Como Descrever Documentos de Arquivo - ARQUIVO DO ESTADO de SP

COMO DESCREVER
DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
COMO FAZER 6 - COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
COMO DESCREVER
DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
ANDR PORTO ANCONA LOPEZ
ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
SO PAULO
2002
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
Geraldo Alckmin
GOVERNADOR
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
Marcos Mendona
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS
Marilda Suyama Tegg
DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
Fausto Couto Sobrinho
DIRETOR
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
Luiz Carlos Frigerio
DIRETOR-PRESIDENTE EM EXERCCIO
Carlos Nicolaewsky
DIRETOR INDUSTRIAL
Richard Vainberg
DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO
CEETEPS
CENTRO DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA
Prof. Marcos Antnio Monteiro
DIRETOR-SUPERINTENDENTE
Prof. Laura Lagan
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Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional
(Lei n. 1825, 20/12/1997)
COMO FAZER VOL. 6
APRESENTAO
O PROJETO COMO FAZER
SOBRE O AUTOR
1. O QUE SO INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Conceito 10
Instrumentos de pesquisa e classificao arquivstica 11
Importncia das atividades de descrio 12
2. A NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIO ARQUIVSTICA 14
O que a norma ISAD (G) 14
Importncia de uma normalizao 16
Problemas de uma normalizao 17
Cuidados na aplicao da ISAD (G) 19 2 9
3. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA 22
Guias 23
Inventrios 29
Catlogos e ndices 32
Problemas de nomenclatura 34
4. DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 36
Que instrumento realizar 36
A importncia dos guias e inventrios 37
Etapas de elaborao 38
5. FORMATOS DE DIVULGAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 44
Para uso local (fichrio, encadernado, etc.) 44
Parte de publicao (em revista ou obra coletiva) 45
Publicao autnoma formal (livro, fascculo, etc.) 46
Suporte eletrnico (CD, disquete, Internet) 47
REFERNCIAS GERAIS SOBRE OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 50
Glossrio dos termos utilizados 50
Bibliografia 54
Outras obras de interesse 55
SUMRIO
09
10
08
07
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
Coordenao editorial
LAURO VILA PEREIRA
MARIZA ROMERO
Editora responsvel
JULIANA PADUA MELO ALKMIN
Assistente editorial
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA
Reviso dos textos
ADRIANA DE MATOS
ALEXANDRE MICHELLIN TRISTO
Capa e diagramao
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA
Criao de arte
TEREZA REGINA CORDIDO
Fotolito, impresso e acabamento
ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS
DE SO PAULO - ARQ/SP
DIRETORIA
Diretora
ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO
Vice-Diretora
SILVANA GOULART FRANA GUIMARES
Secretria
RITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO
Tesoureiro
JOO MARTINS RODRIGUES NETO
COORDENADORA DE CURSOS
IEDA PIMENTA BERNARDES
Co-edio
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
Apoio Tcnico:
CEETEPS - Centro de Educao Tecnolgica Paula Souza
Governo do Estado de So Paulo
LOPEZ, ANDR PORTO ANCONA
COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE
PESQUISA / ANDR PORTO ANCONA LOPEZ . - SO PAULO : ARQUIVO DO ESTADO,
IMPRENSA OFICIAL, 2002.
64 P. (PROJETO COMO FAZER, 6).
BIBLIOGRAFIA P. 57
ISBN: 85-86.726-39-7 (ARQUIVO DO ESTADO)
ISBN: 85-7060-113-1 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)
1. DOCUMENTOS DESCRIO. 2. PESQUISA INSTRUMENTOS. 3. ARQUIVSTICA. 4.
SUPORTE ELETRNICO CD, DISQUETE E INTERNET. I. TTULO. II. SRIE.
CDD 025.37
CDU 930.251
L85C
Ficha Catalogrfica elaborada pelo Arquivo do Estado
APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um
rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento
de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que
lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus
congneres.
Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,
pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,
dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos
de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de
formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo -
ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de
um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado
numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na
rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de
renome internacional nesse campo de atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo
conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer,
elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o
prprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dos
profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras
publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia
na organizao de arquivos.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se
gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo
relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho
Diretor do Arquivo do Estado
O PROJETO COMO FAZER
O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas
de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto
em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capa-
citando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao as-
pecto da Arquivstica em foco. Visa no s o aperfeioamento tcni-
co de profissionais que atuam na rea, como a difuso de conheci-
mentos arquivsticos bsicos entre os interessados. Como uma de
suas marcas caractersticas, a cada oficina corresponde um manual,
de responsabilidade do professor.
Comisso de Cursos da ARQ/SP
7 8
SOBRE O AUTOR
Andr Porto Ancona Lopez professor do curso de Histria da
Universidade Estadual de Maring desde 1994. Especializou-se em orga-
nizao de arquivos pelo IEB/ECA-USP, aps ter se graduado em Histria
pela FFLCH-USP. Seu mestrado em Histria Social (USP) foi publicado sob o
ttulo Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras
(Ed. Loyola, 1999). Doutorou-se recentemente em Histria pela FFLCH-USP
com o trabalho As razes e os sentidos: finalidades da produo docu-
mental e interpretao de contedos na organizao arquivstica de docu-
mentos imagticos. Participou, como convidado, do curso Archives of
Political Parties after the Collapse of the Comunism, promovido pela Open
Society Archives e pela Central European University em Budapeste.
autor de diversos artigos nas reas de Arquivologia e de Histria, tendo
editado os Anais do X Congresso Brasileiro de Arquivologia (CD-ROM). Sua
experincia arquivstica inclui passagens por vrias instituies, entre as
quais podemos destacar o Centro de Documentao do Movimento Ope-
rrio (CEMAP), o Arquivo de Negativos da Prefeitura de So Paulo (SMC-
DPH) e o Arquivo do Municpio de Amparo, do qual foi diretor. Atua na rea
de arquivos atravs da participao em projetos e consultorias e res-
ponsvel pela disciplina de descrio no Curso de Especializao em Ar-
quivos do IEB/ECA-USP, desde 2001.
e-mail: apalopez@uol.com.br
Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados cor-
re o risco de se tornar um verdadeiro mistrio para os usurios.
CONCEITO
Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas
para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar
a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os
documentos. Tais instrumentos so assim definidos:
obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou
transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e pe-
as documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de
controle e de acesso ao acervo.
1
Alm dos instrumentos de pesquisa tambm existem os instru-
mentos de controle. Estes ltimos tm como funo principal auxili-
ar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So de
acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arqui-
vo e no aos consulentes. Geralmente so compostos por tabelas,
fichas avulsas, listagens etc., apresentando-se como documentos
nicos e em constante confeco.
Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao con-
trole de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma
identificao ou organizao mnima. Tm como funo principal
O QUE SO INSTRUMENTOS
DE PESQUISA
1
1
Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996, p.45.
9 10
tende a apresentar resultados incompletos e excessivamente tran-
sitrios. Sem as referncias mnimas da classificao, a descrio
tende a esvaziar os significados dos documentos.
IMPORTNCIA DAS ATIVIDADES DE DESCRIO
A organizao arquivstica de qualquer acervo pressupe no
apenas as atividades de classificao, mas tambm as de descri-
o. Somente a descrio arquivstica garante a compreenso am-
pla do contedo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento
como a localizao dos documentos que o integram. Nesse sentido,
podemos afirmar que as atividades de classificao s conseguem
ter seus objetivos plenamente atingidos mediante a descrio do-
cumental. Sem a descrio, corre-se o risco de criar uma situao
anloga do analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e
folhear, mas ao qual no pode ter acesso completo por no possuir
meios que lhe permitam compreender a informao. A classificao
arquivstica, desprovida das atividades de descrio, somente in-
teligvel para as pessoas que organizaram o acervo.
disponibilizar documentos para a consulta. Apresentam-se na for-
ma de guias, inventrios, catlogos e ndices, sendo destinados no
s ao corpo tcnico do arquivo (para controle do acervo) como tam-
bm a todos os potenciais consulentes. Em geral, os instrumentos
de pesquisa almejam uma grande difuso, motivo pelo qual so
publicados em meios impressos ou eletrnicos, sempre que a insti-
tuio responsvel dispe de recursos para isso.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA E CLASSIFICAO
ARQUIVSTICA
Muitas vezes, as atividades de descrio so iniciadas duran-
te a prpria classificao dos documentos. A sistematizao de in-
formaes geradas para o controle durante a organizao pode aju-
dar a constituir timos instrumentos de pesquisa. Dados como o pla-
no de classificao, os critrios de ordenao dos documentos nas
sries, o arrolamento das datas-limite dos tipos documentais, entre
outros, sero timos pontos de partida. Na organizao arquivstica,
necessrio ter sempre em mente a importncia das atividades de
descrio. Igualmente importante prever os instrumentos de pes-
quisa que podero ser produzidos como resultado direto da classifi-
cao arquivstica. Muitas vezes, uma informao, secundria no
momento da classificao, pode vir a ser importante para a descri-
o do documento. Um bom planejamento pode concentrar esfor-
os, ao coletar essa informao durante a classificao, agilizando
a produo dos instrumentos de pesquisa.
