Introdução

01
01

Bem-vindo à primeira aula de

aprendizagem do Software de ge-
renciamento de banco de dados Mi-
crosoft Access 2013. Aprenda a criar
sistemas de gerenciamento de dados
como Cadastro de CIientes, Produ-
tos, fornecedores em uma interface
intuitiva com o usuário podendo fazer
pesquisas rápidas a estes dados e
gerando relatórios variados aumen-
tando a produtividade nos trabalhos
com grande quantidade de informa-
ções.

19 | Microsoft Access
O que é o Access?
O Microsoft Office Access 2013 é um sistema de gerenciamento de banco de da­dos
da Microsoft, incluído no pacote Microsoft Office 2013. Ele permite o desenvolvi­mento rá-
pido de aplicações que envolvem tanto a modelagem e estrutura de dados como também
a interface a ser utilizada pelos usuários. Um programa fantástico e completo, pois dispo-
nibiliza de todas as ferramentas para desenvolver um sistema com qualidade e rapidez.
Usuários com pouco conhecimento no Access podem usá-lo para construir apli­
cações simples sem problemas, contando com recursos intuitivos que facilitam a apren-
dizagem.
Desenvolvedores de sistemas podem criar aplicações de gerenciamento de da­dos e
os vender sem a necessidade do cliente ter uma versão do Access completa em seu com-
putador, bastando apenas utilizar o Access Runtime um aplicativo gratuito desenvolvido
para executar aplicações do Access em computadores com sistema ope­racional Windows
sem a necessidade de instalar o Microsoft Access 2013.
Começamos a usar o Access quando nossas aplicações não atendem mais nos-
sas necessidades com quantidades excessivas de dados. Por exemplo, vamos supor
que você controla a entrada e saída de produtos em uma transportadora, e usa o Excel
pare gerenciar vários dados referentes aos produtos transportados como, por exemplo,
des­tino, quantidade de produtos, Cadastro de produtos e muito mais. Mediante a quanti­
dade elevada de dados, você poderá facilmente ter problemas com dados duplicados ou
incoerentes.

O que podemos fazer no Access?

Com o Microsoft Access é possível desenvolver desde aplicações simples como ca-
dastro de clientes, controle de pedidos até aplicações mais complexas como, por exem-
plo, todo o controle operacional, administrativo e financeiro de uma pequena, média ou
grande empresa.
Os aplicativos desenvolvidos podem rodar perfeitamente numa rede de compu­
tadores e os dados armazenados pelo sistema podem ser publicados na intranet e na
Internet.
O Access é uma ferramenta que pode ser usada para desenvolver, de maneira fá­cil e
rápida, aplicativos de banco de dados relacional que ajudam a gerenciar as infor­mações.
Você pode criar um banco de dados para ajudá-lo a controlar praticamente qualquer tipo
de informação, como estoque, contatos profissionais ou processos co­merciais. Outros
programas do pacote Office também utilizam-se do Access para de­terminadas tarefas

Microsoft Access | 20
 01
que envolvem dados de informações diversas, como o Word 2013 que usa o Access
como fonte de dados para criar mala-direta.

O Modo de exibição Backstage

O modo de exibição Backstage no Access 2013 contém comandos e informações
que se aplicam a um banco de dados inteiro, como Compactar e Reparar, bem como
comandos que estavam no menu Arquivo nas versões anteriores, como Imprimir.

Criando um primeiro banco de dados

Para ter acesso à interface do Access e assim entender como funciona cada parte,
módulos e ferramentas de seu ambiente gráfico, precisaremos criar um banco de da­dos
inicial para que os demais recursos fiquem disponíveis. Nesse primeiro momento, não
vamos editar as tabelas do banco de dados, pois queremos somente mostrar a interface
do programa.

21 | Microsoft Access
Para criar um banco de dados simples em branco
1. Clique no menu Arquivo → Novo e selecione a opção Banco de dados do desk­
top em branco.

2. Na janela flutuante digite o nome do banco e em seguida clique no botão Criar.

Após clicar no botão Criar, todas as ferramentas nas guias estarão disponíveis para
editar o novo banco de dados.

Microsoft Access | 22
 01

1. Área de edição dos Objetos do banco de dados, neste exemplo é mostrada o ob-
jeto tabela visualizada no modo de exibição Folha de Dados.

