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ARQUIVO - Significado Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio do governo; Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)
ORIGEM Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os documentos" Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso restrito do governo (final do sculo XVIII) Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos abriramcidados e aos pesquisadores de diferentes reas.
Gesto documental O que ? Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).
PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991) VARIVEIS Tipo de suporte Tipo de conjunto Produtor Fins da produo Objetivo Entrada dos documentos Processamento tcnico Comparao entre Arquivo e Biblioteca ARQUIVO Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar nico Fundos; documentos unidos pela origem Mquina administrativa Administrativos; jurdicos; funcionais; legais Provar, testamunhar Passagem natural [ou compra] de fonte geradora nica Registro; arranjo; descrio: guias, catlogos, etc. BIBLIOTECA Impressos manuscritos, audiovisuais, mltiplos exemplares Coleo; documentos unidos pelo contedo Atividade humana individual ou coletiva Culturais; cientficos; tcnicos; artsticos; educativos Instruir, informar Compra, doao, permuta de fontes mltiplas Tombamento; classificao; catalogao: fichrios [ou computador] Grande pblico e pesquisador
Pblico
Administrador e pesquisador
PRNCIPIOS DE ARQUIVO 1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA Observa a origem da documentao 2 TERRITORIALIDADE Observa a localizao geogrfica da documentao 3 TEORIA DAS 3 IDADES Consiste no Ciclo de vida documental:
Documentos Correntes: consulta freqente Correntes: Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando Intermedirios: eliminao ou recolhimento permanente Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e Permanentes: informativo; preservado em definitivo
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqente, produzidos ou recebidos, conservados prximo e de fcil acesso Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no consultados com freqncia, mas que podem ser utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm carter de permanncia transitria Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razo de valor histrico, probatrio ou informativo para o passado; tm carter definitivo
o arquivo onde se acondiciona os documentos aps a fase de maior operao e utilizao descentralizado: encontra-se prximo a estao de trabalho com moderado indice de utilizao Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas
ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantm a padronizao Rene assuntos correlatos
Informaes
Conhecimento
02
03
04
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVALFFSS
05
Gaveto
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA
07
08 ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA
DESCARTE
GESTO DOCUMENTAL
PARA QU?
planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prvio; tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender s necessidades legais e tcnicas; evitar a repetio completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a histria.
GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
racionalizao do trabalho aumento de produtividade; a recuperao rpida e precisa; o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final; a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos; a preservao e conservao dos documentos; preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a transferncia.
ARRUMAO X ORGANIZAO
Arrumao: metodologia individual no precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so menores Organizao: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so programadas; os custos imediatos so maiores; os resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a perpetuao do sistema de documentao
Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda Teixeira Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda Artigos e preposies a, o, d, da, um Ricardo dAndrade Pedro de Almeida Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d
Estado
Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo
Cidade
Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo Lorena
Correspondente
Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra Gilson Silva, Alberto
Cidade
Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto
Correspondente
Silva, Aurlio Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio
ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonalves Santos Zaira Cardoso Nunes Jos de Maria de Oliveira Laine da Silva Mrcio Santos Jnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitria Albuquerque Vitor Albuquerque
Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce Viso Turismo A Trs Irmos The Library of Congress Para Sempre Mveis Ltda.
ACONDICIONAMENTO
Fichas guias
A AL
Silva
Padronizao do Arquivamento
EMPRESA 0010
ACONDICIONAMENTO
Etiqueta de legenda
ACONDICIONAMENTO
ACONDICIONAMENTO
Data Pasta intercaladora com a cor da atividade
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO PADRONIZAO
Formao da TTD
por rea por Espcie Documental por Temporalidade por Referncia legal
DIAGNSTICO
Conhecer Atividade Cultura
1 Inicio 2
Pegunta
No
5 Ao
Sim 3 Ao 6 Ao
Planejamento Gesto
No
4 Ao
Pegunta
Sim
8 Inicio
Informao Documento
Gesto do Conhecimento
Tecnologia Mdias
DIAGNSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenrio - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaborao do Plano de Ao o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.
RELATRIO:
Visa retratar a situao atual de armazenamento, organizao e recuperao de informaes, analisando a situao atual, suas perdas e solues emergentes e a longo prazo.
