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Administração Do Tempo
Administração Do Tempo
br
Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!
Administração do Tempo
Introdução
A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias
devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.
NNaa mmaaiioorriiaa ddooss ccaassooss,, aa aannáálliissee rreevveellaa qquuee,, ccoomm aallgguunnss aajjuusstteess,, oo iinnddiivvíídduuoo ppooddeerráá
pprroodduuzziirr m maaiiss,, ccoom
muuiittoo m mm meennooss ddiissppêênnddiioo ddee eessffoorrççooss.. CChhaam
maa--ssee ““ttrraabbaallhhoo iinntteelliiggeennttee””..
Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda,
dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não
podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.
Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem
sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas
realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para
executar depois das mais fáceis!
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e
após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo trabalhando
em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais
freqüência e eficiência?
UUm m oouuttrroo aavviissoo iim mppoorrttaannttee:: G Geerraallmmeennttee sseeuuss ccoolleeggaass ddee ttrraabbaallhhoo tteemm oo ccoossttuum mee ddee llhhee
ppaassssaarr m maatteerriiaall,, aassssuunnttooss ee ttaarreeffaass qquuee nnããoo ddiizzeem m rreessppeeiittoo àà ssuuaa aattiivviiddaaddee pprriinncciippaall((aaoo sseeuu
ffooccoo)).. EEssttee ttiippoo ddee m material deve imediatamente serr rreettoorrnnaaddoo àà ppeessssooaa qquuee rreeaallm
a t e r i a l d e v e i m e d i a t a m e n t e se meennttee ddeevvee ddaarr
ccoonnttiinnuuiiddaaddee.. RReessppoonnddaa nnaa pprróópprriiaa ccoorrrreessppoonnddêênncciiaa ee rreettoorrnnee iim meeddiiaattaammeennttee.. N Nããoo ddeeiixxee nnaaddaa
eennttuullhhaannddoo ssuuaa m S e mp r e q u e p
mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre que possível evite dar reessppoossttaass ccoom
e s a o u c a i x a p o s t a l d e e - m a i l . o s s í v e l e v i te d a r r moo::
VVoouu vveerr ee llhhee rreettoorrnnoo ddeeppooiiss!!.. A Assssiim m qquuee ttiivveerr uum m rreettoorrnnoo llhhee iinnffoorrmmoo!!.. D Dêê aass iinnffoorrm maaççõõeess
nneecceessssáárriiaass jjáá nnoo m momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha!. Não atue ccoom
o m e n t o p a r a q u e a p e s s o a m e s m o p e s qu i s e s o z i n h a ! . N ã o a t u e moo
iinntteerrm
meeddiiáárriioo ddee nnaaddaa..
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PPaarraa eeffeettiivvaam
meennttee aavvaalliiaarr aa uuttiilliizzaaççããoo ddoo tteem
mppoo,, éé nneecceessssáárriioo qquueessttiioonnaarr oo eeffeettiivvoo uussoo
ddoo me s m
mesmo. o .
Superando o adiamento
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A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a
adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "Eu acho que eles
disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão importante." A lista e
motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.
Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até encontrar a
solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente,
e não em desculpas inteligentes.
1) Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma ação.
Leia e aja.
2) Clareie a sua mente: Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente
faça ou esqueça o que você não vai fazer.
3) Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário seus problemas
crescerão e consumirão mais tempo.
4) Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo.
5) Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.
6) Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma
preventiva, antecipando-se.
7) Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que
isso causa.
8) Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o estresse e
a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.
Esqueça lembrando
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o
que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em
uma certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as
quais devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de mil coisas
a fazer. Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo,
simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos
momentos menos interessantes.
PPaarreeccee lloouuccuurraa?? N
Naa vveerrddaaddee nnããoo éé..
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11.. FFaaççaa uum maa lliissttaa ddaass ttaarreeffaass qquuee vvooccêê pprreecciissaa eexxeeccuuttaarr ddiiaarriiaam
meennttee ee ccoonncceennttrree--ssee nneellaass
aattéé qquuee ttooddaass eesstteejjaam
m eexxeeccuuttaaddaass..
22.. CCuuiiddee pprriimmeiro dos aassssuunnttooss uurrggeenntteess..
e i r o d o s
33.. DDiissttrriibbuuaa uunniiffoorrm
meem meennttee ssuuaa ccaarrggaa ddee ttrraabbaallhhoo..
O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau de
sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e o filósofo do
século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho
para métodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos
negativos. Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que elas precisam
ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se
nelas até que todas estejam executadas.
O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é preciso
equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho
é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e
dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. Atacar com
entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O tempo deve ser realisticamente
programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.
Se é urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o assunto é
urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado, um vizinho? Urgente
implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como
a tarefa em questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um
relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser
simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não
necessariamente." São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto pode ser:
IIm
mppoorrttaannttee m maass nnããoo uurrggeennttee
EExx..:: ppllaanneejjaam
meennttoo eessttrraattééggiiccoo ppaarraa ooss pprróóxxiim
mooss ttrrêêss aannooss..
UUrrggeennttee m
maass nnããoo iim mppoorrttaannttee
EExx..:: aa m
maaiioorriiaa ddoo tteelleeffoonneem
maass..
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Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos)
deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo
tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.
Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O Princípio de Pareto postula que
para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do
que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são
responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar
80% do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele propõe
dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas
da mesma maneira, não atende à necessidade do executivo. O esforço concentrado em poucos
assuntos importantes é que abre o caminho para a produtividade gerencial.
A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas
atividades diárias e registrar os resultados para análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:
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Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente
importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.
PPaassssoo 33 -- RReefflliittaa..
Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus
objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem utilizado, mas
justifica assim "não existem horas suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me
interrompendo.") Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e
deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.
A
Ass sseegguuiinntteess aattiivviiddaaddeess tteennddeem
m aa ddoom
miinnaarr oo ddiiaa ddoo ggeerreennttee//pprrooffiissssiioonnaall::
Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão
alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:
O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com ela.
Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C.
Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os
itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de
prioridade A.
PPaassssoo 55 -- D
Diisscciipplliinnee ssuuaass rreeuunniiõõeess ppaarraa oobbtteerr rreessuullttaaddooss m
maaiiss eeffiiccaazzeess eem
mmmeennooss tteem
mppoo..
Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim, uma
perda de tempo para todos os participantes.
PPaassssoo 66 -- D Deetteerrmmiinnee qquuaannttoo tteem mppoo vvooccêê ddiissppõõee ppaarraa ddiiáállooggooss ((ppaarraa oouuvviirr,, rreessoollvveerr
mas, conversar); então, racionalize oo sseeuu tteem
pprroobblleem a s , c o n v e r s a r) ; en t ã o , r ac i o na l i ze mppoo ddee aaccoorrddoo..
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas
quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra
pessoa que não você. Se tem outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites
de tempo dos seus diálogos. Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de
entrevistas.
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Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre delas. Evite
interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o
aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se precisa fazer ligações diariamente, tente
estabelecer um horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus
pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.
D
Dee vvoollttaa aaooss aannttiiggooss ccoonncceeiittooss..
Para administrar eficazmente o seu tempo, basta fazer uma revisão nos conceitos
"furados". Com o acréscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em
poderosas diretrizes gerenciais. Eis a versão revisada:
1) Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente; então, estabeleça
prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas tarefas até que os itens
programados estejam executados.
C
COOM
MOOD
DEELLEEG
GAAR
R
AA ddeelleeggaaççããoo ddeetteerrmmiinnaa eem m ggrraannddee ppaarrttee aa ssuuaa eeffiiccáácciiaa ccoom moo eexxeeccuuttiivvoo,, ggeerreennttee oouu
ssuuppeerrvviissoorr.. A a l h o t a m b é m d e p e n d
A qualidade do seu trabalho também depende de suaa ccaappaacciiddaaddee ddee ddeelleeggaarr
q u a l i d a de d o s e u t r a b e d e s u
aaddeeqquuaaddaam muullttiipplliiccaarráá aa ssuuaa pprroodduuttiivviiddaaddee..
meennttee.. SSee vvooccêê oo ffiizzeerr,, m
Q
Quuaannttoo m
maaiiss cceeddoo ddeetteeccttaarr,, nnoo sseeuu pprroocceessssoo ddee ppllaanneejjaammeennttoo,, aa ssoobbrreeccaarrggaa ddee ttrraabbaallhhoo,,
ssuuaa oouu ddee oouuttrraa ppeessssooaa,, ma i s e f i c a z v o c ê s e rá c o
mais eficaz você será corrigindo o proobblleemr r i gi n d o o p r maa.. N Nããoo eessppeerree ffaazzeerr ttuuddoo
ssoozziinnhhoo..
TTaallvveezz vvooccêê ppeerrccaa m muuiittoo tteemmppoo tteennttaannddoo ddoom miinnaarr aallggoo eem m qquuee nnããoo éé m muuiittoo bboom m..
DDelegar, apropriadamente, à pessoa certa, com experiência adequada, é uma das habilidadeess
e l e g a r , a p ro p r i a d a m e n t e , à p e s s o a c e r ta , c o m e x p e r i ê nc i a a d e q u a d a , é u m a d a s h a b i l i da d
eexxeeccuuttiivvaass mmaaiiss iimmppoorrttaanntteess.. Q
Quuaannddoo vvooccêê ddeelleeggaa,, eessttáá ddeessiiggnnaannddoo uummaa ttaarreeffaa aa uummaa ppeessssooaa ee
aa aauuttoorriiddaaddee ppaarraa eexxeeccuuttáá--llaa,, mmeessm moo qquuee nnããoo ttrraannssffiirraa aa ssuuaa rreessppoonnssaabbiilliiddaaddee ppeessssooaall,, qquuee
ccoonnttiinnuuaa ccoom v o
m você. c ê .
O
ODDeelleeggaannttee EEffiiccaazz
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55.. CCeerrttiiffiiccaa--ssee ddee qquuee oo ssttaaffff eenntteennddeeuu aa ttaarreeffaa aanntteess ddee ccoom
meeççaarr aa ttrraabbaallhhaarr..
66.. MMaarrccaa uum maa ddaattaa ppaarraa ccoonncclluussããoo..
77.. IInncceennttiivvaa uum m ppllaannoo ddee pprroojjeettoo ppoorr eessccrriittoo..
88.. MMoonniittoorraa ppeerriiooddiiccaam meennttee aa eevvoolluuççããoo..
99.. ÉÉ aacceessssíívveell ppaarraa eessccllaarreecciimmeennttooss ee ccoonnsseellhhooss..
1100.. AAssssuum mee aa rreessppoonnssaabbiilliiddaaddee,, m maass ddáá ccrrééddiittoo àà ppeessssooaa qquuee rreeaalliizzoouu oo ttrraabbaallhhoo..
1111.. A j u d a
Ajuda o staff a crescer, conferriinnddoo--llhhee nnoovvaass rreessppoonnssaabbiilliiddaaddeess
o s t a ff a c r e s ce r , c o n f e
Faça agora
O primeiro passo para começar a aproveitar melhor o tempo é organizando o espaço de
trabalho.
AAoo ppeeggaarr nnoo ppaappeell oouu ddooccuum meennttoo ppeellaa pprriim meeiirraa vveezz ddeevvee--ssee rreessoollvveerr ddee iim
meeddiiaattoo,, ttrraattaarr
ddoo aassssuunnttoo ee ddiirreecciioonnaarr oo ppaappeell ppaarraa oo lluuggaarr cceerrttoo..
N
Nããoo ssee ppooddee uussaarr ddooss aaddiiaam meennttooss,, ppooiiss qquuaannttoo m maaiiss aaddiiaarr--ssee uum
maa ttaarreeffaa,, oouuttrraass mmaaiiss ssee
mularão. Portanto, ao se tratar de um assunto, deve-se resolver no ato ( faça agora)),, ppaarraa
aaccuum u l a r ã o . Po r t a n t o , a o s e t ra t ar d e u m a s s u n t o , d e v e - s e re s o l v e r n o at o ( f a ç a a g o r a
nnããoo ssiim
mpplleessm meennttee ttrrooccaarr oo pprroobblleemmaa (( ppaappeell)) ddee lluuggaarr ..
AAlléém m ddiissssoo,, éé iim mppoorrttaannttee qquuee ssee ffaaççaa ttuuddoo ddee uum maa vveezz ssóó,, nnããoo ccoommppeennssaa ppeerrddeerr tteem mppoo
ppaarraa lleerr ccaaddaa uum u m e n t o s , p a r a l er d e
m dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma providência.. O
d o s d o c p o is a n a l is a r e p o r fi m t o m a r u m a p r o v i d ê n c ia O
ccoorrrreettoo éé llooggoo qquuee ssee ccoom meeççaarr aa rreessoollvveerr uum m aassssuunnttoo,, oo ffaazzêê--lloo ddee uummaa ssóó vveezz,, eelliim
miinnaannddoo--ssee
eettaappaass ddeessnneecceessssáárriiaass ddoo pprroocceessssoo ddee ttrraabbaallhhoo..
