APRESENTAO

O propsito de se criar um Manual de Redao de Documentos Oficiais foi para tentar

uniformizar as comunicaes oficiais, em razo da grande diversificao nas
comunicaes no mbito interno e externo da Instituio, quanto ao seu formato e
suas modalidades.
Saber escrever difcil, segundo Clarisce Lispecto: No, no fcil escrever. duro
como quebrar rochas. Assim este manual visa uma maneira mais fcil e gil de
escrever com preciso, clareza, conciso, impessoalidade e uniformidade, alm de
facilitar a interpretao da mensagem nas comunicaes, buscando tornar mais
acessvel e apresentvel s comunicaes oficiais, atendendo, pois, os padres de
textualidade.
Baseado no Manual de Redao da Presidncia da Repblica de 2002 e no Manual de
Redao Oficial de A. Oliveira Lima, como tambm, outras fontes, este manual
contempla as modalidades de comunicaes oficiais mais utilizados dentro da
Instituio como: Ata, Atestado, Aviso, Certificado, Comunicao Interna, (CI
Eletrnica), Comunicado, Contrato, Convnio, Despacho, Edital, Declarao, FAX,
Mensagem Eletrnica, Ofcio, Ofcio Circular, Ordem de Servio, Parecer, Portaria,
Relatrio, Regimento, Regulamento e Requerimento.
Ser apresentado, portanto, os conceitos de Comunicao Oficial ou Redao e suas
modalidades; o que difere em seu formato e contedo e quem deve expedir. Com o
intuito de buscar uma forma de orientar os usurios do Servio Pblico a elaborar de
uma forma mais prtica e com uma linguagem voltada para a Comunicao Oficial.

PADRONIZAO DAS COMUNICAES OU DOCUMENTOS OFICIAIS

No h assuntos urgentes, h assuntos atrasados.
De acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (MENDES, FORSTER
JNIOR 2002) A Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos
normativos e comunicaes.

Sua finalidade precpua inovar com clareza e

objetividade.
A finalidade bsica da Redao Oficial transmitir uma informao do rgo pblico
a outros setores pblicos ou comunidade, dessa forma imprescindvel que os
textos estejam escritos de forma impessoal e com mxima clareza. (DANIEL LIMA)

A Redao Oficial tem algumas caractersticas com base no Artigo 37 da Constituio,

que diz: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos
Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos
princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...).
As Comunicaes ou documentos oficiais devem conter a logomarca da Instituio,
conforme deliberado pela Instituio ou rgo responsvel e disponvel na pgina,
no seu formato e cores originais.
Uma observao importante:
Art. 27. O selo Nacional ser usado para autenticar os atos do governo e bem assim
os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou
reconhecidos. (Lei n 5.700, e 1 de setembro de 1971)
No deve ser usado em documentos rotineiros.
importante observar quanto da elaborao das comunicaes oficiais, as 74
regras do Acordo Ortogrfico da Lngua Portuguesa, de 29 de setembro de 2008,
em vigor desde 1o de janeiro de 2009.
CARACTERSTICAS:
-

Objetividade (Impessoalidade)
Padro Culto
Clareza
Conciso
Polidez (Formalidade)
Preciso

Seguindo as inovaes da lngua, a Redao Oficial, vem evoluindo no decorrer do

tempo, mas seus parmetros diferem dos textos jornalsticos e correspondncias
particulares.
necessrio que aja clareza e uniformidade, visto que h sempre um nico
comunicador (o Servio Pblico) e um receptor (o prprio servio pblico ou o
pblico). O leitor precisa entender sem esforo a mensagem de quem escreve para
evitar ambigidades.
A clareza permite a compreenso do texto para o leitor. No caso da Administrao
Pblica o processo de comunicao ter maior rapidez e compreenso, quando as
comunicaes oficiais obtiverem a formalidade de tratamento e requererem certa
padronizao. A clareza, a conciso, a objetividade e a formalidade, impedem o
suprfluo, contribuindo para a impessoalidade.
A linguagem deve ser compreendida por todos servidores/cidados. Por isso, no deve
ser rebuscada ou restrita nem deve usar vocbulos regionais ou tcnico, alm de
neologismo ou estrangeirismo, o que impossibilitar a abrangncia da mensagem e do
entendimento. A conciso, segundo Kaspary (2010) prejudicada, principalmente,
pelos circunlquios ou perfrases (emprego de muitas palavras para aquilo que se
expressaria melhor em poucas) e as redundncias (repetio das mesmas idias, com
as mesmas palavras ou palavras diferentes).
Para Mendes (2002), conciso o texto que consegue transmitir um mximo de
informaes com o mnimo de palavras.
Aps redigir as comunicaes oficiais/documentos necessrio que se faa uma
releitura para verificar se o leitor assimilar bem sua mensagem.
A Redao Oficial segundo (MENDES e FORSTER JNIOR 2002) concorre:
a impessoalidade que evita a duplicidade de interpretaes que poderia
decorrer de tratamento personalista dado ao texto;
o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por
definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo;

