Manual de Access 2007

ndice

Introduo ............................................................................................................................. 4
Melhor que um conjunto de listas....................................................................................... 5
Amizades com relaes ........................................................................................................ 6
A Estrutura de uma Base de Dados ................................................................................... 8
Ambiente do Microsoft Access 2007 ............................................................................... 9
Separadores do Microsoft Access 2007 ........................................................................ 11
Separador Base ............................................................................................................... 11
Separador Criar .............................................................................................................. 11
Separador Dados Externos ........................................................................................... 12
Separador Ferramentas da Base de Dados................................................................. 12
Separador Folha de Dados ............................................................................................ 13
Criao de Tabelas em Vista de Estrutura ..................................................................... 14
Tipos de Dados ................................................................................................................ 15
Propriedades do campo .................................................................................................. 16
Tamanho do Campo.......................................................................................................... 16
Formatar........................................................................................................................... 17
Mscara de Introduo .................................................................................................. 19
Obrigatoriedade de preenchimento dos campos Necessrio ................................ 21
Valor predefinido ............................................................................................................ 21
Indexar valores de campo ........................................................................................... 23
Validao dos dados introduzidos................................................................................. 23
Chave Primria ..................................................................................................................... 25
Chaves Primrias Mltiplas numa Tabela ................................................................. 25
Relacionamento entre tabelas........................................................................................... 26
Seleccionar as tabelas a relacionar ............................................................................. 26
Definir uma relao ........................................................................................................ 27

Pedro Afonso

Eliminar uma relao ....................................................................................................... 28

Adicionar tabelas na janela Relaes ........................................................................... 28
Eliminar tabelas da janela Relaes ............................................................................. 29

Pedro Afonso

Introduo
Aps a concluso deste mdulo, vais distinguir:

A diferena entre uma Base de Dados e uma Lista.

Tabelas, campos, registos e chaves primrias.

Quatro itens principais, chamados de objectos, contidos na

maioria das Bases de Dados.

Queres gerenciar nmeros de vendas e de inventrio? Registos de

alunos de uma escola? Ou quem sabe a tua prpria coleco de DVDs, CDs e
vdeos?
Uma Base de Dados pode ajudarte a inserir os dados com facilidade,
encontrlos com rapidez, bem como resumilos em relatrios impressos ou
online. Este mdulo ajudarte a compreender os benefcios e a estrutura
de uma base de dados do Access 2007.

Uma Base de Dados muito mais que apenas uma lista ou tabela.
Com uma Base de Dados, tens o comando de teus dados, pois ele permite
recuperlos, classificlos, analislos, resumilos, bem como relatar
resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para
que no seja necessrio inserir informaes duas vezes e pode at mesmo
tornar a entrada de dados muito mais eficiente e precisa.

Pedro Afonso

Melhor que um conjunto de listas

Imagina que s um
secretrio(a)
grande

de

uma

sociedade

caminhada.

de

Possuis

uma

lista de voluntrios para reciclagem, uma

lista

de

feriados,

voluntrios

para

festas

em

endereos

para

rtulos

de

panfletos, uma lista de associao e assim

por diante. Supem que um membro da sociedade, que aparece em diversas
listas, altera o e-mail pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de
listas, vais ter muito trabalho de alterar essas informaes em todos os
locais em que elas aparecerem. Com uma base de dados bem estruturada, s
vai ser necessrio alterar apenas uma vez e a Base de Dados trata de todo o
trabalho restante.
Se

estiveres

trabalhar

com

aproximadamente

10

itens,

provavelmente irs preferir criar uma lista simples, talvez como uma Folha
de Clculo no Microsoft Excel ou uma tabela no Microsoft Word.
Se

os

teus

dados

so

mais

complexos

ou

so

alterados

frequentemente, uma base de dados do Access oferece uma grande

vantagem.

