Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

e-ARQ Brasil

2009 dezembro Verso 1.1

EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL

Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Claudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional Margareth da Silva Arquivo Nacional Rosely Curi Rondinelli Fundao Casa de Rui Barbosa
Equipe de sistematizao dos metadados da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Brenda Couto de Brito Rocco Arquivo Nacional Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional Claudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional Luiz Fernando Sayo Comisso Nacional de Energia Nuclear Margareth da Silva Arquivo Nacional Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas Rosely Curi Rondinelli Fundao Casa de Rui Barbosa
Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho

Ana Pavani PUC-RJ at setembro de 2004 Brenda Couto de Brito Rocco Arquivo Nacional a partir de maio de 2007 Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional Carlos Henrique Marcondes Universidade Federal Fluminense a partir de maio de 2007 Carmen Tereza Coelho Moreno Biblioteca Nacional at julho de 2005 Claudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional Cludio Muniz Machado Cavalcanti Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto a partir de fevereiro de 2008 Ednylton Franzosi Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto de maro de 2005 at fevereiro de 2008 Gladys Machado Pereira Santos Lima Marinha do Brasil de abril de 2006 a junho de 2007 Humberto Innarelli Universidade Estadual de Campinas Joo Alberto de Oliveira Lima Senado Federal a partir de julho de 2008 Luiz Fernando Sayo Comisso Nacional de Energia Nuclear Marcos de Oliveira Matos Marinha do Brasil at julho de 2004 Margareth da Silva Arquivo Nacional Maria Izabel de Oliveira Arquivo Nacional Maria Rosangela da Cunha Marinha do Brasil at agosto de 2008 Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas Paulo Roberto Ferreira Passos Presidncia da Republica at maio de 2005 Rosely Curi Rondinelli Fundao Casa de Rui Barbosa Sergio Dagnino Falco Cmara dos Deputados Vanderlei Batista dos Santos Cmara dos Deputados
Colaboradores

Ana Celeste Indolfo Arquivo Nacional Elisabeth Maulo Arquivo Nacional Eugnio Pacelli Casa Civil da Presidncia da Repblica Jos Mrcio Batista Rangel Arquivo Nacional Nilmar Sasse Analista de Sistemas Rodolfo de Sousa Nascimento Arquivo Nacional Vera Lcia Hess de Mello Lopes Arquivo Nacional

Contribuies s consultas pblicas

Adriana Lampert Berwanger, Carmem Clia Vieira dos Santos, Eliane de Mello Miranda, Emiliano Medeiros, Ftima Lcia Gazen de Mesquita, Leonice Geni Rpke, Luciana Baggio Bortolotto, Marcelo Bernardes, Norma Helena Kunrath e Vanessa Berwanger Sandri (Ministrio Pblico do Rio Grande do Sul); Albano Oliveira, Aurora Freixo, Pablo Soledade, Ricardo Andrade e Tarsio Cavalcante (Grupo de Estudos sobre Cultura, Representao e Informao Digital/Instituto de Cincia da Informao da Universidade Federal da Bahia); Alraune Reinke da Paz, Andresa de Moraes e Castro e Sebastiana Coelho Costa (Secretaria de Arquivo do Senado Federal); Claudia Martinez Bandeira Oliveira; Jackson Guterres dos Santos; Jairo Fonseca; Kathya S. O. Campelo Bezerra; Katia de Pdua Thomaz; Luiz Fernando Duarte de Almeida; Marcelo Breganhola; Nelson da Silva e Ricardo Felipe Custdio (Laboratrio de Segurana em Computao da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa LabSEC/RNP); Nicir Maria Gomes Chaves; Patricia Dias de Rossi; Snia Reimo; Vilma Jesus de Oliveira, Ana Ctia Ferreira Viana, Danielle da Silva Rocha, Fabianne Gonalves e Ivonete Pereira Tavares (Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica e Museu Aeroespacial/Comando da Aeronutica/Ministrio da Defesa). O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes (CPqD) apoiou o Arquivo Nacional na redao dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.

Reviso

Alba Gisele Gouget Arquivo Nacional Mariana Simes Arquivo Nacional

Sumrio
INTRODUO .............................................................................................................8
1 2 3 4 Objetivos ......................................................................................................... 12 mbito e utilizao ............................................................................................ 12 Limites da especificao..................................................................................... 13 Normas e outras orientaes de referncia ........................................................... 14 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 Normas .................................................................................................... 14 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos ............................................... 14 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica Padres, modelos e esquemas de metadados ................................................ 15 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais ....................... 15

de documentos ................................................................................................. 15

Organizao da especificao ............................................................................. 15

PARTE I................................................................................................ GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS..................................................................18

1 2 3 4 5 Consideraes iniciais ........................................................................................ 18 O que gesto arquivstica de documentos? ........................................................ 20 Definio da poltica arquivstica ......................................................................... 22 Designao de responsabilidades ........................................................................ 23 Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de documentos ...... 23 5.1 5.2 5.3 6 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos ........................................................................................ 25 Metodologia do programa de gesto............................................................ 27 Suspenso ou extino do SIGAD ............................................................... 32

Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais ..................................................................................... 32 6.1 Captura ................................................................................................... 32 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Registro ........................................................................................ 33 Classificao.................................................................................. 35 Indexao ..................................................................................... 36 Atribuio de restrio de acesso ..................................................... 36 Arquivamento ................................................................................ 36

Avaliao, temporalidade e destinao ........................................................ 37 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ................................... 40 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana....... 40 Armazenamento ....................................................................................... 43 Preservao ............................................................................................. 45 Plano de classificao e cdigo de classificao............................................. 47 Tabela de temporalidade e destinao ......................................................... 47

Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos................................ 46 7.1 7.2

7.3 7.4 7.5 7.6

Manual de gesto arquivstica de documentos .............................................. 48 Esquema de classificao de acesso e segurana .......................................... 49 Glossrio ................................................................................................. 49 Vocabulrio controlado e tesauro ................................................................ 49

PARTE II ESPECIFICAO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO

ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)...................................................................50
ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE ...................................................................................50

Organizao dos documentos arquivsticos: plano de classificao e manuteno dos documentos................................................................................................ 50 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Configurao e administrao do plano de classificao no SIGAD .................. 52 Classificao e metadados das unidades de arquivamento ............................. 54 Gerenciamento dos dossis/processos ......................................................... 55 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos .............................. 56 Volumes: abertura, encerramento e metadados............................................ 58 Gerenciamento de documentos e processos/dossis arquivsticos convencionais e hbridos................................................................................................ 59

Tramitao e fluxo de trabalho ........................................................................... 60 2.1 2.2 Controle do fluxo de trabalho ..................................................................... 61 Controle de verses e do status do documento ............................................. 63 Procedimentos gerais ................................................................................ 65 Captura em lote........................................................................................ 69 Captura de mensagens de correio eletrnico ................................................ 69 Captura de documentos convencionais ou hbridos........................................ 70 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados.............. 71 Estrutura dos procedimentos de gesto ....................................................... 72 Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos............ 74 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos ................. 76 Exportao de documentos ........................................................................ 77 Eliminao ............................................................................................... 79 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos... 81 Aspectos gerais ........................................................................................ 82 Pesquisa e localizao ............................................................................... 82 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som ............................... 84 Cpias de segurana ................................................................................. 87 Controle de acesso.................................................................................... 88

Captura ........................................................................................................... 64 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Avaliao e Destinao ...................................................................................... 73 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ........................................... 81 5.1 5.2 5.3

Segurana........................................................................................................ 86 6.1 6.2

6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 7

Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel ............................................................................... 91 Trilhas de auditoria ................................................................................... 93 Assinaturas digitais ................................................................................... 96 Criptografia.............................................................................................. 97 Marcas dgua digitais ............................................................................... 98 Acompanhamento de transferncia ............................................................. 99 Autoproteo ......................................................................................... 100

6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivsticos digitais .......................... 101 Armazenamento.............................................................................................. 103 7.1 7.2 7.3 8 8.1 8.2 8.3 9 Durabilidade........................................................................................... 103 Capacidade ............................................................................................ 105 Efetividade de armazenamento................................................................. 106 Aspectos fsicos ...................................................................................... 108 Aspectos lgicos ..................................................................................... 109 Aspectos gerais ...................................................................................... 110

Preservao ................................................................................................... 106

Funes Administrativas .................................................................................. 110

10 Conformidade com a legislao e regulamentaes ............................................. 111 11 Usabilidade .................................................................................................... 111 12 Interoperabilidade........................................................................................... 115 13 Disponibilidade ............................................................................................... 116 14 Desempenho e escalabilidade ........................................................................... 117
METADADOS ............................................................................................................. 119

Documento .................................................................................................... 127 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Identificador do documento...................................................................... 128 Nmero do documento ............................................................................ 128 Nmero do protocolo............................................................................... 129 Identificador do processo/dossi............................................................... 129 Nmero do processo/dossi ..................................................................... 130 Identificador do volume ........................................................................... 131 Nmero do volume ................................................................................. 131 Tipo de meio .......................................................................................... 132 Status ................................................................................................... 132

1.10 Identificador de verso............................................................................ 133 1.11 Ttulo .................................................................................................... 133 1.12 Descrio............................................................................................... 134 1.13 Assunto ................................................................................................. 134 1.14 Autor .................................................................................................... 135 1.15 Destinatrio ........................................................................................... 135 1.16 Originador ............................................................................................. 136 1.17 Redator ................................................................................................. 136

1.18 Interessado............................................................................................ 137 1.19 Procedncia ........................................................................................... 137 1.20 Identificador do componente digital .......................................................... 138 1.21 Gnero .................................................................................................. 139 1.22 Espcie.................................................................................................. 139 1.23 Tipo ...................................................................................................... 140 1.24 Idioma .................................................................................................. 140 1.25 Quantidade de folhas/pginas .................................................................. 141 1.26 Numerao sequencial dos documentos ..................................................... 141 1.27 Indicao de anexos................................................................................ 142 1.28 Relao com outros documentos............................................................... 142 1.29 Nveis de acesso ..................................................................................... 143 1.30 Data de produo ................................................................................... 143 1.31 Classe ................................................................................................... 144 1.32 Destinao prevista................................................................................. 144 1.33 Prazo de guarda ..................................................................................... 145 1.34 Localizao ............................................................................................ 145 2 3 Evento de gesto ............................................................................................ 146 Classe ........................................................................................................... 150 3.1 3.2 4 5 Descrio da classe ................................................................................. 150 Temporalidade associada classe ............................................................. 151

Agente........................................................................................................... 152 Componente digital ......................................................................................... 153 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Identificador do componente digital .......................................................... 153 Nome original......................................................................................... 154 Caractersticas tcnicas ........................................................................... 154 Formato de arquivo................................................................................. 155 Armazenamento ..................................................................................... 156 Ambiente de software ............................................................................. 157 Ambiente de hardware ............................................................................ 157 Dependncias......................................................................................... 158 Relao com outros componentes digitais .................................................. 158

5.10 Fixidade................................................................................................. 159 6 Evento de preservao..................................................................................... 160

GLOSSRIO .............................................................................................................. 162 REFERNCIAS ........................................................................................................... 177

Introduo
Neste documento, apresentado um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e-ARQ Brasil), elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. No perodo de 2004 a 2006, foram redigidas a Parte I e a seo Aspectos de funcionalidades da Parte II e, entre 2007 e 2009, foi elaborado o esquema de metadados, que complementa a Parte II. Este trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de documentos em formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas reas, entre as quais arquivologia e tecnologia da informao. Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento arquivstico digital para poder analisar e propor solues que enfrentem os desafios trazidos por este formato. Inicialmente, importante explicitar as definies de documento arquivstico e documento arquivstico digital estabelecidas pela CTDE. Essas definies, assim como outros conceitos aqui utilizados, encontram-se no glossrio.

O que documento arquivstico? um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O que documento digital? a informao registrada, codificada em dgitos binrios e acessvel por meio de sistema computacional. O que documento arquivstico digital? um documento digital que tratado e gerenciado como um documento arquivstico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos. O que documento arquivstico convencional? um documento arquivstico no digital.

Em seguida, devem ser considerados os fundamentos da diplomtica,1 da arquivologia, especialmente da gesto de documentos, e da tecnologia da informao para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade.

Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos. 8

O que e-ARQ Brasil? uma especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificao de documentos arquivsticos digitais.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantado. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD. Os requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto arquivstica de documentos. O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos, desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua destinao final. Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno de documentos arquivsticos.

O que SIGAD? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao destes. O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos.

A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e possam ser preservados com essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais.
9

Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre sistema de informao, gesto arquivstica de documentos, sistema de gesto arquivstica de documentos, gerenciamento eletrnico de documentos (GED) e sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD).

Sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.

Gesto arquivstica de documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Sistema de gesto arquivstica de documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos.

Gerenciamento eletrnico de documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao no estruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras. A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios.

Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produo at a destinao final, seguindo os princpios da gesto arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado. Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivsticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
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O SIGAD aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados. Com base nestas definies, podemos tecer as seguintes consideraes: Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao, entre outros; Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepo orgnica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida2 dos documentos; Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.

Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa;3 gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico);4

O ciclo de vida refere-se s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao).
3

Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como, por exemplo, um relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h que se considerar a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
4

Ver Glossrio. 11

 integrao entre documentos digitais e convencionais; foco na manuteno da autenticidade dos documentos; avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente; aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos; transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao; gesto de preservao dos documentos.

A especificao dos requisitos e dos metadados a serem implementados em um SIGAD ser tratada na Parte II deste documento.

OBJETIVOS
Orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais; Fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a especificao e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.

MBITO E UTILIZAO

O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um j existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos. O e-ARQ Brasil aplicvel aos sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais. Com relao aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos. Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ Brasil aplicvel aos setores pblico e privado de qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes tipos de documentos arquivsticos. Destina-se, igualmente, aos documentos relativos s atividades-meio e s atividades-fim de um rgo ou entidade e no se restringe a um ramo de atividade especfica. Pode ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio,
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a fim de uniformizar o desenvolvimento e aquisio de sistemas que visam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital. O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a: fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos; profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo desses servios a partir de uma abordagem arquivstica; usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD instalado; potenciais usurios de um SIGAD: como apoio na elaborao de edital para apresentao de propostas de fornecimento de software; potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para a especificao dos servios a serem comprados; organizaes de formao: como um documento de referncia para a formao em gesto arquivstica de documentos; instituies acadmicas: como recurso de ensino.

Todo o contedo deste documento est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas e especificaes contidas neste documento esto alinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica, e permaneam acessveis. O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries sua reproduo nem utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem necessidade de autorizao especfica, desde que sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional de Arquivos. O uso do material, no todo ou em parte, com fins depreciativos ser objeto de tratamento jurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo da Casa Civil da Presidncia da Repblica, detentor dos direitos autorais. proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fins comerciais.

LIMITES DA ESPECIFICAO

O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao, ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o eARQ Brasil sozinho no abrange todos os requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar este modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades, os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e, dependendo da situao, acrescentar requisitos
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especficos e/ou assegurar que os requisitos listados aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser classificados como obrigatrios. Alm disso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de uma poltica arquivstica abrangente que no se limita, pura e simplesmente, a selecionar um software ou adaptar um j existente. O e-ARQ Brasil, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a critrio de cada organizao ou grupo de organizaes a deciso de como adot-lo, se de forma modular ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar que o presente documento foi elaborado para profissionais das reas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre eles para que a implementao seja bem-sucedida.

NORMAS E OUTRAS ORIENTAES DE REFERNCIA

4.1 Normas
a) Sobre especificao de requisitos de segurana funcional: ISO 15408 Common criteria 2.x., 2005

b) Sobre gesto de documentos: AS ISO 15489.1 Australian standard records management. Part 1: general, 2002 AS ISO 15489-2 Australian standard records management. Part 2: guidelines, 2002

c) Sobre preservao: ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS), 2003

d) Sobre metadados: ISO 23081-1 Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles, 2006 ISO 15836 Dublin core metadata element set, 2003

4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos

Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

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Resoluo do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004 Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos

Design criteria standard for electronic applications: DOD 5015.2-STD, 2002 records management software

MoReq Modelo de requisitos para a gesto de arquivos electrnicos, 2002 Requirements for electronic records requirements, United Kingdom, 2002 management systems: Functional

4.4 Padres, modelos e esquemas de metadados

e-Government Metadata Standard e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004 Metainformao para Interoperabilidade de Portugal MIP, Lisboa, 2006 MoReq 2 Model requirements for the management of electronic records update and extension, 2007 Padro de Metadados do Governo Eletrnico e-PMG, Brasil (minuta) PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 2

4.5 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais

Directrices para la preservacin del patrimonio digital, 2002 Documentos de arquivo electrnico: manual para arquivistas, ICA, Estudo n. 16, 2005 Electronic Records Management Initiative. Disponvel em: <http://www.archives .gov/records-mgmt/initiatives/erm-overview.html> INTERPARES Project. Disponvel em: <http://www.interpares.org> Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em: <http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/ guidelines.htm>

ORGANIZAO DA ESPECIFICAO

O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I, Gesto arquivstica de documentos, pretende fornecer um arcabouo para que cada rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos, e a Parte 2, Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos, descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.
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A Parte I contm sete captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos. A Parte II est organizada em Aspectos de funcionalidade, Metadados, Glossrio e Referncias. Os Aspectos de funcionalidade contm catorze captulos, divididos em sees, e tratam de organizao de documentos (incluindo o plano de classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao da informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, e requisitos adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos correspondentes quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade. O esquema de Metadados apresenta elementos relacionados a quatro tipos de entidades: documento, classe, agente e componente digital. Obrigatoriedade dos requisitos Os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD possa desempenhar suas funes. No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados: obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que... altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve... facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode...

Cada requisito numerado classificado como: (O) (AD) (F) = obrigatrio = = altamente desejvel = = facultativo = O SIGAD tem que ... O SIGAD deve ... O SIGAD pode ...

TEM = o requisito imprescindvel. DEVE = podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente. PODE = o requisito opcional. Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, preciso observar que uma implementao que no inclua determinado item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementao que inclua um item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementao que no inclui o item.

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Obrigatoriedade dos metadados Os metadados apresentados neste documento tambm foram classificados de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para apoiar as funcionalidades do SIGAD. Cada elemento de metadado classificado como: (O) (OA) (F) = obrigatrio = obrigatrio, se aplicvel = facultativo

Obrigatrio = o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente. Obrigatrio, se aplicvel = o elemento pode ser aplicvel ou no, porm, se aplicvel, sua presena obrigatria. Facultativo = os elementos facultativos esto relacionados implementao do sistema e cabe instituio decidir ou no pelo seu uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatrio para determinada instituio, dependendo de suas necessidades especficas.

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Parte I Gesto arquivstica de documentos

1 CONSIDERAES INICIAIS

Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a dcada de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade do domnio de estruturas complexas de hardware (componentes fsicos do sistema computacional) e de software (programas). Eram os tempos do CPD Centro de Processamento de Dados, cujos profissionais atuavam completamente separados do restante da instituio. Os anos 80 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. O desenvolvimento de programas amigveis e os custos baixos / a reduo dos custos da tecnologia levaram disseminao do uso dos microcomputadores. Essa disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, que evoluiu, rapidamente, das redes locais (local area network LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas. O avano das tecnologias de informao e comunicao (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional, assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrnico de documentos (GED). Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens no que se refere produo, transmisso, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A simplicidade de criao e transmisso de documentos traz como consequncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso acarreta, s vezes, intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos. A rpida obsolescncia tecnolgica (software, hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais dificultam a preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Estes e outros problemas requerem a adoo de medidas preventivas para minimiz-los. Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de deciso e para a prestao de contas de rgos ou entidades, e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se necessria a adoo de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a

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autenticidade desses documentos, bem como o acesso contnuo a eles. Isso s possvel com a implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos. Com a difuso dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na reviso de conceitos arquivsticos, na definio de diretrizes de gesto e na especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gesto arquivstica de documentos. A gesto arquivstica compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies arquivsticas5 em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas. A partir da dcada de 1950, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o acesso aos documentos e regular sua eliminao ou guarda permanente. No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gesto de documentos na administrao pblica federal. O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela lei n. 8.159, de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e exercer orientao normativa, visando a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo.6 um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por plenrio, cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais. Do plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, das associaes de arquivistas e das instituies profissionais que atuam nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.7

Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como finalidade a guarda, preservao, acesso e divulgao de documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.
6 7

Conforme art. 1 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Conforme arts. n. 10 a 13 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. 19

Foi, portanto, no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) redigiu e elaborou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil.

O QUE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS?

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, que conferem aos rgos e entidades a capacidade de: conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes; apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro; fornecer evidncia em caso de litgio; proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica; manter a memria corporativa e coletiva.

Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos, que permitir a sua preservao. A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) define gesto arquivstica de documentos8 como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos, est a teoria de que os documentos passam por trs idades, a saber:
corrente: os documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que

foram arquivados, mas so objeto de consultas frequentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo produtor;
intermediria: os documentos que no so mais de uso corrente, mas que,

por ainda conservarem

8

algum interesse administrativo, aguardam, no

Entende-se gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica arquivstica desta gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos. 20

arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinao, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente;
permanente: os documentos que devem ser definitivamente preservados em

razo de seu valor histrico, probatrio ou informativo. A passagem dos documentos de uma idade para outra definida pelo processo de avaliao, que leva em conta a frequncia de uso dos documentos por seus produtores e a identificao de seu valor primrio e secundrio. O valor primrio atribudo aos documentos considerando sua utilidade administrativa imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram produzidos. J o valor secundrio refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas, e pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que, segundo Rousseau e Couture, Enquanto todos os documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo conforme o caso, nem todos tm ou adquirem necessariamente um valor secundrio.9 Os documentos que cumpriram valor primrio, mas no apresentam valor secundrio sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundrio, sero destinados a guarda permanente. O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica, aprovados pelo CONARQ,10 so instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de documentos. Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificao e avaliao de documentos, o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos.11 Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas, procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ. A gesto arquivstica de documentos compreende: definio da poltica arquivstica; designao de responsabilidades; planejamento do programa de gesto; implantao do programa de gesto.

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes D. Quixote, 1994, p. 118.
10 11

Resoluo do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001.

Resoluo do CONARQ n. 1, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n. 2, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n. 5, de 30 de setembro de 1996; Resoluo do CONARQ n. 7, de 20 de maio de 1997; Resoluo do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004; Resoluo do CONARQ n. 21, de 4 de agosto de 2004; Resoluo do CONARQ n. 24, de 3 de agosto de 2006. 21

No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc. O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais.

DEFINIO DA POLTICA ARQUIVSTICA

rgos e entidades devem definir uma poltica de gesto arquivstica de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis, de maneira a apoiar suas funes e atividades. Essa poltica iniciada com uma declarao oficial de intenes que especifica, de forma resumida, como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades. No entanto, uma declarao por si s no garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a poltica ser bem-sucedida, so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos necessrios para sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel pelo cumprimento da poltica e pela implementao do programa de gesto arquivstica. A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do perfil institucional, isto , de seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional, misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, deve estar articulada s demais polticas informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas e de segurana da informao. fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de documentos a ser implantada na instituio. Para tanto, deve ser feito um trabalho de conscientizao sobre a relevncia dessa gesto e sobre o papel de cada um na produo e manuteno de documentos confiveis e autnticos. A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gesto, de forma que, por exemplo, quando for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por essas aes.
22

DESIGNAO DE RESPONSABILIDADES

A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto. As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a posio hierrquica de cada um e envolver as seguintes categorias:
Direo superior: a autoridade mxima responsvel pela viabilidade da

poltica de gesto arquivstica de documentos. A ela caber apoiar, integralmente, a implantao dessa poltica, alocando recursos humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto arquivstica.
Profissionais de arquivo: so os responsveis pelo planejamento e implantao

do programa de gesto arquivstica, assim como pela avaliao e controle dos trabalhos executados no mbito do programa. Alm disso, os profissionais de arquivo so responsveis tambm pela disseminao das tcnicas e da cultura arquivstica.
Gerentes de unidades ou grupos de trabalho: so os responsveis por garantir

que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de documentos.
Usurios finais: so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso

dos documentos arquivsticos em suas estabelecido pelo programa de gesto.

atividades

rotineiras,

conforme

Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao: so as

equipes responsveis pelo projeto, desenvolvimento e manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos arquivsticos digitais so gerados e usados, e pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.

