RELATRIO DESCRITIVO

IDENTIFICAO
Categoria: Melhoria do Gasto Pblico
Ttulo da Iniciativa: Informatizao do Arquivo Morto
Instituio: EE. Dona Idalina Macedo Costa Sodr
Nome do responsvel: Andria Aparecida Casanova Lozano
Nomes dos membros da equipe: Edna Deliberali Cares
Gloria Garrido Catto
Ione Cardoso Bacri
Problema enfrentado ou oportunidade percebida
O ambiente de uma secretaria envolve o manuseio de papeis e documentos num
volume assustador e sua funcional depende de sua organizao. Embora a
documentao dos alunos estivessem organizados por pastas, numeradas com RM
(registro de matrcula), sua localizao e pesquisa era difcil, a tal ponto de termos
presenciado e participado de situaes em que vrios funcionrios ficavam a
procura de um pronturio por todo um perodo, quando no mais. A imagem que se
passava para o pblico era de uma secretaria desorganizada e por conseguinte a
prpria escola.
Foi na observncia de mais de 30.000 pronturios que se acumularam ao longo dos
anos e a dificuldade de sistematizao ao acesso dos pronturios que nos levou a
buscar uma soluo para reverter esse panorama.
Estava a uma oportunidade de mudar essa situao catica.
Soluo Adotada
Ento, em 2011, a professora Edna Deliberali Caires, professora adida em vias de
aposentadoria, iniciou um trabalho de formiguinha, examinou pronturios por
pronturio dos alunos, desde o primeiro. Vale a pena mencionar que o primeiro
aluno Robinson Bueno de Camargo, data de 1961, quando nossa instituio era
denominada Colgio da Vila Barcelona. Em agosto de 1967, num ato que contou
com a presena do ento governador Abreu Sodr, o colgio passou a fazer parte
da rede pblica estadual, recebendo o nome da progenitora deste. Inaugurava-se
uma nova etapa da escola, como Ginsio Dona Idalina Macedo Costa Sodr.
O trabalho desta professora consistia em examinar a documentao existente
dentro do pronturio e avaliar se alguns dos papeis poderiam ser descartados, alm
claro da substituio de capas j deterioradas pelo tempo. Mas, o mais importante
foi o registro no caderno em que constavam o nmero do RM e o nome do aluno
correspondente e a determinao do nmero de pronturios dentro de uma caixa.
Em outro perodo outra professora tambm adida Ione Cardoso Bacri digitava as
listas do caderno usando o programa WORD, assim como padronizou as etiquetas
de numerao das caixas e a relao externa onde constavam o nome dos alunos
em ordem alfabtica.

Posteriormente, a professora readaptada Glria Garrido Catto, passava as

informaes digitadas no Word para o programa do EXCEL. Foi neste programa de
computador, o Excel, que cada caixa organizada alfabeticamente foram unidas para
dar origem a uma nica listagem de pronturios.
Foi feita uma cpia de segurana salvando as informaes no pen drive assim
como uma cpia em papel, que originou seis pastas com envelopes plsticos.
Mudamos um procedimento de pesquisa e localizao do pronturio de qualquer
aluno que tivesse passado por nossa unidade escolar. Bastando para isso, acessar
o ARQUIVO MORTO no Excel, e clicar Localizar e digitar o nome a ser
pesquisado. De imediato surge a informao necessria para acedermos o
pronturio.
Essa primeira etapa do trabalho teve durao de dois anos, sendo o iniciado em
30/maio/2011 e finalizado em 30/maio/2013.
J passaram por nossa escola aproximadamente trinta mil alunos no ensino regular,
do Ensino Fundamental e Ensino Mdio e outros trs mil duzentos e trinta e quatro
do Ensino Madureza e Suplncia.
O maior custo nesse trabalho foi humano, pelo nmero de horas envolvidas ao
longo do trajeto de sua construo.
A sala adjunta secretaria utilizada como Arquivo Morto mede 4,00 m de largura
por 6,15 m de comprimento e 3,15 m de altura, e constituda de prateleiras de
madeira, cuja verba para aquisio da madeira foi proveniente da APM e a mo de
obra para montagem foi cedida pela Prefeitura de So Caetano do Sul.
Quanto ao custo material podemos estimar que foi pequeno, pois no nosso caso,
uma escola que atualmente constam aproximadamente trinta mil pronturios
(30.000), organizados em caixas do tipo poliondas num total de setecentas e trinta
(735) na cor amarela, num custo de R$2,77 a unidade totalizando R$2.035,95.mais
vinte e oito (28) caixas do mesmo tipo na cor azul, utilizadas para acomodar o
ensino de suplncia, num total de R$77,56. As pastas-pronturio, de cartolina,
onde so guardados os documentos do aluno, custam atualmente R$2,00 a
unidade. No incio do trabalho houve necessidade de um volume grande destas
pastas para substituir as deterioradas pelo tempo e/ou manuseio. Hoje o consumo
mensal no chega a 50 unidades das pasta-pronturio.
Evidentemente, o xito desta empreitada s foi garantido pelo comprometimento
dos envolvidos, que sempre buscaram a eficincia e acreditaram na competncia
da equipe.
Caractersticas da iniciativa
Inovao:
Todo aluno matriculado na rede pblica estadual cadastrado na PRODESP,
Processamento de Dados do Estado de So Paulo, gerando um nmero, RA,
registro do aluno, que o identificar na rede de maneira que este aluno possa obter

