Índice

1.0 Introdução4
2.0 Escopo4
3.0 Objetivo de Qualidade Departamental4
4.0 Método de Comunicação Interna5
5.0 Reuniões Departamentais5
6.0 Organograma Departamental6
7.0Funções e Responsabilidades6
8.0Infraestrutura Necessária............................................................................................................6
9.0 Ambiente de Trabalho Necessário (Segurança e Saúde)..................................................................7
10.0 Gestão de Interface com Outros Departamentos/Unidades9
11.0 Treinamento On the Job10
12.0 Descrição da Função11
12.1 Planejamento de recursos, orçamento, identificação das necessidades de recursos.11
12.2 Manutenção do Livro Mestre11
12.3 Contas de Gestão11
12.4 Reconciliação11
12,5 Salário e Ordenados.............................................................................................................11
12.6 Métodos de Melhoria:......................................................................................................12
12.7 Ações Corretivas:12
12,8 Ações Preventivas12
13.0 Lista de Registros/Documentos Mantidos Dentro do Departamento....................................13
14.0 Apêndices.........................................................................................................................13
15.

16.0 Fluxo do Processo Gráfico............................................................................................................13

1.0Introdução
É de suma importância para toda organização ter uma estrutura bem definida e funcional
departamento financeiro que fornece informações aos gerentes na tomada de decisões estratégicas e oportunas
decisões. O departamento também deve garantir que as contas precisas sejam mantidas e preparadas de acordo
com as leis aplicáveis, garantindo que controles de custo apropriados estejam em vigor para maximizar o lucro
realização.
Este documento serve como um guia para o processo e os procedimentos do departamento financeiro. Ele irá
ajude a fornecer direção na execução de várias funções e responsabilidades, garantindo a devida
os controles são mantidos para uma entrega de serviço eficaz e eficiente.

2.0Escopo
Este SOP documenta as políticas e procedimentos financeiros a serem empregados na supervisão do
função financeira de OOOOOOOOOOOOOOOOOOO.
O documento foi preparado para auxiliar a gestão e a equipe, que são responsáveis pelo
tarefas de gerenciar os ativos e passivos da Autoridade e implementar diretrizes de controle geral
o que melhoraria a precisão das informações financeiras.
Este SOP não deve ser considerado como exaustivo, mas representa os requisitos mínimos obrigatórios.
O manual foi projetado para ser revisado e atualizado à medida que as mudanças ocorrem. A responsabilidade por
A revisão deste manual e a atualização quando necessário são responsabilidade do HOD/Supervisor.

3.0Objetivo de Qualidade Departamental

O departamento financeiro é responsável por garantir o bom funcionamento de todas as transações diárias.
contabilidade da empresa
O objetivo geral do departamento financeiro é garantir que ele ajude a empresa a tomar
uso otimizado de seus recursos financeiros limitados.

Salários preparação faixas entre 26º - 28º de todo mês

e é distribuído a todos os funcionários em até 24 horas.

4.0Método de Comunicação Interna

Isso consiste em comunicações por e-mail e comunicação verbal dentro do departamento e outros
Departamentos. Garantimos uma comunicação e fluxo de informações adequados entre a Gestão
e equipe através de vários meios, como
emails,
painéis de avisos
memos
Discussões por telefone
e outros meios de comunicação, conforme aplicável e aprovado pela administração.
O processo dialógico entre empregador e empregados (de cima para baixo), e empregados e
os funcionários (lado a lado) são feitos através do uso dos seguintes:
reuniões individuais
Reuniões de equipe
oEmails
Boletins internos (para projetos específicos)
Relatórios Anuais
Relatórios Mensais

5.0Reuniões Departamentais
As reuniões departamentais são realizadas bimestralmente. Os destaques das reuniões incluem:
Atualizações de membros individuais do departamento
Desafios no trabalho
Soluções sugeridas para desafios no trabalho
Briefing sobre os desenvolvimentos recentes dentro do Departamento e da empresa
Reafirmação dos objetivos departamentais e como alcançar as metas estabelecidas.
A ata da reunião é mantida para fins de referência.

6.0Organograma Departamental

-----------
7.0
Papéis e Responsabilidades:
Fornecendo informações para ajudar a administração a tomar decisões estratégicas.

Responsável por todas as transações do dia a dia.

Preparação das demonstrações financeiras com um auditor externo contratado para garantir.
propósitos.
Gestão do fluxo de caixa organizacional e garantia de que haja fundos suficientes disponíveis para
encontrar despesas diárias de funcionamento do escritório/pagamento.

Assessoria e captação de financiamento de longo prazo.

Habilidade para preparar o documento necessário para a apresentação com externos

ooooooooooooooooooos.
Relatórios de Avaliação
 Informações de contabilidade gerencial que podem ser úteis para monitorar a operação do
empresa.
Medindo e relatando regularmente ao CEO.

Cuidando dos ativos e passivos da empresa

8.0Infraestrutura Necessária
Para o funcionamento eficaz do Departamento e a consecução bem-sucedida dos objetivos estabelecidos, o
a seguinte infraestrutura é necessária;
Materiais de escritório necessários para auxiliar o aspecto administrativo de RH

Telefone dedicado para confirmação de verificação de antecedentes, ausência de funcionários, recrutamento e

pesquisa/investigação
Armários para arquivos para separar documentos para fácil recuperação

Máquina de fotocópias

Fragmentadora

Computador de mesa

Impressora

Acesso à Internet

9.0Ambiente de Trabalho Necessário (Segurança e Saúde)

A saúde e segurança em um ambiente de trabalho são questões fundamentais em uma organização na qual os empregadores
deve educar os funcionários sobre a ocorrência de riscos, como acidentes e lesões. É o
responsabilidade dos supervisores, chefes de departamento e Gerente de Recursos Humanos de proteger o
saúde e segurança dos funcionários ao fornecer treinamento apropriado sobre perigosos
equipamentos/materiais, informando os funcionários sobre possíveis perigos no local de trabalho e estabelecendo
medidas de trabalho de segurança praticáveis.