OOuuttrroo aassppeeccttoo iim mppoorrttaannttee éé ttrraabbaallhhaarr--ssee ccoom m aa m meennttee lliimmppaa.. M Miillhhaarreess ddee aaffaazzeerreess
mmenores rondam a mente tirando a atenção da pessoa do assunto a ser trataaddoo nnoo m
e n o r e s r o n d a m a m e n t e t i ra n d o a a t e n ç ã o d a p es s o a d o a s s u n t o a s e r t r at moom meennttoo ppoorr
sseerreem
m ppuuxxaaddooss ppeellaa m meem móórriiaa.. PPoorr iissssoo,, ddeevvee--ssee eelliim
miinnaarr eessssaass ppeeqquueennaass ccooiissaass ppaarraa ddeeppooiiss ssee
tteerr m a i o r c o n c e n t ra ç ã o m a i o r e
maior concentração maiores facilitando-se sua exeeccuuççããoo..
s fa c i l i ta n d o - s e s ua e x
AAlléém m ddoo qquuee,, aa iim mppoorrttâânncciiaa ddee ssee ttrraattaarr ddee ppeeqquueennooss pprroobblleem maass eessttáá nnoo ffaattoo ddee qquuee
aassssiim
m eevviittaa--ssee qquuee ssee ttoorrnneem
m pprroobblleem maass mmaaiioorreess ee m maaiiss ddiiffíícceeiiss ddee ssee rreessoollvveerr..
MMuuiittaass vveezzeess dduurraannttee oo ddiiaa aass ppeessssooaass ssããoo iinntteerrrroom mppiiddaass ppeellooss cchheeffeess,, ccoom
mppaannhheeiirrooss ddee
ttrraabbaallhhoo,, ssuubboorrddiinnaaddooss ee cclliieenntteess,, jjuussttaam
meennttee ppoorr nnããoo rreessoollvveerreem
m ppeeqquueennooss pprroobblleemmaass ppiioorraaddooss
ccoom o s a d i
m os adiamentos.a m e n t o s .
AAttrraassooss ggeerraamm pprroobblleem maass,, ee pprroobblleem maass ggeerraam m iinntteerrrruuppççõõeess qquuee aattrraappaallhhaam
m oo
ddeesseennvvoollvviim
meennttoo ddaass aattiivviiddaaddeess nnaass qquuaaiiss eessttáá--ssee ttrraabbaallhhaannddoo..
DDeessttaa ffoorrm maa ffaazz--ssee nneecceessssáárriioo iiddeennttiiffiiccaarr aass pprriioorriiddaaddeess ddee ttrraabbaallhhoo,, rreesseerrvvaannddoo--ssee
mpo para elas, ideennttiiffiiccaarr--ssee aass ccaauussaass ee rreem
tteemp o p a r a e l a s , i d meeddiiáá--llaass..
DDeevveem mooss ffooccaalliizzaarr aaqquueellaass aattiivviiddaaddeess qquuee m m ccoonnttrriibbuuiirr ppaarraa aattiinnggiirr ooss
maaiiss ppooddeem
oobbjjeettiivvooss gglloobbaaiiss pprreevviissttooss..
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Q
Quueessttiioonnaarr sseem
mpprree aass uurrggêênncciiaass,, uussaannddoo ooss sseeuuss ccrriittéérriiooss ee ccoom
mpprraannddoo--ooss ccoom
m ooss ddoo
iinntteerrllooccuuttoorr..
PPrreeooccuuppaaççõõeess iim
mppeeddeemm ppeessssooaass ddee vviissuuaalliizzaarr oo ffuuttuurroo,, aass pprreennddeem
m aa ffaattooss ppaassssaaddooss,,
iimp e d i n d o - a s d e d e s e m p e n h a r e m
mpedindo-as de desempenharem boas ações no presente.b o a s a ç õ e s n o p r e s e n te .
RReessoollvveennddoo pprriim meeiirraam meennttee aass ttaarreeffaass mmaaiiss ddeessaaggrraaddáávveeiiss aaoo iinnvvééss ddee aaddiiáá--llaass,, eevviittaa--ssee
ttaaiiss pprreeooccuuppaaççõõeess ee,, sseennttiinnddoo--ssee m
melhor, as pesssooaass ttrraabbaallhhaam
e l h o r , a s p e s mm meellhhoorr..
NNaattuurraallmmeennttee,, nnããoo ssããoo ttooddaass aass ttaarreeffaass qquuee ssããoo ppoossssíívveeiiss ddee sseerr rreessoollvviiddaass nnoo eexxaattoo
mmoom meennttoo,, aallgguum maass ddeeppeennddeem m ddee oouuttrraass ppeessssooaass oouu ffaattooss,, ddaaddooss iinnddiissppeennssáávveeiiss
m o m e n t a n e a m e n t e , e s ã
momentaneamente, e são essas qquuee ddeevveem o e s s a s m sseerr ccllaassssiiffiiccaaddaass ccoom
moo ppeennddêênncciiaass.. H
Háá ttaammbbéém m ddee
ssee tteerr ppeerrttiinnêênncciiaa ppooiiss hháá ttaarreeffaass qquuee ssããoo vveerrddaaddeeiirraam
meennttee bboobbaass ee nnããoo ddeevveem mm meerreecceerr aatteennççããoo
iim e d
mediata.i a t a .
-- EElliim
miinnee ooss aassssuunnttooss aattrraassaaddooss ppaarraa nnããoo tteerr ddee eennffrreennttaarr aass ccoonnsseeqqüüêênncciiaass;;
-- LLiiddee ccoom m aass ccooiissaass ddee ffoorrm maa ttoottaall ee ccoorrrreettaa,, ppaarraa rreedduuzziirr ooss ppeeddiiddooss ddee ccoorrrreeççõõeess..
-- DDê instruções claras e com
ê i n s t r u ç õ e s c la r a s e c o mpplleettaass ppaarraa ooss sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss aa ffiim m ddee rreedduuzziirr ooss
ppeeddiiddooss ddee eessccllaarreecciim meennttoo ee aass ssuuaass ffrruussttrraaççõõeess qquuaannddoo aass ccooiissaass nnããoo ffoorreem m ffeeiittaass
ddaa m a n e i r a c e r t a n
maneira certa na primeira vez. a p r i m e i r a ve z .
-- LLeem mbbrree--ssee ddee qquuee aa ssuuaa ffuunnççããoo éé eedduuccaarr ooss sseeuuss ffuunncciioonnáárriiooss qquuaannttoo àà ffoorrm maa ddee
eexxeeccuuttaarr ttaannttoo aass ttaarreeffaass ddee rroottiinnaa qquuaannttoo ooss ttrraabbaallhhooss m maaiioorreess..
-- Q u a n d o d e i x a r r e c a d o s , d e
Quando deixar recados, deixe informações completas. i x e i n f o rm a ç õ e s c o m p l e t as .
-- PPeeççaa qquuee ssee aannootteem m rreeccaaddooss ccoom mpplleettooss qquuaannddoo ooss oouuttrrooss llhhee lliiggaarreem m..
-- LLiiddee ccoom m as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Teem
a s i n t e rr u p ç õ es e x p o n d o a s s u a s l i m i t a ç õ e s d e t e m p o . " T mooss aappeennaass 2200
mmiinnuuttooss ppaarraa eessssee aassssuunnttoo!!""
-- AAppóóiiee uum maa ccuullttuurraa ccoom mm meennooss iinntteerrrruuppççõõeess..
- Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que surge
discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso discuta vários
problemas no mesmo momento.
AAssssuunnttooss iim mppoorrttaanntteess ssããoo aaqquueelleess qquuee ssããoo rreelleevvaanntteess eem mooss ddee nnoossssooss oobbjjeettiivvooss..
m tteerrm
UUrrggêênncciiaass ssããoo ccaarraacctteerriizzaaddaass ppoorr uum
maa nneecceessssiiddaaddee pprreem meennttee ddee ssee rreeaalliizzaarr aattiivviiddaaddeess ddeennttrroo ddee
uum p r a z o e s p e c í fi c o , p o d e n d o
m prazo específico, podendo ser ou não coincidente com s e r ou n ã o c o i n ci de n t e c o m uum m aassssuunnttoo iimmppoorrttaannttee..
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““O
O qquuee éé qquuee eeuu rreeaallm
meennttee ccoonnsseegguuii ffaazzeerr hhoojjee??””,, qquuaannddoo,, nnoo ffuunnddoo,, vvooccêê jjáá ssaabbee qquuaall éé
rreessppoossttaa.. CCoom
mo é que pode accoonntteecceerr eessttee ffeennôôm
o é q u e p o d e a meennoo??
ÉÉ ppoorrqquuee nnooss ddeeiixxaam mooss sseerr ccoonnttrroollaaddooss ppeellaass uurrggêênncciiaass ddooss oouuttrrooss,, m
meessm
moo qquuaannddoo
eesstteess aassssuunnttooss nnããoo ccoonnttrriibbuueem
m ddee nneennhhuummaa ffoorrm maa ppaarraa oobbjjeettiivvooss eem
mm miirraa..
O
O iimmppoorrttaannttee éé pprrooccuurraarr aallooccaarr pprreevviiaam
meennttee uum maa ppaarrcceellaa ddee tteemmppoo ppaarraa aa eexxeeccuuççããoo ddee
ttaarreeffaa,, eexxeeccuuttaannddoo,, eem p r i
m primeiro lugar, aquela tarefa que produziirr m
m e i r o l u g a r , a q u e la t a r e fa q u e p r od u z maaiiss rreessuullttaaddooss oouu
ccoonnsseeqqüüêênncciiaass..
•• AAcceeiittaarr oo ffaattoo ddee qquuee nnuunnccaa ccoonnsseegguuiirráá ddaarr ccoonnttaa ddee ttooddoo oo ttrraabbaallhhoo qquuee llhhee ffoorr
aattrriibbuuííddoo;;
•• AAcceeiittaarr qquuee oouuttrraass ppeessssooaass ppooddeem m sseerr ttããoo ccoom mppeetteenntteess ddoo qquuee vvooccêê ee,, ppoorrttaannttoo,, ttêêm m
ccaappaacciiddaaddee ppaarraa eexxeeccuuttaarr ttaarreeffaass qquuee ““ssóó vvooccêê ssaabbee ffaazzeerr””;;
•• MMaanntteerr--ssee nnoo aattaaqquuee;;
•• CCoonncceennttrraarr--ssee nnaaqquueelleess iitteennss qquuee rreeaallm
meennttee ssããoo iimmppoorrttaanntteess;;
•• D e l
Delegar;e g a r;
•• PPllaanneejjaarr sseeuu ddiiaa eem m tteerrm
mooss ddee ttaarreeffaass eessppeeccííffiiccaass aa sseerreem m eexxeeccuuttaaddaass dduurraannttee ppeerrííooddooss
pprréé--ddeetteerrm i n a
minados;d o s ;
•• CCoom meçar sseeuu ddiiaa sseem
e ç a r mpprree ppeellaa eexxeeccuuççããoo ddaass ttaarreeffaass mmaaiiss iim mppoorrttaanntteess..
O
O qquuee éé iinneessppeerraaddoo nnããoo éé nneecceessssaarriiaam
meennttee iimmppoorrttaannttee!! D
Diiaannttee ddoo iinneessppeerraaddoo,, rreessiissttaa àà
tteennttaaççããoo ddee eexxeeccuuççããoo iim
mediata, procurando antes identificar a imppoorrttâânncciiaa//uurrggêênncciiaa ddaa ttaarreeffaa..
e d i a ta , p r o cu r a n d o a n te s i d e n ti fi c a r a i m
Ordem
PPeessssooaass ttêêmmm maanniiaa ddee gguuaarrddaarr ccooiissaass ssoobb oo pprreetteexxttoo ddee ttaallvveezz pprreecciissaarr ddeellaass m
maaiiss ttaarrddee..
N - s e g u ar d a r s o m e n t e o q u e r e a l
No entanto, deve-se guardar somente o que realmente é importante e pode seerr úúttiill m
o e n t a n t o , d e v e m e n t e é i m p o r t a n t e e p o d e s maaiiss
ttaarrddee..
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HHáá uum
m ccoonncceeiittoo ddee qquuee aa ddeessoorrddeem m iinnssttiiggaa aa ccrriiaattiivviiddaaddee,, oo qquuee nnããoo éé vveerrddaaddee.. SSeegguunnddoo
oo ““W Waallll SSttrreett JJoouurrnnaall”” aass ppeessssooaass ppaassssaam
m eemmm mééddiiaa 66 sseem maannaass ppoorr aannoo pprrooccuurraannddoo ccooiissaass nnoo
eessccrriittóórriioo..
AAlléém m ddaa oorrddeem m aajjuuddaarr nnoo aacceessssoo ààss iinnffoorrm maaççõõeess ddee m maanneeiirraa rrááppiiddaa,, ppoossssiibbiilliittaa uum
m
aam
mbbiieennttee ccoonnffoorrttáávveell,, ee iissttoo aajjuuddaa aa aauum
meennttaarr aa pprroodduuttiivviiddaaddee..
PPaarraa ttrraattoo ddooss ppaappééiiss,, uussaa--ssee oo ssiisstteem maa ddee bbaannddeejjaass,, sseennddoo uum
maa ppaarraa eennttrraaddaa ddee
ddooccuum maa ddee ppeennddêênncciiaass ee oouuttrraa ppaarraa ssaaííddaa..
meennttooss,, uum
Arquivos
O
Oss aarrqquuiivvooss ddeevveem m eessttaarr ddiivviiddiiddooss eem
m aarrqquuiivvooss ddee ttrraabbaallhhooss ddoo m
moom
meennttoo,, aarrqquuiivvooss ddee
rreeffeerrêênncciiaa ee aarrqquuiivvoo m
moorrttoo..