PLANEJAMENTO
DOCUMENTOS

E IMPLANTAO DO PROGRAMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE

O programa de gesto arquivstica de documentos deve ter como base a poltica arquivstica e a designao de responsabilidades definidas anteriormente, alm do contexto jurdico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente. O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais.
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No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas: levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas; levantamento da produo documental, arquivsticos dos no arquivsticos; diferenciando os documentos

levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos e informaes; definio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informaes devem conter; definio e/ou aperfeioamento da forma desses documentos; anlise e reviso do fluxo dos documentos; elaborao e/ou reviso do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao; definio dos metadados a serem criados no momento da produo do documento e ao longo do seu ciclo de vida; definio e/ou aperfeioamento arquivamento dos documentos; definio e/ou aperfeioamento transmisso dos documentos; dos dos procedimentos procedimentos de para protocolo acesso, e uso de e

definio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos, padres e protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos, integrando, quando possvel, os sistemas legados; definio da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende espao fsico, mobilirio e acessrios; definio das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informao; definio de programas de capacitao de pessoal; elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas. definio dos meios de divulgao e de capacitao de pessoal; definio do plano de ao do programa de gesto, com seus objetivos, metas e estratgias de implantao, divulgao e acompanhamento, visando a melhoria contnua.

A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e o acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere capacitao de pessoal, implantao de sistemas de gesto arquivstica, integrao com os sistemas de informao existentes e os processos administrativos do rgo ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados. A execuo propriamente dita significa pr em prtica os planos de ao e os projetos aprovados.
24

O acompanhamento da implantao ocorre por meio de relatrios, sumrios, grficos, reunies e entrevistas, entre outros. O acompanhamento percorre todo o processo de implantao e pode implicar em reviso e correes operacionais e estratgicas. A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo ciclo do planejamento da gesto arquivstica de documentos.

5.1

Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos

O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento:
O documento arquivstico deve:

refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada; conter os metadados necessrios para documentar a ao; ser capaz de apoiar as atividades; prestar contas das atividades realizadas.

O programa de gesto arquivstica de documentos deve: contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente temporalidade e destinao; pelo perodo estabelecido na tabela de

implementar estratgias de preservao dos documentos desde a sua produo e pelo tempo que for necessrio; garantir as seguintes qualidades do documento arquivstico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

A cada uma das qualidades do documento arquivstico corresponde um novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especificado a seguir: a) Organicidade O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.
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Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os documentos e a sequncia das atividades realizadas, por meio da aplicao de um plano de classificao.

b) Unicidade O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico. Exigncia: O programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.

c) Confiabilidade12 Um documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto, h que ser dotado de completeza13 e ter seus procedimentos de produo bem controlados. Dificilmente, pode-se assegurar a veracidade do contedo de um documento; ela inferida da completeza e dos procedimentos de produo. A confiabilidade uma questo de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos confivel. Exigncia: Para garantir a confiabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; e com o grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico.

d) Autenticidade Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso do documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
12

Confiabilidade sinnimo de fidedignidade, traduo do termo em ingls reliability. Reliability is conferred to records by the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, Luciana. The InterPARES Project. In: Authentic records in the electronic age. Vancouver: University of British Columbia, 2000, p. 12, nota 2.
13

Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar consequncias (ver Glossrio). 26

Exigncia: Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica tem que garantir sua identidade14 e integridade.15 Para tanto, deve implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, manuteno, avaliao, destinao e preservao dos documentos, garantindo que eles estejam protegidos contra acrscimo, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.

e) Acessibilidade Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produo.

5.2

Metodologia do programa de gesto

A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser desenvolvidos em diferentes estgios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia estabelece, ainda, ciclos de aplicao, sendo que as tarefas previstas para os passos C a H devem ser realizadas periodicamente. Os oito passos citados acima so:

a) Levantamento preliminar Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamento. O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade opera, de forma que se possam identificar as exigncias para produzir e manter documentos. O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e fracos das prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa apreciao ser a base para a definio do escopo do programa de gesto. Este passo fundamental para a definio de quais documentos devem ser produzidos e capturados, bem como para a elaborao do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao, que devem ter como base as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade.
14

Refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Esses atributos se constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
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Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada. 27

b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como em identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos. O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com sua misso e suas atividades. O modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes eletrnicos, onde os documentos adequados no so capturados e mantidos se o sistema no for projetado para isso. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: esquema de classificao das funes e atividades; mapa dos fluxos de trabalho que mostre quais e quando os documentos so produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo rgo.

A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto arquivstica de documentos, que podem incluir: tesauro e vocabulrio controlado para identificar e indexar documentos de uma atividade especfica; cdigo de classificao para contextualizar os documentos produzidos e recebidos; tabela de temporalidade e destinao que define os prazos de guarda e as aes de destinao dos documentos.

c) Identificao das exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada e definir quem est autorizado a produzir cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico. O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos de fato necessrios sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos; relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico;

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documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos, ou seja, definindo quais documentos devem ser produzidos, que forma documental devem apresentar e os nveis de permisso de acesso.

d) Avaliao dos sistemas existentes Consiste em identificar e avaliar o sistema de gesto arquivstica de documentos e outros sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade. O objetivo deste passo identificar as lacunas entre as exigncias para a produo e manuteno de documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou para alteraes nos sistemas vigentes de forma a atender s exigncias identificadas e acordadas nos passos anteriores. Os produtos resultantes deste passo podem ser: inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade; relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e os sistemas de informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos arquivsticos.

e) Identificao das estratgias para satisfazer as exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos arquivsticos Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos. O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado desejado e o risco em caso de falha. A escolha das estratgias deve levar em conta: a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria; os tipos de atividades desenvolvidas; a forma como as atividades so conduzidas; o ambiente tecnolgico existente; as tendncias tecnolgicas; a cultura institucional.

Os produtos resultantes deste passo podem incluir: lista das estratgias selecionadas de modo a satisfazer as exigncias para produo dos documentos arquivsticos; documento a ser encaminhado administrao recomendando a elaborao de um projeto de gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas, com as devidas justificativas.
29

f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as estratgias selecionadas no passo anterior, atenda s exigncias identificadas e documentadas no passo C e corrija quaisquer deficincias identificadas no passo D, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos. O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos objetiva: planejar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e prticas correntes; determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos documentos arquivsticos no rgo ou entidade; adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, na medida do possvel/o mximo possvel, um plano estratgico de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica.

Para alcanar esses objetivos, o projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos deve incluir: definio de tarefas, responsabilidades e cronograma; diagramas representando a arquitetura e os componentes do sistema; modelos representando vises diferentes do sistema, tais como processos, fluxos de dados e entidades de dados; especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel; plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia; metodologia e procedimentos de auditoria; planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes; previso de treinamento de pessoal; planos de teste; plano de implementao do sistema; detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado.

g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos Consiste na execuo do projeto por meio de: treinamento de pessoal; introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j existente;

30

integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos com procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes.

os

A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um empreendimento complexo, que deve ser realizado com o mnimo de interrupo das atividades do rgo ou entidade e envolve riscos e a necessidade de prestao de contas. Esses riscos podem ser minimizados com o planejamento cuidadoso e a documentao dos processos de implementao. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais; material de treinamento; documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas; relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.

h) Monitoramento e ajustes Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos. Verifica-se o desempenho avaliando se os documentos esto sendo produzidos e organizados de acordo com as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados, apropriadamente, aos processos dos quais fazem parte. O objetivo deste passo avaliar o desempenho do sistema, detectar possveis deficincias e fazer os ajustes necessrios. Este passo envolve: entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros; aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos; exame da documentao (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante a implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos; observao, anlise implementados. e auditoria das informaes e dos procedimentos

O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto arquivstica de documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do rgo ou entidade em produzir e gerenciar documentos arquivsticos apropriados, assegurando o seu armazenamento de maneira segura. O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema gesto arquivstica de documentos. Alm disso, antecipar a identificao mudanas significativas nas exigncias para a produo e manuteno documentos arquivsticos, bem como a necessidade de um novo ciclo desenvolvimento do programa de gesto. de de de de

31

Os produtos resultantes deste passo podem incluir: desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar, objetivamente, o sistema de gesto arquivstica de documentos; documentao documentos; do desempenho do sistema de gesto arquivstica de

relatrio para a administrao, com concluses e recomendaes.

5.3

Suspenso ou extino do SIGAD

Quando um SIGAD suspenso ou extinto, deve ficar acessvel para consulta, e novos documentos no devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, eles podero ser removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas. O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de converso ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verificao de autenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto.

PROCEDIMENTOS E OPERAES TCNICAS DO SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA

DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS

6.1

Captura

A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica por meio das seguintes aes: registro; classificao; indexao; atribuio de restrio de acesso; arquivamento.

Os objetivos da captura so: identificar o documento como documento arquivstico; demonstrar a relao orgnica dos documentos.

Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando ele passa a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode ser includo num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado, ou ser, imediatamente, arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais.

32

Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no momento em que o documento registrado, classificado e/ou identificado. Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e ento capturado, automaticamente, no momento do registro, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura pode prever a introduo de outros metadados, tais como data e hora de produo, da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdicoadministrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento arquivstico de maneira inequvoca e mostrar sua relao com os outros documentos. A captura tem como pr-requisito a definio de: quais documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de gesto arquivstica de documentos; quem deve ter acesso a esses documentos e em que nveis; por quanto tempo sero retidos.

As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema de gesto arquivstica de documentos. A deciso referente a quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos requer que se levem em conta os seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao exerccio das atividades do rgo ou entidade, e o grau de risco que correm caso no capturem documentos arquivsticos. Entre os documentos que exigem captura esto aqueles que: responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao; documentam uma obrigao ou responsabilidade; esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.

6.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em um SIGAD, essa descrio informativa corresponde atribuio de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao. Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador
33

atribudo pelo sistema, o documento pode receber tambm um nmero nico do processo/dossi a que pertence. As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo-lhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto, e procedendo distribuio dos documentos nas unidades destinatrias. Na administrao pblica, em determinados casos, documentos formam processos, os quais devem ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros estabelecidos por normas que garantam sua unicidade e integridade. Nesse sentido, devem ser seguidas as recomendaes e normas especficas existentes para a utilizao dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao pblica, que regulamentam o registro, autuao e outros procedimentos relativos aos processos e demais documentos oficiais. O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios: nmero identificador atribudo pelo sistema; data e hora do registro; ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeiam um documento arquivstico; produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela produo do documento arquivstico; autor: nome da pessoa fsica com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome da qual ou sob cujo comando o documento emitido; redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento; originador: identificao da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou log in em que o documento gerado ou enviado.

O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas a respeito do documento em questo e de outros a ele relacionados, tais como: data de produo; data e hora de transmisso e recebimento; destinatrio (com identificao do cargo): organizao ou pessoa para quem o documento foi dirigido; espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos de documentos por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofcio, planta, relatrio;

34

classificao de acordo com o cdigo de classificao;16 associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao; formato, software e verso em que o documento foi produzido ou capturado; mscaras de formatao (template) necessrias para apresentar o documento; restrio de acesso;17 descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro, designam um conceito ou assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados; prazos de guarda;18 documentos anexos.

6.1.2 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a atribuio de cdigo aos documentos. A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para isso, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Os objetivos da classificao so: estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos; assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou atividade; possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos:

16 17 18

identificar a ao ou atividade registrada no/pelo documento; localizar a ao ou atividade no plano de classificao; comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que gerou o documento; aplicar as normas/regras de classificao ao documento.
Ver 6.1.2 Classificao. Ver 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso. Ver 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao. 35

6.1.3 Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. A seleo dos termos para indexao feita, normalmente, com base em: tipologia documental: diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro. So exemplos de tipos documentais: atestado de frequncia de pessoal, atestado de sade ocupacional, alvar de licena para construo, alvar de habite-se; ttulo ou cabealho do documento; assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o contedo do documento; datas associadas com as transaes registradas no documento; documentao anexada.

A indexao tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, e pode ser feita de forma manual ou automtica.

6.1.4 Atribuio de restrio de acesso

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece graus de sigilo a serem atribudos a cada documento. Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos a restries de acesso, conforme legislao em vigor. A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificao de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade, e envolve os seguintes passos: identificar a ao ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa qual o documento pertence; verificar as precaues de segurana e o grau de sigilo; atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento; registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto arquivstica de documentos.

6.1.5 Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos adequados, de forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.
36

No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado, em uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, juntamente com outros a ele relacionados e ordenados conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento a outros sobre o mesmo assunto, funo ou atividade. Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel deve controlar os ttulos das pastas. Colocar um documento em uma pasta um processo consciente de determinar sua classificao e arquiv-lo em uma sequncia predefinida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados sequencialmente, como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos predefinidos. Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os ttulos das pastas ou diretrios nos quais os documentos foram armazenados procurando fazer as conexes existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codificao identificadora nica. Os documentos digitais arquivados em repositrios organizados podem ser datados e numerados seqencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos predefinidos. A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos digitais.

6.2

Avaliao, temporalidade e destinao

A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes. A avaliao o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio19 que lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender, exclusivamente, s necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessrio. A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os

19

Ver Captulo 2 da Parte I, O que gesto arquivstica de documentos? 37

documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo. Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial. A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao. A complexidade e a abrangncia dos conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas das diversas reas profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao vigente. O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinao previstas para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e aes estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gesto arquivstica de documentos tambm deve poder identificar os documentos que j cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinao prevista. Se for um SIGAD, esse sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinao. As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos, de forma sistemtica, no curso das atividades rotineiras do rgo ou entidade. Essas determinaes no podem ser implementadas em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao. O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes: reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do rgo ou entidade que os gerou; eliminao fsica; transferncia; recolhimento para instituio arquivstica.

Eliminao Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminao deve ser precedida da elaborao da listagem, do edital de cincia de eliminao e do termo de eliminao, de acordo com a legislao vigente, e deve obedecer aos seguintes princpios: a eliminao deve sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua esfera de competncia;

38

os documentos arquivsticos que estiverem investigao no podem ser destrudos;

pendentes,

sob

litgio

ou

a eliminao deve ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos eliminados, como, por exemplo, dados de identificao pessoal ou assinatura; todas as cpias dos documentos eliminados, inclusive cpias de segurana e cpias de preservao, independentemente do suporte, devem ser destrudas.

Transferncia Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao serem transferidos, os documentos devem ser acompanhados de listagem de transferncia. A transferncia pode ser realizada de duas formas: transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo ou entidade que produziu o documento; transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela custdia do documento.

Quando os documentos transferidos ficam sob custdia de um rgo ou entidade diferente do que os produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de forma adequada, garantindo sua destinao final, preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e o responsvel por sua custdia.

Recolhimento Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdio arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a legislao vigente.20 Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio arquivstica que impliquem na transposio desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado devem adotar providncias no que diz respeito a: compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituio arquivstica recebedora; documentao tcnica necessria para (processamento e estrutura dos dados); interpretar o documento digital

instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos instituio arquivstica; informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resoluo do CONARQ n. 2 do CONARQ, de 1995. 39

20

6.3

Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos

O sistema de gesto arquivstica deve prever funes de recuperao e acesso aos documentos e s informaes neles contidas, de forma a facilitar a conduo das atividades e satisfazer os requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. A recuperao inclui pesquisa, localizao e apresentao dos documentos. Em um SIGAD, a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentao, como monitor de vdeo, impressora, caixa de som etc. No mbito do sistema de gesto arquivstica de documentos, a pesquisa feita utilizando-se instrumentos de busca, como guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices. J em um SIGAD, a pesquisa se faz por meio de parmetros predefinidos, selecionados entre as informaes coletadas no momento do registro do documento e entre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser submetidos a controles de acesso e segurana, que sero especificados a seguir.

6.4

Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana

O sistema de gesto arquivstica deve prever controles de acesso e procedimentos de segurana que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e caractersticas de acesso aos dados, e a manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana. Alm disso, tambm devem ser levados em conta exigncias e procedimentos de segurana da infraestrutura das instalaes.

Controle de acesso O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por usurio e/ou grupos de usurios. O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes: restrio de acesso aos documentos; exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios autorizados; uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos,21 existem regras, normas e legislao22 que estabelecem diferentes razes e graus de sigilo a serem atribudos a cada documento, alm de
21 22

Lei n. 8.159/1991.

Decreto n. 4.553, de 27 de dezembro de 2002, decreto n. 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005. 40

definirem as autoridades competentes para faz-lo (ver seo 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso). Os documentos relativos ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, como, por exemplo, dossis funcionais e pronturios mdicos, esto sujeitos a restries de acesso, conforme legislao especfica. Um sistema de gesto arquivstica deve impedir que usurios no autorizados tenham acesso aos documentos classificados como sigilosos, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem como queles tidos como originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentao interna do rgo ou entidade. O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso devem ser um processo contnuo em todos os sistemas de gesto arquivstica de documentos.

Uso e rastreamento O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gesto desse uso inclui: identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode acessar; identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos; garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos classificados e aos originalmente sigilosos; registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao, impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identificao de usurio, data, hora e, se possvel, estao de trabalho; reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.

O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo ou entidade e dos documentos produzidos.

Trilha de auditoria A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no SIGAD. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a data e a hora, e as aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o
41

cumprimento das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade, e serve para: identificar os autores de cada operao realizada nos documentos; prevenir a perda de documentos; monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD; garantir a segurana e a integridade do SIGAD.

No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo rgo ou entidade, devem ser implementadas aes de rastreamento, de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes registradas no documento; atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ao; registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu.

Cpias de segurana O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistro, falhas no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou entidade. Em sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais, pode-se prever a reproduo de documentos em outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, pelos processos de microfilmagem e digitalizao. Nos sistemas de gesto arquivstica de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (becape, do ingls backup). Esse processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo de acidentes. O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes no so armazenadas por perodos muito longos (normalmente, at um ano). Dessa forma, o procedimento de cpias de segurana no pode ser confundido com uma estratgia de preservao de longo prazo.

Segurana da infraestrutura A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas medidas devem considerar os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas, e fornecimento estvel de energia eltrica.
42

Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies esto sendo atendidas; equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo com as normas de segurana estabelecidas; os equipamentos contra incndio devem ser verificados periodicamente e substitudos antes do trmino da vida til prevista; o rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas; a rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso s informaes; as salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrnico de acesso; para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.

6.5

Armazenamento

As consideraes e aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinao. Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua produo, para garantir sua preservao no longo prazo. Num cenrio hbrido, isto , que envolve ao mesmo tempo documentos arquivsticos convencionais e digitais, devem-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente s necessidades desses dois tipos de documentos. As condies de armazenamento tm de levar em conta o volume e as propriedades fsicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando tambm a proteo contra acesso no autorizado e perdas por destruio, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos (ver seo 6.6 Preservao). Os fatores mais importantes para a seleo das opes de armazenamento so:
volume e estimativa de crescimento dos documentos: este fator deve ser levado

em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto , as reas de depsito, os tipos e a quantidade de estantes e, para os documentos digitais, a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
43

segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos,

arquivos, computadores) devero prever a limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, o controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entrada no autorizada. O depsito deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (ver seo 6.4 Segurana: cpias de segurana e segurana da infraestrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte,

peso, grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos como controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir danos aos documentos. importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao (istopos radioativos, toxinas, mofo) e infestao de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto , as informaes contidas num suporte devem ser transferidas para outro. Essa tcnica denominada atualizao (refreshing).
frequncia de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser

levado em conta na seleo das opes de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opes envolvem acondicionamento (pastas suspensas, caixas) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes da rea de trabalho). J em relao aos documentos digitais, as opes podem envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas mdias removveis de armazenamento (disco ptico, fita magntica), em diferentes graus de disponibilidade e velocidade.
custo relativo das opes de armazenamento dos documentos: alm do custo

dos dispositivos de armazenamento, devem ser considerados, para sua manipulao, os valores dos equipamentos e do software de controle. Pelo previsvel alto custo, pode-se considerar a possibilidade de terceirizao do armazenamento. Nesse caso, porm, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custdia, restries de acesso e capacidade tecnolgica. Recursos como o uso de criptografia podem impedir o acesso no autorizado, assim como a utilizao de checksum23 permite rastrear eventuais comprometimentos de contedo. Os documentos digitais so armazenados em dispositivos eletrnicos, magnticos e pticos. interessante notar que, do ponto de vista tecnolgico, distinguem-se trs tipos de memria, em ordem decrescente de preo e velocidade de acesso: memria primria; memria secundria; memria terciria.

23

Valor calculado a partir dos dados que permite verificar se houve alterao. 44

A memria primria essencial a qualquer sistema computacional. nela que software e dados so armazenados durante a execuo. Representantes tpicas dessa classe so as memrias RAM (random access memory), memrias extremamente rpidas. Seu contedo de natureza dinmica, voltil, e permanece registrado apenas durante a execuo do software. A memria secundria apresenta volume maior de armazenamento que a primria, sendo, por outro lado, mais lenta. No voltil. So exemplos os discos rgidos magnticos (hard disk, HD), que podem ser usados isoladamente ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem, com o uso de disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria possvel com discos isolados. A memria terciria compreende fitas magnticas, discos pticos e outros. Usos tpicos incluem armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memria mdias de armazenamento. A memria terciria tem caracterstica no voltil na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno, que requisitos de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuzo com a perda de dados superior ao preo das mdias que fisicamente os contm. As memrias secundria e terciria so adequadas ao armazenamento.

6.6

Preservao

Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que for necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser asseguradas as caractersticas dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoo de estratgias institucionais e tcnicas proativas de produo e preservao que garantam sua perenidade. Essas estratgias so estabelecidas por uma poltica de preservao. Tradicionalmente, a preservao de documentos arquivsticos concentra-se na obteno da estabilidade do suporte da informao. Nos documentos convencionais, contedo e suporte esto intrinsecamente ligados, de modo que a manuteno do suporte garante a preservao do documento. Por outro lado, nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode implicar mudana de suporte e formato, bem como atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas. As estratgias de preservao de documentos arquivsticos devem ser selecionadas com base em sua capacidade de manter as caractersticas desses documentos e na avaliao custo-benefcio. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restries de acesso, cuidados no manuseio direto e obteno de suportes e materiais mais durveis (papel, tinta, disco ptico, fita magntica). No caso especfico dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da obsolescncia tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de migrao, como atualizao (refreshing) e converso.24

24

Ver Glossrio. 45

Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so emulao, encapsulamento e preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao recomendvel e necessria. Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, preciso documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis procedimentos para preservar documentos digitais por longos perodos. outros

As estratgias de preservao de documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formuladas e integradas ao SIGAD desde a fase de elaborao do projeto do sistema. S assim ser possvel garantir o uso e o acesso aos documentos digitais durante todo o perodo previsto para sua guarda.

INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

necessrio o desenvolvimento de uma srie de instrumentos para apoiar os procedimentos e operaes tcnicas de gesto arquivstica de documentos.

