Treinamento em notas

para manutenção de
rotina, e processo
Gatekeeping.
Yara Productivity System
11/05/2020
Conteúdo, agenda.

1) Premissas para criação de notas de manutenção;

2) Criar notas de manutenção;

3) Priorização pelo Gatekeeping;

2
1) Premissas para criação de
notas de manutenção
Premissas para criação de notas de manutenção
Atentarem as orientações abaixo:
 Todas as notas para a Manutenção de Rotina, devem ser abertas para os
grupos de planejamento responsáveis pelas áreas e locais do serviço
solicitado (GP1 a GP9, IN1, GPP, GEM e GEP), as mesmas serão tratadas
inicialmente pelo processo de “Gatekeeper”, as notas devem ser abertas
pelo tipo de solicitação correto.
 Obs.: Não abrir mais notas para o grupo “GAT”, não será mais
utilizado.

O Gatekeeper tem a função de tratar as notas, verificar dados

conforme procedimento e repassar na forma de ordens de
manutenção aos Técnicos de Planejamento, devolver as notas
para correção ao usuário criador ou encerrar as notas em
desacordo que não poderem ser atendidas.
Premissas para criação de notas de manutenção
Atentarem as orientações abaixo:
 Notas abertas em desacordo com o procedimento serão retornadas aos
solicitantes para correção.
 O prazo para correção das notas é de 4 dias úteis, após este prazo a nota
será encerrada pelo planejamento de manutenção (Gatekeeper) informando
no texto longo que a mesma foi encerrada por decurso de prazo.
 O Gatekeeper pode e deve encerrar qualquer tipo de nota que esteja em
desacordo com o procedimento, informando no texto longo o motivo do
encerramento.
 Não será executado nenhum serviço de manutenção sem abertura de nota.
Premissas para criação de notas de manutenção
Atentarem as orientações abaixo:
 Notas de manutenção são apenas para solicitação de serviços de
manutenção.
 Não abrir nota para solicitação de projetos, alteração de projetos,
atualização de desenhos ou folhas de dados (Estas podem ser abertas
apenas para os grupo de planejamento da Engenharia de Manutenção
“GEM” ou Engenharia de Projetos Correntes “GEP”).
 Não abrir nota para serviços que demandem o uso de desenhos ou folhas
de dados que não existam ou estejam desatualizados, estas pendências
devem ser resolvidas antes com o setor pertinente (Engenharia e ARTEC).
 Não abrir nota para substituição de equipamentos que não sejam de
responsabilidade da manutenção, acordar com o Planejamento de
Manutenção.
 Não repassar notas de manutenção abertas para serviço de paradas
plurianuais não executadas, caso possa ser executado pela manutenção de
rotina, deverá ser aberta uma nova nota.
Premissas para criação de notas de manutenção
Tipos de notas de manutenção:
 N1 –Manutenção:
Solicitar serviços de manutenção em geral, que não caracterizem
melhorias, modificações ou solicitações de Parada do Plurianual.
 N2 –Preventiva: “Não é mais utilizada, utilizar N1”.
 N3 – Melhorias:
Solicitar serviços de modificação (substituição, inclusão, relocação ou
exclusão), visando a melhoria de Operação, do desempenho, da vida útil,
eliminação de problemas crônicos e serviços relacionados a Gestão de
Mudanças – GM.
 N4 – Parada:
Solicitar serviços para execução em Parada de Unidade, paradas de Rotina
(preventiva) ou conforme Plano Plurianual de Grandes Paradas.
Premissas para criação de notas de manutenção
Tipos de notas de manutenção:
 N5 – Recomendação de Inspeção:
Solicitar serviços a partir dos Planos do SPIE (Serviço Próprio de Inspeção
de Equipamentos.) para intervenções em equipamentos enquadrados na
NR-13. Esse tipo de Nota-PM é de uso exclusivo da Inspeção de
Equipamentos Estáticos.
 N6 – CIPA/SAÚDE/SEGURANÇA:
Solicitar serviços relacionados com as atividades da CIPA, Saúde e/ou
Segurança “Ex. Desvios”.
 N7 – Meio Ambiente:
Solicitar serviços relacionados com a prevenção ou controle dos impactos
ao Meio Ambiente, caso estejam impactando.
 N8 – Conservação energia:
Solicitar serviços relacionados com a prevenção ou controle de energia
elétrica.
Premissas para criação de notas de manutenção
Tipos de notas de manutenção:
 N9 – Recomendação de Inspeção de Preditiva:
Solicitar serviços a partir dos Planos Preditivos ou após verificação de
anomalia, detectada pelos Inspetores de Equipamentos Dinâmicos. Esse
tipo de Nota-PM é de uso exclusivo da Inspeção de Equip. Dinâmicos.
 NA – Recuperação:
Solicitar serviços de recuperação para componentes ou equipamentos a
serem disponibilizados como reserva ou sobressalentes (almoxarifado),
após eventual substituição.
 NB – Resserviço:
Registrar a ocorrência e/ou solicitar serviços para objetos técnicos, cuja
garantia ainda esteja dentro do prazo de validade ou para situações
caracterizadas como re-trabalho, após Análise de Falha.
 NC – Falha de Lubrificação:
Registrar as ocorrências caracterizadas como falha no cumprimento da
atividade, incluindo-se o acompanhamento ou execução do respectivo
Plano de Manutenção.
Premissas para criação de notas de manutenção
Tipos de notas de manutenção:
 NF – Jumper / Force:
Notas para Supressão temporária de Sistema de segurança e
Intertravamentos “Jumper ou Force”.
2
2) Criar notas de manutenção
Criar notas de manutenção
Sistema Integrado de Gestão, documentos de referência.
Caminho do menu SAP
Utilize o(s) seguinte(s) caminho(s) do menu para iniciar esta transação:
 Logística Manutenção  Gerenciamento de manutenção Nota
Criar (geral), para solicitar serviço.
Códigos de transação (atalhos).
 IW21 Criar
 IW22 Modificar
 IW23 Exibir
 IW28 Modificar (lista de notas)
 IW29 Exibir (lista de notas)
IW21 Criar notas de manutenção
Inicie a transação usando as etapas do menu ou digitando o código de
transação.