formalidade

padronizao,

que

possibilitam

imprescindvel

uniformidade dos textos;

a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe
acrescentam.
Para se atingir os princpios da impessoalidade, clareza e nvel da linguagem dentro
dos parmetros da Redao Oficial, a comunicao deve ter uma nica interpretao
e ser impessoal, porm, agradvel, em que se transmita a mensagem sem
distanciamento.
CONCORDNCIA DO PRONOME DE TRATAMENTO
o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo
sinttico;
Ex.: Vossa Senhoria nomear seu substituto.
pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento ficam sempre na 3
pessoa.
Ex.: Vossa Senhoria nomear seu substituto; (no se usa vosso substituto)
o adjetivo concorda com o sexo da pessoa a que se refere
Ex.: Vossa Senhoria deve estar satisfeito. (homem)
Vossa Senhoria deve estar satisfeita. (mulher)
Vossa (Excelncia ou Senhoria) empregado em relao pessoa com quem se
fala, a quem se dirige a correspondncia.
Ex.: Comunicamos a Vossa Senhoria.
Sua (Excelncia ou Senhoria) empregado em relao pessoa em quem se
fala.
Ex.: A placa comemorativa foi oferecida por Sua Excelncia o Senhor Diretor.
quando quem subscreve representa o rgo em que exerce suas funes o
pronome de tratamento e os pronomes a que se referem exigem o verbo na
terceira pessoa.

USO DE ALGUNS PRONOMES DE TRATAMENTO

Vossa Excelncia (V. Ex.)

Usado para as autoridades do: Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judicirio.
Ex.: Presidente da Republica (a forma de tratamento no pode ser abreviada),
Ministros de Estado, Governadores e Vice, Prefeitos Municipais, Embaixadores, etc..
Vocativo empregado Excelentssimo Senhor Fulano de tal... (para presidente), as
demais autoridades sero tratadas por Senhor Fulano de tal ...
Endereamento:
Sua Excelncia o Senhor
Fulano de Tal
Ministro do ...
40000.000 Salvador BA
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
Fulano de Tal
Senado Federal
Praa dos Trs Poderes
70100.000 Braslia - DF
Vossa Senhoria V. Sa.
Usado para demais autoridades e particulares que no contemplam tratamento
especfico.
Vocativo empregado Senhor Fulano de tal...
Endereamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua da Ajuda, n 10
40000.000 Salvador BA
Vossa Magnificncia V. Mag.
Usado para reitores de universidades.
Vocativo empregado Magnfico Reitor.
Endereamento:
Sua Magnificncia o Senhor
Fulano de Tal
Reitor da Universidade Federal do Recncavo da Bahia.
Campus Universitrio Centro
443800.000 Cruz das Almas BA
Obs.: Alguns escritores usam o tratamento de Vossa Excelncia para Reitores.

FINALIZAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS:

Pode ficar a critrio de quem expede, no entanto, de acordo com a Instruo
Normativa n 4, de 6 de maro de 1992, da Secretaria de Administrao Federal,
preferencialmente, deve-se usar apenas dois fechos:
Respeitosamente - para autoridades superiores
Atenciosamente para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
Todas as comunicaes oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as
expedem (signatrio). Se possuir carimbo pode utilizar neste espao, sem necessidade
de digitao. No se deve deixar a assinatura isolada em outra pgina.
NO SE USA MAIS:
o tratamento Dignssimo (DD) e Mui Digno (MD);
o superlativo ilustrssimo (Ilm)
doutor no forma de tratamento, mas ttulo acadmico, somente empregado
em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo o curso de
doutorado. A expresso doutor muito usada para bacharis em Direito e
Medicina.
MODALIDADES
Existem vrias modalidades de comunicaes oficiais. Neste manual sero tratadas as
mais usadas pela Instituio, com exceo de algumas abordadas para conhecimento.
ATA
um documento, de valor jurdico, onde se relata de forma exata o que se passou
numa assemblia, conveno, reunio de congregao, comisso, conselhos ou outras
modalidades semelhantes. (KASPARY 2007)
- ser redigida sem pargrafos ou tpicos, exceto o primeiro pargrafo,
- pode ser digitada ou manuscrita;
- deve ser lavrada sem que ajam possibilidades de alteraes;
- no se admite rasuras. Caso acontea, no momento de redigi-la, usa-se a palavra
digo. Se observar aps redao, usa-se a expresso em tempo. Ex.: Em tempo:
onde se l deresa, leia-se defesa;
- a numerao deve ser toda por extenso;

- deve ser redigida por um Secretrio. Na ausncia, nomeia-se um secretrio ad doc

- todas as pginas devem ser numeradas e rubricadas (pelo redator);
- deve ser assinada por todos os presentes;
- se houver contestao ou alteraes no texto, preciso a aprovao das alteraes
para posterior assinatura.
O QUE DEVE CONSTAR NUMA ATA
- Dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso).
- Local da reunio.
- Pessoas presentes com suas qualificaes respectivas.
- Presidente e Secretrio.
- Ordem do Dia. Tudo que vai ser discutido na reunio
- Fecho.
- Assinaturas presidente, secretrio e participantes.
Obs.: Com o suo freqente do computador, os livros foram substitudos por folhas
digitadas, dando praticidade, porm, uma desvantagem, se extraviadas. Para evitar
tais problemas, necessrio que as folhas de Ata sejam rubricadas e numeradas pelo
redator.
ATESTADO
um documento pelo qual uma autoridade comprova um fato ou situao de que
tenha conhecimento em razo do cargo ou funo que exerce, firmado por uma ou
mais pessoas.
No servio pblico um servidor pode fornecer atestado a outro, comprovando um fato,
ainda que sem registro em funo do seu cargo ou funo. Isso no acontece com a
modalidade da Certido.
O QUE DEVE CONSTAR NUM ATESTADO
- Ttulo A T E S T A D O - em letras maisculas, separadas e centralizado.
- Texto mensagem sobre o que atesta.
- Local e data por extenso.
- Assinatura (nome e cargo ou funo da autoridade).
AVISO

So atos emanados dos Ministros de Estado e/ou dirigentes de rgos integrantes da

Presidncia da Repblica a respeito de assuntos afetos aos seus ministrios.
Aviso e Ofcio so modalidades de comunicao oficial muito semelhante,
principalmente, em sua estrutura, cuja diferena encontra-se na expedio. O Aviso
deve ser expedido somente no mbito dos ministrios e rgo de representao da
Repblica, enquanto que o Ofcio expedido por autoridades de mesma hierarquia,
rgos pblicos ou particulares.
CONTRATO
E instrumento jurdico em que se firmam direitos e obrigaes para a realizao
material de atividades executivas, isto , para a obteno de bens e servios pelo
Estado, sempre que uma das partes seja entidade de direito privado, inclusive as
criadas pelo Poder Pblico ou sujeitas ao seu controle majoritrio. (LIMA, 2010)
Todo contrato poder ser alterado ou prorrogado, exceto seu objeto, mediante Termo
Aditivo ou Termo de Contrato, mantendo sua estrutura igual ao contrato.
Para que os contratos tenham validade, sua formalizao dever ser amparada pela
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada pela Lei 8.883/1994.
O Contrato firmado ente as partes e assinado pelo Reitor da UFRB ou representante
legal.
O QUE DEVE CONSTAR NUM CONTRATO
Ementa numerao seqencial e objetivo do contrato.
Texto todos os dados dos contratantes, clusulas, legislao pertinente e condies
estabelecidas.
Fecho disposies finais.
Assinatura dos contratantes.
CONVNIO
o acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades pblicas mediante o
qual assumem compromissos de comprimento de clusulas regulamentares. (LIMA,
2010)
O Convnio no Contrato, apesar de possuir estrutura semelhante. Pode tambm ser
alterado e prorrogado, desde que dentro de sua vigncia, atravs de Termo Aditivo.

