MANUAL DE CONTROLO

INTERNO
Papelaria Dias, SA

Maputo, aos 18 de Abril de 2023

Índice
Introduçao

Este Manual de Controlo Interno foi elaborado para atender especificamente às actividades
desempenhadas pelos gestores, de acordo com natureza, complexidade e riscos a elas
inerentes, com intuito de uniformizar as regrase e costumes da nossa empresa, é aplicável a
todos os colaboradores ao Presidente do Conselho de Administração, directores, gerentes,
assistentes, e secretária.

O presente Manual deve ser lido em conjunto da Lei de trabalho em rigor, que também contém
regras que visam a atender aos objectivos aqui descritos.
Capitulo I - Disposições Gerais

A empresa Papelaria Dias, SA e o do ramo de Papelaria e consiste na compra e venda de

materias de escritorios no Mercado Virtual. Encontra-se a comercializar os seguintes produtos
em unidades, os seus preços em moeda nacional MZN respectivamente:

Produtos Preço( Mzn)

Agenda Diaria 212.63
Pasta de Assinaturas 489.04
Esferografica Azul (caixa de 20) 202.50
Liquido de Limpeza para Impressora 472.50
Pasta arquivo A4 com caixa 161.60
Papel A4 37.33

A presente empresa tem por objetivos a satisfação do cliente, valorização dos

trabalhadores da empresa e principalmente a capacitação do pessoal com um trunfo da
empresa, e evolução contínua dentro do mercado.

O presente Manual de Controlo Interno estabelece um conjunto de regras necessárias e

definidoras, de métodos de procedimento e controlo. Para garantir igualmente a
preservação de todo o património da P.D.SA, independentemente da sua natureza e clarificar
todos os procedimentos que permitam, a todos os níveis, a prestação de um serviço de
qualidade. O Sistema de Controlo Interno é necessário ao bom funcionamento e organização
do P.D.SA, uma vez que estabelece à utilização dos métodos e sistema de controlo de forma a
incluírem princípios básicos que lhe dão consistência como:

 A salvaguarda da legalidade e da regularidade da elaboração, execução e

modificação dos documentos previsionais, da elaboração das demonstrações
orçamentais e financeiras e do sistema contabilístico como um todo;
 O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
 A salvaguarda do património;
 A aprovação e o controlo de documentos;
 A exactidão e a integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da
fiabilidade da informação produzida;
 O incremento da eficiência das operações;
  A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção
de encargos;
 O controlo das aplicações e do ambiente informático;
 O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de
informação apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as
decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
 Adequada gestão de riscos e boa qualidade informativa

O presente manual aplica-se a todos os serviços do Agrupamento da Papelaria Dias,

SA.Os procedimentos a cumprir por todos os clientes, utilizadores dos serviços, colaboradores,
assistentes técnicos e operacionais ou outros técnicos, devem estar igualmente em
conformidade com o determinado no Manual Interno do Agrupamento da Empresa.

Capítulo II - Estrutura funcional da organização

2.1. Organograma funcional

A empresa esta constituida da seguinte forma:

Presidente do
Conselho de
Administracao

Director
Executivo
Secretaria

Director de Director Director

Recursos Comercial Financeiro
Humanos

Gerente de
Loja (2)
Assistetes de
Vendas (4)

Fonte:Organograma Papelaria Dias, SA 2023

2.2. Funções do Conselho Adminstrativo

 2.2.1. Presidente do Conselho de Administrativo (PCA)

 Coordenar a elaboração do plano anual de actividade;.

 Submeter a homologação das Tutelas os instrumentos referidos no Estatuto
Orgânico;
 Exercer os poderes de direcção, gestão e disciplina do pessoal;
 Delegar poderes no âmbito da sua competência;
 Analisar e avaliar o desempenho do Director Executivo.

2.2.2 Director Executivo (CEO)

 Criar, comunicar e implementar a visão, a missão e a direção-geral da organização,
gerenciando o desenvolvimento e implementação da estratégia global da empresa;
 Dirigir, orientar e avaliar o trabalho de outros líderes executivos, incluindo
presidentes, e diretores, dependendo da estrutura de relatórios da organização —
nesse processo, o CEO certifica-se de que a direção estratégica definida está em
andamento na empresa;
 Solicitar conselhos e orientações, quando apropriado, de um Conselho de
Administração;
 Formular e implementar o plano estratégico que orienta a direção da empresa ou
organização, assegurando que a sua criação envolva contribuições significativas da
companhia;
 Supervisionar a operação completa de uma empresa de acordo com a direção
estabelecida nos planos estratégicos — isso inclui o design da organização de
forma que facilite e suporte as operações;
 Olhar para possíveis aquisições ou a venda da empresa em circunstâncias que vão
aumentar o valor para o acionista;
 Garantir que os líderes da organização experimentem as consequências de seus
atos, seja por recompensa e reconhecimento ou treinamento de desempenho e
ações disciplinares.

