estado da
Cultura – Departamento de Museus e Arquivos e pela Porto Calendário, com tiragem
limitada.
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1. O ARQUIVO MUNICIPAL que a expressão tem se prestado a Arquivo municipal - Instituição responsá-
variantes de entendimento e, conse- vel pelos conjuntos de documentos acumu-
qüentemente, a algumas confusões lados por órgãos dos poderes executivo e
1.1. Arquivo: uma definição preliminar e ambigüidades. legislativo, no âmbito da administração mu-
O atributo “municipal” tem, nicipal direta ou indireta.
Arquivo significa, antes de mais em primeiro lugar, o sentido de “ori-
nada, o conjunto de documentos natural- Documento - Unidade de regis- ginário do poder público municipal”, isto é, refere-se aos órgãos que exer-
tro de informação, qualquer que
mente acumulados por pessoas ou insti- seja o suporte utilizado. cem, na base da organização estatal brasileira, os poderes executivo e
tuições, em razão das atividades que de- legislativo. Nesta acepção, são municipais os documentos produzidos, re-
senvolvem ao longo de sua existência ou cebidos e acumulados pela Prefeitura e pela Câmara de Vereadores no
funcionamento. A origem do arquivo, portanto, obedecendo a imperati- desempenho de suas funções. A tais conjuntos documentais é que o arqui-
vos de ordem prática, corresponde à necessidade de constituir e conser- vo municipal, como entidade administrativa responsável por sua custódia,
var registros de ações e de fatos, a títu- tratamento e utilização, deverá, prioritariamente, dedicar-se.
Arquivo - Conjunto de documen- lo de prova e informação. Nessa medi- Vale lembrar que a organização e a administração das instituições
tos que, independentemente da na- da é que as deliberações da Câmara de arquivísticas públicas brasileiras obedece ao mesmo escalonamento e à
tureza ou do suporte, são reunidos Vereadores são transcritas em atas e es- mesma prerrogativa autonômica das esferas de ação governamental: há o
por acumulação ao longo das ati-
vidades de pessoas físicas ou jurí-
tas são conservadas como referência Arquivo Nacional, os Arquivos Estaduais e os Arquivos Municipais, sem
dicas, públicas ou privadas. para outras deliberações do órgão, ga- qualquer relação de subordinação entre eles, cada qual encarregado dos
rantindo a continuidade de seu funcio- conjuntos de documentos acumulados por órgãos da administração direta
namento. O mesmo ocorre com um es- ou indireta em sua esfera de jurisdição, respeitada a independência dos
tabelecimento comercial, quando guarda, entre outros, os documentos poderes.2
contábeis; ou mesmo com uma pessoa física, ao reunir os comprovantes Em simetria perfeita com a organização estatal, que apresenta níti-
de sua identidade civil, os diplomas e certificados dos cursos que fre- das fronteiras entre os seus diferentes patamares, os arquivos públicos bra-
qüentou ou as fotografias de seus familiares. Os documentos de arquivo sileiros vivenciam na base, ou seja, no âmbito dos arquivos municipais, uma
independem, como se vê, do suporte uti- situação sui-generis quanto à área de
lizado para o registro da informação, que jurisdição: não se limitam à guarda
pode estar em papel, em filme, em dis- Suporte - Material sobre o qual as Arquivo público - Conjunto de documen- dos documentos produzidos pelos
informações são registradas. tos acumulados em decorrência das fun-
co óptico ou em qualquer outro mate- ções executivas, legislativas e judiciárias órgãos que exercem, em nível local,
rial. do poder público no âmbito federal, esta- o chamado imperium; estendem por
A palavra serve também para designar outras realidades, todas dual e municipal, bem como o conjunto vezes sua proteção não só aos pro-
elas associadas ao significado primordial de conjunto orgânico de docu- de documentos de entidades de direito pri- dutos do funcionamento de entidades
vado encarregadas de serviços públicos.
mentos. Assim é que são reconhecidos pelo nome de “arquivo”, por ex- Arquivo privado - Conjunto de documen-
que, embora atuem em seu território,
tensão, tanto a entidade administrativa responsável por tais documen- tos acumulados em decorrência das ativi- pertencem ao Estado ou à União,
tos, quanto o edifício ou a peça de mobiliário onde são guardados. dades de pessoas físicas e jurídicas de como também aos documentos de
direito privado, depositados ou não em ins- natureza privada. A elasticidade des-
tituições públicas. ta área jurisdicional - nunca questio-
1.2. Os arquivos municipais e sua área de jurisdição nada, apesar de desprovida de
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fundamento legal - tem, na verdade, raízes históricas. Remonta aos para caracterizar o poder local como supridor das necessidades imedia-
primórdios de nossa vida independente, e merece aqui algumas consi- tas da comunidade, como organismo capaz de planejar e executar os
derações, sobretudo em função do consenso que hoje existe sobre tal serviços básicos em sua área de jurisdição. Por isso mesmo, aos olhos
prática. dos que dele se ocupam, o governo municipal é a única instância da
As dimensões do Brasil sempre constituíram um óbice para a ad- estrutura estatal dotada de concretude e visibilidade, frente à qual as
ministração. A independência política brasileira, sob a égide do regime demais não passariam de abstrações. No município tudo se “municipaliza”,
monárquico, fez-se acompanhar, no temor de uma secessão, de esforço tornando muitas vezes invisíveis os contornos distintivos das instituições
de estruturação unitária, com a criação de um aparato governamental federais e estaduais que funcionam na mesma circunscrição territorial. É
condizente com a nação que se pretendia construir. A solução foi a divi- o que explica determinados arquivos municipais brasileiros reivindicarem
são do território em Províncias com autonomia limitada, sendo seus Pre- e obterem a guarda de documentos de outras entidades (da União ou do
sidentes nomeados diretamente pelo Imperador; as Câmaras Municipais, Estado-membro), a exemplo do que vem ocorrendo com a documenta-
por sua vez, ficaram subordinadas às Províncias, em perfeita sintonia ção do Poder Judiciário acumulada nas sedes das diferentes Comarcas.
com o modelo centralizador do Império. A imagem a que este modelo foi Tal fenômeno nos remete para um entendimento dilatado do mu-
associado, na época, principalmente pelos que o criticavam, era a de um nicípio, não mais enquanto instituição ou “criatura da lei”, como o defini-
imenso corpo cuja circulação não chegava às extremidades.3 am os juristas brasileiros do século passado, mas enquanto entidade
Com efeito, à falta de agentes administrativos que pudessem re- que readquire por vezes o caráter originário de coletividade natural e
presentar tanto a autoridade do poder central quanto a do poder provin- necessária, que independe de estatuto jurídico e cuja identidade repou-
cial, recorreram ambos - em praticamente todas as áreas que lhes eram sa “numa certa história (a tradição local) e em signos distintivos de sua
afetas - à intermediação da menor entidade do governo, realizando atra- territorialidade”5. Nessa medida é que podemos admitir, nos arquivos das
vés das Câmaras Municipais sua vocação de ubiqüidade. O instituto da municipalidades, uma flexibilidade maior do conceito de domicílio legal.
delegação de competências, largamente empregado durante a vigência E quando a origem do poder é subs-
do regime monárquico, constituía a alternativa mais viável para suprir a Domicílio legal do documento - Juris- tituída pelo destino de sua ação
precariedade da máquina estatal e cobrir as imensas distâncias que se- dição a que pertence cada documento, como traço definidor de um acervo,
paravam o Rio de Janeiro (então sede do governo imperial), bem como de acordo com a área territorial, a esfe- muita coisa muda. Fica legítima a
as demais Capitais de Província, dos municípios que se espalhavam pe- ra de poder e o âmbito administrativo convivência não só com documen-
onde foi produzido e recebido.
los pontos mais remotos do País. Os produtos documentais das ativida- tos acumulados por órgãos situados
des delegadas nunca saíram dos municípios, nem foram reclamados pelos em diferentes esferas da administra-
Arquivos Estaduais ou pelo Arquivo Nacional. E a essa tradição adminis- ção pública, representativos de poderes que desfrutam de total autono-
trativa correspondem até hoje, entre outras, as atividades de alistamento mia em relação às instituições de governo local, mas também com docu-
militar, de competência exclusiva da União, cujos arquivos permanecem mentos de origem privada. A própria noção de público acaba por se re-
junto às Prefeituras Municipais. vestir de significado especial: menos identificada com a idéia de oficial
É preciso levar em conta, portanto, o sentido mais amplo que o ou estatal, confunde-se com o que pode e deve ser partilhado por todos;
termo “municipal” pode assumir. Com variável grau de autonomia política eis que os documentos, independentemente de sua origem, são de inte-
ao longo da história, o município foi sempre “a realidade governamental resse municipal e, nessa medida, de domínio público.
mais próxima do cidadão”4 , frase que tem sido repetida inúmeras vezes
3
Veja-se, por exemplo, o relatório do Visconde do Uruguai, Bases para melhor
organisação das administrações provinciaes, anexado ao do Ministério do Império
de 1858, p. 6. 5
4
MELLO, Diogo Lordello de. A moderna administração municipal. Rio de Janeiro: DANIEL, Celso. As administrações democráticas e populares em questão. Espaço &
Fundação Getúlio Vargas, 1960. p. XII. Debates, São Paulo, n. 30, p. 11-27, 1990.