A
Arrqquuiivvoo ddee ttrraabbaallhhoo ddoo m moom meennttoo:: SSããoo aaqquueelleess eem m qquuee ssee ttrraabbaallhhaam m nnooss pprroojjeettooss
aattuuaaiiss.. D e s t a r s e m p r e à m ã o , d e f
Devem estar sempre à mão, de fácil acesso como telefones, códigoss,, ppoollííttiiccaa ddaa
e ve m á c il a c e s s o c o m o t e l e fo n e s , c ó d i g o
eemmpresa,, eennddeerreeççooss,, eettcc..D
p r e s a Deeppooiiss ddee sseerreemm ddiissccuuttiiddooss ((rreeuunniiõõeess)),, hháá ooss aarrqquuiivvooss ddee rroottiinnaa ee ooss ddee
aaccoom mppaannhhaam meennttoo qquuee ddeevveem m sseerr ddiivviiddiiddooss ddee 11 aa 1122 ((rreepprreesseennttaannddoo ooss m meesseess)) ee oouuttrraa ppaarrttee ddee
11 aa 3311((ddiiaass));; NNestes devem ser colocados aqueles trabalhos diários, subssttiittuuiinnddoo--ssee lleem
e s t e s d e ve m s e r c o l o c a d o s a q u e l e s t r a b a l h o s d i á r i o s , s u b mbbrreetteess
eessccrriittooss eemm ppaappééiiss ppoorr aannoottaaççõõeess nnaa aaggeennddaa ee ccoollooccaa--ssee ccaaddaa aarrqquuiivvoo nnoo ddiiaa ccoorrrreessppoonnddeennttee ddoo
mmês a ser ttrraattaaddoo..
ê s a s e r
AArrqquuiivvooss ddee rreeffeerrêênncciiaa:: SSããoo ooss pprroojjeettooss ffuuttuurrooss ee ppaassssaaddooss,, iinnffoorrm maaççõõeess ssoobbrree ooss
rreeccuurrssooss ddaa eem mpprreessaa,, iinnffoorrmmaaççõõeess ssoobbrree oo ppeessssooaall,, ddaaddooss aaddm miinniissttrraattiivvooss,, vveerrbbaass,, ccoonnttaass ddee
cclliieenntteess.. PPrrooccuurraa--ssee gguuaarrddaarr oo qquuee éé nneecceessssáárriioo ee,, ssee ffoorr ppoossssíívveell,, eennttrreeggaarr ddooccuummeennttooss aa oouuttrraass
ppeessssooaass qquuee sseejjaa m maaiiss ccoonnvveenniieennttee..
AArrqquuiivvoo M Moorrttoo:: N Noorrm maallmmeennttee,, aarrqquuiivvooss ddee aattéé ttrrêêss aannooss,, ppaarraa ffiinnss jjuurrííddiiccooss ee
ttrriibbuuttáárriiooss ddaa eemmpprreessaa.. PPaarraa ooss aarrqquuiivvooss eelleettrrôônniiccooss,, éé m muuiittoo úúttiill ddiissttrriibbuuíí--llooss eemm ppaassttaass aa
sseerreem m criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo exxiisstteenntteess..
c r i a d as p o r c a te g o r i a s , d e a c o rd o c o m o t i p o d e a r q u i v o e o t i p o d e a p l i ca t i v o e
AAss m meennssaaggeennss ddoo ccoorrrreeiioo eelleettrrôônniiccoo ddeevveem m sseerr ffiillttrraaddaass llooggoo nnaa tteellaa,, sseelleecciioonnaannddoo ooss
rreelleevvaanntteess,, aappaaggaannddoo aass mmeennssaaggeennss iinnúútteeiiss ee ssee ffoorr rreeaallm
meennttee pprreecciissoo,, gguuaarrddáá--llaass.. PPoorreem
m aass qquuee
nnããoo pprreecciissaarreem m ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando eessppaaççoo..
s e r g u a r d a d a s d e v em s e r l o g o a p a g a d a s p ar a q u e n ã o fi q u e m o c u p a n d o
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Porque ter lembretes sempre à frente, não vai necessariamente nos levar à
concentração, ao foco e à produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um
determinado tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a
todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.
Coloque em prática sistemas simples, que permitem superar esses problemas e fazer o
trabalho realmente importante.
11.. TTrraannssffiirraa sseeuuss ppaappééiiss ppaarraa uum m aarrqquuiivvoo qquuee llhhee ppeerrm miittee aaggeennddaarr m maatteerriiaall,, aattrraavvééss ddee
lleemmbretes, de acordo com o dia: - (1 a 31) ou por mês (de 1 a 1122)).. SSee vvooccêê eennvviiaa
b r e t e s , d e a c o r d o c o m o d i a : - ( 1 a 3 1 ) o u p o r m ê s ( d e 1 a
uum maa ccaarrttaa ee eessppeerraa rreessppoossttaa eem m uum maa sseem maannaa,, ccoollooqquuee oo lleem mbbrreettee ccoom m uum maa ccóóppiiaa ddaa
ccaarrttaa qquuee iirráá lleem b r á - l o d e q u e p r e c i s a f a l
mbrá-lo de que precisa falar novamente com o cliente.a r n o v a m e n t e c o m o c l i e n t e .
22.. TTaam mbbéém m ppooddeerráá ccoonnssoolliiddaarr ttooddaass aass ppeeqquueennaass ttaarreeffaass eem m uum m ccaaddeerrnnoo ddee rreeggiissttrrooss oo
qquuee eelliim mina a necessidade de pequenos pedaços de pappeell.. U
i n a a n e c e s s i d a d e d e p e q u e n o s p e d a ç o s d e p a Ussee qquuaannddoo vvooccêê ssee
lleemmbbrraarr ddee aallggoo ee pprreecciissaa uum m lluuggaarr ppaarraa eessccrreevveerr.. M Maanntteennhhaa nneellee uum m ddiiáárriioo ddee
aattiivviiddaaddeess eem o r
m ordem cronológicas. Você deve datar cada um dos registros. EEssccrreevvaa eem
d e m c r o n o l ó g i c a s . V o c ê d e v e d a t a r c a d a u m d o s r e g i s tr o s . m
lleettrraass ggrraannddeess ee sseeppaarree ccaaddaa rreeggiissttrroo.. Q Quuaannddoo ccoonncclluuiirr uum maa ttaarreeffaa,, ffaaççaa uum m ((X X)) ggrraannddee
ssoobbrree eellaa.. A Attéé ccrriiaarr oo hháábbiittoo,, ddeeiixxee--oo sseem mpprree eem m cciim maa ddee ssuuaa m meessaa..
33.. NNo sistema de agenda, como são datadas, elas prevêm as nneecceessssiiddaaddeess ffuuttuurraass ee
o s i s t e m a d e a g e n d a , c o m o s ã o d a t a d a s , e l as p r e v ê m a s
vvooccêê ppooddee uuttiilliizzáá--llaass,, ccoom moo uum m ssiisstteem maa lliinneeaarr ddee lleem mbbrreetteess.. A A bbooaa rreeggrraa ppaarraa
qquuaallqquueerr ssiisstteem ma de agenda é você escolher um sistema para mesa com
a d e a g e n d a é v o c ê e s c o l h e r u m s i s t e m a p a r a m e s a c o m vváárriiaass sseeççõõeess ee
ccaarraacctteerrííssttiiccaass,, oouu uum maa ddee bboollssoo.. U Uttiilliizzee aaggeennddaa qquuee tteennhhaa aa ffuunnççããoo ddee vviissããoo rrááppiiddaa ddaa
sseem mana. Aprenda a utilizar todos oss rreeccuurrssooss ddoo sseeuu ssiisstteem
a n a . A p r e n d a a u t i l iz a r t o d o s o maa ddee aaggeennddaa..
44.. EExxiisstteem m ssiisstteem maass ddee aaggeennddaass eelleettrrôônniiccaass ppoorrttáátteeiiss qquuee ppooddeem m nnooss ffoorrnneecceerr uum maa
ggrraannddee qquuaannttiiddaaddee ddee iinnffoorrm mações. Qualquer que seja o tamanho existem algunnss
a ç õ e s . Q u a l q u e r q u e se j a o t a m a n h o e x i s te m a l g u
iinnccoonnvveenniieenntteess.. U Um m ssiisstteem maa//aaggeennddaa ddoo ttaam maannhhoo ddaa ppaallm maa ddaa m mããoo ppooddee tteerr uum m tteeccllaaddoo
ddiiffíícciill ddee ssee ttrraabbaallhhaarr.. EExxiisstteem m programas com várias funções que você podee uuttiilliizzaarr
p r o g r a m a s c o m v á r i a s f u n ç õ e s q u e v o cê p o d
ppaarraa ffaazzeerr aannoottaaççõõeess rrááppiiddaass ee ddeeppooiiss rreevviissaarr ee aajjuussttaarr ccoom moo aaccoonntteeccee qquuaannddoo vvooccêê
ppllaanneejjaa nnoo ppaappeell..
55.. MMuuiittaass ppeessssooaass ccoom mbbiinnaam m ooss ssiisstteem maass ddee aaggeennddaa ddee ppaappeell ee eelleettrrôônniiccaa,, qquuee ppooddee
iimmpprriim miirr aa ssuuaa aaggeennddaa eem m qquuaallqquueerr ttaam maannhhoo ee vvooccêê ppooddeerráá lleevvaarr oo iim mpprreessssoo aaoo
iinnvvééss ddoo ccoom p u
mputador.t a d o r .
O
O tteem
mppoo éé uum mppoossssíívveell ddee sseerr rreeccuuppeerraaddoo ddeeppooiiss ddee ggaassttoo..
m rreeccuurrssoo iim
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ASPECTOS ESTRATÉGICOS
A
Aoo iim
mppllaannttaarr qquuaallqquueerr iiddééiiaa//ssuuggeessttããoo ppaarraa rraacciioonnaalliizzaaççããoo ddoo uussoo ddoo tteem
mppoo,, pprrooccuurree::
ASPECTOS TÁTICOS
O CHEFE
SUBORDINADOS
SECRETÁRIA
•• DDeeffiinniirr ddooiiss m moom meennttooss ddiiáárriiooss ppaarraa ddeessppaacchhoo ccoom m ssuuaa sseeccrreettáárriiaa;;
•• SSoolliicciittaarr aa eellaa qquuee ccoollooqquuee ppoorr eessccrriittoo ee aarrqquuiivvee ttooddaa iinnssttrruuççããoo ssuuaa;;
•• PPeeddiirr qquuee aa ddooccuum meennttaaççããoo llhhee sseejjaa eennttrreegguuee eem mppiillhhaaddaa ee aarrrruum maaddaa,, ccoollooccaannddoo nnaa ppaarrttee
ssuuppeerriioorr oo qquuee ffoorr m mppoorrttaannttee;;
maaiiss iim
•• IInnssttrruuiirr ssuuaa sseeccrreettáárriiaa ppaarraa iinntteerrrroommppee--lloo oo m míínniimmoo nneecceessssáárriioo ee sseem mpprree aattrraavvééss ddee
bbiillhheetteess..
CLIENTES
Agenda de tempo:
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A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser melhor feitas
utilizando-se uma agenda de tempo.
FFiillttrraa--ssee ttooddoo oo m maatteerriiaall ddee eennttrraaddaa ((ppaappééiiss,, ccoorrrreeiioo eelleettrrôônniiccoo,, ccoorrrreeiioo ddee vvoozz,,
lliiggaaççõõeess)),, ddeeddiiccaannddoo--ssee uum
m tteemmppoo ddeeffiinniiddoo ppaarraa ttrraattaarr ddeelleess..
D
Deevvee--ssee ddiivviiddiirr oo ddiiaa ddee ttrraabbaallhhoo eem m llootteess,, ccrriiaannddoo--ssee bbllooccooss ddee tteemmppoo ccoom m hhoorráárriiooss
ddeeffiinniiddooss,, oouu sseejjaa,, rreesseerrvvaarr hhoorráárriiooss ffiixxooss ttooddooss ooss ddiiaass ppaarraa ttrraattaarr ddoo ccoorrrreeiioo eelleettrrôônniiccoo,, ddaass
lliiggaaççõõeess,, ddooss ppaappééiiss,, eettcc..
Telefonemas em lotes:
CCrriiaarr uum m hhoorráárriiooss ccuurrttooss ttooddooss ooss ddiiaass,, ffaazzeennddoo ccoom
maa rroottiinnaa ddee aatteennddeerr àà lliiggaaççõõeess eem m
qquuee aass oouuttrraass ppeessssooaass ppoossssaam m ttaam mbbéém
m ssee hhaabbiittuuaarr aa lliiggaarr sseem
mpprree nnooss m meessm mooss hhoorráárriiooss.. U
Ummaa
mmeennssaaggeem m ddee ccoorrrreeiioo ddee vvoozz iinnddiiccaannddoo oo sseeuu tteem mppoo ddiissppoonníívveell ee ssoolliicciittaannddoo uum
maa eessccoollhhaa ppoorr
ppaarrttee ddee qquueem m lliiggaa,, ppooddee aauuxxiilliiaarr eem
mmmuuiittoo..
Correio Eletrônico:
Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar dois
horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se
possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental importância que se passe
mensagens claras e objetivas, não distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em
muitas respostas também e não tratar mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais
clara.
N
Nããoo ddeeiixxee ppaarraa ddeeppooiiss ppaarraa ttoom maarr uum maa aattiittuuddee eemm rreellaaççããoo àà m
meennssaaggeem m.. A A rreeggrraa éé FFaaççaa
AAgora ou Exclua Agora. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés ddiissssoo ttrraattee aass
g o r a o u E x c l u a A g o r a . N ã o t r a t e a m e n s a g e m l o g o q u e e l a c h e g a , a o i n v é s
mmeennssaaggeennss eem m bbllooccoo ppaarraa sseerr m maaiiss eeffiicciieennttee.. CCaassoo aa m meennssaaggeemm sseejjaa iinntteerreessssaannttee ccrriiee ppaassttaass ppoorr
aassssuunnttoo ee ttrraannssffiirraa--aass ppaarraa lláá oouu eexxcclluuaa--aass..