Selecione o
tipo de nota
correta para
o tipo de
solicitação do
serviço de
manutenção
e clique em
aceitar.
IW21 Criar notas de manutenção

Texto da nota, este campo tem 40 caracteres, por isso padronizamos assim, o
que, onde e porque, texto em maiúsculo, exemplo:

REVISAR BOMBA VAZA SELO

REVISAR MOTOR C/ VIBRAÇÃO

Importante, não informar neste
PINTAR MOTOR C/ CORROZÃO campo o TAG do equipamento,
caso não encontre no sistema,
ALINHAR CONJUNTO C/ VIBRAÇÃO informe no campo de texto longo
da nota para que o mesmo seja
RECUPERAR BASE QUEBRADA criado.

SUBST. TOMADA EM CURTO

SUBST, BOQUEIO BUCHA QUEBRADA

IW21 Criar notas de manutenção

O campo de Status da nota serve para informar a condição da nota no

sistema. Este campo também é utilizado pelo Planejamento de
Manutenção para devolver a nota aberta ao usuário criador para ajustes
necessários.
IW21 Criar notas de manutenção
Definições da área de campo Objeto de referência.
Local de Instalação: Designação do local, onde são instalados os
equipamentos, para desempenho de determinada função de processo, o
TAG do equipamento ou local.
Equipamento: Objeto físico individual e intercambiável para determinada
finalidade, com Identificação ou Número de Registro composto por até 12
caracteres numéricos, único e vitalício, em ordem crescente a partir do
último registro e intransferível para outro equipamento, por quaisquer
motivos que ocorram como, dano, sucateamento, alienação, etc., e
normalmente encontra-se instalado em um Local de Instalação.
Conjunto: Não utilizar.
IW21 Criar notas de manutenção

Colocar neste campo o TAG do Local de Instalação do equipamento ou

local no qual ossuário deseja intervenção de manutenção.
Exemplo: FCB2-AMO-A71-SVP01-P7118A
Caso você não saída como está cadastrado no sistema, clique no net
code do campo e será direcionada a tela de pesquisa de TAG’s.
IW21 Criar notas de manutenção

A melhor opção de perquisa é por lista.