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Verifica-se, assim, que a produção de documentos é um trabalho O registro se refere às anotações que servem de base para o
de parceria, onde os que atuam nas diferentes fases do ciclo vital dos controle da tramitação (fichas, guias de remessa etc.), operação que po-
documentos podem e devem oferecer subsídios para garantir a eficiência derá ser realizada em tantas vias quantas forem necessárias para o tipo
das informações a serem prestadas pelo arquivo. de informação requerida.
Na distribuição, preparam-se os documentos para o devido enca-
2.1.2. Protocolo minhamento aos respectivos destinatários, inclusive para expedição. Note-
se que a distribuição não deve ser feita antes de se verificar se não fal-
Como a entrada do documento na tam folhas, anexos, numeração, data e encaminhamento de cópias do
instituição deve ser realizada pela unidade documento à unidade de arquivo.
orgânica de protocolo, é preciso dar realce Protocolo - Setor encarregado A movimentação consiste no controle dos documentos em
do recebimento, classificação,
a esse patamar inicial, em que estão com- registro, distribuição, expedição tramitação, visando garantir não só a sua imediata localização, mas so-
preendidas as operações de recebimento, e tramitação de documentos. bretudo o acesso às informações neles contidas durante essa fase.
classificação, resgistro, distribuição, Destaque-se que as operações de protocolo podem ser
tramitação (movimentação) e expedição. informatizadas. Nesse caso, deverão ser estabelecidos normas e proce-
Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente verifica- dimentos adequados à adoção dessa tecnologia.
do se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, pro-
cede-se à autuação, se for o caso, garantin- 2.1.2.1. Classificação
Autuação - Transformação do do-se ao interessado o devido comprovante
documento em processo. de recebimento, habitualmente denominado Numa conceituação simples, classificar consiste em distribuir as
cartão de protocolo. Os requerimentos e ou- matérias tratadas nos documentos em classes e/ou grupos segundo o
tros documentos de andamento breve, ou sistema de classificação adotado (por assunto, geográfico, numérico),
seja, de trato e efeito imediato, não são objeto de autuação, devendo ha- admitidas as necessárias subdivisões, hierarquicamente coordenadas.
ver normas a esse respeito por parte dos órgãos de origem. Ao longo do proces-
Os documentos não sigilosos ou de na- samento arquivístico podem ser
tureza ostensiva serão em seguida lidos e ana- Juntada - Ação pela qual se usados diversos métodos de Classificação - Seqüência de operações que,
lisados, não só para as operações de junta- insere em um processo, defi- classificação, numéricos ou al- de acordo com as diferentes estruturas
organizacionais, funções e atividades da en-
da, anexação ou apensação7, quando for o nitivamente, documento que, fabéticos, subordinada a esco- tidade produtora, visam a distribuir em clas-
caso, mas também para a classificação do as- pela sua natureza, dele deva lha ao tipo de informação visa- ses os documentos de um arquivo.
fazer parte integrante.
sunto de que tratam. A classificação, que se Anexação - Ação pela qual se da. Elementos como nome, lo-
desenvolve através da interpretação do con- reúne documento a outro, em cal, data e assunto podem de-
teúdo do documento, seguida de seu caráter complementar, guar- terminar essa opção. O assunto, no entanto, constitui um fator de recu-
enquadramento no plano de classificação ou dando ambos relativa autono- peração dos mais importantes, como se verá adiante.
código de assuntos disponível e da correspon- mia. Apensação - Ação pela qual
A classificação começa a ter relevância desde a fase inicial do
dente codificação, exige se reúnem um ou mais proces- protocolo, ligada que está às atividades de recebimento, tramitação, ex-
Conteúdo - Conjunto de considerações em se- sos a outro, na fase da autua- pedição, arquivamento e recuperação das informações contidas nos do-
elementos informativos de parado, no final deste ção ou posteriormente. cumentos. Ela é efetuada mediante leitura e interpretação do conteúdo
um documento.
item. do documento, visando ao enquadramento do mesmo no plano de clas-
sificação previamente elaborado. Nessa operação é preciso distinguir se
há assunto principal e assunto(s) secundário(s), recorrendo-se, se for o
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Os conceitos de juntada, anexação e apensação podem variar. Todavia é indispensável caso, a referências cruzadas.
que, uma vez estabelecidos, não se empregue um pelo outro.
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Como o plano de classificação é um instrumento básico e começa • localização do assunto no plano, utilizando o índice, se necessário;
a ser aplicado na fase corrente, torna-se indispensável tecer aqui alguns • anotação do respectivo código no documento e seus anexos, em espaço
comentários a seu respeito. previamente convencionado.
A elaboração desse instrumento exige trabalho criterioso de equi-
pe multidisciplinar - arquivistas, administradores e técnicos ligados aos 2.1.3. Arquivo corrente
temas dos documentos da instituição. No caso específico do plano de
classificação de assuntos aplicado aos documentos produzidos, recebi- Ao arquivo corrente devem ser encaminhados não só os
dos e acumulados na esfera da administração local, deve-se chamar a documentos cujas questões tenham sido solucionadas, como os que,
atenção dos responsáveis para a importância do conhecimento sistemá- embora ainda em curso, precisam
tico, a partir da legislação, das funções básicas (e de suas principais sub- Arquivo corrente - Conjunto de do- aguardar o cumprimento de
divisões) do governo municipal. cumentos estreitamente vinculados formalidades, onde sobressaem as de
Quanto aos métodos de classificação por assunto, podem ser usa- aos objetivos imediatos para os quais caráter administrativo, jurídico, técnico
foram produzidos ou recebidos no
dos vários, devendo aqui se esclarecer que a administração pública fede- ou científico.
cumprimento de atividades-fim e ati-
ral8 adotou o método decimal, baseado na técnica de Melvil Dewey, natu- vidades-meio e que se conservam jun- Nesta etapa, tendo em vista a
ralmente inspirada nas práticas arquivísticas norte-americanas divulgadas, to aos órgãos produtores em razão de freqüência de uso do documento pelo
entre nós, a partir do mestre Schellenberg. O método decimal, como se sua vigência e da freqüência com que órgão que o produziu, são práticas
sabe, divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, são por eles consultados. rotineiras:
em outras dez subclasses, e assim sucessivamente. As classes princi-
pais são representadas por um número inteiro, composto de três algaris- • inspeção - verificação não só da presença do competente despacho
mos (000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem de arquivamento, como também da existência de antecedentes,
às grandes funções desempenhadas pelo órgão (Prefeitura ou Câmara providenciando-se a devida reunião, se for o caso.
de Vereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos.
O exemplo oferecido pelo CONARQ, através da citada Resolu- • análise - confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se
ção, indica para a administração pública federal: o documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o
momento de classificá-lo); complementação da classificação por outros
métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária;
Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL estabelecimento de referências cruzadas.
Subclasse 010 Organização e funcionamento
Grupo 012 Comunicação social • ordenação - disposição física dos documentos, de acordo com a
Subgrupo 012.1 Relações com a imprensa codificação.
012.11 Credenciamento de jornalistas
• arquivamento - inserção do documento na unidade de arquivamento
pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalização visível
A bem da clareza, é conveniente chamar novamente a atenção (projeções, etiquetas etc.).
para as seguintes operações:
• leitura, para verificar em que item do plano de classificação se enquadra • empréstimo e consulta - retirada do documento do arquivo para tais
o assunto identificado; fins, utilizando-se, nessa operação, guias-fora (para assinalar a remoção
temporária de documentos) e recibos de empréstimo devidamente
preenchidos.
8
Ver Resolução no 4, de 28 de março de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, publicada no suplemento do Diário Oficial da União de 29 de março de 1996.
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Como atuação do arquivo corrente, inclui-se também participação • propor a criação formal de comissão
nos processos de avaliação e na produção de documentos, esta última interdisciplinar para o Destinação - Encaminhamento dos docu-
no que concerne ao uso de suportes adequados. desenvolvimento dos trabalhos de mentos, em decorrência da avaliação, à
análise e atribuição de prazos de guarda temporária ou permanente, à eli-
2.1.4. Avaliação destinação; minação e/ou à mudança de suporte.
Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das • desenvolver iniciativas para
Três Idades, a avaliação - atividade abrangida pela gestão de documentos assegurar condições de funcionamento à comissão.