Entretanto, em muitas situaes isso no ocorre e as atividades
de descrio acabam sendo realizadas em um momento posterior
classificao arquivstica, como atividade parte. Nesses casos, a
descrio costuma ser mais trabalhosa, justamente por ter que par-
tir do zero, sem contar com informaes previamente reunidas pela
classificao arquivstica. Do mesmo modo, a simples descrio de
conjuntos documentais que no estejam devidamente classificados
na organizao arquivstica uma tarefa no recomendada, j que
11 12
Tendo em vista a importncia das atividades de descrio, o
Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em sua reunio de 1988
(Otawa, Canad), iniciou a formulao de diretrizes para a criao
de uma norma mundial de descrio arquivstica, elaborando uma
verso preliminar da General International Standard Archival
Description, a ISAD (G). A aprovao desse documento deu-se so-
mente na reunio do CIA de 1993 (Estocolmo, Sucia), apoiada no
pressuposto de que, durante aqueles cinco anos, a comunidade
arquivstica internacional tivesse discutido profundamente o docu-
mento inicial e apresentado contribuies. Em setembro de 1999,
novamente em Estocolmo, foi elaborada uma segunda edio da
norma, cuja divulgao ainda bastante restrita. A segunda edio
da norma s foi disponibilizada no web site do CIA s vsperas do
XIV Congresso Internacional de Arquivos (Sevilla, 21-26 set. 2000),
em 8 de agosto de 2000.
O QUE A NORMA ISAD (G)
A norma ISAD (G) prope padronizar a descrio arquivstica a
partir de uma estruturao multinvel, isto , do geral ao particular,
inserindo cada item da descrio na estrutura geral do fundo de ar-
quivo, em uma relao hierrquica.
No primeiro nvel a descrio deve dar informaes do fundo como um todo.
Nos nveis seguintes deve-se dar informao sobre as partes descritas. As
2
A NORMA INTERNACIONAL
DE DESCRIO ARQUIVSTICA
14
no prprio acervo como em outros arquivos, instituies ou
publicaes.
A adoo do sistema multinvel, somada indicao dos ttu-
los e definio de cada campo e subcampo da descrio, auxilia
bastante na padronizao. O sistema multinvel permite descrever
unidades ou conjuntos documentais sem o risco de perda de sua
relao orgnica com o fundo do qual faz parte, desde que sua clas-
sificao obedea ao princpio da provenincia. A estrutura dos cam-
pos e subcampos possibilita que somente as informaes pertinen-
tes hierarquia dos documentos descritos sejam anotadas, no
havendo nus para a descrio no caso de descarte dos campos
no essenciais. A estrutura hierrquica dos campos de descrio
no sistema multinvel facilita sobremodo a implantao de sistemas
informticos de controle.
IMPORTNCIA DE UMA NORMALIZAO
A importncia de um instrumental como a ISAD (G) para a comu-
nidade arquivstica mais evidente quando pensamos nas possibi-
lidades abertas pelo avano da informtica em nvel mundial. Para
que a troca eletrnica de informaes entre os acervos seja
satisfatria necessrio que, cada vez mais, os arquivistas come-
cem a falar a mesma lngua. Nesse sentido, fundamental o estabe-
lecimento de diretrizes bsicas para todas as atividades relaciona-
das organizao arquivstica, inclusive a descrio. A normaliza-
o da descrio arquivstica tambm facilita o acesso s informa-
es do acervo por parte dos mais diversos consulentes. Assim, um
pesquisador especializado pode localizar com facilidade a informa-
o que deseja em diversos arquivos. A normalizao contribui no
apenas para o intercmbio entre diferentes instituies, como tam-
bm facilita o acesso e a consulta em geral.
descries resultantes se mostraro em uma relao hierrquica da parte
at o todo, indo do nvel mais amplo (fundo) at o mais especfico.
2
Na definio do sistema multinvel, a aplicao do conceito de
fundo de arquivo fundamental. Como sabemos, tal conceito en-
contra-se intimamente ligado ao princpio da provenincia, o que
pressupe uma relao direta entre as atividades de descrio e as
de classificao arquivstica. Entretanto, a ISAD (G) pouco se detm
no estabelecimento de critrios e de conceitos para a classificao,
criando o risco de defasagem entre essas duas atividades.
A norma prope campos especficos, hierarquizados nos cin-
co grandes tpicos indicados abaixo:
N(a): identificao determina o que est sendo descrito, o
nvel hierrquico que ocupa, volume, datas, cdigos e ttulos;
N(b): contexto indica tanto os dados bsicos referentes ao
produtor dos documentos em questo como procura
historicizar o percurso desses documentos at o ingresso
no arquivo;
N(c): contedo e estrutura procura resumir para o
consulente as principais caractersticas dos documentos em
questo, destacando as potencialidades de pesquisa, a for-
ma de organizao e a representatividade do conjunto em
funo de descartes prvios ou de posteriores acrscimos
de documentos;
N(d): acesso e utilizao orienta em relao aos aspectos
prticos da consulta documental, realando a situao jur-
dica, as condies de acesso, as possibilidades legais de
utilizao e reproduo, o idioma e os instrumentos de pes-
quisa disponveis sobre os documentos em questo;
N(e): documentao associada aponta a relao dos do-
cumentos em questo com suas eventuais cpias ou repro-
dues e com os demais documentos relacionados, tanto
2
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G); item 2.1, p.17-18. Trad. livre.)
15 16
brasileira e espanhola, no estabelece qualquer relao direta com
uma atividade e, por conseqncia, com o estabelecimento de sries
documentais. No Brasil, as definies de srie e de tipo documental
postuladas pelo Dicionrio de terminologia arquivstica distanciam-
se tanto da ISAD (G) original como de sua verso nacional. A norma,
na realidade, no trabalha com o conceito de tipo e sim com o de
forma, substitudo na verso nacional pelas terminologias forma,
espcie e tipo do documento, criando, assim, outras divergncias
conceituais.
Diferentemente dos espanhis, os responsveis pela verso
brasileira da norma no entendem a srie definida em funo de
uma atividade institucional, mas por um sistema de arquivamento.
Na realidade, o segundo entendimento aproxima-se mais de uma
traduo literal da norma original (filing system ou systme
darchivage), enquanto a interpretao espanhola est mais prxi-
ma da organicidade proposta pelos princpios arquivsticos e con-
templada nas definies de fundo e provenincia da ISAD (G). A utili-
zao da norma em pases de tradio ibrica, por exemplo, esbar-
ra em inmeros problemas de ordem conceitual que acabam por
comprometer os objetivos iniciais do CIA.
A segunda questo diz respeito falta de uma definio mais
precisa das atividades de classificao arquivstica, destacando-se,
ainda na opinio de Antonia Heredia, a ausncia de qualquer
conceituao capaz de definir os grupos e as colees. A definio
de tais termos nos parece fundamental dentro das atividades de clas-
sificao, por se referir relao existente entre os documentos e
seus produtores, conforme o princpio da provenincia. Na realida-
de, a maior preocupao da norma est em satisfazer as demandas
de consulta, limitando o vnculo orgnico das unidades documen-
tais apenas ao fundo de arquivo. A provenincia, como sabemos,
identifica a organicidade entre os documentos e as atividades que
os produziram, configurando uma relao hierrquica dentro do fun-
do arquivstico, a qual no contemplada pela ISAD (G).
Os estudos de tipologia documental que buscam estabele-
cer as possibilidades de insero de diferentes espcies documen-
tais em funes hierarquizadas , segundo outra arquivista espa-
PROBLEMAS DE UMA NORMALIZAO
Para que o ideal perseguido pela normalizao se torne con-
creto resta um longo caminho. Em linhas gerais, as crticas norma
ISAD (G) focalizam dois aspectos: a representatividade e a relao
entre as atividades de descrio e as de classificao arquivstica.