2.3 Funções de cada departamento e atribições dos seus respectivos gestores

2.3.1 Deparamento do comercio geral

 Propor a prospecção de clientes;

 Propor definição e gerenciamento das estrategias de vendas;
 Relacionamento com os clientes;
 Elaboração de planos de ação de vendas;
 Estabelecimento de indicadores de desempenho da área;
 Treinamentos para os colaboradores do setor;
 Alinear area e equipes por oobjectivos e posicionamento estrategico
organizacional.
 Seus principais esforços estão direcionados a elaborar estratégias para garantir o
melhor atendimento e produto, ou serviço, aos clientes.

2.3.2 Departamento Financeiro

 Acompanhamento do fluxo de caixa (movimentação do que sai e do que entra);
 Controle do faturamento e cobrança de clientes;
 Gestão fiscal e contábil (recolhimento de documentos, emissão de nota fiscal,
pagamento de impostos, gestão de informações contábeis);
 Pagamento de funcionários e outras contas a pagar;
 Gestão de lucro;
 Gestão de patrimônio (investimentos e desenvolvimento do negócio).
 Planeamento financeiro
 Reconciliacao e elaboracao e analise de relatorios financeiros

Departamento de Recursos Humanos (RH)

 Descrever as responsabilidades que definem cada cargo e as qualidades que a

pessoa que o ocupa deve ter;
 Avaliar o desempenho da equipe e promover o desenvolvimento da liderança;
 Recrutar o pessoal certo para cada posição;
 Treinar e desenvolver programas, cursos e qualquer atividade em função da
melhoria do conhecimento do pessoal;
 Manter a harmonia entre os funcionarios - além de encontrar uma solução para
os problemas que surgem no dia a dia;
  Estabelecer e controlar os benefícios dos funcionários;
 Distribuir as políticas e os procedimentos da empresa, novos ou revisados, para
todos os funcionários, por meio de boletins informativos, reuniões, memorandos
ou contatos pessoais;
 Cuidar da segurança, saúde e qualidade de vida dos trabalhadores;
 Gerar folha de salarios, controle do livro de ponto.

2.3.1 Departamento Financeiro

2.3.1.1 Director Financeiro

 Contabilidade

Elaborar as contas sociais e consolidadas, garantir a conformidade e fiabilidade das

informações contabilísticas.

 Informação financeira e relações bancárias

 Gerir os capitais permanentes;
 Gerir as operações de tesouraria e os financiamentos, a relação com terceiros
como bancos, revisores oficiais de contas, microcreditos e etc.
 Supervisionar e validar o controlo de gestão do grupo:
planeamento,orçamento,relatórios;
 Contribuir para a melhoria ou a implementação de sistemas de informação de
gestão;
 Preparar estudos de investimentos industriais e financeiros;
 Gestão e tomada de decisão

Entretanto, é importante supervisionar, em função dos grupos, a equipa de controlo interno e

participar no processo de implementação das novas normas e regulamentos. Cabe-lhe
participar na definição da estratégia da empresa (e sua declinação operacional), coordenar as
comunicações financeiras e as relações com os acionistas e investidores, e supervisionar a
auditoria interna (mesmo que este departamento reporte muitas vezes à Direção Geral), as
questões jurídicas e fiscais, a gestão de recursos humanos e os serviços gerais. O
Administrador Financeiro reporta normalmente ao Diretor-Geral.
2.3.1.2 Fluxograma Departamento Financeiro

