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Como criar manuais de procedimentos operacionais padro

Escrito por Lori Burke | Traduzido por Jos Fabin

Todas as empresas de sucesso tm uma coisa em comum: documentam e seguem procedimentos operacionais padro (P Ps! para manter as opera"#es dirias consistentes$ seguras$ pontuais$ a%ustadas a normas de &ua'idade e a regu'a"#es do go(erno) *m P P documenta como$ &uando$ onde$ por &ue e por &uem +eito um traba',o) *m manua' de P Ps agrupa os de um setor$ departamento ou grupo dentro de uma empresa$ sendo uma (a'iosa re+erncia para os empregados atuais e uma e-ce'ente +erramenta de treinamento para os +uturos) . organiza"o e o esti'o de escrita do manua' (ariam muito de uma empresa para outra$ mas e-istem diretrizes bsicas &ue podem ser seguidas em todas e'as) Nvel de Dificuldade: Moderada

Instrues
Planificao

1.1
Identifique a audincia-alvo do manual. Como exemplo, consideraremos os POPs do armazm da empresa. Identifique os trabalhos di rios do setor e limite o alcance do manual ao papel dele dentro da companhia.

2. 2

Consulte as pessoas interessadas nos POPs !oper rios, supervisores e conselheiros de se"uran#a$. % experincia delas o a&udar a escrever procedimentos mais precisos para que o manual possa ser 'til a lon"o prazo. (ma aborda"em em equipe para criar o manual )promove os aportes dos usu rios potenciais dos POPs), se"undo o )*uidance for Preparin" +tandard Operatin" Procedures) !*uia para preparar procedimentos operacionais padr,o$ da -nvironmental Protection %"enc. dos -(%.

3. 3

Or"anize os procedimentos no manual de forma apropriada para a audincia e o material. Para o exemplo do armazm, alm de uma tabela de conte'dos e apndices, podem ser inclu/das se#0es como )+e"uran#a e treinamento), )-nvios), )1ecep#0es) e )-quipamento

operacional).

4. 4

2ormate os procedimentos de cada se#,o do manual de uma forma f cil de ler e acompanhar. %l"uns procedimentos podem ser cobertos em poucos passos, mas outros possuem muitos passos e fluxo"ramas. O livro )+tandard Operatin" Procedures3 % 4ritin" *uide) !Procedimentos operacionais padr,o3 *uia de reda#,o$ da Penn +tate (niversit. d exemplos de quando usar cada estilo !ve&a a se#,o 1ecursos$.

Escrevendo os POPs

1.1
-screva uma )declara#,o de finalidade) para cada procedimento, indicando claramente quem faz cada trabalho, quando, onde e por qu. %note as situa#0es que poderiam, por exemplo, causar danos a equipamentos ou pessoas. Inclua tambm as re"ula#0es do "overno e normas da ind'stria que devem ser se"uidas.

2. 2

1edi&a os passos a se"uir em ordem cronol5"ica e formato claro e conciso. (se voz ativa e um n/vel de detalhes suficiente para que uma pessoa nova ou com experincia limitada possa completar os procedimentos sem supervis,o.

3. 3

Identifique o equipamento especial, qualifica#0es e documentos adicionais necess rios para o trabalho. 6o exemplo do armazm, se um trabalhador precisar usar um capacete, ser capacitado no uso de empilhadeiras e levar uma lista de verifica#,o de invent rio, escreva-o no procedimento. Inclua exemplos de formul rios necess rios no apndice do manual.

Acompanhamento

1.1
7este os procedimentos antes de publicar o manual, como indica o )*uide to 4ritin" +tandard Operatin" Procedures) !*uia para escrever procedimentos operacionais padr,o$ da 7exas %89 Colle"e of -n"ineerin". Pe#a que uma pessoa experiente no assunto revise a precis,o dos textos e que um esta"i rio encontre lacunas na informa#,o. 1eescreva o que for necess rio.

2. 2

-nsine aos trabalhadores a usar o manual do POP. -xplique o la.out e como encontrar cada informa#,o. :eixe que eles o usem e informem futuras altera#0es nos procedimentos.

3. 3

Crie um sistema de controle de documento. ;uando um procedimento for revisado, re"istre as datas e detalhes do que foi alterado. Certifique-se de que este&am dispon/veis c5pias dos manuais nas reas em que os procedimentos ser,o utilizados, como indica o livro )*uidelines for 4ritin" +tandard Operatin" Procedures) !:iretrizes para escrever procedimentos operacionais padr,o$ da :u<e (niversit..

4. 4

1evise a efetividade dos procedimentos ap5s um tempo. +e o equipamento, os processos ou as re"ula#0es do "overno mudarem, atualize o manual. %tente-se ao feedbac< sobre a usabilidade dele e incorpore melhorias.