O Convnio firmado entre as partes interessadas (proponentes e concernentes) e

assinado pelo Reitor ou representante legal.
CERTIFICADO
documento expedido por servidor pblico atestando fato de que ele tem
conhecimento em razo do cargo que ocupa ou da atribuio a ele delegada. (LIMA,
2010)
Quem faz a emisso de certificados so as Pr-Reitorias: de Pessoal, Extenso e PsGraduao, desde que seus projetos sejam registrados nos Centros, conforme
Regulamento interno, em se tratando de projeto de pesquisa ou extenso, com
exceo, da Pr-Reitoria de Pessoal. Constar de controle de registro em livro ou
documentos do rgo competente.
O texto do certificado semelhante ao do Atestado, o que difere a carga horria, a
qual fica a critrio dos rgos competentes.
Atestado- carga horria menor que 15 horas.
Certificado carga horria maior que 15 horas.
O QUE DEVE CONSTAR NUM CERTIFICADO
Cabealho padro da Instituio/rgo.
Ttulo C E R T I F IC A D O - centralizado e em letras maisculas.
Texto dever ter a melhor localizao possvel para apresentao do documento. O
nome do interessado deve constar em destaque.
Fecho local e data, por extenso.
Assinatura(s) nome e cargo do emitente.
COMUNICADO
um documento usado para tornar pblico determinado fato ou informaes gerais.
No comunicado no se usa vocativo e sua mensagem deve ser sucinta e clara. Na
assinatura, dever constar apenas o nome do rgo expedidor.
expedido por rgos competentes. Na UFRB expedida pelo Reitor, Diretores de
Centros, Coordenadorias Administrativas, Gerncias Administrativas e Coordenador de
Colegiado de Curso. (De acordo com a Portaria n 498/2009)

COMUNICAO INTERNA (CI) e CI ELETRNICA

Emitida entre os setores/ncleos, rgos internos e Centros, no caso da UFRB. Cada
setor deve ter o controle (numerao) da comunicao ou utilizar a CI eletrnica.
A Comunicao Interna (CI) utilizada para viabilizar a agilidade da tramitao e a
simplicidade de procedimentos burocrticos, evitando acmulo de documentos e
gasto de papel.
Obs.: Nas comunicaes internas (CI e memorando), o emitente e o destinatrio devero ser
mencionados pelo cargo ou funo e no pelo nome.

Ex.: De: Diretor do CETEC

Para: Pr-Reitora de Administrao
Utilize sempre a folha de processo para emitir a resposta, caso no seja possvel
transcrev-la no prprio documento.
A CI eletrnica tem a mesma finalidade da comunicao interna, s que mais rpida e
econmica por ser atravs da internet. Seu formulrio tambm padronizado e possui
uma numerao de controle geral para toda a Universidade.
DECLARAO
o ato verbal ou escrito, afirmativo da existncia ou no de um direito ou de um
fato. A Declarao semelhante ao Atestado, difere apenas, quanto ao objeto. Ela
sempre expedida em relao a algum, enquanto o Atestado sempre em favor de
algum. (LIMA, 2010)
O QUE DEVE CONSTAR NUMA DECLARAO
Ttulo D E C L A O - em letras maisculas, separadas e centralizado.
Texto inicia-se com Declaro ou Declaramos em seguida os motivos.
Local e data deve ser escrito por extenso.
Assinatura(s) nome e cargo do emitente.
DESPACHO
a deciso proferida por autoridade administrativa, no caso submetido sua
apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrado, funcionrio ou no. (CRETELLA JNIOR)
O despacho dado em folha de processo, no mbito da administrao pblica para
dar encaminhamento aos processos, pareceres e respostas mais rpidas sem
necessidades de CI.