- insere-se no contexto do arquivo
corrente, admitindo-se, porém, quando Avaliação - Processo de análise de 2.1.4.1. Perfil da Comissão Permanente de Avaliação9
necessário, se avalie ou reavalie em documentos, visando a estabelecer
outras etapas do arquivamento, desde sua destinação de acordo com os De posse dos dados obtidos na identificação, que são fatores
que esse procedimento não se torne valores que lhes forem atribuídos. influentes na constituição da comissão, dispõe o responsável pela avaliação,
rotina. para as adaptações necessárias, da seguinte composição básica:
Em se tratando de trabalho ligado a juízos de valor, o arquivo
corrente (quase sempre carente de agentes qualificados) deve receber a • titular da unidade orgânica responsável pela avaliação;
colaboração de profissionais das áreas de conhecimento relacionadas • responsável pela guarda da documentação a ser avaliada;
com os documentos em avaliação. • autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do
Antes de tratar dessa equipe multidisciplinar, há que se definir a órgão;
unidade orgânica responsável pela avaliação, cujo titular terá as seguintes • autoridade ou servidor das unidades orgânicas ligadas aos documentos,
competências: com conhecimento abalizado das atividades que lhes deram origem;
• profissional da área jurídica, a título de assessoramento, para avaliação
• planejar e promover a identificação dos conjuntos documentais a serem dos aspectos legais dos documentos;
avaliados (obtenção de dados • profissionais ligados às atividades-fim do órgão (médicos, engenheiros,
sobre o órgão a que está Datas-limite - Elemento de identificação economistas etc.) ou aqueles que possam utilizar os documentos para
subordinada a unidade detentora cronológica em que são mencionados os pesquisa retrospectiva (historiadores, sociólogos etc.), a título de
dos documentos, espécie, anos de início e término do período abran- assessoramento.
assunto, quantidade, datas- gido por um conjunto de documentos.
limite, freqüência de consulta, Na composição da comissão, é importante prever a eventual
estado de conservação, acondicionamento, método de classificação, necessidade de suplentes ou consultores.
instrumentos de recuperação da informação, aplicação de recursos
tecnológicos para alteração do suporte, grau de heterogeneidade e/ou 2.1.4.2. Competências da Comissão Permanente de Avaliação
concentração de assuntos);
À Comissão Permanente de Avaliação compete:
• tabular os dados apurados na identificação; • analisar os registros consolidados da identificação;
• providenciar a complementação de dados, através de correspondência,
• efetuar o diagnóstico, ressaltando o nível de organização dos arquivos, entrevista e outros meios;
principalmente daqueles que abrigam grandes massas de documentos • analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhes prazos
que ao longo do tempo foram acumulados sem tratamento técnico; de destinação;
9
Recomenda-se que essa Comissão seja instituída em caráter permanente.
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• elaborar a tabela de temporalidade e o relatório final; podem surgir eventuais questionamentos de interessados - para o seu
• providenciar a divulgação da tabela; efetivo cumprimento.
• revisar periodicamente a tabela;
• elaborar instruções para o funcionamento da comissão. 2.1.4.4. Valoração de documentos
De se alertar que, em se tratando de documentos do poder público Distinguir o valor primário e secundário dos documentos é primor-
ou considerados de interesse público, os resultados do trabalho da dial na avaliação. O primeiro decorre do interesse que o documento tem
comissão devem ser encaminhados para a aprovação da instituição para a instituição de que se originou, destacando-se o valor administrativo.
arquivística pública em sua específica esfera de competência, ex-vi da Já o valor secundário se refere à ligação com os usuários externos, para
Lei Federal no 8.159, porque somente depois dessas providências é que fins probatórios e informativos, estes, principalmente, os de pesquisa.
a destinação poderá ser legalmente efetivada.
2.1.4.5. Tempo de retenção
2.1.4.3. Tabela de temporalidade
No que se refere ao tempo de retenção, os documentos podem
A tabela, que corresponde ser de guarda permanente, temporária e eventual.
ao registro esquemático do ciclo Tabela de temporalidade - Instrumento de São de guarda permanente, entre outros, os documentos
de vida dos documentos destinação, aprovado pela autoridade com- constitutivos e extintivos de direito; os que firmam orientação de caráter
produzidos, recebidos e petente, que determina prazos para trans- normativo; os que refletem a evolução social, econômica e administrativa
ferência, recolhimento, eliminação e mu-
acumulados pelo órgão, deve dança de suporte de documentos.
da instituição; os que emanam da direção superior, como planos, projetos
conter os seguintes dados e relatórios; os que tratam de política de pessoal.
básicos: Para guarda transitória devem ser considerados aqueles cujas
informações estejam integralmente reproduzidas em documentos
• órgão a que está subordinada a unidade de arquivo detentora dos destinados à guarda permanente; aqueles cujos elementos essenciais
documentos; estejam recapitulados em outros de valor permanente; os originais ou
• identificação da referida unidade de arquivo; cópias que detêm apenas valor primário; os que perderam a vigência
• espécie documental, associada à função e/ou à atividade de origem; (por prescrição, decadência ou perempção), desde que não apresentem
• existência de vias e/ou reproduções em outros setores; valor secundário.
• prazos de guarda e destinação10 ; Os documentos de valor eventual são aqueles de interesse e trato
• justificativa da decisão; imediato, sem significância para a
• indicação da amostra retida, se for o caso. Amostragem - Na avaliação, História e outras ciências. Vigência - Qualidade pela qual permane-
procedimento que permite, por Exemplos: convites recebidos; cem efetivos e válidos os encargos e dis-
A tabela de temporalidade deve ser meio de critérios específicos, material de divulgação de terceiros; posições contidos nos documentos.
selecionar documentos consi-
aprovada por autoridade competente e derados representativos do
correspondência rotineira de Prescrição - Perda de direito de ação que
publicada em periódico oficial, aguardando- conjunto a que pertencem. congratulações ou pêsames; não foi exercido no prazo fixado por lei.
Decadência - Perda de direito por dispo-
se quarenta e cinco dias - período em que agradecimentos protocolares; sição ulterior, que tornou ineficaz disposi-
minutas de matérias destinadas a ção legal originariamente válida.
publicação; requisição de cópias Perempção administrativa - Suspensão
10
O início da contagem dos prazos de guarda pode ser estabelecido a partir das seguintes xerográficas; pedidos de consertos de direito pelo não cumprimento de exi-
gências formalmente impostas.
datas: a) da produção; b) do “arquive-se”; c) do cumprimento de uma decisão e reparos; requisição de viaturas
administrativa ou judicial; d) do término da vigência de uma ação; e) da prescrição; f) do para serviços externos; registros de
ato que considera extinto um direito.
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saída de material; controle de entrada e saída de pessoas do órgão; e Acervo volumoso e heterogêneo
outros casos similares. (documentação acumulada)
É importante, de partida, identificar os documentos de valor even-
tual, porque iniciar o trabalho promovendo eliminações constitui estratégia A tomada de decisão diante de acervo volumoso, heterogêneo e
que, certamente, conquistará os administradores envolvidos, sempre quase sempre sem tratamento arquivístico requer cuidadosa divisão de
interessados em ganhar espaço. trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma Secretaria de
Obras (em geral de macro-estrutura organizacional), o encargo deve ser
2.1.4.6. Recomendações complementares realizado separadamente, isto é, por departamento ou similar, um de cada
vez.
Por oportuno, reúnem-se nesta parte algumas indicações julgadas De se chamar a atenção, no caso de grandes massas acumuladas,
úteis para o processo de avaliação, como as que seguem. para a necessidade de atuar em separado quanto a conjuntos
documentais referentes a atividades-meio (planejamento, pessoal, ma-
terial, orçamento, comando, coordenação e controle) e atividades-fim.
Grupo de trabalho de seleção
Quantificação de documentos
Essa equipe, que só começará a atuar
depois de devidamente treinada e uma Seleção - Eleição, durante o pro- A mensuração deve ser efetuada, de preferência, em metros
vez encerrada a fase de análise dos cesso de avaliação, dos documen- lineares, conforme recomendação do Arquivo Nacional.11
conjuntos documentais e de atribuição de tos de valor permanente e daque-
prazos de destinação, será composta les passíveis de eliminação, com Freqüência de consultas
formalmente (ato publicado) por membros base em critérios técnicos previa-
mente estabelecidos.
escolhidos entre os servidores ligados à Na apuração desse item, devem ser fixados parâmetros, quando
guarda dos documentos e, também, se não houver indicações estatíticas confiáveis. Para cada arquivo pode ser
necessário, pelos da área de administração conhecedores da estrutura estabelecida a medida da intensidade de uso que corresponda à consulta
organizacional pertinente. freqüente, não freqüente ou nula.
São competências do grupo de trabalho de seleção:
• selecionar fisicamente os documentos, conforme indicação da tabela,
listando-os para aprovação superior; 2.1.5. Arquivo intermediário
Transferência - Passagem de docu- • efetivar a destinação (eliminação,
mentos para o arquivo intermediário. transferência, recolhimento, repro- O arquivo intermediário Arquivo intermediário - Conjunto de do-
Recolhimento - Passagem de docu- dução), emitidos os termos ne- corresponde à segunda idade do cumentos originários de arquivos corren-
mentos para o arquivo permanente. cessários. ciclo vital dos documentos. tes, com uso pouco freqüente, que aguar-
Consiste em depósito de dam, em depósito de armazenamento tem-
porário, sua destinação final.
Amostragem armazenamento temporário para
aqueles que ainda dispõem de
Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida valor administrativo, embora sem uso freqüente, e para a documentação
uma amostra significativa, tendo por base o interesse que os mesmos de órgãos extintos, suprimidos ou desativados.
possam representar para a pesquisa histórica. Por essa razão, deve ser
obtida a assessoria de um profissional de Estatística que, com a orientação 11
do historiador, estabelecerá o tamanho da amostra. Manual de identificação de acervos documentais para transferência e/ou reco-
lhimento aos arquivos públicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1985.
