PRODUTIVIDADE E

GESTÃO DO TEMPO
 1 - ANÁLISE E 2 - APRESENTAÇÃO 3– 4 – O QUE É O 5 – GESTÃO DO
GESTÃO DAS DO PROGRAMA ENQUADRAMENTO STRESS? STRESS
EXPECTATIVAS; GERAL DO TEMA
GESTÃO DE EXPECTATIVAS
 • Gestão do trabalho, tempo e stress;
• Os ladrões de tempo;
PROGRAMA • Identificar desperdiçadores de tempo;
• Os economizadores de tempo;
• Objectivos, funções e tarefas;
 • Medidas para melhorar o aproveitamento do tempo;
• Compreender o que é o stress;
• A utilização do correio electrónico;
PROGRAMA
• Plano de acção de melhoria;
• Teste de avaliação
ENQUADRAMENTO GERAL DO TEMA
 Gestão do
Produtividade Tempo

Prioridade
STRESS
Trabalho Eu Família
RISCOS PSICOSSOCIAIS

Conjunto de variáveis resultantes da intercepção das dimensões

pessoais, familiares, coletivas e organizacionais do trabalho que

afetam mais ou menos a integridade física e mental das pessoas e

naturalmente, a produtividade pessoal e das organizações.

INTERVALO
O QUE É O
STRESS?
Cortisol

PERIGO!!!!
 Stress Positivo Stress Negativo

Alto Desempenho
desempenho máximo

Concentração Ansiedade

Baixo Apatia Exaustão

desempenho

Pouca Nível Excesso

pressão ótimo de de pressão
pressão
CONSEQUÊNCIAS DO STRESS

ALTERAÇÕES CEREBRAIS QUE

HIPERTENSÃO ARTERIAL PROMOVE A FORMAÇÃO DE PODEM LEVAR À ANSIEDADE,
DEPÓSITOS QUE ENTOPEM AS À DEPRESSÃO, ÀS ADIÇÕES E
ARTÉRIAS À OBESIDADE
CONCEITO DE TEMPO
TEMPO CRONOLÓGICO
TEMPO OBJECTIVO / CRONOLÓGICO

Chronos ou “o tempo dos Homens”

Componente quantitativa do tempo;

Fixo e mensurável;

Podemos medir o tempo em segundos, minutos, horas, dias, semanas, meses e anos;

Relógios e calendários.
TEMPO PSICOLÓGICO
TEMPO PSICOLÓGICO

Kairos ou “o tempo de Deus”

Componente qualitativa do tempo
Ligado às percepções que temos do tempo e que é subjetivo
Variável de pessoa para pessoa
Varia de acordo com o momento e os acontecimentos
Está relacionado com a percepção que temos da forma como ocupamos e vivemos o
tempo
TEMPO SUBJECTIVO / PSICOLÓGICO

Para entendermos o valor de 1 ano perguntamos a um estudante que está a repetir o ano!

Para entendermos o valor de 1 mês perguntamos a uma mãe que teve um bebé prematuro!

Para entendermos o valor de 1 semana perguntamos a um editor de uma publicação semanal!

TEMPO SUBJECTIVO
/ PSICOLÓGICO
• Para entendermos o valor de 1
hora perguntamos a duas pessoas
apaixonadas que estão à espera
para se verem!
• Para entendermos o valor de 1
minuto perguntamos a alguém que
acabou de perder o comboio!
TEMPO SUBJECTIVO / PSICOLÓGICO

• Para entendermos o valor de 1

segundo perguntamos, a uma
pessoa que esteve prestes a ter um
acidente!
• Para entendermos o valor de 1
milésimo de segundo,
perguntamos ao desportista que
ganhou a medalha de prata nas
olimpíadas!
 Componente Qualitativa Componente Quantitativa

Parece que foi ontem... O tempo não estica.

O tempo não passa. O tempo não cresce.
O tempo parou. O tempo não volta atrás.
Ser dono do tempo O tempo, se não se usar, desaparece
O tempo passou a “correr”, a “voar”. na mesma.
Aquela meia hora pareceu-me uma Quantas horas tem o teu dia?
eternidade.
Se eu soubesse o que sei hoje.
Tempo é dinheiro.
Ser escravo do tempo.
 “O TEMPO NÃO
CUSTA A PASSAR. O
QUE CUSTA É O
TEMPO PASSADO”
“O ontem é história.
O amanhã é mistério.
O hoje é uma dádiva.
Por isso é chamado

PRESENTE.”
 Qualidade de
Vida

Equilíbrio nas
Bem estar
relações dentro
físico
da comunidade

Equilíbrio nas
relações Harmonia
familiares

Equilíbrio nas
relações
laborais
TRABALHAR COM PESSOAS É TRABALHAR COM EMOÇÕES!
COMUNICAÇÃO
EFICAZ COMO
INSTRUMENTO DE
GESTÃO DO TEMPO
“Comunicare” (latim) – “pôr em comum”, “entrar em relação com”
 Comunicar é ACEDER e TRANSMITIR ao outro:
Conhecimentos;
Do que é que falamos,
Pensamentos;
quando falamos de Ideias;

comunicação? Convicções e crenças;

Sentimentos e emoções;
Desejos, etc.