Diretrizes para Saúde e Segurança na Gestão de Recursos Humanos Incluem:

Incentivar os funcionários a relatar qualquer equipamento defeituoso ou condição insegura do material aos supervisores
e chefes de departamento sem medo de serem sancionados.
Informando a equipe sobre os procedimentos de emergência, em caso de incêndio.
Uso de requisitos de habilidades de primeiros socorros.
Informando e esclarecendo o responsável pela manutenção a desligar todos os aparelhos elétricos após
trabalho.
Monitoramento da limpeza de instalações de bem-estar, como banheiros e cozinhas pequenas.

Um ambiente de trabalho propício, silencioso, bem ventilado e com um sistema seguro é necessário para a otimização.
A performance. A saúde de todos os membros da equipe é primordial, assim como sua segurança e para
temos o Coordenador de HSE que é responsável pelo sistema de gestão de segurança
e a implementação geral das políticas de segurança da organização. Os pontos de reunião foram
identificado como um ponto de encontro em caso de emergências, extintores de incêndio estão disponíveis em locais estratégicos
locais dentro do ambiente de escritório em caso de emergências de incêndio; uma caixa de primeiros socorros também está disponível
para a administração do primeiro socorro básico em caso de ferimentos dentro do ambiente de escritório.
10.0Gestão de Interface com Outros Departamentos/Unidades

O departamento interage com os vários departamentos dentro da organização. A essência para tal interface é necessária para possibilitar.
nós realizamos outros processos junto na implantação de projetos. O diagrama nos apêndices II explica a interface com outros
departamentos.
11,0Treinamento On The Job
Os funcionários desempenham um papel crucial na existência de qualquer entidade empresarial. Treinamento e desenvolvimento
ajudar a aumentar a moral dos funcionários e aumentar a produtividade para alcançar os objetivos da organização
e objetivos.
O treinamento no trabalho ajudará os funcionários a adquirir mais habilidades em relação aos seus empregos, especialmente para
Funcionários administrativos (atendimento ao cliente).

O treinamento em serviço foca na aquisição de habilidades e competências dentro do departamento

geralmente em condições normais de trabalho. Normalmente, um membro sênior ou mais experiente do
o departamento é designado para transmitir o conhecimento e as habilidades a um novo funcionário.

Os funcionários juniores são submetidos a treinamento prático sob a supervisão de um funcionário sênior, enquanto o funcionário sênior

passa por treinamento on-the-job sob a orientação do Chefe de Departamento. Isso ajudará a
prepare a equipe antecipadamente quando ele ou ela se depara com desafios no trabalho ou quando ele ou ela
eventualmente assume uma posição de maiores responsabilidades.

Procedimento:
Este treinamento é realizado durante o curso das atividades diárias dentro do
departamento. Primeiro, as necessidades de treinamento da equipe que requer o treinamento são primeiro identificadas pelo
chefe do departamento após uma lacuna de competência ter sido identificada, o gerente ou o direto
o supervisor então leva os funcionários a um treinamento prático por um período definido. O funcionário
aprende o trabalho enquanto faz o trabalho e usa o realferramentas, equipamentos, documentos ou materiais
com a supervisão do HOD ou Supervisor direto.
O supervisor ou chefe de departamento monitora o desempenho dos funcionários, a atitude em relação ao trabalho e a capacidade de aprender e

multitare durante este período após o qual é feita uma avaliação do treinamento para determinar o
eficácia do treinamento. Se o treinamento for considerado ineficaz, a equipe será então enviada para mais
treinamento ou qualquer outra ação apropriada é tomada para preencher as lacunas identificadas. Registros do trabalho em campo
O treinamento e a avaliação realizados são mantidos nos formulários de treinamento da equipe.

12.0Descrição da Função
É responsabilidade do chefe de finanças ou do supervisor de finanças garantir os procedimentos estabelecidos.
abaixo estão aderidos.
As funções e responsabilidades financeiras devem ser separadas para que nenhum empregado tenha controle total.
sobre recebimentos em dinheiro; desembolsos; folha de pagamento; conciliação de contas bancárias; etc.

CHEFE DE FUNÇÃO DE DEPARTAMENTO

 Fornecendo informações para auxiliar a gestão na tomada de decisões estratégicas.
Responsável por todas as transações diárias.
Preparação das demonstrações financeiras com um auditor externo contratado para
finalidades de garantia.
Gestão do fluxo de caixa organizacional e garantia de que haja fundos suficientes
disponível para cobrir as despesas diárias de funcionamento do escritório/pagamento.
assessorar e buscar financiamento de longo prazo.
Capacidade de preparar o documento necessário para a apresentação com externos
ooooooooooooooooooos.
Função bancária
Preparação e processamento de salários

Verificando o livro de impressão

FUNÇÃO DE ASSISTENTE CONTÁBIL

Emissão de Cheques
Pagamento Diário em Dinheiro

SUPERVISOR DE CONTAS

Supervisão de todo o trabalho realizado no departamento de Contas

Verificando o livro de registros e preenchendo

FUNÇÃO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE SÊNIOR

Trabalho de escritório administrativo

Emissão de Cheques
Desembolso diário de caixa

FUNÇÃO DE SECRETÁRIO
Reportando ao Contador Sênior, ao Supervisor de Contas, ao Assistente de Contabilidade, ao Chefe de Departamento
Finanças/Admin para M.D
Caixa pequeno trabalho

disburso do oImpress
oCash Banking/Teller

12.1Orçamento
Esses procedimentos cobrem todas as atividades envolvidas no planejamento, desenvolvimento e implementação e
monitoramento do orçamento de capital e operacional de OOOOOOOOOOOOOOOOOOO.
O processo de orçamentação aborda especificamente as seguintes áreas:
Uma Preparação de Orçamento

