Neusa Arminda D.

Maguessere

Base de Dados – Microsoft Office Access

Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos

Universidade Púnguè

Chimoio

2021
 Neusa Arminda D. Maguessere

Base de Dados – Microsoft Office Access

Trabalho de pesquisa de carácter avaliativo da cadeira

de Informática do docente: Eng. Márcio Chin a ser
apresentado no Departamento de Contabilidade e
Gestão de Recursos Humanos.

Universidade Púnguè

Chimoio

2021
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO.........................................................................................................3

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.............................................................................4

2.1. BASE DE DADOS – MICROSOFT OFFICE ACCESS.......................................4

2.1.1. Base de Dados.....................................................................................................4

2.1.2. MICROSOFT OFFICE ACCESS.......................................................................4

2.1.2.1. Criando o Banco de Dados..............................................................................4

2.1.2.1.1. OS OBJETOS DO ACCESS.......................................................................6

3. CONCLUSÃO.........................................................................................................18

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.....................................................................19
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1. INTRODUÇÃO

O presente trabalho de pesquisa visa debrusar-se sobre Base de Dados – Microsoft

Office Access, conhecido como um banco de dados que é simplesmente um conjunto de
informações, onde os dados são organizados de forma lógica e estruturados. Por
exemplo, um cadastro de estoque de filmes de uma locadora é um banco de dados. Nele
podemos cadastrar um novo filme, alterar algum existente ou excluir algum indesejado.
Tempos atrás, quando a maioria das empresas ainda não era informatizada, todas essas
funções eram feitas manualmente.

O trabalho tem como objectivo mãe com explicar como criar e gerir uma base de dados,
usando o access. Visto que o Banco de dados relacional é aquele que permite fazer
relações entre os seus dados, e o trabalho foi feito com base nas pesquisas bibliográficas
e em artigos cientificos relacionados com o tema.
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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1. BASE DE DADOS – MICROSOFT OFFICE ACCESS
2.1.a. Base de Dados

Base de dados ou Banco de dados define-se como um conjunto de utilitários que

fornece não só a possibilidade de gestão e armazenamento de grandes quantidades de
informação, mas também a interface entre os dados guardados e as aplicações que lhes
dão acesso. Por serem guardados de uma forma estruturada, os dados podem, mais
tarde, ser acedidos no formato que melhor se adequa às necessidades do utilizador.

2.1.b. MICROSOFT OFFICE ACCESS

O Access é um gerenciador de banco de dados. Ele ajuda as pessoas a criarem

programas que controlam uma base de dados e que permite actualizar as informações,
fazer consultas, emitir relatórios, fazer comparações de informações, fazer cálculos,
enfim, satisfazer às necessidades das pessoas e das empresas no dia-a-dia. A grande
vantagem do Access é sua facilidade de uso. O Access utiliza objectos para essas
tarefas simples com o banco de dados.

2.1.b.1. Criando o Banco de Dados

Ao carregarmos o MS-Access será mostrada uma janela de diálogo inicial

(apresentação) para que o usuário possa escolher a tarefa que será desenvolvida com
esta ferramenta. No nosso caso iremos escolher Banco de Dados em Branco.
Caso sua escolha seja um banco de dados em branco, aparecerá uma caixa de diálogo
para que você informe o local de destino do banco de dados novo:
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Figura 1: Novo arquivo de banco de dado

No nosso exemplo de criação da agenda telefônica, o arquivo se chamará AGENDA e

deverá estar salvo na pasta que o participante criou no início do treinamento.
Diferente de outros programas, o Access necessita que o arquivo seja salvo antes que se
comece a trabalhar nele. Observe que a extensão de um banco de dados do Access é
MDB. Após informar o local e o nome para o seu Banco de Dados, clique no botão
criar, então aparecerá à janela de Banco de Dados:
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Figura 2: AGENDA: Banco de dados

2.1.b.1.1. OS OBJETOS DO ACCESS

Repare que à esquerda da janela que apareceu existem sete botões. São os chamados
objetos do Access. Cada um destes objetos possui características e configurações
próprias. São eles:

 Tabela: principal objeto do Access, através dele é que começaremos

efetivamente a criar o BD. Tem função de armazenar todos os dados que mais
para frente cadastraremos;
 Consulta: Permite uma melhor visualização dos dados cadastrados nas tabelas.
Podemos criar pesquisas, definindo a seqüência que uma informação poderá ser
exibida;
 Formulários: É a parte da formatação do Access, com este objeto podemos
personalizar o layout das nossas tabelas e consultas criadas;
 Relatórios: Permite configurarmos os dados das tabelas, consultas e formulários
para impressão de uma maneira bem simples, pois contamos com o auxílio de
um assistente;
 Macros: É a parte que define ações. Utilizada para dinamizar o BD, as macros
permitem criarmos funções diversas como impressão ou navegação de registros;
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 Módulos: É onde podemos programar funções mais avançadas. Utilizada por

usuários que conhecem programação (este objeto não será visto nesse
treinamento, pois está ligado à programação do Access Avançado com VBA).