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É importante lembrar que num arquivo municipal de pequeno porte de custódia permanente, os arquivos procedentes das diversas instituições
o armazenamento intermediário pode ser realizado mediante o encarregadas do governo municipal passam
estabelecimento de uma atividade, sem que seja imprescindível a existência Fundo - Unidade constituída a conviver uns com os outros, sem contudo
de unidade organizacional especificamente criada para esse fim. pelo conjunto de documentos perderem sua identidade. Cada um deles
Suas ações básicas são: acumulados por uma entidade constitui um fundo distinto, individualizado,
que, no arquivo permanente,
• aplicação da tabela de temporalidade, com o devido acompanhamento capaz de refletir perfeitamente as funções
passa a conviver com arquivos
dos prazos nela estabelecidos; de outras. e atividades que lhe deram origem.
• promoção de medidas necessárias à efetivação do recolhimento de Fundamentam esse procedimento dois
documentos ao arquivo permanente; princípios básicos da Arquivística:
• manutenção da organização dos documentos pelos respectivos órgãos
de origem. • princípio da proveniência, também conhecido como princípio de
Os depósitos de arquivamento intermediário deverão ser de fácil respeito aos fundos, segundo o qual os arquivos originários de uma
acesso, localizando-se, de preferência, em imóveis e bairros menos instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não
valorizados, com instalações e equipamentos de baixo custo. sendo misturados aos de origem diversa;
• princípio do respeito à ordem original, que, levando em conta as
2.2. Arquivo permanente relações estruturais e funcionais que presidem a gênese dos arquivos,
garante sua organicidade.
No arquivo permanente ficam os
documentos cuja guarda definitiva foi O arranjo deve ser feito a partir da classificação dos documentos,
Arquivo permanente - Conjunto de
indicada no processo de avaliação. Tais documentos cujo potencial de uso ou seja, da seqüência de operações que, de acordo com as diferentes
documentos, uma vez recolhidos, para a instituição e/ou a sociedade estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora,
passam a integrar o chamado recomenda devam ser preservados. visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. A
patrimônio arquivístico municipal, em classificação, nessa fase, deve coincidir com a que se realizou no
virtude de seu valor permanente. protocolo, ao menos no que diz respeito aos seus itens mais abrangentes.
Uma das principais características do arquivo permanente é a de Não se pode esquecer que, antes de ingressar na terceira idade, os
ser acessível a todos. Ao contrário das fases precedentes, quando o acesso arquivos foram depurados dos documentos de valor temporário e even-
é apenas facultado aos órgãos produtores (ou a outros interessados, tual e se encontram consideravelmente reduzidos.
mediante concessão especial), a terceira idade significa que os arquivos Quando os documentos recolhidos estão desorganizados, o
são públicos por excelência. Por essa razão, os documentos só podem arquivista deve procurar reconstituir seu contexto original de produção,
ser consultados no local, não havendo mais qualquer modalidade de valendo-se de duas metodologias básicas: a que se baseia na estrutura
empréstimo. do órgão de origem (método estrutural) e a que toma por base suas
Dentre as atividades típicas do arquivo permanente, destacam-se funções (método funcional), podendo também optar pela combinação de
o arranjo, a descrição e a conservação de documentos. ambas. O quadro de padrões de gestão municipal apresentado na primeira
parte deste trabalho oferece subsídios para a elaboração de um plano de
2.2.1. Arranjo classificação dos arquivos permanentes, seja pela vertente estrutural
(secretarias ou órgãos similares), seja pela vertente funcional
O arranjo diz respeito à organização (macrofunções e áreas de ação), esta última com a vantagem de ser
Arranjo - Disposição física dos física dos documentos, de acordo com aplicável aos arquivos do poder legislativo municipal.
documentos de arquivo, com princípios e métodos específicos. Os fundos, dependendo da complexidade do órgão de origem,
base na sua classificação.
Ao serem recolhidos a uma instituição podem ser divididos em grupos e subgrupos, que representam suas
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
divisões internas estruturais e/ou funcionais. unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou
Série - Seqüência de docu-
Na base do arranjo ficam as séries, cuja mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático;
mentos de um mesmo tipo.
ordenação interna segue os critérios adotados
na fase corrente. • edição de textos, em que os documentos são transcritos na íntegra, de
Uma vez estabelecidos os grupos, subgrupos e séries, os preferência acompanhados de estudos introdutórios e notas.
documentos são acondicionados de forma a garantir sua proteção e
longevidade. Recebem, em seguida, códigos que permitam localizá-los Cumpre observar que uma política descritiva deve estabelecer
no depósito. prioridades na elaboração de instrumentos de pesquisa, valorizando
aqueles que dão conta de amplos conjuntos documentais, como os guias
2.2.2. Descrição e inventários.
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
Art. 3o - O Arquivo - dirigido por um Diretor Geral, titular de cargo CAPÍTULO III
em comissão, auxiliado por um Assistente e um Secretário - terá a seguinte DO CONSELHO DELIBERATIVO
estrutura organizacional:
I - Gabinete do Diretor Art. 4o - A autarquia contará com um Conselho Deliberativo
II - Departamento de Arquivos Públicos composto de 9 membros, com mandato de 8 anos, renovado de 4 em 4
• Divisão de Arquivo Intermediário anos por um e dois terços, respectivamente.
• Serviço de Armazenamento e Consulta § 1o - Os Conselheiros deverão ter escolaridade de nível superior
• Serviço de Destinação e experiência na área arquivística e/ou administrativa, e serão indicados
• Divisão de Arquivo Permanente 4 pelo Prefeito e os demais pela Câmara Municipal.
• Serviço de Processamento Técnico da Documentação § 2o - O mandato dos Conselheiros será exercido sem qualquer
• Seção de Documentação Textual remuneração e considerado serviço público relevante.
• Seção de Documentação Especial
• Serviço de Atendimento ao Público
III - Divisão de Arquivos Privados CAPÍTULO IV
• Serviço de Processamento Técnico da Documentação DAS COMPETÊNCIAS
• Serviço de Atendimento ao Público
IV - Divisão de Apoio Normativo Art. 5o - Ao Arquivo Geral do Município, em suas competências
• Serviço de Planejamento gerais, incumbe:
• Serviço de Orientação Técnica I - garantir acesso às informações contidas na documentação sob
V - Divisão de Apoio Cultural sua custódia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei;
• Serviço de Pesquisa II - receber, por transferência ou recolhimento, os documentos
• Serviço de Promoção de Eventos e Divulgação produzidos e acumulados pelo poder público municipal;
• Serviço de Biblioteca e Hemeroteca III - receber, por doação ou compra, documentos de origem privada
• Seção de Referência Legislativa de interesse do município;
VI - Divisão de Apoio Tecnológico IV - conceder habeas data, observados os termos do art. 5o da
• Serviço de Informática Constituição Federal;
• Serviço de Conservação e Restauração V - produzir, a partir de fontes não convencionais, documentos
• Serviço de Reprografia que registrem expressões culturais de interesse para o município;
VII - Divisão de Apoio Administrativo VI - promover interação sistêmica com os arquivos correntes e
• Serviço de Recursos Humanos protocolos das repartições municipais;
• Serviço de Orçamento e Contabilidade VII - manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e
internacionais;
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
CAPÍTULO V CAPÍTULO IX
DAS ATRIBUIÇÕES DOS CONSELHEIROS E DOS TITULARES DOS DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
CARGOS DE DIREÇÃO E CHEFIA
Art. 13 - As unidades orgânicas indicadas no art. 1o, no inciso IV
Art. 7 o - Aos Conselheiros compete exercer a supervisão do art. 2o e no inciso VI do art. 4o adotarão a orientação e o controle
administrativa e financeira do Arquivo. técnico emanados do Arquivo, por intermédio de sua Divisão de Apoio
Normativo.
Art. 8o - Aos titulares dos cargos de direção compete planejar,
supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das Art. 14 - Aplicam-se ao Arquivo, no que diz respeito aos seus
atividades próprias das unidades que lhes são pertinentes. bens, rendas e serviços, todas as prerrogativas, isenções, favores fiscais
Parágrafo único - Ao Assistente cabe manter, por delegação, e demais vantagens próprias dos serviços municipais, na forma da lei.
contatos com autoridades, redigir correspondência, emitir pareceres
técnico-administrativos, bem como outras incumbências similares que lhe
forem atribuídas. CAPÍTULO X
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art. 9o - Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execução
das atividades técnicas e administrativas das áreas de sua competência. Art. 15 - Para atender às despesas com instalação e implantação
de atividades, fica o Prefeito autorizado a conceder ao Arquivo, no
exercício de ............, uma subvenção no valor de ....................
CAPÍTULO VI
DO PESSOAL Art. 16 - Ao Conselho Deliberativo compete submeter à aprovação
do Prefeito, dentro do prazo de cento e vinte dias da publicação desta
Art. 10 - O Arquivo terá quadro próprio de servidores, admitidos Lei, o regimento do Arquivo Geral do Município.
pelo regime jurídico da CLT, mediante prévio concurso, de acordo com
normas regimentais.