A respeito da primeira verso da norma, a arquivista espanho-
la Antonia Heredia Herrera aponta um total descompasso entre os
pases representados na Comisso ad hoc, responsvel pela ela-
borao da norma, e os grandes produtores de documentos em n-
vel mundial. A situao agrava-se com a ausncia de representan-
tes de pases cuja tradio terico-metodolgica na discusso
arquivstica no desprezvel, como a Itlia, por exemplo. Experin-
cias de diferentes naes ficaram completamente margem da ela-
borao de uma norma com pretenses de alcance mundial. Antonia
Heredia tambm indica a utilizao de uma bibliografia extremamen-
te reduzida e redundante como base terica para a elabora-
o da norma. Esses problemas de representatividade que acar-
retam tambm problemas de divulgao comprometeram a inten-
o de que a norma aprovada em 1993 fosse o resultado de uma
ampla rediscusso, em nvel mundial, do rascunho iniciado em 1988.
A segunda verso da ISAD (G), de 1999, procurou ampliar seu
escopo de representatividade, ao contemplar exemplificaes em
portugus (do Brasil) e em italiano. No entanto, nota-se que a ques-
to de uma normalizao terminolgica mais aprofundada continua
necessria. Por exemplo, o entendimento espanhol da definio de
srie apresentada pelo CIA em teoria no comporta o estabeleci-
mento de sries temticas, alfabticas ou cronolgicas, as quais,
todavia, so includas nos exemplos da norma, apresentando uma
certa confuso entre as atividades arquivsticas de classificao e
de ordenao.
A maior conseqncia do descompasso entre o alcance inter-
nacional pretendido e as representatividades nacionais contempla-
das de cunho terminolgico. O conceito de tipologia documental
definido pela norma, por exemplo, ao contrrio das terminologias
17 18
te, contemplando mais profundamente as questes relativas
organicidade da classificao arquivstica. O caminho do estabele-
cimento de pequenas modificaes pelos diferentes usurios da ISAD
(G) , provavelmente, o mais acertado para o momento. Esperamos
que tais ajustes tenham ressonncia na Comisso ad hoc, respon-
svel pela elaborao da norma, de modo que a prxima verso
venha a representar melhor os procedimentos adotados pelos ar-
quivistas, conforme o objetivo do documento preliminar de 1988.
No Brasil, a sistematizao das propostas de descrio foi ini-
ciada por Maria Amlia Migueis em 1976 (Roteiro para elaborao
de instrumentos de pesquisa), sendo alvo de uma reviso por parte
de Helosa Bellotto em 1987 (Descrio: processo e instrumentos).
Tais propostas no diferem do esprito geral da norma, embora este-
jam mais preocupadas com a insero das atividades de descrio
junto classificao arquivstica. Helosa Bellotto procura enfatizar
a compreenso da organicidade dos documentos ao invs de favo-
recer uma descrio individualizada. Acreditamos que, ao lado da
norma, as propostas de descrio sistematizadas no Brasil, espe-
cialmente a partir do final da dcada de 1980, podem se constituir
num referencial, sobretudo no que diz respeito a uma definio sis-
temtica dos diferentes tipos de instrumentos de pesquisa, supe-
rando os problemas ainda no resolvidos pela ISAD (G).
nhola, Vicenta Corts Alonso, so relegados a um segundo plano
pela norma, com a priorizao das pequenas unidades e de seu
contedo. Para essa autora, a tipologia o eixo principal do sistema
e o seu conhecimento dever ocorrer dentro dos princpios
arquivsticos e no:
por meio de sistemas feitos em funo da informao pedida pelos
consulentes. [...] O consulente deve conhecer o mtodo de busca com os
dados que o arquivista lhe oferece e que, em poucos casos, pode e deve
descer at a unidade.
3
A opo da norma, por favorecer as demandas dos consulentes
em detrimento da organicidade do acervo, tambm apontada por
Vicenta Corts como um desvio de cunho biblioteconmico e
documentalstico. Para essa arquivista, h na ISAD (G) o risco de per-
da da idia de globalidade dos fundos arquivsticos; h tambm uma
distino entre administrao e histria que ignora o dinamismo da
teoria arquivstica das trs idades, isto , ignora que o documento
corrente de hoje se tornar o permanente de amanh. Nesse senti-
do, deve-se questionar sobre a pertinncia da aplicao da descri-
o ISAD (G) aos arquivos correntes ou intermedirios.
CUIDADOS NA APLICAO DA ISAD (G)
preciso, contudo, valorizar os mritos da ISAD (G), a despeito
dos problemas apresentados. Ela , sem dvida, uma primeira refe-
rncia fundamental para qualquer atividade de descrio. Entretan-
to, talvez o melhor seja encar-la mais como uma diretriz geral do
que como uma norma propriamente dita. A utilizao dos princpios
da estrutura multinvel proposta pela ISAD (G), somada a uma classi-
ficao arquivstica guiada pelo princpio da provenincia, pode atin-
gir resultados promissores. Antonia Heredia, uma das mais ferre-
nhas crticas da norma, apresenta uma interessante proposta de ajus-
3
CORTS ALONSO, V. Prlogo, p. 11. Trad. livre.
19 20
Apesar de serem atividades absolutamente distintas, classifi-
cao e descri o guardam entre si uma rel ao de
complementaridade intensa. Assim, o ideal que, tanto no
planejamento como na execuo de tais atividades, essa inter-rela-
o seja considerada. Isso significa que os nveis das atividades de
descrio devero sempre corresponder aos nveis da classifica-
o dos documentos. Assim, diferentes tipos de instrumentos de
pesquisa se definem em funo da menor ou maior profundidade
desejada na descrio dos nveis da classificao arquivstica.
A tabela seguinte resume a relao entre cada tipo de instru-
mento de pesquisa e o nvel da descrio.
TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
3
22
Tambm h que se considerar que a informao disposta nos
guias extremamente sumria e efmera. As condies do atendi-
mento (horrios, equipamentos, restries legais etc.) e dos acer-
vos (organizao de antigos acervos, incorporao de novos docu-
mentos etc.) modificam-se com muita freqncia. Assim, a elabora-
o de um guia no pode ser vista como uma atividade definitiva.
necessrio programar-se para as atualizaes deste instrumento j
no momento da confeco do primeiro guia.
Tecnicamente o guia se divide em duas partes distintas. A pri-
meira (G1) traz os dados gerais sobre a instituio e sobre as condi-
es de consulta, podendo conter, em princpio, as seguintes in-
formaes:
G1(a): nome da instituio;
G1(b): endereo completo, telefone, fax etc.;
G1(c): endereo eletrnico (somente se tiver um sistema que
garanta a leitura e a resposta de todos os e-mails);
G1(d): web site (no indicar endereos eletrnicos provisrios);
G1(e): dias e horrios de consulta (no esquecer de indicar a
situao em frias e feriados);
G1(f): ficha tcnica da instituio (indicar tanto a situao na
estrutura administrativa se faz parte de uma universida-
de, de uma fundao etc. e os setores em que se decompe
como o nome e a funo dos principais responsveis);
G1(g): localizao e facilidades externas instituio (meios
de transporte, existncia nas proximidades de estacionamen-
tos, lanchonetes, restaurantes, papelarias etc.);
G1(h): breve histrico da instituio, indicando sua situao
atual;
G1(i): perfil do acervo (temtico ou no), indicando os objetivos
e os critrios gerais para aquisio de fundos ou de
colees, destacando a importncia de seus documentos;
G1(j): condies e restries consulta (se necessita de re-
querimento prvio, se o acervo aberto a qualquer
consulente ou apenas ao pblico especializado, se neces-
sita de agendamento prvio da consulta, se a consulta
GUIAS
O guia , preferencialmente, o primeiro instrumento de pesqui-
sa a ser produzido por um arquivo. Ele a porta de entrada da insti-
tuio e permite um mapeamento panormico do acervo. No guia
devero constar todos os dados bsicos necessrios para orientar
os consulentes, desde as informaes prticas tais como o ende-
reo da instituio, os telefones, o horrio de atendimento etc. at
as informaes especficas sobre o acervo, como por exemplo os
fundos e as colees que ele possui, seu nvel de organizao, as
condies fsicas e jurdicas do acesso, as possibilidades de repro-
duo de documentos etc. O guia tambm deve conter uma peque-
na introduo que apresente o histrico da instituio e explique o
processo pelo qual seu acervo foi formado. Atravs do guia, o pes-
quisador poder programar sua visita, sabendo exatamente quais
so as condies de consulta, quais conjuntos documentais so
pertinentes para seus interesses de pesquisa e quais so as condi-
es de acesso. Ele ser o primeiro instrumento solicitado por qual-
quer consulente familiarizado com os procedimentos tcnicos do
arquivo.