Monitoramento Orçamentário

12.1.1Preparação do Orçamento
Essas políticas são projetadas para governar o seguinte:

Estabelecimento de procedimentos padronizados para a preparação do orçamento

Garantir que os orçamentos sejam devidamente aprovados e autorizados de acordo com os níveis predefinidos

Garantindo que os orçamentos sejam realistas e preparados de forma oportuna

Garanta o alinhamento do orçamento aos objetivos do OOOOOOOOOOOOOOOOOOO

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O Sócio Administrador e a equipe de Gestão devem providenciar a preparação de
1 o Orçamento Anual para o ano seguinte a partir da primeira semana de outubro de cada ano
O Orçamento deverá ser revisto na metade do ano.
Não. Tarefas
O Orçamento Anual deverá conter uma estimativa detalhada das despesas a serem realizadas
durante o Ano Calendário aplicável e deverá, entre outras coisas:

Identificar CAPEX e custos operacionais em detalhes suficientes;

Identifique cada atividade de capital com detalhes suficientes para permitir uma identificação fácil do
natureza, escopo, duração e impacto da atividade em questão junto com
justificação apropriada;
2
Inclua informações razoáveis sobre o pessoal e a estimativa de mão de obra
custos
Contenha uma estimativa de despesas por mês calenda

Inclua projeções de fluxo de caixa e projeções de lucro líquido por mês; e

Ser acompanhado de outras informações conforme necessário para um Conselho informado

decisão.
As premissas do orçamento, cronogramas e diretrizes serão preparadas pelo Financeiro.
Gerente/Supervisor, abrangendo os requisitos das equipes de projeto atuais e em contato
3
com o Sócio Administrador e circulado a todos os HODs antes da preparação do orçamento
ponto.
4 Os HODs serão responsáveis pela preparação do orçamento de seu departamento.
Todos os orçamentos das unidades devem ser coletados e consolidados em um orçamento funcional, portanto os HODs
devem encaminhar os orçamentos departamentais para a Unidade do Departamento Financeiro. O Financeiro
5
O Gerente/Supervisor deverá conduzir sessões conjuntas de revisão orçamentária com os HODs para desafiar
e concordar com as estimativas e suposições do orçamento departamental
6 A autoridade para aprovar o orçamento anual caberá exclusivamente ao Sócio Administrador.

12.1.2Monitoramento de Orçamento
Esses procedimentos são projetados para reger o seguinte:
Estabelecimento de procedimentos padronizados para monitorar a adesão ao orçamento aprovado

Garantir que os estouros de orçamento sejam detectados e geridos de forma oportuna

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Uma análise do gasto real em relação ao orçamento será preparada pelo Financeiro.
1
Gerente/Supervisor e revisado pelo Sócio Administrador mensalmente
O Gerente/Supervisor Financeiro deverá reavaliar a estimativa de orçamento para o período, em
2 visão das realidades atuais e estabelecer justificativa para revisão orçamentária se necessário, com base
na análise da despesa real em relação ao orçamento para o período
 Todas as revisões orçamentárias devem ser aprovadas pelo Managing Partner e devem ser ratificadas por
3
o Conselho de Diretores onde as variações são superiores a N500.000.

12.2Previsão de Curto Prazo

Isso é para ajudar a garantir uma projeção realista dos futuros fluxos de caixa e saídas da empresa e
determinar proativamente os períodos no futuro em que a empresa terá superávit ou insuficiência
fundos para atender às suas obrigações futuras. Este processo irá organizar proativamente um meio eficiente de
financiamento de déficits de caixa futuros antecipados e planejamento para investimento ótimo de fundos excedentes.

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O Gerente/Supervisor Financeiro será responsável pela preparação de caixa
1
previsões com entradas de todo o pessoal chave (HODs)
Todas as previsões de caixa devem ser aprovadas pelo Gerente/Supervisor Financeiro e o
2
Sócio Gerente
3 As suposições da previsão de caixa devem ser claramente definidas e documentadas.

A previsão de caixa deve ser submetida ao Sócio-Gerente no dia 1 stdia de cada

4
mês

12,3Investimentos de Curto Prazo

Esse processo abrange as atividades envolvidas na investimento de liquidez excedente a fim de maximizar o
retornos sobre os ativos da empresa. Fundos ociosos devem ser proativamente identificados e investidos em juros-
instrumentos de suporte com as taxas mais atraentes em instituições financeiras aprovadas.
Os fundos devem ser investidos em instrumentos com flexibilidade suficiente para acomodar contingências.
e mudanças nas suposições subjacentes de planejamento/previsão.

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O gerente/supervisor financeiro deverá proativamente verificar a posição de liquidez da empresa em
1 a fim de identificar quaisquer fundos excedentes/inativos para investimento de forma oportuna

A decisão de qual banco investir os fundos ociosos será determinada pelo Gerente.
2
Parceiro.
A saúde do banco selecionado será revisada pelo oficial/supervisor financeiro
3 trimestralmente ao longo do ano com recomendações feitas ao Sócio Gerente em
o evento que condições adversas persistem na instituição
4 O Sócio-Gerente deve aprovar todas as alterações no portfólio de investimentos.

5 Um relatório sobre o status dos investimentos deve ser enviado ao Sócio Gestor a cada
trimestre. Este relatório deverá mostrar claramente o valor do investimento, a instituição investida, lucro/prejuízo
 feitas, disposições, taxa de juro média (se aplicável), etc.