Instrumentos principais plano de classificao, codificado ou no, baseado nas funes e atividades do rgo ou entidade; tabela de temporalidade e destinao; manual de gesto arquivstica de documentos; esquema de classificao referente segurana e ao acesso aos documentos.

Instrumentos adicionais glossrio; vocabulrio controlado; tesauro.

Outros instrumentos que no so especficos da gesto arquivstica de documentos, mas podem apoiar as operaes de gesto: relatrio de anlise do contexto jurdico-administrativo do rgo ou entidade; relatrio dos riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade; plano de contingncia e plano de preveno contra desastres; estrutura organizacional e delegao de competncias do rgo ou entidade; registro dos funcionrios e das permisses de acesso aos sistemas do rgo ou entidade.
46

7.1

Plano de classificao e cdigo de classificao

Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.25 A estruturao de um plano de classificao pode ser facilitada pela utilizao de cdigos (numricos ou alfanumricos) para designar as classes, constituindo um cdigo de classificao. O cdigo de classificao de documentos um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade no exerccio de suas funes e atividades. A classificao utilizada para agrupar os documentos a fim de contextualiz-los, agilizar sua recuperao e facilitar tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento dos documentos) como as de acesso. O nmero de nveis de classificao varia de acordo com o rgo ou entidade e envolve os seguintes fatores: natureza das atividades desenvolvidas; tamanho do rgo ou entidade; complexidade da estrutura organizacional; tecnologia utilizada.

7.2

Tabela de temporalidade e destinao

A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que determina prazos de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. A elaborao da tabela de temporalidade e destinao deve envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsvel pela guarda de documentos, os profissionais das reas jurdicas e financeiras, alm de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliao e outros que se faam necessrios. No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao deve estar condicionada sua aprovao pela instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade e destinao deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua estrutura bsica deve apresentar os seguintes itens:
25

identificador de classe; prazos de guarda nas fases corrente e intermediria; destinao final (eliminao ou guarda permanente); observaes necessrias a sua aplicao.
Cf. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, p. 132. 47

Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou cdigo e na tabela. A definio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade tem por finalidade: conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de prestao de contas; conservar os documentos importantes para a memria corporativa; eliminar os documentos que no so mais necessrios; atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo ou entidade por meio das seguintes aes: o identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos documentos arquivsticos. Os interessados podem ser pessoas e organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo ou entidade ou que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir suas funes como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivsticas ou pesquisadores; identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e outros que o rgo ou entidade possa ter na preservao dos documentos arquivsticos para servir aos interesses da pesquisa e da sociedade como um todo; cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera de competncia.

O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente corresponde ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria corresponde ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com uso pouco frequente, podendo, ento, ser transferido para depsitos em outro local, embora permanea disposio do rgo produtor.

7.3

Manual de gesto arquivstica de documentos

O rgo ou entidade deve elaborar um manual com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante produo, tramitao, arquivamento e destinao dos documentos arquivsticos, de acordo com as normas e a legislao vigente. Esse manual deve contemplar todos os tipos de documentos necessrios conduo das atividades do rgo ou entidade, independentemente do suporte, incluindo atividades-meio e atividades-fim. O manual pode compreender os seguintes pontos: definio e identificao de todos os documentos arquivsticos produzidos e identificao e separao dos documentos no arquivsticos, como documentos pessoais, cpias extras, publicaes, entre outros; classificao dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida;
48

classificao dos desclassificao;

documentos

quanto

segurana

sigilo,

sua

estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, ttulo, numerao, local, data, origem, destinatrio, assunto, anexos, normas de redao, formas de tratamento, assinatura, regras de digitao, rubrica, autenticao (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc.; procedimentos para captura, registro, autuao, recebimento, tramitao, distribuio, expedio e reproduo dos documentos; procedimentos para implementao do plano de classificao, da tabela de temporalidade e destinao e da destinao dos documentos.

7.4

Esquema de classificao de acesso e segurana

O esquema de classificao de acesso e segurana a definio das categorias de usurios e das permisses de acesso e uso do sistema de gesto arquivstica para produo, leitura, atualizao e eliminao dos documentos. O rgo ou entidade deve controlar quem est autorizado a acessar os documentos arquivsticos e em que circunstncias esse acesso permitido, dado que os documentos podem conter informao pessoal, comercial ou operacionalmente sensvel. igualmente necessrio aplicar as restries de acesso a usurios externos, de acordo com a legislao vigente.

7.5

Glossrio

Glossrio um vocabulrio afeito a uma rea especfica do conhecimento, que envolve definies conceituais, dispostas em ordem alfabtica. Num glossrio, os termos no guardam relaes entre si. Um glossrio pode estar anexo ao plano de classificao e tabela de temporalidade e destinao, bem como ao manual de gesto.

7.6

Vocabulrio controlado e tesauro

A indexao dos documentos pode ser limitada terminologia estabelecida no plano de classificao ou a outros controles adequados complexidade dos documentos do rgo ou entidade, como tesauro ou vocabulrio controlado. Vocabulrio controlado um conjunto normalizado de termos que serve para indexao e recuperao da informao. Permite controlar a terminologia utilizada na indexao, estabelecendo os termos aceitos pelo rgo ou entidade e controlando o uso de sinnimos, homnimos, abreviaturas e acrnimos. O significado dos termos no definido, mas apenas algumas associaes entre eles, como, por exemplo, a relao entre sinnimos. Tesauro uma lista controlada de termos ligados por meio de relaes semnticas, hierrquicas, associativas ou de equivalncia que cobre uma rea especfica do conhecimento. Em um tesauro, o significado do termo e as relaes hierrquicas com outros termos so explicitados.
49

Parte II Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
Aspectos de funcionalidade
1 ORGANIZAO
DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS: PLANO DE CLASSIFICAO E

MANUTENO DOS DOCUMENTOS

A organizao dos documentos arquivsticos feita com base num plano ou cdigo de classificao. Tal instrumento constitui-se no ncleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele, so estabelecidas a hierarquia e a relao orgnica dos documentos, devidamente demonstradas na forma como eles so organizados em unidades de arquivamento.26 Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades do rgo ou entidade so acumulados em unidades de arquivamento e organizados, de forma hierrquica, em classes,27 de acordo com um plano de classificao.28 Como no h, necessariamente, o agrupamento fsico dos documentos digitais, eles so reunidos em unidades lgicas de arquivamento por meio de metadados, como, por exemplo, nmero identificador, ttulo e cdigo. As atividades de gesto de documentos, como controle de temporalidade e destinao, so feitas com base nas unidades de arquivamento. Dessa forma, no momento do arquivamento, os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que est subordinada, hierarquicamente, ao plano de classificao. O diagrama a seguir exemplifica esta organizao hierrquica dos documentos.

26

Unidade de arquivamento o documento considerado para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossi, processo ou pasta em que estejam reunidos documentos sob o mesmo cdigo de classificao, como, por exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatrios de atividades de um perodo especfico ou atas de reunio.
27

Daqui em diante, nesta seo, deve-se entender classe como um termo genrico que inclui os demais nveis do plano de classificao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.
28

A Resoluo do CONARQ n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas. 50

Diagrama de organizao dos documentos

CLASSE

CLASSE

CLASSE

CLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE

GRUPO

GRUPO

SUBGRUPO

Unidade de arquivamento

Unidade de arquivamento

Unidade de arquivamento

Item documental

Item documental

Item documental

51

1.1

Configurao e administrao do plano de classificao no SIGAD

Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a configurao do plano de classificao no SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classificao em um SIGAD.

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.1

Um SIGAD tem que incluir e ser compatvel com o plano de classificao do rgo ou entidade. O plano de classificao dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislao e ser aprovado pela instituio arquivstica na esfera de competncia especfica.

1.1.2

Um SIGAD tem que garantir a criao de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos nveis do plano de classificao de acordo com o mtodo de codificao adotado. Por exemplo, quando se adotar o mtodo decimal para codificao, cada classe pode ter no mximo dez subordinaes, e assim sucessivamente.

1.1.3

Um SIGAD tem que permitir a usurios autorizados acrescentar novas classes sempre que necessrio. Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado. Um SIGAD tem que registrar a mudana de nome de uma classe j existente no respectivo metadado. Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, includas as subclasses, grupo, subgrupos e documentos nela classificados, para outro ponto do plano de classificao. Nesse caso, necessrio fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificao. Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados tornem inativa uma classe em que no sejam mais classificados documentos. Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado apague uma classe inativa. S pode ser apagada uma classe que no tenha documentos nela classificados.

O O O O

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

AD

1.1.8

29

O campo obrigatoriedade apresenta a seguinte classificao: O obrigatrio; AD altamente desejvel; F facultativo. 52

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.9

Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma classe que tenha documentos nela classificados. Essa eliminao pode ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados. Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s classes, conforme estabelecido no padro de metadados, e deve restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuio de identificadores a classes do plano de classificao, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicao: atribuio de um cdigo numrico ou alfanumrico; atribuio de um termo que identifique cada classe.

1.1.10

1.1.11

1.1.12

Um SIGAD deve prever um atributo associado s classes para registrar a permisso de uso daquela classe para classificar um documento. Em algumas classes, no permitido incluir documentos. Nesse caso, os documentos devem ser classificados apenas nos nveis subordinados. Por exemplo, no cdigo de classificao previsto na Resoluo do CONARQ n. 14: No permitido classificar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAO GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO). Os documentos de recrutamento e seleo devem ser classificados nos subgrupos 021.1 (ADMINISTRAO GERAL:PESSOAL:
RECRUTAMENTO E SELEO: CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS)

AD

021.2

(ADMINISTRAO

GERAL:PESSOAL:

RECRUTAMENTO E SELEO:EXAMES DE SELEO).

1.1.13

Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela classe. Por exemplo: MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA

1.1.14

Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam nicos no plano de classificao. Um SIGAD pode prever pesquisa e navegao na estrutura do plano de classificao por meio de uma interface grfica.

O F

1.1.15

53

Referncia

Requisito

Obrig29

1.1.16

Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente, um plano de classificao. Ver item 12 - Interoperabilidade

AD

1.1.17

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios de apoio gesto do plano de classificao, incluindo a capacidade de: gerar relatrio completo do plano de classificao; gerar relatrio parcial do plano de classificao a partir de um ponto determinado na hierarquia; gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificao; gerar relatrio de documentos classificados por unidade administrativa.

1.1.18

Um SIGAD deve possibilitar a consulta ao plano de classificao a partir de qualquer atributo ou combinao de atributos, e gerar relatrio com os resultados obtidos.

AD

1.2

Classificao e metadados das unidades de arquivamento

Os requisitos desta seo referem-se formao, classificao e reclassificao das unidades de arquivamento (dossis/processos e pastas) e associao de metadados.

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.19

Um SIGAD tem que permitir a classificao das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas. Ver requisito 1.1.12

1.1.20

Um SIGAD tem que permitir a classificao de um nmero ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe. Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento, tal como especificado no item 1.1.13. Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s unidades de arquivamento e deve restringir a incluso e alterao desses metadados a usurios autorizados. Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no padro de metadados.

O O

1.1.21

1.1.22

1.1.23

54

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.24

Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde, da classe em que foi classificada, alguns metadados predefinidos. Exemplos desta herana so prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade e destinao e restrio de acesso.

1.1.25

Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma alterao no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada unidade de arquivamento que herdou esse metadado. Um SIGAD pode permitir a alterao determinado metadado em um grupo arquivamento previamente selecionado. conjunta de um de unidades de

AD

1.1.26

1.1.27

Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassificados por um usurio autorizado e que todos os documentos j inseridos permaneam nas unidades de arquivamento e nos volumes que esto sendo transferidos, mantendo a relao entre documentos, volumes e unidades de arquivamento. Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassificado, um SIGAD deve manter o registro de suas posies anteriores reclassificao, de forma a manter um histrico. Quando uma unidade de arquivamento ou documento reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razes para a reclassificao. Um SIGAD pode permitir que os usurios criem referncias cruzadas para unidades de arquivamento afins.

1.1.28

AD

1.1.29

AD

1.1.30

1.3

Gerenciamento dos dossis/processos

Os requisitos desta seo referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivsticos no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossis/processos e seus respectivos volumes, e incluso de novos documentos nesses dossis/processos e seus volumes ou nas pastas virtuais.

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.31

Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossi/processo. Essa data pode servir de parmetro para aplicao dos prazos de guarda e destinao do dossi/processo.

55

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.32

Um SIGAD tem que permitir que um dossi/processo seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossis/processos j encerrados por usurios autorizados. Um SIGAD tem que impedir o acrscimo de novos documentos a dossis/processos j encerrados. Dossis/processos encerrados devem ser reabertos para receber novos documentos.

1.1.33

O O

1.1.34

1.1.35

Um SIGAD deve ser capaz de registrar mltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossi/processo ou pasta, sem a duplicao fsica desse documento. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o SIGAD deve criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.

AD

1.1.36

Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminao de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo, a no ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinao de documentos. A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria.

1.1.37

Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relao hierrquica entre classe, dossi/processo, volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manuteno, aes do usurio ou falha de componentes do sistema. Em hiptese alguma pode o SIGAD permitir que uma ao do usurio ou falha do sistema d origem a inconsistncia em sua base de dados.

1.4

Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos

A formao e manuteno de processos no setor pblico obedecem a regras especficas, que os diferenciam dos dossis e apoiam a preservao de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras est previsto em normas e legislao especfica, que devero ser respeitadas pelo rgo ou entidade, de acordo com sua esfera e mbito de atuao. Esta seo inclui requisitos especficos para a gesto dos processos, aplicveis caso o SIGAD capture esse tipo de documento.

56

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.38

Um SIGAD tem que prever a formao/autuao de processos,30 por usurio autorizado conforme estabelecido em legislao especfica. Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa sobre a existncia de processo relativo mesma ao ou interessado. Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao sequencial sem falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao. Um SIGAD tem que controlar a renumerao dos documentos integrantes de um processo digital. Este requisito tem por objetivo impedir autorizada de documentos de um processo. a excluso no

1.1.39

AD

1.1.40

1.1.41

Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia. 1.1.42 Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia. A juntada pode ser por anexao31 ou apensao.32 Este procedimento deve ser registrado nos metadados do processo. 1.1.43 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensao de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo. 1.1.44 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma especfica na devida esfera e mbito de competncia. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo. O O O

30 31

Ver Glossrio.

Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a outro processo considerado principal, desde que pertenam ao mesmo interessado e contenham o mesmo assunto.
32

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo cada um a sua numerao especfica, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, tendo ou no o mesmo interessado. 57

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.45

Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo, segundo norma especfica na devida esfera e mbito de competncia. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.

1.1.46

Um SIGAD tem que prever o encerramento33 dos processos includos seus volumes e metadados. Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativao dos processos, por usurio autorizado e obedecendo a procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo, somente o ltimo volume receber novos documentos ou peas.

O O

1.1.47

1.5

Volumes: abertura, encerramento e metadados

Em alguns casos os dossis/pro cessos so compartimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instrues estabelecidas. Essa diviso no se baseia no contedo intelectual dos dossis/processos, mas em outros critrios, como dimenso, nmero de documentos, perodos de tempo etc. A prtica tem como objetivo facilitar o gerenciamento fsico dos dossis/processos. Os requisitos desta seo referem-se utilizao de volumes para subdividir dossis/processos.

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.48

Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossis/processos, fazendo a distino entre dossis/processos e volumes. Um SIGAD deve permitir a associao de metadados aos volumes e restringir a incluso e alterao desses metadados a usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, do dossi/processo ao qual pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedncia, classes e temporalidade. Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossi/processo que no esteja encerrado. Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes s datas de abertura e encerramento de volumes.

AD

1.1.49

AD

1.1.50

1.1.51

O AD

1.1.52

33

Na administrao pblica federal, o processo arquivado; o que se encerra a ao. 58

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.53

Um SIGAD tem que assegurar que um volume conter somente documentos. No permitido que um volume contenha outro volume ou outro dossi/processo. Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e apenas por usurios autorizados. Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; os demais volumes existentes no dossi/processo tm que estar fechados.

1.1.54

1.1.55

1.1.56

Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acrscimo de documentos, de um volume j encerrado.

1.6

Gerenciamento de documentos e processos/dossis arquivsticos convencionais e hbridos

O arquivo de uma organizao pode conter documentos ou dossis/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossis/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificao usado para os digitais, e ainda possibilitar a gesto de documentos ou dossis/processos hbridos. Os documentos ou dossis/processos hbridos so formados por uma parte digital e outra convencional.

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.57

Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossis/processos convencionais e gerenci-los da mesma forma que os digitais. Para o conceito de captura, ver item 3.

1.1.58

Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossis/processos hbridos, associando-as com o mesmo nmero identificador atribudo pelo sistema e o mesmo ttulo, alm de indicar que se trata de um documento arquivstico hbrido. Um SIGAD tem que permitir que um conjunto especfico de metadados seja configurado para os documentos ou dossis/processos convencionais e incluir informaes sobre o local de arquivamento. Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a movimentao do documento arquivstico convencional, de forma que fique evidente para o usurio a localizao atual do documento.

1.1.59

1.1.60

59

Referncia

Requisito

Obrig

1.1.61

Um SIGAD tem que ser capaz de oferecer ao usurio funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um documento arquivstico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual do documento ou para o administrador. Um SIGAD pode incluir mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigos de barras para automatizar a introduo de dados e acompanhar a movimentao de documentos ou dossis/processos convencionais. Um SIGAD tem que assegurar que a recuperao de um documento ou dossi/processo hbrido permita, igualmente, a recuperao dos metadados da parte digital e da convencional. Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD tem que garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma classificao de sigilo. Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos metadados dos documentos ou dossis/processos convencionais e hbridos.

1.1.62

1.1.63

1.1.64

1.1.65

TRAMITAO E FLUXO DE TRABALHO

Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que o SIGAD inclui recursos de automao de fluxo de trabalho (workflow).34 Eles abrangem funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de metadados para registro da tramitao dos documentos, incluindo-se o status do documento (minuta, original ou cpia). Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender: tramitao do documento antes do seu registro/captura; tramitao aps seu registro/captura;

As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle automatizado de um programa. So geralmente usadas para: gesto de processos ou tarefas, tais como registro e destinao de documentos e dossis/processos; verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro; encaminhamento de documentos ou dossis/processos, de forma controlada, de um usurio para outro, com a identificao das aes a serem realizadas, como: verificar documento e aprovar nova verso;

34

Ver Glossrio. 60

comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico; distribuio de documentos ou dossis/processos; publicao de documentos ou dossis/processos na web.

Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivduo especfico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. Caso o participante seja um indivduo, a tarefa direcionada a um usurio com uma identificao especfica. Se o participante for um grupo de trabalho, a tarefa dirigida ao grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identificao no sistema). A tarefa tem que ser distribuda entre os usurios do grupo, e, aps ser cumprida por um membro desse grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante um software, a tarefa direcionada a uma funo de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.

2.1

Controle do fluxo de trabalho

Referncia

Requisito

Obrig

2.1.1

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou aleatrios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossi/processo de um participante para outro, a fim de serem objeto de aes. Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho. O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma funo para avisar um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria. O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio eletrnico, para que um usurio possa informar a outros usurios sobre documentos que requeiram sua ateno. Esse requisito requer a integrao com um sistema de correio eletrnico existente.

2.1.2

2.1.3

2.1.4

AD

2.1.5

O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado. O administrador deve poder autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes de um fluxo de trabalho a um usurio ou grupo diferente do previsto. Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo especfico ou caso o usurio responsvel se encontre em licena.

2.1.6

AD

61

Referncia

Requisito

Obrig

2.1.7

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas neste fluxo. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitao de um documento a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um no processo. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo administrador. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalhos a eles destinados e selecionem os itens a serem trabalhados. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou a partir dos dados do sistema. Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.

O O

2.1.8

2.1.9

AD

2.1.10

AD

2.1.11

AD

2.1.12

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer um histrico de movimentao dos documentos. O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e sada, nomes de responsveis, ttulo do documento, providncias etc.

2.1.13

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo s prosseguir com a autorizao do usurio.

2.1.14

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga automaticamente quando este recebido. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes.

2.1.15

AD

2.1.16

62

Referncia

Requisito

Obrig

2.1.17

Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuio pode ser de duas formas: de acordo com uma sequncia circular predefinida, o SIGAD envia o prximo documento independentemente da concluso da tarefa anterior; ou medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o prximo documento da fila do grupo.

AD

2.1.18

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho dos participantes. Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitao de um documento em seus metadados. Os metadados referentes tramitao devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a identificao do usurio. Um SIGAD deve manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados. O SIGAD deve assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os documentos vinculados.

AD

2.1.19

2.1.20

2.1.21

AD

2.1.22

AD

2.2

Controle de verses e do status do documento

Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio de seu recurso de fluxo de trabalho, estabelecer o status do documento, isto , se uma minuta, original ou cpia. No caso dos documentos digitais, esse status estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Assim, por exemplo: um documento criado no espao individual ou do grupo, mas no transmitido, uma minuta; um documento transmitido do espao individual ou do grupo para o espao gerencial, onde no pode mais ser alterado, e deste para fora da instituio, ser sempre recebido como um original e armazenado no espao de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma ltima minuta. Isso porque a transmisso acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmisso) que o tornam mais completo;

63

um documento enviado do espao individual para o do grupo, para receber comentrios, uma minuta, que deve ter seu nmero de verses devidamente controlado; quando um usurio autorizado recupera um documento do espao gerencial e o armazena em seu prprio espao, ele cria uma cpia. O mesmo acontece nos casos em que o usurio reencaminha um documento para outro usurio.

Referncia

Requisito

Obrig

2.2.1

Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia. Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas verses de um documento que est tramitando. Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas verses de um documento. Um SIGAD tem que manter o identificador nico do documento, e o controle de verses tem que ser registrado em metadados especficos.

2.2.2

O O O

2.2.3

2.2.4

CAPTURA

A captura consiste em declarar um documento como documento arquivstico ao incorpor-lo num SIGAD por meio das aes de registro, classificao, indexao, atribuio de metadados e arquivamento. O arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz respeito aos documentos digitais e convencionais. Enquanto os primeiros so arquivados dentro do SIGAD, os convencionais seguem a forma tradicional, isto , em pastas ou equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. Caso um documento convencional seja acompanhado de anexos digitais armazenados em mdia mvel (disquete, discos pticos ou ptico-magnticos, fitas magnticas etc.), esses anexos podem ser mantidos tanto no SIGAD como nas referidas mdias. A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas: captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato especficos (.doc, .pdf, .rtf) o registro inicial feito pelo usurio ao capturar o documento para o SIGAD; captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao SIGAD o registro e a anexao ao sistema de gesto podem ser automticos, complementados pelo usurio do SIGAD; captura em lote incluso, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas dirias, dossis, processos.
64

3.1

Procedimentos gerais

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.1

A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes: registrar e gerenciar todos os documentos convencionais; registrar e gerenciar todos os documentos independentemente do contexto tecnolgico; digitais,

classificar todos os documentos de acordo com o plano ou cdigo de classificao; controlar e validar a introduo de metadados. O

3.1.2

Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais das formas a seguir: captura de documentos produzidos dentro do SIGAD; captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do SIGAD; captura de documento individual produzido em workflow ou em outros sistemas integrados ao SIGAD; captura de documentos em lote.

