GUIA DE ELABORAO DE ESPECIFICAO DE MATERIAIS

Aspectos relevantes para o sucesso das aquisies

Contexto e objetivo
Previamente realizao de Prego, o setor

requisitante deve elaborar Termo de Referncia, com indicao precisa, suficiente e clara do objeto. So vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou sua realizao. Apresentamos este Guia a fim de garantir que os requisitos legais para as aquisies pblicas sejam atendidos, e que o material necessrio seja adquirido de forma a atender plenamente ao seu objetivo final.

Requisitos
Para iniciar um processo de compra, o

interessado deve apresentar na minuta de aquisio as seguintes informaes:

Justificativa da contratao; Local de instalao (se for o caso); Nome do fiscal e de seu substituto; Descrio do objeto; Quantidade e unidade de fornecimento.

O interessado deve ainda anexar 3 oramentos

para cada item solicitado, ou informar o nome de 5 empresas que os forneam

Justificativa da Contratao
Baseada na convenincia, necessidade e oportunidade da

contratao. Focar os objetivos que se pretende alcanar e os impactos positivos da contratao para a instituio, seus servidores e para a comunidade. Exemplo:
Trata-se da aquisio de equipamentos para compor Laboratrio de XXXXXXXX, que sero utilizados nas aulas experimentais de diversas disciplinas da graduao, tais como: XXXXXXXX. Cabe ressaltar que as duas primeiras disciplinas tm como objetivo principal apresentar ao discente XXXXXXXX, por meio de XXXXXXXX, sendo assim, disciplinas de fundamental interesse para a formao do XXXXXXXX. Esse laboratrio tambm atender s necessidades de diversas disciplinas da ps-graduao em XXXXXXXX, a saber: XXXXXXXX.

Descrio do Objeto
Detalhada, clara e precisa; Deve fornecer informaes suficientes para sua

identificao; Deve garantir a compra dos bens que atendam a qualidade necessria para alcanar o objetivo da aquisio; So vedadas exigncias desnecessrias ou suprfluas, que no possam ser justificadas; No pode ser direcionada para o produto de apenas um fabricante. Assim, sempre que possvel, as medidas devem prever uma margem de aceitao que no prejudique ou desconfigure as caractersticas fundamentais para a utilizao do material.

DESCRIO DO OBJETO: COMO ESPECIFICAR UM BEM

Especificar as dimenses com intervalos mnimos e

mximos Especificar a forma Especificar com as unidades de medidas comuns no mercado Especificar as cores (se necessrio) Especificar as frmulas (se necessrio) Especificar o tipo de embalagem comum no mercado Especificar os testes e exames de qualidade (se necessrio, dever indicar Normativo que o regulamente) Especificar o transporte/rota/prazo. Se o objeto puder ser entregue atravs dos Correios, especificar a modalidade e as condies de transporte.

DESCRIO DO OBJETO: COMO INFORMAR A SUSTENTABILIDADE DO ITEM

o O Governo Federal assumiu o compromisso de desenvolver

uma poltica de sustentabilidade que garanta o atendimento das polticas pblicas, sem comprometer o bem estar das geraes futuras; regulamentou a utilizao de critrios sustentveis na aquisio de bens pelos rgo da Administrao Pblica Federal;

o Tal processo iniciou-se com a publicao da IN 01/2010, que

o Na

elaborao das especificaes tcnicas, dos materiais/equipamentos a serem adquirimos, preciso dar especial ateno ao art. 5 da IN 01/2010 (em anexo); para auxiliar na descrio dos materiais a serem adquiridos.

o Encaminhamos ainda o Guia Prtico de Licitaes Sustentveis

Como Especificar Vidrarias

Informar:
Se ou no sustentvel
Nome de identificao do item Material que o constitui Tipo (variedade) Boca Capacidade Caractersticas adicionais

Aplicao (finalidade)

Exemplo de Especificao de Vidraria

Caracterstica Sustentabilidade Valor Sim/No

Nome de identificao
Material Tipo

Frasco de vidro
Vidro borosilicato Kitazato

Boca
Capacidade Caractersticas adicionais Aplicao

Larga
250 ml Graduado com tampa Diluio de lquidos

Como Especificar Material De Consumo

Para especificar materiais de consumo em geral informar:

Se ou no sustentvel; Descrio do item. Ex.: TERRA VEGETAL; Aplicao. Ex.: PLANTAS ORNAMENTAIS Material (de que feito). Ex.: MATRIA ORGNICA; Especificaes do material. Ex.: UNIVERSAL; Capacidade. Ex.: 3,5ML; Dimenses. Ex.: 50CM,30CM,25CM,4MM; Medidas. Ex.: (ALTURA x LARGURA x PROFUNDIDADE) (45 A 50) x 12,5 x 12,5 MM; Acessrios. Ex.: COM TAMPA REDONDA TIPO ROLHA EM VIDRO TEMPERADO; Utilizao. Ex.: CULTURA LABORATORIAL; Detalhes especficos aos itens. Exs.: DOSAGEM MATERIAL INERTE 10 PER, 220V; Unidade de Fornecimento (como fornecido usualmente no mercado). Ex.: 1 (um) SACO DE 5 (CINCO) KILOS.

DESCRIO DO OBJETO COMO ESPECIFICAR REAGENTE

Para especificar bem reagentes informar:
Sutentabilidade (se o material considerado Sustentvel

ou no); Descrio do item. Ex.: LCOOL ETLICO ABSOLUTO; Estado fsico. Exs.: LQUIDO INCOLOR, P BRANCO CRISTALINO; Quantidade (peso molecular). Ex.: G/MOL; Frmula Qumica. Ex.: C2H5OH; Dosagem mnima (grau mnimo de pureza do reagente). Ex.: DOSAGEM MN. (ou PUREZA MN.) 99%; Tipo de Reagente. Ex.: P.A., A.C.S., HPLC; N do CAS correto.

DESCRIO DO OBJETO: COMO ESPECIFICAR EQUIPAMENTO Para especificar bem equipamentos informar:
Sutentabilidade (se o item considerado

Sustentvel ou no); Descrio do item. Ex.: BANHO MARIA; Descrio Complementar do item, sem direcionamento para marca/fabricante. Exs.: BANHO TERMOSTTICO PARA HIDRLISE COM CIRCULAO DE GUA. CUBA EM AO INXIDVEL;
Obs.: Dependendo da informao, trabalhar com

intervalos que atendero duas ou mais marcas/fabricantes. Ex.: COMPRIMENTO DE 325 A 1000 NANMETROS, RESOLUO MNIMA DE 12 MEGAPIXEL;

DESCRIO DO OBJETO: COMO ESPECIFICAR EQUIPAMENTO

Para especificar bem equipamentos informar:
Informaes quanto a potncia, tenso, etc do

equipamento. Exs.: 1000 WATTS, BIVOLT; Especificar os acessrios de forma clara e precisa, sem direcionamento para marca/fabricante. Exs.:
ACESSRIOS OBRIGATRIOS: UMA (01) CMERA DIGITAL CIENTFICA PARA MICROSCOPIA (TRABALHOS ON-LINE NO MICROCOMPUTADOR) COM RESOLUO MNIMA DE: 12 MEGAPIXEL. COM REFRIGERAO PELTIER. INTERFACE FIREWIRE INTERFACE PTICA C-MOUNT, ACOMPANHADO DE ADAPTADOR. CMERA COM BOA SENSIBILIDADE, PARA TRABALHOS COM TODAS AS TCNICAS MICROSCPICAS INCLUSIVE "FLUORESCNCIA, MANUAL COMPLETO DO EQUIPAMENTO EM INGLS OU
PORTUGUS;

DESCRIO DO OBJETO COMO ESPECIFICAR EQUIPAMENTO

Lembretes para especificar bem equipamentos:
Sobre garantia: ver pelos oramentos o que dado

usualmente pelo mercado para equipamento(s). Se quiser uma garantia maior, deve-se pedir oramentos para o(s) equipamento(s) e para esta garantia a mais. Isso tambm vlido para acessrios/suprimentos* que sero adquiridos juntamente com o(s) equipamento(s) e que no vem normalmente com o(s) mesmo(s). * Apenas para suprimentos imprescindveis para o funcionamento do equipamento.