75% do tempo, em média, é passado em relação com as pessoas, logo a qualidade e eficácia da nossa comunicação
determina a qualidade dos relacionamentos interpessoais
PRINCÍPIOS DE INTELIGÊNCIA EMOCIONAL

Auto-Consciência- Capacidade de perceber as causas das nossas emoções.

Auto-Controlo –Busca do controlo das emoções

Auto-Motivação- Direcionar as emoções para uma meta.

Empatia- Capacidade de perceber os sentimentos dos outros

Sociabilidade- Capacidade de relacionamento

Daniel Goleman
Auto Motivação
Desenho explicado + Questionário de
estilos de comunicação
8 C’S DA COMUNICAÇÃO EFICAZ

Consciência
Controle
Conversar
Confiança
Competência
Calma
Conciso
ESTILOS DE COMUNICAÇÃO
PRINCÍPIOS
DE GESTÃO
DO TEMPO
E A GESTÃO DO TEMPO?

Agora que temos a noção das duas componentes do tempo e sabendo que não se pode
interferir no tempo cronológico, sabemos que o segredo da gestão do tempo está no

tempo psicológico.
A gestão do tempo é a forma como antecipamos, pensamos e organizamos o nosso
tempo psicólogico , em função do tempo cronológico.

Gestão de Tempo não existe!

“NÃO ADMINISTRO O
TEMPO, ADMINISTRO
AS TAREFAS NO
TEMPO”

MÁRIO PERSONA
Existe Gestão de Prioridades e Energia, em função do tempo
disponivel....

Gestão do tempo é saber reconhecer PRIORIDADES e colocar mais

ENERGIA, esforço e dedicação na tarefa mais importante e, saber
eliminar ou dedicar menos energia, esforço e dedicação a tarefas menos
importantes e urgentes.

A gestão do tempo é um dos factores mais críticos do sucesso de um

gestor, de um líder, trabalhador.
Gestão do Tempo diz respeito à energia que é gasta nos lugares
certos para fazer as tarefas certas, no momento certo, para o
motivo certo

Está relacionado com o conhecimento de motivações, prioridades,

obrigações e agenda.

Gerir bem o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também

todas as outras áreas da sua vida.
O distraído nela tropeçou…
O bruto a usou como projétil.
O empreendedor, usando-a, construiu.
O camponês, cansado da lida, dela fez assento.
Para meninos, foi brinquedo.
Drummond a poetizou.
Já Davi matou Golias; e Michelangelo extraiu dela a mais
bela escultura…
E em todos esses casos, a diferença não esteve na pedra,
mas no homem!
Não existe “pedra” no seu caminho que você não possa
aproveitá-la para o seu próprio crescimento.
Independentemente do tamanho das pedras no decorrer
de sua vida, não existirá uma que você não possa
aproveitá-la para seu crescimento espiritual. Quanto a sua
pedra atual, tenho certeza que Deus irá lhe dar sabedoria
para mais tarde você olhar para ela e ter orgulho da
maravilhosa experiência que causou em sua vida, no seu
crescimento espiritual.
LEI DE PARETO 20 / 80

“O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito

tempo.”

80% dos resultados obtêm-se com cerca de 20% do

esforço

Na 1ª hora de trabalho podemos resolver praticamente

todos os problemas importantes do dia.
Vilfredo Pareto
LEI DAS SEQUÊNCIAS HOMEGÉNEAS DE
TRABALHO

“Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais

tempo do que se for executado de modo contínuo.”

EVITAR INTERRUPÇÕES!
 LEI DE PARKINSON

“O tempo investido num trabalho varia em função do

tempo disponível e não do tempo necessário.”

PENSAR EM FUNÇÃO DO TEMPO NECESSÁRIO E NÃO EM

FUNÇÃO DO TEMPO DISPONÍVEL!
LEI DA CONTRA PRODUTIVIDADE

Para além de um certo limite horário a produtividade do tempo

investido decresce e torna-se negativa.

Princípio do equilíbrio:

Saber parar para fazer outra coisa!