CAPÍTULO XI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
CAPÍTULO VII
DOS RECURSOS FINANCEIROS Art. 17 - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário.
Art. 11 - A receita do Arquivo advirá de dotações orçamentárias
do próprio município, auxílios ou subvenções, taxas ou retribuições por
serviços prestados, créditos especiais, doações, legados e outras rendas.
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
Art. 4o - Ao Departamento de Arquivos Públicos cabe custodiar, Art. 5o - À Divisão de Arquivos Privados cabe custodiar, processar
processar tecnicamente e disponibilizar para consulta os documentos do tecnicamente e disponibilizar para consulta os documentos de origem
poder público municipal, nas fases intermediária e permanente, atuando privada considerados de interesse público municipal, atuando por meio
por meio das seguintes unidades: das seguintes unidades:
I - Divisão de Arquivo Intermediário, responsável pelo arquivamento I - Serviço de Processamento Técnico da Documentação, a quem
temporário dos documentos de valor administrativo, cessada a sua compete:
utilização corrente, que se subdivide em: • receber a documentação (textual e especial) de origem privada
a) Serviço de Armazenagem e Consulta, a quem compete: adquirida;
• receber, por transferência, os documentos acumulados e • manter a guarda dos documentos, adotando critérios de
avaliados pela administração municipal; armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados;
• completar e/ou atualizar as listagens de transferência; • promover a descrição, mediante elaboração de instrumentos de
• manter a documentação organizada de acordo com o princípio pesquisa que garantam pleno acesso às informações contidas
de proveniência e em satisfatórias condições de higiene; nos documentos;
• atender às consultas dos órgãos de origem. • opinar tecnicamente sobre a pertinência da incorporação de
b) Serviço de Destinação, a quem compete: documentos de origem privada ao Arquivo, nos casos de doação
• preparar a documentação para o recolhimento, acondicionando- ou permuta.
a de acordo com critérios estabelecidos pela Divisão de Arquivo
Permanente; II - Serviço de Atendimento ao Público, a quem compete:
• efetuar a destruição dos documentos destinados à eliminação; • localizar, para os usuários, a documentação (textual ou especial)
• elaborar termos de eliminação e recolhimento; de seu interesse;
• manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis. • fornecer reproduções de documentos, de acordo com as
II - Divisão de Arquivo Permanente, responsável pelos documentos disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;
de guarda definitiva, que se subdivide em: • orientar o usuário, no caso de haver outras fontes de referência
a) Serviço de Processamento Técnico da Documentação, com que completem as informações procuradas.
Seção de Documentação Textual e Seção de Documentação Especial,
às quais compete, nas respectivas áreas de atuação: Art. 6o - À Divisão de Apoio Normativo cabe formular e aplicar
• receber, por recolhimento, a documentação de valor permanente; dispositivos de racionalização do sistema arquivístico municipal, atuando
• manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critérios por meio das seguintes unidades:
de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados; I - Serviço de Planejamento, a quem compete:
• promover a descrição, mediante elaboração de instrumentos de • promover levantamento de dados e elaborar diagnósticos;
pesquisa que garantam amplo acesso às informações contidas • formular diretrizes, planos e projetos;
nos documentos. • instituir esquema de comunicação com as unidades setoriais, de
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modo a permitir que as informações, no âmbito do sistema, sejam Parágrafo único - À Seção de Referência Legislativa, subordinada
propriedade comum; à Biblioteca e Hemeroteca, compete:
• propor, quando couber, a aplicação de tecnologias da informação. • indexar a legislação do município, de forma exaustiva, bem como
II - Serviço de Orientação Técnica, a quem compete: os atos de interesse municipal baixados por outras esferas
• estabelecer orientação normativa, ouvidas previamente as governamentais;
unidades executoras das normas; • tornar acessíveis as informações contidas nos catálogos da
• exercer controle normativo através de acompanhamento legislação classificada, atendendo a consultas ou por meio de
permanente, verificando se a orientação foi devidamente publicação.
cumprida;
• prestar assistência técnica, quando solicitada, e propor Art. 8o - À Divisão de Apoio Tecnológico cabe agilizar a recuperação
programas de aperfeiçoamento; de informações nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos e
• manter atualizado o cadastro das unidades setoriais de arquivo assegurar a proteção física do acervo e das instalações do Arquivo,
e protocolo. atuando por meio das seguintes unidades:
I - Serviço de Informática, a quem compete:
Art. 7 o - À Divisão de Apoio Cultural cabe realizar pesquisa • executar os programas de recuperação da informação indicados
científica, promover eventos de caráter cultural e manter acervo de livros pela Divisão de Apoio Normativo;
e periódicos, atuando por meio das seguintes unidades: • zelar pelo funcionamento do sistema integrado de informações.
I - Serviço de Pesquisa, a quem compete: II - Serviço de Conservação e Restauração, a quem compete:
• levantar e analisar dados necessários ao Arquivo nas suas • elaborar instruções sobre conservação e demais atividades de
diversas áreas de atuação; proteção física dos documentos contra agentes de deterioração;
• produzir fontes documentais alternativas àquelas • executar as ações necessárias para a efetiva preservação do
tradicionalmente acumuladas pelos arquivos públicos e acervo;
privados; • proceder à recuperação e reforço de documentos deteriorados
• referenciar documentos de interesse local existentes em outras e danificados;
instituições, dentro e fora do município. • zelar pelos equipamentos e controlar o material de consumo
II - Serviço de Promoção de Eventos e Divulgação, a quem com- sob sua responsabilidade.
pete: III - Serviço de Reprografia, a quem compete:
• programar exposições, seminários, conferências, publicações, • produzir cópias e microcópias de documentos para os usuários
entre outras atividades congêneres, destinadas a estreitar o do órgão;
vínculo da instituição com a comunidade; • zelar pelos equipamentos e controlar o material de consumo
• divulgar as atividades do Arquivo; sob sua responsabilidade.
• obter apoio administrativo e condições materiais para a execução
de eventos. Art. 9o - À Divisão de Apoio Administrativo cabe coadjuvar o Arquivo
III - Serviço de Biblioteca e Hemeroteca, a quem compete: no cumprimento de suas finalidades precípuas, atuando por meio das
• propor aquisição e/ou permuta de publicações, visando a seguintes unidades:
ampliação do acervo; I - Serviço de Recursos Humanos, a quem compete:
• processar tecnicamente os livros e periódicos sob sua • recrutar, selecionar e admitir pessoal;
responsabilidade; • controlar freqüência e movimentação de funcionários;
• garantir acesso e orientação bibliográfica aos usuários; • processar a concessão de direitos e vantagens;
• opinar tecnicamente sobre a pertinência da incorporação de livros • elaborar folhas de pagamento;
e periódicos ao Arquivo, nos casos de doação ou permuta.
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Art. 13 - Aos Diretores de Departamento e de Divisão incumbe: finalidades e competências alcancem o mesmo patamar técnico,
I - participar do planejamento geral do Arquivo; administrativo e sociocultural preconizados, neste trabalho, para as
II - dirigir, orientar, coordenar e controlar a execução das atividades instituições arquivísticas municipais.
do órgão na área de sua competência;
III - assessorar o Diretor Geral do Arquivo; 3.2.1. Ato de criação
IV - submeter programas, projetos, relatórios e outros expedientes
a seu superior hierárquico.
Projeto de Lei no ......
Art. 14 - Aos Chefes de Serviço e de Seção incumbe: Dispõe sobre a criação do Arquivo Geral (ou
I - chefiar, orientar, coordenar e controlar a execução das atividades Central) do Município de .................... e dá
do órgão na área de sua competência; outras providências.
II - encaminhar relatórios e outros expedientes a seu superior
hierárquico. O Prefeito de ...................., Estado de ...................., no uso de
suas atribuições legais e considerando dever do município proteger seu
acervo documental arquivístico, tornando-o acessível.
CAPÍTULO V Faço saber que a Câmara Municipal aprova e eu sanciono a
DISPOSIÇÕES FINAIS seguinte lei:
Art. 15 - Todos os titulares de direção e chefia manterão registros Art. 1o - Fica criado, com nível de Departamento [ou Divisão] e
mensais estatísticos das atividades desenvolvidas sob sua subordinado à Secretaria [ou ao Departamento] de Administração da
responsabilidade. Prefeitura, o Arquivo Geral do Município de ...................., ao qual se
subordinam tecnicamente, na condição de unidades setoriais, todos os
Art. 16 - Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor Geral do arquivos da administração direta e indireta da Prefeitura.
Arquivo, ouvido o Conselho Deliberativo.