Pedro Afonso

Amizades com relaes

Relaes vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas

utilidades.
O Access cria base de dados relacionais, ou seja, os dados so
armazenados em vrias tabelas separadas de acordo com o assunto ou
tarefa, mas esses dados esto relacionados e podem ser reunidos da
maneira de como irs especificar.
Mesmo que a base de dados de uma sociedade possa armazenar
informaes de contacto dos membros separadamente das suas listas de
voluntrios para reciclagem ou de dados para planeamento de feriados, ele
tambm poder extrair todas essas informaes em conjunto sempre que
precisares.

Pedro Afonso

Portanto, possvel imprimir rapidamente uma lista das pessoas que

se candidataram como voluntrios para reciclar papis no sbado, incluindo
seus endereos e nmeros de telefone actualizados.
Os dois conjuntos de dados so relacionais, ou seja, as informaes
em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de
reciclagem) esto associadas s informaes, ou as "conhecem", no outro
conjunto de dados (informaes de contacto de Nancy Davolio).
Para aproveitar ao mximo da tua base de dados, convm configurar
as tabelas de dados para reflectir as tarefas e os assuntos associados aos
seus dados.
Ao planear a base de dados, leva em considerao os cenrios nos
quais os dados sero inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas.
Uma simples precauo pode ser um grande empreendimento.

Pedro Afonso

A Estrutura de uma Base de Dados

As bases de dados do Access consistem em objectos, os quatro
objectos mais importantes so:

Tabelas: armazenam dados em linhas e colunas. Todos as bases

de dados contm uma ou mais tabelas.

Consultas: recuperam e processam dados. Elas podem combinar

dados de diferentes tabelas, actualizar dados e executar
clculos com base nesses dados.

Formulrios: controlam a entrada e as exibies de dados. Eles

fornecem indicaes visuais capazes de facilitar o trabalho
com dados.

Relatrios: fazem o resumo e a impresso de dados. Eles

transformam os dados de tabelas e consultas em documentos
destinados comunicao de ideias.

Pedro Afonso

Ambiente do Microsoft Access 2007

1. Barra de Ttulo: Fornece o nome da aplicao e o nome da

base de dados aberta;
2. Categorias de Modelo: Opes que permitem acederem a
modelos j estruturados com base em determinadas reas de
actividade;
3. Nova Base de Dados em Branco: Permite criar uma base de
dados de raiz, sem qualquer tipo de modelo;
4. Modelos

Online

Apresentados:

Opes

que

permitem

acederem a modelos j estruturados, baseadas em vrias reas

de actividades disponveis no Microsoft Access Online. O
acesso a este recurso, necessria uma ligao atravs da
internet;

Pedro Afonso

5. Office Online: Opes que permitem aceder a vrios recursos

disponveis no Microsoft Access Online. Novamente, para
aceder a estes recursos necessria uma ligao atravs da
internet;
6. Abrir Base de Dados Recente: Esta rea mostra as bases de
dados

previamente

gravadas

permite

acederlhes

directamente, sem o recurso a menus.

Para os teus futuros trabalhos nas Aulas Prticas e para teu
Projecto, irs sempre seleccionar uma Base de Dados Vazia. Assim que
seleccionares esta opo, o Microsoft Access vai perguntar que nome
queres dar tua base de dados e qual a localizao onde a base de dados ir
ser gravada periodicamente.

Pedro Afonso

10

Separadores do Microsoft Access 2007

Separador Base

Separador Criar

Pedro Afonso

11

Separador Dados Externos

Separador Ferramentas da Base de Dados

Pedro Afonso

12

Separador Folha de Dados

Pedro Afonso

13

Criao de Tabelas em Vista de Estrutura

A partir do momento que crias a tua Base de Dados aparece logo a

Estrutura de uma Tabela. Isto acontece porque uma Base de Dados tem de
ter pelo menos uma tabela. Clicas em Vista de Estrutura e grava a Tabela
com o nome de uma das tabelas que configuraste no papel, por exemplo
CLIENTE.
Depois de introduzires os campos na Tabela Cliente, no Separador
Folha de Dados, vais seco Vistas e selecciona Folha de Dados (irs
chegar concluso que a folha de dados igual ao Excel), para assim
introduzires os registos necessrios.