QQuuaannddoo ssee ffaazz aallggoo ccoorrrreettaam meennttee,, eevviittaa--ssee qquuee oouuttrraass ppeessssooaass iinntteerrrroommppaam
m oo ttrraabbaallhhoo
ddaass oouuttrraass ppaarraa ccoorrrriiggiirr ooss eerrrrooss.. D
Da mesma forma , as mensagens e telefonemass ddeevveem
a m e s m a f o r m a , a s m e n s a g e n s e t el e f o n e ma m sseerr
ccllaarraass ppaarraa qquuee nnããoo hhaajjaa aa nneecceessssiiddaaddee ddee uum maa nnoovvaa ccoom muunniiccaaççããoo ppaarraa ttrraattaarr ddoo m meessm moo
aassssuunnttoo..
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ÉÉ pprreecciissoo ssaabbeerr oo m moom meennttoo cceerrttoo ppaarraa ddiizzeerr nnããoo,, ppoorrqquuee eexxiissttee vváárriioo ssiiggnniiffiiccaaddoo ddoo
N
NÃÃO
O,, m
maass ssee ffoorr pprreecciissoo ddiizzeerr nnããoo,, ddiiggaa..
•• A
A aattiivviiddaaddee éé eessttrraannhhaa aaoo ppllaannoo eessttrraattééggiiccoo ddaa eem mpprreessaa;;
•• Há o u t r a p rio r i d a d e
Há outra prioridade mais importante; m a i s i m p o r t a n t e;
•• O
O eessffoorrççoo rreellaattiivvoo àà eexxeeccuuççããoo ddaa aattiivviiddaaddee nnaa ccoom mppeennssaa oo rreessuullttaaddoo;;
•• A
A aattiivviiddaaddee aauum meennttaa oo ccuussttoo,, sseem m ttrraazzeerr oo bbeenneeffíícciioo ccoorrrreessppoonnddeennttee;;
•• A atividade diminui o lucro, sem ttrraazzeerr ccoonnttrraappaarrttiiddaa ppoossiittiivvaa..
A a t i v i d a de d i m i n u i o l u c r o , s e m
Planejamento:
Um planejamento permitir obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo,
definindo as principais metas e objetivos.
PPrriim
meeiirraam m ppllaanneejjaam
meennttee,, ccrriiaa--ssee uum meennssaall oonnddee aappaarreecceerrããoo ttooddaass aass ttaarreeffaass,,
meennttoo m
sseem
maannaa aa sseem
maannaa aa sseerreem
m ddeesseennvvoollvviiddaass nnoo m
mêêss..
A
A ppaarrttiirr ddaaíí,, ccrriiaa--ssee uumm ppllaanneejjaam
meennttoo sseem maannaall,, vvoollttaaddoo ppaarraa aass aattiivviiddaaddeess pprriinncciippaaiiss ddaa
sseem a n a n o s s e u s r e s
mana nos seus respectivos dias e horários reseerrvvaaddooss ppaarraa eexxeeccuuççããoo.. D
p e c t i v o s d i as e h o r á r i os r es Daa m meessm maa m maanneeiirraa éé
qquuee cchheeggaa--ssee,, ppoorr ffiim
m,, aaoo ppllaanneejjaammeennttoo ddiiáárriioo..
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N
Nuunnccaa ssee ddeevvee ccoonnffiiaarr iinntteeiirraam
meennttee nnaa m
meem
móórriiaa,, aattéé m
meessm
moo ppaarraa nnããoo ssoobbrreeccaarrrreeggáá--llaa..
PPoorréém
m,, oo uussoo ddee uum maa aaggeennddaa aaiinnddaa éé iinnddiissppeennssáávveell,, ppooddeennddoo--ssee eennccoonnttrraarr ttiippooss ee
ssiisstteem
mas de agenda que melhoorr ssee eennqquuaaddrreem
a s d e a g e n d a q u e me l h m nnoo ggoossttoo ppeessssooaall..
MMeessm moo ccoom m aass aaggeennddaass eelleettrrôônniiccaass,, nnããoo ssee ppeerrddee aa iim mppoorrttâânncciiaa ddoo uussoo ddee uum maa ddee
ppaappeell,, ppooiiss nnããoo ssããoo ttooddaass aass aaggeennddaass eelleettrrôônniiccaass qquuee ssããoo ppoorrttáátteeiiss oouu pprrááttiiccaass ppaarraa ccaarrrreeggaarr..
Delegação
A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada,
porque provavelmente continuará a não fazer.
AA ddeelleeggaaççããoo ccoonnssiissttee nnaa eessccoollhhaa ddaa ppeessssooaa aapprroopprriiaaddaa ppaarraa ssee ddeelleeggaarr aa ttaarreeffaa,, iinnffoorrm
máá--
m ccllaarreezzaa aacceerrccaa ddaa eexxeeccuuççããoo,, ddaarr oo tteem
llaa ccoom mppoo ssuuffiicciieennttee ppaarraa rreeaalliizzaaççããoo..
A
Attrriibbuuiirr nnoovvaass rreessppoonnssaabbiilliiddaaddeess ee ddaarr ccrrééddiittoo ààss ppeessssooaass nnããoo ffaazz ccoom
m qquuee oo ddeelleeggaannttee
ppeerrccaa oo sseeuu ppoossttoo,, m
maass ssiimm ppoossssaa sseerr vviissttoo ccoom moo uum m bboom m oorrggaanniizzaaddoorr..
Ordem – 4 “S”
A
A oorrggaanniizzaaççããoo éé ffuunnddaam
meennttaall ppaarraa uum
m bboom
m ddeesseennvvoollvviim
meennttoo ddoo ttrraabbaallhhoo..
U
Ummaa ppaaddrroonniizzaaççããoo ddoo ssiisstteem maa ddee ttrraabbaallhhoo ee aarrqquuiivvaam
meennttoo ((pprriinncciippaallm
meennttee eemm llooccaaiiss
oonnddee hháá rroottaattiivviiddaaddee ddee ffuunncciioonnáárriiooss)) ppeerrm o f á c i l a c e ss o a m a t e r i a i s p o r
mite o fácil acesso a materiais por outras pessooaass qquuee
i t e o u t ra s p e s s
pprreecciisseem
m aaccoom mppaannhhaarr cceerrttooss ttrraabbaallhhooss..
Gerência peripatética
O termo decorre do modo aristocrático de ensinar caminhando.
U
Um m ggeerreennttee ddeevvee eessttaarr sseem mpprree ppoorr ppeerrttoo ddee sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss ppaarraa eessttaarr aa ppaarr ddooss
aaccoonntteecciim
mentos, identificar os problleem
e n t o s , i d e nt i fi ca r o s p r o b maass,, ddaarr aauuxxíílliioo ee aaccoom
mppaannhhaarr oo ttrraabbaallhhoo,, ppooiiss aassssiim
m nnããoo
sseerráá iinntteerrrroom
mppiiddoo eem m m máá hhoorraa,, nneemm tteerráá ddee eennffrreennttaarr ddee uum maa vveezz ggrraannddeess pprroobblleem maass
1177
Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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MUDANÇA CONTÍNUA
A
A m meellhhoorriiaa ccoonnttíínnuuaa ssee rreessuum mee eem m m muuddaannççaass ccoonnssttaanntteess.. A Ass ppeessssooaass ttêêm m
ddiiffiiccuullddaaddee eem m lidar com mudanças.Os gerentes mais eficazes preferem que o seu pessoal see
l i d a r c o m m u d a n ç a s . O s g e r e n t es m a i s e f i c a z e s p r e f e r em q u e o s e u p e s s o a l s
eennvvoollvvaa ccoom m oo ttrraabbaallhhoo.. ÉÉ ddiiffíícciill lliiddaarr ccoom m aa m muuddaannççaa ccoonnttíínnuuaa ssee aass m meettaass ppeessssooaaiiss ee ooss
rreessuullttaaddooss ffiinnaaiiss ddeesseejjaaddooss nnããoo ffoorreem m eexxppoossttooss ccoom m ccllaarreezzaa ee rreevviissttooss ppeerriiooddiiccaammeennttee.. D Doo
ppoonnttoo ddee vviissttaa ddoo PPEEPP ((PPrrooggrraam ma de Eficiência Pessoal) a melhoria da qualidade possui trêêss
a d e E fi c i ê n c i a Pe s s o a l) a m e l h o r i a d a q u a l i d a d e po s s u i t r
iinnggrreeddiieenntteess pprriinncciippaaiiss::
M
MEETTA
ASS PPEESSSSO
OAAIISS EE PPR
ROOFFIISSSSIIO
ONNA
AIISS
1188
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OO iitteemm ddee m maaiioorr iim mppoorrttâânncciiaa nnaa A Addmmiinniissttrraaççããoo ddoo TTeem mppoo éé,, sseem m ddúúvviiddaa oo
eessttaabbeelleecciim
meennttoo ddee m meettaass.. SSaabbeerr ppaarraa oonnddee ssee qquueerr cchheeggaarr éé pprriim
moorrddiiaall ppaarraa oorriieennttaarr ttooddaass aass
ddeecciissõõeess ddee nnoossssaass vviiddaass.. U
Um velho provérbio diz: "Se você nãoo ssaabbee ppaarraa oonnddee eessttáá iinnddoo,,
m v e l h o p r o v é r bi o d i z : " S e v o c ê n ã
qquuaallqquueerr ccaam
miinnhhoo ffaarráá ccoom m qquuee vvooccêê cchheegguuee lláá.."",, ppoorréémm éé aaii qquuee eessttáá oo pprroobblleem maa.. Q Quueem m nnããoo
ssaabbee oo qquuee rreeaallm
mente é importante fica sempre "dando voltas" gastando esforços, sem sabbeerr aa
e n t e é i m p o r t a n t e fic a s e m p r e "d a n d o v o l tas " g a st a n d o e s fo r ç o s , s e m s a
ddiirreeççããoo..
QQuueem m tteemmm meettaass ddeeffiinniiddaass ccoonnsseegguuee ddiirreecciioonnaarr aaççõõeess ee eessffoorrççooss,, ee ttooddaass aass ssuuaass
aattiittuuddeess ppoossssuueem
m uum
m pprrooppóóssiittoo,, oo ddee aallccaannççaarr aa m
meettaa ddeeffiinniiddaa..
A
Ammeettaa éé aa vviissuuaalliizzaaççããoo ddee uum
m aallvvoo..
AAm meettaa éé oo ssiiggnniiffiiccaaddoo ee oo sseennttiiddoo ddaa vviiddaa ee éé nneellaa qquuee eessttáá aa ffeelliiddiiddaaddee ee oo pprraazzeerr ddoo
ttrraabbaallhhoo..
LLeem
mbbrree--ssee sseem
mpprree:: A
Ass m
meettaass ddeevveem
m sseerr SSM
MAAR
RTT..
eeSSppeeccííffiiccaa
MMeennssuurráávveell
AAllccaannççáávveeiiss
RReepprreesseennttaarreem
m uum
m ddeessaaffiioo ppeessssooaall
TTeemmppoorraaiiss
Bibliografia:
GGLLLLEESSO ON N,, KKeerrrryy.. OO pprrooggrraam
maa ddee eexxppeerriiêênncciiaa ppeessssooaall.. SSããoo PPaauulloo,, eedd.. M
MaakkrroonnBBooookkss,,11999944,,
ttrraadd.. EElliiaannee RRaannnneerr..
JJU
UNNQQU
UEEIIRRA A,, LLuuiizz AAuugguussttoo CCoossttaaccuurrttaa.. A
Addm
miinniissttrraaççããoo ddoo tteem
mppoo,, RRiioo ddee JJaanneeiirroo,,
CCO P Ed i t o r a , 1 9 9 2
OP Editora,1992. 5ªedição.. 5 ªe d i ç ã o .
