ARTIGO

PRINCPIOS DA DESCRIO ARQUIVSTICA: DO SUPORTE CONVENCIONAL AO ELETRNICO

Por: Ana Paula de Moura Sousa
anapans@yahoo.com.br

Alcia Silva Rodrigues

eusillva@yahoo.com.br

Alex Silva Rodrigues

allezinho2002@yahoo.com.br

ngela Aparecida de Oliveira

angela.oliveira@correios.net.br

Resumo Este trabalho tem como objetivo principal apresentar a Descrio Arquivstica aplicada a documentos em diversos formatos, inclusive o eletrnico, que se constitui, neste momento, em um dos maiores desafios dos profissionais de informao, bibliotecrios e arquivistas, que devem propiciar o acesso informao contida nos documentos arquivsticos em seus meios. Este trabalho facilitado quando a aplicao da Descrio Arquivstica padronizada seguindo normas especficas. Foram estudadas a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica [ISAD (G)], a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias [ISAAR (CPF)] e outras aes, constituindo em iniciativas para padronizar a aplicao da Descrio Arquivstica, que se processa por meio de instrumentos de pesquisa, os quais explicam os documentos de arquivo, quanto sua gesto, identificao e localizao, alm de situar o pesquisador quanto ao contexto e o sistema de arquivo que o gerou.A apresentao e disponibilizao dos documentos e instrumentos de pesquisa na web se d por intermdio da aplicao de padres de metadados, neste caso, a utilizao do Encoded Archival Description (EAD). Palavras-chave: descrio. Arquivstica; Descrio Arquivstica; Normalizao; Normas de

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PRINCIPLES OF DESCRIPTION ARCHIVISTIC: OF THE CONVENTIONAL SUPPORT TO THE ELECTRONIC.

Resumen

Este trabajo tiene como principal objetivo presentar la Descripcin Archivstica aplicada a documentos en diferentes formatos, inclusivo en electrnico, constituyndose, en este momento, en uno dos mayores desafos de los profesionales de la informacin, biblioteclogos y archivistas, que deben favorecer el acceso a la informacin contenida en los documentos archivsticos en sus suportes. Este trabajo es facilitado cuando la aplicacin de la Descripcin Archivstica es padronizada segn normas especficas. Fueron estudiadas la Norma General Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD (G)) y la Norma Internacional de Registro de Autoridades Archivsticas para Entidades Colectivas, Personas y Familias (ISAAR(CPF)) y otras acciones, constituyndose en iniciativas para padronizar la aplicacin de la Descripcin Archivstica, que procesase por medio de instrumentos de pesquisa, los cuales explican los documentos del archivo,, cuanto la suya gestin, identificacin y localizacin, adems de situar el pesquisidor cuanto al contexto y el sistema de archivo que lo gener. La presentacin y disponibilizacin de los documentos e instrumentos de pesquisa en la Web se dan por intermedio de la aplicacin de padrones de metadados, en este caso, es la utilizacin del Encoged Archival Description (EAD).

1 INTRODUO O alfabeto foi uma das mais importantes criaes tcnicas do homem, por meio dele conhecimentos foram passados atravs de canais formais e informais impressos em diversos suportes, como por exemplo, o papel. A ruptura desse paradigma vem com o surgimento da informtica seguida por documentos gerados nesse meio, aos quais chamamos de documentos eletrnicos. Atualmente, possvel perceber que os documentos eletrnicos fazem parte da realidade no s da comunidade cientifica, como tambm da vida de pessoas e empresas. A forma de gerenciar este novo suporte informacional , neste momento, o desafio maior dos profissionais de informao: bibliotecrios e arquivistas. Por meio de atividades de representao possvel padronizar e facilitar o acesso a estes documentos em seus meios e neste momento que a Descrio Arquivstica utilizada.