a) CRIAÇÃO DAS TABELAS

Uma tabela é um conjunto de dados sobre um tópico específico, como produtos ou
fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os
dados somente uma vez, o que torna o banco de dados mais eficiente e reduz os erros de
entrada de dados. Todas as informações do banco de dados são armazenadas em tabelas.
Porém, antes de criá-las, devemos analisar algumas coisas para que posteriormente
evitemos problemas. Temos que ter em mente o que realmente precisa ser feito, o que
gostaríamos de cadastrar e qual a importância de se cadastrar (para não correr o risco de
cadastrar dados desnecessários ou repetidos).
Só após esquematizar tudo que será feito é que devemos partir para ferramenta que
permitirá a criação das tabelas.

 Tipos de Criação de Tabelas

Existem várias maneiras de se criar uma nova tabela:

Criar tabela usando o assistente _ o Access possui alguns modelos de estruturas de

tabelas, o assistente nos auxilia a criá-las (no nosso treinamento não veremos este
assistente);
Criar tabela inserindo dados _ criamos a tabela cadastrando os dados
automaticamente (na prática não é usado este modo);
Criar tabela no modo estrutura _ utilizamos o modo estrutura para criar uma tabela
definindo os nomes de cada campo, bem como suas propriedades. É o modo mais
utilizado:
 Definindo as opções de estrutura:
Nome do Campo: coluna que identifica o nome de cada campo;
Tipo de Dados: existem vários tipos de informações, por exemplo, o campo endereço
armazena letras e números, já o campo preço armazena valores, por isso cada campo
precisa ser identificado por um tipo de dado. São eles:
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Texto: armazena qualquer letra, símbolo, e número(desde que não seja para efetuar
cálculos);
Memorando: muito parecido ao tipo texto com a diferença de poder armazenar muito
mais informações(sua capacidade é maior), geralmente usamos este tipo para campos
onde são inseridas observações ou descrições;
Número: armazena números que serão utilizados para cálculos, por exemplo, idade e
quantidades;
Data/Hora: armazena valores que utilizam alguns dos formatos de data ou hora, por
exemplo 13-02-00 ou 29-out-00;
Moeda: armazena valores monetários, exemplo: preço do produto;
Autonumeração: gera uma seqüência de números crescentes e que não se repetem,
utilizado geralmente quando se quer atribuir um código a algum produto ou cliente.

Figura 3: Tabela
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b) CONSULTAS

Uma consulta serve para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras. Podemos
criar uma consulta utilizando várias tabelas e selecionar somente os campos que
acharmos interessantes. Para criar uma consulta, clique sobre o objeto Consultas.
Existem duas opções para criação de consultas. Utilizando o assistente ou o modo
estrutura:

Figura 4: Banco de dados de consulta

Criando consultas utilizando o assistente

O assistente de consulta serve para facilitar a criação de uma consulta simples.

Figura 5: Nova consulta

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Quando o selecionamos o tipo Assistente de consulta simples surgirá uma tela onde
escolheremos quais tabelas deverão fazer parte da consulta, bem como seus campos:

Figura 6: Assistente de consultas simples

Tipos de consulta
Existem basicamente três tipos de consultas:

Consultas Seleção
O tipo mais comum de consulta é a consulta seleção. Uma consulta seleção recupera
dados de uma ou mais tabelas através de critérios especificados e exibe os dados na
ordem escolhida. Quando uma consulta seleção é executada o Access busca os registros
especificados e exibe da forma desejada pelo usuário. Foi este tipo de consulta que
criamos no tópico anterior.

Consultas Parâmetro
Não seria mais fácil se ao executar uma consulta de clientes, por exemplo, surgisse uma
caixa perguntando qual o contato que desejaria consultar? Muitas consultas por serem
enormes acabam tornando a pesquisa do usuário muito trabalhosa. Para facilitar e para
filtrar as informações que serão apresentadas existem as consultas parâmetros. Elas nada
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mais são do que uma consulta seleção aprimorada, onde para executar a consulta o
usuário precisa fornecer alguma informação (um parâmetro).

Para criar um parâmetro na sua consulta basta escolher a opção do menu Consulta »
Parâmetros..., veja a seguir:

Esses párâmetros poderão ser

criados com tipos definidos, facilitando
a validação dos dados de pesquisa.

c) FORMULÁRIOS

A função dos Formulários é tornar a aparência das telas mais agradáveis:

Figura 7: Formulários
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 Criando Formulários
O modo mais fácil de criar um formulário é selecionando alguma tabela e clicando
sobre o botão que aparece na barra de ferramentas chamado que mostrará a janela
abaixo:

Figura 8: Novo formulário

Podemos escolher a maneira que iremos criar um formulário, mas sem dúvida as
melhores são aquelas que têm o tipo AutoFormulário:, pois o Access se encarrega de
gerar o formulário para nós. Em seguida devemos escolher a tabela que será associada
ao formulário a ser criado:

Mas se a intenção é criar formulários mais personalizados, devemos escolher entre

utilizar o Modo Design/Estrutura ou Assistente de formulário. Particularmente é
mais fácil utilizando o assistente.

