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Organizaçao Tecnicas de Arquivo
Organizaçao Tecnicas de Arquivo
Instituto de Emprego e Formao Profissional Organizao e Tcnicas de Arquivo Departamento de Formao Profissional Tecnoforma Dra. Carla Antunes Picado Tecnoforma Tecnoforma 1. Edio
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Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida ou transmitida, por qualquer forma ou acesso sem o consentimento prvio, por escrito, do IEFP ou da UA. Produo apoiada pelo Programa Operacional Formao Profissional e Emprego, co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu
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Introduo Objectivos Pr-requisitos Perfil do formador Plano de desenvolvimento das unidades temticas 7 9 11 13 15
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Unidade Didctica 8 Aplicaes Prtica Pela Utilizao do Softwere de Gesto de Documentao Miitscript
O Miitscript Sntese da Unidade Didtica 8 e Auto- avaliao..
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Introduo
Ao pensarmos em arquivos pensamos na produo e na conservao dos documentos. E porque se produzem e se conservam estes? Em primeiro lugar para a gesto administrativa dos assuntos correntes constituindo o apoio informativo para a tomada de decises e tomando o valor probatrio que a lei lhes concede. Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituies pblicas, aparecem como recurso bsico de informao para os cidados e como garantia de transparncia administrativa imprescindvel ao Estado de Direito. Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histrico. neste contexto que surge o manual para o curso de Organizao e Tcnicas de Arquivo, destinado a pessoal tcnico-profissional e administrativo.
Objectivos
Enunciar os principais conceitos relacionados com a organizao e as tcnicas de arquivo; Contribuir para a aquisio de competncias tcnicas para enfrentar a sociedade da informao; Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos; Adquirir competncias para gerir a informao de forma sistmica e organizada; Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos, desde a criao at ao destino final dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.
Pr-requisitos
Ter experincia de informtica como utilizador e alguma experincia de navegao na Internet.
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Perfil do formador
Ter uma formao acadmica igual ou superior licenciatura e, preferencialmente, possuir a ps-graduao em Cincias Documentais, na variante de Arquivo; Ter uma experincia profissional relevante e adequada formao a dar.
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O documento de Arquivo
O documento uma unidade constituda pela informao e pelo seu suporte. Por sua vez, o arquivo est ligado entidade produtora no sendo algo independente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituio ou da pessoa - valor primrio - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes histricas da instituio ou pessoa - adquirem assim um valor secundrio. So, assim, constitudos de uma forma natural. No que diz respeito aos suportes, os arquivos so bastantes diversificados possuindo no seu esplio, alm dos documentos em formato papel, fotografias, CDs, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estes suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nvel de conservao quer ao nvel do valor legal. O documento de arquivo produzido para provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. a mais pequena unidade arquivstica, indivisvel do ponto de vista funcional e que pode ser constitudo por um ou mais documentos. Ele resulta das actividades de uma instituio ou de uma pessoa no fazendo sentido fora do contexto em que est inserido e em que foi produzido. A expanso e a diversificao da entidade produtora bem como a multiplicao de documentos traz para primeiro plano o problema da avaliao e da seleco natural uma vez que no se pode conservar tudo. Todas estas caractersticas do documento de arquivo fazem com que, a nvel do seu tratamento, seja muito complicado a normalizao dado que cada arquivo e seus documentos tratado de acordo com o contexto em que est inserido.
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Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens do organismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organizativa, as polticas seguidas e as razes da sua escolha. Constituem exemplos manuais e guias, directivas, informaes e estatsticas, organogramas e directrios e legislao. Exigem conservao uma vez que se revestem de muita importncia porque contm provas, funes, polticas, decises, entre outras actividades da organizao. Em suma, retratam a histria da organizao. Valor informativo o existente em documentos com dados importantes sobre pessoas (censos, estatsticas); objectos (documentos sobre edifcios, equipamentos, registo de patentes, etc.); lugares (informao cartogrfica, mapas, cartas, fotografias areas, etc.); fenmenos (eleies, catstrofes, etc.); problemas e condies na forma de tratamento de um organismo pblico (livros de reclamaes); entre outros. Devem ser conservados uma vez que a informao contm a funo para a qual foram criados.