1199
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2200
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111... SSSóóó cccooonnnvvvoooqqquuueee uuum mmaaa rrreeeuuunnniiiãããooo qqquuuaaannndddooo tttoootttaaalllm meeennnttteee iiinnndddiiissspppeeennnsssááávvveeelll;;;
m
222... EEEssstttaaabbbeeellleeeçççaaa ooosss ooobbbjjjeeetttiiivvvooosss;;;
333... EEElllaaabbbooorrreee uuum maaa pppaaauuutttaaa,,, fffiiixxxaaannndddooo ttteeem
m mmpppooo pppaaarrraaa cccaaadddaaa aaassssssuuunnntttooo;;;
444... CCCooollloooqqquuueee sssóóó aaasss pppeeessssssoooaaasss àààsss qqquuuaaaiiisss ooo aaassssssuuunnntttooo iiinnnttteeerrreeessssssaaa;;;
555... NNNãããooo cccaaassstttiiiggguuueee ooosss pppooonnntttuuuaaaiiisss,,, ppprrreeem miiiaaannndddooo ooosss aaatttrrraaasssaaadddooosss;;;
m
666... MM aa nn t
t ee nn h
Mantenha o rumo da discussãoo;;;
h a
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r uu mm oo d
d aa d
d iiss c
c uu ss ss ãão
777... DDDeeesssiiigggnnneee uuum m pppaaarrrtttiiiccciiipppaaannnttteee pppaaarrraaa ssseeecccrrreeetttaaarrriiiaaarrr aaa rrreeeuuunnniiiãããooo;;;
m
888... SSSiiinnnttteeetttiiizzzeee aaasss cccooonnncccllluuusssõõõeeesss;;;
999... FFFaaaçççaaa ooo aaacccooom mpppaaannnhhhaaam
m mmeeennntttooo dddeee tttooodddaaasss aaasss dddeeeccciiisssõõõeeesss tttooom maaadddaaasss...
m
A
Adddm
A miiinnniiissstttrrraaaçççãããooo dddooo T
m Teeem
T mpppooo
m
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AA aaadddm miiinnniiissstttrrraaaçççãããooo dddooo ttteeem
m mpppooo ééé uuum
m mmaaa fffeeerrrrrraaam mmeeennntttaaa gggeeerrreeennnccciiiaaalll,,, qqquuueee pppooodddeee ssseeerrr uuutttiiillliiizzzaaadddaaa tttaaannntttooo nnnaaasss eeem
mppprrreeesssaaasss qqquuuaaannntttooo
m
nnnaaa nnnooossssssaaa vvviiidddaaa pppaaarrrtttiiicccuuulllaaarrr,,, pppeeerrrm m i t in d o a o r g a n iizz aa çç ã
ãoo ddee mm ee t
taa ss pp ee s
s ssoo a
mitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menorrr dddiiissspppêêênnndddiiiooo dddeee
it i n d o a o r g an a i
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r oo ffiiss ss ii oo nn a
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eeennneeerrrgggiiiaaa fffííísssiiicccaaa eee m mmental. A bbboooaaa aaadddm
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l.. AA miiinnniiissstttrrraaaçççãããooo dddooo ttteeem
m mmpppooo ééé,,, ppprrrooovvvaaavvveeelllm mmeeennnttteee,,, ooo fffaaatttooorrr m mmaaaiiisss iiim mmpppooorrrtttaaannnttteee nnnaaa
aaadddm mmiiinnniiissstttrrraaaçççãããooo dddeee sssiii m mmeeesssm mooo eee dddooo tttrrraaabbbaaalllhhhooo eeexxxeeecccuuutttaaadddooo... E
m EElllaaa cccooom meeeçççaaa cccooom
m m aaa aaauuutttooo---dddeeessscccooobbbeeerrrtttaaa,,, iiissstttooo ééé,,, cccooom
m m aaa
m
iiidddeeennntttiiifffiiicccaaaçççãããooo dddeee cccooom mooo uuutttiiillliiizzzaaam
m mmooosss ooo nnnooossssssooo ttteeem
mmpppooo,,, dddooo qqquuueee nnnãããooo nnnooosss sssaaatttiiisssfffaaazzz eee dddooo qqquuueee dddeeessseeejjjaaam mmooosss m mmuuudddaaarrr...
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Diiicccaaasss PPPaaarrraaa ssseee E
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m Teeem
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A MME EEN NNT TTO OO --- T TTooodddaaa hhhooorrraaa aaapppllliiicccaaadddaaa eeem
m ppplllaaannneeejjjaaam
m meeennntttooo eeefffiiiccciiieeennnttteee pppooouuupppaaa tttrrrêêêsss ooouuu qqquuuaaatttrrrooo nnnaaa eeexxxeeecccuuuçççãããooo eee
m
ppprrroooddduuuzzz m
meeelllhhhooorrreeesss rrreeesssuuullltttaaadddooosss;;;
m
••• OOOR RG
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A NNIIIZZZAAAÇ ÇÇÃ ÃÃO OO --- A AA ooorrrgggaaannniiizzzaaaçççãããooo ééé uuum m maaa aaallliiiaaadddaaa dddooo
m ooouuutttrrrooo fffaaatttooorrr fffaaaccciiillliiitttaaadddooorrr nnnaaa eeexxxeeecccuuuçççãããooo dddaaasss tttaaarrreeefffaaasss;;; uuum
m
ttteeem
mpppooo... E
m Elllaaa dddeeevvveee eeexxxiiissstttiiirrr ppprrriiinnnccciiipppaaalllm
E meeennnttteee nnnaaasss iiinnnfffooorrrm
m maaaçççõõõeeesss;;;
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m dddeee llliiibbbeeerrraaarrr ooo ttteeem
m mpppooo pppaaarrraaa tttaaarrreeefffaaasss m
m maaaiiisss
m
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mpppooorrrtttaaannnttteeesss... É
m É aaa ccchhhaaavvveee dddaaa aaadddm
É miiinnniiissstttrrraaaçççãããooo eeefffiiicccaaazzz;;;
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m maaaçççõõõeeesss;;;
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m m iiinnnfffooorrrm
m maaaçççõõõeeesss
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2211
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m miiissssssooo cccooom
m m ooosss rrreeesssuuullltttaaadddooosss;;;
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m mppprrroooddduuutttiiivvvooo eee iiinnneeefffiiiccciiieeennnttteee
m
PPPrrrooom mooovvveeerrr aaa cccooonnnsssccciiieeennntttiiizzzaaaçççãããooo dddooosss cccuuussstttooosss rrreeeaaaiiisss dddeee rrreeeuuunnniiiõõõeeesss iiim
m mppprrroooddduuutttiiivvvaaasss eee vvveeeííícccuuulllooosss dddeee cccooom
m muuunnniiicccaaaçççãããooo
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ooorrrgggaaannniiizzzaaaccciiiooonnnaaalll llliiim
miiitttaaadddooosss...
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GGGaaarrrgggaaalllooosss dddeee ppprrroooddduuutttiiivvviiidddaaadddeee eeem
m rrreeeuuunnniiiõõõeeesss nnnaaasss ooorrrgggaaannniiizzzaaaçççõõõeeesss...
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OOOs sete pecados de reuniões iim
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PPPrrrooom
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m mooo sssooollluuuccciiiooonnnááá---lllooosss...
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2222
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m meeerrrooo dddeee iiidddéééiiiaaasss
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m meeennntttaaarrr aaa ppprrroooddduuutttiiivvviiidddaaadddeee
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A mppprrreeesssaaa...
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B
2233
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MMMaaasss,,, m meeesssm
m mooo aaassssssiiim
m mm,,, m mmuuuiiitttooosss gggeeerrreeennnttteeesss eee eeexxxeeecccuuutttiiivvvooosss hhhooojjjeee cccooonnnsssiiidddeeerrraaam
m ooo ttteeem
m mmpppooo cccooom mooo uuum
m m iiinnniiim
m mmiiigggooo qqquuueee ttteeem mm qqquuueee ssseeerrr
eeennnfffrrreeennntttaaadddooo nnnooo cccaaam mmpppooo dddeee bbbaaatttaaalllhhhaaa... DDDeeessstttaaa fffooorrrm
mmaaa,,, gggrrraaannndddeee pppaaarrrttteee dddooosss eeexxxeeecccuuutttiiivvvooosss ttteeennntttaaam
m miiinnnaaarrr rrraaaccciiiooonnnaaalllm
m dddooom
m meeennnttteee ooo ttteeem
m mpppooo
m
eee eeesssttteee eeessscccaaapppaaa pppeeelllooosss dddeeedddooosss,,, ooouuu m
mmeeelllhhhooorrr,,, pppeeelllaaa vvviiidddaaa,,, cccooom
m aaa fffaaaccciiillliiidddaaadddeee dddeee uuum
m mm pppuuulllooo dddeee gggaaatttooo...
M
Maaasss eee nnnóóósss,,, ssseeerrreeesss hhhuuum
M maaannnooosss??? C
m Cooorrrrrreeem
C mooosss aaatttrrrááásss ttteeennntttaaannndddooo ssseeerrr m
m maaaiiisss rrrááápppiiidddooosss dddooo qqquuueee ooo fffaaaxxx...
m
NNNeeennnhhhuuum mm dddeeesssttteeesss aaavvvaaannnçççooosss ssseeerrrvvveee ssseee nnnãããooo fffooorrr pppaaarrraaa fffaaaccciiillliiitttaaarrr aaa nnnooossssssaaa vvviiidddaaa eee,,, eeem
mmm muuuiiitttooosss cccaaasssooosss,,, nnnãããooo ééé iiissstttooo qqquuueee eeessstttooouuu vvveeennndddooo
m
eee ssseeennntttiiinnndddooo... E E x
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e cc uu tti
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Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou cccooom
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u m eeesssfffooorrrçççooo iiinnnúúútttiiilll eeem
m mm tttrrraaabbbaaalllhhhooosss ssseeem
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rrreeesssuuullltttaaadddooosss... A
Aííí sssiiim
A m,,, aaa vvviiidddaaa nnnooo tttrrraaabbbaaalllhhhooo vvviiirrraaa uuum
m mmaaa llluuutttaaa aaa ssseeerrr eeennnfffrrreeennntttaaadddaaa cccooom mooo hhheeerrróóóiiisss eeennnfffaaarrrtttaaadddooosss aaa ggguuueeerrrrrreeeaaarrr...
m
MMMaaasss vvvooollltttaaam
mooosss aaa pppeeerrrggguuunnntttaaarrr::: cccooom
m mooo ttteeerrr ooo ttteeem
m mpppooo cccooom
m mooo pppaaarrrccceeeiiirrrooo??? L
m L mooosss pppooonnntttooosss qqquuueee pppooossssssaaam
Liiissstttaaarrreeem
m m aaajjjuuudddááá---lllooosss nnneeesssttteee
m
dddeeesssaaafffiiiooo:::
PPPaaarrreee eee fffaaaçççaaa uuum mmaaa rrreeevvviiisssãããooo dddeee cccooom mmooo vvvooocccêêê eeessstttááá aaagggiiinnndddooo cccooom mm ooo ssseeeuuu ttteeem mmpppooo... V VVooolllttteee aaa iiinnnssstttrrruuummmeeennntttooosss qqquuueee vvvooocccêêê llleeeuuu ooouuu
aaappprrreeennndddeeeuuu eeem m s
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m seminário que participou, eles são sempre úteis. rrttiicc i
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EEEfffeeeiiitttooo ::: qqquuuaaalll ooo eeefffeeeiiitttooo qqquuueee ooo aaatttuuuaaalll uuusssooo dddooo m mmeeeuuu ttteeem mmpppooo ppprrrooovvvooocccaaa eeem mmm mmiiimmm???
CCCaaauuusssaaa ::: O OO qqquuueee ppprrrooovvvooocccaaa aaannnsssiiieeedddaaadddeee??? Q QQuuuaaaiiisss ooosss ssseeennntttiiim mmeeennntttooosss dddeeesssaaagggrrraaadddááávvveeeiiisss qqquuueee sssiiinnntttooo nnnaaa m
mmiiinnnhhhaaa vvviiidddaaa cccoootttiiidddiiiaaannnaaa???
EEExxxeeem mmppplllooo ::: O OO tttrrrââânnnsssiiitttooo??? A Am
A meeesssaaa ccchhheeeiiiaaa dddeee pppaaapppéééiiisss??? O
m OO eeennntttrrraaarrr eee sssaaaiiirrr dddeee pppeeessssssoooaaasss nnnaaa m mmiiinnnhhhaaa sssaaalllaaa??? O
O rrreeelllaaaccciiiooonnnaaam
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Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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PPoorrqquuee rraazzããoo ooss aaddmmiinniissttrraaddoorreess nnããoo ttêêmm tteemmppoo ppaarraa nnaaddaa,, eennqquuaannttoo sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss
nnaaddaa ttêêm m aa ffaazzeerr?? N Neessttee aarrttiiggoo vvaam mooss aannaalliissaarr aa ffuunnddoo oo ssiiggnniiffiiccaaddoo ddoo tteem mppoo nnaa
aaddm ministração, no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu "bigg bboossss""
i n i s t r a ç ão , n o q u e ta n g e a o i nt e r - re l ac i o n am e n t o d o a d m i n i s t ra d o r c o m s e u " b i
((ccoom
moo cchhaam maarreem
mooss oo ""cchheeffee"" mmaaiioorr)) ee ccoom m sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss..
OO tteem mppoo iim mppoossttoo ppeelloo ssuuppeerriioorr -- ppaarraa eexxeeccuuççããoo ddaass aattiivviiddaaddeess eexxiiggiiddaass ppeelloo ssuuppeerriioorr ee
qquuee oo aaddm ministradorr nnããoo ppooddee m
i n i s t ra d o meennoosspprreezzaarr sseem m ssooffrreerr uum maa aaddm mooeessttaaççããoo ddiirreettaa ee iimmeeddiiaattaa..
OO tteem mppoo iim mppoossttoo ppeellaa oorrggaanniizzaaççããoo -- ppaarraa aatteennddeerr aaooss ppeeddiiddooss ffoorrm muullaaddooss aaoo aaddm miinniissttrraaddoorr,,
ppaarraa uum
m apoio efetivo aos seus colegas. Essa ajuda também deve ser proporcionadaa,, ssoobb ppeennaa
a p o i o e fe t i v o a o s s e u s c o l e g a s . E s s a a j u d a t a m b é m d e v e s e r p r o p o r c i o n a d
ddee ooccoorrrreerreemm aaddm mooeessttaaççõõeess,, eem
mbboorraa nneem m sseem mpprree ddiirreettaass ee iim
meeddiiaattaass..