Por ser o principal instrumento de divulgao, o guia permite
diversas propostas para sua elaborao e apresentao. Algumas
instituies fazem guias extremamente elaborados, repletos de ima-
gens coloridas, impressos em papel de alta qualidade, com enca-
dernaes luxuosas, acrescidos de textos complementares etc. Por
outro lado, existem instituies que optam pela elaborao de ins-
trumentos mais tcnicos, em formatos modestos - geralmente com-
postos por algumas folhas grampeadas ou encadernadas -, conten-
do apenas as informaes mnimas necessrias, mas nem por isso
menos importantes. Na realidade, o fundamental que as informa-
es bsicas estejam presentes, de modo claro e acessvel para o
pesquisador. A confeco de guias mais elaborados (e custosos)
uma opo que cabe poltica de divulgao da instituio. Porm
importante tomar cuidado para que a produo de um guia no
seja retardada devido elaborao de um projeto faranico.
23 24
Reproduzimos direita, guisa de exemplificao, parte da
introduo do guia do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL-UNICAMP):
paga ou gratuita, se h limites para a requisio de materiais
(ex: uma caixa de cada vez); se permitido levar material
prprio, como pastas e cadernos, para a rea de consulta
etc.);
G1(k): suporte consulta (indicar os equipamentos de que dis-
pe tais como leitora de microfilmes, tomadas para a co-
nexo de notebooks, equipamentos de udio e vdeo etc.
a existncia de uma biblioteca de apoio, a possibilidade de
acesso Internet etc.);
G1(l): poltica de reproduo (se existe possibilidade de repro-
duo dos documentos: quais as formas, qual o custo e qual
o prazo);
G1(m): poltica de intercmbio institucional (se empresta arqui-
vos e documentos de e para outras instituies e em que
condies);
G1(n): formas de acesso aos documentos (indicao dos ins-
trumentos de pesquisa de que dispe);
G1(o): outras publicaes da instituio;
G1(p): prestao de servios (se oferece servios para tercei-
ros como xerox, reproduo de documentos, transcrio de
fitas, organizao de acervos etc).
25 26
A segunda parte do guia (G2) se preocupa em descrever su-
mariamente os fundos e as colees. A melhor forma de fazer isso
nos parece ser o estabelecimento de verbetes especficos para cada
conjunto, nos quais devero constar basicamente os seguintes dados:
G2(a): nome do fundo, da coleo ou do conjunto docu-
mental;
G2(b): pequeno histrico contendo:
identificao e trajetria do titular (quando cabvel);
trajetria do conjunto documental em si (quem gerou,
acumulou, custodiou etc.) at a sua incorporao ao
acervo (modo e data de aquisio, pessoas e institui-
es envolvidas );
G2(c): caracterizao sumria do perfil do fundo ou da
coleo;
G2(d): tipos documentais mais freqentes (quando for re-
levante e possvel determinar);
G2(e): documentos complementares (indicar os fundos e
as colees na mesma ou em outra instituio que pos-
sam complementar o conjunto em pauta);
G2(f): condies fsicas gerais do acervo, indicando no
apenas o estado de conservao dos documentos, mas
tambm a existncia de microfilmes e de cpias para a
consulta, se for o caso;
G2(g): estgio atual da organizao;
G2(h): quantidade aproximada de documentos e datas-limite;
G2(i): condies de acesso;
G2(j): condies de reprodutibilidade;
G2(k): instrumentos de pesquisa.
27 28
interesse. O acesso a um documento individual e especfico ocorre-
r mediante o conhecimento dos critrios de classificao e de or-
denao interna das sries.
Os inventrios, por se referirem a conjuntos documentais clas-
sificados, tm, ao contrrio do guia, uma vida til mais longa. No
entanto, suas informaes devero ser reavaliadas sempre que no-
vas incluses documentais forem feitas (no caso de fundos aber-
tos), ou novos sistemas de ordenao e de acesso (com o incre-
mento da informtica, por exemplo) forem executados. Pelo fato de
o inventrio ser basicamente um instrumento para a pesquisa espe-
cializada, a elaborao de edies sofisticadas no compensa o
investimento.
Os inventrios tambm costumam ser apresentados em duas
partes distintas. A primeira, na forma de introduo, busca descre-
ver sumariamente o conjunto em pauta, enquanto a segunda procu-
ra delinear mais especificamente o contedo de cada srie. Para a
descrio sumria do fundo, ou da coleo, as informaes existen-
tes no guia sero de grande valia, mas, para o corpo do inventrio
propriamente dito, haver a necessidade de constituir novos verbetes.
Para a introduo do inventrio (I1) so necessrias as mes-
mas informaes destacadas na segunda parte do guia, acrescidas
dos seguintes itens:
I1(a): i ndi cao da i mpor tnci a dos documentos
inventariados para a pesquisa;
I1(b): explicao da forma e dos critrios de classificao
adotados na organizao dos documentos em pauta;
I1(c): delineamento e explicao do plano de classificao
adotado;
I1(d): definio terminolgica dos conceitos empregados.
As referncias constitutivas do corpo do inventrio (I2) deve-
ro apresentar os seguintes itens:
I2(a): situao no plano de classificao (nome do fundo,
grupo etc.);
I2(b): nome da srie e explicao de sua caracterizao,
quando necessrio;
I2(c): datas-limite e quantidade de documentos;
A descrio efetuada pela Central de Documentao e Infor-
mao Cientfica Prof. Casemiro Reis Filho (CEDIC-PUC/SP),
reproduzida a seguir, serve para exemplificar um verbete de guia:
INVENTRIOS
Os inventrios so, pela ordem hierrquica dos nveis da clas-
sificao, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles
buscam oferecer um quadro sumrio de um ou mais fundos ou
colees. O objetivo descrever as atividades de cada titular, as
sries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os
critrios de classificao e de ordenao. Ao contrrio do guia, os
inventrios devem, necessariamente, abordar conjuntos documen-
tais com algum nvel de organizao do ponto de vista da classifica-
o arquivstica. A descrio das sries documentais de cada fundo
uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos do-
cumentos de um arquivo. Uma boa descrio de cada fundo
arquivstico permite que o pesquisador consiga detectar, preliminar-
mente, a possvel existncia e a localizao de documentos de seu
29 30
CATLOGOS E NDICES
Os catlogos e ndices constituem instrumentos voltados para
a localizao especfica de unidades documentais. O catlogo dar
continuidade descrio da srie iniciada com o inventrio, deten-
do-se, agora, em cada documento, respeitando ou no a ordenao
destes dentro da srie. Quando necessria, a descrio pea a pea
tambm contar com instrumentos de pesquisa divididos em duas
partes: introduo e corpo.
O fundamental do catlogo que ele se atenha compreen-
so dos documentos dentro de suas relaes orgnicas com as
atividades que os produziram. S possvel elaborar catlogos de
sri es que j estej am organi zadas e, preferenci al mente,
inventariadas. Na introduo do catlogo, devero constar, alm dos
dados gerais da srie (ou sries), levantados por ocasio da con-
feco do inventrio, as seguintes informaes
C1(a): explicao sobre a importncia do catlogo e da
descrio individualizada dos documentos em questo;
C1(b): contextualizao da(s) srie(s) escolhida(s) dentro
das atividades do titular do fundo;
C1(c): indicao dos critrios eleitos para a ordenao dos
documentos na classificao e na descrio, caso haja
diferena entre ambas.
A montagem do corpo do catlogo pode adotar tanto o formato
de verbete (mais recomendvel para documentao muito
diversificada) como o de tabela. De qualquer modo, necessrio
indicar o seguinte:
C2(a) tipo documental (caso no esteja determinado na srie);
C2(b) ttulo do documento (se houver);
C2(c) emissor e destinatrio (se for o caso);
C2(d) funo imediata do documento (objetivo para o qual foi
produzido);
C2(e) resumo ou descritores do documento;
I2(d): notao ou localizao da srie no fundo ou na
coleo;
I2(e): forma de ordenao dos documentos dentro da srie.