DIAGNSTICO
PARA QUE SERVE?
- tomar medidas corretivas de uma situao critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolv-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantao do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ao Corretiva
Diagnstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS Constatao Perdas Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no dos anos versus responsabilidade juridica descarte dos documentos, criando a sistemtica de guarda indevida ou de sua guarda. de expurgos errneos. Existncia de documentos obsoletos e em duplicidade Na utilizao de outros espaos para guarda de documentos e mobilirio saturado Ausncia de instrumento para regular a guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento comprometido.
AO CORRETIVA:
y Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis y Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos. y Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa
Diagnstico - Modelo
ORGANIZAO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE Constatao Perdas Metodologia individualizada e Particularizao no despadronizada. arquivamento gerando acesso ao documento. Ausncia de automao do processo de recuperao documental Os Arquivos encontram-se arrumados e no organizados. AO CORRETIVA Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos. Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes. processo dificuldade de de
PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
Organizao do Acervo do Arquivo Central Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental Etapas: 1. Levantamento dos documentos/anlise documental 2. Emisso da Tabela 3. Aprovao da Tabela 4. Triagem da documentao
Organizao dos grupos documentais Determinao dos prazos legais para guarda e descarte do acervo documental Dar consistncia legal ao arquivamento dos documentos com anuncia do Cliente Atravs de consultas a legislao
CC
1.1
CC
CC/ Coamo Descarte dos documentos obsoletos Eliminar as no conformidades Eliminar os documentos obsoletos
PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO ETAPA 2 ATIVIDADE Padronizao Organizao dos documentos O QUE Padronizao e organizao dos documentos para formao de um sistema de recuperao e armazenamento eficientes Transcrio da informao organizada e validada em mdia eletrnica POR QUE O fornecimento de informao dever atender ao padro COMO Atravs de implementao de metodologia estabelecida QUEM CC
Informatizao do acervo
Permite a economia de tempo, espao, e otimiza as atividades da empresa somado ao fator segurana Para permitir os itens de validao, indexao, pesquisa, entre outros Manuteno do Sistema estabelecido
Atravs da estruturao de Aplicativo para cadastramento de documentos Alimentando e auditando a Base implantada Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturao do servio de documentao
CC
Formao de Base de Dados para cadastramento da informao Descrio dos Procedimentos referentes aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realao com a Empresa
CC
CC
O QUE ?
um instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que compem a trajetria da Organizao.
TTD ELABORAO
1. Passo: Coleta de Informaes
Preencher a Ficha de Anlise Documental: - registrar informaes sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informaes sobre cada documento atravs: - entrevistas e levantamento do acervo documental
TTD ELABORAO
2. Passo: Consolidao das Informaes O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc;
TTD ELABORAO
3. Passo: Aprovao
Apresentao do
cpia assinada.
TTD ELABORAO
4. Passo: Formatao final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas reas da empresa: - Pessoal, Contbil, Administrativa etc. Descrio / Definio dos Documentos: - Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referncia da Legislao: - Tributria, fiscal, trabalhista etc.
TTD - ELABORAO
5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilizao (Usurio): - Consulta, Descarte, Segurana etc; Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manuteno; - Formatao
TTD - Aplicao
A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE
TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho Resoluo n 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho.
O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas atribuies estatutrias. Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz parte integrante. D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se. So Lus, 23 de outubro de 1990. Prof. JERNIMO PINHEIRO Presidente
TTD - UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ/Arquivo Nacional. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da UFPB.
A V A L Transferncia Fase Corrente / Intermediria Gesto de Documentos Fase Permanente Manuteno e Guarda de Documentos
GED X GDE
GESTO DE DOCUMENTOS
Gesto Eletrnica de Arquivos Gesto Tradicional de Arquivo Todos os suportes, inclusive papel Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico)
MANUAL
AUTOMATIZADO
LEI 8.264/2005
mbito Estadual
Estes documentos regulam as disposies sobre arquivo nas esferas federal e estadual
CONCLUSO
Qual o resultado do uso da Gesto de Documentos?
Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informao/documento Melhorar a imagem das instituio junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participao dos geradores de informaes na busca de melhorias Melhorar o ambiente fsico e condies de trabalho.