12.4Propriedade e Equipamento
O departamento de finanças deve manter um registro de todos os ativos fixos da empresa por departamento.
e localização. Uma inspeção trimestral de todos os ativos fixos da empresa deve ser realizada trimestralmente.
Os ativos em falta devem ser verificados e investigados. Os acessórios desgastados ou danificados devem ser
reportado e documentado. As instalações danificadas devem ser reparadas quando necessário.

Qualquer ativo que deva ser transferido entre departamentos deve receber aprovação da Administração
Parceiro. Um registro de movimentação de ativos deve ser assinado no departamento financeiro se qualquer ativo de
a empresa deve ser transferida de um departamento para outro ou de um local para outro.
Uma vez que o ativo é devolvido, o registro deve ser assinado. Isso ajudará a rastrear o movimento do
ativos e tornar a inspeção trimestral mais fácil.
Os funcionários não têm permissão para usar os ativos da empresa para uso pessoal.
Este processo abrange as atividades envolvidas na gestão dos ativos fixos da OOOOOOOOOOOOOOOOOOO.
ativos. O processo de Gestão de Ativos Fixos compreende os seguintes subprocessos:
a) Aquisição de bens e equipamentos
b) Gestão/manutenção de propriedades e equipamentos
c) Disposição de propriedades e equipamentos

12.4.1Aquisição de Imóveis e Equipamentos

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Todas as aquisições de bens e equipamentos serão feitas de acordo com as disposições
do orçamento de Despesas de Capital (CAPEX) aprovado para o ano. Onde a propriedade e
1
as requisições de equipamento não estão previstas no orçamento CAPEX aprovado,
justificativa documentada deve ser fornecida pelo requisitante.
As requisições de propriedade e equipamentos devem ser revisadas e aprovadas pela parte relevante
2
HOD
Requisições de bens e equipamentos que não estão previstas no CAPEX aprovado
2
o orçamento deve ser aprovado pelo Sócio-Gerente
Todas as requisições de bens e equipamentos deverão ser processadas de acordo com a aprovação.
4
políticas e procedimentos de contratação e aquisição.
Na entrega, os ativos fixos deverão ser inspecionados em conjunto por um representante do Usuário
5 Departamento e uma equipe da Unidade de Auditoria Interna para garantir que os bens fornecidos atendam
qualidade e quantidade especificadas na Ordem de Compra/Contrato.

12.4.2Gestão/Maintenance de Propriedade e Equipamento

Procedimento de Controle
Não. Tarefas
1 O limite de capitalização de ativos fixos será de N50.000
Um registro de ativos fixos deverá ser mantido para todos os ativos fixos tangíveis. Informações chave
2 ser rastreado sobre cada ativo inclui: Número de série, data de compra, descrição,
categoria
A depreciação de um ativo começa quando ele está disponível para uso, ou seja, quando está na localização
e condição necessária para que possa operar da maneira pretendida por
3 gestão.
Os ativos serão depreciados de forma linear ao longo de um período de quatro anos.
O Gerente/Supervisor Financeiro deve garantir a captura completa, precisa e oportuna.
4
e classificação de ativos fixos adquiridos.
O Membro Designado da Alta Administração deverá garantir a verificação independente de
5 os ativos fixos da Autoridade em base periódica para confirmar a precisão do documentado
ativos físicos.
O Gerente/Supervisor de Finanças deve reconciliar o saldo de ativos fixos por GL com o
Registro de Ativos Fixos trimestralmente para garantir que os movimentos (ou seja, aquisições,
6
as destinações e reclassificações) das contas de ativos fixos estão registradas com precisão e
classificado.

12.4.3Descarte de Propriedade e Equipamento

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
A unidade administrativa será responsável pelo processo de alienação de ativos fixos em conformidade
1
com políticas, procedimentos e diretrizes estabelecidos.
2 O valor do ativo a ser desfeito deve ser determinado pelo Sócio Administrador
Todas as vendas de ativos fixos devem ser devidamente aprovadas e autorizadas pela Gestão.
3 equipe antes que os ativos sejam vendidos/desfeitos.

Os ativos fixos devem ser propostos para descarte com base em se foram totalmente
4 depreciado ou se eles foram recomendados para substituição pelo Usuário
Departamento através da Unidade Administrativa.
Recomendações para a substituição de ativos que não foram totalmente depreciados,
5
deve originar-se de reclamações de usuários validadas e aprovadas pelo Sócio-Gerente
6 A alienação de ativos fixos será feita por votação secreta.

As finanças devem receber pagamento por ativos fixos, todo pagamento deve ser feito em cheque ou
banco de pagamento. Uma cópia do cheque ou do banco de pagamento deverá ser enviada à Administração
7 A unidade e o cheque ou transferência bancária do pagamento pelo ativo formarão a base para
remover o ativo do registro de ativos fixos e tratar a disposição no
livros de OOOOOOOOOOOOOOOOOOO.
 A Unidade Administrativa só liberará os bens fixos ao comprador após receber o
8
cópia reconhecida do cheque ou da ordem de pagamento da Unidade Financeira

O Gerente/Supervisor Financeiro deve revisar os livros/contas impactados pelo

9 disposição para garantir que as disposições de ativos tenham sido devidamente contabilizadas

12,5Processamento de Pagamento
Esses procedimentos são projetados para garantir:

Todos os pagamentos feitos pela empresa a contratantes/fornecedores são para transações válidas apenas.

Todos os pagamentos feitos a contratantes/fornecedores são realizados de forma oportuna

Todos os pagamentos realizados são devidamente suportados e são precisos

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Processamento de Pagamento
Todos os pagamentos a contratantes/fornecedores devem ser processados e pagos pelo Financeiro.
1 Departamento. Todas as faturas devem ser imediatamente encaminhadas ao responsável financeiro.
quem revisará todas as faturas quanto à precisão matemática, validade e conformidade com o orçamento
(ou outra autorização).
Condições de Pagamento

2 Os termos de pagamento padrão da Autoridade serão na ocorrência ou quando o

projetos de lei relacionados são recebidos.