2. Painel de Navegação pelos objetos que compõe o banco de dados, Ex.; Tabelas,
Consultas, Formulários, Relatórios e Macros.

3. Guias de ferramentas para criação, edição e gerenciamento dos objetos e regis­

tros do Banco de Dados.

Objetos do Banco de Dados Access

É considerado um arquivo de banco de dados quando este possui uma ou mais
tabelas de informações de registros. Outros programas de gerenciamento de banco de
dados como SQL Server, por exemplo, possuem somente a parte de tabelas e consul­
tas, freando a cargo de outros programas que interagem com o banco gerar o ambiente
gráfico exigindo uma experiência avançada em programação do usuário para criar os
sistemas. Mas o Access pode ir bem mais além, montando um sistema completo com um
ambiente gráfico, onde podemos acessar os registros contidos nas tabelas por meio de
formulários, consulta e relatórios, garantindo uma melhor interação com o usuário.

23 | Microsoft Access
Os Objetos
Fazer um sistema completo de banco de dados no Access significa dizer que, va­mos
utilizar todos os re~ursos dos objetos do programa.

Tabelas
O Microsoft Access 2013 armazena as informações dos dados cadastrados em ta­
belas que são listas de linhas e colunas.
Um objeto obrigatório a ser criado num arquivo de bando de dados Access é a ta­bela,
é na tabela que ficam armazenados os dados (determinadas informações em vá­rios regis-
tros). Nas tabelas ficam concentrados todos os registros que vamos gerenciar. Por tanto,
ao começar a fazer um sistema de banco de dados, desenvolvemos primeira às tabelas.
Os outros objetos só podem ser criados depois, porque são dependentes das tabelas. Por
exemplo, Para se criar o objeto consulta, precisamos ter registros ca­dastrados na tabela,
para que os mesmos sejam consultados. Outro objeto, os formu­lários, manuseiam cam-
pos de registros existentes nas tabelas. Por fim o objeto Re­latório retorna informações a
serem impressas de registros cadastrados nas tabelas. Podemos então compreender que
a criação de tabelas é a base para todo o resto do desenvolvimento do sistema.

Exemplos de Tabelas:

Mais adiante vamos detalhar as informações sobre Tabelas de banco de dados.

Microsoft Access | 24
 01
Consultas

As consultas são objetos com a função de pesquisar nas tabelas determinados re-
gistros de dados. Podemos criar várias consultas, onde cada uma pode fazer um tipo
especifico de consulta que retorne uma determinada informação.

Formulários

Um formulário é composto de diversos campos, cada um deles tem uma função

específica, para facilitar a vida de quem digita e se tornar claro para quem o preenche.
Access 2013 fornece uma maneira mais fácil de navegar, criar e modificar os regis­
tros de banco de dados através dos formulários com diferentes cores, gráficos, temas
e fontes e aumentar a navegabilidade, oferecendo botões, hiperlinks, controles de ta­
bulação e controles web.

Exemplos de formulários:

25 | Microsoft Access
Relatórios

Os relatórios têm a finalidade de visualizar e imprimir qualquer informação con­

sultada no banco de dados. Podemos gerar relatórios das tabelas ou de consultas
É possível gerar campos calculados como nos formulários e gerar gráficos a partir
deles.

Exemplos de Relatórios:

Macros

Uma macro é um objeto do Access constituído por um conjunto de ações, para a

execução de uma ou várias tarefas específicas. Podemos criar macros para enviar uma
mensagem para o ecrã (Tela) , para ab rir um formulário ou para fazer uma pesquisa.
Quase tudo é possível. ..

Módulos
Um módulo é uma coleção de declarações e procedimentos do Visual Basic que são
armazenados conjuntamente, formando uma unidade. Os módulos são seme­lhantes às

Microsoft Access | 26
 01
macros porque também podem realizar várias ações a partir de um comando ou função,
mas exige um conhecimento avançado em programação VBA (Visual Basic for Applica-
tions).

Painel de Navegação de Objetos

No painel de navegação de objetos podemos navegar e acessar os objetos do Ac­cess.
Nas opções de visualização, podemos exibir todos os objetos criados ou especifi­car so-
mente os que desejarmos. Os objetos vão aparecendo na lista à medida que são criados.