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Desde o final da dcada de 1980 objeto de esforos internacionais a construo de normas de descrio para documentos arquivsticos. Em 1992, surge a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD (G)). Mais adiante, especificamente em 1996, surge outra norma que visa a descrio dos produtores dos documentos, a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR (CPF)), que possui metodologias j utilizadas na biblioteconomia. A descrio arquivstica se processa por meio de instrumentos de pesquisa, os quais explicam os documentos de arquivos, quanto sua gesto, identificao e localizao e situam o pesquisador quanto ao contexto e o sistema de arquivo que o gerou. Sua aplicao em documentos eletrnicos se d por intermdio da aplicao de padres de metadados, como o MARC (Machine Readable Catalog Format), EAD (Encoded

Archival Description), TEI (Text Encoding Initiative), DC (Dublin Core) entre outros.
2 METODOLOGIA A principio o tema a ser trabalhado seria A diplomtica aplicada aos documentos eletrnicos, que vem a ser a disciplina que tem por objetivo a estrutura formal e a autenticidade dos documentos. Numa conversa informal com a professora Rachel Bueno, da Faculdade de Biblioteconomia e Cincia da Informao FaBCI/FESPSP, tomou-se conhecimento de um fato que dificultava a pesquisa: os documentos eletrnicos no tem valor legal no Brasil e isso inviabiliza a aplicao da diplomtica, pois essa s pode ser utilizada em documentos passveis de comprovao de autenticidade, a mesma sugeriu o tema atual, com a indicao de artigos. Teve incio uma pesquisa (livros, peridicos e Internet) visando o levantamento da literatura existente sobre o assunto e leitura das principais normas para descrio arquivstica: a ISAD (G) e a ISAAR (CPF) e, tambm, a literatura levantada sobre documento eletrnico. Aps a leitura de parte do material resultante da pesquisa, definiram-se os objetivos do trabalho, bem como a estrutura dos captulos que seriam necessrios desenvolver.

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Na Internet, foram pesquisados os sites de busca (Cad, Google e Alta Vista), utilizando os seguintes termos: ISAD (G), ISAAR (CPF), documento eletrnico, metadados, EAD e Marc, juntamente com a continuao do levantamento de artigos e livros. Contatos foram estabelecidos com instituies e profissionais da rea de arquivologia e biblioteconomia, que gentilmente enviaram relatrios, projetos, artigos e exemplos. 3 DESCRIO ARQUIVSTICA Por diversas razes, os seres humanos registram por escrito os produtos de suas atividades, sejam elas sociais, econmicas, polticas e/ou pessoais. Com o decorrer do tempo, paulatinamente, o suporte com o qual se registram tais atividades se modificou, evoluindo das simples tbuas de argila, da praticidade do papel para os sofisticados documentos eletrnicos. Mas a necessidade de sistematizar, conservar e administrar estes registros sempre existiu, constituindo-se, assim, grandes e pequenos arquivos. Segundo Paes (2005), o arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. Para garantir o acesso s informaes contidas nestes documentos, a Arquivstica, conforme Carbone (1993) estabelece critrios prprios mediante uma lgica e metodologias prprias para servir de encaminhamento pesquisa e ao conhecimento. Dentre as metodologias, est a Descrio Arquivstica, que o ato de descrever e representar informaes contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventrios, guias, catlogos etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localizao, identificao e gesto, alm de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou. As atividades de descrio so importantes em um arquivo porque garantem a compreenso do acervo arquivstico.

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3.1 Aplicao da Descrio Arquivstica Existe na administrao de arquivos, um ciclo no tratamento de documentos que compreende uma teoria denominada trs idades, uma diferenciao entre os arquivos correntes (primeira idade), intermedirios (segunda idade) e permanentes (terceira idade). A Descrio Arquivstica empregada com maior freqncia na terceira idade (arquivo permanente) quando o suporte o papel. Em documentos eletrnicos, Lopes (1996) apud Hagen (1998), afirma que a descrio ocorre em todos os momentos do tratamento dos documentos [...] a descrio comea no processo de classificao, continua na avaliao e se aprofunda nos instrumentos de busca mais especficos. O documento eletrnico, desde sua criao, j deve obedecer a um padro, obtido por recursos que sero explicados mais adiante. A recuperao dos dados contidos em documentos/fundos arquivsticos possibilitada atravs de instrumentos de pesquisa. Antes de serem efetuados os instrumentos de pesquisa necessrio utilizar normas de contedo, que so ISAD(G) e da ISAAR(CFP). 3.2 Normas para Descrio Arquivstica A preocupao com a descrio arquivstica recente, surge por volta do final da dcada de 1980, com o incio do processo de construo de normas de descrio de documentos arquivsticos. Em 1992 foi produzida a primeira verso da ISAD(G), sua publicao ocorreu em 1993, sendo decidido que aps 5 anos seria novamente revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaborao de outra norma, a ISAAR (CPF), porm sua publicao ocorreu somente em 1996. A ISAD (G) padroniza a descrio arquivstica em fundos como um todo e em suas partes e contm regras gerais que podem servir como base para a criao de normas locais ou ser usada em conjunto destas se j existirem. Sua estrutura parte de um