Exibir loc.Instalação: Seleção de locs.instalação

Caso você não seja direcionado para esta lista de

pesquisa, clique em Voltar e na tela de “Selecionar”
escolha a opção “Lista de Locais”.
IW21 Criar notas de manutenção

Nossos TAG’s tem a padronização de inicio , vamos supor que eu queira

pesquisar o TAG “P-7118 A” de CUB2 (CPG).
Inicio com FCB2 acrescento * e depois coloco o numero do TAG sem
traço e sem espaço P7118A.
“ O * Substitui todas as letras e espaços do intervalo do TAG”.
“Tentar associar a nota sempre a um equipamento, não abrir com TAG’s
gerais das unidades”
IW21 Criar notas de manutenção

O campo é preenchido automaticamente com o local encontrado e os campos

de “Grp.plnj.PM” e “Cen Trab respon.”. Caso tenha, no campo “Equipamento”
devesse colocar o TAG de equipamento, este fica em uma etiqueta presa ao
mesmo, (motor, bomba, redutor, etc...).
Exemplo : 8065762 (Tag de um equipamento no SAP).
IW21 Criar notas de manutenção

No campo Grp.plnj.PM o usuário indica para qual grupo de

planejamento será enviada a nota.
O campo de CenTrab respon. Deve ser preenchido com a oficina
responsável pelo serviço solicitado. Tabela a seguir.
Estes campos já vem preenchidos pelo local de instalação
escolhido, após inserida a prioridade e pressionada a tecla
“ENTER”, mais são editáveis a sua escolha.
IW21 Criar notas de manutenção
Grupos de planejamento.
IW21 Criar notas de manutenção
Centros de trabalho das oficinas de manutenção.

Centro Descritivo
S-AND SERV. de MANUT. MONTAGEM ANDAIMES
S-CALD CUB2 - SERV. de CALDEIRARIA e SOLDA
S-CIVIL SERV. de MANUT. ENGENHARIA CIVIL
S-COMP SERV. de MANUT. COMPLEMENTAR
S-ELET CUB2 - SERV. de ELÉTRICA
S-ENG SERV. de ENGENHARIA
S-FERR SERV. de FERRAMENTARIA
S-FERROV MANUT. SIST. FERROVIÁRIO (EXCLUIR)
S-ILUM SERV. de MANUT. ELÉTRICA DE ILUMINAÇÃO
S-INSP SERV. de INSPEÇÃO EQUIP. ESTAT./DINÂM.
S-INST CUB2 - SERV. de INSTRUMENTAÇÃO
S-LUBR SERV. de LUBRIFICAÇÃO
S-MAQ SERV. de MÁQ. ELEVAÇÃO/COMPR. MÓVEIS
S-MECA CUB2 - SERV. de MECÂNICA
S-PINT SERV. de MANUT. PINTURA
S-REFR SERV. de REFRIGERAÇÃO de AMBINTES
S-TELE SERV. de TELEFONÍA
S-TORN SERV. de TORNEARIA
S-VALV SERV. de RECUPERAÇÃO VÁLVULAS
EQUIP-N5 Equipe de apoio servi. inspeção notas N5
IW21 Criar notas de manutenção 1º Verifique a
criticidade
do local.
Matriz de priorizaçãoMATRIZ
de notas.
DE PRIORIZAÇÃO DE NOTAS GATEKEEPING
3º Analise Criticidade do Local de Instalação
os impactos 2º Verifique a
"A" Crítico "B" Importante "C" Normal
da falha. situação do
local. Situação do Local de Instalação

Com Indicação
Com Indicação

Com Indicação
Sem Stand-by

Sem Stand-by

Sem Stand-by
Func. Normal
Func. Normal

Func. Normal
Possíveis impactos da QUEBRA

Stand-by

Stand-by
Stand-by

Stand-by

Stand-by

Stand-by
de Falha

de Falha

de Falha
Perda de
Meio Perda de
Segurança Qualidade Patrimônio
Ambiente Produção (Hrs)
(kR$)

DESVIO DE
RISCO
FACILMENTE PROCESSO SEM
CONTROLADO/SEM 0 0- 1 P3 P3 P4 P4 P4 P4 P4 P4 P4
CONTROLADO CONSEQUÊNCIA NA
RISCO
QUALIDADE

QUASE ACIDENTE IMPACTO DENTRO AFETA NA

0<P<2 1 - 20 P0 P1 P1 P3 P3 P4 P4 P4 P4
(RQA) DA UNIDADE PRODUÇÃO

RESTRIÇÃO NO SAQ
IMPACTO A
TRABALHO (IMPORTÂNCIA 2<P <8 20 - 100 P0 P1 P1 P1 P2 P2 P3 P4 P4
VIZINHANÇA
(RWC/MTC) PARA O CLIENTE)

RISCO DE SAQ COM

INCIDENTE COM
NOTIFICAÇÃO/DESC REEMBOLSO/ RISCO
ASSISTENCIA 8 < P < 24 100 - 1000 P0 P0 P1 P1 P1 P2 P2 P3 P4
UMPRIMENTO DE DE PERDAS DE
MÉDICA
NORMA NEGÓCIO

RISCO DE
RISCO ALTO/ RISCO EMBARGO DA
FATALIDADE UNIDADE
AUTUAÇÃO/ PERDA > 24 > 1000 P0 P0 P0 P0 P0 P0 P0 P1 P1
DE CLIENTE
IW21 Criar notas de manutenção
Matriz de priorização de notas.