Declarações Pagamentos Reconciliação

Fonte: Fluxograma Departamento Financeiro, 2023

2.3.2 Departamento de Recursos Humanos (RH)

2.3.2.1. Director de Recursos Humanos

 Conferir o desempenho do quadro de funcionários aplicando palestras, pequenos

cursos e treinamentos para os empregados, com o objetivo de buscar
Declarações Pagamento Reconciliação, sempre pelo melhor rendimento dos
trabalhadores.
 Delegar funções e monitorar os empregados;
 Gerir o orçamento de seu departamento, zelando pelas políticas da empresa no
cumprimento de suas melhores práticas, garantindo a qualidade de seus
colaboradores dentro da legislação em vigor, atuar com foco no planeamento,
gestão de carreira e de cargos e salários, estruturação de programas de
desenvolvimento e treinamento, planos de avaliação de desempenho;
 Estabelecer directrizes para implementação e desenvolvimento de programas de
administração de salários e benefícios, treinamento, desenvolvimento, avaliação
de desenvolvimento, planos de carreiras e sucessões, planejar, organizar;
 Dirigir e controlar as atividades de recursos humanos, através da definição de
normas e políticas, que visam dotar a empresa de uma força de trabalho
qualificada e eficaz

2.3.2.2 Fluxograma Departamento de RH

 Declaracao de
Folha de IRPS,INSS,
Processament
Contratações Salarios os
IRPC e outros

Fonte: Fluxograma Departamento de Recursos Humanos, 2023

2.3.3 Departamento Comercial

Com este departamento comercial ativo na nossa empresa, temos a oportunidade de gerar
ideias e pô-las em prática para que os nossos serviços cheguem às pessoas especificas que
nos interessa. Trata-se de mostrar os nossos produtos e serviços da empresa às pessoas que
as procuram. As pessoas que formam o departamento comercial são os responsáveis de
realizar a maior quantidade das vendas dos produtos ou serviços da empresa.

2.3.3.1 Director Comercial:

É o profissional responsável por alinhar a área e equipe com os objetivos e posicionamento

estratégico da empresa

 Define a estratégia comercial da empresa;

 Determina os acordos e as condições de venda interna, supervisionando a
administração das vendas;
 Coordenando a estratégia de marketing.

2.3.3.2 Gerente de Loja:

O Gerente de Loja é responsável pelo planeamento e controle da execução dos trabalhos de

seus subordinados no dia-a-dia da loja.

 Verificar se tudo está em ordem, com relação à limpeza, arrumação de mercadorias em

balcão e prateleiras, e em geral tem que verificar o aspecto interno e externo da loja;

 Cuidar da apresentação dos funcionários;

 Fazer controle do estoque, fazer pedidos, controlar as entregas, cuidar da disposição dos
produtos e até inspecionar a limpeza da mesma;
 Consultar a agenda e começar a tomar providências, sobre assuntos que devem ser tratados
durante o dia, seja dentro ou fora da loja, providenciar para que todos os funcionários estejam
bem informados e bem preparados, com relação às mercadorias novas;

 Acompanhar o desenvolvimento das vendas de cada sector e de cada vendedor, a fim de

sentir de perto os problemas, com referencia ao trabalho do seu pessoal, aos artigos que mais
ou menos vendem;

2.3.3.3 Assistente de Vendas:

 Controla pedidos

 Elabora relatórios sobre as vendas realizadas ou canceladas;

 Acompanha os clientes no pós-venda;

 Presta Auxilio nas informações referentes aos pedidos e datas de entrega.

2.3.3.4 Fluxograma Departamento Comercial

Requisição Factura Pagamento

Fonte: Fluxograma Departamento Comercial, 2023

2.3.4 Secretária:

Uma secretária tem uma função de “staff” (assessoria) e, por esse motivo, suas funções são
parecidas com as de um administrador; tais como: Planejar, organizar, coordenar, comandar e
controlar a secretária pode ser considerada o elo na cadeia do diálogo entre a direção da
empresa e o corpo de colaboradores.
Capitulo III- Arquivo e Procedimentos contabilísticos

3.1 Compra e Venda

A Compra e Vendas iniciam pela requisições feitas pelos clients, depois a facturação estimando
os prazos medios:

Prazo de Pagamento (PP): 45 dias

Prazo de Recebimento (PR): 15 dias

Prazo de Aprovisionamento (PA): Imediato

Após isto fazemos o lançamento no sistema SPEE.

3.2 Assinantes, pastas de arquívios e folha de salário

Os assinantes da empresa são 2, o Presidente do Concelho de Administração e o Director

Executivo, pelo menos uma das assinaturas deve constar e se aparecerem as duas é o mais
recomendado. Requisição Factura Pagamento 12 Em relação as folhas de salário a serem
preenchidas para efetuar o pagamento do salário ao trabalhador devem ser duas.