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princpio hierrquico, no qual a descrio feita em nveis, denominando-se assim

estrutura multinvel. H um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser

aplicadas para estabelecer a relao hierrquica entre as descries:

Descrio do geral ao particular: apresenta uma relao hierrquica entre as partes e

o todo

Informao relevante para o nvel de descrio: as informaes devem ser

apropriadas para o nvel que est sendo descrito

Relao entre descries: identifica o nvel de descrio. No repetio de informao: no repetir as informaes em nveis diferentes de

descrio. Para Bellotto (2004), cada nvel do arranjo corresponde a um nvel de descrio: fundo, grupo ou seo (seo na traduo feita pelo Arquivo Nacional Brasileiro), srie e item ou pea documental. Na ISAD (G) os elementos das respectivas descries so designados por sete reas: rea de identificao; rea de contextualizao; rea de contedo e estrutura; rea de condies de acesso e uso; rea de fontes relacionadas; rea de notas; rea de controle da descrio. Com a aplicao da ISAD (G) a descrio passa a ser normalizada universalmente contribuindo para que o acesso e a troca de informaes, principalmente em meio eletrnico, sejam satisfatrios. Segundo Lopez (2002), para que o ideal perseguido pela normalizao se torne concreto resta um longo caminho. A comunidade arquivstica apresenta crticas em relao a representatividade e a relao entre as atividades de descrio e as de classificao arquivstica, ou seja, na representao necessrio que se aprofunde mais a questo da normalizao terminolgica e na classificao arquivstica necessrio uma definio mais precisa das atividades. No se pode esquecer que a ISAD

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(G) , sem dvida, uma primeira referncia fundamental para qualquer atividade de descrio. A ISAAR (CPF) uma norma que visa tratar dos pontos de acesso na Descrio Arquivstica, sua primeira edio foi publicada em 1996. Atualmente se encontra na segunda edio, publicada em 2004. Segundo a prpria norma, seu objetivo garantir a compreenso dos conceitos e uma melhor prtica na gesto dos arquivos. A ISAAR (CPF) e a ISAD (G) possuem aspectos complementares, pois, permitem a ligao entre as autoridades produtoras e os documentos produzidos. Na primeira edio, a ISAAR (CPF) compreendia trs reas: rea de Controle de Autoridade, rea de Informao e rea de Notas. J na segunda compreende quatro reas: rea de Identificao (semelhante Controle de Autoridade); rea de Descrio (antiga rea de Identificao); rea das Relaes; rea de Controle (em substituio da rea de Notas) e uma seo extra: Relaes das entidades coletivas, pessoas e famlias, com a documentao de arquivo e outros recursos. 3.3 Instrumentos de Pesquisa Instrumentos de pesquisa completam o trabalho de um arquivo com a finalidade de propiciar o acesso aos documentos, consulta e divulgao do acervo e se apresentam em vrios formatos e cada um possui caractersticas prprias, que vo atender as necessidades dos pesquisadores, podendo-se citar os principais:

Guia

o instrumento mais popular, pois encontrado em praticamente todas as instituies arquivsticas por ser o instrumento mais genrico. Permite uma viso panormica do acervo, com informaes sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo e a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

Inventrio

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Abrange todo o acervo de maneira resumida e sua finalidade descrever a composio de um fundo e, ao mesmo tempo, prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca.

Catlogo

Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descreve singularmente as unidades documentais e as agrupa pelo mesmo assunto, perodo de tempo ou lugar. Sua finalidade indicar a localizao de cada documento.

Repertrio ou Catlogo Seletivo

Descreve e ressalta os documentos mais especficos ou de grande importncia para a instituio ou pessoa do qual pertence. uma descrio minuciosa, podendo conter trechos transcritos do documento.

ndices

Decompem dos documentos por descritores que complementam os catlogos e/ou inventrios. So termos / palavras-chaves que permite rpida e eficiente localizao de cada documento.