O excerto do instrumento de pesquisa, reproduzido abaixo
elaborado para a organizao de documentos do Partido Comunis-
ta Brasileiro , uma amostra da possibilidade de organizao de
informaes de um inventrio:
31 32
complementados por algum tipo de ndice. A ttulo ilustrativo, pode-
mos verificar, no mesmo instrumento da Coleo Lamego, a indica-
o retirada do ndice onomstico para a referncia documental
reproduzida anteriormente:
importante atentar nesses instrumentos de pesquisa que so-
mente algumas possibilidades se configuram como inerentes s
atividades do arquivo. A descrio de documentos de vrios acer-
vos pode ser uma atividade importante para determinadas pesqui-
sas; no entanto, no deve ser encarada como uma das obrigaes
da instituio de guarda. Assim, a confeco de catlogos seletivos
ou de ndices que extrapolem o universo de um acervo especfico
uma ati vi dade de responsabi l i dade dos pesqui sadores
especializados ou dos documentalistas, mas no do arquivista. Uma
das diferenas bsicas do documento arquivstico em relao aos
documentos biblioteconmicos a sua relao orgnica com as
atividades do produtor. Isso significa que os documentos arquivsticos
so sempre produzidos em sries e que sua compreenso se dar
de um modo coletivo e no isolado. A aplicao de procedimentos
descritivos s unidades documentais, atravs de catlogos e de n-
dices, deve ser encarada como uma exceo.
PROBLEMAS DE NOMENCLATURA
As definies terminolgicas dos instrumentos de pesquisa na
arquivstica brasileira modificaram-se com o tempo, embora o esp-
rito geral da descrio tenha permanecido o mesmo. O primeiro im-
pulso no sentido do estabelecimento terminolgico dessas atividades
foi dado pela publicao do Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica, em 1990, reformulado em 1996 sob o ttulo de Dicion-
rio de Terminologia Arquivstica. O avano da profissionalizao dos
arquivistas no Brasil tem direcionado a descrio para a
C2(f) datas tpica e cronolgica;
C2(g) caracteres externos mais relevantes (nmero de pgi-
nas, formato, dimenso etc.);
C2(h) notao ou localizao do documento.
A descrio dos manuscritos da Coleo Lamego um exem-
plo bastante ilustrativo da disposio das informaes em um ver-
bete de catlogo, como podemos ver abaixo:
Os catlogos seletivos transcendem a dimenso arquivstica
dos catlogos convencionais ao escolher documentos que atendam
a critrios temticos, independentemente de sua posio no plano
de classificao, podendo, inclusive, reunir documentos de fundos
e arquivos distintos.
Os ndices, como instrumentos de pesquisa autnomos, pro-
curam decompor os documentos em descritores, que podem ser
temticos, cronolgicos, onomsticos, geogrficos etc. Os ndices
tm como objetivo permitir uma rpida localizao das unidades
documentais que atendam a critrios especficos, tanto de uma ni-
ca srie como de diferentes fundos. Na confeco de ndices, deve-
se tomar muito cuidado com a escolha dos termos a serem utiliza-
dos. Em tais tarefas a utilizao de vocabulrios controlados e
tesauros imperativa.
Entretanto, a forma mais comum de ocorrncia dos ndices
sua integrao dentro de outros instrumentos de pesquisa, visando
garantir possibilidades variadas de acesso aos documentos em
questo. Os instrumentos de pesquisa muito extensos, como os ca-
tlogos de conjuntos documentais volumosos, geralmente so
33 34
A confeco de instrumentos de pesquisa constitui uma das
atividades essenciais de qualquer instituio detentora de acervos.
As atividades de descrio, ao lado das de classificao, so eta-
pas inerentes ao processo de organizao de um arquivo. Uma boa
descrio, entretanto, requer um planejamento adequado que leve
em conta tanto o estabelecimento de prioridades (que conjuntos
descrever?, que instrumento realizar?) como a infra-estrutura neces-
sria para tal atividade.
QUE INSTRUMENTO REALIZAR
A escolha do instrumento de pesquisa a ser produzido deve
ser feita em funo do estabelecimento de uma poltica de descri-
o por parte da entidade. Essa poltica deve, em primeiro lugar,
voltar-se para a efetivao do acesso a todos os arquivos de forma
mais ou menos uniforme. Infelizmente, muito comum encontrar ins-
tituies que direcionam grandes esforos para a classificao e
descrio detalhada de determinadas sries ou colees, relegan-
do a um segundo plano o restante de seu acervo. importante lem-
brar que a importncia (histrica, artstica, esttica etc.) atribuda a
determinados documentos sempre embasada em critrios alheios
s atividades do arquivo. Nesse sentido, a descrio sistemtica de
unidades documentais (por meio de catlogos) s deve se impor
quando a totalidade do acervo j estiver devidamente descrita em
inventrios. No obstante, muitas vezes o perfil dos acervos e do
4
DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
contextualizao dos documentos dentro da organicidade
estabelecida pelas sries documentais. Nesse sentido, as exausti-
vas descries de peas individualizadas tm dado lugar confec-
o de inventrios, na prtica cotidiana dos arquivistas. As defini-
es anteriores publicao dos dicionrios citados contemplam
uma grande gama de instrumentos de pesquisa destinados des-
crio de documentos individualizados. Com a nova terminologia,
tais instrumentos foram incorporados ao conceito de catlogo.
O quadro a segui r procura traar uma equi val nci a
terminolgica, considerando essa alterao e visando o melhor en-
tendimento de obras ou de instrumentos que tenham sido publica-
dos de acordo com a terminologia vigente antes da normalizao
proposta pelos dicionrios.
No se pode precisar o momento da mudana. Em geral, as
obras publicadas a partir de 1995 j incorporam as novas terminolo-
gias, enquanto que todas as anteriores a 1990 utilizam a antiga.
Determinadas obras publicadas no incio dos anos 1990 mesmo
algumas nas quais membros da equipe responsvel pela elabora-
o da primeira verso do Dicionrio colaboraram no incorpora-
ram a nova terminologia, muitas vezes, em funo de os textos j
estarem prontos e editados nas grficas.
35 36
Os demais instrumentos responsveis por descries mais de-
talhadas de cada unidade documental devem ser encarados como
um refinamento da poltica de descrio da instituio. A valoriza-
o dada, no passado, confeco de catlogos desproporcional
importncia prtica dessa atividade. Os esforos para a realiza-
o dos catlogos e dos ndices somente devem ser mobilizados
quando o guia e os inventrios estiverem plenamente finalizados.
Apenas em algumas situaes excepcionais, ligadas polti-
ca de acervo da instituio, ou a interesses muito especficos de
consulta, que o tratamento descritivo de unidades se justifica. A
descrio extremamente detalhada de peas documentais isoladas,
por meio de catlogos e de ndices, deve ser encarada como uma
exceo no universo dos arquivos. No obstante, quando necess-
ria, dever ser realizada rigorosamente, tomando-se o cuidado de
no desligar os documentos de seu contexto de produo, evidenci-
ado pelo fundo e pela srie. O carter serial e coletivo dos docu-
mentos arquivsticos coloca a srie e no os documentos isola-
dos como a unidade documental bsica.
ETAPAS DE ELABORAO
Na tarefa de elaborao dos instrumentos de pesquisa ne-
cessrio saber, em primeiro lugar, em que nvel de sintonia se en-
contram as atividades de descrio em relao s de classificao.
Como j mencionamos antes, o ideal que a descrio seja
planejada ainda antes da classificao documental. Muitas vezes, o
gasto de algum tempo extra durante a classificao para a anota-
o de dados relativos descrio pode significar uma grande
racionalizao de esforos. Por exemplo: se durante a ordenao
interna dos documentos de uma srie for possvel a anotao das
datas-limite, no momento da descrio no ser necessrio voltar
queles documentos. A elaborao de inventrios de modo integra-
do classificao tambm tem como vantagem o fato de que as
informaes sobre os documentos, sobre os critrios de classifica-
o e ordenao etc. estaro frescos na mente do arquivista, evi-
tipo de consulta dos quais so objeto demandam uma referenciao
mais individualizada. Para esses casos, uma boa poltica de descri-
o ser capaz de estabelecer as prioridades.
A IMPORTNCIA DOS GUIAS E DOS INVENTRIOS
A primeira atividade de descrio de qualquer instituio de-
tentora de acervos arquivsticos deve ser a elaborao de um bom
guia o que no implica, necessariamente, edies esteticamente
agradveis. a maneira mais rpida e mais eficiente de disponibilizar
aos pesquisadores em geral uma viso mais global do acervo e da
instituio de guarda. Mesmo em instituies cujo acervo ainda no
esteja completamente organizado, o mapeamento geral feito por um
guia fundamental para que se possa conhecer melhor a situao
dos documentos e, assim, elaborar estratgias de organizao.