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Os circuitos documentais
O circuito documental o percurso que os documentos fazem dentro da instituio desde a sua entrada (quando so documentos produzidos no exterior) ou desde a sua produo (quando so documentos produzidos pela prpria instituio). O desenhar do circuito documental exige um conhecimento profundo da instituio porque o seu principal objectivo racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organizao. De um modo geral o circuito documental constitudo pelas seguintes fases: abertura dos documentos e verificao do destinatrio; carimbagem e registo dos documentos; identificao dos assuntos; verificao de antecedentes ou identificao como assunto novo; classificao; deciso - resposta; arquivo
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Registo de documentos internos - consiste no registo de todos os documentos internos como informaes, memorandos, relatrios, entre outros; Registo de processos - consiste na anotao sistemtica de todas a unidades arquivsticas existentes e que tm como objectivo a sua localizao imediata no arquivo; Registo da circulao interna dos processos - consiste no registo dos movimentos dos processos ou ainda da circulao dos documentos simples pelos vrios servios. Nos dois primeiros instrumentos - os registos dos documentos entrados
e sados - existe outro instrumento igualmente importante e que consiste no copiador. A sua importncia deve-se ao facto de toda a correspondncia entrada e sada ser fotocopiada. A seguir carimbada e numerada sequencialmente e depois arrumada nas pastas seguindo a ordem numrica. No prprio espao do arquivo coloca-se o nmero do processo em que o documento foi arquivado. Todos os anos iniciada uma nova numerao. Normalmente s se copia a primeira folha, embora se possa registar que possui anexos. Como acontece quase sempre este sistema apresenta vantagens e desvantagens.
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documento pretendido se soubermos o seu nmero de entrada/sada e se soubermos aproximadamente a sua data; no permitem encontrar os documentos pelo nome da instituio ou pessoa que escreveu a carta.
referncias - data de expedio - nmero de expedio - cdigo do processo (no organismo remetente); cdigo do processo (no organismo receptor); observaes.
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Organizao arquivstica
So dois os princpios fundamentais da organizao arquivstica: Princpio da Provenincia dos Fundos - o princpio bsico da organizao dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo ou ncleo, no misturando os seus documentos com os dos outros. Todas as intervenes do arquivista (concepo do sistema, classificao, descrio, comunicao, avaliao, conservao) devem ocorrer sob o signo da provenincia. Princpio do Respeito pela Ordem Original do Fundo - o princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.
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escrever o ttulo do dossier na lombada; manter a ordem interna porque uma pea tirada para consulta deve ser posta no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers; no tirar definitivamente as peas para abrir outros dossiers - utilizar sempre fotocpias.
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Codificao
Quando se apresenta o plano de classificao junta-se sempre um ndice de assuntos. O ndice um documento que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida (sequencial ou sistemtica), os descritores, designaes ou ttulos de um documento, acompanhados das respectivas referncias ou cotas. A codificao apresenta-se de grande utilidade porque a elaborao de um sistema de codificao numrico ou alfabtico serve para distinguir as rubricas do plano de classificao. Assim, cada dossier dever ter uma codificao que ser a sua identificao. A Codificao escolhida deve ser sempre simples, de fcil atribuio e de fcil leitura. Existem diferentes mtodos de codificao mas os principais so: cdigos alfabticos - so sistemas fechados porque tm limitaes na quantidade de smbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente se adaptam a uma estrutura hierrquica; cdigos numricos - com utilizao da classificao numrico decimal em que faz corresponder aos diferentes nveis de um plano de classificao nmeros e decimais significativos. Est limitado a um mximo de 10 divises por nvel. Ex.: Classe - 40 000 Subclasse - 41 000 Diviso - 41 200 Subdiviso - 41 230 ou com utilizao da classificao numrica por blocos sequenciais que tem a vantagem de ser completamente aberto, do nmero 1 a infinito. Ex.: Classe - 1. Subclasse - 1.1. Diviso - 1.1.2. Subdiviso - 1.1.2.3.