Tabela de Equivalncia ou Concordncia

Esta tabela acompanha a evoluo terminolgica dos arquivos, d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo.

4 FORMATOS PARA DESCRIO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS Documento todo registro de uma atividade humana, independente do suporte onde foi inserida a informao. Porm, nem todo documento arquivstico, apenas aqueles que so produzidos por uma entidade, pessoa ou famlia no transcurso das funes que

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justificam sua existncia como tal, guardando esses documentos, relaes orgnicas entre si segundo a definio de Bellotto (2004).

O gerenciamento da crescente produo de documentos em meio eletrnico o novo desafio dos profissionais da informao. Por isso, a comunidade arquivstica tem observado de modo mais atento a possibilidade da utilizao da rede para disponibilizar e gerenciar de forma eficiente seus acervos arquivsticos. Esse objetivo pode ser alcanado por meio da utilizao de formatos de metadados. Metadados podem ser considerados como uma linguagem til para identificar, organizar e recuperar a informao digital, minimizando a duplicao de esforos e facilitando a manuteno de dados. Os metadados so utilizados desde o fim do sculo XIX na forma de fichas para organizar os catlogos de bibliotecas, sendo que, a partir da dcada de 60, com o advento da informtica, metadados passaram a ser utilizados para gerenciar dados bibliogrficos. O primeiro formato desenvolvido foi o Machine Readable Catalogue (MARC), utilizado para descrever e disponibilizar acervos bibliogrficos. O formato MARC foi desenvolvido na dcada de 60, pela Library of Congress (EUA) tendo como objetivo possibilitar o intercmbio de registros de catalogao entre bibliotecas, a partir da informatizao de seus servios. O MARC organiza as informaes fornecidas pela catalogao dos documentos de forma a serem lidas pelo computador, possibilitando a descrio bibliogrfica de diferentes tipos de documentos, fazendo uso de estrutura de campos fixos e variveis, subcampos e indicadores. Alm do MARC, outros formatos foram desenvolvidos de forma a descrever diferentes tipos de materiais, entre eles, o Text Encoding Initiative (TEI) e o Dublin Core (DC). O TEI um projeto coorporativo de textos eletrnicos que estabelece linhas de ao para a preparao e intercmbio dos mesmos. Teve sua origem em 1987, na Conferncia organizada pela Associao de Computadores e Humanidades (ACH). Seu objetivo representar de forma explicita as principais caractersticas de um texto e desenvolver um esquema padro de codificao independente de software, hardware e rea de aplicao. Sua principal funo atender s requisies da comunidade de pesquisa

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erudita, mas pode ser utilizada pelos bibliotecrios responsveis por cuidarem dos materiais eletrnicos.

O DC foi desenvolvido em 1995 nos Estados Unidos da Amrica para descrever documentos. Sua criao foi patrocinada pela Online Computer Library Center (OCLC) que desenvolve estudos sobre estruturao de catlogos hipertextuais. Alm dos formatos citados acima, existe ainda o formato Encoded Arquival Description (EAD) criado especificamente para a disponibilizao de instrumentos de pesquisa e documentos na web. O EAD um padro criado para codificar dados descrevendo arquivos institucionais, corporativos e pessoais. O projeto foi iniciado pela biblioteca da Universidade da Virgnia, Califrnia sendo, atualmente, administrado pela Library of

Congress LC e pela Society of American Archivists SAA, conjuntamente com

instituies arquivsticas do mundo todo. O formato EAD apresenta algumas caractersticas que possibilitam sua utilizao pelas unidades arquivsticas: independente de software e hardware; Reflete a ISAD (G); Permite a troca de dados arquivsticos; Facilita a converso de instrumentos de descrio. Atualmente, os esforos dos desenvolvedores do EAD esto voltados para a possibilidade da utilizao da ISAAR (CPF) para a construo de uma base de dados biogrficos e histrico. Alm disso, devido ao crescente nmero de entidades que no tem o ingls como lngua nativa, a equipe est estudando o desenvolvimento de outras verses do formato, alm de documentao em outras lnguas que no o ingls. A idia principal da utilizao do formato EAD pelas instituies arquivsticas permitir a criao de um catlogo coletivo arquivstico, onde seja possvel acessar a descrio ou at mesmo o contedo documento na ntegra em qualquer instituio arquivstica em qualquer lugar no mundo.