Pedro Afonso

14

Depois de dares o nome da tua tabela comea a inserir os atributos.

O primeiro campo que preencheres tem de ser a chave primria, pois o
Access assume de imediato.
Para cada atributo tens de definir o Tipo de Dados e se quiser podes
dar alguma informao sobre o atributo na Descrio. Guarda sempre a tua
tabela.

Tipos de Dados
Para cada atributo necessrio definir um tipo de dado correcto de
acordo com seu contedo.

Pedro Afonso

15

Propriedades do campo
Cada um dos campos que constituem uma tabela tm algumas
propriedades que podes definir e, posteriormente, modificar.

Para cada linha possvel alterar, por exemplo, o Tamanho do Campo

(mudar Nmero inteiro longo, para Decimal), Casas Decimais (indicar com
quantas casas decimais pretendes ter), etc., de acordo com o contedo do
campo.

Tamanho do Campo
o nmero de caracteres que o campo pode conter.

Para campos do tipo Numrico deves seleccionar um dos itens

da lista.

Por Exemplo: para o campo Telefone podamos por Decimal, pois

sabemos que os nmeros do telefone so nmeros decimais.

Pedro Afonso

16

Formatar

Define como o contedo do campo ser visualizado.

Por exemplo se o teu campo usado para percentagens, no

Formatar escolhes Percentagem.

Nos seguintes exemplos, podes ver que tipo de formatos existe para
tipo de dados Data e Sim/No.

Pedro Afonso

17

Os formatos predefinidos para campos do tipo Numrico so os

seguintes:

Na formatao de campos do tipo Sim/No podes optar por

Verdadeiro/Falso ou ainda Ligado/Desligado.

Pedro Afonso

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Mscara de Introduo

As mscaras so modelos utilizados para a introduo de dados. A sua

utilizao recomendada quando os dados devem respeitar um determinado
tamanho e/ou formato.
Recorrendo ao Assistente, depois de clicares no boto com 3 pontos
pedido que graves a tabela e visualizada a janela Assistente de Mscaras de
Introduo (Nota: o assistente de Mscara de Introduo s trabalha com
tipo de dados Texto ou Data).

Pedro Afonso

19

Depois de seleccionares a mscara (por exemplo, Data Abreviada) que

mais se adapta ao teu campo, clica no boto Seguinte.

Clica em seguida no boto Seguinte e irs finalizar o assistente

clicando no boto Concluir.

Pedro Afonso

20

Obrigatoriedade de preenchimento dos campos

Necessrio

H Campos que, pela sua importncia, devem ser obrigatoriamente

preenchidos.
Para que a introduo de um campo seja obrigatria deves, na
propriedade Necessrio seleccionar Sim.
Exemplos destes campos obrigatrios poderiam ser:

A tabela Factura, a indicao da Data_Factura e a Quantidade.

A Tabela Cliente, o nome, a morada e o telefone.

Valor predefinido
Quando existe uma grande probabilidade de um campo ter o mesmo
contedo, conveniente indiclo na propriedade Valor predefinido como
predefinido:

Na Tabela Fornecedor, o campo relativo

ao CdigoPas de onde os Fornecedores
podero ser, na grande maioria Portugus
logo pode ter o contedo PT.

Pedro Afonso

21

1. Clica no boto;
2. Zona de Visualizao da expresso;
3. Botes de acesso a funes, operadores e constantes mais
comuns;
4. Clica sobre Funes, Constantes ou Operadores;
5. Selecciona um subgrupo para acederes apenas s funes que
lhes esto associadas;
6. Selecciona a Funo.

Por Exemplo: Partindo do princpio que a data da Factura efectuada

no momento do preenchimento desta, o campo Data Factura dever ser
preenchido com a data do prprio dia.
Como j estudaste o Mdulo
do

Excel,

funo

DATA()

retorna a data do sistema. No

exemplo, o campo Data Factura
seria preenchido com a data do
sistema,

podendo

ser

alterado

posteriormente.