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Tipos de arquivo
Conceito e funes dos arquivos
Ao definirmos arquivo no encontramos uma definio nica dado que o arquivo possui mais do que uma definio. Definio esta que, de um modo geral, pode ser anexa a uma funo do arquivo. De facto ele , em primeiro lugar, o edifcio ou parte do edifcio onde so recebidos, conservados, organizados e comunicados os documentos de arquivo = funo de Recolha Por outro lado, ele tambm a instituio ou o servio responsvel pela aquisio, conservao, organizao e comunicao dos documentos de arquivo quer seja ele corrente, intermdio ou definitivo = funo de Conservao ainda o conjunto orgnico de documentos, qualquer que seja a sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao, para a pessoa ou instituies que o produz. Para os cidados ou para servir como fonte para a Histria. = funo de Comunicao
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Arquivo Centralizado
No tipo de arquivo centralizado os documentos so recebidos para tratamento por um nico rgo especializado. Algumas vezes esse rgo faz tratamento para vrios servios. Modelo de gesto em que todas as decises vo ao topo. Vantagens: Permite a uniformizao/unificao dos sistemas de classificao e por isso reduz o equipamento e os recursos humanos. Desvantagens: Como a massa documental muito grande o tempo de recuperao pode ser muito elevado.
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Arquivo Descentralizado
Cada unidade orgnica tem o seu prprio arquivo. O arquivo independente de cada ncleo/departamento. O modelo de gesto corresponde ao descentralizado. H uma delegao de competncias, por isso, tudo o que chega ao topo importante. Vantagens: Se os documentos esto prximos dos funcionrios h muito menos tempo de espera na recuperao da informao. Existe a supresso de alguma burocracia. Desvantagens: Podem existir mltiplos sistemas de classificao diferentes. O equipamento j no nico, est disseminado e o pessoal no especializado (com vantagens e desvantagens).
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Arquivo Dirigido
a fuso dos dois. Existe descentralizao dos servios mas ele est sob o controle tcnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperao).
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Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades de acesso (palavras-chave) - pesquisa interactiva; Possibilidade de pesquisar vrias bases de dados ao mesmo tempo; Possibilidade de efectuar pesquisas de maior complexidade; Pesquisa mais rpida; Apresentao dos resultados seleccionada de acordo com as preferncias do utilizador; Poupana de espao e baixo custo de armazenamento.
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Com estas caractersticas, natural que a gesto de documentos electrnicos necessite de requisitos especficos como:
Implementao de migraes peridicas de aplicaes e suportes para garantir acesso continuado; Adopo de aplicaes e formatos normalizados para criao/transmisso e armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e interoperabilidade; Adopo de suportes normalizados para armazenamento, por forma a no permitir alteraes subsequentes e garantir integridade e autenticidade na preservao a longo prazo; Implementao de procedimentos de segurana - privilgios de acesso, sistemas de auditoria electrnica - para garantir a autenticidade dos documentos;
Agregao ao documento de suficiente meta-informao para garantir a preservao de: Elementos Elementos Elementos Elementos Elementos de de de de de contedo contexto segurana estrutura controlo
Antecipao de todas as opes fundamentais da criao, gesto e preservao de documentos para o momento da concepo do sistema; Imperativo multidisciplinar na concepo, implementao e manuteno de gesto de documentos electrnicos.