OO tteem
mppoo iim mppoossttoo ppoorr eellee m meessm moo -- ppaarraa rreeaalliizzaarr aaqquuiilloo qquuee oo aaddm miinniissttrraaddoorr ccrriiaarr oouu
rreessoollvveerr ppoorr ccoonnttaa pprróópprriiaa.. UUm maa ppaarrttee ddeessttee ttiippoo ddee tteem mppoo,, ppoorréém m,, sseerráá ttoom maaddaa ppoorr sseeuuss
ssuubboorrddiinnaaddooss ee éé cchhaammada de "tempo imposto pelos subordinados". O tempo resttaannttee sseerráá ttooddoo
a d a d e " t e m p o i m p o s t o p e l o s s u b o r din a d o s " . O t em p o r e s
sseeuu ee éé cchhaam maaddoo ""tteem
mppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo"",, iim
mppoossttoo ppoorr sseeuu lliivvrree aarrbbííttrriioo.. O mppoo aauuttoo--iim
O tteem mppoossttoo
nnããoo eessttáá ssuujjeeiittoo aa nneennhhuum a i m p o s i ç ã o e x t e r n a , p o i s n e m o
ma imposição externa, pois nem o "big boss" nem a organiizzaaççããoo " b i g b o s s" n e m a o rg a n
ppooddeem m rreepprreeeennddeerr oo aaddmmiinniissttrraaddoorr ppoorr nnããoo ffaazzeerr oo qquuee eelleess nneem m ssaabbiiaam m qquuee eellee tteenncciioonnaavvaa
rreeaalliizzaarr..
AA ppeerrffeeiittaa aaddm miinniissttrraaççããoo ddoo tteemmppoo eexxiiggee qquuee oo aaddm miinniissttrraaddoorr tteennhhaa ttoottaall ccoonnttrroollee ddaa
pprrooggrraammação ou cronograma de suas funções. Uma vez qquuee aaqquuiilloo qquuee oo ""bbiigg bboossss"" ee aa
a ç ã o o u c r o n o g r a m a d e s u a s fu n ç õ e s . U m a v e z
oorrggaanniizzaaççããoo llhhee iimmppõõeem m eessttáá aappooiiaaddoo nnooss rreegguullaammeennttooss iinntteerrnnooss,, eellee nnããoo ppooddee bbrriinnccaarr ccoom m ttaaiiss
eexxiiggêênncciiaass.. PPoorrttaannttoo,, oo tteem mpo que ele impõe a si próprio se torna seu principal motivoo ddee
p o q u e e l e i mp õ e a s i p r ó p r i o s e t o r n a s e u p r i n ci p a l m o t i v
pprreeooccuuppaaççããoo..
A m sseennddoo,, vvaam
Assssiim mooss uuttiilliizzaarr aaqquuii aa aannaallooggiiaa ddoo ""m
maaccaaqquuiinnhhoo"" ((iissttoo éé,, oo pprroobblleem maa)) ppaarraa
aannaalliissaarr ddee qquuee ffoorrm
ma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administradoorr ppooddee
a s u r g e o t e m p o i m p o s t o p e l o s s u b o r di n a do s e o q u e o a d m i n i s t r ad
ffaazzeerr nnoo sseennttiiddoo ddee eevviittáá--lloo..
OON ND DEE EESSTTÁ ÁO O ""M MA AC CA AQ QU UIIN NH HO O""??
VVaammooss iim maaggiinnaarr qquuee oo aaddm miinniissttrraaddoorr eesstteejjaa aattrraavveessssaannddoo oo ccoorrrreeddoorr ee nnoottaa qquuee uumm ddee
sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss,, oo SSrr.. FFuullaannoo,, vveemm vviinnddoo eem m sseennttiiddoo ccoonnttrráárriioo.. QQuuaannddoo ooss ddooiiss ssee ccrruuzzaamm,, oo
SSrr.. FFuullaannoo ccuum p r i m e n t a a m a v e l m e n t e o G e r e n t e , d i z e
mprimenta amavelmente o Gerente, dizendo: "Bom dia! . A propósito, temos uum n d o : " B o m d i a ! . .. A p r o p ó s i t o , t em o s m
ppeeqquueennoo pprroobblleem maa.. SSaabbee ccoom moo éé....""
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EEllee jjáá ssaabbee ddee ssoobbrraa oo qquuee aaccoonntteeccee ppaarraa ccoom mpprreeeennddeerr aa ssiittuuaaççããoo m
maass....
NNããoo ssaabbee oo ssuuffiicciieennttee ppaarraa ttoom maarr uum maa ddeecciissããoo aallii m
meessm moo,, oo qquuee sseerriiaa aa aattiittuuddee eessppeerraaddaa ddeellee..
A p ó s a l g u m t e m p o , o G e r e n
Após algum tempo, o Gerente diz: "Foi bom você terr ttrraazziiddoo iissssoo aaoo m
te d i z : "F o i b o m v o c ê t e meeuu ccoonnhheecciim meennttoo.. SSóó
qquuee eessttoouu ccoom m muita pressa no momento. Deixe-me pensar um pouco no assunto e euu oo aavviissoo
m u i t a p r e s s a n o m o m e n t o . D e i x e - m e p e n s a r u m p o u c o n o a s s u nt o e e
eemm sseegguuiiddaa"".. CCaaddaa qquuaall sseegguuee oo sseeuu rruum moo..
AAnnaalliisseemmooss oo qquuee aaccaabbaa ddee ooccoorrrreerr.. A Anntteess ddee ooss ddooiiss ssee eennccoonnttrraarreemm,, ccoom
m qquueem m eessttaavvaa
oo ""m a c a q u i n h o " ? C o m o s u b o
macaquinho"? Com o subordinado, é claro. Mas, depois que se separaram, com quem ffiiccoouu??
r d i n a d o, é c l ar o . M a s , d e p o is q u e s e s e p a r a r a m , c o m q u e m
CCoom m oo G Geerreennttee.. PPoorrttaannttoo,, oo ""tteemmppoo iim mppoossttoo ppeelloo ssuubboorrddiinnaaddoo"" ccoommeeççaa nnoo m moom meennttoo eemm qquuee oo
""m a c a q u i n h o " c o n s e g u e p u l a r d a s c o s t a s d o s u b o r d i n
macaquinho" consegue pular das costas do subordinado para as costas do seu supervissoorr,, ee oo a d o p a r a a s c o s ta s d o s e u s u p e rv i
ppiioorr éé qquuee nnããoo tteerrm miinnaa eennqquuaannttoo oo ""m maaccaaccoo"" nnããoo vvoollttaarr aaoo sseeuu ddoonnoo ppaarraa sseerr ttrraattaaddoo ee
ddeevviiddaam e n t e a l i
mente alimentado.m e n t a d o .
OO ssuubboorrddiinnaaddoo,, ppaarraa cceerrttiiffiiccaarr--ssee ddee qquuee oo G Geerreennttee nnããoo ddeeiixxoouu ddee ccoom
mpprreeeennddeerr ttuuddoo
ddiirreeiittiinnhhoo,, ddaarráá uum p u l o a s a l a e
m pulo a sala e cordialmente lhe indagará: "Então, como vai a ccooiissaa,, cchheeffee??""
c o r d i a l me n t e l h e i n d a g a r á: " E n t ã o, c o m o v a i a
((aa iissssoo ssee cchhaam maa ""ssuuppeerrvviissããoo"".....))..
OOuu,, eennttããoo,, iimmaaggiinneemmooss qquuee,, aaoo eenncceerrrraarr--ssee uum maa rreeuunniiããoo ddee rroottiinnaa ccoom
m uum m oouuttrroo
ssuubboorrddiinnaaddoo,, SSrr.. BBeellttrraannoo,, oo GGeerreennttee aaddmmiinniissttrraattiivvoo llhhee ddiiggaa:: ""ÓÓttiim
moo.. M Maannddee--m
mee uum m
m e m o r a n d o s o
memorando sobre isso aí".b r e i ss o a í" .
AAnnaalliisseem mooss eessttee ccaassoo.. O O ""m maaccaaccoo"" eessttáá nneessssee ddaaddoo m moom meennttoo nnaass ccoossttaass ddoo ssuubboorrddiinnaaddoo
ppoorrqquuee aa pprróóxxiim maa pprroovviiddêênncciiaa éé ddeellee.. PPoorréém m,, oo áággiill ""m maaccaaqquuiinnhhoo"" jjáá eessttáá pprreeppaarraannddoo oo ppuulloo.....
O l h e s ó q u e
Olhe só que danado! O Sr. Beltrano obedientementee eellaabboorraa oo m
d a n a d o ! O S r . B e l t ra n o o b e d i e n t e m e n t meem moorraannddoo ssoolliicciittaaddoo ee oo
ccoollooccaa eem m ssuuaa ccaaiixxaa ddee ssaaííddaa.. PPoouuccoo ddeeppooiiss,, oo G Geerreennttee oo rreettiirraa ddee ssuuaa ccaaiixxaa ddee eennttrraaddaa ee oo llêê
ccoom m atenção. De quem é a vez agora? Do Gerennttee aaddm
a t e n ç ã o . D e q u e m é a v e z a g o r a? D o G e r e miinniissttrraattiivvoo,, éé ccllaarroo!! SSee eellee nnããoo ttoom
maarr
uum ma providência logo mais, receberá um outro "memo" de seu subordinado, cobrando a coiissaa
a p r o v i d ên c i a l o g o m a i s , r ec e b e rá u m o u t r o " m e m o " d e s e u s u b o r d i n a d o , c o b r a nd o a c o
((eessssaa éé uum maa oouuttrraa ffoorrm maa ddee ""ssuuppeerrvviissããoo""!!)).. EE qquuaannttoo m maaiiss oo G Geerreennttee ddeem moorraarr eem m rreessppoonnddeerr,,
ttaannttoo mmais frustado ficará seu subordinado (este ficará "dando tratos à bola") e maiiss ccuullppaaddoo oo
a i s fr u s t a d o f i c a rá s e u s u b o r d i n a d o ( e s te f i c a rá " da n d o t r a t o s à b o la " ) e m a
GGeerreennttee ssee sseennttiirráá ((sseeuu aattrraassoo nnoo ""tteem mppoo iim mppoossttoo ppeellooss ssuubboorrddiinnaaddooss"" eessttaarráá aauum meennttaannddoo ccaaddaa
vveezz m a i
mais). s ) .
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Ouuttrroo ssuubboorrddiinnaaddoo,, oo SSrr.. D Dee TTaall,, aaccaabbaa ddee sseerr ttrraannssffeerriiddoo ddee uum m oouuttrroo ddeeppaarrttaam
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m reunir-se logo mais, a fim de estabelecer uma série de objetivoss ppaarraa oo ccaarrggoo,, ee qquuee
l o g o m a i s , a f i m d e e s t a b el ec e r u m a s é r ie d e o b j e ti vo
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mooss eennttããoo aa qquueessttããoo""..
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sseegguuiinnttee ccaabbee aaoo G Geerreennttee aaddm miinniissttrraattiivvoo.. EEnnqquuaannttoo eellee nnããoo aa ttoom maarr,, eessttaarráá ccoomm oo
""mmaaccaaqquuiinnhhoo"" nnaass ccoossttaass ee oo ssuubboorrddiinnaaddoo ffiiccaarráá ddee bbrraaççooss ccrruuzzaaddooss.....
MMaass ppoorrqquuee aass ccooiissaass ssããoo aassssiim m?? PPoorrqquuee eem m ccaaddaa uum m ddooss ccaassooss oo G Geerreennttee ee oo
ssuubboorrddiinnaaddoo eenntteennddeem m logo de cara, consciente ou inconscientemente, que o tema eem
l o g o d e c a r a , c o ns c i e n t e o u i n c o n sc i en t e m e n t e , q u e o t e m a m qquueessttããoo
éé uum m pprroobblleemmaa ccoonnjjuunnttoo.. O O ""m maaccaaccoo"" eem m ccaaddaa ccaassoo ccoom meeççaa m moonnttaaddoo nnaass ccoossttaass ddee aam mbbooss..
TTuuddoo oo qquuee tteem m aa ffaazzeerr aaggoorraa éé m meexxeerr aa ppeerrnnaa eerrrraaddaa ee -- pprroonnttoo!! -- oo ssuubboorrddiinnaaddoo hhaabbiillmmeennttee
ttiirraa oo ccoorrppoo ffoorraa.. OOG Geerreennttee ffiiccaa,, aassssiim m,, ccoom mm maaiiss uum m bbiicchhoo eem m ssuuaa ccoolleeççããoo.. CCllaarroo qquuee
mmaaccaaccooss ppooddeem m sseerr eennssiinnaaddooss aa nnããoo m moovviimmeennttaarr aa ppeerrnnaa eerrrraaddaa.. M
Maass éé bbeem mm maaiiss ffáácciill eevviittaarr
qquuee eellee ssuubbaa nnaass ccoossttaass,, ppaarraa iinníícciioo ddee ccoonnvveerrssaa..
A
AFFIIN
NAALL,, Q
QUUEEM
M TTRRA
ABBA
ALLH
HAA PPA
ARRA
AQQU
UEEM
M??
IIm
maaggiinnee ssóó oo qquuee eessttããoo ddiizzeennddoo,, uum m aaoo oouuttrroo,, eennqquuaannttoo eessppeerraamm ppaarraa ddaarr aaqquueellaa
ppaallaavvrriinnhhaa ccoomm o Gerente: "Que chateação . O homem não é capaz de tomaarr uum
o G e r e n t e : " Q u e c h a t e a ç ã o . . . O h o m e m n ã o é c a p a z d e t o m maa ddeecciissããoo....