EDITAL
um instrumento de comunicao utilizado pela administrao para dar
conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como abertura de
licitaes, provimentos de cargos pblicos, convocaes de funcionrios, concursos,
etc. Deve ser publicado no Dirio Oficial da Unio DOU e, quando necessrio, na
imprensa privada. (LIMA, 2010)
A vantagem do edital sobre outros atos administrativos, que depois de publicado,
ningum pode alegar desconhecimento do que fora mencionado. Outra vantagem
sua abrangncia, alcanando maior nmero de interessados.
Expedido por Presidentes de Comisses.
O QUE DEVE CONSTAR NUM EDITAL
Ttulo EDITAL em maisculas, seguido da numerao de controle e data de
expedio.
Texto desenvolvimento do assunto com diviso de pargrafos.
Assinatura nome e cargo da autoridade competente.
FAX (Fac smile)
uma modalidade de comunicao para transmisso de mensagens urgentes e envio
antecipado de documentos, sendo obrigatrio, posteriormente o envio dos originais.
aconselhvel enviar juntamente com FAX a folha de rosto, com informaes sobre a
mensagem e remetente.
Tanto o FAX quanto a CI, deve possuir formulrios padronizados pela Instituio.
MEMORANDO
a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo,
que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou nvel diferentes. Tem a
mesma finalidade da CI, porm, formato diferenciado.

tambm de uso

eminentemente interno. A UFRB no faz muito uso dessa modalidade de comunicao.

MENSAGEM ELETRNICA
Troca de mensagens e arquivos mediante envio atravs de redes de computadores.
Uma das vantagens da mensagem eletrnica, inclusive a CI eletrnica em relao a
qualquer outra modalidade de comunicao oficial que o receptor recebe logo de

imediato a mensagem enviada, isso dependendo do sistema de rede que a Instituio

dispor.
Para a mensagem eletrnica no h padronizao, no entanto, bom evitar o uso de
uma linguagem deselegante e sem objetividade.
A notificao do recebimento da mensagem uma ferramenta que se deve fazer uso,
para facilitar a eficcia do sistema.
Obs.: Segundo o Manual da Presidncia (2002), (...) a mensagem do correio
eletrnico s tem valor de documento oficial, se existir certificao digital que ateste
a identidade do remetente.
OFCIO e OFCIO CIRCULAR
correspondncia oficial usada pelas autoridades pblicas para tratar de assuntos de
servio ou de interesse da administrao. tambm utilizado por particulares. Tem
formato uniforme, de acordo com a Instruo Normativa n 4, de 6 de maro de 1992,
da Secretaria de Administrao Federal. (LIMA, 2010)
uma das modalidades mais comum da correspondncia oficial. Muito utilizado no
uso externo (de uma instituio para outra ou rgos). utilizado internamente,
quando se tratar de algo muito especfico ou quando o assunto exigir. Os assuntos
rotineiros devero ser tratados atravs de Comunicao Interna (CI).
Ofcio Circular - o mesmo documento enviado para diversos rgos ao mesmo
tempo e abordando sobre o mesmo assunto. Tem as mesmas caractersticas do ofcio.
O QUE DEVE CONSTAR NUM OFCIO
Timbre cabealho padro da Instituio de onde provm o documento.
ndice iniciais do rgo que expede o documento, seguida da numerao de controle
e ano.
Ex.: Ofcio. n 025/2011/GTA-UFRB
Local e data direita do documento e na mesma altura do ndice.
OBSERVAES IMPORTANTES:
- as datas devem ser escritas por extenso;
- as iniciais do ms devero ser escritas em minsculas;
- a numerao de 1 a 9, no deve ser antecedida por zero;

- o primeiro dia do ms dever ser precedido pelo smbolo ordinal;