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A microfilmagem
So vrias as questes que se colocam aos arquivos, resultado da hipertrofia da documentao, em suporte papel, que decorre da complexidade das administraes, e que resultam nos seguintes problemas: reas crescentes destinadas ao arquivo; a morosidade no tratamento e na recuperao da informao; a conservao da prpria documentao, uma vez que os riscos de perda da informao tendem a ser proporcionais ao volume documental. As solues para estes problemas passam por novas tcnicas, de que so exemplo:
Sistemas microgrficos
possuidores de caractersticas como: O microfilme a reproduo fotogrfica que reduz significativamente as dimenses dos documentos fotografados. Trata-se de uma tcnica de reproduo que no implica a alterao da imagem, apenas pressupe uma mudana de dimenso e suporte, no caso em apreo, do papel para o microfilme. A recuperao da informao faz-se, por meio de um sistema ptico que aumenta a imagem na proporo inversa taxa de reduo.
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Unidade Didctica 8 Aplicao prtica pela utilizao do software de gesto de documentao MiitScript
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Configurao de mscaras e modelos de documentos - para criar um documento novo (relatrio, proposta, etc.), no necessrio copiar o ltimo documento bastando escolher o modelo porque ao faz-lo o texto que comum ser utilizado aparece automaticamente.
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Unidade Didctica 9
As novas competncias dos profissionais dos arquivos
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Glossrio
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GLOSSRIO
ACESSO INFORMAO Possibilidade de consultar e de utilizar os documentos administrativos e os arquivos. O acesso pode ser limitado em diversos casos. ACESSIBILIDADE Disponibilidade dos documentos para consulta em consequncia da sua comunicabilidade e da existncia de instrumentos de descrio documental. ARQUIVO Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao. Pode significar tambm a instituio ou servio responsvel pela aquisio, conservao, organizao e comunicao de documentos de arquivo. ARQUIVO CORRENTE Servio encarregado da conservao e comunicao de documentos de arquivo, de consulta frequente pela entidade produtora, no exerccio das suas actividades de gesto. ARQUIVO INTERMDIO Servio encarregado da conservao e comunicao de documentos de arquivo de consulta espordica pela entidade produtora, no exerccio das suas actividades de gesto. ARQUIVO DEFINITIVO Servio encarregado da conservao permanente e comunicao de documentos em arquivo, em princpio j no consultados pela entidade produtora, previamente seleccionados em funo do seu valor secundrio. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber sries documentais cujo valor primrio perdura por tempo indeterminado (por exemplo algumas sries dos arquivos notariais). AUTO DE ELIMINAO Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminao, ou seja, de destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram considerados sem valor secundrio que justifique a sua conservao permanente. AUTO DE ENTREGA Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo
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de transmisso, a qualquer ttulo, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega de material. AVALIAO Determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de um arquivo, com vista fixao dos prazos de conservao em fase activa e semi-activa, e do destino final (conservao permanente em arquivo defintivo ou eliminao) A avaliao deve basear-se na considerao das funes dos documentos (funo de prova legal, financeira e/ou administrativa, funo de testemunho patrimonial) e das relaes entre uns e outos. O estado de organizao e conservao tambm deve ser considerado. CICLO VITAL Ciclo de vida dos documentos de arquivo. Evolui em trs idades ou fases: fase activa, fase semi-activa e fase inactiva. CLASSIFICAO Processo intelectual que permite analisar e determinar a que actividade est ligado um documento, escolher a classe sobre a qual o classifica e atribuir o cdigo de classificao que permitir recuper-lo posteriormente. CODIFICAO Procedimento que consiste em inscrever um cdigo numrico completo num documento a fim de responder a uma necessidade de identificao sistemtica. COLECO Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em funo de qualquer caracterstica comum. Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos do mesmo arquivo organizada para efeitos de referncia. COTA Cdigo numrico, alfabtico ou alfanumrico, atribudo a uma unidade de instalao e/ou documento, para efeitos de instalao definitiva, ordenao e recuperao da informao. COTAO Operao que consiste em atribuir unidade de instalao.
