Solicitação de Cerimonial para evento

ORDEM COMUM DE ABERTURA DE EVENTO:

1- VÍDEO DA UFLA
2- COMPOSIÇÃO DA MESA
3- HINO NACIONAL
4- TEXTO SOBRE EVENTO
5- PRONUNCIAMENTOS
6- APRESENTAÇÃO PRIMEIRO
PALESTRANTE

Nome do evento:
Data:
Horário da solenidade de abertura:
Previsão de duração da abertura (normalmente dura em
torno de 30 a 40 minutos):
Local:
Responsável: (nome , telefone e email da pessoa
com quem manterei contato para discutir detalhes
da abertura)

Público-alvo (docentes, discentes, comunidade

externa, técnicos-administrativos):
Número Estimado de público:
Número de público já inscrito:
Haverá vídeo institucional da Ufla: ( )sim ( )não
( o vídeo tem duração de 5 minutos e é sugerido
somente em eventos onde há muitos participantes
que não sejam da Ufla)
Haverá hino nacional: ( )sim ( )não
(nas aberturas solenes da Ufla é desejável a
execução do Hino, mas não obrigatório)

Composição da mesa (nomes completos e cargos-

de preferência número ímpar/ prestar atenção para
colocar quem tem relação com o evento)- (Se
possível enviar as sugestões para o cerimonial antes
do envio dos convites, pois assim é possível
conversar e definirmos juntos)
Texto sobre o evento- 2 ou 3 parágrafos- (será lido
na abertura)
o que é o evento:
edição:
objetivos:
realização: UFLA
organização:
apoio:
patrocínios:

Pronunciamentos (dos componentes da mesa,

quem vai falar?)- não precisa ser todos da mesa

Apresentação da primeira palestra- quem fará?

Cerimonial( ) Organização( )
No caso do cerimonial, enviar: nome do
palestrante, nome da palestra e mini-currículo.
No caso da organização, enviar nome da pessoa que
fará a apresentação do palestrante para o
cerimonial anunciar.

Enviar esta ficha para o email

cerimonial@reitoria.ufla.br no máximo 1 semana
antes do evento. Após recebimento, o setor fará a
pauta de abertura e enviará a primeira versão para
aprovação.
Dúvidas: falar com Pauline-
3829-1861/cerimonial@reitoria.ufla.br

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
- No Salão de Convenções não é permitido pregar
faixas na parede principal, atrás da mesa de honra.
Banners devem ser colocados em suportes do lado
de fora ou na entrada.
- Também no Salão de convenções há uma toalha e
uma toalha de renda por cima. Não é permitido
retirar a toalha, somente com autorização do
Cerimonial.
- Caso a organização queira colocar faixas na mesa,
não é permitido utilizar pregos na mesa. Utilizar
tachinhas. A altura da mesa é 80 cm.
Demais atribuições:
Cerimonial:
O cerimonial faz toda a parte da abertura do
evento, até a apresentação do primeiro palestrante,
em seguida, o evento deve ser conduzido pela
organização.
-avisar imprensa para cobertura jornalística-
Ascom(site) e TVU
-confirmar presença do reitor ou representante
-bandeiras
- toalha da mesa
- Mestre-de- Cerimônias
- Pauta da abertura

Organização:

- Água para mesa (garrafinhas com taças)-

SOLICITAR AO CERIMONIAL CASO NECESSÁRIO AS
TAÇAS (as águas são de responsabilidade da
organização- caso haja coffee break no evento,
sugere-se solicitar a água da mesa para quem for
organizar o café)

- Envio de convite e confirmação de todos

os componentes da mesa (após conversa com
cerimonial para fechamento da mesa- é desejável
essa conversa antes do envio dos convites para um
entendimento entre ambas as partes)

- Som (dependendo do local do evento não há

som disponível, no Salão de convenções há
aparelhagem de som e vídeo)

- Homenagens- caso tenha- (desejável que seja

feita durante a fala do organizador)

- Decoração da mesa (flores)-opcional—Deve

ser colocada no chão ou em frente ao púlpito(local
onde se fala), nunca em cima da mesa.
A toalha de mesa já está na mesa do Salão de
Convenções

- Faixas(se houver) -RESPONSABILIDADE DA

ORGANIZAÇÃO FIXAR A FAIXA EM FRENTE A MESA-
Sugestão: Pregar a faixa com tachinhas

- Senha de internet wirelles para os

participantes do evento (quando há muitos
participantes de fora da Ufla) – a organização deve
entrar em contato com a DGTI(ramal 1125)
antecipadamente se desejar essa senha

-Divulgação no banner que fica na página

principal do site da UFLA- informações no link:
http://www.ufla.br/ascom/index.php/divulgue-seu-evento-nesse-espaco/ para
divulgação antes do evento

- Faixas no câmpus ou empena na

portaria- entrar em contato com a Proplag(ramal
1219) para agendamento

- Operador de som e data-show no evento-

O DADP disponibiliza um técnico somente para a
abertura oficial, portanto, até o momento em que o
cerimonial está presente. Durante todo o evento a
organização deverá ter alguém responsável por
operar o som e o data-show. O DADP treina esta
pessoa antes do evento, para tal, este treinamento
deve ser agendado com antecedência. Ramal do
DADP: 1151/ 2142-2095
Check list para a organização do evento:
Tarefa Marcar se já foi cumprida
Água para mesa de honra (garrafinhas de
500ml e taças)

Enviar Convite para reitor

Enviar convite para componentes da

mesa

Faixa em frente à mesa

Contato DADP para treinamento de

responsável pelo som

Homenagem(se houver)

Senha wireless(se houver)

Faixa divulgação evento (se houver)

Confirmar presença de todos os membros

da mesa (Exceto Reitor, pois é o
cerimonial quem confirma)