Art. 2 o - O Arquivo Geral do Município tem como finalidades
Art. 17 - Este regimento entrará em vigor na data de sua publicação. precípuas:
I - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob
sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária,
3.2. Municípios de médio e pequeno porte e de forma ampla, na fase permanente;
II - custodiar os documentos de valor temporário e permanente
Na versão destinada às municipalidades de médio e pequeno acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções,
porte, o Arquivo Geral pode ficar diretamente ligado ao Gabinete do dando-lhes tratamento técnico;
Prefeito ou subordinado à área de Administração. Esta segunda alternativa III - estender a custódia aos documentos de origem privada
fica justificada, entre outras razões, pela proximidade com os serviços de considerados de interesse público municipal, sempre que houver
comunicações administrativas, ponto de partida do ciclo vital dos conveniência e oportunidade;
documentos. IV- estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando
O modelo aqui apresentado pode, como seus congêneres de tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e
municípios maiores, sofrer as adaptações necessárias, não só em relação arquivo corrente no âmbito do Poder Executivo Municipal.
à vinculação, mas também quanto ao nível do órgão. A simplificação da § 1 o - Considera-se protocolo a unidade encarregada do
estrutura organizacional do Arquivo não impede, entretanto, que suas recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos.
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§ 2o - À unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de Art. 8o - O Arquivo terá quadro próprio de servidores, admitidos
documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem mediante prévio concurso, de acordo com os dispositivos legais vigentes.
consulta freqüente.
Art. 9o - As unidades orgânicas indicadas no art. 1o, no inciso IV
o
Art. 3 - O Arquivo - dirigido por um Diretor, titular de cargo em do art. 2o e no inciso VI do art. 4o adotarão a orientação e o controle
comissão - terá a seguinte estrutura organizacional: técnico emanados do Arquivo, por intermédio de seu Serviço de Apoio
I - Divisão de Arquivo Intermediário Normativo.
II - Divisão de Arquivo Permanente
III - Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico Art. 10 - O Arquivo poderá, mediante convênio com a Câmara
IV - Serviço de Apoio Cultural Municipal, manter a custódia de seus documentos de valor permanente.
V - Serviço de Apoio Administrativo
Art. 11 - Ao Diretor compete submeter à aprovação do Prefeito,
o
Art. 4 - Ao Arquivo Geral do Município, em suas competências dentro do prazo de cento e vinte dias da publicação desta Lei, o regimento
gerais, incumbe: do Arquivo Geral do Município.
I - garantir acesso às informações contidas na documentação sob
sua custódia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei;
II - receber, por transferência ou recolhimento, os documentos 3.2.2. Regimento interno
produzidos e acumulados pelo poder público municipal;
III - receber, por doação ou compra, documentos de origem privada Projeto de Decreto no ......
de interesse do município; Aprova o Regimento Interno do Arquivo
IV - conceder habeas data, observados os termos do art. 5o da Geral do Município de ............................
Constituição Federal;
V - produzir, a partir de fontes não convencionais, documentos ................................., Prefeito do Município de .......................,
que registrem expressões culturais de interesse para o município; Estado de ..........................., usando das atribuições que a Lei lhe confere,
VI - promover interação sistêmica com os arquivos correntes e e CONSIDERANDO o que dispõe a Lei no ......, de ......................., que
protocolos das repartições municipais; criou o Arquivo Geral do Município,
VII - manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e
internacionais; DECRETA:
VIII - custodiar, por intermédio de acordos previamente firmados e
se houver conveniência e oportunidade, documentos de outras esferas e Art. 1o - Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Geral do
poderes governamentais. Município, que passa a fazer parte integrante deste Decreto.
Parágrafo único - As competências específicas de cada unidade
do Arquivo constarão de seu regimento interno, a ser baixado por ato Art. 2o - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação,
próprio. revogadas as disposições em contrário.
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
de Administração, tem como finalidades precípuas: I - receber, por recolhimento, a documentação municipal de valor
I - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob permanente;
sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária, II - manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critérios
e de forma ampla, na fase permanente; de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados;
II - custodiar os documentos de valor temporário e permanente III - custodiar e processar tecnicamente os documentos de origem
acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, privada adquiridos pelo órgão;
dando-lhes tratamento técnico; III - promover a descrição do acervo, mediante elaboração de
III - estender a custódia aos documentos de origem privada instrumentos de pesquisa que garantam pleno acesso às informações
considerados de interesse público municipal, sempre que houver contidas nos documentos;
conveniência e oportunidade; IV - localizar, para os usuários, a documentação de seu interesse;
IV - estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando V - fornecer reproduções de documentos, de acordo com as
tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;
arquivo corrente no âmbito do poder executivo municipal. VI - orientar o usuário, no caso de haver outras fontes de referência
que completem as informações procuradas.
Art. 2o - Integram a estrutura organizacional do Arquivo Geral do
Município: Art. 5o - Ao Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico, responsável
I - Divisão de Arquivo Intermediário pela racionalização dos serviços arquivísticos e pela proteção ao acervo,
II - Divisão de Arquivo Permanente compete:
III - Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico I - instituir esquema de comunicação com as unidades setoriais,
IV - Serviço de Apoio Cultural de modo a permitir que as informações, no âmbito arquivístico municipal,
V - Serviço de Apoio Administrativo sejam propriedade comum;
II - propor, quando couber, a aplicação de tecnologias que agilizem
Art. 3o - À Divisão de Arquivo Intermediário, responsável pelo a recuperação da informação nas diferentes fases do ciclo vital dos
arquivamento temporário dos documentos de valor administrativo, cessada documentos;
a sua utilização corrente, compete: III - prestar assistência técnica aos servidores municipais da área
I - receber, por transferência, os documentos acumulados e de protocolo e arquivo, propondo programas de aperfeiçoamento;
avaliados pela administração municipal; IV - manter atualizado o cadastro das unidades setoriais;
II - completar e/ou atualizar as listagens de transferência; V - assegurar a proteção física do acervo e das instalações do
III - manter a documentação organizada de acordo com o princípio Arquivo;
de proveniência e em satisfatórias condições de higiene; VI - proceder à recuperação e reforço de documentos deteriorados
IV - atender às consultas dos órgãos de origem; e danificados;
V - preparar a documentação para o recolhimento, acondicionando- VII - produzir cópias e microcópias de documentos para os usuários
a de acordo com critérios estabelecidos pela Divisão de Arquivo do órgão.
Permanente;
VI - efetuar a destruição dos documentos destinados à eliminação; Art. 6 o - Ao Serviço de Apoio Cultural, responsável pelo
VII - elaborar termos de eliminação e recolhimento; desenvolvimento de pesquisas, pela promoção de eventos de caráter
VIII - manter atualizadas as informações sobre espaços cultural e pela manutenção de coleções de livros e periódicos, compete:
disponíveis. I - produzir fontes documentais alternativas àquelas
tradicionalmente acumuladas pelos arquivos públicos e privados;
Art. 4o - À Divisão de Arquivo Permanente, responsável pelos II - referenciar documentos de interesse local existentes em outras
documentos de guarda definitiva, compete: instituições, dentro e fora do município;
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
III - programar exposições, seminários, conferências, publicações, XIII - executar as operações de recebimento, classificação, registro,
entre outras atividades congêneres, destinadas a estreitar o vínculo da autuação, controle de tramitação, distribuição e expedição de documentos;
instituição com a comunidade; XIV - efetuar inspeção e análise, confirmando ou não a codificação
IV - divulgar as atividades do Arquivo; atribuída aos documentos em fase anterior;
V - propor aquisição e/ou permuta de publicações no âmbito da XV - ordenar os documentos de acordo com a codificação adotada;
História, da Administração, da Arquivística e outras áreas afins; XVI - atender às consultas, no local ou por empréstimo.
VI - processar tecnicamente os livros e periódicos sob sua
responsabilidade; Art. 8o - Ao Diretor do Arquivo Geral do Município, além de planejar,
VII - garantir acesso e orientação bibliográfica aos usuários; supervisionar, dirigir, organizar, coordenar e controlar as atividades do
VIII - opinar tecnicamente sobre a pertinência da incorporação de órgão, incumbe:
livros e periódicos ao Arquivo, nos casos de doação ou permuta; I - participar da formulação da política municipal de arquivos;
IX - indexar a legislação do município, de forma exaustiva, bem II - assessorar o poder executivo municipal nos assuntos de sua
como os atos de interesse municipal baixados por outras esferas competência;
governamentais. III - manter intercâmbio com entidades congêneres, na região e
no Estado;
Art. 7o - Ao Serviço de Apoio Administrativo, responsável pelas IV - constituir comissões de avaliação de documentos de arquivo;
atividades relacionadas com recursos humanos, orçamento e V - promover treinamento e aperfeiçoamento de pessoal.
contabilidade, material, zeladoria e comunicações administrativas, com-
pete: Art. 9o - Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor, ouvido
I - manter cadastro funcional atualizado e controle de freqüência, seu superior hierárquico.
bem como os demais encargos de pessoal relacionados à elaboração de
folhas de pagamento, movimentação e concessão de direitos e vantagens; Art. 10 - Este regimento entrará em vigor na data de sua publicação.