DOCUMENTO DE ARQUIVO Documento produzido a fim de provar ou informar um procedimento administrativo ou judicial. a mais pequena unidade arquivstica, indivisvel do ponto de vista funcional.
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DOCUMENTO ACTIVO Documento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais pelo que devem ser conservados junto dos utilizadores. DOCUMENTO CONFIDENCIAL Documento sujeito a restries de comunicabilidade. DOCUMENTO INACTIVO Documento que j no utilizado com fins administrativos ou legais: aqueles que podem ser destrudos ou conservados logo que tenham valor histrico ou de pesquisa. DOCUMENTO SEMI-ACTIVO Documento que ocasionalmente utilizado com fins administrativos ou legais, deve ser conservado num depsito de arquivo intermdio. DOSSIER Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos coligidos com o fim de informar sobre uma deciso pontual. FASE ACTIVA Primeira fase do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo corrente. FASE INACTIVA Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ser utilizado pela entidade produtora no mbito dos fins que motivaram a sua criao deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor secundrio que justifique a sua conservao permanente. Corresponde ao arquivo histrico. FASE SEMI-ACTIVA Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermdio. FUNDO Conjunto orgnico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exerccio da sua actividade. a mais ampla unidade arquivstica. GUIA DE REMESSA Relao dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que remete, para fins de identificao e controlo, podendo ser utilizada como instrumento de descrio documental.
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PLANO DE CLASSIFICAO Documento que regista o sistema de classes concebido para a organizao de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicao, nomeadamente no mbito das classes e ordenao das unidades abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. PRAZO DE CONSERVAO Perodo de tempo fixado na tabela de seleco para a conservao dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. PROCESSO Unidade arquivstica constituda pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitao prpria, normalmente regulamentada. REGULAMENTO ARQUIVSTICO Instrumento legal regulamentador de um sistema de gesto de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliao, a seleco, a eliminao, as remessas e a substituio de suporte. SRIE Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com o sistema de recuperao da informao. SUBSRIE Parte de uma srie, originalmente diferenciada, correspondente s mesmas fases de processos do mesmo tipo, a subdivises sistemticas de um assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigncias de acondicionamento e/ou preservao prprias. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funes a que se destina. UNIDADE ARQUIVSTICA Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, coleco, dossier, srie/subsrie, classe/subclasse, fundo). Estes conjuntos resultam da organizao dada ao arquivo pela entidade produtora. UNIDADE DE INSTALAO Unidade bsica de cotao, instalao e inventariao das unidades arquivsticas. So unidades de instalao: caixas, maos, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, etc.)
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VALOR ARQUIVSTICO Valor atribudo a um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica, para efeitos de conservao permanente. Resulta do seu valor primrio e/ou da relevncia do seu valor secundrio. VALOR PRIMRIO Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razes que estiveram na origem da sua criao, cumprir funes de prova administrativa, legal ou financeira. VALOR SECUNDRIO Valor atribudo aos documentos de arquivo para efeitos de conservao permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigao, na medida em que possam assumir funes de testemunho para a preservao da memria colectiva.