CCoom moo éé qquuee aallgguuéém m ccoonnsseegguuee cchheeggaarr ààqquueellaa ppoossiiççããoo nnaa eem mpprreessaa sseemm ccaappaacciiddaaddee ddee ddeecciiddiirr
ccooiissaa aallgguum a . É o q u e n in g u
ma. É o que ninguém entende ."é m e n t e n d e . . . "
OO ppiioorr ddee ttuuddoo éé qquuee aa rraazzããoo ppeellaa qquuaall oo G Geerreennttee nnããoo ppooddee ttoom maarr nneennhhuum maa ddaass
""pprroovviiddêênncciiaass sseegguuiinntteess"" éé qquuee oo sseeuu tteem
mppoo eessttáá qquuaassee iinntteeiirraam
meennttee ttoommaaddoo ccoom m oo aatteennddiim meennttoo
ddaass eexxiiggêênncciiaass ddoo ""bbiigg bboossss"" oouu ddaa pprróópprriiaa oorrggaanniizzaaççããoo.. PPaarraa ppooddeerr ccoonnttrroollaarr ttaaiiss eexxiiggêênncciiaass,,
eellee pprreecciissaa ddee tteemmppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo qquuee,, ppoorr ssuuaa vveezz,, llhhee éé nneeggaaddoo qquuaannddoo eessttáá ààss vvoollttaass ccoom m
ttooddooss eesssseess ""m a c a q u i n h o s " . E n f i m , o G e r e n t e f ic a p r e s
macaquinhos". Enfim, o Gerente fica preso a um verdadeiro círculo vicioso.o a u m v e r d a d e i ro c í r c ul o v i c i o s o .
M
Maass oo tteem
mppoo eessttáá sseennddoo ppeerrddiiddoo ((oo qquuee nnããoo éé bbeem
m vveerrddaaddee))..
2288
Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!
OOG Geerreennttee aaddm miinniissttrraattiivvoo cchhaam maa aa sseeccrreettáárriiaa ppeelloo iinntteerrffoonnee ee aa iinnssttrruuii aa ddiizzeerr aa sseeuuss
ssuubboorrddiinnaaddooss qquuee nnããoo ppooddeerráá vvêê--llooss aattéé sseegguunnddaa--ffeeiirraa ppeellaa m maannhhãã.. À Àss 88 hhoorraass ddaa nnooiittee eellee vvaaii
ppaarraa ccaassaa,, ccoom m o firme propósito de voltar ao escritório no dia segguuiinnttee ee ppaassssaarr oo ffiim
o fi r m e p r o p ó s i t o d e v o l t a r a o e s c r it ó ri o n o d i a s e m ddee
sseemmaannaa ttrraabbaallhhaannddoo.. RReettoorrnnaa aaoo eessccrriittóórriioo bbeem m--ddiissppoossttoo nnaa mmaannhhãã ddee SSáábbaaddoo aappeennaass ppaarraa vveerr,,
nnoo ccaam mpinho de futebol que fica do outro lado da rua e quee ppooddee sseerr vviissttoo ddaa jjaanneellaa ddee sseeuu
p i n h o d e fu t e b o l q u e f i c a d o o u t r o l a d o d a r u a e q u
eessccrriittóórriioo,, aaddiivviinnhhee qquueemm bbaatteennddoo uum maa bboolliinnhhaa ee ttoom maannddoo uum maass cceerrvveejjaass??
EErraa ssóó oo qquuee ffaallttaavvaa!! A Aggoorraa eellee ffiiccoouu ssaabbeennddoo qquueem m rreeaallm meennttee ttrraabbaallhhaa ppaarraa qquueem m..
AAlléém m ddoo m m ddee sseem
maaiiss,, aaggoorraa eenntteennddee qquuee,, ssee ccoonnsseegguuiirr rreeaalliizzaarr nneessttee ffiim maannaa ttuuddoo aaqquuiilloo qquuee
vveeiioo ddeecciiddiiddoo aa ffaazzeerr,, aa m moral de seus subordinados se elevará tanto qquuee eelleess aauum
o r a l d e s e u s s u b o r d in a d o s s e e le v a r á t a n t o meennttaarrããoo
ttrraannqqüüiillaammeennttee oo nnúúm meerroo ddee ""m maaccaaqquuiinnhhooss"" qquuee nnoo ffuuttuurroo ddeeiixxaarrããoo ssaallttaarr ppaarraa aass ccoossttaass ddoo
GGerente. Em suma, ele comprreeeennddee aaggoorraa,, ccoom
e r e n t e . E m s u m a , e l e c o m p m aa nniittiiddeezz ddee uum maa rreevveellaaççããoo nnuum mm moonnttee
ssaaggrraaddoo,, qquuee qquuaannttoo m maaiiss ssee aapprrooffuunnddaarr nnoo ttrraabbaallhhoo m maaiiss ee m maaiiss ffiiccaarráá aattrraassaaddoo nnoo
aatteennddiim mento dos problemas. Ele então deixa o escritório com a pressaa ddee qquueem
e n t o d o s p r o b l e m a s . E l e e n t ã o d e i x a o e s c r it ó r i o c o m a p r e s s m vvaaii ttiirraarr oo ppaaii
ddaa ffoorrccaa..
NNaa nnooiittee ddee D Doom miinnggoo eellee aassssiissttee aaoo ""SSaaii ddee BBaaiixxoo"" sseem m ccuullppaa ee ppeerrm
miittee--ssee aapprroovveeiittaarr 88
hhoorraass ddee ssoonnoo ttrraannqqüüiilloo ee iim mppeerrttuurrbbáávveell,, ppoorrqquuee jjáá tteem
m ppllaannooss bbeem m ddeeffiinniiddooss ppaarraa sseegguunnddaa--
ffeeiirraa.. RReessoollvveeuu lliivvrraarr--ssee ddoo ""TTeem mpo imposto por seus subordinados".. EEm
p o i m p o s t o p o r s e u s s u b or d in a d o s " m ttrrooccaa,, vvaaii ccoonnsseegguuiirr oo
eeqquuiivvaalleennttee eem m ""tteem mppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo"",, ppaarrttee ddoo qquuaall ppaassssaarráá ccoomm sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss ppaarraa qquuee
eesstteess aapprreennddaam m a difícil, porém compensadora, arte de "Como Cuiiddaarr ddee M
a d i fí c i l , p o r é m c o m p e n s a d o r a , a r te d e " C o m o C u Maaccaaccooss""..
OOG Geerreennttee ttaammbbéém m tteerráá bbaassttaannttee tteem mppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo àà ssuuaa ddiissppoossiiççããoo ppaarraa ccoonnttrroollaarr oo
ccrroonnooggrraam ma e a espécie não só do tempo qquuee llhhee éé eexxiiggiiddoo ppeelloo ""bbiigg bboossss"",, m
a e a e s p é ci e n ã o s ó d o te m p o maass ttaam mbbéém m ddoo
tteemmppoo qquuee llhhee éé eexxiiggiiddoo ppeellaa eem mpprreessaa.. TTuuddoo iissssoo ppooddeerráá lleevvaarr vváárriiooss m meesseess;; ppoorréém m,, qquuaannddoo
ccoom mparado com a maneira como as coisas iam antes, as compensações são enormeess.. O
p a r a do c o m a m a n e i r a c o m o a s c o i s a s i a m a n t e s , a s c om p e n s a ç õ e s s ã o e n o r m O sseeuu
oobbjjeettiivvoo ffiinnaall éé oo ddee ggeerriirr sseeuu pprróópprriioo tteem
mppoo aaddm miinniissttrraattiivvoo..
EEnnqquuaannttoo iissttoo,, ppaassssee aa oobbsseerrvvaarr ee lliissttaarr eem m uum maa ffoollhhaa àà ppaarrttee oo sseeuu zzoooollóóggiiccoo ppeessssooaall,, aa
ppaarrttiirr ddee aaggoorraa m e s m o ( n o t e m p o
mesmo (no tempo que lhe sobrar .):q u e l h e s o b r a r . . .) :
M
Maaccaaqquuiinnhhooss qquuee aa oorrggaanniizzaaççããoo m
mee iim mppõõee::
M
Macaquinhos legitimamente impostos ppeelloo m
a c a q u i n h os l e g it i ma m e n t e i m p o s t o s meeuu cchheeffee::
M
Meeuuss pprróópprriiooss ee lleeggííttiim
mooss m
maaccaaqquuiinnhhooss::
C
CUUIID
DAADDOO PPA
ARRA
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CAAQQUUIIN
NHHO OSS Q
QUUEE ""M
MAAN
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AR RAACCIIM MA A"" EE
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XOO"" N
NÃÃO
O SSEE TTRRAAN
NSSFFO
ORRM
MEEMM EEM
MGGOOR RIILLÕ
ÕEESS!!.....
CCaappííttuulloo SSeegguunnddoo
2299
Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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OOG Geerreennttee vvoollttaa aaoo eessccrriittóórriioo,, SSeegguunnddaa--FFeeiirraa ddee m maannhhãã,, eem m tteem mppoo ppaarraa ppeerrmmiittiirr qquuee
sseeuuss qquuaattrroo ssuubboorrddiinnaaddooss ssee rreeúúnnaam m nnaa aannttee--ssaallaa ppaarraa vvêê--lloo ààss vvoollttaass ccoom m ooss ""m maaccaaqquuiinnhhooss""
qquuee llhhee ccoollooccaarraam m nas costas. Ele os chama à sua sala, um por vez. A finaliddaaddee ddee ccaaddaa
n a s c o s t a s . E l e o s c h a m a à s u a s a l a , u m p o r ve z . A f i n a l i
eennttrreevviissttaa éé aa ddee ppeeggaarr uumm ""m maaccaaqquuiinnhhoo"",, ccoollooccáá--lloo jjeeiittoossaam meennttee ssoobbrree aa m
meessaa eennttrree eelleess ee,, eem
m
ccoonnjjuunnttoo,, iimmaginar de que modo a providência seguinte poderá ficar por conta do subordinado..
a g i n a r d e q u e m o d o a p r o v i d ê n c ia s eg u i n t e p o d e rá f i c a r p o r co n t a d o s u bo r d i n a d o
EEm m cceerrttooss ccaassooss,, iissssoo ppooddee sseerr uum maa ttrreem meennddaa dduurreezzaa..
AA pprróóxxiim maa pprroovviiddêênncciiaa,, ppoorr ppaarrttee ddoo ssuubboorrddiinnaaddoo,, ppooddeerráá sseerr ddeeffiinniiddaa ddee mmaanneeiirraa ttããoo
vvaaggaa ee iinnddeecciiffrráávveell ppoorr eessttee qquuee oo G Geerreennttee rreessoollvvaa -- ppeelloo m meennooss ppoorr eennqquuaannttoo -- ddeeiixxaarr oo
m a c a c o p a s s a r a n o i t e n as c o s t as
macaco passar a noite nas costas do subordinado, fazendo com qquuee eessttee oo ttrraaggaa ddee vvoollttaa nnoo ddiiaa
d o s u b o r d i n a d o , f a z e n d o c o m
sseegguuiinnttee,, aa uummaa ddeetteerrm miinnaaddaa hhoorraa,, ppaarraa ccoonnttiinnuuaarreem m aa ddiissccuussssããoo eem
m ccoonnjjuunnttoo,, ee ssóó eennttããoo sseejjaa
ttoom a d a u m a d e l i b er a ç ã o m a i s c o n c
mada uma deliberação mais concreta por parte do subordinado. r e ta p o r p a r t e d o s u b o r d i n ad o .
ÉÉ bboom m qquuee ssee ddiiggaa qquuee ooss m maaccaaccooss ccoossttuum maam miirr ttããoo bbeem
m ddoorrm m nnaass ccoossttaass oouu nnooss oom
mbbrrooss
ddooss ssuubboorrddiinnaaddooss qquuaannttoo nnaass ccoossttaass ddee sseeuuss ssuuppeerriioorreess..
ÀÀm meeddiiddaa qquuee ooss ssuubboorrddiinnaaddooss vvããoo ddeeiixxaannddoo aa ssaallaa,, oo G Geerreennttee éé rreeccoommppeennssaaddoo ppeellaa
vviissããoo ddooss ""m maaccaaqquuiinnhhooss"" ssaaiinnddoo ddee sseeuu eessccrriittóórriioo,, m
moonnttaaddooss nnaass ccoossttaass ddee ccaaddaa ssuubboorrddiinnaaddoo..
DDuurraannttee aass 2244 hhoorraass sseegguuiinntteess,, oo ssuubboorrddiinnaaddoo nnããoo ffiiccaarráá eessppeerraannddoo,, m
maass ssiimm oo G Geerreennttee éé qquuee
eessttaarráá aagguuaarrddaannddoo oo ssuubbaalltteerrnnoo..
MMaaiiss ttaarrddee,, ccoommoo ssee ffoossssee ppaarraa lleemmbbrraarr--ssee ddee qquuee nnããoo eexxiissttee nneennhhuum maa lleeii qquuee oo pprrooííbbaa
ddee ddeeddiiccaarr--ssee aa uum m exercício saudável e útil nesse meio tempo, o Gerente paassssaa ppeellaass ssaallaass ddee
e x e rc í c i o s a u d á ve l e ú t il n es s e m e i o t e mp o , o G e r e n t e p
sseeuuss aauuxxiilliiaarreess,, ddáá uummaa eessppiiaaddiinnhhaa ppeellaa ppoorrttaa ee,, jjoovviiaallm
meennttee,, ppeerrgguunnttaa:: ""CCoommoo vvaaii aa ccooiissaa,,
rraappaazzeess??""