Se o consulente dispuser de um guia que lhe apresente o per-
fil de cada conjunto documental armazenado pela instituio pode-
r localizar rapidamente os documentos de seu interesse, utilizan-
do, ento, os inventrios. A descrio individualizada de todo o acer-
vo, feita sem a elaborao prvia de um quadro de classificao,
incapaz de apresentar um panorama geral de cada srie documen-
tal, tal como faria, por exemplo, um inventrio. Ainda por meio dos
inventrios, ele conseguir localizar documentos especficos
quando for o caso mediante a compreenso dos critrios de or-
denao interna das sries. Com estes dois instrumentos, o acesso
pleno aos acervos pode ser efetivado. A importncia da elaborao
dos inventrios ratificada por Antonia Heredia, para quem o arquivista:
tem que tirar proveito da minuciosidade, do rigor e da preciso do instrumen-
to primeiro e primordial da atividade arquivstica, que o inventrio. [...] A
tarefa de inventariar que requer conhecimentos histricos mais amplos e
gerais para executar uma organizao sistemtica das sries de um fundo
completo fixadas em um Inventrio, cumprindo finalidades orientadoras
, dificilmente seria possvel com um processo mecanizado.
4
4
HEREDIA HERRERA, A. Manual de instrumentos de descripcin documental; p.32-39. (Trad. livre.)
37 38
tando-se a duplicao de esforos. Infelizmente essa situao nem
sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a descrever a
posteriori os conjuntos documentais j classificados.
Independentemente de se efetuar a descrio no mesmo mo-
mento ou aps a classificao, necessrio estabelecer uma siste-
mtica de coleta de informaes do acervo e de seus documentos.
Nesse sentido, a utilizao de fichas eficientes, informatizadas ou
manuais, muito importante. Tambm fundamental a realizao
de um bom controle sobre o preenchimento e o processamento das
fichas, a fim de se garantir uma padronizao rigorosa. A criao de
manuais de preenchimento e a reviso sistemtica so imprescind-
veis. Igualmente importante ter controle do vocabulrio e das si-
glas utilizadas. O preenchimento em suporte informatizado diminui
os encargos do revisor, graas aos bloqueios e padres que podem
ser previamente programados; o esquema geral, porm, permanece
o mesmo.
As fichas devem conter outros campos alm daqueles requeri-
dos pelo verbete em si, os quais contemplaro informaes de uso
interno para viabilizao e para controle do trabalho, tais como: n-
mero da ficha, indicao de quem a preencheu, localizao topo-
grfica das unidades de armazenamento etc. A seguir apresenta-
mos, guisa de exemplificao, a ficha confeccionada para
mapeamento do acervo do Centro Paranaense de Documentao e
Pesquisa (CPDP) e o manual correspondente:
39 40
A listagem a seguir procura sintetizar as principais etapas da
confeco de um instrumento de pesquisa:
E(a): planejamento e definio de prioridades:
escolha do material a ser descrito;
escolha do tipo de instrumento;
definio da forma de divulgao do instrumento;
definio dos recursos materiais, humanos e financeiros;
estabelecimento de cronograma;
E(b): estabelecimento do contedo do instrumento:
definio das informaes a serem apresentadas;
definio do modo pelo qual as informaes sero
apresentadas;
estabel eci mento do si stema de col eta e de
processamento dos dados;
E(c): preparao para o recolhimento das informaes:
definio dos elementos do sistema informatizado (se
for o caso);
elaborao de fichas para coleta da informao;
elaborao de manuais para o preenchimento das fi-
chas a fim de se garantir sua correta utilizao e a ma-
nuteno de um padro;
teste das fichas e do manual em uma parte do acervo;
finalizao das fichas e do manual;
treinamento do pessoal tcnico responsvel pelo
preenchimento das fichas;
escolha de um tcnico responsvel pelo preenchi-
mento (ser o revisor das fichas, com o objetivo de ga-
rantir a padronizao das informaes);
E(d): recolhimento das informaes:
preenchimento das fichas;
reviso das fichas;
E(e): confeco do instrumento de pesquisa;
E(f): divulgao do instrumento de pesquisa.
41 42
A escolha do formato mais apropriado para a divulgao dos
instrumentos de pesquisa deve levar em considerao sua dupla
funo no acervo: controle e acesso. Dessa forma, instrumentos mais
ligados ao controle do acervo demandaro um formato menos ela-
borado e, por vezes, mais funcional. Por outro lado, quando o objetivo
principal for uma ampla difuso, formas mais abrangentes de divul-
gao devero ser buscadas. Isso significa que a escolha do forma-
to para a difuso do instrumento varia em funo dos objetivos que
norteiam sua criao. Tambm preciso ter em mente as disponibi-
lidades financeiras, lembrando-se que nem sempre a soluo mais
cara e elaborada a mais adequada para o que se pretende.
PARA USO LOCAL (FICHRIO, ENCADERNADO ETC.)
Instrumentos mais ligados ao controle do acervo, voltados prin-
cipalmente para uma aplicao dentro da prpria instituio, podem
ser feitos em forma de fichrios (manuais ou eletrnicos), compos-
tos, por exemplo, por fichas de coleta de informaes. Apesar de
propiciar um acesso restrito, tm grande eficcia, dependendo da
qualidade da descrio efetuada. Entre seus pontos positivos des-
tacam-se o baixo custo e a facilidade de atualizao, sendo alta-
mente recomendveis para os casos em que as informaes sobre
os conjuntos documentais sejam efmeras, devido incluso/ex-
cluso constante de documentos. Uma verso eletrnica de um fi-
chrio tem a vantagem (dependendo do tamanho) de ser porttil e
fcil de ser copiada a baixo custo.
FORMATOS DE DIVULGAO
DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
5
44
sas publicaes h a garantia de ampla circulao em um pblico
altamente especializado. No so recomendveis, entretanto, quan-
do o objetivo da difuso atingir um pblico mais amplo.
Esse tipo de difuso requer um nvel de classificao e de des-
crio razoavelmente avanado. necessrio considerar, ainda, que
geralmente o tempo mnimo decorrido entre o envio dos originais e
o lanamento da publicao supera um ano. De igual modo, preci-
so lembrar que o momento do lanamento da publicao represen-
ta apenas o incio de um longo perodo de difuso do instrumento,
que compreende as doaes dos autores, a entrada das obras em
bibliotecas, o tempo necessrio para elaborao de resumos e de
resenhas da obra, a indicao do trabalho em teses e em artigos
etc. Assim, h que se tomar cuidado para que as informaes
divulgadas se mantenham fidedignas no apenas no momento do
envio dos originais, mas, pelo menos, durante meia dcada.
Garantir a preciso das informaes por tanto tempo no sig-
nifica manter esttica a organizao do acervo. Os avanos da clas-
sificao e da descrio devem correr naturalmente, mesmo porque
o acmulo documental por meio de produo cotidiana, transfe-
rncia, recolhimento, compra ou doao uma constante nos ar-
quivos. Assim, no haver problema se determinado fundo descrito
no guia como no organizado vier a ser organizado ou se novos
documentos forem acrescentados ao acervo. O que no pode acon-
tecer a informao publicada deixar de guardar similaridade com
a realidade do arquivo; por exemplo, se ocorrer modificao nos sis-
temas de classificao, ordenao etc.
PUBLICAO AUTNOMA FORMAL
(LIVRO, FASCCULO ETC.)
A publicao autnoma formal definida em oposio s
edies artesanais encadernadas com espiral tem como vanta-
gem transmitir uma imagem mais rigorosa do instrumento de pes-
quisa. No entanto, deve-se considerar que o rigor no est na forma
O fichrio, entretanto, apresenta um carter provisrio. medi-
da que as informaes da parte descrita adquirem mais estabilida-
de, recomendvel fix-las tambm em um formato mais estvel. A
produo de volumes encadernados com espiral, por exemplo
uma alternativa simples e eficaz para que o instrumento passe a
ter status de publicao, ainda que artesanal, em um formato mais
agradvel para a consulta do que o fichrio. O volume encadernado
tambm pode ser distribudo a bibliotecas, a outras instituies de
arquivo e at a pesquisadores, permitindo uma divulgao maior do
acervo. A divulgao de instrumentos de pesquisa na forma de volu-
mes encadernados talvez seja uma das melhores solues atuais,
se pensarmos na relao custo/benefcio.
No obstante, preciso ter em mente que a aparncia artesanal
do volume encadernado pode atrapalhar na divulgao para um
pblico mais amplo. A criao de um guia, voltado apenas para o
pessoal tcnico da instituio e para o usurio especializado, no
formato de volume encadernado, perfeitamente adequada. Esse
pblico-alvo preocupa-se principalmente com a preciso das infor-
maes e no com a sua disposio esttica. Entretanto, se o guia
for feito com o intuito de divulgao para um pblico no especi-
alizado visando apresentar-se como um carto de visita da insti-
tuio , a edio em espiral no recomendvel. Nesse caso, o
que est em pauta no apenas a qualidade das informaes, po-
rm o modo como elas so apresentadas. Os demais instrumentos
de pesquisa, por sua prpria natureza mais tcnica, no enfrentam
tantos problemas em relao a uma divulgao artesanal, uma vez
que o tipo de informao que contm , por excelncia, voltado ao
pblico especializado.