LEI DA ALTERNÂNCIA

Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa

Princípio da oportunidade:

Não faça mais do que uma coisa de cada vez; faça-a bem!
LEI DOS RITMOS BIOLÓGICOS

Cada ser humano tem o seu próprio ritmo biológico

Em que altura do dia trabalha melhor?

Guarde as tarefas mais importantes para essa parte do dia!

LEI DA DIMENSÃO SUBJECTIVA DO TEMPO

O tempo tem uma dimensão objetiva e uma dimensão

subjetiva que acontece em função do interesse pela atividade

exercida

“Nem dei pelo tempo passar!”

DESPERDIÇADORE
S DE TEMPO
DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Desorganização (pessoal, espaço de trabalho, colegas)

Procrastinação/Adiamentos
Ausência de objetivos definidos
Saltar de tarefa em tarefa deixando-as todas inacabadas (falta de
definição das prioridades)
Exagero de Organização - Perfecionismo
DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Incapacidade de dizer “Não”

Interrupções frequentes - telefónicas ou outras
Reuniões ineficazes (muito longas, desnecessárias, etc.)
Conversas demoradas de café
Relatórios sem utilização prática
DESPERD. DE TEMPO - DESORGANIZAÇÃO

Local de trabalho desorganizado:

Organizar o posto de trabalho de forma adequada às necessidades diárias (pondo os
objetos no sítio próprio, inutilizando papel desnecessário, etc.)
Manter o arquivo em dia
Certificar-se de que dispõe e sabe a localização de todos os recursos de que necessita
Reunir toda a documentação de apoio à tarefa que vai executar
Manter atualizada a lista de referências (competências de outros departamentos, lista de
extensões e telemóveis, organigrama, identificação e localização das pessoas na
organização, etc.
DESPERD. DE TEMPO - DESORGANIZAÇÃO

Regras básicas de organização pessoal:

Fixação de objetivos;
Planificação e agenda;
Minimizar interrupções;
Verificar a lista de chamadas a fazer;
Delegar tarefas.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - REUNIÕES

Preparar reuniões
Se forem bem preparadas e conduzidas, podem ser a melhor (ou mesmo a única)
maneira de discutir com o pessoal diretivas, progressos feitos ou aspetos a reforçar:
Pôr certos factos a descoberto;
Procurar novas ideias;
Tentar mobilizá-los.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - REUNIÕES

Para que as Reuniões sejam produtivas, os participantes deverão:

Estar dentro do assunto a tratar
Saber qual o objetivo da reunião;
Estar interessados;
Mostrar-se conscienciosos (em particular no que se refere à preparação antecipada para a
reunião).
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - REUNIÕES

Para que as Reuniões sejam produtivas, os participantes deverão:

Chegar à hora marcada e ir munidos dos documentos necessários
Estar preparados para defender com firmeza os seus pontos de vista, dando-lhes corpo:
Não se afastar do assunto;
Estar disposto a escutar as outras opiniões;
Deixar-se influenciar dentro de limites razoáveis.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - REUNIÕES

Para que as Reuniões sejam produtivas, os participantes deverão:

Ser disciplinado e paciente:
Preparar-se para contribuir, dando as suas melhores ideias e relatando a sua experiência,
duma forma sucinta e no momento oportuno.
Ser sincero ao aceitar a decisão tomada, submetendo-se ao controlo do presidente e,
ainda, desempenhando a tarefa que lhes for atribuída dentro do prazo previsto.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - REUNIÕES

Para que as Reuniões sejam produtivas, os participantes deverão: 

Poderão também revelar a sua capacidade para:
Produzir novas ideias.
Ajudar a esclarecer e a desenvolver as ideias das outras pessoas.
Escutar.
Ajudar a manter a discussão dentro do objetivo previsto.
Pedir esclarecimentos e síntese.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - TELEFONEMAS

Preparar a chamada com os pontos a abordar;

Cingir-se aos pontos essenciais;
Pedir para ligar mais tarde;
 Abordar a questão por e-mail;
Escolher a altura do dia mais propícia para efetuar chamadas (aquela em que
houver menos interrupções, que exija menos concentração ou em que não haja
coincidência de prazos).
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - INTERRUPÇÕES

Arranjar “truques” para eliminar ou reduzir as interrupções:

Continuando a olhar para o monitor
Fazendo perguntas fechadas
Respondendo com monossílabos
Não parando ao ser-se interpelado no caminho, etc.
Dizer que a altura não é oportuna
Refugiar-se num local que não favoreça as interrupções
Desviar a extensão para um colega ou para a caixa de mensagens
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - INSTRUÇÕES