3.1.3

Um SIGAD pode automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos predefinidos pelo programa de gesto arquivstica de documentos. Um SIGAD tem que aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre os vrios objetos digitais que compem o documento, isto , anexos e links de hipertexto. Um SIGAD tem que permitir a insero de todos os metadados obrigatrios e opcionais definidos na sua configurao e garantir que se mantenham associados ao documento. Os metadados obrigatrios so: nome do arquivo digital; nmero identificador atribudo pelo sistema; data de produo; data e hora de transmisso e recebimento; data e hora da captura; ttulo ou descrio abreviada;35 classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao;

3.1.4

3.1.5

35

Palavra ou frase que nomeia uma unidade arquivstica. Pode ser formal, quando aparece explicitamente na unidade arquivstica que est sendo descrita, ou atribuda. 65

Referncia

Requisito

Obrig

prazos de guarda; autor (pessoa fsica ou jurdica);36 redator (se diferente do autor);37 originador;38 destinatrio (e respectivo cargo); nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento; indicao de anotao; indicao de anexos; indicao de verso; restrio de acesso; registro das migraes e data em que ocorreram. informaes mais

Os metadados opcionais se referem a detalhadas sobre o documento, tais como: espcie / tipo / gnero documental;

associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao; formato e software (nome e verso) em que o documento foi produzido ou capturado; mscaras de formatao (templates) interpretar a estrutura do documento; necessrias para

3.1.6

assunto / descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de classificao); localizao fsica; e outros que se julgarem necessrios. O

Um SIGAD tem que prever a insero dos metadados obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia, no momento da captura de processos. Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir um nmero identificador a cada dossi/processo e documento capturado, que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final no SIGAD.

3.1.7

36

Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome da qual ou sob cujo comando o documento emitido.
37

Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do documento.
38

Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado ou enviado. 66

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.8

O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da configurao do SIGAD. O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.

3.1.9

Num SIGAD, o nmero identificador atribudo pelo sistema tem que: ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e alterao posterior; ou ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito.

Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas, nesse caso, ocultando-o do usurio e permitindo a este introduzir uma sequncia no necessariamente nica como um identificador. O usurio empregaria essa sequncia como um identificador, mas o SIGAD a consideraria um metadado pesquisvel, definido pelo usurio. 3.1.10 Um SIGAD tem que prever a adoo da numerao nica de processos e/ou documentos oficiais de acordo com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento na unidade protocolizadora de origem. Um SIGAD deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do metadado assunto/descritor. No caso da administrao pblica federal, deve ser utilizada a Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico (e-Ping). 3.1.12 Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam inseridos somente por usurios autorizados. Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria. Um SIGAD deve ser capaz de relacionar um documento digital (objeto digital) a mais de um dossi ou processo, sem a sua duplicao fsica. Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em um concurso de doutorado de determinada universidade estar associada ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos dossis de cada aluno aprovado. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi, o SIGAD deve criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
67

3.1.11

AD

O O

3.1.13

3.1.14

AD

Referncia

Requisito

Obrig

3.1.15

Um SIGAD deve ser capaz de inserir, automaticamente, os metadados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na insero dos metadados. Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimento, de memorando etc.), alguns metadados podem ser inseridos automaticamente, tais como nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda.

AD

3.1.16

Um SIGAD tem que garantir a visualizao do registro de entrada do documento no sistema com todos os metadados inseridos automaticamente e os demais a serem atribudos pelo usurio. Por exemplo, o sistema pode atribuir, automaticamente, o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador, e requerer que o usurio preencha os demais metadados.

3.1.17

Um SIGAD tem que garantir a insero de outros metadados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.

3.1.18

Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o SIGAD tem que permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes: registrar todas as verses do documento como um s documento arquivstico; registrar uma nica verso documento arquivstico; do documento como um

registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento arquivstico. AD

3.1.19

Um SIGAD deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes a seguir: tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade; indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio; indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados; indicar classificaes possveis a partir dos metadados j inseridos, como, por exemplo, o ttulo; indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento.

3.1.20

Um SIGAD deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, caso os

AD

68

Referncia

Requisito

Obrig

procedimentos dessa captura sejam distribudos entre vrios usurios. 3.1.21 No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por mais de um objeto digital, o SIGAD tem que: tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos digitais; preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais; garantir a integridade do documento quando recuperao, visualizao e gesto posteriores; de sua O

gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma unidade indivisvel. 3.1.22 Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo. O

3.2

Captura em lote
Requisito Obrig

Referncia

3.2.1

Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento tem que: permitir a importao de transaes predefinidas de arquivos em lote; registrar, automaticamente, importados contidos no lote; cada um dos documentos

permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados; validar a integridade dos metadados. Exemplos de lotes de documento: mensagens de correio eletrnico, correspondncia digitalizada por meio de escner, documentos provenientes de um departamento, grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou, ainda, documentos oriundos de um sistema de gesto de documentos.

3.3

Captura de mensagens de correio eletrnico

O correio eletrnico um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. As
69

caractersticas do correio eletrnico podem dificultar o seu gerenciamento. Assim, um SIGAD tem que permitir controles de gesto para: capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos; dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados.

Observao: este ltimo procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e importncia dos itens, bem como a possibilidade de eles no serem capturados.

Referncia

Requisito

Obrig

3.3.1

Um SIGAD tem que permitir que, na fase de configurao, seja escolhida uma das seguintes operaes: capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro; ou capturar, automaticamente, todas as mensagens de correio eletrnico.

3.3.2

Um SIGAD pode permitir que os usurios tratem e capturem as mensagens de chegada a partir do seu prprio sistema de correio eletrnico. O usurio deve poder tratar cada mensagem na caixa de entrada, como se segue: visualizar cada mensagem de correio e uma indicao dos respectivos anexos, caso existam; visualizar os contedos dos anexos utilizando um dispositivo para visualizao de documentos em diferentes formatos; registrar no SIGAD a mensagem de correio e respectivos anexos como um novo documento de arquivo; relacionar a mensagem e respectivos anexos a um documento existente no SIGAD.

3.3.3

Um SIGAD deve assegurar a captura do nome, e no somente do endereo, do originador do correio eletrnico. Por exemplo, Lus Santos, alm de lsa25@ab.br.

AD

3.4

Captura de documentos convencionais ou hbridos

O programa de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade nico para documentos convencionais, digitais e hbridos. Assim, o SIGAD tem que capturar todos esses tipos de documentos. A captura do documento convencional ser realizada pelo SIGAD por meio das atividades de registro, classificao e indexao. O arquivamento ser feito da forma apropriada ao suporte, formato e tipo de documento.
70

Referncia

Requisito

Obrig

3.4.1

O SIGAD tem que poder capturar tambm os documentos convencionais e/ou hbridos. O SIGAD tem que acrescentar aos metadados dos documentos convencionais informaes sobre sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios autorizados.

O O

3.4.2

3.5

Formato de arquivo e estrutura39 dos documentos a serem capturados

rgos e entidades precisam capturar uma gama diversificada de documentos com formatos de arquivo e estruturas diferentes. Os requisitos tcnicos para a captura variam de acordo com a complexidade dos documentos. Em alguns ambientes no possvel identificar, antecipadamente, todas os formatos de arquivo e estruturas possveis dos documentos, j que alguns so recebidos de fontes externas.

Documentos automodificveis Alguns documentos parecem ter seu contedo alterado sem interveno do usurio. Por exemplo, um modelo para elaborao de correspondncia cuja data colocada, automaticamente, pelo sistema e armazenada como um campo ou cdigo. Nesse caso, cada vez que o documento exibido, a data apresentada atualizada. Entretanto, o documento lgico no se modifica, apenas sua exibio (documento conceitual) que sofre alteraes conforme o software utilizado para visualiz-lo. Outros documentos podem conter um cdigo que os modifica realmente. o caso de uma folha de clculo com um macro sofisticado que a altera (por meio de software de aplicaes utilizado para visualizao) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos automodificveis devem ser evitados. Caso isso no seja possvel, devem ser armazenados em formatos que desativem o cdigo automodificador ou visualizados por meio de software que no desencadeie a alterao. Por exemplo: uma planilha de clculo que contenha macros deve ser convertida para um formato estvel, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD. Quando no for possvel converter os documentos automodificveis para um formato estvel ou visualiz-los por meio de um software que no desencadeie a alterao, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informaes relativas s funes automodificadoras.

Referncia

Requisito

Obrig

3.5.1

Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar documentos com diferentes formatos de arquivo e estruturas.

39

A estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compem o documento, conforme exemplificado no item 3.5.3. 71

Referncia

Requisito

Obrig

3.5.2

Um SIGAD deve poder capturar, entre outros, os documentos a seguir: calendrios eletrnicos; informaes de outros aplicativos contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por computador (CAD); documentos em papel digitalizados por meio de escner; documentos sonoros; videoclipes; diagramas e mapas digitais; dados estruturados (EDI); bases de dados; documentos multimdia. A lista de documentos que um SIGAD tem que suportar varia de rgo para rgo.

AD

3.5.3

Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas: simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides digitais, som. composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas web, publicaes eletrnicas, bases de dados.

3.5.4

Um SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos de arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou entidade.

3.6

Estrutura dos procedimentos de gesto

A gesto arquivstica de documentos digitais prev o estabelecimento de trs domnios no ambiente eletrnico: espao individual, espao do grupo e espao geral. O espao individual corresponde ao espao definido para cada funcionrio; o espao do grupo, ao espao para cada grupo, equipe, comit; e o espao geral, ao servio de protocolo e arquivos do rgo ou entidade, e sua principal caracterstica que, uma vez ali, o documento no pode mais ser alterado. As regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos definem: os espaos em que os documentos podem ser produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados; o espao em que os metadados sero includos; os direitos de acesso a cada espao e a maneira como os documentos tramitaro dentro e fora do rgo ou entidade.
72

Uma vez capturados no espao geral, os documentos e seus metadados tm que ser mantidos em verso definitiva e protegidos contra alteraes deliberadas ou acidentais. O contedo, contexto e forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao longo de todo o seu ciclo de vida, a fim de preservar sua autenticidade.

Referncia

Requisito

Obrig

3.6.1

Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao do grupo e espao geral. Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos nos trs espaos. Um SIGAD tem que impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e administradores, exceto se a alterao fizer parte do processo documental. (Ver seo 6.10 Alterar, apagar e truncar) Um SIGAD deve poder emitir um aviso caso se tente capturar um documento incompleto ou inconsistente a ponto de comprometer sua futura autenticidade. Por exemplo, uma correspondncia sem assinatura digital vlida ou uma fatura de fornecedor no identificado.

3.6.2

3.6.3

3.6.4

AD

3.6.5

Um SIGAD deve poder emitir um aviso caso se tente capturar um documento cuja autenticidade no possa ser verificada no futuro.

AD

AVALIAO E DESTINAO

Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos documentos gerenciados pelo SIGAD. No contexto de um SIGAD, a avaliao dos documentos refere-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os documentos tm que ser mantidos em um SIGAD e a destinao dos mesmos aps esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminao. Para cumprir a destinao prevista na tabela de temporalidade e destinao, um documento deve ser exportado do SIGAD. Alm disso, um SIGAD pode exportar documentos para outro sistema por outras razes,como cumprimento de trmite e migrao. Esta seo estabelece requisitos para a configurao e aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos no SIGAD e para a exportao e eliminao de documentos de um SIGAD.
73

4.1

Configurao documentos

da

tabela

de

temporalidade

destinao

de

Estes requisitos referem-se criao e manuteno de tabelas de temporalidade em um SIGAD.

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.1

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao plano de classificao do rgo ou entidade. Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos na classe em que o documento foi inserido. Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade destinao de documentos com as seguintes informaes: identificador do rgo ou entidade; identificador da classe; prazo de guarda na fase corrente; prazo de guarda na fase intermediria; destinao final; observaes; evento que determina o incio da contagem do prazo de reteno na fase corrente e na fase intermediria. A tabela de temporalidade e destinao de documentos dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislao e ser aprovada pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia.40 e

4.1.2

4.1.3

4.1.4

Um SIGAD tem que prever, pelo menos, as seguintes situaes para destinao: apresentao dos documentos para reavaliao em data futura; eliminao; exportao para transferncia; exportao para recolhimento (guarda permanente).

40

A Resoluo do Conarq n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do Conarq n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas. 74

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.5

Um SIGAD tem que prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade e destinao de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes eventos: abertura de dossi; arquivamento de dossi/processo; desarquivamento de dossi/processo; incluso de documento em um dossi/processo. Acontecimentos especficos, descritos na tabela de temporalidade e destinao como, por exemplo, cinco anos a contar da data de aprovao das contas, quando no puderem ser detectados automaticamente pelo sistema, devero ser informados ao SIGAD por usurio autorizado.

4.1.6

Um SIGAD tem que prever que a definio dos prazos de guarda seja expressa por: um nmero inteiro de dias ou um nmero inteiro de meses ou um nmero inteiro de anos ou uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias.

4.1.7

Um SIGAD tem que limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e destinao de documentos a usurios autorizados. Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da tabela de temporalidade e destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os documentos ou dossis/processos associados quele item. As alteraes na tabela de temporalidade e destinao s podero ser feitas como resultado de um processo de reavaliao realizado pela comisso de avaliao do rgo ou entidade em virtude de mudana do contexto administrativo, jurdico ou cultural. Os integrantes do SINAR devero ainda ter suas tabelas aprovadas pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia.

4.1.8

4.1.9

Um SIGAD deve ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na tabela de temporalidade e destinao de documentos. Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente uma tabela de temporalidade e destinao de documento. (Ver item 12 Interoperabilidade)

AD AD

4.1.10

75

Referncia

Requisito

Obrig

4.1.11

Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da tabela de temporalidade e destinao, incluindo a capacidade de: gerar relatrio completo destinao de documentos; da tabela de temporalidade e

gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificao; gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos quais foi atribudo um determinado prazo de guarda; identificar as inconsistncias existentes entre a tabela de temporalidade e destinao de documentos e o plano de classificao.

4.2

Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos

Estes requisitos referem-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos, ou seja, aos procedimentos de controle e verificao dos prazos e da destinao previstos, antes de se proceder s aes de destinao propriamente ditas.

Referncia

Requisito

Obrig

4.2.1

Um SIGAD tem que fornecer recursos integrados tabela de temporalidade e destinao de documentos para implementar as aes de destinao. Para cada dossi/processo, um SIGAD tem que acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para a classe qual pertence. Um SIGAD tem que prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto. Um SIGAD tem de prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que tem de ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos: identificar automaticamente os documentos ou dossis/processos que atingiram os prazos de guarda previstos; informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou dossis/processos que foram identificados no passo anterior; possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles documentos ou dossis/processos, caso necessrio; proceder ao de destinao quando confirmada pelo usurio autorizado.

4.2.2

4.2.3

4.2.4

76

Referncia

Requisito

Obrig

4.2.5

Um SIGAD tem sempre que pedir confirmao antes de realizar as aes de destinao. Um SIGAD deve prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio de uma ao de destinao. Por exemplo, emitir aviso ao administrador, caso um documento arquivstico possua um determinado nvel de segurana. Um SIGAD tem que restringir as funes de destinao a usurios autorizados. Quando um administrador transfere documentos ou dossis/processos de uma classe para outra, em virtude de uma reclassificao, o SIGAD tem que adotar automaticamente a temporalidade e a destinao vigentes na nova classe. Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o SIGAD tem que automaticamente verificar todos os prazos de guarda e as destinaes previstas para esse documento e garantir que ele seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinao de documentos, de forma que: a remoo de um documento de um dossi/processo no prejudique a manuteno desse mesmo documento em outro dossi/processo, at que todas as referncias desse documento tenham atingido o prazo de guarda previsto; a manuteno de um documento em um dossi/processo por prazo mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo documento em outro dossi/processo de prazo mais curto. Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o documento mantido no SIGAD. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital. No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem que antes se verifique a temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.

O AD

4.2.6

4.2.7

O O

4.2.8

4.2.9

4.3

Exportao de documentos

Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as aes de transferncia e recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou enviar uma cpia para outro local ou sistema.
77

Em alguns casos os documentos sero eliminados do SIGAD aps a exportao; em outros, sero mantidos. Em todos os casos, absolutamente necessrio que as aes sejam executadas de maneira controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.

Referncia

Requisito

Obrig

4.3.1

Um SIGAD tem que ser capaz de exportar documentos e dossis/processos digitais e seus metadados para outro sistema dentro ou fora do rgo ou entidade. Quando um SIGAD exportar os documentos e dossis/processos de uma classe para executar uma ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e dossis/processos da classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes, documentos e metadados associados. Um SIGAD tem que ser capaz de exportar um documento e dossi/processo ou grupo de documentos e dossis/processos numa seqncia de operaes, de modo que: o contedo, o contexto e a estrutura dos documentos no se degradem; todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus respectivos anexos; todos os metadados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligaes possam ser mantidas no novo sistema; todas as ligaes entre documentos, dossis/processos sejam mantidas. volumes e

4.3.2

4.3.3

4.3.4

Um SIGAD deve ser capaz de exportar dossis/processos: em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado); de acordo com interoperabilidade; o formatos definidos em padres de

AD

de acordo com o formato definido pela instituio arquivstica que ir receber a documentao, no caso de transferncia ou recolhimento. 4.3.5 Um SIGAD deve ser capaz de exportar metadados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo. Um SIGAD tem que ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar. AD O

4.3.6

78

Referncia

Requisito

Obrig

4.3.7

Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhado sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem que identificar os documentos e dossis/processos que originaram erros de processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida. Um SIGAD tem que conservar todos os documentos e dossis/processos digitais que foram exportados, pelo menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito. Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/processos que foram exportados. O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido.

4.3.8

4.3.9

4.3.10

Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e dossis/processos digitais que esto sendo exportados. Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou recolhimento a uma instituio arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pela instituio arquivstica recebedora.

4.3.11

Um SIGAD deve possibilitar a incluso de metadados necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos e dossis/processos que sero exportados para recolhimento. Um SIGAD pode possibilitar a ordenao dos documentos e dossis/processos digitais a serem exportados de acordo com elementos de metadados selecionados pelo usurio. Quando se exportar documentos e dossis/processos hbridos, um SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte na forma convencional dos mesmos documentos e dossis/processos tenha passado pelo procedimento de destinao adequado antes de confirmar a exportao da parte na forma digital. Um SIGAD deve permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez.

AD

4.3.12

4.3.13

AD

4.3.14

AD

4.4

Eliminao

A eliminao de documentos arquivsticos deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e de acordo com a legislao vigente.41

41

Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resolues do Conarq n. 5, 7 e 20, bem como a legislao especfica das esferas municipal e estadual e poderes da Unio. 79

Da mesma forma que a exportao, as aes para eliminao de documentos arquivsticos em um SIGAD tm de ser executadas de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e trilha de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.

Referncia

Requisito

Obrig

4.4.1

Um SIGAD tem que restringir a funo de eliminao de documentos ou dossis/processos somente a usurios autorizados. Um SIGAD tem que pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e dossi/processo e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada. Um SIGAD tem que avisar o usurio autorizado quando um documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os sistemas tambm tm de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas abaixo: confirmao pelo usurio cancelar o processo; autorizado para prosseguir ou

4.4.2

4.4.3

produo de um relatrio especificando os documentos ou dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros documentos ou dossis/processos. 4.4.4 Um SIGAD deve permitir a eliminao de documentos ou dossis/processos de forma irreversvel a fim de que no possam ser restaurados por meio da utilizao normal do SIGAD nem por meio de rotinas auxiliares do sistema operacional nem por aplicaes especiais de recuperao de dados. Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no sistema, um SIGAD tem que garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital. Ver requisito 4.2.9 4.4.6 Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida. Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, um SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte na forma convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte na forma digital. Um SIGAD tem que gerar relatrio com os documentos e dossis/processos que sero eliminados. O AD

4.4.5

4.4.7

AD

4.4.8

80

Referncia

Requisito

Obrig

Essa listagem deve seguir o formato da Listagem de eliminao conforme o estabelecido na norma vigente. 4.4.9 Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossis/processos eliminados. O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido. O

4.5

Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos

Os documentos arquivsticos convencionais e os hbridos gerenciados pelo SIGAD devem ter os procedimentos de avaliao e destinao controlados pelo SIGAD, da mesma forma que os documentos digitais.

Referncia

Requisito

Obrig

4.5.1

Um SIGAD tem que aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos. Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos documentos convencionais e deve dar incio aos procedimentos de eliminao ou transferncia desses documentos, tomando em considerao suas especificidades. Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre a existncia e a localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado. Um SIGAD deve exportar metadados dossis/processos convencionais. de documentos e

4.5.2

4.5.3

4.5.4

AD

PESQUISA, LOCALIZAO E APRESENTAO DOS DOCUMENTOS

Um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos arquivsticos com o objetivo de permitir o acesso a eles. Todas essas funcionalidades tm de ser submetidas aos controles de acesso descritos na seo 6 Segurana.

81

5.1

Aspectos gerais

Referncia

Requisito

Obrig

5.1.1

Um SIGAD tem que fornecer facilidades localizao e apresentao dos documentos.

para

pesquisa,

O AD AD

5.1.2

Um SIGAD deve fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via ambiente web. Um SIGAD deve prever a navegao grfica no plano de classificao, a navegao direta de uma classe para os documentos arquivsticos produzidos nesta classe e a seleo, recuperao e apresentao direta dos documentos arquivsticos e de seus contedos por meio desse mecanismo.

5.1.3

5.2

Pesquisa e localizao

A pesquisa o processo de identificao de documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados.

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.1

Um SIGAD tem que fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e acessar os documentos e/ou metadados, seja individualmente ou reunidos em grupo. Um SIGAD tem que executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa. Um SIGAD tem que permitir que todos os metadados de gesto42 de um documento ou dossi/processo possam ser pesquisados. Um SIGAD deve permitir que o contedo dos documentos em forma de texto possa ser pesquisado. Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero identificador.

5.2.2

5.2.3

5.2.4

AD O

5.2.5

42

Os metadados de gesto so aqueles que apoiam a gesto arquivstica do documento, tais como temporalidade e destinao prevista, cdigo de classificao, entre outros. 82

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.6

Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo, no mnimo: identificador; ttulo; assunto; datas; procedncia/interessado; autor/redator /originador; classificao de acordo com plano ou cdigo de classificao.

5.2.7

Um SIGAD deve fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos e, ou e no. Um SIGAD deve permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um metadado ou o contedo do documento como fonte de busca. Um SIGAD pode permitir o uso de perodos tpicos de pedidos de pesquisa nos campos de data, como, por exemplo, semana anterior, ms corrente. Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres curinga e de truncamento direita para pesquisa de metadados. Por exemplo, o argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil, e o argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica.

AD

5.2.8

AD

5.2.9

5.2.10

AD

5.2.11

Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para pesquisa no contedo do documento. Um SIGAD deve proporcionar pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra. Um SIGAD deve permitir que os usurios armazenem pesquisas para reutilizao posterior. Um SIGAD deve permitir que os usurios refinem pesquisas j realizadas. Quando o rgo ou entidade utilizar tesauros ou vocabulrio controlado, um SIGAD deve ser capaz de realizar pesquisa dos documentos e dossis/processos por meio da navegao nesses instrumentos. Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir metadados como campos de pesquisa.

AD AD

5.2.12

5.2.13

AD AD AD

5.2.14

5.2.15

5.2.16

AD

83

Referncia

Requisito

Obrig

5.2.17

Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os documentos que a compem, como uma unidade e num nico processo de recuperao. Um SIGAD tem que limitar o acesso a qualquer informao (metadado ou contedo de um documento arquivstico) se restries de acesso e questes de segurana assim determinarem.

5.2.18

5.3

Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som

Um SIGAD pode conter documentos arquivsticos com os mais diversos formatos e estruturas, e deve ter a capacidade de apresentar esses documentos ao usurio sem adulter-los, seja exibindo-os na tela do computador, imprimindo ou emitindo som. O sistema deve informar os programas (software) adicionais necessrios e a configurao adequada, como, por exemplo, plug-in e configurao de navegador.