 Criando o Formulário de Cadastro de Contatos

No Modo Design/Estrutura a janela que será aberta é esta:
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Figura 9: Formulário de Cadastro de Contactos

d) RELATÓRIOS

O relatório é o modo mais eficiente para se apresentar dados impressos de uma tabela
ou consulta. Muito parecido com os formulários, podemos com os relatórios controlar o
tamanho e a aparência de tudo que será impresso. Da mesma forma que existe o

AutoFormulário, podemos criar um relatório usando o AutoRelatório,

automaticamente aparece uma janela com o novo relatório. Existem dois tipos de
AutoRelatórios:
AutoRelatório: Colunar _ Cria um relatório dispondo os dados da tabela ou da
consulta escolhida em forma de colunas. Para criar esse tipo de AutoRelatório, clique no
objeto Relatório da janela do seu Banco de Dados, em seguida em , parecerá a seguinte
janela:

Figura 10: Novo relatório

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Escolha a terceira opção e na caixa de seleção abaixo escolha o nome da tabela ou da

consulta que deseja utilizar para criar o relatório. Clique em [OK]. O resultado:

Figura 11: Consulta dos contactos por campos espe

Para fechar esta janela você deve salvar primeiro o relatório.

AutoRelatório: Tabular _ Cria um relatório exibindo os dados da tabela ou consulta

escolhida em forma de tabela. Para criá-lo clique no botão novo (o mesmo
procedimento já citado), em seguida escolha a quarta opção e a tabela ou consulta
desejada:

Figura 12: Novo relatório

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 Utilizando o Assistente de Relatório

Podemos criar um relatório com a ajuda do assistente, que dará algumas opções para
configurações do relatório. Clique no objeto Relatórios, em seguida escolha o botão .
Será mostrada a janela abaixo:

Figura 13: Escolha a opção Assistente de relatório e selecione a CONSULTA para gerar o relatório.

e) MACROS

Macro é uma ação ou um conjunto delas que executam rotinas do tipo imprimir
relatórios, abrir formulário ou sair do Access. Uma macro é composta por ações e por
argumentos. Uma ação Abrir Consulta, por exemplo, depende do argumento: Nome da
Consulta.

 Criando Macros

Para criar uma macro clique sobre o objeto Macros e logo em seguida sobre o botão
novo:
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Figura 14: Macro

Surgirá uma janela com uma grade em branco, clique sobre a primeira linha e ao
aparecer à seta indicativa clique sobre ela:

Gravando a Macro
Como nos outros “objetos” devemos salvar a Macro que criamos. Para isso utilizamos à
opção do menu Arquivo » Salvar ou as teclas [CTRL] + [B] ou o ícone da barra de
ferramentas .
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Editando uma Macro

Para podermos alterar uma macro já criada devemos proceder da mesma maneira que
fizemos no caso dos Formulários, Tabelas e

Consultas:
Na janela de Banco de Dados no objeto Macros selecionamos a macro deseja:

Figura 15: Banco de Dados no objecto Macros

As macros contêm ações que executam tarefas, como a abertura de um relatório, a

execução de uma consulta ou o fechamento do banco de dados. A maioria das operações
de banco de dados que você executa manualmente pode ser automatizada com o uso de
macros, portanto, elas podem ser um ótimo recurso de economia de tempo.
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3. CONCLUSÃO

Conclui-se que um banco de dados é um conjunto de informações relacionadas a um

determinado assunto ou finalidade e o Access é apenas a ferramenta para alterar e
gerenciar o banco de dados via computador. Logo, muito mais importante do que
dominar os recursos oferecidos pelo software é entender como os dados se relacionam e
o que é esperado do sistema. Por isso, antes de sentar-se na frente do micro e começar a
digitar, gaste um pouco de tempo planejando o que será feito.

Uma que iniciação do Access e de criação de uma base de dados que é utilizada em
computadores e não na Web. Para criar uma base de dados de ambiente de trabalho com
um modelo e como criar uma base de dados de raiz com as suas próprias tabelas,
relatórios e outros objetos de base de dados. Também explicou-se algumas técnicas
que podem ser utilizadas para colocar dados existentes na sua nova base de dados.
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4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. BANCO DE DADOS (http://www.zee.mg.gov.br/zee_externo/pd
f/componentes_geofisico_biotico/2banco_de_dados.pdf) (PDF).
2. Bancodedados»(http://www.cic.unb.br/~fernando/matdidatico/
apostilas/resumo/bdadossp.pdf) (PDF). Universidade de Brasília. 3
páginas.
3. Projeto de Banco de Dados» (http://www.julianoribeiro.com.br/tr
oca/banco_de_dados/material_der.pdf) (PDF). Universidade Federal
do Rio Grande do Sul. Juliano Ribeiro. 1998. pp. V.