A data de inicio desejado da

nota deve obedecer a esse
critério de prazo.

P0 – Imediato

P1 – Até 2 semanas

P2 – De 2 a 4 semanas

P3 – De 4 a 6 semanas

P4 – Acima de 6 semanas

Importante, sempre ajuste as datas na

nota, após escolher a prioridade de
acordo coma tabela acima.
IW21 Criar notas de manutenção

Datas-base
Inicio desejado: Data de inicio desejado do serviço solicitado, deve ser
adequado pelo solicitante sempre após qualquer alteração da prioridade
da nota, respeitando os prazos da Matriz de priorização.
Concl.desejada: Data de conclusão desejada do serviço solicitado , deve
ser adequado pelo solicitante sempre após qualquer alteração da
prioridade da nota, respeitando os prazos da Matriz de priorização.
IW21 Criar notas de manutenção

Campo “Parada”, este deve ser marcado em caso de quebra com

parada do equipamento. Obs. Este campo não é para informar um
serviço de parada de unidade.

Caso seja marcado aparecerá uma tela solicitando a data e horário da

avaria.
IW21 Criar notas de manutenção

Campo obrigatório..

Modo de falha: Informar qual a falha identificada do equipamento, condição

encontrada. Clicar no net code do campo e escolher o modo de falha.
IW21 Criar notas de manutenção

Detalhamento, texto longo da nota, este campo é muito importante, nele você deve:

 Descrever sua solicitação, o que foi identificado e todas as informações que você
conhecer para a execução do serviço

 Ferramentas especiais, materiais necessários

 Liberações necessárias, melhores períodos

 Número de desenhos, informações de contatos, atendimento a requisitos legais, ordens

de investimento, elementos PEP.

Quanto maior o numero de informações melhor será o seu atendimento.

Após gravada a nota esta informação ficara gravada e ninguém consegue alterar, apenas
colocar novas informações, resguardando o solicitante.
IW21 Criar notas de manutenção

Após estes campos preenchidos, o usuário deve incluir na nota todos os anexos necessários
para execução do serviço:

Relatórios;

Laudos;

Trocas de e-mail;

Liberações necessárias (de acordo);

É obrigatório anexar uma foto do local onde o problema é apresentado de forma a ser
facilmente localizado pela manutenção (este poderá ser desconsiderado pelo Gatekeeper,
caso o local seja considerado de fácil localização, ou não necessário por ser uma solicitação
na qual o equipamento será removido para manutenção baseado em um relatório).
IW21 Criar notas de manutenção

Exemplo de
como fica a
página inicial
da nota
totalmente
preenchida.
Os campos em
vermelho são
obrigatórios
pelo sistema
para gravar a
nota.
IW21 Criar notas de manutenção
Na aba de Dados
Adicionais devemos
prencher:
 Consequência:
Influência do
serviço na
produção da
unidade.

 Fim da avaria:
Será preenchido
pelo planejamento
de manutenção na
entrega do serviço.
IW21 Criar notas de manutenção
Para finalizar o
usuário deve por
a nota em
processo para a
mesma ser
atendida pelo
planejamento de
manutenção.
Flegar a bandeira
verde, ou ir em
Nota PM,
Funções e Pôr
em
processamento.
IW21 Criar notas de manutenção

Notas não colocadas em

processo não serão
tratadas.

Verificar se o Status da nota ficou em “MSPR”, nota em processamento e

gravar a nota clicando em “Gravar”
IW21 Criar notas de manutenção
Após gravada o
numero da nota
é gerado.
Criar anexos na nota de manutenção

Criar documento,
mesmo processo da
transação CV01N

Na aba Documentos podem ser inseridos documentos criados no SAP, como

desenhos, croquis, tabelas, etc....
Somente documentos do tipo “DAM” documento anexo de manutenção, são
aceitos.
Criar anexos na nota de manutenção
Anexar arquivos na nota de manutenção sem a necessidade de criação
de documentos (Método mais fácil).
Você pode também anexar relatórios e imagens na nota de manutenção sem a
necessidade de criação de documentos SAP, estes são específicos deste
serviço e só poderão serem consultados na nota ou ordem de manutenção.
* Anexos só podem ser inseridos após a nota ter sido gravada no
sistema.