Descontos e encargos de juros

Os pagamentos aos fornecedores devem ser feitos para o melhor benefício possível para aproveitar
3 quaisquer cláusulas de descontos em contas e encargos de juros nos contratos de fornecedores, por exemplo, antecipados
desconto de pagamento.
Modo de pagamento

Contratantes/fornecedores locais e estrangeiros deverão ser pagos por meio de transferência bancária ou cheque.

Cheques em branco não devem ser pré-assinados. Cheques não utilizados, em branco e cancelados devem ser
armazenado no cofre da Autoridade, sob a custódia da FC.
4 Os registros de todas as transações de cheque deverão ser mantidos no Registro de Cheques e o
o registro de cheques deve ser devidamente endossado pelos beneficiários para comprovar a coleta dos cheques.

A confirmação de cheques será feita pelos meios acordados com a instituição financeira.
a empresa pode usar cartas de confirmação devidamente assinadas pelo Sócio-Gerente, telefone ou
texto.
Aprovação de pagamentos
5 Os cheques e as instruções de transferência para pagamentos devem ser aprovados pelo Gerente
Parceiro
 Pagamentos antecipados a fornecedores

Os adiantamentos a contratados/fornecedores serão concedidos apenas sob as seguintes condições

conditions
- Os contratantes/fornecedores devem fornecer bens especializados ou proprietários ou
serviços e solicita um pagamento antecipado a ser feito; e
O pagamento antecipado aceleraria a entrega de bens ou serviços críticos para
6 a operação da empresa.
Normalmente, os pagamentos antecipados só serão concedidos a fornecedores que tenham sido
consistente em transacionar negócios com a empresa por um período não inferior a seis (6) meses
meses.
Os pagamentos antecipados só serão concedidos a fornecedores com base em uma O pedido (PO) aprovado, e
o pagamento antecipado não deve exceder 50% do valor do contrato (pode ser menos)
Somente o Sócio Administrador pode aprovar pagamentos antecipados.
Alterar detalhes de pagamento

7 Mudanças nos detalhes de pagamento do fornecedor serão aceitas somente se comunicadas no

cabeçalho do fornecedor e devidamente assinado por seus signatários autorizados.

12.6Adiantamentos em Dinheiro
Avanços de negócios são pagamentos antecipados aos funcionários para despesas relacionadas a negócios. Este processo
abrange as atividades envolvidas no processamento, rastreamento e quitação de adiantamentos empresariais.
Esses procedimentos são projetados para garantir:

As requisições antecipadas são feitas apenas para despesas verdadeiras OOOOOOOOOOOOOOOOOOO

e são aprovados por pessoal autorizado
Todos os avanços de negócios são processados e registrados com precisão e em tempo hábil

Todos os adiantamentos são adequadamente e prontamente liquidadas

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O departamento financeiro deverá manter um registro detalhado (nome, valor, finalidade de
1 adiantamento, data etc) de todos os adiantamentos dos funcionários.

Um novo adiantamento não será aprovado para um funcionário se houver qualquer saldo pendente não retirado.
2
avance contra ele.
Todas as requisições de adiantamento deverão ser primeiro endossadas pelo Chefe do Departamento Usuário para
3
garantir e confirmar que as requisições são para despesas legítimas da Autoridade.
Como uma aprovação de segundo nível, as requisições antecipadas devem ser autorizadas/aprovadas pelo
4
Sócio-gerente antes do processamento de pagamento e desembolso de caixa.
5 Funcionários contratados podem receber um adiantamento em dinheiro máximo de N20.000, empregados juniores
 pode ser dado um máximo de N30.000, enquanto os funcionários seniores podem receber um máximo de N50.000.
Valores fora disso, para cada categoria de funcionário, devem ser aprovados pela Administração
Parceiro.
6 Todos os avanços de negócios devem ser iniciados por meio do Formulário de Solicitação de Avanço.

7 Todos os adiantamentos devem ser retirados dentro de duas (2) semanas após a realização do adiantamento.

O Gerente/Supervisor de Finanças deverá revisar os saldos de adiantamento de todos os funcionários e

8 aconselhe o chefe de RH a deduzir saldos em atraso (saldos acima de 1 mês) do
salário do empregado.
Qualquer saldo de adiantamento pendente é deduzido de uma só vez do salário do empregado após o devido.
9
notificação ao empregado envolvido, mas que o empregado se recusou a se aposentar.
Os Formulários de Despesas de Aposentadoria (ERFs) deverão ser aprovados pelo Chefe de departamento relevante.

10 Departamento, que deverá garantir que o adiantamento foi utilizado de acordo com o aprovado
despesa.

12.7Reclamações de Funcionários
Este processo descreve as atividades envolvidas na reembolso a um funcionário por despesas de boa fé em
em nome da Firma.
Essas políticas são projetadas para garantir:

As reivindicações de funcionários são feitas apenas para gastos genuínos OOOOOOOOOOOOOOOOOOO e são
aprovado por pessoal autorizado
Todas as reclamações da equipe são processadas e registradas com precisão e em tempo hábil.

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Os funcionários serão reembolsados apenas por despesas válidas. Normalmente despesas em serviço oficial.
que o empregado solicitou aprovação. Portanto, os funcionários devem apresentar um pedido de pessoal.
1
formulário de solicitação junto com uma aprovação para proceder com tal despesa do
Sócio Administrador.
As reivindicações de funcionários não serão aprovadas para um funcionário se houver algum saldo não aposentado.
2
avanço contra ele.
Todas as reivindicações do pessoal devem ser endossadas pelo Chefe do Departamento de Usuário para garantir e

3 confirme que as requisições são para OOOOOOOOOOOOOOOOOOO de boa-fé

despesa.
4 A aprovação final para o pagamento cabe ao Sócio Gerente
12.8Recebimento de Cheque/Talão Bancário
Este processo é para garantir:

Todos os fundos recebidos são devidamente contabilizados e capturados com precisão

Registro completo, preciso e pontual de cheques e recibos de ordens de pagamento bancárias

Conformidade com as políticas e procedimentos financeiros estabelecidos a fim de proteger cheques

e recibos de ordem bancária de roubo e apropriação indébita.