PARTE DE PUBLICAO
(EM REVISTA OU EM OBRA COLETIVA)
A publicao de instrumentos de pesquisa, sobretudo de gui-
as e de pequenos inventrios, em obras coletivas, como revistas
cientficas, anais de congressos ou coletneas, nos parece uma for-
ma de divulgao extremamente eficiente e igualmente barata. Nes-
45 46
Com o barateamento dos custos e com a ampliao das
potencialidades da informtica, algumas instituies j permitem o
acesso on-line, via Internet, no s a seus instrumentos de pesqui-
sa, como tambm a alguns documentos do acervo. O escaneamento
e a incluso em CD-ROM de conjuntos documentais inteiros tm sido
cada vez mais freqentes. possvel que, em breve, a terminologia
arquivstica se veja obrigada a incorporar um novo tipo de catlogo
que, em vez de descrever, reproduza digitalmente os documentos.
No entanto, o fundamental que no se perca a organicidade exis-
tente dentro do conjunto documental.
A despeito das sedutoras possibilidades abertas pela
informtica, no podemos nos esquecer de que ela apenas uma
ferramenta destinada a auxiliar em um trabalho arquivstico, cuja l-
gica o computador desconhece. A correta descrio arquivstica deve
ocorrer como resultado complementar da atividade de classificao
fiel ao princpio da provenincia e no como processo auto-
mtico, apenas resultante da insero desordenada de dados no
computador, alimentado pela iluso de que a mquina ser capaz
de restabelecer a lgica interna das sries e das unidades docu-
mentais. A informao desorganizada, quando informatizada, conti-
nua sendo apenas informao desorganizada.
Atualmente, contamos com trs formas de difuso eletrnica
de dados, mais ou menos acessveis a todos os consulentes: os
disquetes, os CDs e a Internet. Cada uma delas tem especificidades
que devem ser ponderadas, sempre tendo em mente o tipo de ins-
trumento que ser realizado. A divulgao de um guia, por exemplo,
enquadra-se com perfeio ao perfil da Internet, por seu pequeno
volume de dados, pela sua necessidade de atualizao constante e
pela sua vocao em se converter em carto de visita da instituio.
Um catlogo muito extenso, por outro lado, seria mais adequado a
um CD-ROM, tanto em funo de seu tamanho como em funo de
seu carter mais estvel. O quadro a seguir procura sintetizar as
principais diferenas existentes entre esses meios de divulgao
eletrnica:
da publicao em si, porm na qualidade do trabalho arquivstico. A
transformao de um trabalho de descrio mal executado em livro
em nada contribui para a imagem da instituio. O nvel de corres-
pondncia entre as informaes publicadas e a realidade do acervo
deve ser muito alto, garantindo uma razovel permanncia. De modo
geral, a exigncia do pblico especializado ou no bem maior
em relao s publicaes autnomas do que em relao s de
carter coletivo ou provisrio, demandando cuidados redobrados. O
custo mais elevado das publicaes autnomas impe que a opo
por esse tipo de divulgao seja resultante de uma criteriosa avalia-
o da relao custo/benefcio.
A consulta a instrumentos descritivos pelos pesquisadores fora
do ambiente do arquivo pode, muitas vezes, ser muito til. O acesso
s informaes por parte do consulente em seu prprio ambiente de
pesquisa possibilita uma seleo prvia dos materiais a serem
pesquisados, permitindo um planejamento e, conseqentemente, um
melhor aproveitamento da visita ao arquivo. Nesse sentido, a edio
de instrumentos como publicaes autnomas e a sua corres-
pondente distribuio ao pblico especializado deve ser encara-
da tambm como uma forma de incrementar o atendimento ao pbli-
co e o acesso ao acervo.
SUPORTE ELETRNICO (CD, DISQUETE, INTERNET)
A edio eletrnica vem se tornando uma alternativa prtica e
de baixo custo em relao s edies convencionais. No entanto, a
divulgao de instrumentos de pesquisa em suportes informticos
deve levar em conta o carter efmero desses suportes, a necessi-
dade de equipamentos e softwares adequados, alm de pressupor
um certo nvel de conhecimento informtico por parte do pblico em
questo. Nesse sentido, tais limitaes devem ser pesadas na hora
da opo por uma difuso informatizada.
47 48
GLOSSRIO DOS TERMOS UTILIZADOS
As explicaes dos termos aqui apresentados foram transcri-
tas e/ou traduzidas das seguintes obras:
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): norma internacional
general de descripcin archivstica; ISAD-ESP;
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): normas gerais
internacionais de descrio em arquivo; ISAD-BRA;
DICCIONARIO de terminologa archivstica; DIC-ESP;
DICIONRIO de terminologia arquivstica; DIC-BRA;
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAD (G): general international
standard archival description. 2 ed; ISAD-2 ed.
Catlogo: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva
ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises
toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem
de classificao. DIC-BRA
Catlogo seletivo: catlogo que toma por unidade documentos pre-
viamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou ar-
quivos, segundo um critrio temtico. DIC-BRA
Classificao: seqncia de operaes que, de acordo com as di-
ferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora,
visam a distribuir os documentos de um arquivo. DIC-BRA
Coleo: reunio artificial de documentos que, no mantendo relao
orgnica entre si, apresentam alguma caracterstica comum. DIC-BRA
Datas-limite: elemento de identificao cronolgica em que so men-
cionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos do-
cumentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo. DIC-BRA
REFERNCIAS GERAIS SOBRE
OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
49 50
lgico, geogrfico, numrico-cronolgico, numrico simples,
temtico, temtico-dicionrio, temtico-enciclopdico]. DIC-BRA
Organicidade: qualidade segundo a qual os arquivos refletem a
estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora em suas
relaes internas e externas. DIC-BRA
Plano de classificao: esquema pelo qual se processa a classifi-
cao de um arquivo. DIC-BRA; Instrumento de controle resultante da
fase de identificao, que reflete a organizao de um fundo docu-
mental ou da totalidade dos fundos de um arquivo e contm os
dados essenciais de sua estrutura (denominao de grupos, sri-
es, datas-limite etc.). DIC-ESP
Princpio da provenincia: princpio segundo o qual os arquivos
originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter
sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa.
DIC-BRA
Provenincia: a relao existente entre os documentos e as insti-
tuies ou indivduos que os criaram, acumularam e/ou mantive-
ram e utilizaram na conduo de atividades pessoais ou
institucionais. ISAD-ESP
Recolhimento: passagem de documentos do arquivo intermedirio
para o arquivo permanente. DIC-BRA
Srie documental: seqncia de unidades de um mesmo tipo do-
cumental. DIC-BRA; Documentos organizados de acordo com o pro-
cedimento administrativo ou conservados como uma unidade por-
que so o resultado da mesma gesto ou procedimento, ou da mes-
ma atividade, tm uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra
relao derivada de sua criao, recepo ou utilizao. ISAD-ESP
Teoria das trs idades: sistematizao das caractersticas dos ar-
quivos correntes, intermedirios e permanentes quanto sua g-
nese, tratamento documental e utilizao. DIC-BRA
Tesauro: vocabulrio controlado, baseado nas relaes de hierar-
quia, sinonmia e outras, no mbito de uma ou mais reas do co-
nhecimento. DIC-BRA
Tipologia documental: estudo dos tipos documentais. DIC-BRA
Tipo documental: configurao que assume uma espcie docu-
mental de acordo com a atividade que a gerou. DIC-BRA; Tipologia:
Descrio: fase do tratamento arquivstico destinada elaborao
de instrumentos de pesquisa para facilitar o conhecimento e a con-
sulta dos fundos documentais e das colees dos arquivos.