II - prever a receita e a despesa, visando à elaboração da proposta
orçamentária;
III - proceder aos registros contábeis;
IV - operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;
V - participar do processo de aquisição de material permanente e
de consumo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuição;
VI - manter cadastro de fornecedores e catálogo de material;
VII - elaborar o inventário de bens móveis do órgão;
VIII - manter limpos e protegidos os equipamentos, móveis e
instalações do Arquivo;
IX - colaborar no controle da segurança em relação a sinistros
(incêndio, inundações etc.) e roubos;
X - dar o primeiro atendimento aos usuários do Arquivo, mediante
registro, fornecimento de documento de identificação e guarda de vo-
lumes;
XI - orientar os usuários, localizando as unidades onde se
encontram as informações solicitadas;
XI - preparar minutas de atos oficiais, de correspondência e de
expedientes rotineiros;
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COMO FAZER 3 - COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS
4. RECURSOS HUMANOS
Para o arquivo permanente:
As necessidades de pessoal nos arquivos municipais devem, • arquivista
inicialmente, ser orientadas pelo volume do acervo e da clientela em es- • técnico de arquivo
pecial. Nesse aspecto, cumpre lembrar que, na previsão, se contará com • pesquisador (área de História)
o acréscimo do número de usuários, à medida que os serviços de • paleógrafo
informação e de divulgação forem sendo prestados. • especialista em conservação de documentos
O número de profissionais de arquivo, portanto, dependerá das • restaurador
condições de desenvolvimento dos serviços efetivamente prestados. • encadernador
Inicialmente, pode-se considerar positivo que a quantidade desses • técnico de microfilmagem
profissionais seja, pelo menos, de 40% do número total de servidores • fotógrafo
lotados no órgão. Todavia, dadas as dificuldades de obtenção desses • técnico de laboratório fotográfico
especialistas, na maioria das cidades brasileiras, sugere-se que, no • agente de galeria
mínimo, se garanta a presença de um profissional de arquivo capacitado • auxiliar de administração
para supervisionar e orientar os trabalhos em cada área significativa da • datilógrafo/digitador
atividade. • agente de portaria
Sobre a questão da divisão de trabalho, é fundamental agir de tal • servente
modo que o tempo dos referidos profissionais não seja desperdiçado em • vigilante
trabalhos rotineiros ou de caráter auxiliar.
Qunato às categorias funcionais necessárias, será conveniente Para atividades de apoio cultural:
que sejam as mesmas distintas para cada fase de arquivamento. • profissional especializado na promoção e organização de eventos
culturais
4.1. Categorias funcionais • pesquisador
• bibliotecário
Para protocolo e arquivo corrente: • auxiliar de biblioteca
• arquivista
• técnico de arquivo Para atividades de informática:
• auxiliar e/ou agente de administração • analista de sistemas
• datilógrafo/digitador • programador
• auxiliar de portaria, no caso de grande incidência de consulta no
protocolo Nem todos os profissionais arrolados precisam ser admitidos. Eis
que se pode considerar a alternativa de terceirização, mediante contrato
Para o arquivo intermediário (em municípios de grande e médio de prestação de serviços de restauração, microfilmagem, reprodução
porte): fotográfica, informática, limpeza etc.
• arquivista
• técnico de arquivo 4.2. Direção e chefia
• auxiliar e/ou agente de administração
• datilógrafo/digitador Planejar, organizar, dirigir, coordenar, controlar e gerenciar recursos
• agente de portaria são atribuições clássicas de qualquer dirigente e/ou chefe, há muito
• servente estabelecidas pelos mentores da Ciência da Administração. No
• vigilante
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desenvolvimento dessas atribuições ou mesmo de similares indicadas informações (automatizado ou não), visando à criação de uma saudável
em outros métodos, como a reengenharia, por exemplo, o dirigente e/ou consonância de propósitos. Isto porque, entre outras razões, todos os
chefe deve sempre adotar modelo de administração no qual as questões servidores terão a possibilidade de acesso às informações, não só sobre
de pessoal tenham especial relevo. os êxitos da instituição, mas também sobre as medidas para sanar o
Nesse sentido, alguns autores preconizam a “integração dos prejuízo causado pelos desacertos.
objetivos” da instituição aos de seus agentes. No desenvolvimento de tal
modelo de gestão, tem-se como mola mestra um forte compromisso com 4.3. Treinamento
a comunicação, visando tornar as informações propriedade comum, bem
como eliminar distâncias físicas e individuais e, ainda, assegurar Nos países em desenvolvimento, a escassez de possibilidades
desempenho participativo. de formação e aperfeiçoamento de profissionais certamente dificulta o
Na estratégia da comunicação, nada mais prático do que, cumprimento de normas. Até que, pelo menos, todas as regiões brasileiras
inicialmente, procurar respostas para as seguintes indagações: disponham de cursos de Arquivologia em nível de graduação, pós-
graduação e, sobretudo, profissionalizantes, torna-se imprescindível que,
• O objetivo do arquivo está claramente definido em todos os a partir do estabelecimento do perfil do pessoal, se tente, com todo o
escalões hierárquicos? esforço possível, estabelecer um esquema de treinamento.
• Além das normas escritas, existe um sistema de comunicação
direta que garanta a disseminação das informações 4.3.1. Programas de treinamento
normativas?
• Há meios para verificar se a orientação emanada foi realmente O preparo do pessoal da área arquivística deve considerar dois
entendida e levada à prática? tipos de agentes: direção e chefia, de um lado, e os que executam as
• Cada equipe e respectivos membros têm conhecimento do papel tarefas de arquivo.
que desempenham no grupo e na instituição? Para os primeiros - diretores e chefes - sugere-se um programa
• O diretor e auxiliares discutem previamente com suas equipes de treinamento voltado não só para a aquisição de conhecimentos de
sobre a implantação de normas? teoria (finalidade, objetivos, princípios etc.) e prática (métodos e técnicas)
• Há preocupação com a descentralização e a redução dos efeitos de arquivos, mas também para as técnicas administrativas, notadamente
negativos da rigidez hierárquica? na parte de organização, supervisão, coordenação e controle. Incorporam
• Está havendo adequada aplicação da tecnologia da informação? essa proposta os programas de cursos de treinamento de número 1 e 2.
• O conhecimento das relações informais é levado em
consideração na análise do comportamento das equipes? Programa 1
• Introdução à Arquivologia
No que se refere à administração sistêmica no arquivo municipal, • A Teoria das Três Idades do arquivo: aspectos importantes das
sugere-se procurar respostas para as perguntas: fases corrente, intermediária e permanente
• Protocolo e arquivo corrente: finalidade, objetivos e atividades
• Os objetivos do sistema se harmonizam com os dos órgãos típicas
setoriais? • Arquivo intermediário: finalidade, objetivos e atividades típicas
• Na administração sistêmica se desenvolve um esforço organizado • Arquivo permanente: finalidade, objetivos e atividades típicas
para discutir previamente com os órgãos setoriais a implantação • Informática
do sistema? • Legislação arquivística
• Fundamentos de ética arquivística
Enfim, qualquer que seja o modelo de gestão, poder-se-á sempre
ter em mira a “integração dos objetivos” embasada em esquema de
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e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de INDOLFO, Ana Celeste. CAMPOS, Ana Maria Cascardo. Proposta
Temporalidade e Destinacão de Documentos de Arquivos Relativos metodológica para avaliação de grandes volumes documentais
à Atividades-meio da Administração Pública. acumulados. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1990. (Datilografado).
CORTÉS ALONSO, Vicenta. Documentación y documentos. Madrid: JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos.
Ministerio de Cultura, 1981. Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul./dez. 1987.
CORTÉS ALONSO, Vicenta. Manual de archivos municipales. 2. ed. MACHADO, Helena Corrêa. Avaliação de documentos de arquivo:
cor. y amp. Madrid: Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, principais critérios. Arquivo Rio Claro, Rio Claro, v. 5, n. 2, p. 33-41,
Museólogos y Documentalistas, 1989. (Biblioteca Profesional de jul. 1986.
Anabad, Estudios, 9).
MACHADO, Helena Corrêa. Critérios de avaliação de documentos de
DEARSTYNE, Bruce W. The management of local government records: arquivo. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v. 9, n. 3, p. 10-
a guide for local officials. Nashville: American Association for State 13, dez. 1981.
and Local History, 1988.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. 16. ed. atualizada
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. La gestion des archives pela Constituição de 1988. São Paulo: Revista dos Tribunais, 1991.
contemporaines. Actes du IIe Congrès National des Archivistes
Communaux. Paris: Archives Nationales, 1990. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito municipal brasileiro. 8. ed. atualizada
por Izabel Camargo Lopes Monteiro et al. São Paulo: Malheiros, 1996.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de
arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, MENDONÇA, Eliana R.F. de. Aplicação de um modelo de organização
2). em arquivos intermediários. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro,
v. 10-14, n. 2, p. 3-13, jul./dez. 1986.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.
Manual de tipología documental de los municipios. Madrid: MILLER, Fredric M. Ordenación y descripción de archivos y
Consejería de Cultura, 1988. (Archivos, Estudios, 2). manuscritos. Trad. Celso Rodríguez. Washington: Organización de
los Estados Americanos / The Society of American Archivists, 1994.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.
Tipología documental municipal: 2. Arganda del Rey: Ayuntamiento LA ORGANIZACIÓN de documentos en los archivos de oficina. XI
de Arganda del Rey, 1992. Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez: Consejería de Cultura
de la Comunidad de Madrid / Ayuntamiento de Aranjuez, 1996.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.