Caminho do menu SAP

Utilize o(s) seguinte(s) caminho(s) do menu para iniciar esta transação:
 Logística Manutenção  Gerenciamento de manutenção Nota
Modificar
Ou na tela de atalho digite IW22.
Criar anexos na nota de manutenção

Na tela inicial da nota de manutenção, clique no botão “Serviços para objeto”.

Criar anexos na nota de manutenção

Selecione a Nota PM, pois

vamos anexar o documento na
nota.
Depois clique no botão “Criar” e
escolha a função “Criar anexo”
Criar anexos na nota de manutenção

Escolha o
arquivo, clique
em “Abrir”, na
tela de
segurança
clique em
“Permitir”.
Criar anexos na nota de manutenção
Para consultar ou excluir um anexo, clique no botão com símbolo de
clips.
IW21 Criar notas de manutenção
Para criar a nota com um modelo.
Selecione o
tipo de nota
correta para
o tipo de
solicitação do
serviço de
manutenção,
informe u
numero da
nota modelo
e clique em
aceitar.

A nota criada será igual a anterior informada, com os

mesmos dados e textos, as datas deverão serem ajustada.
IW21 Criar notas de manutenção
Nota de solicitação de serviços relacionados a Gestão de Mudanças - GM
Abrir uma nota do tipo “N3”, o texto breve da nota deverá ter no inicio a sigla
GM o número da mesma que foi aberta e o texto breve da solicitação.
Gerenciamento das notas de Manutenção
Pesquisa de notas abertas no sistema.
Transação IW29, informe no campo criado por o login SAP do usuário criador
da nota e clique em executar, siga os paços abaixo.
3) Priorização das notas,
determinação de prazos pelo
Gatekeeping.
Propósito do Gatekeeping
Por que precisamos de uma notificação com qualidade?

Notificações são o ponto de partida do processo de manutenção.

Sua qualidade garante que a manutenção tem todas as informações necessárias para
realizar um bom planejamento da atividade, reduzindo desperdícios e tornando o
processo mais rápido e eficaz.

Preciso
dessa
manutenção
para hoje!!!

Não entendi o
problema, mas
acho que pode
esperar até
semana que vem.
Reunião diária de Gatekeeping
A reunião é diária conforme agenda, tem a participação obrigatória do
Gatekeeper, produção, inspeção de equipamentos e supervisão de
planejamento.
Notas fora do procedimento, mau preenchidas ou com falta de anexos
necessários serão devolvidas.
Para serviços onde haja necessidade de localização da solicitação ou melhor
entendimento do serviço, locais genéricos é obrigatório anexo de uma foto de
perto e uma de longe.
Notas aprovadas serão passadas ao planejamento na forma de ordens de
manutenção para coordenação e futura programação do serviço.
Reunião diária de Gatekeeping
Agenda do Getekeeper.
Reunião diária de Gatekeeping
Fluxo de atendimento Getekeeper.
Reunião diária de Gatekeeping
Devolução de notas.

O Gatekeeper analise todas as notas criadas pelos usuários e devolve as

mesmas para correções as que não estiverem em de acordo com procedimento
explicado neste treinamento.
Para isso será alterado o campo “Status da nota”.
“Todas notas que tiverem este campo preenchido quer dizer que foram
devolvidas para ajuste ou encerradas”.
Reunião diária de Gatekeeping
Devolução de notas.

Para devolver o Gatekeeper

altera o status do usuário
como no exemplo ao lado, e
informando no texto longo da
nota o motivo da devolução.
Reunião diária de Gatekeeping
Devolução de notas.

Automaticamente o usuário criador da nota recebe uma mensagem

informando da devolução da mesma.

Importante, consulte sua caixa de e-mails SAP todos s dias

Reunião diária de Gatekeeping
Devolução de notas.

Após corrigida a nota pelo usuário o mesmo deve entrar em contato com
o Gatekeeper por qualquer canal de comunicação da empresa e informar
para que ele continua a tratativa.
“O gatekeeper não recebe informações automáticas de correção da
nota”.
Caso não tratada no prazo de quatro dias úteis, a mesma será encerrada
pelo Gatekeeper, informando no texto longo o motivo do encerramento.

Assim como na devolução, o usuário recebe um e-mail SAP informando

do encerramento da mesma.
Perguntas?