Na empresa deve constar a pasta de arquivos dividida em duas respectivas pastas, uma Pasta
Administrativa e uma Pasta Contabilística; Na Pasta Administrativa devem aparecer os
seguintes documentos: Facturas, Comprovativos de pagamentos, transações e recibos. Na
Pasta Contabilística devem constar as Atas e Requisições.
ACTA DE REUNIÃO ADMINISTRATIVA DA PAPELARIA DIAS, SA

DATA: 14 de Abril 2023

HORÁRIO: 9H

LOCAL: Instalação da Papelaria Dias, SA

PARTICIPANTES: Representantes da Papelaria DIAS, SA

Pontos de Pauta:

 Elaboração e aprovação do Manual de Controlo Interno

Com vista a uniformizar e manter um padrão de qualidade satisfatório para os nossos clientes e
colaboradores o Conselho de Administração da empresa Papelaria Dias, SA Aprova o Manual
de controlo Interno,

Sonia Inhambizo Kimberly Costa

PCA Director Executivo

Apêndices
Modelo de Reconciliação Bancaria

Papelaria Dias ,SA- Mapa de reconciliação Bancaria

Empresa Banco
Data Descrição Debito credito debito credito

Subtotal
Saldo conciliado
Total
 Modelo de Controlo de Stocks

Papelaria Dias ,SA- Mapa de control de stocks

Entrada Saída Estoque
Cust Cust
Descricao Data Quantidade Preco o Data Quantidade Preco o Data Quantidade Preco

Total
Modelo de Folha de Salarios

INS IRP
Funcionario Salario bruto Descontos S S Salário liquido

Total
Modelo de Apuramento de Iva

Nome do sujeito passivo:

Mês/Período:
Nome do estudante e da empresa:
Liquidações Deduções
Dat Valor IVA Dat Valor IVA
Factura Descriçã o factura Descriçã o
a Tributá vel 17% a Tributá vel 17%

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -

- -
 -

- -

- -

Total - - Total - -
Crédito de
imposto -
IVA a pagar
IVA a recuperar -
Modelo de amortizações e depreciações de activos fixos

vida amortização valor

Descricao Valor de aquisicao util quota de amortizacao acumulada contabilistico
Modelo de Mapa de controlo de vendas

Data Historico valor Desconto Liquido Vendedor

Modelo de Contrato de trabalho

Entre:

Papelaria Dias, SA com a sua sede na Avenida 26 de Outubro nº 83018, encontra-se devidamente
inscrita na Conservatória de Registo das Entidades Legais de Maputo sob o nº3455001, com o
NUIT 393049045, neste acto está devidamente representado por Ernesta Mutaliano, na
qualidade de Directora da Empresa, agora em diante é designada por Entidade Empregadora/
Contratante.

 Tel. Da Empresa:
 Endereço Electronico:

Ricardina Joao , de nacionalidade moçambicana, solteiro, com o documento de identidade

nº143533633366Q, emitido na Cidade de Maputo, aos 19 de Abril de 2020 válido até 19 de Abril

de 2025, reside em Maputo na Avenida Ho Chi Min nº 1768, Bairro Central "C", agora em diante

é designada por trabalhador/ contratado.

 Tel.: +258 84 905 7374

 Endereço Electronico:

Existindo o interesse entre as duas partes e de maneira voluntária é desta celebrado o presente
contrato que é regida pela Lei de Trabalho (Lei n.º 23/2007) de 01 de Agosto, sendo orientadas
pelas claúsulas seguintes:
Claúsula 1
(Objecto)
1. O presente contrato tem como objecto a contratação do trabalhador que vêm ao exercicio das

actividades profissionais na categoria de Gerente da loja, função que é definida pela Entidade

Empregadora.
2. A celebração do mesmo terá o encadeamento pelas regras criadas dentro na
empresa,podendo assim dar o seu arranque no dia 11 de Setembro de 2022, sendo marcada como a
dataem que ambas partes estabelecem uma relação profissional.