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.1

Um SIGAD tem que apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os parmetros da consulta e deve notificar o usurio se o resultado for nulo. Quando o resultado de uma pesquisa for nulo, o SIGAD pode sugerir outros parmetros aproximados que possam ser satisfeitos. Por exemplo: Pesquisa inicial com o parmetro Arquivo Nacional. O SIGAD apresenta a seguinte mensagem: Voc no quis dizer Arquivo Nacional?

5.3.2

5.3.3

Aps apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que oferecer ao usurio as opes: visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da pesquisa; redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.

5.3.4

Um SIGAD deve permitir que os documentos e dossis/processos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.

AD

84

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.5

Um SIGAD deve permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos e funes como: seleo da ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados; determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos em cada tela; estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa; armazenamento dos resultados de uma pesquisa; definio dos metadados a serem exibidos nas listas de resultados de pesquisa.

AD

5.3.6

Um SIGAD deve fornecer recursos que permitam ao usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como, por exemplo: de um documento para a unidade de arquivamento em que est includo; de uma unidade de arquivamento para os documentos nela includos; de uma unidade de arquivamento para a respectiva classe; de uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas.

AD

5.3.7

Um SIGAD tem que ser capaz de apresentar o contedo de todos os tipos de documentos arquivsticos digitais capturados, de forma que: preserve as caractersticas de exibio visual e de formato apresentados pela aplicao geradora; exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade.

5.3.8

Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela todos os tipos de documentos capturados. Um SIGAD tem que ser capaz de imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras. Um SIGAD tem que ser capaz de exibir/reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em movimento e som. Um SIGAD tem que proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus metadados e possibilitar a definio dos metadados a serem impressos.

O O

5.3.9

5.3.10

5.3.11

85

Referncia

Requisito

Obrig

5.3.12

Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela e imprimir todos os metadados associados aos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa. Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa. Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos documentos que compem um dossi/processo. Um SIGAD deve permitir que os metadados exibidos nas listas a que se referem os requisitos 5.3.13 e 5.3.14 possam ser definidos pelo usurio. Um SIGAD tem que permitir que todos os documentos de um dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na sequncia determinada pelo usurio. Um SIGAD tem que incluir recursos destinados a transferir para suportes adequados documentos que no possam ser impressos, tais comodocumentos sonoros, vdeos e pginas web. Um SIGAD deve ser capaz de apresentar os documentos arquivsticos em outros formatos alm do nativo, tais como: formato .xml adequado para publicao; formato .html adequado para publicao; formato aprovado por organismos padronizadores na sua esfera de competncia; No que se refere interoperabilidade com outros sistemas, ver seo 12 Interoperabilidade.

5.3.13

O O AD

5.3.14

5.3.15

5.3.16

5.3.17

5.3.18

AD

5.3.19

Um SIGAD tem que ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos e dossis/processos, simultaneamente, para diversos usurios. Um SIGAD deve permitir ao administrador determinar que todas as cpias em papel de documentos e dossis/processos sejam impressas junto com metadados pr-selecionados.

5.3.20

AD

SEGURANA

Esta seo contm um conjunto de requisitos para servios de segurana: cpias de segurana, controle de acesso (tanto baseado em papis de usurio como em grupos de usurios), classes de sigilo, trilhas de auditoria de sistemas, criptografia para sigilo, assinatura digital e marcas dgua digitais.

86

Os requisitos de identificao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem integrar qualquer SIGAD. Polticas de segurana especficas podero definir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos demais requisitos. No que diz respeito ao controle de acesso, esta especificao contempla trs tipos de requisitos: de controle de acesso baseado em papis de usurio; de controle de acesso por grupos; de classificao quanto ao grau de sigilo.

Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados e os requisitos de administrao de controle de acesso devem ser adaptados a cada tipo mencionado antes ou a uma combinao deles, de acordo com a legislao vigente. Quanto ao uso da tecnologia de criptografia, tanto para sigilo como para autenticao, o rigor dos requisitos est sujeito legislao vigente e poltica de segurana especfica. Muitas vezes, a criptografia usada como mecanismo de apoio ao controle de acesso para reforar o sigilo das informaes. Os requisitos de assinatura digital e certificao digital so necessrios para aquelas organizaes em que documentos so assinados digitalmente ou para as verificaes eletrnicas de autenticidade. Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral sistmica e abrange no somente a tecnologia, mas tambm as pessoas, processos e legislao.

6.1

Cpias de segurana

As cpias de segurana tm por objetivo prevenir a perda de informaes e garantir a disponibilidade do sistema. Os procedimentos de backup devem ser feitos regularmente e pelo menos uma cpia deve ser armazenada, preferencialmente offsite. Podem-se distinguir vrios tipos de informao necessrios ao funcionamento de um SIGAD. Essas informaes compreendem os documentos digitais, metadados e informaes de controle associadas s camadas de software relacionadas ao SIGAD (sistema operacional, gerenciador de bancos de dados, software aplicativo). Todas essas informaes devem ser includas nos procedimentos de cpias de segurana.

Referncia

Requisito

Obrig

6.1.1

Um SIGAD tem que permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos arquivsticos, metadados e parmetros do sistema). O administrador do SIGAD tem que manter o controle das cpias de segurana, prevendo testes de restaurao. As mdias removveis devem ter cpias em suportes equivalentes e armazenamento off-site.

6.1.2

O AD

6.1.3

87

Referncia

Requisito

Obrig

6.1.4

Os discos rgidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois locais diferentes e fisicamente distantes. Um SIGAD deve ser capaz de agendar, automaticamente, os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias incrementais ou completas. Um SIGAD deve dispor de mecanismos de assinatura digital das cpias de segurana, de modo a garantir a integridade dos dados e a identificao do responsvel pelo procedimento. As assinaturas digitais possibilitam a verificao de integridade inclusive em mdias que estejam off-site. Essas verificaes podem ser realizadas sem o auxlio do SIGAD.

AD

6.1.5

AD

6.1.6

AD

6.1.7

Um SIGAD tem que incluir funes para restituir os documentos de arquivo e metadados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e rotinas de auditoria. Dados crticos de configurao e controle do sistema operacional e do gerenciador de bancos de dados devem ser especialmente protegidos. Mecanismos especiais de backup devem ser previstos para dados crticos. Trilhas de auditoria devem ser copiadas com frequncia, prevendo-se cpias a serem armazenadas em pelo menos um local off-site.

6.1.8

AD

6.1.9

AD

6.2

Controle de acesso

Esta seo trata dos requisitos de identificao e autenticao de usurios, controle de acesso baseado em grupos de usurios e em papis de usurios, bem como dos requisitos comuns a qualquer tipo de controle de acesso.

Identificao e autenticao de usurios Os requisitos abaixo tratam do mapeamento da identidade do usurio legtimo e das permisses concedidas a ele, imediatamente aps sua autenticao. Usurios acessam dados, metadados e funes via interface do programa. A associao entre identidade do usurio e autorizaes de acesso feita durante a fase de identificao e autenticao do usurio por meio da interface do programa, com base nas credenciais de autenticao.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.1

Para implementar o controle de acesso, um SIGAD tem que manter pelo menos os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana: identificador do usurio;

88

Referncia

Requisito

Obrig

autorizaes de acesso; credenciais de autenticao. Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina etc.) so exemplos de credenciais de autenticao. 6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes de iniciar qualquer operao no sistema. Um SIGAD tem que garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio, estejam dentro de conjuntos de valores vlidos. As credenciais de autenticao s devem ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo administrador, com a anuncia do proprietrio e em conformidade com a poltica de segurana. O

6.2.3

6.2.4

AD

Aspectos gerais de controle de acesso Os requisitos desta seo so aplicveis a qualquer organizao para conduo de suas funes e atividades, independentemente do modelo de controle de acesso adotado, de acordo com a poltica de segurana.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.5

Um SIGAD tem que permitir acesso a funes do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da administrao do sistema, a fim de proteger a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais. Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento arquivstico, volume ou dossi/processo especfico a que no tenha direito de acesso, um SIGAD deve fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao): mostrar o ttulo e os metadados do documento; demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no o respectivo ttulo nem outro metadado; no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a sua existncia. Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um SIGAD tem que excluir esses documentos de qualquer listagem de resultados de pesquisa. Esse procedimento , normalmente, adequado para documentos que requeiram elevado grau de segurana e sigilo. O SIGAD deve ser capaz de registrar e informar tentativas

6.2.6

AD

89

Referncia

Requisito

Obrig

indevidas de acesso. Este requisito se aplica tanto a pesquisas em metadados quanto a pesquisas no prprio documento (texto livre). 6.2.7 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais. Um SIGAD deve implementar, imediatamente, alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos digitais. Um SIGAD deve oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao administrador, tais como a realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes. Quando um SIGAD controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana. O

6.2.8

AD

6.2.9

AD

6.2.10

AD

Controle de acesso por grupos de usurios Grupos so conjuntos de usurios (possivelmente com papis diferentes) reunidos para a realizao de alguma atividade em comum, por tempo determinado. Estes requisitos s so aplicveis s organizaes em que h controle de acesso por grupos de usurios.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.11

Um SIGAD tem que implementar a poltica de controle de acesso a documentos por grupos de usurios considerando: a identidade do usurio e sua participao em grupos; os atributos de segurana, associados ao documento arquivstico digital, s classes e/ou aos dossis/processos.

6.2.12

O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem que ser concedido se a permisso requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais pertena o usurio. Um SIGAD tem que permitir que um usurio pertena a mais de um grupo. Um SIGAD pode permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo administrador, de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.

6.2.13

O F

6.2.14

90

Controle de acesso por papis de usurios Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas. Operaes correspondem a tarefas executadas nos documentos, dossis/processos e classes. Atribuies de usurios so as associaes entre usurios e papis. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis e vice-versa. Permisses constituem garantias aprovadas para realizao de operaes em documentos arquivsticos. Estes requisitos s so aplicveis aos rgos e entidades em que h controle de acesso por papis de usurios.

Referncia

Requisito

Obrig

6.2.15

Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso aos documentos digitais por papis de usurios: identificao do usurio; papis associados ao usurio.

6.2.16

Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso por papis: identificao do documento digital; operaes permitidas aos vrios papis de usurios, sobre as classes ou unidades de arquivamento a que o documento pertence.

6.2.17

O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao usurio. Um SIGAD tem que impedir que um usurio assuma papis com direitos conflitantes. Um SIGAD pode permitir a criao de hierarquias de papis e o conceito de herana de permisses entre eles.

6.2.18

O F

6.2.19

6.3

Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel

Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos documentos arquivsticos, com base na classificao do grau de sigilo, bem como restrio de acesso informao sensvel. Informao sensvel pode estar relacionada honra e privacidade de pessoas ou a questes estratgicas e de segredo corporativo. Os requisitos so flexveis para atender tanto s organizaes privadas como aos rgos pblicos. Os documentos produzidos pelos rgos da administrao pblica esto sujeitos aos graus de sigilo definidos na legislao vigente.

91

Estes requisitos so aplicveis s organizaes em que o teor dos documentos produzidos e recebidos exige sigilo.

Referncia

Requisito

Obrig

6.3.1

Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de sigilo de documentos, dossis/processos e classes do plano de classificao, e de todas as operaes de usurios nos documentos. Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana: grau de sigilo do documento; credencial de segurana do usurio. O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana.

6.3.2

6.3.3

Um SIGAD tem que recusar o acesso de usurios a documentos que possuam grau de sigilo superior sua credencial de segurana. Um SIGAD tem que garantir que documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao SIGAD, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo. Um SIGAD tem que ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos a partir de fontes externas ao SIGAD. Um SIGAD deve garantir que no haja ambiguidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e outros atributos de segurana (permisses) do documento importado. Um SIGAD tem que permitir que um dos itens abaixo seja selecionado durante a configurao: graus de sigilo dossis/processos; a serem atribudos a classes e

6.3.4

6.3.5

6.3.6

AD

6.3.7

classes e dossis/processos sem grau de sigilo. 6.3.8 Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos arquivsticos de um dossi/processo ou de uma classe, numa nica operao. Um SIGAD tem que garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de segurana pertinente para receber o documento. O

6.3.9

92

Referncia

Requisito

Obrig

6.3.10

Um SIGAD tem que permitir somente aos administradores autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcao de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes aes: remover ou documentos; revogar os atributos de segurana dos

6.3.11

criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana dos usurios. 6.3.12 Um SIGAD tem que permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento Um SIGAD deve permitir o armazenamento dos documentos sigilosos em meios fsicos ou lgicos distintos. Um SIGAD tem que impedir que um documento sigiloso seja eliminado. Os documentos sigilosos tm que se tornar ostensivos para serem submetidos ao processo de avaliao e receberem a destinao prevista. 6.3.15 Um SIGAD tem que implementar metadados nos nveis de dossi, documento ou extrato de documento para controlar o acesso informao sensvel. O O

6.3.13

AD O

6.3.14

6.4

Trilhas de auditoria

A trilha de auditoria consiste num histrico de todas as intervenes, ou tentativas de interveno, feitas no documento e no prprio SIGAD. Nesse sentido, tambm um metadado sobre os documentos arquivsticos digitais e informa sobre sua autenticidade.

Referncia

Requisito

Obrig

6.4.1

Um SIGAD tem que ser capaz de registrar, na trilha de auditoria, informaes acerca das aes a seguir: data e hora da captura de todos os documentos; responsvel pela captura; reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento ou dossi/processo, com a classificao inicial e final. qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinaode documentos;

93

Referncia

Requisito

Obrig

qualquer ao de reavaliao de documentos; qualquer alterao nos metadados dossis/processos ou documentos; data e hora metadados; de produo, associados e a classes, de

aditamento

eliminao

alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um dossi/processo, documento ou usurio; aes de exportao e importao envolvendo os documentos; tentativas de exportao (inclusive para backup) e importao (inclusive restore); usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos e ao SIGAD; tentativas de acesso negado a qualquer documento; aes de eliminao de qualquer documento e seus metadados; infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso; mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo; todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (papis, grupos, permisses etc.); todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha etc.); todos os eventos de administrao e manuteno das trilhas de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros etc.). 6.4.2 Um SIGAD tem que registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio, desde que essa identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente. Um SIGAD deve permitir apenas ao administrador e ao auditor a leitura das trilhas de auditoria. Um SIGAD tem que assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo, a fim de que uma ocorrncia especfica possa ser identificada e todas as informaes correspondentes sejam claras e compreensveis. Um SIGAD deve possuir mecanismos para realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Para facilitar a visualizao do relatrio, os resultados podem ser apresentados de modo ordenado, mas essa ordenao no pode alterar os dados includos na trilha. 6.4.6 Um SIGAD tem que ser capaz de impedir qualquer modificao na trilha de auditoria. O
94

6.4.3

AD O

6.4.4

6.4.5

AD

Referncia

Requisito

Obrig

6.4.7

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para outro. A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na tabela de temporalidade. Porm, a transferncia implica a cpia da trilha para outro espao de armazenamento, com a subsequente liberao do espao original. A exportao a cpia sem liberao do espao.

6.4.8

Um SIGAD deve ser capaz de gerar um alarme para os administradores apropriados se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite preestabelecido. Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento do espao reservado trilha de auditoria.

AD

6.4.9

Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, um SIGAD deve permitir somente operaes auditveis originadas por administradores. Todas as outras operaes estaro bloqueadas at a liberao pelo administrador.

AD

6.4.10

Um SIGAD deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nelas, indicar a possvel violao da segurana. Um SIGAD deve garantir pelo menos as seguintes regras para monitorao dos eventos auditados: acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas de log in com erro (autenticao malsucedida), conforme especificado pela poltica de segurana; ocorrncia de vrios log in simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes; log in do usurio fora do horrio autorizado, aps logoff no perodo normal.

AD

6.4.11

AD

6.4.12

Um SIGAD tem que fornecer relatrios sobre as aes que afetam classes, unidades de arquivamento e documentos, em ordem cronolgica e organizados por: documento arquivstico, unidade de arquivamento ou classe; usurio; tipo de ao ou operao.

6.4.13

Um SIGAD pode fornecer relatrios referentes a aes que afetem documentos e dossis/processos organizados por posto de trabalho (nos casos em que for tecnicamente adequado), endereo de rede ou outra interface de acesso.

95

Referncia

Requisito

Obrig

Alguns sistemas podem oferecer diversas interfaces de acesso aos documentos. Por exemplo, interface web externa, interface da intranet e interface desktop. Pode ser interessante o registro da interface de acesso usada. 6.4.14 Somente administradores autorizados tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos. Somente administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos. O O

6.4.15

6.5

Assinaturas digitais

Assinatura digital uma sequncia de bits que usa algoritmos especficos, chaves criptogrficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificao digital uma tcnica, baseada em uma infraestrutura de chaves pblicas, de garantia da validade de assinaturas digitais. O uso de assinaturas digitais e de certificao digital na administrao pblica foi padronizado e normalizado com a criao da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Os requisitos s so aplicveis quando h necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar autenticao, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).

Referncia

Requisito

Obrig

6.5.1

Um SIGAD deve ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover ou atualizar no SIGAD os certificados digitais de computadores ou de usurios. Um SIGAD tem que ser capaz de verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento. Um SIGAD, no processo de verificao da assinatura digital, tem que ser capaz de registrar, nos metadados do documento, o seguinte: validade da assinatura verificada; registro da verificao da assinatura; data e hora em que ocorreu a verificao.

AD O

6.5.2

6.5.3

O O

6.5.4

6.5.5

Um SIGAD deve ser capaz de armazenar, juntamente com o documento, as informaes de certificao a seguir:

AD

96

Referncia

Requisito

Obrig

assinatura digital; certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura; lista de certificados revogados (LCR). 6.5.6 Um SIGAD deve ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital. Um SIGAD deve destruir ou tornar indisponveis as chaves de criptografia que constem em listas de certificados revogados (LCR). Um SIGAD deve ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para seu prprio uso. O relgio gerador do selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional.43 AD AD AD

6.5.7

6.5.8

6.6

Criptografia

Criptografia um mtodo de codificao de objetos digitais segundo um cdigo secreto (chave), de modo que no possam ser apresentados de forma legvel ou inteligvel por uma aplicao e somente usurios autorizados sejam capazes de restabelecer sua forma original. Esta seo trata dos servios de segurana apoiados em criptografia. Estes requisitos s so aplicveis a organizaes em que h elevada necessidade de garantia de sigilo. importante salientar que, no uso de criptografia em documentos que apresentam longa temporalidade, devem ser tomadas medidas administrativas para garantir a manuteno do sigilo e do acesso. Esses documentos no devem ser armazenados criptografados. Alguns fatores que pem em risco a criptografia no longo prazo so o comprometimento ou obsolescncia da chave, indisponibilidade do portador da chave e evolues tecnolgicas. importante lembrar mais uma vez que o Conselho Internacional de Arquivos define como longo prazo para documentos digitais um perodo de mais de cinco anos contados a partir da data de produo.44

Referncia

Requisito

Obrig

6.6.1

Um SIGAD tem que usar criptografia no armazenamento, na transmisso e na apresentao de documentos arquivsticos digitais ao implementar a poltica de sigilo. Um SIGAD tem que limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de decifrao.

6.6.2

43 44

Observatrio Nacional Diviso do Servio da Hora. Disponvel em: <http://pcdsh01.on.br>. Ver CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 41. 97

Referncia

Requisito

Obrig

6.6.3

Um SIGAD tem que registrar os seguintes metadados sobre um documento cifrado: indicao sobre se est cifrado ou no; algoritmos usados na cifrao; identificao do remetente; identificao do destinatrio.

6.6.4

Um SIGAD deve poder assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente, de uma aplicao de software que disponha da funcionalidade de cifrao. Somente usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as operaes a seguir: incluir, remover ou alterar parmetros criptogrficos instalados no SIGAD; incluir, remover ou substituir programas ou usurios do SIGAD; chaves dos algoritmos de

AD

6.6.5

criptogrficas

cifrar e alterar a criptografia de documentos; remover a criptografia de um documento. A remoo da cifrao pode ocorrer quando sua manuteno resultar na indisponibilidade do documento. Por exemplo, se a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em hardware inviolvel cuja vida til esteja prestes a se esgotar ou se o documento for desclassificado. 6.6.6 Em caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes metadados adicionais tm que ser registrados na trilha de auditoria: data e hora da remoo da cifrao; identificao do executor da operao; motivo da remoo da cifrao. 6.6.7 Um SIGAD deve possuir arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas no que se refere plataforma criptogrfica. AD O

6.7

Marcas dgua digitais

Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e caractersticas, e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem ser aplicadas a sons e imagens em movimento digitalizadas.
98

O SIGAD pode manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas dgua. Estes requisitos s so aplicveis s organizaes em que so usadas marcas dgua digitais.

Referncia

Requisito

Obrig

6.7.1

Um SIGAD tem que ser capaz de recuperar informao contida em marcas dgua digitais. Um SIGAD tem que ser capaz de armazenar documentos arquivsticos digitais que contenham marcas dgua digitais, assim como informao de apoio relacionada marca dgua. Um SIGAD deve possuir arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas no que se refere plataforma de gerao e deteco de marca dgua digital.

O O

6.7.2

6.7.3

AD

6.8

Acompanhamento de transferncia

Durante seu ciclo de vida, os documentos arquivsticos digitais e seus respectivos metadados podem ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro, medida que seu uso decresce e/ou se modifica. Essa transferncia tanto pode ser interna, implicando, por exemplo, o deslocamento de armazenamento online para armazenamento off-line, como externa, envolvendo o deslocamento para outra instituio. necessrio um recurso de acompanhamento a fim de se registrar a mudana de local, para facilitar o acesso e cumprir requisitos regulamentares.

Referncia

Requisito

Obrig

6.8.1

Um SIGAD deve ser capaz de manter, para cada documento ou dossi/processo, o histrico das movimentaes e transferncias de mdia sofridas por esse documento ou dossi/processo. Um SIGAD tem que fornecer um recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia de dossis/processos digitais e convencionais. A funo de acompanhamento de transferncia tem que registrar metadados que incluam: nmero identificador dos documentos atribudo pelo sistema; localizao atual e localizaes anteriores, definidas pelo usurio; data e hora de envio/transferncia; data e hora da recepo no novo local; destinatrio; usurio responsvel adequado); pela transferncia (sempre que for

AD

6.8.2

6.8.3

mtodo de transferncia.
99

6.9

Autoproteo

Num ambiente digital, a autoproteo consiste na capacidade do sistema de computao de verificar a integridade de programas e dados de controle como uma medida de proteo inicial. As tcnicas de autoproteo aumentam a confiana no funcionamento correto dos programas de computador. Esta seo trata dos requisitos relativos capacidade do SIGAD de se autoproteger contra erros, falhas ou ataques ao prprio sistema. Alm dos requisitos de autoproteo, o SIGAD deve interagir com outros sistemas de proteo, tais como antivrus, firewall e anti-spyware.

Referncia

Requisito

Obrig

6.9.1

Um SIGAD deve fazer a verificao de vrus ou pragas antes da efetivao da captura. Um SIGAD deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam a possibilidade de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento, capazes de causar danos ou perdas aos documentos arquivsticos digitais. Aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a recuperao automtica no for possvel, um SIGAD tem que ser capaz de entrar em modo de manuteno, no qual oferecida a possibilidade de restaurar o sistema para um estado seguro. Na restaurao ao estado seguro, um SIGAD deve ser capaz de garantir a recuperao de perdas ocorridas, inclusive dos documentos de transaes mais recentes.

AD AD

6.9.2

6.9.3

6.9.4

Um SIGAD deve garantir que os dados de segurana, quando replicados, sejam consistentes. Permisses de controle de acesso, chaves criptogrficas e parmetros de algoritmos criptogrficos so exemplos de dados de segurana.