DIC-ESP
Forma: uma classe de documentos distinguidos com base em ca-
ractersticas documentais fsicas (por exemplo, aquarela, desenho)
e/ou intelectuais (por exemplo, dirio, jornal, agenda, livro de mi-
nutas) comuns. ISAD-2; ed Forma, espcie ou tipo de documento
includo na unidade de descrio, por exemplo, cartas, livros de
registro. ISAD-BRA; O mesmo que tipologia. ISAD-ESP
Fundo de arquivo: conjunto de documentos, de qualquer formato
ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados
por uma pessoa fsica, famlia ou organismo no exerccio das
atividades e funes deste produtor. ISAD-ESP
Guia: instrumento de pesquisa que fornece informaes bsicas
sobre um ou mais arquivos e seus fundos. DIC-BRA
ndice: produto da indexao, como instrumento de pesquisa
autnomo ou complemento de outro. DIC-BRA; Indexao: processo
pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou pala-
vras-chave que permitem a recuperao posterior do contedo de
documentos e informaes. DIC-BRA
Instrumentos de controle: instrumentos elaborados nas fases de
identificao e avaliao. (...) os instrumentos de controle so os
seguintes: fichrios de organismos, fichrios de tipos documen-
tais, controles de sries, planos de classificao, registros topo-
grficos, registro grfico de depsitos; e na fase de avaliao: rela-
es, tabelas de temporalidade, registros gerais de entrada e sa-
da, relaes de eliminao, informes e projetos de eliminao, re-
lao de testemunhos resultantes de amostragem etc. DIC-ESP
Inventrio: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva
ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivises
toma por unidade a srie, respeitada ou no a ordem de classifica-
o. DIC-BRA
Ordenao: disposio dos documentos de uma srie, a partir de
elemento convencionado para sua recuperao [alfabtico, crono-
51 52
BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO EDGARD LEUENROTH. Guia 1990. Campinas: IFCH, 1990.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS (Ncleo Regi-
onal de So Paulo). Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma termi-
nologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Descrio: processo e instrumentos.
Arquivo Rio Claro. Rio Claro (SP): Arquivo Pblico e Histrico do
Municpio de Rio Claro, v.6, n.1, p. 8-30, jan. 1987; v.6, n.2, p. 40-
49, jun. 1987.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): norma in-
ternacional general de descripcin archivstica. Trad. Luiz Garca
et al. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): normas
gerais internacionais de descrio em arquivo. Trad. Vitor Manoel
Fonseca et al. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1998. (Publica-
es Tcnicas, 48).
CORTS ALONSO, Vicenta. Prlogo. In: HEREDIA HERRERA, A.
La norma ISAD (G); p. 9-11. Ver abaixo.
DICCIONARIO de terminologa archivstica. 2. ed. Madrid: Ministerio
de Cultura, 1995. (Normas tcnicas de la Subdireccin General
de los Archivos Estatales, 1).
DICIONRIO de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao
dos Arquivistas Brasileiros (Ncleo Regional de So Paulo); Se-
cretaria de Estado da Cultura, 1996.
DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Ver: ASSOCIA-
O DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS.
Guia da Central de Documentao e Informao Cientfica Prof.
Casemiro Reis Filho. So Paulo: EDUC, 1995. (Memria, docu-
mentao e pesquisa, 3).
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descrip-
cin documental. Sevilla: Diputacin Provincial, 1982.
o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descri-
o, por exemplo: cartas, livros de atas. ISAD-ESP
Transferncia: passagem de documentos do arquivo corrente para
o arquivo intermedirio. DIC-BRA
Vocabulrio controlado: lista uniformizada ou padronizada de ter-
mos usados para garantir a recuperao da informao. DIC-BRA
53 54
tos de pesquisa, que aprimora os artigos publicados em 1987,
no Arquivo Rio Claro, j citados. Apesar de a edio ser de
1991, a redao de 1988, obrigando adaptao da termi-
nologia usada nesse captulo de acordo com o quadro apre-
sentado na pgina 22.
Outra obra de carter geral o CD-ROM contendo os Anais do
10 Congresso da Associao dos Arquivistas Brasileiros. Ape-
sar de o congresso ter ocorrido em 1994, o CD s foi publicado em
1998 e apresenta um grande mosaico (mais de 100 textos) sobre
a arquivstica brasileira:
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10, 1994,
So Paulo. Anais do 10 Congresso Brasileiro de
Arquivologia: rumos e consolidao da arquivologia. So
Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros (Ncleo
Regional de So Paulo), 1988 (CD-ROM).
Em relao direta com os tpicos aqui tratados os Anais apre-
sentam uma boa sntese das crticas que Antonia Heredia faz
norma ISAD (G) no texto Observaciones sobre la norma ISAD
(G). Os princpios bsicos do sistema multinvel esto
exemplificados nos materiais apresentados por Jaime Antunes
Silva em Descrio multinvel: regras da descrio. Ana Clia
Navarro de Andrade e Viviane Tessitore explicam como elabo-
raram o Guia da CEDIC, seguindo a norma ISAD (G), no texto Ela-
borao de guias: a experincia de um centro de documenta-
o universitrio sobre movimentos sociais. Outros relatos so-
bre experincias com instrumentos de pesquisa podem ser ob-
servados em: MARTINS, Daniela Francescutti. Relaes entre o
usurio e o guia de fundos na era digital: um relato de experin-
cias; MIRANDA, Vnia Regina. Projeto NURC: a elaborao de um
instrumento de pesquisa e LOPEZ, Andr. Integrao de cen-
tros de documentao: a definio de patamares tericos co-
muns como atividade preliminar.
A verso oficial da norma ISAD (G) encontra-se disponvel no web
site do Conselho Internacional de Arquivos, em ingls e em francs:
<http://www.ica.org/cds/isad(g)e.html>
<http://www.ica.org/cds/isad(g)f.html>
__________. La norma ISAD (G) y su terminologa: anlisis, estudio y
alternativas. Madrid: Anabad/Arco, 1995. (Normas).
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAD (G): general in-
ternational standard archival description. 2. ed. Ottawa, 2000.
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Tipologia documental de partidos e
associaes polticas brasileiras. So Paulo: Histria Social USP/
Loyola, 1999. (Teses).
__________. Centro Paranaense de Documentao e pesquisa:
mapeamento e confeco de guia. Relatrio de pesquisa, 1996.
Universidade Estadual de Maring, Pr-Reitoria de Pesquisa e
Ps-Graduao. Processo 01665/95.
MIGUEIS, Maria Amlia Porto. Roteiro para elaborao de instru-
mentos de pesquisa. Arquivo & Administrao. Rio de Janeiro,
v.5, n. 2, p.7-20, ago. 1976.
NOGUEIRA, Arlinda Rocha; BELLOTTO, Helosa Liberalli; HUTTER,
Lucy Maffei. Inventrio analtico dos manuscritos da Coleo
Lamego. So Paulo: IEB-USP, 1983. 2 v.
OUTRAS OBRAS DE INTERESSE
Com o incremento da profissionalizao dos arquivistas no
Brasil, sobretudo a partir da dcada de 1990, inmeras publicaes
vm surgindo a todo momento. Para no cometer injustias, as refe-
rncias abaixo no pretendem mostrar nem o mais significativo nem
o mais importante de nossa literatura tcnica. Trata-se somente de
indicaes de algumas obras que, de algum modo, complementam
as idias aqui expostas e que, em princpio, podem ser adquiridas
com alguma facilidade.
As referncias bsicas sobre as atividades de descrio e os di-
ferentes tipos de instrumentos de pesquisa encontram-se em:
BELLOTTO, Helosa, Liberalli. Arquivos permanentes:
tratamento documental. So Paulo: TAQ, 1991.
uma obra que se tornou referncia na literatura arquivstica
brasileira. Com relao descrio, tomamos por base funda-
mentalmente o cap. 11, O processo da descrio: instrumen-
55 56
A verso espanhola da norma, assim como a ntegra da anlise
de Antonia Heredia sobre ela, alm do dicionrio de terminologia
dos arquivistas espanhis, referidos anteriormente, podem ser en-
comendados no web site da Associao Espanhola de Arquivis-
tas, Bibliotecrios e Documentalistas (ANABAD) em:
<http://www.anabad.org/catalogo.htm>
Publicaes relativas arquivologia em lngua espanhola tam-
bm podem ser encontradas no web site da livraria Marcial Pons
(Espanha), que contm uma seo dedicada aos arquivos:
<http://www.marcialpons.es>
Com relao s nossas concepes sobre tipologia documental,
alm do livro j citado, a comunicao Tipologia documental e
histria, parte integrante do CD ANAIS DO 10 CBA, traz algu-
mas reflexes a esse respeito. Maiores informaes sobre o livro
podem ser obtidas na Internet em:
<http://sites.uol.com.br/tipologia/>
Algumas diretrizes bsicas sobre a publicao de textos em CD-
ROMs podem ser vistas em:
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Publicao em CD-ROM: uma
alternativa edio convencional para divulgao de tra-
balhos de Cincias Humanas. Revista da Aduem. Maring:
Associao dos Docentes da Universidade Estadual de
Maring, v.2, n.1, p.29-33, jan./jun. 1999.
Esse artigo tambm est disponvel na Internet em:
<http://www.aduem.org.br/revista2/publicacao_em_cd-
rom.htm>
57

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