Depósito pontual e completo de fundos nas contas bancárias apropriadas

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Todos os cheques e boletos bancários recebidos devem ser registrados em um registro designado para manter um
1
registro detalhado de todos os recibos.
Todos os cheques e recibos de ordens de pagamento devem ser mantidos em segurança no cofre (à prova de fogo)
1
aguardando seu depósito na conta bancária.
Todos os cheques e recibos de ordens de pagamento devem ser depositados na conta bancária apropriada em
2
o dia do recebimento ou impreterivelmente no próximo dia útil pelo oficial/supervisor financeiro

12,9Caixa Menor
Este processo é projetado para garantir:

O fundo de caixa pequeno é devidamente controlado e mantido dentro de um limite estabelecido

Os reabastecimentos de fundo rotativo são processados de forma precisa e em tempo hábil para atender às necessidades da empresa.
obrigações e necessidades

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Um fundo de caixa pequeno de N100.000 será mantido no Departamento de Finanças todos os
1
mês
Os níveis de caixa serão monitorados pelo Gerente/Supervisor Financeiro diariamente para
2
garantir a adequação do caixa para fins operacionais da empresa.
O valor solicitado para reabastecimento de fundos não poderá exceder os limites de adiantamento estabelecidos.
3 quando adicionado ao dinheiro disponível. Quando a necessidade de exceder o limite do fundo fixo surgir, um
a aprovação da renúncia deve ser obtida do Sócio-Gestor.
Todos os pedidos de reabastecimento devem ser revisados e aprovados por um Membro Designado de
Gestão Sênior. O Membro Designado da Gestão Sênior deverá, a partir de
4
confirme a parte não gasta do fundo na caixa forte antes da aprovação para
reabastecimento.
 O Membro Designado da Alta Gestão também deverá realizar contagens aleatórias de caixa
5 mensalmente para verificar a completude e a precisão do caixa de adiantamento
saldos e detecção rápida de perdas: roubo e apropriação indébita
O Membro Designado da Alta Administração deverá conciliar o caixa físico
contabilizados no registro de caixa pequeno, lançamentos do razão geral e também revisar todos os relevantes
6
formulários de solicitação de dinheiro e documentação de apoio para validar a propriedade do
transações.
Ao término da contagem mensal de caixa, um relatório de contagem de caixa deverá ser preparado pelo
7 Equipe de Alta Administração e submetido ao Sócio Administrador para determinar
etapas de ação necessárias (onde for necessário).

12.10Adiantamento de Funcionários
Esses procedimentos regem a administração de adiantamentos de pessoal e são projetados para alcançar o
seguinte:
Garantir que os empréstimos a funcionários e os adiantamentos salariais sejam feitos de acordo com a política da empresa

Assegure que os empréstimos e adiantamentos para funcionários sejam devidamente autorizados

Garanta que os reembolsos de empréstimos e adiantamentos estejam em conformidade com a política da empresa

Assegure que deduções precisas dos salários dos funcionários sejam feitas regularmente

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
Os pedidos de empréstimo dos funcionários não devem exceder 30% do salário anual do funcionário que está solicitando.
1
salário base.
Todos os pedidos de empréstimo e antecipação salarial devem ser documentados e aprovados pelo Chefe
2
Recursos Humanos
O Chefe de Recursos Humanos e o Gerente Financeiro serão responsáveis por
3 assegurando que as deduções periódicas do empréstimo sejam feitas conforme estipulado no contrato de empréstimo.

12.11Conciliação Bancária

Este processo cobre atividades destinadas a garantir a completude, precisão e captura pontual de
a posição ou registros do banco da empresa a qualquer momento. Também garantirá erros e exceções em
as contas bancárias da empresa são prontamente detectadas e resolvidas de forma oportuna. Isso ajudará a confirmar
que os saldos bancários apresentados pelos registros financeiros da empresa são precisos e refletem seu banco
posição da conta
Procedimento de Controle

Nº. Tarefas
1 Todos os pedidos de extratos bancários devem ser aprovados pelo Sócio-Gestor.
 Todos os extratos bancários devem ser abertos pelo Sócio Gerente ou Finanças
2
Gerente/Supervisor
Todas as contas bancárias da empresa deverão ser reconciliadas mensalmente pelo Financeiro.
3
Gerente/Supervisor e itens excepcionais identificados e investigados.
Todas as contas bancárias devem ser conciliadas até o dia [Link] do mês seguinte
4
e submetido ao sócio administrador.
Todos os itens de reconciliação devem ser devidamente investigados e relatados ao banco responsável.
5 oficiais para resolução rápida. O Gerente/Supervisor Financeiro deverá garantir que seja feito dentro do prazo.
descarte satisfatório de itens de reconciliação.
6 O sócio gerente deve revisar e aprovar todas as declarações de conciliação bancária

12.12Folha de pagamento
Os procedimentos de folha de pagamento cobrem atividades envolvidas na manutenção de registros de compensação e
o processamento de salários e outros direitos dos funcionários da OOOOOOOOOOOOOOOOOOO
e funcionários contratados. As políticas consistem nas seguintes subseções:

Manutenção de Registros de Folha de Pagamento (Pessoal)

Pagamentos de folha de pagamento

12.12.1Manutenção dos Registros de Folha de Pagamento (Pessoal)