AD

6.9.5

Um SIGAD tem que garantir que as funes de controle de acesso sejam invocadas antes de qualquer operao de acesso e retornem sem erros antes do prosseguimento da operao. Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interao com usurios comuns, quando ocorrer um dos erros a seguir: falha de comunicao entre cliente e servidor; perda de integridade das informaes de controle de acesso; falta de espao para registro nas trilhas de auditoria.

6.9.6

6.9.7

Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, um SIGAD deve impedir toda operao de qualquer usurio e passar para o modo de manuteno.

AD

100

Referncia

Requisito

Obrig

6.9.8

Um SIGAD deve detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio e considerando o usurio fora do sistema. Um SIGAD pode atribuir a cada documento, no momento da captura, um cdigo de manuteno de integridade baseado em criptografia robusta.

AD

6.9.9

6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivsticos digitais

Os documentos arquivsticos completos no podem, em regra, ser alterados e eliminados, exceto no trmino do seu ciclo de vida num SIGAD. No entanto, os administradores podem precisar apagar documentos arquivsticos para corrigir erros de usurio (p. ex., declarar documentos de arquivo no dossi/processo errado) ou para cumprir requisitos jurdicos no mbito da legislao sobre proteo de dados. A ao de eliminar pode ter um dos significados a seguir: eliminao definitiva; reteno, acompanhada de anotao nos metadados do documento arquivstico, informando que ele no est mais sob o controle da gesto de documentos arquivsticos.

A capacidade de apagar documentos tem que ser, rigorosamente, controlada para proteger a integridade dos documentos arquivsticos. Todas as informaes referentes a essa ao tm que ser registradas na trilha de auditoria, e elementos indicativos da existncia dos documentos arquivsticos apagados tm que permanecer nos dossis afetados. s vezes, os administradores tm necessidade de publicar ou disponibilizar documentos arquivsticos que contm informaes sigilosas (seja em consequncia de legislao sobre proteo de dados, seja por questes de segurana ou segredo comercial etc.). Por esse motivo, aos administradores tm que ser dada a possibilidade de retirar a informao sensvel, sem afetar o documento arquivstico correspondente. Esse processo chamado de truncamento ou corte, e o SIGAD armazena o documento original e a cpia truncada, chamada de extrato.
Referncia Requisito Obrig

6.10.1

Um SIGAD tem que permitir, a um administrador autorizado, anular a operao em caso de erro do usurio ou do sistema. Anular uma operao no significa apagar um documento arquivstico capturado pelo SIGAD. A anulao da eliminao definitiva de documentos, por ser irreversvel, no possvel.

6.10.2

Um SIGAD, para evitar erros irrecuperveis, deve inibir a eliminao (permanente ou lgica) de grupos ou lotes de documentos fora do processo regular de eliminao previsto na tabela de temporalidade e destinao de documentos.

AD

101

Referncia

Requisito

Obrig

6.10.3

Em situaes excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir dossis/processos, volumes e documentos. Nesse caso, um SIGAD tem que: registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria; produzir um relatrio de anomalias para o administrador; eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume, quando forem eliminados; garantir que nenhum documento seja eliminado se tal ao resultar na alterao de outro documento arquivstico; informar o administrador sobre a existncia de ligao entre um dossi/processo ou documento prestes a ser apagado e qualquer outro dossi/processo ou documento, solicitando confirmao antes de concluir a operao; manter a integridade total do metadado, a qualquer momento.

6.10.4

Em caso de erro na insero de metadados, o administrador ter que corrigi-lo, e o SIGAD tem que registrar essa ao na trilha de auditoria. Um SIGAD tem que permitir a um usurio autorizado fazer um extrato (cpia truncada) de um documento, com o objetivo de no alterar o original. Um SIGAD deve possibilitar a ocultao de informao sigilosa contida na cpia truncada do documento, permitindo: retirada de pginas de um documento; adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras sensveis; quaisquer outros recursos necessrios para formatos de vdeo ou udio, caso existam. Se o SIGAD no fornecer, diretamente, esses recursos, tem que permitir que outros pacotes de software os proporcionem. essencial que, quando os recursos para truncar documentos forem empregados, nenhuma informao retirada ou ocultada seja passvel de visualizao na cpia truncada, na tela, nem quando impressa ou reproduzida por meios audiovisuais, independentemente da utilizao de quaisquer recursos, tais como rotao, variao focal ou qualquer outra manipulao.

6.10.5

6.10.6

AD

6.10.7

Quando uma cpia truncada produzida, um SIGAD tem que registrar essa ao nos metadados do documento, incluindo, pelo menos, data, hora, motivo e quem a produziu. Um SIGAD pode solicitar a quem produziu a cpia truncada que a inclua em um dossi/processo.

6.10.8

102

Referncia

Requisito

Obrig

6.10.9

Um SIGAD deve registrar uma referncia cruzada a uma cpia truncada nos mesmos dossis/processos, pastas e documentos em que se encontra o documento original. Um SIGAD tem que armazenar, na trilha de auditoria, qualquer alterao efetuada para satisfazer os requisitos desta seo.

AD

6.10.10

ARMAZENAMENTO

A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnolgica que permita a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informaes sobre segurana, direitos de acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista fsico, tais informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos. A arquitetura tecnolgica para gerenciamento de arquivos digitais deve planejada e dimensionada de acordo com a misso e as competncias organizao. Alm disso, os equipamentos devem adequar-se s caractersticas line ou off-line das operaes. Operaes on-line so aquelas que s podem realizadas atravs do SIGAD, ao passo que operaes off-line podem executadas em outros sistemas computacionais, pois esto desvinculadas funcionamento do SIGAD. ser da onser ser do

Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a integridade dos documentos arquivsticos digitais. Os itens a seguir enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento.

7.1

Durabilidade

Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados devem estar sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo prazo.

Referncia

Requisito

Obrig

7.1.1

Um SIGAD deve utilizar, preferencialmente, dispositivos e padres de armazenamento maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis. Um SIGAD deve utilizar, preferencialmente, padres abertos de armazenamento (como, por exemplo, ISO 9660:1999, definio do formato de sistema de arquivos para CD-ROM). A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar padres estveis de mercado e fornecedores consolidados.

AD

103

Referncia

Requisito

Obrig

7.1.2

A escolha de dispositivos tem que ser revista sempre que a evoluo tecnolgica indicar mudanas importantes. Atividades de migrao tm que ser efetivadas, preventivamente, sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia do padro corrente. Para as memrias secundrias, um SIGAD tem que manter registro de MTBF (mean time between failure),45 bem como suas datas de aquisio. Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD tem que fazer o gerenciamento das mdias por meio do registro de durabilidade prevista, data de aquisio e histrico de utilizao. As informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias referidas no item/elemento 7.1.3 devem ser obtidas, preferencialmente, a partir de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem ser utilizadas informaes de fornecedores. Em ambos informao. os casos deve ficar registrada a origem da

O O

7.1.3

7.1.4

7.1.5

7.1.6

Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD deve manter estatsticas da durabilidade efetivamente observada. No caso de uso de fitas magnticas, o mecanismo de backup provido pelo SIGAD deve proporcionar meios para que o item/elemento 8.2.6 possa ser implementado automaticamente, integrado ao do backup. O acesso s informaes armazenadas em memria terciria deve ser efetuado, preferencialmente, mediante o uso de rede de dados. O objetivo minimizar o acesso fsico s mdias, visando diminuio do desgaste. A manipulao direta das mdias deve ser restrita aos administradores do sistema, e no aos usurios comuns.

AD AD

7.1.7

7.1.8

AD

7.1.9

Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias de suporte tm que ser, devidamente, sanitizadas, isto , ter suas informaes, efetivamente, indisponibilizadas. Este requisito aplica-se, principalmente, s memrias secundria e terciria, por sua caracterstica no voltil. As informaes devem ser eliminadas de forma irreversvel, incluindo, no caso de memria terciria, a possibilidade de destruio fsica das mdias.

45

MTBF (mean time between failure, ou tempo mdio entre falhas, um valor relativo ao perodo mdio entre as falhas de um sistema ou dispositivo, que permite a avaliao de sua confiabilidade ou vida til. 104

7.2

Capacidade

Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo a expanso ilimitada dos dispositivos de armazenamento.

Referncia

Requisito

Obrig

7.2.1

Um SIGAD tem que possuir capacidade de armazenamento suficiente para acomodao de todos os documentos e suas cpias de segurana. Para grandes volumes de dados, conveniente o uso de dispositivos com maior capacidade unitria de armazenamento, a fim de reduzir a sobrecarga operacional.

7.2.2

Em um SIGAD, tem que ser prevista a possibilidade de expanso da estrutura de armazenamento. A quantidade de memria primria deve ser superestimada no momento da aquisio, a fim de minimizar as indisponibilidades do SIGAD nas situaes de expanso desse tipo de memria. Quando da aquisio de disk arrays, as possibilidades de expanso dos equipamentos de controle devem ser consideradas. Para backups em fita magntica, em sistemas com grande volume de informao, devem ser utilizados sistemas automticos de seleo, troca e controle de fitas (robots).

7.2.3

Um SIGAD deve permitir ao administrador configurar os limites de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos. Um SIGAD deve oferecer ao administrador facilidades para monitorao da capacidade de armazenamento. Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada, capacidade disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so teis para subsidiar aes de expanso em tempo hbil.

AD AD

7.2.4

7.2.5

Um SIGAD deve informar, automaticamente, ao administrador quando os dispositivos de armazenamento on-line atingirem nveis crticos de ocupao. Um SIGAD deve manter estatsticas de taxa de crescimento de utilizao de memria secundria e terciria para informar ao administrador previses de exausto de recursos. Este tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar aes de expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.

AD

7.2.6

AD

105

7.3

Efetividade de armazenamento

Referncia

Requisito

Obrig

7.3.1

Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD devem suportar mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de dados. Um SIGAD tem que utilizar tcnicas de restaurao de dados em caso de falhas. Um SIGAD tem que utilizar mecanismos de proteo contra escrita, que previnam alteraes indevidas e mantenham a integridade dos dados armazenados. A infraestrutura de um SIGAD deve prever o uso de tcnicas para garantir maior confiabilidade e desempenho. As tcnicas recomendadas incluem: espelhamento (mirroring) nas memrias secundrias para maior confiabilidade; partio de dados (data stripping) nas memrias secundrias para maior desempenho.

AD

7.3.2

O O

7.3.3

7.3.4

AD

7.3.5

A integridade dos dispositivos de armazenamento tem que ser, periodicamente, verificada.

PRESERVAO

Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservao de documentos arquivsticos digitais no um fim em si mesmo. Antes possui um propsito que deve ser considerado na definio e implementao das estratgias de preservao. A razo para se preservar um determinado documento pode ser seu valor probatrio e/ou informativo. Os documentos arquivsticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo o perodo previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinao de documentos. Ressalte-se que as caractersticas desses documentos demandam ateno especfica, sobretudo em relao queles que sero mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, j se considera preservao de longo prazo. A degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica so os principais fatores de comprometimento da preservao dos documentos digitais, uma vez que ameaam sua autenticidade, integridade e acessibilidade. A degradao do suporte causada por fatores como falta de controle de temperatura, umidade, luminosidade, agentes qumicos e biolgicos agressores, bem como pela manipulao inadequada ou baixa/m qualidade do suporte
106

utilizado. Alm de respeitar as condies ambientais especificadas pelo fabricante, preciso realizar a substituio dos suportes antes do fim de sua vida til, tcnica conhecida como atualizao (refreshing). A obsolescncia tecnolgica refere-se tanto a hardware como a software e formatos. resultado das mudanas causadas pelo desenvolvimento de novas tecnologias e sua ascenso no mercado. O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (por exemplo, disco ptico, fita magntica), unidades de disco, unidades de fita magntica ou mesmo os processadores e componentes utilizados na execuo de programas (software). Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a compatibilidade com o antigo hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo utilizados. No entanto, essa situao no persiste indefinidamente, pois a compatibilidade geralmente mantida apenas em relao aos hardwares recm-substitudos. As mudanas em software incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrnicas, editores de imagem, entre outros costumam ser frequentes. Os software podem ser, simplesmente, descontinuados, substitudos por outros equivalentes, supostamente melhores, ou, ainda, ter sua verso atualizada para correo de bugs ou acrscimo de novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos. Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes devido a mudanas ocorridas nos programas (software) aos quais esto associados. Novos programas (software) podem ser compatveis com os formatos antigos, mas podem apresentar incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos. Estas so algumas das tcnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescncia tecnolgica:
preservao da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementao de

novos sistemas. Porm, a manuteno e a integrao com outros sistemas podem tornar-se problemticas ao longo do tempo. A preservao do hardware, em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em que compartilhado por mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exequvel no longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversvel, ficando completamente indisponvel.
emulao: a simulao de determinado hardware ou software por meio de

software. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil manuteno, possa executar programas (software) antigos, desenvolvidos, originalmente, para outra plataforma. Para evitar possveis perdas de informao e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de perda de informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de emulao, como resultado da aplicao desta tcnica repetidas vezes.
converso de dados: empregada quando os formatos tornam-se obsoletos. Os

dados em formatos antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo no est livre de problemas,
107

podendo resultar em perda de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, consequentemente, de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
migrao: a migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia

de hardware, software ou formatos. Envolve, inclusive, converso de dados. Pode abranger grande quantidade de elementos hardware, software e formatos e, dessa forma, apresentar maior complexidade de planejamento e execuo. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para o acompanhamento das mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a converso de dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos digitais, por isso deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico. Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam ser contornados com conhecimento tcnico e uso de mtodos de preservao, sua soluo pode ser muito dispendiosa. Por isso, a preocupao com a preservao deve existir desde a concepo do SIGAD e a escolha de sua base tecnolgica. De modo geral, recomenda-se o uso de suportes de alta qualidade e com previso de vida til adequada aos propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos avanos tecnolgicos e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a busca por solues independentes de hardware, software e fornecedor. As estratgias e procedimentos de preservao devem ser bem definidos, documentados e, periodicamente, revisados. importante destacar que as aes de preservao so contnuas e devem ser implementadas desde a produo dos documentos at sua destinao final. Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos ou argumentar em favor de uma tcnica especfica. Os requisitos foram organizados em aspectos fsicos, lgicos e gerais. Levando em conta esses aspectos, cada organizao deve desenvolver e implementar sua prpria estratgia de preservao de documentos arquivsticos digitais, da forma mais adequada sua realidade e de acordo com as diretrizes fornecidas pela instituio arquivstica em sua esfera de competncia.

8.1

Aspectos fsicos
Requisito Obrig

Referncia

8.1.1

Os suportes de armazenamento de um SIGAD tm que ser acondicionados, manipulados e utilizados em condies ambientais compatveis com sua vida til prevista e/ou pretendida, de acordo com as especificaes tcnicas do fabricante e de entidades isentas, e com base em estatsticas de uso. A vida til pretendida de um suporte pode ser menor que sua vida til prevista, o que permite condies ambientais mais flexveis.

108

Referncia

Requisito

Obrig

8.1.2

Um SIGAD deve permitir ao administrador especificar a vida til prevista/pretendida dos suportes. Um SIGAD tem que permitir o controle da vida til dos suportes para auxiliar no processo de atualizao. Um SIGAD deve informar, automaticamente, quais so os suportes cuja vida til se encontra perto do fim.

AD O AD

8.1.3

8.1.4

8.2

Aspectos lgicos

Referncia

Requisito

Obrig

8.2.1

Um SIGAD tem que manter cpias de segurana. As cpias de segurana devem ser guardadas em ambientes seguros, em locais diferentes de onde se encontra a informao original.

8.2.2

Um SIGAD tem que possuir funcionalidades para verificao peridica dos dados armazenados, visando deteco de possveis erros. Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou seja, que permita a constatao da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes.

8.2.3

Um SIGAD tem que permitir a substituio armazenados que apresentarem erros.

dos

dados

O F

8.2.4

Um SIGAD pode permitir a correo dos erros detectados nos dados armazenados. Nesse contexto, a correo de erros refere-se restaurao de dados corrompidos.

8.2.5

Um SIGAD deve informar os resultados da verificao peridica dos dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem como as substituies e correes de dados realizadas. Um SIGAD deve manter um histrico dos resultados da verificao peridica dos dados armazenados. Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia da tecnologia utilizada pelo SIGAD. Um SIGAD tem que suportar a transferncia em bloco de documentos (incluindo as demais informaes associadas a cada documento) para outros suportes e/ou sistemas, de acordo com as normas aplicveis aos formatos utilizados.

AD

8.2.6

AD O

8.2.7

8.2.8

109

8.3

Aspectos gerais

Referncia

Requisito

Obrig

8.3.1

Um SIGAD tem que registrar, em trilhas de auditoria, as operaes de preservao realizadas. Um SIGAD deve utilizar suportes de armazenamento e recursos de hardware e software que sejam maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis. As modificaes em um SIGAD e em sua base tecnolgica tm que ser verificadas num ambiente exclusivo para essa finalidade, de modo a garantir que, aps a implantao das alteraes, os dados continuem sendo acessados sem alterao de contedo. Um SIGAD deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que se refere a estruturas para codificao, armazenamento e banco de dados. Um SIGAD deve evitar o uso de estruturas proprietrias para codificao, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a utiliz-las, devem estar plenamente documentadas, e essa documentao, disponvel para o administrador. Um SIGAD tem que gerir metadados relativos preservao dos documentos e seus respectivos componentes.

O AD

8.3.2

8.3.3

8.3.4

AD

8.3.5

AD

8.3.6

FUNES ADMINISTRATIVAS

Referncia

Requisito

Obrig

9.1.1

Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem, visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os atributos dos usurios. Um SIGAD tem que fornecer relatrios flexveis para que o administrador possa gerenciar os documentos e seu uso. Esses relatrios devem apresentar, no mnimo: quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade administrativa etc.); estatsticas de volumes e itens; transaes relativas a dossis/processos,

9.1.2

atividades por usurio.

110

Referncia

Requisito

Obrig

9.1.3

Um SIGAD tem que dispor de documentao referente a aspectos de administrao do sistema. A documentao deve incluir todas as informaes necessrias para o correto gerenciamento do sistema.

10 CONFORMIDADE COM A LEGISLAO E REGULAMENTAES

Um SIGAD tem que cumprir a legislao e as regulamentaes vigentes. Setores de atividades distintos apresentam requisitos legislativos e regulamentares diferenciados. Sendo assim, todos os requisitos desta seo so genricos e tm que ser adaptados realidade de cada rgo produtor de documentos arquivsticos.46

Referncia

Requisito

Obrig

10.1.1

Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas pertinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos documentos arquivsticos. Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas especficas para gesto e acesso de documentos arquivsticos. Um SIGAD tem que estar em conformidade com requisitos regulamentares especficos e cdigos de boa prtica necessrios para a execuo de determinadas atividades. Este requisito pode ser personalizado para cada contexto, como, por exemplo, sade, justia, educao, previdncia.

10.1.2

10.1.3

11 USABILIDADE
Um sistema de software com boa usabilidade47 deve apoiar a realizao de tarefas simples, diretas e objetivas, que garantam as metas de produtividade e qualidade de trabalho do usurio. Se os usurios de um SIGAD encontrarem inmeras dificuldades de operao, sua efetiva implantao pode fracassar, ocasionando desperdcio de recursos. Para se obter maior grau de usabilidade, deve-se pensar no usurio e em suas necessidades de utilizao, o que significa criar um sistema fcil de entender, de operar, e que siga padres de boas prticas tcnicas j conhecidas e bem estabelecidas. A usabilidade depende, diretamente, das tarefas especficas que os
46

Para obter informaes sobre a legislao arquivstica brasileira, consulte a seo Legislao Arquivistica Brasileira, disponvel em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>.
47

Uma das caractersticas de qualidade em uso do software a usabilidade, conforme a norma ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software product evaluation : quality characteristics and guidelines for their use. 1991. 111

usurios realizam por meio do sistema, bem como do nvel de conhecimento desse sistema pelos usurios envolvidos. As recomendaes para boa usabilidade esto associadas ao contexto operacional do sistema, aos diferentes tipos de usurios, tarefas, ambientes fsicos e organizacionais. Ao se elaborar a descrio das caractersticas de um SIGAD, devese considerar a facilidade de utilizao da interface, tipos de usurios, facilidade na execuo de tarefas, uso de equipamentos adequados, ergonomia, ambiente e contexto de uso.

Referncia

Requisito

Obrig

11.1.1

Um SIGAD deve possuir documentao completa, clara, inteligvel e organizada para instalao e uso do software. Um SIGAD deve possuir sistema de ajuda on-line. O sistema de ajuda on-line fornecido pelo SIGAD deve ser vinculado funo ou tarefa executada, em todo o sistema. Exemplo: Se o usurio estiver executando uma operao de edio, uma vez acionada a ajuda, ela deve remeter ao tpico de ajuda sobre edio.

AD AD AD

11.1.2 11.1.3

11.1.4

Um SIGAD deve permitir a personalizao de contedo de ajuda on-line por adio de texto ou edio do texto existente. Exemplo: O responsvel pela administrao do contedo da ajuda pode adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das descries, de modo a facilitar o entendimento das funes.

AD

11.1.5

Toda mensagem de erro produzida pelo SIGAD deve ser clara e significativa, de modo a permitir que o usurio se recupere do erro ou cancele a operao. A interface de um SIGAD deve seguir padres preestabelecidos e consolidados como boas prticas de projeto grfico. Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de padro de identidade visual (ligado marca da instituio ou a alguma legislao especfica do estado, municpio ou rgo federal), bem como de guias de estilo para implementao e verificao da padronizao da interface. Exemplo: Em 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou o documento Diretrizes gerais para a construo de websites de instituies arquivsticas, que procura fornecer um referencial bsico s entidades interessadas em criar ou redefinir seus stios na Internet.