Para alternar entre os modos de visualização dos objetos

Podemos alternar entre os modos de visualização de objetos clicando na seta lo­

calizada na parte superior direito do painel. O modo de visualização mais usado é o “To-
dos os Objetos do Access”, pois mostra todos os objetos que foram criados.

27 | Microsoft Access
Exibição em Guias ou Janelas Sobrepostas
Na versão 2013 do Microsoft Access a exibição dos objetos por padrão passou a
ser em guias, proporcionando um acesso rápido e abrangente a todos os objetos aber­tos.
Para quem precisa trabalhar com muitos objetos abertos ao mesmo tempo diaria­mente,
esta opção pode ser a mais indicada.

Microsoft Access | 28
 01
Porém, se desejar trabalhar com janelas sobrepostas, podemos mudar o modo de
exibição de guias para janelas sobrepostas. Como vamos fazer um sistema comple­to ao
longo das aulas neste livro, que usa o modo de visualização de janela sobrepos­tas, mu-
daremos o modo de guias para Janelas Sobrepostas.

Mudando o modo de exibição em guias para janelas sobrepostas

1. Clique no menu Arquivo → opções.
2. Na janela Opções, selecione o menu Banco de dados atual.
3. Nas opções do banco de dados atual, marque a opção Janelas sobrepostas e
em seguida, clique Ok para aplicar a mudança.

4. Após clicar em Ok para mudar o modo de exibição, o Access exibe uma janela
de aviso alertando que as configurações realizadas só terão efeito após fechar e abrir o
programa novamente.

29 | Microsoft Access
Guias de Ferramentas
Nas guias estão concentradas todas as ferramentas de criação e edição dos obje­tos
do banco de dados do Access. Vamos especificar a finalidade do conjunto de ferra­mentas
em cada guia.

Guia Página Inicial

Na guia Página Inicial concentra-se os grupos de ferramentas de edição dos ob­
jetos e de seus elementos. As ferramentas básicas como copiar, colar, recortar e tam­bém
as ferramentas de formatação de texto estão presentes para modificar a estrutu­ra dos
elementos nos objetos selecionados.
Temos também nesta guia grupos de ferramentas relacionadas à os registros in­
seridos nas tabelas. Entre as ferramentas temos Classificar e Filtrar, Adicionar, Remo­
ver ou Salvar registros e também a ferramenta Localizar registro.

Guia Criar
Na guia Criar temos acesso à os grupos de ferramentas de criação dos objetos do
Access, cada grupo possui determinados tipos de ferramentas para criar cada Objeto do
Access em específico.

Microsoft Access | 30
 01

Guia Dados Externos

A guia Dados Externos contém grupos de ferramentas para vincular, importar e ex-
portar Dados no Access. O Access pode através desta guia importar ou vincular da­dos de
outras fontes de dados do Access e também de outras fontes de dados como planilhas
do Excel, arquivos de banco de Texto, XML ou mais. A exportação do banco de dados
Access para outros formatos de dados também é possível para que haja uma maior com-
patibilidade com outros programas de gerenciamento de banco de dados, por exemplo,
podemos exportar informações de uma tabela de produtos para uma Planilha do Excel ou
um arquivo XML para que fique disponível na Web.

Guia Ferramentas de Banco de Dados

A guia Ferramentas de Banco de Dados como o próprio título diz, possui grupos de
ferramentas voltadas para interação e manutenção do banco de dados. Ferramen­tas im-
portantes como o Grupo Relações onde faremos os relacionamentos entre ta­belas. Outra
ferramenta muito importante nesta guia é a ferramenta Compactar e Reparar Banco de
dados que compacta e também repara o banco de dados, caso este esteja, por diversos
fatores, sua estrutura corrompida (Danificada), causando o mau funcionamento.

31 | Microsoft Access
01. Assinale a alternativa correta sobre o Access 2013?

a. É um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD).

b. É um editor de texto e imagem.
c. É um programa de planilhas eletrônicas.

02. O que é uma Base de Dados?

a. É uma coleção de tabelas com qualquer informação.
b. É uma coleção organizada de registros, tem como objetivo armazenar os dados, para
que depois seja fácil o acesso a essas informações.
c. São várias planilhas eletrônicas.
d. Nenhuma das alternativas.

Microsoft Access | 32
 01
..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

33 | Microsoft Access