informaes que hoje so disponibilizadas na internet, por meio do GDAE, Gesto

dinmica de administrao escolar, consulta-se o Boletim Escolar, o portal pais e
alunos, a
validao da certificao de concluso de curso, seja Ensino
Fundamental e/ou Mdio, etc.
Internamente temos um controle pelo RM, registro de matrcula, cuja vantagem a
priori tratar-se de um registro com menor nmero de dgitos, mais fcil de ser
manuseado.
A cada RM gerado era criada uma ficha onde constava o nmero do RM e o nome,
sendo a organizao num fichrio de gavetas. A ordem era alfabtica determinada
pelo sobrenome. Como o trabalho de arquivar em ordem ficava ao encargo de
algum funcionrio ou voluntrio, pode-se imaginar o tamanho das dificuldades de
fazer tal arquivo. s se pensar na letra S dos Silvas e Souzas... Bem, se o
arquivo no era bem arrumado, deixava de ser funcional, e era isso que acontecia.
Com a chegada dos computadores na secretaria houve uma primeira tentativa de
digitar essas fichas, mas sua concluso nunca chegou ao final.
A inovao veio no apenas pelo uso do computador, mas pela sistematizao e
pela opo das listas serem digitas pelo nome e no a partir do sobrenome.
Ento, com o uso do computador e programas disponveis, como Word e Excel foi
possvel acabar com esse dilema e otimizar o tempo de pesquisa de qualquer
pronturio.
Replicabilidade:
Bem, nos j fizemos isso. Aplicamos o nosso conhecimento e experincia para o
Arquivo Morto dos alunos de Suplncia. Geramos tal qual o anterior, um Arquivo
Morto-Suplncia no programa do Word e a partir dele o Excel, no qual as
informaes so facilmente obtidas. Como a Suplncia ocorreu nesta unidade por
um curto perodo, o nmero de pronturios limitado, 3.234. Foram elaboradas
duas pastas com uma lista geral em ordem alfabtica.
No temos informao que tal servio seja prestado por alguma outra escola da
rede, da nosso interesse em mostrar a viabilidade de se criar um acesso fcil aos
pronturios, utilizando ferramentas disponveis em toda a rede estadual. O material
utilizado faz parte da compra de consumo de uma escola, tais como, pastas, papel
sulfite, pastas para pronturios, etc.
Relevncia:
O atendimento ao pblico ficou mais gil e possvel localizar em minutos o
pronturio de algum que tenha estudado a dcadas passadas.
Atualmente, grande o nmero de pessoas que precisam de uma segunda via de
um histrico, seja para dar continuidade aos estudos, seja para concursos pblicos
ou at mesmo para candidatar-se a um emprego.
Combate ao desperdcio:
Embora o gasto material seja pequeno, o benefcio imenso, uma vez que agiliza a
informao. Combate-se o desperdcio do tempo til e energia do funcionrio. A
tenso e o estresse o diminuem e a confiana no atendimento aumenta. Quando o
ambiente de trabalho melhora, o reflexo sentido no comportamento dos
funcionrios, por conseguirem desenvolver suas funes adequadamente.
Economicidade do Gasto:

Abolir o recurso de fichas para controle do RM e localizao do pronturio foi um

avano, pois as atualizaes so feitas diretamente no computador. Manter o
Arquivo Morto uma tarefa fcil, pois basta digitar a lista da nova caixa no Word,
para transferir a informao no programa do Excel, e os dados so novamente
colocados em ordem alfabtica.
Economiza-se em papel e tempo, pois uma nica folha sulfite imprime-se o registro
de pelo menos 30 fichas.
Eficincia do Gasto:
O capital aplicado de pequeno montante, embora estejamos batalhando para a
aquisio de uma escada adequada, que possibilite a consulta e retirada das
pastas que se encontram junto ao teto. Como mencionamos anteriormente, as
prateleiras foram montadas com mo de obra cedida pela prefeitura do municpio, e
no por marceneiros profissionais. No houve uma preocupao com o
alinhamento das prateleiras e nem mesmo com a altura adequada de cada vo.
Este fato est sendo postulado para mostrar que esses pequenos detalhes no nos
permitem cogitar de colocar uma escada do tipo deslizante, que seria movimentada
ao longo das prateleiras. Embora, mesmo que fosse possvel acreditamos que pelo
peso de cada caixa dificilmente poderamos faz-lo apenas com uma mo. A
escada de servio de seis degraus, tambm tem causado preocupao no seu uso,
pois instvel o que dificulta o acesso as caixas que esto junto ao teto. Por outro
lado uma escada apropriada segurana dos funcionrios da secretaria precisa ter
dois metros de altura at a plataforma para que uma vez sobre ela o acesso s
caixas seja facilitado, contudo e necessrio que essa plataforma tenha um protetor
lateral e uma pequena base para descansar ou apoiar a caixa contendo o
pronturio desejado, assim como nas laterais um corrimo. Algumas pesquisas
foram feitas e fizemos oramento com profissionais, cujo valor gira em torno de trs
mil reais. Este um item caro, mas de grande valia quando se fala em segurana
no trabalho.
Eficcia do Gasto:
O governo do Estado mantm as escolas pblicas equipadas com recursos
diversos e, dentre eles, computadores e verbas para compra de materiais e
manuteno das unidades escolares. Apenas com esses recursos foi possvel a
concretizao do projeto.
Reviso e Melhoria dos Processos Organizacionais:
Implantados os dados no programa Excel constatamos alguns erros, por exemplo
duplicidade de pronturios. Essa duplicidade de pronturios muitas vezes
decorreram de alunos que j haviam passado por essa escola e ao regressarem a
mesma, no foi levado em considerao de que este aluno j tinha um registro
anterior, portanto um pronturio. Procuramos eliminar estes casos, mantendo um
nico pronturio, preferencialmente no nmero mais antigo.
Com as consultas percebemos que alguns erros de digitao interferiam no
sucesso da pesquisa, e entendemos que mais do que corrigir erros pontuais seria
mais producente a conferncia total dos dados digitalizados no programa do Word..

Concluda a correo no arquivo do Word, fizemos nova cpia de segurana no pen

drive e imprimimos novamente as folhas a serem substitudas. Com os dados
acertados no Word, colamos e salvamos os dados no programa Excel. Hoje os
resultados so plenamente confiveis.
Sustentabilidade
Na apresentao dos resultados do trabalho possvel constatar que quando existe
um objetivo bem definido e estratgias cuidadosamente planejadas para alcanlos, os recursos so bem empregados. Neste contexto, o gasto pblico foi bem
direcionado uma vez que favoreceu a otimizao do trabalho e proporcionou a
necessria acomodao dos pronturios em caixas resistentes, que facilitam o
manuseio alm de preservarem os pronturios do p e garantirem sua durabilidade.
A atualizao do Arquivo Morto implica apenas em manter as listas das caixas
digitadas nos programas do Word e Excel e fazer o back up, pois como mencionado
o custo financeiro baixo, por envolver materiais de consumo da parte
administrativa da escola.
Vencida essa etapa de organizao a continuidade perfeitamente exeqvel