Os objetivos das políticas são:
Para garantir que haja uma base de dados completa e precisa de todos os funcionários e colaboradores contratuais da XXX.
mantido para fins de folha de pagamento

Para garantir que o banco de dados da folha de pagamento seja atualizado de forma oportuna para refletir as mudanças de pessoal

Para evitar adições ou alterações não autorizadas à folha de pagamento

Para garantir que a compensação dos funcionários seja calculada com precisão e esteja em conformidade com o
termos e condições de emprego

Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O Departamento de Recursos Humanos deverá manter registros completos e precisos de tudo.
1 O pessoal de OOOOOOOOOOOOOOOOOOOO e garantir atualizações regulares disso
registros.
O acesso aos registros de pessoal (manual ou de outra forma) será restrito a pessoas autorizadas.
2
pessoas apenas
 Todas as cartas de nomeação e promoção deverão ser aprovadas (assinadas) pelo Gerente
3 Parceiro e autorizado para atualização no banco de dados de Pessoal pelo Chefe de Recursos Humanos
Recursos.
O cálculo dos elementos da folha de pagamento deve ser baseado nas contratações aprovadas.
4
promoção, movimentação, aposentadoria, etc. do pessoal.
O Departamento de Recursos Humanos deverá notificar a Unidade de Finanças dentro de 48 horas sobre qualquer
5
mudanças no perfil de pessoal.
O Gerente/Supervisor Financeiro deve garantir que todas as notificações de pessoal
movimentação, promoções, aposentadoria, etc, emanando dos Recursos Humanos
6
Os departamentos estão devidamente autorizados pelo Sócio Administrador antes de serem processados.
com o ciclo de processamento de folha de pagamento.

12.12.2Pagamento de Folha de Pagamento

Este processo é para garantir:

A compensação dos funcionários/colaboradores contratados é baseada em registros mantidos no banco de dados de funcionários.

o processamento de folha de pagamento e os desembolsos são realizados com precisão e de forma oportuna

os pagamentos são feitos apenas a funcionários reais e efetivos da OOOOOOOOOOOOOOOOOOO

os custos de pessoal (folha de pagamento) são devidamente capturados e reportados nas contas da empresa

a compensação dos funcionários é calculada com precisão com base em documentos de entrada aprovados e em
cumprimento dos termos e condições de emprego
Procedimento de Controle

Não. Tarefas
O Chefe de Recursos Humanos será responsável pela captura completa e precisa
1 e processamento de todos os dados/entradas relevantes de folha de pagamento.

Mensalmente, o FC deverá garantir que todas as alterações na folha de pagamento comunicadas pelo RH sejam
2 suportado por documentos de entrada de folha de pagamento válidos e autorizados (por exemplo, cartas de nomeação,
formulários de empréstimo, folhas de horas extras, deduções antecipadas, etc)

As verbas salariais do pessoal serão desembolsadas ou transferidas diretamente para o salário do empregado.
3 contas para garantir a distribuição segura, pontual e eficaz dos salários dos funcionários e
direitos.
Os novos funcionários terão um período de carência de 1 mês para abrir suas contas salariais.
4 e avisar o RH de seus números de contas. Durante este período de carência, novos funcionários deverão
ser pago por cheque.
Funcionários temporários como NYSC, IT etc não serão incluídos na folha de pagamento da empresa. RH
5
deverá preparar um cronograma separado para esse pessoal.

6 As alterações na folha de pagamento devem ser enviadas ao RH com pelo menos uma (1) semana de antecedência ao dia de pagamento. RH
deve, por sua vez, informar a Finanças sobre quaisquer alterações pelo menos quatro (4) dias antes do dia de pagamento.
 As finanças devem então iniciar o processo de aprovação pelo menos três (3) dias antes do dia de pagamento para
permita as verificações e aprovações abaixo.
Antes do pagamento, o Gerente/Supervisor Financeiro deve realizar uma verificação de variação.
(número de funcionários, custo total por item da folha de pagamento) para a folha de pagamento e enviar uma análise detalhada para

Recursos Humanos para a aprovação do primeiro nível.

Uma vez que o RH aprova, a folha de pagamento é encaminhada a um membro da Alta Administração que verifica
para variações e depois aprova.
Uma vez aprovado pela Alta Direção, a folha de pagamento é encaminhada para o
Sócio-gerente para aprovação final do pagamento
Os funcionários são pagos duas vezes por mês, portanto, o Gerente/Supervisor Financeiro deve
7 garantir que os salários sejam pagos nas contas salariais dos funcionários até o dia 15the 31st
dia de todo mês.
Os funcionários são pagos duas vezes por mês (no meio do mês e no final do mês), portanto, a folha de pagamento da equipe.

os direitos e deduções legais serão processados duas vezes por mês.

O Gerente/Supervisor de Finanças deve garantir que a pensão da folha de pagamento seja remetida.
dentro de cinco (5) dias a partir do pagamento do salário. A lei de pensões estipula todas as pensões
deduzido da folha de pagamento deve ser remetido dentro de sete (7) dias após o pagamento do salário aos funcionários.
8 Os empregados contribuem com 8% e o empregador contribui com 10%.

O Gerente/Supervisor de Finanças deve garantir que o imposto sobre a folha de pagamento seja remetido dentro de
uma (1) semana a partir do pagamento do salário.

Os Recursos Humanos devem acompanhar com a financeira para garantir que as várias deduções estejam
feitas dentro dos prazos legais.
Os funcionários podem solicitar um contracheque ao departamento de RH para verificar a discriminação.
9
de seus salários.