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5 DESCRIO ARQUIVSTICA NO BRASIL O rgo que regulamenta a normalizao da descrio arquivstica no Brasil o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que estabelece a poltica nacional dos arquivos pblicos e privados como rgo de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), que formado por membros do poder pblico, associaes e instituies arquivsticas. Para agilizar o funcionamento do CONARQ e do SINAR, foram criadas Cmaras Tcnicas e Setoriais, sendo que, entre elas, est a Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio Arquivstica (CTNDA), criada em 2001, que acompanha os esforos internacionais e estimula a participao da comunidade arquivstica brasileira, com a divulgao, levantamento de dados e debates sobre as normas para descrio arquivstica. O CTNDA disponibiliza as verses traduzidas da ISAD(G) e da ISAAR (CPF), promovendo, tambm, cursos sobre o EAD. Alm destas iniciativas, o CTNDA elaborou a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), que estabelece instrues para a descrio de documentos de acordo com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF), adaptadas realidade do Brasil. Em 2006, foi apresentada a verso preliminar da NOBRADE para consulta pblica, com a promoo de encontros e discusses. O prazo para o recebimento de comentrios e sugestes pelo CONARQ at 30 de abril de 2006. Em vrias instituies do Brasil observa-se que j clara a conscincia da necessidade de padronizao que facilite o trabalho, aumente o grau da qualidade das atividades realizadas e permitam o intercmbio de informaes, como se pode observar nos arquivos da Unicamp, no Arquivo Histrico da Universidade Federal de Juiz de Fora AHUFJF, no prprio Arquivo Nacional e no arquivo do Museu Imperial, por exemplo, que utilizam as normas internacionais e participam dos grupos de discusso da NOBRADE.

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6 CONSIDERAES FINAIS Os acervos arquivsticos so formados por documentos recebidos por pessoas ou instituies no decorrer de suas atividades. Para disponibilizar esses acervos aos usurios, o arquivista se vale de critrios para criar uma lgica e uma metodologia prprias para auxiliar na pesquisa e conhecimento. Uma das metodologias a descrio arquivstica, que o ato de descrever e representar as informaes contidas em um acervo ou documento. A ISAD (G) foi a primeira tentativa internacional em padronizar os registros de arquivo. Conseqentemente, para padronizar os pontos de acesso, surgiu a ISAAR (CPF). A leitura da ISAD (G), em conjunto com as aplicaes verificadas, leva a considerar que a norma eficiente, porm, necessrio que a comunidade arquivstica como um todo continue verificando e apontando as possveis falhas e lacunas que possam surgir no decorrer de sua aplicao. Em relao a ISAAR (CPF) constata-se a sua importncia, pois as possibilidades de descrio dos pontos de acesso so amplos, porm, no foi possvel verificar sua utilizao uma vez que no foram localizadas as aplicaes prticas da mesma no pas. Os instrumentos de pesquisa so produtos da descrio arquivstica padronizados so fundamentais e est claro que sem os mesmos a recuperao fica comprometida. Para disponibilizar esses instrumentos de pesquisa na Internet, a SAA, a LC e a comunidade arquivstica internacional, desenvolveu o padro EAD para codificar dados descrevendo acervos arquivsticos na sua forma hierrquica, refletindo a ISAD (G). Uma das vantagens do padro, no nosso ponto de vista, a independncia de software e hardware oferecendo assim confiana e segurana. Alm disso, possibilita a recuperao da informao como em um grande catlogo coletivo, sendo que todas as instituies arquivsticas que utilizarem esse padro tero links para outros acervos ou para o documento em si, sem necessidade de um acervo central. No Brasil, tal fato ainda no realidade porque, pois a maioria das instituies arquivsticas desconhecem as normas para descrio e/ou no disponibilizam os instrumentos de pesquisa na web.

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Conclu-se que a aplicao de normas de descrio possibilita a troca de informaes e melhora o acesso aos documentos, facilita o trabalho do profissional de arquivo, pois serve de parmetro para descrever e organizar o acervo e ao usurio que ter uma recuperao eficiente. fundamental que as instituies brasileiras, que j possuem as descries normalizadas, atuem como divulgadoras das normas para que o Brasil tambm se torne parte deste grande catlogo de acervos arquivsticos, juntamente com as demais instituies.

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