OO tteem mppoo ggaassttoo ccoom m iissssoo éé ""ddiissccrriicciioonnáárriioo"" ppaarraa oo GGeerreennttee ee ""iimmppoossttoo ppeelloo ssuuppeerrvviissoorr""
ppaarraa oo ssuubboorrddiinnaaddoo ((ppaarreeccee qquuee aallgguum
mas coisas estão começando a entrarr nnooss eeiixxooss....))..
a s c o i s a s e s t ã o c o m e ç a nd o a e n t ra
Q
Quuaannddoo oo ssuubboorrddiinnaaddoo ((ccoom m oo ""m maaccaaccoo"" ààss ccoossttaass)) ee oo G Geerreennttee ssee rreeúúnneem m àà hhoorraa
aapprraazzaaddaa ddoo ddiiaa sseegguuiinnttee,, oo G Geerreennttee eexxpplliiccaa qquuaaiiss ssããoo ooss rreegguullaam meennttooss,, m maaiiss oouu m meennooss aassssiimm::
""D a n e i r a a l g u m a , e n q u a n t o e u o e s t i v
De maneira alguma, enquanto eu o estiver ajudando nesta ou em qualquer outra questão, o seuu
e m e r a j u d a n d o n e s t a o u e m q u a l q u e r o u t r a q u e stã o , o s e
pprroobblleemmaa ssee ttoorrnnaarráá m meeuu pprroobblleem maa.. N Noo m moom meennttoo eem m qquuee oo sseeuu pprroobblleem maa ssee ttoorrnnaarr m meeuu,, vvooccêê
nnããoo m a i s t e r á u m p r o b l e m a e
mais terá um problema em suas mãos. E eu não posso ajudar quem não tem prroobblleem
m s u a s m ã o s . E e u n ã o p o s s o a j u d a r q u e m n ã o t e m p maass,,
cceerrttoo?? PPoorrttaannttoo,, qquuaannddoo eessttaa rreeuunniiããoo ssee eenncceerrrraarr,, oo pprroobblleem maa ssaaiirráá ddeessttaa ssaallaa eexxaattaammeennttee ddaa
m e s m a f o r m a c o m o e n t r o u - n o s s e u s o m b r o s . V
mesma forma como entrou - nos seus ombros. Você poderá pedir a minha ajuda a qquuaallqquueerro c ê p o d e r á p e d ir a m i n h a a j u d a a
mmoom meennttoo ee nnóóss ttoom maarreem mooss uum maa ddeecciissããoo ccoonnjjuunnttaa ssoobbrree qquuaall sseerráá aa pprróóxxiim maa pprroovviiddêênncciiaa aa sseerr
ttoommaaddaa ee qquuaall ddooss ddooiiss aa ttoom maarráá""..
""NNooss rraarrooss ccaassooss eem m qquuee aa pprroovviiddêênncciiaa sseegguuiinnttee ccoouubbeerr aa m miimm,, vvooccêê ee eeuu
mos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que eu não tom
eessttaabbeelleecceerreem o s i s s o d e c o mu m a c o r d o . Por t a nt o, fi c a e nt e n d i d o q u e e u n ã o t o maarreeii nneennhhuum
maa
pprroovviiddêênncciiaa ssoozziinnhhoo!!""
O
OG Geerreennttee sseegguuee eessttaa m
meessmmaa lliinnhhaa ddee ppeennssaam meennttoo ccoom m ccaaddaa uum m ddee sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss,,
aattéé qquuee lláá ppeellaass 1111 hhoorraass ddaa m a n h ã p e r c e b e q u e n
manhã percebe que não precisa mais manteerr aa ppoorrttaa ffeecchhaaddaa.. SSeeuuss
ã o p r e c is a m a i s m a n t
""mmaaccaaqquuiinnhhooss"" ddeessaappaarreecceerraam m qquuaassee ttooddooss.. EElleess ppooddeerrããoo vvoollttaarr -- m maass ssoommeennttee ccoom m hhoorraa
m a r c a d a . S u a a g e n d a d e c o m p r o m i s s
marcada. Sua agenda de compromissos vai cuidar disso, doravante. o s v a i c ui d a r d i s s o , d o r a va n t e .
TRANSFERINDO A INICIATIVA
3300
Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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OO qquuee eessttiivveem mooss tteennttaannddoo ffaazzeerr ccoom m eessttaa aannaallooggiiaa ddoo ""m maaccaaqquuiinnhhoo nnaass ccoossttaass"" éé
ttrraannssffeerriirr aa iinniicciiaattiivvaa ddoo G Geerreennttee ppaarraa sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss ee m maannttêê--llaa aaíí.. PPrrooccuurraam mooss rreessssaallttaarr
uum m truísmo tão evidente quanto sutil. Ou seja, antes que um Gerente possa criarr oo sseennssoo ddee
t r u í s m o t ã o e v i d e nt e q u a n t o s u t il . O u s e j a , a n t e s q u e u m G e r e n t e p o s s a c ri a
iinniicciiaattiivvaa eem
m sseeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss,, ddeevveerráá aasssseegguurraarr--ssee ddee qquuee eelleess ttêêm m iinniicciiaattiivvaa.. SSee eellee aa ttiirraarr
ddeelleess,, nnããoo m mais a terão e então ele pode perfeitamente dar adeus ao seuu ""tteem
a i s a t e r ã o e e n t ã o e le p o d e p e r fe i t a me n t e d a r a d eu s a o s e mppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo""..
VVoollttaarráá,, ttooddoo eellee,, aa sseerr ""tteem mppoo iim mppoossttoo ppeellooss ssuubboorrddiinnaaddooss""..
TTaam mbbéém m nnããoo éé ppoossssíívveell qquuee aam mbbooss,, G Geerreennttee ee ssuubboorrddiinnaaddoo,, ttoommeem m aa m meessm maa iinniicciiaattiivvaa
aaoo m meessm moo tteem mppoo.. O O cclláássssiiccoo iinníícciioo ddee ccoonnvveerrssaa,, ""CChheeffee,, tteem mooss uum m ppeeqquueennoo pprroobblleem maa"",, ddáá aa
eenntteennddeerr eessssaa dduuaalliiddaaddee ee aapprreesseennttaa,, ccoonnffoorrm me já ressaltado anteriormente, que hháá uum
e j á r e s sa l t a d o a n t e ri o r m e n t e , qu e m
""mmaaccaaqquuiinnhhoo"" eem mppoolleeiirraaddoo nnaass ccoossttaass ddee ccaaddaa uum m,, oo qquuee éé uum maa ffoorrm maa m muuiittoo rruuiim
m ddee aabboorrddaarr
qquuaallqquueerr aassssuunnttoo.. PPoorr iissssoo,, ttoom
meem mooss aallgguunnss m miinnuuttooss ppaarraa eexxaam miinnaarr oo qquuee pprreeffeerriimmooss cchhaam maarr
ddee ""A Annaattoommiiaa ddee IInniicciiaattiivvaa A
Addm miinniissttrraattiivvaa""..
EExxiisstteem
m qquuaattrroo ggrraauuss ddee iinniicciiaattiivvaa qquuee uum
mAAddm
miinniissttrraaddoorr ppooddee eexxeerrcceerr eem
m rreellaaççããoo aaoo
SSuuppeerriioorr ee àà O r g a n i z
Organização: a çã o:
EEvviiddeenntteemmeennttee,, oo AAddm miinniissttrraaddoorr ddeevvee sseerr ssuuffiicciieenntteemmeennttee pprrooffiissssiioonnaall ppaarraa nnããoo ttoom maarr
aass iinniicciiaattiivvaass 11 ee 22,, qquueerr sseejjaa eem m rreellaaççããoo aaooss SSuuppeerrvviissoorreess oouu àà O Orrggaanniizzaaççããoo.. U Umm
AAdministrador que se vale da iniciativa 1 não pode controlar os prazos nem o tipo dee
d m i n i s t r a do r q u e s e v a l e d a i n i c i a ti v a 1 n ã o p o d e c o n t r o la r o s p r a z o s n e m o t i p o d
aapprroovveeiittaam meennttoo ddoo tteemmppoo iimmppoossttoo ppeelloo SSuuppeerrvviissoorr oouu ppeellaa O Orrggaanniizzaaççããoo..
CCO
OMMO
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DAARR D
DOOSS ""M
MAACCA
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AA ffiim m ddee mmeellhhoorr eessttaabbeelleecceerr nnoossssaa aannaallooggiiaa eennttrree aa eessttóórriiaa ddoo ""m maaccaaqquuiinnhhoo nnaass ccoossttaass""
ee ooss ccoonnhheecciiddooss pprroocceessssooss ddee aattrriibbuuiirr ee ccoonnttrroollaarr ttaarreeffaass,, vvoolltteem
mos rapidaam
o s r a p i d meennttee àà pprrooggrraam maaççããoo
oouu aaggeennddaa ddee ccoom mpprroom miissssooss ddoo AAddm miinniissttrraaddoorr,, qquuee eessttiippuullaa cciinnccoo rreeggrraass eessttrriittaass ee oobbjjeettiivvaass
rreegguullaammentando os "Cuidados e Alimeennttaaççããoo ddee M
e n t an d o o s " C u id a d o s e A l im Maaccaaccooss"".. Q Quuaallqquueerr vviioollaaççããoo ddeessssaass rreeggrraass
ccuussttaarráá tteemmppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo!!
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Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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AA ppooppuullaaççããoo ddee ""m maaccaaccooss"" ddeevvee sseerr m maannttiiddaa aabbaaiixxoo ddoo lliim
miittee qquuee oo AAddm miinniissttrraaddoorr tteem
m
ccoonnddiiççõõeess ddee ccuuiiddaarr.. SSeeuuss ssuubboorrddiinnaaddooss ccrriiaarrããoo ttaannttooss ""m
maaccaaqquuiinnhhooss"" qquuaannttooss eellee ttiivveerr tteem
mppoo
ddee ttrraattaarr,, m
maass nnããoo m maaiiss.. NNããoo ddeevvee lleevvaarr m maaiiss ddee cciinnccoo aa qquuiinnzzee m miinnuuttooss ppaarraa ccuuiiddaarr ddee uum m
""mmaaccaaqquuiinnhhoo"" jjáá ddeevviiddaam meennttee pprreeppaarraaddoo..
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Oss ""m maaccaaqquuiinnhhooss"" ddeevveem m sseerr ttrraattaaddooss ppeessssooaallm
meennttee oouu ppeelloo tteelleeffoonnee,, mmaass nnuunnccaa ppoorr
eessccrriittoo.. ((SSee ffoorr eessccrriittoo,, aa pprroovviiddêênncciiaa sseegguuiinnttee ccaabbeerráá aaoo ssuuppeerriioorr -- lleem
mbbrraa--ssee??)).. AA ttrrooccaa ddee
ccoorrrreessppoonnddêênncciiaa,, CCCC m mail, E-mails, etc. podem ajudar no processo de alimentação,, m
a i l , E- m a i l s , e t c . p o d e m a j u d a r n o p r o c e s s o d e a l i me n t a ç ã o maass nnããoo
ssuubbssttiittuueemm aa ccoom miiddaa..
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TTooddoo ""m maaccaaccoo"" ddeevvee tteerr uum maa hhoorraa mmaarrccaaddaa ppaarraa aa ""pprróóxxiim maa rreeffeeiiççããoo"" bbeem m ccoom moo uum m
""ggrraauu ddee iinniicciiaattiivvaa"" pprréé--eessttaabbeelleecciiddoo.. A
Ammbbooss ddeevveem m sseerr rreevviissaaddooss aa qquuaallqquueerr m moom meennttoo,, ddee
ccoommuum m aaccoorrddoo,, m maass nnããoo ddeevveem m sseerr vvaaggooss oouu iinnddeeffiinniiddooss.. CCaassoo ccoonnttrráárriioo,, oo ""m moorrrree
maaccaaccoo"" oouu m
ddee iinnaanniiççããoo oouu aaccaabbaa oouuttrraa vveezz nnaass ccoossttaass ddoo AAddm miinniissttrraaddoorr..
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O ccoonnsseellhhoo ""m maanntteennhhaa ccoonnttrroollee ddooss pprraazzooss ee ddoo ttiippoo ddee aaççããoo qquuee ttoom maarr"" ccoonnssttiittuuii uumm
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ssee ddee qquuee ccaaddaa uum d e s e u
m de seus subordinados possui realmente a suficientee iinniicciiaattiivvaa,, sseem
s s u b o r d in a d o s p o s s ui r e a l m e n t e a s u f i c i e n t m aa qquuaall
nnããoo ppooddee eexxeerrcceerr uum
maa aattiivviiddaaddee aaddm miinniissttrraattiivvaa ee,, eennttããoo,, cceerrttiiffiiccaarr--ssee ddee qquuee ttaall iinniicciiaattiivvaa sseejjaa
rreeaallme n t e t om
mente tomada. a d a .
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A tteerrcceeiirraa éé ppaarraa qquuee uussee oouuttrraa ppaarrttee ddee sseeuu tteem mppoo ddiissccrriicciioonnáárriioo,, aaggoorraa m maaiiss aam mpplloo,, nnoo
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oouu ppeellaa O Orrggaanniizzaaççããoo..
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Administração do Tempo – Por Sandro Neto Ribeiro
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OO rreessuullttaaddoo ddee ttuuddoo iissssoo éé qquuee oo A Addmmiinniissttrraaddoorr aauum meennttaarráá ssuuaa iinnfflluuêênncciiaa ppeessssooaall,, oo
qquuee,, ppoorr ssuuaa vveezz,, ppeerrm
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tteem p o q u e d e s p e n d e r or g a n i z a n d o
mpo que despender organizando seu tempo de administração. se u t e m p o d e a d m i n i s t r a çã o .
EExxttrraaííddoo ddaa::
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