DESCRIO DO OBJETO: COMO ADQUIRIR ITEM DE DETERMINADA MARCA

Como comprar algo de uma determinada marca:
A escolha de marcas s possvel mediante

apresentao de motivos tcnicos devidamente comprovados. Exemplo: apenas a marca X compatvel com o equipamento Y, que a UFABC adquiriu (devendo essa informao estar acompanhada de documentos comprobatrios).

DESCRIO DO OBJETO: COMO ADQUIRIR ITEM DE DETERMINADA MARCA

Aquisio de materiais ou equipamentos que s possam ser

fornecidos por empresa ou representante comercial exclusivo:

a comprovao de exclusividade deve ser feita

atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a licitao, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes, com validade em todo territrio nacional, VEDADA A PREFERNCIA DE MARCA;
Nesse caso a licitao inexigvel.

IMPORTNCIA DA DESCRIO CORRETA DA UNIDADE Solicitar as unidades de medida para o material que atendam o princpio da economicidade, desde que seja usual no mercado e atenda a necessidade do demandante.
Se o material vendido geralmente em, por

exemplo, caixa de 100 unidades, deve-se especificar esta peculiaridade pois, se solicitarmos somente 1 (uma) caixa do material, o risco de vir 1 (uma) caixa com 1 (uma) unidade do item alta.

ORAMENTOS: DETALHAMENTO, PREO DE MERCADO E VALIDADE

Para aquisio do item deve-se informar a estimativa do custo do

mesmo, por meio de pesquisa de mercado, especificados os custos unitrios e totais do material. Para tanto, necessita-se de no mnimo 3 (trs) oramentos de empresas diferentes para determinado item.

O Oramento deve conter, no mnimo:

Material(is) a ser(em) adquirido(s); Quantidade; Valor unitrio (em Reais); Valor total (em Reais); Validade da Proposta (de no mnimo 45 (quarenta e cinco) dias; Prazo de entrega do(s) item(s); Informaes da empresa, como: Nome fantasia (opcional); Razo Social; CNPJ; Endereo; Logotipo da empresa.

ESTRATGIA DE SUPRIMENTOS: CRITRIOS DE ACEITAO E RECEBIMENTO DO OBJETO

O Prazo de Entrega solicitado para o(s) material(is) contidos no Termo

de Referncia deve estar em conformidade com o estabelecido no mercado, baseando-se nos oramentos obtidos para os mesmos;
Para adquirir item(ns) de qualidade, necessita-se informar alguns

critrios, bem como procedimentos relacionados ao fornecedor que sero considerados no momento da aceitao, bem como no recebimento do material:
Na fase de aceite do objeto pode-se pedir catlogos/amostras* do

material, para comprovao da qualidade do mesmo; * Amostras somente em casos extremos, pois a analise dever ser feita em sesso pblica, com registro em Ata. Marcas de referncia, que serviro como parmetro de qualidade no momento do aceite; O meio e as condies de transporte do item para no comprometimento das condies e qualidades iniciais do material.

ESTRATGIA DE SUPRIMENTOS: A FISCALIZAO

Por fora do art. 67, da Lei 8.666/1993, todo contrato,

includas as Notas de Empenho, devem ter sua execuo acompanhada e fiscalizada por servidor formalmente designado para tanto (Portaria); O Fiscal responsvel por exigir da Contratada o cumprimento das regras estabelecidas no Edital e em seus anexos (TR e Minuta de Contrato), registrando todas as ocorrncias relacionadas; O Fiscal tambm responsvel pelo Ateste de Notas Fiscais (tanto fsico, quanto eletrnico); O Fiscal poder responder processo administrativo caso a Contratada no cumpra com as exigncias editalcias, principalmente se trouxer prejuzos Administrao Pblica.

ESTRATGIA DE SUPRIMENTOS: SANES ADMINISTRATIVAS As sanes administrativas devem ser descritas de forma a possibilitar sua real aplicao, a fim de evitar falhas por parte dos fornecedores, e garantir o sucesso da aquisio; O Fiscal dever comunicar Administrao quaisquer ocorrncias passveis das sanes administrativas previstas em Edital; Esclarecemos que as sanes que no forem claramente descritas, ou que gerem dubiedade em seu entendimento, no podero ser aplicadas, permitindo ao fornecedor faltoso se esquivar das penalidades cabveis.