12.13Relato Financeiro
Estas diretrizes abrangem as várias atividades envolvidas na gravação, classificação e análise
de transações financeiras, incluindo a preparação, geração e apresentação de chave
relatórios de gestão e financeiros. Compreende as seguintes subáreas:

a. Fechamento e Relatório de Fim de Mês

b. Processamento de Competência
c. Processamento de Pagamento Antecipado

d. Emenda ao Plano de Contas

12.13.1Fechamento e Relatório de Fim de Mês

As políticas neste segmento cobrem as atividades envolvidas na preparação dos relatórios financeiros de fim de mês
e declarações. Isso é para garantir:
 Captura, registro e classificação completos, precisos e pontuais das finanças da empresa
atividades
Processos de fechamento simples, padronizados e eficientes para facilitar a pontualidade
preparação/geração de relatórios de gestão, estatutários e financeiros
Conformidade com diretrizes de reporte estatutárias e outras relevantes, e com relação às finanças.
e relatórios de gestão
Técnicas de Controle

Não. Tarefas
Data limite para registro de transações financeiras no sistema de registro/contabilidade
1
será 25th dia do mês

O processo de fechamento de fim de período deve ser concluído e os relatórios gerados até o dia [Link]
2
dia útil do mês seguinte

Todos os relatórios financeiros de contabilidade e gestão ao final do período deverão ser revisados e
aprovado pelo Gerente/Supervisor Financeiro. O Gerente/Supervisor Financeiro deverá
3
garantir que os demonstrativos financeiros mensais aprovados sejam enviados ao Gerente
Parceiro pelo 7thdia útil do mês seguinte.
Todos os relatórios externos devem ser aprovados pelo Gerente/Supervisor Financeiro e o
4 Sócio-Gerente

Todos os comprovantes e lançamentos de journal devem ser acompanhados de documentos devidamente autorizados e
5
deve ser revisado e aprovado pelo FC, antes de ser postado no livro-razão.

12.13.2Processamento de Acréscimos
Esses procedimentos orientam as atividades envolvidas na garantia de que as demonstrações financeiras de final de período
capturar e refletir todas as despesas incorridas pela OOOOOOOOOOOOOOOOOOO durante o relatório
período, incluindo despesas que ainda precisam ser pagas.

Técnicas de Controle

Não. Tarefas
1 Todas as despesas deverão ser reconhecidas no período em que ocorrem ou quando os serviços são
recebido, independentemente de quando o pagamento é efetuado.
Despesas que foram incorridas ou serviços recebidos, que não foram
faturado pelo fornecedor, deverá ser acumulado contra o período relevante. As provisões deverão
não deve ser feito para serviços que ainda não foram contratados ou recebidos no final do período.
Onde os dados reais para os serviços recebidos não estão disponíveis pelo fornecedor,
estimativas razoáveis baseadas em dados históricos e realidades atuais de negócios serão
feito e previsto nos livros.
2 As despesas deverão ser reconhecidas no período em que forem incorridas, independentemente de
 quando o pagamento é feito

Transações em que mercadorias/

serviços ter estado recebido por
3 OOOOOOOOOOOOOOOOOOO, mas ainda não foram pagos, serão acumulados na
livros da empresa mensalmente
4 O FC deve revisar e aprovar todas as entradas de apropriação para garantir:
Os cálculos de competência estão corretos.
Despesas acumuladas são relevantes para o período de relatório
As provisões estão completas

12.13.3Processamento de Pré-pagamento
O objetivo deste processo é garantir a captura, gravação e amortização completas e precisas de
despesas pagas antecipadamente.

Técnicas de Controle

Não. Tarefas
1 Pagamentos antecipados para os quais os benefícios serão obtidos no futuro são classificados como
outros ativos nas demonstrações financeiras.
Os pagamentos antecipados que não excedem o limite de capitalização de ativos fixos aprovado devem
ser despesa imediatamente.
Os pagamentos antecipados relacionados a períodos específicos serão reconhecidos como despesa nesse período.
períodos.
A amortização de pré-pagamentos deverá ser feita de forma linear e em conformidade com o
contrato/acordo.
2 O Gerente/Supervisor Financeiro deverá garantir a pontualidade, completude e precisão.
reconhecimento e registro de pagamentos antecipados e itens de amortização subsequente para
garantir que as despesas pré-pagas sejam amortizadas ao longo da vida do benefício usufruído.
3 Todas as entradas levantadas para adiantamentos devem ser revisadas e aprovadas pelo FC.
4 O Gerente/Supervisor Financeiro deve garantir que uma Amortização de Pré-pagamento detalhada
Uma programação é mantida para todos os pagamentos antecipados a:

oGaranta a precisão das entradas de amortização

oFacilitar o monitoramento de pré-pagos
5 Quaisquer ajustes propostos nas contas de pré-pagamento devem ser revisados e aprovados
pelo Sócio-Gerente

12.14VIAGEM

Um formulário de autorização de viagem deve ser preenchido para cada viagem em nome da empresa.
Os formulários devem indicar o propósito da viagem, o custo total estimado da viagem mostrando a discriminação.
adiantamento em dinheiro necessário
 12.15 Recursos
Planejamento
Orçamento,
Recurso
Preciso
Identificação
12.16 Geral
Livro razão
Manutenção

12.17 Gestão
Contas

Revisão e relatório sobre sistemas e operações (auditoria interna, auditoria de gestão).

Aquisição e usos de finanças (Gestão Financeira e registro de transações.

12.18Métodos de Melhoria
Métodos de melhoria são discutidos durante reuniões departamentais e são comunicados via
email aos membros da equipe. Quando a aprovação da gerência é necessária para a implementação do
melhoria, o Chefe de Administração envia um pedido ao MD ou ao Gerente de Operações
dependendo do nível de aprovação necessário. Após a aprovação ser recebida, os membros da equipe são
informado por e-mail.

12.19Ações Corretivas
Os métodos de ação corretiva são tratados da mesma forma que os métodos de melhoria.

12.20Ações Preventivas
Métodos de ação preventiva são tratados da mesma forma que métodos de melhoria