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Legislao
A legislao sobre os arquivos portugueses ainda se encontra dispersa por vrios diplomas, dos quais salientamos aqui os principais instrumentos legais em vigor. Bases da poltica e do regime de proteco e valorizao do patrimnio cultural Lei n 107/2001, de 30 de Agosto de 2001, publicada no Dirio da Repblica n 209, Srie I . A, de 8 de Setembro de 2001. Estabelece as bases da poltica e do regime de proteco e valorizao do patrimnio cultural, pp.5808-5829. Para alm das disposies genricas sobre o Patrimnio Cultural Portugus, tem particular relevncia para as reas de arquivo o disposto no Ttulo VII . Dos regimes especiais de proteco e valorizao dos bens culturais, e em especial o Captulo III . Do Patrimnio Arquivstico, artigos 80 a 83. Regime geral dos arquivos e do patrimnio arquivstico Decreto-Lei n 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Dirio da Repblica n 19, Srie I . A, de 23 de Janeiro de 1993 . Estabelece o regime geral de arquivos e patrimnio arquivstico, pp.264270. Tem como objectivo disciplinar normativamente a valorizao, inventariao e preservao dos bens arquivsticos considerados parte integrante da cultura portuguesa. Lei orgnica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo Decreto-Lei n 60/97, de 20 de Maro, publicado no Dirio da Repblica n 67, Srie I, de 20 de Maro de 1997 . Lei orgnica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, pp. 1276-1283. Define as competncias do organismo coordenador da poltica arquivstica nacional e dos vrios servios dependentes. Regime jurdico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Pblicas Decreto-Lei n 149/83, de 5 de Abril, publicado no Dirio da Repblica n78, Srie I, de 5 de Abril de 1983 . Define o regime jurdico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Pblicas, pp.1150-1152. Regulamenta o funcionamento dos Arquivos Distritais
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definindo-lhes competncias prprias na rea da implementao de uma poltica arquivstica nacional. Pr-arquivagem de documentao Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro, publicado no Dirio da Repblica n 284, Srie I, de 10 de Dezembro de 1988 . Regula a pr-arquivagem de documentao. Revoga o Decreto-Lei n 29/72, de 24 de Janeiro, pp. 4885. Enquadramento global para a definio de polticas arquivsticas na rea da avaliao, seleco e eliminao de documentos e obriga reformulao das portarias publicas ao abrigo do Decreto-Lei n 29/72, de 24 de Janeiro. Gesto de documentos Decreto-Lei n 121/92, de 2 de Julho, publicado no Dirio da Repblica n 150, Srie I - A, de 2 de Julho de 1992 . Estabelece os princpios de gesto de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos servios de administrao directa e indirecta do Estado, pp. 3146-3147. Lei orgnica do Conselho Superior de Arquivos Decreto-Lei n 372/98, de 23 de Novembro, publicado no Dirio da Repblica n 271, Srie I-A, de 23 de Novembro de 1998. Aprova a Lei orgnica do Conselho Superior de Arquivos, pp. 6363-6364. Regime geral das incorporaes Decreto-Lei n. 47/2004, de 3 de Maro, publicado no Dirio da Repblica n. 53, Srie I-A, de 3 de Maro de 2004. Define o regime geral das incorporaes da documentao de valor permanente em arquivos pblicos. Portarias de gesto de documentos Lista de Portarias publicadas ao abrigo do Decreto-lei n 447/88, de 10 de Dezembro.
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Normas
Algumas das Normas Portuguesas (NPs) mais relevantes no domnio da informao e documentao, que podem ser adquiridas no Instituto Portugus da Qualidade. NP 5:1992 (3 Edio) 12 p. C 70 /CT 7 Ofcio ou carta Formato A4. Apresentao da primeira pgina. NP 24:1973 (1 Edio) 5 p. C 60 /CT 6 Caixas, pastas e capas de arquivo NP 61:1987 (3 Edio) 9 p. C 70 /CT 7 Documentao. Sinais de correces dactilogrficas ou tipogrficas NP 113:1989 (3 Edio) 6 p. C 70 /CT 7 Documentao. Divises de um documento escrito. Numerao progressiva NP 138:1986 (3 Edio) 3 p. C 70 /CT 7 Documentao. Legenda bibliogrfica NP 405-1:1994 (1 Edio) 44 p. C 70 /CT 7 Informao e documentao. Referncias bibliogrficas: Documentos impressos NP 405-2:1998 (1 Edio) 27 p. C 70 /CT 7 Informao e documentao. Referncias bibliogrficas. Parte 2: Materiais no livro NP 417:1993 (2 Edio) 4 p. C 70 /CT 7 Documentao. Sumrio de publicaes peridicas NP 418:1988 (2 Edio) 17 p. C 70 /CT 7 Documentao. Resumos analticos para publicaes e documentao NP 419:1995 (2 Edio) 9 p. C 70 /CT 7 Documentao. Apresentao de artigos em publicaes peridicas e outras publicaes em srie NP 738:1986 (2 Edio) 4 p. C 70 /CT 7 Documentao. Folha de ttulo de publicaes no peridicas NP 2021:1989 (1 Edio) 9 p. C 70 /CT 7 Documentao. Formato de dados para permuta de informao bibliogrfica em banda magntica NP 2022:1986 (1 Edio) 5 p.