Na perceção de instruções:
Confirmar o entendimento das instruções
recebidas
Pedir explicações, em caso de dúvida
Ir mantendo a chefia a par do progresso da tarefa
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - INSTRUÇÕES

Dificuldades de Comunicação:
Utilizar a escuta ativa
Certificar-se de que percebeu as instruções e os prazos
Escolher a altura certa para clarificar instruções
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - LACUNAS

Lacunas de formação ou incapacidades:

Pedir ajuda a um colega ou uma pessoa de fora
Procurar informação
Sugerir a possibilidade de frequentar uma ação de formação na área
Confessar a incapacidade
Em último caso, considerar um pedido de transferência para funções ou departamentos
mais adequados às competência
DESPERDIÇADORES DE TEMPO - MUDANÇA

Resistência à mudança:
Esforçar-se por não ficar preso a velhos hábitos e por ver os aspetos positivos da
mudança
Estar aberto à possibilidade de implementar novos procedimentos e tecnologias
Estar aberto a sugestões
Aceitar o facto de que talvez existem pessoas que percebem mais de uma matéria
específica e que poderão prestar um auxílio fundamental à conclusão de uma tarefa num
determinado prazo.
 Quanto mais autonomia temos, maior é a exigência e responsabilidade na

concretização dos objetivos, na clarificação do plano para os atingir e tomada de

consciência das mudanças a implementar ou/e apoios a pedir.

TÉCNICAS DE
GESTÃO DO TEMPO
TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO

1. Auto conhecimento;

2. Definir objetivos;

3. Estabelecer prioridades;

4. Refletir antes de agir;

5. Organizar o espaço de trabalho;

6. Delegar
2. DEFINIR OBJETIVOS

ONDE é que quero ir? (Que resultado?)

COMO é que quero lá chego? (Que ações são necessárias?)

Em que DATA? (Qual é o prazo?)

U M R E S U LTA D O , U M A A Ç Ã O , U M P R A Z O
 S M A R T
Específico Mensurável Alcançável Relevante Tempo

O que é que quero Estabelecer medidas Que passos é que Como é que este Quanto tempo é que é
alcançar claras que ajudem a tenho que dar para objetivo vai ajudar os preciso para alcançar
especificamente? medir se estou a atingir a minha meta? meus resultados a minha meta?
alcançar os meus profissionais? (Tentar ser o mais
resultados Está relacionado com preciso possível)
os objetivos da
entidade patronal?
ESTABELECER
PRIORIDADES
 Importante Não importante

A executar rapidamente
Executar logo que (eventualmente pelo
Urgente possível, dedicando o próprio, mas estas são as FAZER JÁ!
tempo necessário melhores candidatas à
delegação)

Programar fazê-las mais Esperar

Não Fazer mais
tarde, reservando tempo Delegar eventualmente
urgente tarde…
suficiente Atirar para o lixo

Dedicar muito tempo Dedicar o mínimo

tempo
PLANIFICAR
Um plano distingue-se de uma lista de tarefas simples (do tipo lista de compras no
supermercado) porque inclui: 
A. Lista de tarefas a realizar durante a semana
B. Atribuição de grau de importância da tarefa /capacidade de contribuição da tarefa
para o teu objetivo
C. Atribuição de grau de urgência / prazo para cada tarefa
D. Previsão da duração de cada tarefa
Como fazer um plano de trabalho?

Recolha de dados
Criar um diário semanal, com o registo horário dos afazeres diários.
 
Análise da utilização do tempo
Trabalhar os dados recolhidos e verificar a forma como são utilizadas as horas
de trabalho.
Em paralelo, realizar uma lista com as oportunidades de melhoria que foram
identificadas.
Como fazer um plano de trabalho?

Criar planos de ação

Criar um diário semanal, com o registo horário dos afazeres diários.
Desenvolver planos de ação específicos para produzir melhorias na utilização do tempo.
Deve estar sempre reservado um espaço para os imprevistos, porque eles vão ocorrer.
 
Acompanhamento
Algum tempo depois do inicio dos esforços para otimizar a gestão do tempo, deve ser
feito um balanço por escrito, para avaliar a evolução e decidir qual o trabalho adicional
que deve ser feito.
É prudente evitar, tanto quanto possível, marcar compromissos:

Para o princípio da manhã (deve dar-se, pelo menos, uma margem de segurança de 30
minutos) ou para o fim da tarde, para permitir uma gestão mais eficaz das tarefas
planificadas e para fazer face a imprevistos, deixando também intervalos de, pelo menos,
15 minutos entre cada um;

Logo a seguir a uma ausência (viagem profissional, férias, doença, etc.), para permitir que
assuntos sejam, primeiramente, postos em dia.