AD

11.1.6

AD

11.1.7

O SIGAD deve empregar um conjunto simples e consistente de regras de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado das operaes pelos seus usurios. O uso de um conjunto de regras em conformidade com o ambiente operacional em que o SIGAD ser executado permite

AD

112

Referncia

Requisito

Obrig

que ele apresente menus, comandos e outras facilidades consistentes em toda a aplicao. Essas regras de interface, quando compatveis com outras aplicaes principais j instaladas, levam padronizao da terminologia utilizada para funes, rtulos e aes no sistema. 11.1.8 A interface de visualizao dos documentos arquivsticos deve fornecer o recurso de arrastar e soltar, se for apropriado no ambiente operacional do SIGAD. O SIGAD deve permitir que sua estrutura de classes e dossis/processos possa ser visualizada em diferentes formas de apresentao. O usurio deve poder personalizar a interface grfica de um SIGAD. A personalizao deve incluir, pelo menos, as seguintes possibilidades: contedo de menus; formatos de tela; utilizao de teclas de funo; alterao de cor, fonte e tamanho de letra em telas e janelas; avisos sonoros. 11.1.11 Sempre que um SIGAD utilizar janelas pop-up e barras de ferramentas, deve-se oferecer ao usurio a possibilidade de configurar e habilitar/desabilitar esse tipo de recurso. Porm, preciso no infringir a recomendao de uso de um conjunto simples e consistente de regras de interface. 11.1.12 Sempre que um SIGAD permitir o uso de janelas, deve admitir sua movimentao, redimensionamento e gravao das modificaes da aparncia, possibilitando a personalizao por perfil de usurio. Um SIGAD deve permitir a seleo de avisos sonoros e a personalizao de tom e volume, bem como a gravao dessas escolhas no perfil do usurio. Um SIGAD deve permitir a gravao de opes default para entrada de dados de configurao, como: valores de variveis definidas pelo usurio; valores iguais aos de um item anterior; valores que configurvel; possam ser selecionados em uma lista AD AD AD

11.1.9

AD

11.1.10

AD

11.1.13

AD

11.1.14

AD

valores derivados do contexto, como data, referncia do dossi/processo, identificador do usurio; valores predefinidos por um administrador (para campos de
113

Referncia

Requisito

Obrig

metadados como, por exemplo, o nome da organizao que est utilizando o sistema). 11.1.15 A interface de um SIGAD com o usurio deve ser adequada a adaptaes e personalizaes que permitam sua utilizao por usurios com necessidades especiais. Essas opes devem ser compatveis com software especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo, leitores de tela para cegos), bem como seguir orientaes especficas de acessibilidade de interface. Para ambientes e stios apoiados na web, importante seguir orientaes especficas de acessibilidade.48 desejvel que o padro considerado possa ser verificado por meio da aplicao de uma validao manual ou automtica, de preferncia visando obteno de certificao de acessibilidade. 11.1.16 Um SIGAD deve permitir a realizao de transaes ou tarefas mais frequentemente executadas com um pequeno nmero de interaes (por exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas excessivas de contexto. Um SIGAD deve estar fortemente integrado ao sistema de correio eletrnico da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade de sair do SIGAD. Este requisito deve estar de acordo com as normas de segurana. 11.1.18 Em caso de integrao do SIGAD com o sistema de correio eletrnico, deve ser possvel fazer referncias a documentos arquivsticos sem necessidade de envio de cpias adicionais. Um SIGAD deve estar integrado com o sistema padro de edio de documentos, de modo que possa fazer uso da facilidade de gravao. Um SIGAD pode fornecer recursos que possibilitem o reconhecimento ptico de caracteres (como, por exemplo, OCR optical character recognition e ICR intelligent character recognition), quando for necessria a introduo de metadados a partir de imagens de documentos impressos ou etiquetas identificadoras de documentos. Um SIGAD deve permitir a definio e utilizao de referncias cruzadas entre documentos arquivsticos digitais correlacionados, bem como a fcil navegao entre eles, inclusive com o uso de AD AD AD

11.1.17

AD

11.1.19

AD

11.1.20

11.1.21

AD

48

Exemplos: e-MAG Modelo de acessibilidade de governo eletrnico, disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>; decreto n. 5.296, de 2 de dezembro de 2004, que estabelece normas gerais e critrios bsicos para a promoo da acessibilidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mobilidade reduzida; Guia de acessibilidade PRODAM, <http://prodam.sp.gov.br/acessibilidade>; Guia de validao SERPRO, <http://www.serpro.gov.br/ acessibilidade/g_validacao.php>; W3C HTML validation service, <http://validator.w3c.org>. 114

Referncia

Requisito

Obrig

hyperlinks. 11.1.22 Um SIGAD deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso diferenciados, um para usurio final e outro para administrador de sistema. Um SIGAD deve fornecer a usurios finais e administradores funes intuitivas e fceis de usar, que requeiram poucas aes para completar uma tarefa padro. Sobretudo durante sua operao normal, um SIGAD deve ser capaz de: capturar e declarar um documento arquivstico com no mximo trs cliques de mouse ou acionamentos de tecla; apresentar todos os elementos de metadados obrigatrios para a captura do documento com mnima demanda para o usurio; apresentar o contedo de um documento arquivstico, a partir de uma lista de pesquisa, com no mximo trs cliques de mouse ou acionamentos de tecla; apresentar os metadados de um documento arquivstico com no mximo trs cliques de mouse ou acionamentos de tecla. 11.1.24 Um SIGAD tem que restringir o acesso s funcionalidades administrativas e impossibilitar sua visualizao pelo usurio final. Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas. O acesso s operaes indisponveis restringido pela configurao dos menus, que no apresentam essas operaes ao usurio sem permisso para execut-las. 11.1.25 Um SIGAD deve levar em considerao as condies de operao, como rudo, luminosidade, necessidade de rapidez na concluso da tarefa, demandas especficas para dispositivos mveis, ambiente desktop/web e necessidade de instalao automtica, para configurar as formas de interao com o usurio. Exemplo: No devem ser utilizados menus audveis em ambientes que apresentam alto volume de rudo prximo aos terminais de usurios. AD O AD

11.1.23

AD

12 INTEROPERABILIDADE
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre sistemas heterogneos sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo para uma relao sinrgica entre as partes.

115

Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um SIGAD possa interoperar com outros sistemas de informao, inclusive sistemas legados, respeitando normas de segurana de acordo com padres abertos de interoperabilidade. Por interoperabilidade, entende-se o intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligao por outro de especificao similar, sem comprometimento das funcionalidades do sistema.49 Isto se faz por meio do uso de regras e padres de comunicao. O governo brasileiro definiu a arquitetura e-PING Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico, visando interoperabilidade nas diversas esferas do poder pblico.50 Nos rgos e entidades da administrao pblica federal, o SIGAD tem que adotar a arquitetura e-PING a fim de aumentar a viabilidade tcnica no intercmbio de informaes entre sistemas.

Referncia

Requisito

Obrig

12.1.1

Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGAD, permitindo, pelo menos, consulta, recuperao, importao e exportao de documentos e seus metadados. As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente e a poltica de segurana.

AD

12.1.2

Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas por meio de padres abertos de interoperabilidade. Por exemplo, padres abertos como os estabelecidos pela ePING, XML e Dublin Core.

AD

12.1.3

Um SIGAD tem que aplicar os requisitos de segurana descritos O neste documento para executar operaes de interoperabilidade. Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente com interoperabilidade, no afetem a integridade dos documentos e impossibilitem acessos no autorizados.

13 DISPONIBILIDADE
Requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de atendimento de um sistema. Os requisitos de disponibilidade devem ser especificados pelo administrador do SIGAD de acordo com o nvel de servio a ser fornecido. Por exemplo, os perodos previstos de atendimento (8x5 indica oito horas por dia til, 24x7 indica atendimento contnuo), bem como o tempo mximo tolervel em interrupes previstas. O grau de disponibilidade a ser estabelecido deve levar em conta fatores

49 50

<http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/publicacao/noticia.wsp?tmp.noticia=241>

A arquitetura e-PING do governo brasileiro est disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/ governoeletronico/index.wsp> 116

como as regras de negcio da organizao, a necessidade de realizao de backup, manutenes planejadas, entre outros.

Referncia

Requisito

Obrig

13.1.1

Um SIGAD tem que se adequar ao grau de disponibilidade estabelecido pela organizao.

14 DESEMPENHO E ESCALABILIDADE
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento aos usurios, de acordo com suas expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta so influenciados por fatores externos ao SIGAD, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de trfego de dados e dimensionamento dos servidores e estaes de trabalho. Em um SIGAD, entende-se escalabilidade como a capacidade de um sistema responder a um aumento do nmero de usurios e do volume de documentos arquivsticos, mantendo o desempenho de suas respostas. Para tanto, faz-se necessrio que a cada aumento de hardware corresponda um aumento de desempenho. Esses acrscimos de hardware podem se dar pelo aumento de hosts (escalabilidade horizontal) ou de memria RAM, ou do poder de processamento dos hosts existentes (escalabilidade vertical).
Referncia Requisito Obrig

14.1.1

Um SIGAD deve manter estatsticas dos tempos de atendimento, discriminadas por tipo de operao. Um SIGAD deve ser expansvel at comportar um nmero mximo, preestabelecido, de usurios simultneos, provendo a continuidade efetiva dos servios. Um SIGAD tem que incluir rotina de manuteno de: dados de usurios e de grupos; perfis de acesso; plano de classificao; bases de dados; tabelas de temporalidade. Essas tarefas devem atender s mudanas planejadas da organizao, sem causar grande sobrecarga de administrao.

AD AD

14.1.2

14.1.3

14.1.4

Um SIGAD deve ser escalvel, a fim de permitir adaptao a organizaes de diferentes tamanhos e complexidades. Um SIGAD deve fornecer evidncias do grau de escalabilidade ao longo do tempo.

AD AD

14.1.5

117

Referncia

Requisito

Obrig

Avaliaes quantitativas devem incluir: nmero mximo de desempenho adequado; stios remotos suportados com

tamanho mximo do repositrio, expresso em gigabytes ou terabytes, que pode ser suportado com desempenho adequado; o nmero mximo de usurios simultneos que podem ser atendidos com desempenho adequado; sobrecarga administrativa prevista para um perodo de cinco anos, permitindo o crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros; quantidade de reconfiguraes e indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo o crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros; quantidade de reconfiguraes e indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo mudanas substanciais na estrutura da organizao, nos esquemas de classificao e na administrao de usurios.

118

Metadados
A concepo adotada neste trabalho baseou-se na definio do termo metadado conforme estabelecido no Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto , dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo. As premissas que nortearam a elaborao deste esquema de metadados foram: A complementao dos requisitos do SIGAD, compreendendo a identificao de documentos (documentos simples, processos ou dossis, que podem se apresentar em formato convencional, hbrido ou digital) e as aes de gerenciamento do seu ciclo de vida; O aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares j consagrados por organismos nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas. Optamos por nos aproximar do modelo em desenvolvimento pelo Grupo de Trabalho de Padro de Metadados do Governo Eletrnico (e-PMG), integrante dos Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico (e-PING). A especificao de um esquema de metadados em termos conceituais, e no o detalhamento visando implementao.

Metodologia A especificao deste esquema de metadados envolveu quatro etapas: identificao dos metadados referidos no e-ARQ Brasil; complementao dos metadados a partir de normas e referncias bibliogrficas das reas de arquivologia e diplomtica; confronto do levantamento inicial com esquemas, normas e padres de metadados semelhantes, nacionais e internacionais; anlise, definio e aprovao do esquema.

O levantamento inicial teve como ponto de partida a identificao dos metadados referidos no prprio e-ARQ Brasil, em especial na descrio das etapas da gesto arquivstica, constante da Parte I, e nos requisitos apresentados na seo de aspectos de funcionalidade do SIGAD, da Parte II. Esse levantamento limitou-se aos aspectos funcionais de organizao de documentos arquivsticos (plano de classificao e manuteno dos documentos); tramitao e fluxo de trabalho; captura; avaliao e destinao de documentos; pesquisa, localizao e apresentao de documentos; segurana; armazenamento; preservao; e funes administrativas. Pesquisas feitas em normas brasileiras que regulamentam servios de protocolo permitiram complementar a definio de elementos relacionados identificao e ao gerenciamento de processos e dossis. Referncias bibliogrficas das reas de arquivologia e diplomtica forneceram subsdios para a identificao e descrio de elementos de metadados, tais como redator, originador, interessado, juntada etc. Foram utilizados, sobretudo:
119

Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Arquivo Nacional, 2005; Dicionrio de terminologia arquivstica, Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo, 1996; Manual de gesto de processos e de expedientes no mbito da Universidade Estadual de Campinas, Universidade Estadual de Campinas; Portaria normativa n. 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministrio de Planejamento, Oramento e Gesto, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades do Sistema de Servios Gerais (SISG); Requisitos para apoiar a presuno de arquivsticos eletrnicos, InterPARES, 2006; autenticidade de documentos

Norma geral internacional de descrio arquivstica ISAD(G), Conselho Internacional de Arquivos, 1999.

Esquemas, normas e padres nacionais e internacionais foram usados como referncia, e aqueles voltados para a gesto arquivstica de documentos, confrontados, diretamente, com o levantamento inicial de metadados, a fim de identificar as semelhanas e o oportuno aproveitamento de definies. Foram utilizados, principalmente: ISO 23081-1 Records management processes Metadata for Records, 2006; ISO 15836 Dublin core metadata element set, 2003; e-Government metadata standard e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004; Metainformao para interoperabilidade de Portugal MIP, 2006; Model requirements for the management of electronic records MoReq 2, 2007; Padro de Metadados do Governo Eletrnico e-PMG, Brasil. (minuta); PREMIS Data dictionary for preservation metadata final report, 2005.

Organizao do esquema de metadados Foram definidos metadados para as entidades: documento, evento de gesto, classe, agente, componente digital e evento de preservao. O modelo a seguir representa estas entidades e seus relacionamentos:
CLASSE

DOCUMENTO

EVENTO DE GESTO AGENTE

COMPONENTE DIGITAL

EVENTO DE PRESERVAO
120

Este modelo deve ser entendido da seguinte maneira: Documento refere-se aos documentos arquivsticos que so gerenciados pelo SIGAD.

Documentos arquivsticos relacionam-se entre si, formando agregaes, denominadas processos ou dossis. Os documentos arquivsticos podem ser classificados e gerenciados de duas formas: agregados em processos ou dossis ou individualmente (documento a documento). Os processos/dossis, por sua vez, podem ser divididos em volumes. Todo documento arquivstico tem que ser relacionado a uma classe no momento da captura para o SIGAD. Todo documento arquivstico digital composto por um ou mais componentes digitais. Ao longo do ciclo de vida, uma srie de eventos ocorre no documento, e eles devem ser registrados no SIGAD. Cada documento arquivstico est relacionado a uma srie de eventos de gesto.

Evento de gesto refere-se s aes de gesto que ocorrem com os documentos arquivsticos ao longo de seu ciclo de vida, como captura, tramitao, abertura e encerramento de processo/dossi, classificao, desclassificao, eliminao, transferncia, recolhimento, entre outros.

Evento de gesto relaciona-se com o documento e com o agente responsvel pela ao.

Classe refere-se aos diversos nveis de agregao do plano de classificao: classes, subclasses, grupos e subgrupos, que so organizados de forma hierrquica. Em cada classe esto associadas informaes a respeito da temporalidade e da destinao prevista para os documentos nela classificados. Todas as alteraes ocorridas no plano de classificao devem ficar registradas nos metadados da classe.

As classes esto relacionadas aos documentos arquivsticos que foram nelas classificados.

Agente refere-se aos usurios que acessam o SIGAD. O agente pode se apresentar como usurio, como papel desempenhado e como grupo a que pertence. Grupos so conjuntos de usurios reunidos para realizao de uma atividade em comum, por tempo determinado. Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis.

Agentes relacionam-se entre si, uma vez que os usurios podem ser agregados em papis e grupos. Agente relaciona-se com o evento de gesto pelo qual foi responsvel. Agente relaciona-se com o evento de preservao pelo qual foi responsvel.

Componente digital refere-se aos objetos digitais que compem o documento arquivstico digital. De modo geral, pode-se dizer que componentes digitais so os arquivos de computador que contm as informaes de contedo, forma e composio necessrias apresentao do documento arquivstico. As aes de preservao so realizadas nos componentes digitais.
121

Cada documento est relacionado a um ou mais componentes digitais. Um componente digital pode conter informaes relativas a um ou mais documentos. Uma srie de eventos de preservao ocorre nos componentes digitais para permitir o acesso continuado ao longo do tempo e deve ser registrada pelo SIGAD. Cada componente digital est relacionado a uma srie de eventos de preservao.

Evento de preservao refere-se s aes de preservao realizadas nos documentos arquivsticos digitais, tais como migrao (atualizao, converso), compresso, validao, decifrao.

Evento de preservao relaciona-se com o componente digital e com o agente responsvel pela ao de preservao.

O documento arquivstico digital a apresentao, em formato acessvel ao ser humano, de um ou vrios componentes digitais que esto relacionados entre si. Alm disso, como mencionado acima, os documentos arquivsticos digitais relacionam-se formando agregaes conceituais, isto , processos e dossis. Um processo ou dossi pode conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais documentos. Cada documento composto por um ou mais componentes digitais. O desenho abaixo ilustra os relacionamentos entre documentos arquivsticos e entre um documento arquivstico e seus componentes digitais.

122

Os elementos de metadados esto reunidos de acordo com a estrutura a seguir: 1 Documento 1.1 Identificador do documento 1.2 Nmero do documento 1.3 Nmero do protocolo 1.4 Identificador do processo/dossi 1.5 Nmero do processo/dossi 1.6 Identificador do volume 1.7 Nmero do volume 1.8 Tipo de meio 1.9 Status 1.10 Identificador de verso 1.11 T tulo 1.12 Descrio 1.13 Assunto 1.14 Autor 1.15 Destinatrio 1.16 Originador 1.17 Redator 1.18 Interessado 1.19 Procedncia 1.20 Identificador do componente digital 1.21 Gnero 1.22 Espcie 1.23 Tipo 1.24 Idioma 1.25 Quantidade de folhas/pgina 1.26 Numerao sequencial dos documentos 1.27 Indicao de anexos 1.28 Relao com outros documentos 1.29 Nveis de acesso 1.30 Data de produo 1.31 Classe 1.32 Destinao prevista 1.33 Prazo de guarda 1.34 Localizao 2 Evento de gesto 2.1 Captura 2.2 Tramitao 2.3 Transferncia 2.4 Recolhimento 2.5 Eliminao 2.6 Abertura_processo/dossi 2.7 Encerramento_processo/dossi 2.8 Reabertura_processo/dossi 2.9 Abertura_volume 2.10 Encerramento_volume 2.11 Juntada_anexao
123

2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 3

Juntada_apensao Desapensao Desentranhamento Desmembramento Classificao_sigilo Desclassificao_sigilo Reclassificao_sigilo

Classe 3.1 Descrio de classe 3.1.1 Classe_nome 3.1.2 Classe_cdigo 3.1.3 Classe_subordinao 3.1.4 Registro de abertura 3.1.5 Registro de desativao 3.1.6 Reativao de classe 3.1.7 Registro de mudana de nome de classe 3.1.8 Registro de deslocamento de classe 3.1.9 Registro de extino 3.1.10 Indicador de classe ativa/inativa 3.2 Temporalidade associada classe 3.2.1 Classe_cdigo 3.2.2 Prazo de guarda na fase corrente 3.2.3 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase corrente 3.2.4 Prazo de guarda na fase intermediria 3.2.5 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase intermediria 3.2.6 Destinao final 3.2.7 Registro de alterao 3.2.8 Observaes

Agente 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Nome Identificador Autorizao de acesso Credenciais de autenticao Relao Status do agente

Componente digital 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Identificador do componente digital Nome original Caractersticas tcnicas Formato de arquivo Armazenamento 5.6 Ambiente de software 5.7 Ambiente de hardware 5.8 Dependncias 5.9 Relao com outros componentes digitais 5.10 Fixidade
124

Evento de preservao 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 Compresso Decifrao Validao de assinatura digital Verificao de fixidade Clculo hash Migrao Replicao Verificao de vrus Validao

Para os elementos de metadados referentes identificao do documento foi elaborada uma ficha individual que detalha cada elemento e apresenta as seguintes informaes:

Designao Definio Objetivo Aplica-se a Processo | Dossi Volume Documento

Nota de aplicao Exemplos Requisito

Designao: Indicao do nome atribudo ao elemento; Definio: metadado; Indica que informao deve ser registrada no elemento de

Objetivo: A referncia do que se pretende alcanar com a aplicao do elemento; Aplica-se a: Indica a obrigatoriedade da aplicao do elemento para cada nvel de agregao: documento, volume, Processo/dossi. Os valores possveis so: obrigatrio (O); obrigatrio se aplicvel (OA); facultativo (F); ou no se aplica (NA). Nota de aplicao: Sugere formas de aplicao do elemento; Exemplos: Apresenta alguns exemplos de aplicao que explicam o elemento; Requisito: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.

125

Para os elementos de metadados relativos a evento de gesto e evento de preservao, so apresentadas, em uma tabela, as seguintes informaes:

EVENTO

DEFINIO e ELEMENTOS

OBRIG

REQ.

Evento: Indicao do evento que deve ser registrado em metadado; Definio e elementos: Indica a definio do evento e que informao deve ser registrada em metadados; Obrig.: Indica se o elemento de metadado de aplicao obrigatria ou no. Os valores possveis so: obrigatrio (O), obrigatrio se aplicvel (OA), facultativo (F) ou no se aplica (NA); Req.: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.

Para os elementos de metadados relativos a classe e agente, so apresentadas, em uma tabela, as seguintes informaes:

ELEMENTO

DEFINIO

OBRIG

REQ.

Elemento: Indicao do nome atribudo ao elemento; Definio: Indica que informao deve ser registrada no elemento de metadado; Obrig.: Indica se o elemento de metadado de aplicao obrigatria ou no. Os valores possveis so: obrigatrio (O), obrigatrio se aplicvel (OA), facultativo (F) ou no se aplica (NA); Req.: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.

126

Para os elementos de metadados referentes identificao do componente digital foi elaborada uma ficha individual que detalha cada elemento e apresenta as informaes a seguir: Designao Definio Objetivo Obrigatoriedade Nota de Aplicao Exemplos Requisito Designao: Indicao do nome atribudo ao elemento; Definio: Indica que informao deve ser registrada no elemento de metadado; Objetivo: A referncia do que se pretende alcanar com a aplicao do elemento; Obrigatoriedade: Indica a obrigatoriedade da aplicao do elemento. Os valores possveis so: obrigatrio (O); obrigatrio se aplicvel (OA); facultativo (F); ou no se aplica (NA). Nota de aplicao: Sugere formas de aplicao do elemento; Exemplos: Apresentam-se alguns exemplos de aplicao que explicam o elemento; Requisito: Os requisitos funcionais relacionados com o elemento de metadado.

obrigatrio (O) = o elemento deve obrigatoriamente estar presente. obrigatrio se aplicvel (OA) = o elemento pode ser aplicvel ou no, porm se aplicvel sua presena obrigatria facultativo (F) = o elemento no obrigatrio. Os elementos facultativos esto relacionados implementao do sistema e cabe instituio decidir us-los ou no. O grau facultativo pode se tornar obrigatrio para uma instituio dependendo de suas necessidades especficas. no se aplica (NA) = no cabe o uso do elemento naquele contexto.

DOCUMENTO

Estas informaes referem-se identidade e integridade do documento e apiam sua identificao no sistema de gesto arquivstica de documentos. Alguns elementos de metadados de identificao devem ser aplicados nos trs, em dois ou em apenas um dos nveis de agregao (processo/dossi, volume e documento). A tabela descritiva a seguir indica o nvel de agregao a ser aplicado.

127

1.1

Identificador do documento
Identificador do documento Identificador nico atribudo ao documento no ato de sua captura51 para o SIGAD. Identificar de forma unvoca o documento para que o SIGAD possa gerenci-lo. Processo/dossi NA
Ver elemento 1.4 (Identificador do processo/dossi)

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Volume NA
Ver elemento 1.6 (Identificador do volume)

Documento O

Nota de aplicao

Aplicvel no mbito do SIGAD. Pode ser um elemento identificador simples e conter um componente para localizao em ambiente eletrnico. Deve, preferencialmente, ser gerado de forma automtica pelo SIGAD. Esse identificador tem de ser unvoco e persistente. As instituies devem seguir normas especficas em seu mbito de atuao ou esfera de competncia.

Requisito

1.6.2 / 3.1.5 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6 / 6.8.3

1.2

Nmero do documento
Nmero do documento Nmero ou cdigo alfanumrico atribudo ao documento no ato da sua produo. Permitir a identificao precisa de um documento. Processo/dossi NA
Ver elemento 1.5 (Nmero do processo/dossi)

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Volume NA
Ver elemento 1.7 (Nmero do volume)

Documento OA

51

Observar a definio de captura na Parte I, item 6.1 do e-ARQ Brasil, na pgina 30. 128

Designao

Nmero do documento

Nota de aplicao Pode ser acrescido da data de produo e da sigla do rgo produtor. Exemplos Mem.119/COAD/DIRHU; Ofcio n. 78/2008/GABIN-NA; Aviso 123/2008-SCT-PR. Requisito 3.1.10

1.3

Nmero do protocolo

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Nmero do protocolo Nmero ou cdigo alfanumrico atribudo ao documento no ato do protocolo. Permitir a identificao e o controle da tramitao do documento. Processo/dossi No se aplica
Ver elemento 1.5 (Nmero do processo / dossi)

Volume No se aplica
Ver elemento 1.7 (Nmero do volume)

Documento OA

Nota de aplicao

Pode ser acrescido da data de registro. Os rgos e entidades devem seguir normas especficas em seu mbito de atuao ou esfera de competncia. Esse nmero deve estar disponvel para o usurio.