Ex.: Cruz das Almas, 4 de maro de 2011.
Cruz das Almas, 1 de janeiro de 2011.
- Assunto resumo do que se trata o documento.
- Endereo esquerda da folha.
- Se o Ofcio tiver mais de uma folha o endereamento deve constar na primeira
folha. Da segunda folha em diante deve constar: (Fl 2 do Ofcio. n 025/2011/GTAUFRB, de 4 de maro de 2011)
- Vocativo tratamento e cargo ou funo do destinatrio. No recomendado o uso
do vocativo Prezado Senhor, preferencialmente, deve ser usado:
Ex.: Senhor Diretor:
Senhor Superintendente:
Excelentssimo Senhor Governador:
Magnfico Reitor:
- Texto introduo e desenvolvimento do assunto. facultativo a numerao dos
pargrafos.
Por que escrever Vimos, por intermdio do presente, levar ao conhecimento de
Vossa Senhoria que... ou Este tem por finalidade levar ao conhecimento de Vossa
Senhoria que... Vimos, Por intermdio do presente e Este tem por
finalidade so expresses inteiramente desnecessrias, pois que nada
acrescentam mensagem; levar ao conhecimento a mesma coisa que
comunicar. Assim, esses dois tipos de introduo seriam perfeitamente
substituveis por Comunicamos a Vossa Senhoria que..., com uma economia de
palavras superior a cinqenta por cento. Afinal, conciso no sinnimo de
rispidez, assim como prolixidade no prova de cortesia. (KASPARY, 2007, p. 150)

- Fecho expresso de cortesia.

Atenciosamente ou Atenciosas Saudaes (para autoridades de mesma hierarquia) e
Respeitosamente ou Respeitosas Saudaes (para altas autoridades).
Tambm os fechos, talvez at mais que nas introdues, revela-se nitidamente a
tradio e o arcasmo que marcam a redao de grande parte dos ofcios que se
expedem nos diversos rgos pblicos. raro ver um ofcio sem os costumeiros
protestos de estima e apreo ou, dependendo da categoria do destinatrio,
protestos de elevada estima e distinta considerao. (KASPARY, 2007, p. 151)

Estima e apreo so palavras sinnimas. No se justifica o usa das duas palavras.

- Assinatura nome e cargo do emitente ou signatrio.
- Iniciais siglas do redator e digitador em maisculas.
- Pode ser impresso em frente e verso, primando pela economicidade do servio
pblico, porm o papel deve ter o formato A4.
- Devem constar no rodap as informaes do rgo emitente.

ORDEM DE SERVIO
expediente interno de um rgo mediante o qual o seu titular regula
procedimentos para a execuo de servios, fixa comando de ao ou estabelece
normas para o cumprimento de determinado servio. (LIMA, 2010)
Instrues Reguladoras e Normas de Execuo so tipos de documentos com a mesma
finalidade da Ordem de Servio. (KASPARY, 2007)
Deve ser expedida pelo Reitor, Diretores de Centros, Coordenadorias Administrativas,
Gerncias Administrativas e Coordenadores de Colegiados de Cursos. (De acordo com
a Portaria n 498/2009)
PARECER
um exame apurado que se faz sobre determinado assunto, com apresentao
fundamentada de soluo e, de acordo com as circunstncias, pode ser favorvel ou
contrrio a ele. Geralmente vazado no corpo de um processo e serve de base para
despachos e decises. (LIMA, 2010)
Quando o parecer no aprovado por autoridade competente, tem carter
meramente opinativo.
PORTARIA
So atos pelos quais as autoridades competentes determinam providncias de
carter administrativo, do instrues sobre a execuo leis e de servios, definem
situaes funcionais e aplicam medidas de ordem disciplinar. (KASPARY, 2007)
As portarias s produzem efeito dentro da repartio. Portarias gerais utilizadas para
designar comisses, definir atribuies, homologao de concurso, inscries e
resultados e Portarias especiais para designar remoo, licena, lotao se for para
um funcionrio.
Expedida pelas autoridades competentes, no caso da UFRB, pelo Reitor.
REGIMENTO
ato normativo de situao interna de um rgo, designando a categoria e a
finalidade de instituio integrante de sistema bsico, detalhando sua estrutura em
unidades organizacionais, especificando as respectivas competncias, definindo as
atribuies de seus dirigentes e indicando seu relacionamento interno e externo.
(LIMA, 2010)