Tipología documental municipal: 3. El Escorial: Ayuntamiento de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro:
El Escorial, s.d. Fundação Getúlio Vargas, 1997.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. PAES, Marilena Leite. Arquivos correntes, o calcanhar de Aquiles da
5. ed. act. y aum. Sevilla: Diputación Provincial, 1991. arquivologia. Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n. 1, p. 17-21, jan./jun.
1987.
HERRERA, Francisco. Diccionario de municipalismo. Madrid: Terciarias,
1993. EL REGLAMIENTO del archivo municipal. IX Jornadas de Archivos
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Municipales. Arganda del Rey: Ayuntamiento de Arganda del Rey / Grupo ANEXO 1
de Archiveros Municipales de Madrid, 1992.
ATOS OFICIAIS E OUTROS DOCUMENTOS13
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes,
edifício y organización. 2. ed. cor. y aum. Carmona: S&C / Asociación Acórdão - Decisão proferida por Tribunal, em grau de recurso.
de Archiveros de Andalucía, 1994. (Biblioteca Archivística, 1).
Alvará - Documento por meio do qual a administração pública autoriza
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Les fondements de la dis- ou licencia o exercício de uma atividade, de um direito ou prática de algum
cipline archivistique. Québec: Presses de l’Université du Québec, ato. Também se chama alvará a autorização judicial para a prática de
1994. (Gestion de l’Information). algum ato.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios Anteprojeto - Trabalho preliminar para a redação de um projeto. Esboço
e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação de um plano, de um projeto.
Getúlio Vargas, 1974.
Ata - Documento contendo o registro expositivo, tanto de fatos ocorridos,
TESSITORE, Viviane. Introdução à Arquivística e à implantação de como de deliberações tomadas durante reuniões formais.
sistemas institucionais de arquivo. São Paulo: Sistema de Arquivos
da Universidade de São Paulo, 1996. (Datilografado). Atestado - Declaração de autoridade competente, afirmando ou negando
o que é do conhecimento oficial do signatário.
VALETTE, Jean-Jacques. O papel dos arquivos na administração e na
política de planificação nos países em desenvolvimento. Rio de Aviso - Correspondência usada nos Ministérios Militares, do oficial supe-
Janeiro: Arquivo Nacional, 1973. rior para o subordinado. Na área civil, é correspondência trocada entre
Ministérios ou entre dirigentes de órgãos subordinados à Presidência da
VÁZQUEZ, Manuel. Manual de selección documental. 2. ed. Santa Fe: República.
Archivo General de la Nación, 1995.
Boletim - Publicação periódica, em geral de pequeno formato, destinada
a divulgar matéria de interesse das instituições.
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Trabalho compilado por Helena Corrêa Machado e distribuído sob a forma de apostila
em inúmeros cursos ministrados, desde 1981.
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Contrato - Acordo em que pessoas ou instituições se obrigam a dar, Inquérito administrativo - Processo para apurar responsabilidades de
fazer ou deixar de fazer alguma coisa. servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar).
Convenção - Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais Laudo - Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (médicos,
ou para oficializar ajuste entre partes. engenheiros e outros técnicos), depois de relatados minuciosamente os
exames a que procederam e as conclusões a que chegaram.
Convênio - Pacto firmado entre instituições. O mesmo que ajuste.
Lei - Norma baixada pelo poder legislativo. Expediente que consubstancia
Decisão - Documento em que se registra a resolução aprovada por órgão a expressão da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo
colegiado. no poder legislativo. É submetida à sanção do chefe do poder executivo.
Declaração - Documento em que alguém, sob responsabilidade, consigna Mandado - Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou
um fato ou manifesta opinião ou conceito. administrativa, para cumprimento de alguma diligência. O mandado judi-
cial é o mais conhecido e dele há diversos tipos: de citação, de prisão, de
Decreto - Ato pelo qual o poder executivo (federal, estadual ou munici- busca e apreensão etc.
pal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeações,
promoções etc. Manifesto - Exposição pública de programa político, religioso ou
diplomático, elaborada por autoridades, corporações etc.
Decreto legislativo - Ato do poder legislativo (federal, estadual ou mu-
nicipal) baixado para atender a imperativos constitucionais no que se Manual - Obra de formato cômodo que reúne disposições de trabalho,
refere a atribuições que lhe são privativas. diretrizes, decisões, métodos e rotinas de uma unidade administrativa ou
de determinada função.
Decreto-lei - Norma baixada quando o poder executivo enfeixa atribuições
do poder legislativo. Medida provisória – Ato com força de lei expedido pelo Presidente da
República nos casos de relevância e urgência, o qual, submetido ao
Distrato - Desfazimento de contrato. Congresso Nacional, poderá ser convertido ou não em lei, no prazo de
trinta dias a partir da data da publicação.
Edital - Aviso ao público em geral ou a grupos de interessados, destinado
a ampla divulgação por meio da imprensa, chamando a atenção para um Memorando - Correspondência interna de breve tramitação e pequeno
ato ou fato administrativo. formato.
Estatuto - Conjunto de normas orgânicas relativas a entidades públicas Memorial - Requerimento coletivo ou petição individual, em que a parte
ou privadas, a corporações ou associações de classe. expõe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretensão.
Exposição de motivos - Documento em que autoridades sugerem a seus Mensagem - Comunicação ou correspondência entre os representantes
superiores decisões a respeito de assunto sobre o qual fazem relato dos poderes do Estado, especialmente enviada ao poder legislativo para
circunstanciado. proposição de medidas que devem ser consubstanciadas em lei.
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Monografia - Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado Pública-forma - Cópia oficial de documento avulso, extraída por um
usualmente em forma de relatório. tabelião e conferida por outro.
Nota - Comunicação entre ministros ou entre autoridades em geral. Razões de veto - Justificativa do poder executivo, ao manifestar sua
Designa também registro ou serviço de notariado. discordância total ou parcial em relação a projeto de lei aprovado pelo
poder legislativo e submetido à sua apreciação.
Notificação - Documento pelo qual se dá a conhecer um preceito a
alguém, pessoa física ou jurídica, para a prática ou não de um ato. Regimento - Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um
órgão, incluindo finalidades, estrutura organizacional, competências e
Ofício - Instrumento oficial de comunicação entre autoridades ou destas atribuições, além de suas ligações com outros órgãos ou entidades.
com entidades públicas ou particulares.
Regulamento - Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar
Ordem do dia - Relação de matérias escolhidas para tratamento em uma lei. Conjunto de normas cujo fim é esclarecer um texto legal,
sessão daquela data. facilitando-lhe a execução.
Ordem de serviço - Ato de competência de autoridade administrativa, Rejeição de veto - Deliberação do poder legislativo ao rejeitar, total ou
de acordo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo parcialmente, vetos apostos pelo chefe do poder executivo a projeto de
decisões, instruções etc. lei.
Parecer - Opinião técnica, dada com a finalidade de servir de base à Relatório - Exposição circunstanciada de ocorrência, da execução de
decisão sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, atividades ou do funcionamento de uma instituição.
jurídico, técnico ou científico).
Requerimento - Documento escrito por particular ou servidor público,
Pauta - Relação das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reuniões solicitando o atendimento de uma pretensão qualquer.
oficiais.
Requisição - Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente
Petição - O mesmo que requerimento. alguma coisa ou a execução de determinada ação.
Portaria - Ato de competência de autoridade administrativa, de acordo Sinopse - Resumo, súmula, síntese de um trabalho, feita de modo a
com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo decisões, permitir facilmente a percepção do todo e a relação entre as partes.
instruções etc.
Tese - Proposição sobre aspectos inéditos de ciência, arte ou técnica,
sustentada em público e passível de controvérsia.
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LEI No 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 6o - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano ma-
terial ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações
Dispõe sobre a política nacional de arquivos penal, civil e administrativa.
públicos e privados e dá outras providências.
CAPÍTULO II
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
Lei: Art. 7o - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos
CAPÍTULO I públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
DISPOSIÇÕES GERAIS decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1 o - São também públicos os conjuntos de documentos
Art. 1o - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos suas atividades.
de prova e informação. § 2o - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição
Art. 2o - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do Art. 8o - Os documentos públicos são identificados como correntes,
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer intermediários e permanentes.
que seja o suporte da informação e a natureza dos documentos. § 1o - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
Art. 3 o - Considera-se gestão de documentos o conjunto de freqüentes.
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, § 2o - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. permanente.
§ 3o - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
Art. 4 o - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
preservados.
contidas em documentos de arquivo, que serão prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
Art. 9o - A eliminação de documentos produzidos por instituições
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
pessoas.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
Art. 5o - A administração pública franqueará a consulta aos
imprescritíveis.
documentos públicos na forma desta Lei.
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Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser serão estabelecidos em regulamento.
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por
eles produzidos. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
§ 1o - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas, são originariamente sigilosos. Brasília, em 8 de fevereiro de 1991; 170o da Independência e 103o
§ 2o - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da República.
da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3o - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem)
anos, a contar da data de sua produção.
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