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C 70 /CT 7 Documentao. Numerao internacional normalizada de livros (ISBN) NP 2023:1986 (1 Edio) 5 p. C 70 /CT 7 Documentao Numerao internacional normalizada das publicaes em srie (ISSN) NP 2434:1987 (1 Edio) 5 p. C 70 /CT 7 Documentao. Carcter tipogrfico convencional ISO para ensaios de legibilidade. (Carcter ISO) NP 3003-16:1991 (1 Edio) 18 p. C 1130/CT 113 Computadores e tratamento da informao. Vocabulrio. Parte 16: Teoria da informao NP 3193:1987 (1 Edio) 6 p. C 70 /CT 7 Documentao. Ttulos de lombada de livros e outras publicaes NP 3388:1993 (1 Edio) 9 p. C 70 /CT 7 Documentao. Sumrios analticos nas publicaes em srie NP 3680:1989 (1 Edio) 78 p. C 70 /CT 7 Documentao. Descrio e referncias bibliogrficas. Abreviaturas de palavras tpicas NP 3715:1989 (1 Edio) 10 p. C 70 /CT 7 Documentao. Mtodo para a anlise de documentos, determinao do seu contedo e seleco de termos de indexao NP 4036:1992 (1 Edio) 54 p. C 70 /CT 7 Documentao. Tesauros monolingues: Directivas para a sua construo e desenvolvimento NP 4285-1:1998 (1 Edio) 10 p. C 70 /CT 7 Informao e documentao. Vocabulrio. Parte 1: Documentos audiovisuais NP 4285-2:1999 (1 Edio) 17 p. C 70 /CT 7 Documentao e informao Vocabulrio Parte 2: Documentos icnicos NP 4285-3:2000 (1 Edio) 23 p. C 70 /CT 7 Documentao e informao Vocabulrio Parte 3: Aquisio, identificao e anlise de documentos e de dados NP 4285-4:2000 (1 Edio) 20 p. C 70 /CT 7 Documentao e informao Vocabulrio Parte 4: Linguagens documentais
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NP EN 28601:1996 (1 Edio 24 p. C 70/CT 7 Dados e formatos de troca. Troca de informao. Representao de datas e horas Correspondncia: EN 28601:1992 IDT NP EN 29004-2:1994 (1 Edio) 29 p. C 800/CT 80 Gesto da qualidade e elementos do sistema de qualidade Parte 2: Linhas de orientao para servios (ISO 9004-2:1991) Correspondncia: EN 29004-2:1993 IDT NP EN ISO 9000:2000 (2 Edio) 39 p. C 800/CT 80 Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio (ISO 9000:2000) Correspondncia: EN ISSO 9000:2000 IDT
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Resolues
O Conselho Superior de Arquivos (CSA) um rgo colegial com funes consultivas, criado por Decreto-Lei n 372/98, de 23 de Novembro, que depende directamente do Ministro da Cultura. Recomendaes O CSA aprovou j as seguintes recomendaes: Privatizaes e Patrimnio Arquivstico Gesto de Documentos Para a Concepo e Planeamento da Rede Nacional de Arquivos A Formao Profissional dos Tcnicos de Arquivo Arquivos Audiovisuais, Fonogrficos e Fotogrficos Diagnstico Situao dos Arquivos da Administrao Central
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Bibliografia
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Organizao e Tcnicas de Arquivo
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