De acordo com Lima os regimentos so aprovados por decreto do Presidente da

Repblica ou portaria de Ministro de Estado ou Titular de rgo integrante da
Presidncia.
Expedido pelo Reitor, Diretores de Centros e Coordenadores de Colegiados de Cursos,
aps aprovao do Conselho. (De acordo com a Portaria n 498/2009)
REGULAMENTO
um conjunto de regras de carter geral, da competncia do Poder Executivo, com
a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim,
execuo de determinada lei ou decreto. (LIMA, 2010)
Expedido pelo Reitor e Diretores de Centros aps aprovao dos Conselhos
competentes.
RELATRIO
(...) um documento oficial no qual uma autoridade expe a atividade de uma
repartio ou presta conta de seus atos a outra autoridade, de nvel superior.
(Revista do Servio Pblico, abril de 1994)
O Relatrio uma narrao de atividades ou fatos, com a discriminao de todos os
elementos. Pode conter grficos, ilustraes, mapas, tabelas, etc., que so
considerados anexos.
O QUE DEVE CONSTAR NUM RELATRIO
Ttulo denominao do documento - RELATRIO em letras maisculas e centralizado.
Introduo breve histrico sobre o assunto e fundamentao legal.
Texto (anlise, concluso e sugesto), dividido em partes, captulos, ttulos e
subttulos, etc.. Deve possuir uma linguagem simples, objetiva e concisa.
Local e data por extenso.
Assinatura - nome e cargo da autoridade ou servidor que apresenta o Relatrio.
REQUERIMENTO
um instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pblica para
solicitar o reconhecimento de um direito o concesso de algo sob o amparo da lei.
(LIMA, 2010)
O requerimento deve ser emitido, preferencialmente, na terceira pessoa, contendo
dois pargrafos.

O QUE DEVE CONSTAR NUM REQUERIMENTO

Vocativo tratamento e nome do cargo do destinatrio (no identificada pelo
nome).
Ex.: Senhor Diretor do COVASP
Cruz das Almas-BA
Texto nome do requerente em maisculas, qualificao nacionalidade, estado civil,
idade, filiao, etc. e a exposio de motivos j que pleiteia o requerimento. Os
dados dependem da finalidade e destinao do documento.
Ex.: FULANO DE TAL, Administrador, brasileiro, ... requer a V. Sa. ...
Fecho finalizao do documento.
Ex.: Nestes termos
pede deferimento.

ou

Aguarda deferimento
Local e data por extenso
Assinatura do emitente.

ATENO!!!
CORRESPONDNCIA EXCLUSIVA PARA OS SERVIDORES (PROFESSORES E TCNICOS
ADMINISTRATIVOS), ENQUANTO PESSOAS FSICA.
OS SERVIDORES QUE ESTO RESPONDENDO POR ALGUM CARGO, QUANDO FOREM
EXPEDIR DOCUMENTOS QUE DIZEM RESPEITO AOS SETORES/NCLEOS, DEVERO EMITIR
A CI ELETRNICA OU IMPRESSA (Comunicao Interna).

QUANDO O ASSUNTO S

INTERESSAR AO PROFESSOR OU TCNICO, AINDA QUE SEJA EM RELAO UFRB,

DEVERO EXPEDIR UMA CARTA (Correspondncia)
Como sugesto deve-se padronizar a correspondncia para professores e tcnicos
administrativos elaborarem, junto aos setores, no que diz respeito s solicitaes
individuais. Ex.: solicitao de reprogramao de frias (quando no forem feitas
atravs de sistema prprio), informaes sobre a disciplina que ministram,
solicitaes que envolvam interesses da Instituio, mas que so individuais e no
setoriais, j que as Comunicaes Oficiais so criadas de rgos Pblicos para outros
rgos pblicos ou setores, com raras excees.