Claúsula 2
(Duração)
1. O contrato de trabalho é celebrado por um periodo ilustrativo não superior a dois anos, ou seja,
a actividade exercida pelo contratado/ trabalhador tem como prazo funcional de 2 anos,
sequenciando teremos inicio no dia 11 de Setembro do corrente ano e terá o seu fim no dia 0 11
de Maio de 2024.
2. Havendo um interesse de ambas partes, no que diz respeito a permanência do trabalhador na
Entidade Empregadora, deverá- se renovar o contrato mediante acordo das partes.
Claúsula 3
(Aviso Prévio)
Qualquer das partes poderá denunciar o contrato sem necessidade de invocação de justa causa,
por essa razão obriga-se a qualquer dos contratantes a dar um aviso prévio, por escrita, á
contraparte, com antecedência minima de 7 dias.
Claúsula 4
(Periodo Probatório)
As duas partes entraram em acordo para um periodo probatorio de 180 dias, a contagem começa a
partir da execução do contrato de trabalho, seguindo o disposto predominate da claúsula
nº2.Claúsula 5
(Local de Trabalho)
A localização de trabalho do contratado/trabalhador, sita na Avenida 26 de Outubro nº 83018,
Maputo-sede.
Claúsula 6
( Horario de Trabalho)
O periodo estipulado para a realização das actividades do contratado é a de 8horas diarios, que
totalizam 40horas semanais. Respeitando os seguintes aspectos/ situações:
a) Repouso semanal, ou seja, descanso nos finais de semana;
b) Ferias Anuais;
c) Feriados Nacionais ( Obrigatórios);
d) Tolerancia de ponto;
e) Intervalo de 1hora e meia para o almoço;
f) Para resolução, efeito de eventualidades e imprevistos, que sejam possiveis de tratamento
perante a lei.
A carga Horaria semanal: Das 08horas e 30 minutos até as 16:30 minutos. É de salientar que
os 30 min acrescentados são tolerantes aos atrassos.
Claúsula 7
(Remuneração)
O contratado tem o direito de receber uma remuneração, o salario será calculado em base
mensal, no valor de 15.000,00 ( Quinze mil meticais). Seguimos nomeadamente com alguns
termos e condiçoes que o contratente deve obedecer referente a remuneração :
a) Efectuar uma transferencia bancaria que afecta directamente as contas bancarias do
contratado;
b) Pagamento em numerario no local de trabalho;
Claúsula 8
(Deveres do Trabalhador)
Desenvolver estratégias de negócios para aumentar a quantidade de clientes, expandir o tráfego
nas lojas e optimizar a rentabilidadeAtingir os objetivos de venda treinando, motivando,
orientando e dando feedback para o pessoal
de vendas
Garantir altos níveis de satisfação dos clientes por meio de serviço excelente
Administrar totalmente a loja e garantir conformidade com políticas e procedimentos
Manter a loja em excelente condição e os padrões de merchandising visual
Fazer relatórios sobre tendências de vendas, necessidades do cliente, lucros, etc.
Propor ideias inovadoras para aumentar a participação de mercado
Fazer avaliações de desempenho dos funcionários para avaliar necessidades de treinamento e
construir planos de carreira
Lidar com todos os problemas que surjam com os funcionários ou clientes (reclamações,
insatisfações, etc.)
Atribuições adicionais de gerente de loja, conforme necessário.
Claúsula 9
(Confidencialidade)
O contratado mostra o seu compromisso perante a empresa, vinculado por meio deste
contrato, e dá-nos a certeza que não vai partilhar ou divulgar informaçoes referentes a
Entidade Empregadora, mantendo e colaborando assim para um sigilo profissional.
Claúsula 10
(Obrigaçoes da Entidade Empregadora)
A entidade empregadora tem as seguintes obrigaçoes perante o contratado:
a) Proporcionar ao trabalhador boas condições fisicas e morais no local de trabalho;
b) Seguro de Saude;
c) Garantir a remuneraçao justa em função da quantidade e qualidade do trabalho
prestado;
d) Atribuir ao trabalhador uma categoria profissinal correspondente as funçoes ou
actividades que desempenha
e) Garantir subsidios e pagamento de horas extras de trabalho;
f) Formações que possam melhorar o quadro do trabalhador e a capacitaçaão do mesmo
que vão em busca dos objectivos da entidade;
g) Indeminizaçao em caso de rescisao do contrato;
h) Não exploraçao do trabalhador ;
Clausula 11
( Disposição Final)
Nao havendo qualquer insatisfaçao, perante o presente contrato passa a ser
assinado o documento contratual pelo contratante e o contratado. Aconselha-se
ambas partes que tenham em disposiçao um exemplar.

O contratante O contratado

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Modelo de comunicações do conselho de administração
Data:

Horario:

Local: Instalação da Papelaria Dias, SA

Participantes: Representantes da Papelaria DIAS, SA

Pontos de Pauta:

Com vista a uniformizar e manter um padrão de qualidade satisfatório para os nossos clientes e
colaboradores o Conselho de Administração da empresa Papelaria Dias, SA :

Sonia Inhambizo Kimberly Costa

PCA Director Executivo