Pedro Afonso

22

Indexar valores de campo

A criao de um ndice faz com que o Access mantenha a tabela
devidamente ordenada pelo campo pretendido, permitindo optimizar todas
as pesquisas que se realizam por esse campo.

Validao dos dados introduzidos

Quer seja para evitar erros de digitao, quer seja para validar um
campo cujo contedo deva satisfazer determinados critrios, podemos
especificar alguma Regras de Validao.
Vai ser algo semelhante ao que aprendeste no Mdulo do Excel na
Validao de Dados.
Na propriedade Regra de Validao, digita a regra pretendida ou clica
sobre o boto com trs pontos para aceder aos Construtor de Expresses e
criares a regra de validao adequada.
Por Exemplo: Validao do campo Quantidade de cada produto da
tabela Factura cada cliente s pode levar entre 1 a 10 unidades de cada
produto.

Pedro Afonso

23

Tambm podes inserir uma frase para indicar melhor o que pretendes
com este campo. Ao tentares inserir mais de 20 unidades no campo
Quantidade ir aparecer este erro:

Pedro Afonso

24

Chave Primria
importante atribuir pelo menos um campo em cada tabela como
chave primria para garantir que cada registo nico.
No Access, sempre que crias uma nova Tabela em Vista de Estrutura
o primeiro campo j est identificado como chave primria, por isso, tens de
ter o cuidado de verificar sempre se o campo que ests introduzir mesmo
a chave primria.
Para Remover a chave primria, vais em Vista de Estrutura, e no
Separador Ferramentas clicas no cone Chave Primria. Para adicionar chave
primria fazes pelo mesmo processo.
Chaves Primrias Mltiplas numa Tabela
Selecciona o campo ou campos que pretende utilizar como chave
primria.
Para seleccionar um campo, clica no selector de linha correspondente
ao campo pretendido.
Para seleccionar mais de um campo, mantm premida a tecla CTRL e,
em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo.

Pedro Afonso

25

Relacionamento entre tabelas

Os relacionamentos entre as tabelas devem ser definidos antes da

introduo de dados para evitar eventuais erros de insero ou falhas na
sua articulao.
Para que possamos relacionar duas tabelas basta que a chave primria
de uma delas esteja presente na outra como chave secundria.

Seleccionar as tabelas a relacionar

Separador

Ferramentas

da

Base

de

Dados

na

seco

Mostrar/Ocultar selecciona Relaes;

Pedro Afonso

26

1. Selecciona a tabela a adicionar janela Relaes;

2. Clica sobre Adicionar;
3. Repete os passos 1 e 2 at que todas as tabelas pretendidas
estejam seleccionadas;
4. Clica sobre Fechar.

Definir uma relao

Clica sobre o campo da chave primria da primeira tabela e arrasta o
cursor para o campo da chave secundria correspondente.
Assim que fazeres este passo ir aparecer um menu para editares
esta relao.
Neste menu, pes o visto no Impor
integridade referencial (isto para aparecer o
grau de associao e assim as tabelas vo ser
consistentes, ou seja, quando alterado algum
registo logo automaticamente alterado em
tabelas relacionadas) e depois clica em Criar.

Pedro Afonso

27

Eliminar uma relao

Seleccionas a relao e depois, sobre ela, clica no boto do lado
direito do rato e selecciona a opo Eliminar.

Adicionar tabelas na janela Relaes

Em qualquer momento podes adicionar novas tabelas janela
Relaes.

Clicas na opo Mostrar Tabela e selecciona as tabelas pretendidas.

Pedro Afonso

28

Eliminar tabelas da janela Relaes

1. Clica em sobre a tabela pretendida
2. Prime com o boto direito do rato e selecciona a opo Ocultar
Tabela
3. Ou prime a tecla Del.

Pedro Afonso

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