Nesse sentido, para que se tenha uma nica comunicao e no esteja ferindo os
conceitos da Administrao Pblica, pode-se estabelecer que as correspondncias dos
servidores tenham a padronizao bem semelhante ao Ofcio, porm, sem as partes
inerentes documentao oficial.
Ter o formato seguinte:
PARTES:
Timbre O nome da Instituio centralizado na parte superior e com letras maisculas
em negrito.
Vocativo Cargo do destinatrio. Ex. Senhor Professor; Senhor Diretor.
Texto O contedo de acordo com o assunto ou solicitao.
Fecho Atenciosamente. (lembre-se que no se trata de um Ofcio)
Assinatura Nome do interessado que expede a correspondncia.
Inicias da Instituio, do expedidor e nmero de controle no final da folha para
controles individuais e referncias das correspondncias, quando necessrio.
Anexos os modelos de:
ATESTADO/DECLARAO
C I Comunicao Interna ou Eletrnica
CARTA Correspondncia
OFCIO
REQUERIMENTO
FAX
FOLHA DE PROCESSO
DE ACORDO COM A INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 6/03/1992
Deve ser evitado na redao de atos e comunicaes oficiais:
a) repetio de palavras e utilizao de palavras cognatas;
b) uso de palavra ou expresso de sentido duplo;
c) utilizao de expresses locais ou regionais;

d) uso de palavras ou expresses estrangeiras, exceto se indispensveis (em razo do

uso consagrado, ou que no tenham exata traduo). Nesses casos, as palavras ou
expresses devem ser sublinhadas, grafadas em itlico ou negrito, ou entre aspas;
e) se for necessrio fazer remisso a texto legal, deve-se observar que a referncia
seja completa, com nmero da lei e data.
Exemplo: Lei n 8.273, de 1978; ou Lei n 8.273/78.
Na redao dos atos normativos:
Representao dos Artigos: a abreviao de Artigo = Art. seguida de numeral ordinal
at o 9.
Exemplo: (Art. 1, Art. 2,... Art. 10., Art. 11., etc
O texto de um artigo inicia-se sempre por maiscula e termina por ponto, salvo nos
casos em que contiver incisos, quando dever terminar por dois-pontos;
Exemplo: Art. 52. Compete privativamente ao Senado Federal:
I- processar e julgar...
b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de
hfen, e iniciados por letra minscula, a menos que a primeira palavra seja nome
prprio; ao final, so pontuados com ponto-e-vrgula, exceto o ltimo, que se encerra
em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alneas encerra-se por doispontos;
Exemplo: III- aprovar previamente, por voto secreto, aps argio pblica, a escolha
de:
Magistrados,...;
Ministros do TCU...
c) quando um artigo contiver mais de um pargrafo, usa-se o smbolo , seguido de
nmero ordinal at o nono pargrafo, inclusive ( 1, 2, etc.).
A partir do de nmero 10,: ( 10., 11., etc.).
Nas referncias a pargrafo nico a grafia por extenso.
d) as alneas ou letras de um inciso ou pargrafo devero ser grafadas com a letra
minscula correspondente, seguida de parntese: a), b), etc.
e) os nmeros que correspondem ao desdobramento de alnea devero ser grafados
em algarismos arbicos seguidos de ponto (1., 2., etc.).
O texto dos nmeros inicia-se por minscula e termina em ponto-e-vrgula, salvo o
ltimo, que se deve encerrar por ponto;
f) os numerais, quando uma palavra: escreve-se por extenso (quinze).
Quando mais de uma: sero grafados em algarismos (25).

Os numerais que indiquem porcentagem, idem (quinze por cento). E (142%), caso
mais de uma palavra.
No se usar indicao em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por
exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.);
g) os valores monetrios devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicao,
por extenso, entre parnteses: R$ 1.000.000,00 (um milho de reais).
Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, no deve ser
separado: o cifro deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte;
h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do
ms seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e no 02 de maio de 1991).
O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1 seguido do smbolo de nmero
ordinal, por exemplo, 1 de junho de 1991;
i) a indicao do ano, ao contrrio da do nmero das leis (Lei 8.112/90), no deve
conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e no 1.991;

REFERNCIAS
Kaspary, Adalberto Jos, 1938 Redao Oficial: normas e modelos. 18. Ed. Porto
Alegre: Edita, 2007. 201 p.
Lima, A. Oliveira (Antonio Oliveira). Manual de Redao Oficial: teoria, modelos e
exerccios./A. Oliveira. Lima. 3. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. 376 p.
Mendes. F. Gilmar, Junior Forester. N. Jos. Manual de Redao da Presidncia da
Repblica. 2. Ed. rev. e atual. Braslia. Presidncia da Repblica, 2002. 140 p.
Instruo Normativa N 4, de 6/03/1992