Exemplos

Carta: AB/11.000/2008; Processo n. 0400.001412/2000-26.

Requisito

3.1.10

1.4

Identificador do processo/dossi

Designao Definio Objetivo

Identificador do Processo | Dossi Identificador nico atribudo ao processo ou dossi no ato de sua captura para o SIGAD. Identificar de forma unvoca e persistente o processo ou dossi para que o SIGAD possa gerenci-lo.
129

Designao

Identificador do Processo | Dossi Estabelecer a relao entre o processo ou dossi e os volumes e os documentos que os integram.

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume O

Documento O

Nota de aplicao

Aplicvel no mbito do SIGAD. Pode ser um elemento identificador simples e conter um componente para localizao em ambiente eletrnico. Deve, preferencialmente, ser gerado automaticamente pelo SIGAD. Esse identificador no est disponvel para o usurio. um controle interno do sistema. Esse identificador tem de ser unvoco e persistente. As instituies devem seguir normas especficas em seu mbito de atuao ou esfera de competncia.

Requisito

1.6.2 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6

1.5

Nmero do processo/dossi
Nmero do Processo/dossi Nmero ou cdigo alfanumrico de registro do processo ou dossi. Identificar de forma unvoca e persistente um processo ou dossi. Permitir o controle dos registros de autuaes de processos e dos registros de abertura de dossis. Permitir a pesquisa sobre processos e/ou dossis.

Designao Definio Objetivo

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume F

Documento NA
Ver elemento 1.2 (Nmero do documento)

Nota de aplicao Exemplos

As instituies devem seguir normas especficas em seu mbito de atuao ou esfera de competncia. Processo n. 0032.000125/2008; Processo n. 0400.001412/2000-26.

Requisito

3.1.10
130

1.6

Identificador do volume
Identificador do volume Identificador nico atribudo ao volume do processo ou dossi no ato de sua captura para o SIGAD. Identificar de forma unvoca o volume do processo ou dossi para que o SIGAD possa gerenci-lo. Estabelecer a relao entre o processo ou dossi e os volumes e documentos que os integram.

Designao Definio Objetivo

Aplica-se a

Processo/dossi NA
Ver elemento 1.4 (Identificador do processo/dossi)

Volume O

Documento O
Ver elemento 1.1 (Identificador do documento)

Nota de aplicao

Aplicvel no mbito do SIGAD. Pode ser um elemento identificador simples e conter um componente para localizao em ambiente eletrnico. Pode ser gerado automaticamente pelo SIGAD. recomendvel que possa se integrar a sistemas de identificadores persistentes. As instituies devem seguir normas especficas em seu mbito de atuao ou esfera de competncia.

Requisito

1.5 / 1.6.2 / 3.1.7 / 3.1.9 / 5.2.6

1.7

Nmero do volume
Nmero do volume Nmero de registro do volume do processo ou dossi. Identificar o volume do processo ou dossi. Processo/dossi NA
Ver elemento 1.5 (Nmero do processo/dossi)

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Volume O

Documento NA
Ver elemento 1.2 (Nmero do documento)

Nota de aplicao O controle de volumes deve obedecer s normas das instituies. Requisito Ver seo metadados) 1.5 (Volumes: abertura, encerramento e

131

1.8

Tipo de meio
Tipo de meio Identificao do meio do documento/volume/processo/dossi: digital, no digital ou hbrido. Identificar se o documento/volume/processo/dossi digital, no digital ou hbrido para controlar as relaes entre os meios e o monitoramento de preservao. Processo/dossi O Volume O Documento O

Designao Definio Objetivo

Aplica-se a

Nota de aplicao No documento/volume/processo/dossi hbrido, os relacionamentos devero ser registrados para identificar a parte no digital e a parte digital. Ver elemento 1.1.28 (Relao com outros documentos). Requisito 1.6.1 / 1.6.2 / 3.4 / 4.3.13

1.9

Status
Status Indicao do grau de formalizao do documento: minuta/rascunho (pr-original) - verso preliminar do documento; original primeiro documento completo e efetivo; cpia resultado da reproduo do documento.

Designao Definio

Objetivo

Identificar o grau de formalizao do documento e as relaes existentes entre os originais, as minutas e as cpias. Manter um controle sobre a disposio de cpias.

Aplica-se a

Processo | Dossi NA

Volume NA

Documento O

Nota de aplicao Dever haver relacionamento entre os vrios graus de formalizao dos documentos. A organizao dever ter um plano de organizao e registro do status dos documentos e da forma de relacion-los. Requisito 2.2.1

132

1.10 Identificador de verso

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Identificador de verso Identificao da verso do documento. Identificar a verso do documento e estabelecer a relao entre as verses anteriores e posteriores. Processo | Dossi NA Volume NA Documento OA

Nota de Aplicao

Registrar informaes relativas a: identificador da verso, descrio de alteraes, data/hora da produo da verso e da transmisso, e o relacionamento entre as verses. recomendvel que seja gerado automaticamente pelo SIGAD. Verses de documentos podem integrar processos e/ou dossis.

Requisito

2.2.2 / 3.1.5 / 3.1.18

1.11 Ttulo

Designao Definio

Ttulo Elemento de descrio que nomeia o documento ou Processo | Dossi. Pode ser formal ou atribudo: formal - designao registrada no documento; atribudo - designao providenciada para identificao de um documento formalmente desprovido de titulo.

Objetivo

Identificar o documento. Servir como elemento de acesso ao documento.

Aplica-se a

Processo/dossi F

Volume NA

Documento O

Nota de aplicao

Cada instituio dever fixar critrios para ttulos atribudos.

Exemplos

Processo de Aquisio de Equipamentos de Informtica; Balancete da Universidade ACD 2007.

Requisito

1.6.2 / 3.1.5 / 5.2.6

133

1.12 Descrio

Designao Definio Objetivo

Descrio Exposio concisa do contedo do documento, processo ou dossi. Identificar o contedo do documento. Facilitar a pesquisa.

Aplica-se a

Processo/dossi F

Volume NA

Documento F

Nota de aplicao

Cada instituio dever fixar critrios e modelos com elementos bsicos para a elaborao da descrio.

Exemplos

Convnio de cooperao para desenvolvimento de aplicaes do laser entre a Instituio A e a Instituio B, com recursos do Programa Nacional ABC. 3.1.5 / 3.1.11

Requisito

1.13 Assunto

Designao Definio

Assunto Palavras-chave que representam o contedo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulrio controlado ou tesauro. Diferente do j estabelecido no cdigo de classificao.

Objetivo Aplica-se a

Referir de forma sucinta o teor geral do documento. Processo/dossi F Volume NA Documento F

Nota de aplicao As instituies devem definir sua poltica de indexao. Requisito 3.1.5 / 3.1.11 / 3.2.11 / 5.2.6

134

1.14 Autor

Designao Definio

Autor Pessoa fsica ou jurdica com autoridade para emitir o documento e em cujo nome ou sob cuja ordem ou responsabilidade o documento emitido. Identificar o autor do documento. Fornecer informao sobre o contexto de produo do documento. Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel direto pela sua produo.

Objetivo

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume NA

Documento O

Nota de aplicao Registrar informaes tais como: nome, cargo, endereo, contato. As instituies devem estabelecer normas para controlar as entradas de nomes. Exemplos Requisito Santos, Jos ou Jos Santos 3.1.5 / 5.2.6

1.15 Destinatrio

Designao Definio

Destinatrio Pessoa fsica e/ou jurdica a quem foi dirigida a informao contida no documento. Pode ser nominal ou geral: nominal pessoas especficas; geral refere-se a uma entidade maior, indeterminada. Ex.: cidados, povo, estudantes, a quem possa interessar, a todos os envolvidos.

Objetivo

Identificar o destinatrio do documento. Fornecer informao sobre o contexto de produo do documento. Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando a quem ele dirigido.

135

Designao Aplica-se a

Destinatrio Processo/dossi F Volume NA Documento O

Nota de aplicao

Registrar informaes tais como: nome, cargo, endereo, contato. As instituies devem estabelecer normas para controlar as entradas de nomes.

Requisito

3.1.5

1.16 Originador
Designao Definio Objetivo Originador Pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou log in em que o documento gerado e/ou enviado. Identificar o originador do documento. Fornecer informao sobre o contexto de produo do documento. Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel legal pela sua emisso. Aplica-se a Processo/dossi NA Nota de aplicao Requisito Volume NA Documento O

Aplica-se quando o nome do originador for diferente do nome do autor ou do redator. 3.1.5 / 5.2.6

1.17 Redator
Designao Definio Objetivo Redator Responsvel pela elaborao do contedo do documento. Identificar o redator do documento. Fornecer informao sobre o contexto de produo do documento. Demonstrar a autenticidade de um documento, indicando o responsvel pela articulao de seu contedo. Aplica-se a Processo/dossi NA Volume NA Documento O
136

Designao

Redator

Nota de aplicao Aplica-se quando o nome do originador for diferente do nome do autor ou do redator. Requisito 3.1.5 / 5.2.6

1.18 Interessado

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Interessado Nome e/ou identificao da pessoa fsica ou jurdica que tem envolvimento ou a quem interessa o assunto do documento. Facilitar a pesquisa. Processo/dossi O Volume NA Documento NA

Nota de aplicao As instituies devem controlar a forma de entrada dos nomes. O interessado pode ser qualificado como, por exemplo: ru, vtima, inventariante, inventariado, apelante, apelado, requerente, solicitante. Pode-se fazer o cadastro de interessados internos da organizao por categorias para facilitar o registro automtico, com dados de identificao. Ex.: nmero de matrcula, nome, documento de identificao. Exemplos Jos da Silva; 987.745.465-73 (CPF); 59873/0001-38 (CNPJ); 8783000238 (nmero de matrcula). Requisito 3.1.6 / 5.2.6

1.19 Procedncia

Designao Definio

Procedncia Origem do registro do documento, isto , instituio legitimamente responsvel pela autuao e/ou registro do Processo | Dossi. Apia a administrao das unidades de protocolo e outras unidades de registro arquivstico.
137

Objetivo

Designao

Procedncia Apia a presuno de autenticidade de um documento, indicando a procedncia do seu registro. Facilitar a pesquisa.

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume NA

Documento OA

Nota de aplicao Pode-se fazer o cadastro de procedncias de organismos internos instituio, para facilitar a automatizao desse elemento, tais como: nome, sigla, nmero correspondente numa tabela de rgos etc. Exemplos Ministrio da Educao Gabinete do Ministro. Fundao ABCD. Requisito 1.5.3 / 3.1.6 / 5.2.6

1.20 Identificador do componente digital

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Identificador do componente digital Identificador documento. dos componentes digitais que integram o

Estabelecer a relao entre o documento e os componentes digitais necessrios para apresent-lo. Processo/dossi NA Volume NA Documento O

Nota de aplicao Um documento pode ser formado por um ou mais componentes digitais, que so os componentes fsicos do documento. De forma geral, pode se dizer que os componentes digitais so os arquivos de computador que formam um documento. Cada componente deve ser identificado individualmente a fim de que o documento possa ser recuperado de maneira completa. Exemplos Um relatrio de atividades pode ser composto por diversas sees, sendo que cada uma delas constitui um arquivo separado. Entretanto, todos esses arquivos integram-se para a representao completa do documento. A mesma situao aplica-se a documentos estruturados em bases de dados ou, ainda, a documentos multimdia. Requisito 3.1.7 / 3.1.9 / 3.1.21
138

1.21 Gnero

Designao Definio

Gnero Indica o gnero documental, ou seja, a configurao da informao no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao do documento. Monitorar os diversos gneros documentais de um acervo para fins de gesto arquivstica. Facilitar a pesquisa.

Objetivo

Aplica-se a

Processo/dossi NA

Volume NA

Documento F

Nota de aplicao necessrio que a instituio elabore uma tabela com os gneros e suas designaes, para facilitar sua indicao no registro. Exemplos Requisito Audiovisual; textual; cartogrfico; iconogrfico; multimdia. 3.1.5

1.22 Espcie

Designao Definio

Espcie Indica a espcie documental, ou seja, a configurao da informao no documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Complementar a descrio do documento ou a identificao de titulo; Facilitar a pesquisa.

Objetivo

Aplica-se a

Processo/dossi NA

Volume NA

Documento F

Nota de aplicao As instituies podem preparar, como instrumento complementar de gesto, glossrios de espcies de documentos que so produzidos no cumprimento de suas funes e atividades. A existncia de tabelas pode facilitar o registro desse elemento. Relaciona-se com tipo documental; descrio e ttulo. Exemplos Requisito Processo; oficio; ata; relatrio; projeto; pronturio. 3.1.5

139

1.23 Tipo

Designao Definio Objetivo

Tipo Indica o tipo documental, ou seja, a configurao da espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Complementar a descrio do documento ou a identificao do titulo. Permite a pesquisa limitada a um determinado tipo.

Aplica-se a

Processo/dossi NA

Volume NA

Documento F

Nota de aplicao H instituies que preparam, como instrumento complementar de gesto de seus documentos, glossrios de tipos documentais que so produzidos no cumprimento de suas funes e atividades. A existncia dessas tabelas pode facilitar o registro desse elemento. Relaciona-se com espcie documental. Exemplos Requisito Relatrio de pesquisa; carta precatria; pronturio mdico; pronturio de funcionrio. 3.1.5 ofcio-circular;

1.24 Idioma

Designao Definio Objetivo

Idioma Idioma(s) em que expresso o contedo do documento. Identificar o(s) idioma(s) do contedo do documento. Permitir a pesquisa limitada a um determinado idioma.

Aplica-se a

Processo/dossi NA

Volume NA

Documento F

Nota de aplicao As instituies devem, preferencialmente, utilizar padres para identificar idiomas, como, por exemplo, a norma ISO 639-2/RA (Codes for the representation of names of languages Part 2: alpha-3 code). Requisito

140

1.25 Quantidade de folhas/pginas

Designao Definio Objetivo

Quantidade de folhas/pginas Indicao da quantidade de folhas/pginas de um documento. Permitir o controle de folhas ou pginas por processo e por volume. Facilitar o registro e o acesso a um documento especfico dentro do processo ou dossi.

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume O

Documento F

Nota de aplicao Usado para gerenciamento de processos convencionais, que limitam a quantidade de folhas, sugerindo a abertura de volumes. As instituies devem determinar as normas para esse tipo de ao. Requisito 1.4.3 / Ver seo 1.5 (Volumes: abertura, encerramento e metadados)

1.26 Numerao sequencial dos documentos

Designao Definio Objetivo

Numerao seqencial dos documentos Numerao sequencial dos documentos inseridos em um processo. Ordenar os documentos em um processo. Controlar a integridade do processo. Facilitar a referncia a um documento especfico.

Aplica-se a

Processo/dossi O

Volume NA

Documento NA

Nota de aplicao Usado para processos e dossis digitais. Devem-se numerar os documentos na ordem em que so inseridos no processo a fim de garantir sua integridade. Requisito 1.4.3

141

1.27 Indicao de anexos

Designao Definio Objetivo

Indicao de anexos Indica se o documento tem anexos. Registrar a existncia de anexos de um determinado documento para apoiar o controle de sua integridade e facilitar o acesso. Processo/dossi NA Volume NA Documento O

Aplica-se a

Requisito

3.15

1.28 Relao com outros documentos

Designao Definio

Relao com outros documentos Registro das relaes significantes de um documento com outros. Estas relaes podem ser entre: documentos diferentes que esto relacionados por registrarem a mesma atividade, pessoa ou situao; diferentes nveis de agregao (dossi, volume e documento); diferentes manifestaes do mesmo documento. Ex.: formatos HyperText Markup Language (HTML), Open Documet Format (ODF), Portable Document Format (PDF/A) ou mesmo em papel.

Objetivo

Tornar explicito o relacionamento processamento automtico e o arquivstico.

e facilitar o gerenciamento

Demonstrar a organicidade dos documentos Facilitar a pesquisa de informaes de documentos relacionados. Aplica-se a Processo/dossi OA Nota de aplicao Volume NA Documento OA

As instituies devem estabelecer os tipos de relacionamentos que devero ser controlados e suas restries ou condies. Estas relaes podem ser expressas das seguintes formas: tem parte de, parte de (relaciona os nveis de agregao);
142

 referenciado ou ver tambm; tem extrato, extrato de; manifestao de; ligao para parte em papel (dossi hbrido). Requisito 3.1.5 / 3.1.10 / 3.4 / 11.1.21

1.29 Nveis de acesso

Designao Definio

Nveis de acesso Indicao dos nveis de acesso ao documento a partir da classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso. Garantir o acesso somente a pessoas autorizadas. Processo/dossi O Volume NA Documento O

Objetivo Aplica-se a

Nota aplicao

de As instituies devem estabelecer as normas para a classificao de sigilo de acordo com suas necessidades ou com base na legislao. Relaciona-se com tabela de classificao de segurana.

Requisito

3.1.5 / 6.3.1

1.30 Data de produo

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Data de produo Registro cronolgico (data e hora) e tpico (local) da produo do documento. Indicar local e data em que foi produzido o documento. Processo/dossi O Volume NA Documento O

Nota de aplicao Requisito 1.3.1 / 3.1.5 / 3.3.1 / 5.2.6

143

1.31 Classe

Designao Definio Objetivo Aplica-se a

Classificao Identificao da classe52 do documento com base em um plano de classificao. Identificar a localizao intelectual do documento no mbito da estrutura orgnica ou funcional. Processo/dossi O Volume NA Documento O

Nota de aplicao As instituies devem estabelecer um plano de classificao para aplicar esse elemento. Pode se registrar o cdigo e/ou o nome completo da classe em que o documento est classificado. Requisito 1.2.1 / 1.5.3 / 3.1.5 / 3.1.10 / 5.2.6

1.32 Destinao prevista

Designao Definio

Destinao prevista Indicao da prxima ao de destinao (transferncia, eliminao ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento tabela de temporalidade. Apoiar o controle do ciclo de vida do documento. Processo/dossi O Volume NA Documento O a

Objetivo Aplica-se a

Nota de aplicao Para a finalidade deste instrumento, considera-se transferncia como uma ao de destinao.

As instituies devem estabelecer uma tabela de temporalidade associada ao plano de classificao para aplicar este elemento. Este elemento est relacionado ao 1.1.33. Requisito 1.5.3 / 4.1.2 / 4.2.4

52

O termo classe dever ser entendido como designao genrica que inclui os demais nveis do plano de classificao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.

144

1.33 Prazo de guarda

Designao Definio Objetivo Aplica-se a Prazo de guarda Indicao do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinao. Apoiar o controle do ciclo de vida do documento. Processo/dossi O Volume NA Documento O

Nota de aplicao As instituies devem estabelecer uma tabela de temporalidade associada ao plano de classificao para aplicar esse elemento. Este elemento est relacionado ao 1.1.32. Requisito 1.5.3 / 3.1.5 / 4.1.2 / 4.2.4

1.34 Localizao
Designao Definio Localizao Local de armazenamento atual do documento. Pode ser um lugar (depsito, estante, repositrio digital) uma notao fsica. Objetivo Permitir a localizao dos documentos em qualquer mdia. Monitorar o armazenamento de documentos. Aplica-se a Processo/dossi OA Volume F Documento OA

Nota de aplicao Deve ser utilizado, obrigatoriamente, quando o documento no se encontra no sistema de gesto arquivstica de documentos, e mantido em outra rea de armazenamento, seja virtual ou fsica. Utilizado apenas para os documentos no digitais, para a parte no digital dos documentos hbridos ou para os documentos digitais off-line. No caso de documentos digitais on-line, este controle feito com relao aos componentes digitais. Ver metadado 5.5. Exemplos Depsito 201, estante 8, prateleira 2; Caixa 3456; Centro de documentao do IFP, repositrio alfa; Notao XY.2540. Requisito 1.6.1 / 1.6.3 / 1.6.4 / 1.6.7 / 3.1.5 / 3.4.1 / 3.4.2 / 6.8.3
145

EVENTO DE GESTO

As informaes a seguir referem-se a eventos de captura, movimentao e controle do ciclo de vida do documento. Para cada evento, so apresentados uma definio e os elementos de metadados que o caracterizam e que devem ser registrados.

EVENTO

DEFINIO E ELEMENTOS

APLICA- SE A

REQ.

Processo/ dossi

Volume

Documento

2.1 Captura

Descreve a captura do documento. Registrar informaes tais como: identificao do documento, data/hora da captura, responsvel pela captura. O NA O

3.1.5 3.1.16 3.2.1 3.3.1 3.4.1 6.4.1

2.2 Tramitao

Registro da tramitao do documento. Registrar informaes tais como: identificao do documento, data/hora de transmisso, remetente, data/hora do recebimento, destinatrio, situao do trmite.

NA

3.1.5 2.1.20

2.3 Transferncia

Registro de transferncia de documentos. Registrar informaes tais como: data/hora de envio, data/hora de recebimento, destinatrio, mtodo utilizado, responsvel pela transferncia, responsvel pelo recebimento, localizao/suporte anterior, localizao/suporte atual, identificao do lote, nmero do termo de transferncia. Os sub-elementos registram as informaes do evento transferncia e deve ser feito um registro para cada lote transferido.
146

NA

4.1.4 6.8.3

EVENTO

DEFINIO E ELEMENTOS

APLICA- SE A

REQ.

Processo/ dossi

Volume

Documento

No metadado do documento pode ser registrado apenas o nmero do lote de transferncia. 2.4 Recolhimento Registrar informaes tais como: data/hora de envio, data/hora de recebimento, destinatrio, mtodo utilizado, responsvel pelo recolhimento, localizao/suporte anterior, localizao/suporte atual, identificao do lote, nmero do termo de recolhimento. Indica se o documento foi eliminado. Registrar informaes tais como: data/hora do procedimento, responsvel, nmero do termo de eliminao, nmero do edital. 2.6 Abertura_processo/ dossi Registro de abertura de um processo/dossi num sistema de gesto arquivstica. Registrar informaes tais como: data/hora da abertura, responsvel pela abertura. 2.7 Encerramento_proc esso/ dossi Registro do encerramento ou arquivamento de um processo/dossi num sistema de gesto arquivstica. Registrar informaes tais como: data/hora do encerramento, responsvel. 2.8 Registro de reabertura de Reabertura_process processo/dossi. o/ dossi Registrar informaes tais como: data/hora da reabertura, responsvel. O O NA 4.1.4 4.4.9

NA

4.1.4

2.5 Eliminao

NA

1.3.1 4.1.5

NA

1.3.1 1.4.9

NA

NA

1.4.10

147

EVENTO

DEFINIO E ELEMENTOS

APLICA- SE A

REQ.

Processo/ dossi

Volume

Documento

2.9 Abertura_volume

Registro de abertura de um volume num sistema de gesto arquivstica. Registrar informaes tais como: data/hora da abertura, responsvel pela abertura. NA O NA

1.5.4 1.5.5 1.5.8

2.10 Encerramento_ volume

Registro do encerramento ou arquivamento de um volume num sistema de gesto arquivstica. Registrar informaes tais como: data/hora do encerramento, responsvel.

NA

NA

1.5.5 1.5.7 1.5.8 1.5.89

2.11 Juntada_anexao

Registro da juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece para referncia, o nmero do processo mais antigo. Registrar informaes tais como: data/hora da anexao, responsvel pela anexao, identificador do processo que foi anexado.

NA

NA

1.4.5

2.12 Juntada_apensao

Registro da apensao, ou seja, juntada em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo sua identidade ou independncia. Registrar informaes tais como: data/hora da apensao, responsvel pela apensao, identificador do processo que foi apensado.

NA

NA

1.4.5

148

EVENTO

DEFINIO E ELEMENTOS

APLICA- SE A

REQ.

Processo/ dossi

Volume

Documento

2.13 Desapensao

Registro da desapensao. Registrar informaes tais como: data/hora da desapensao, responsvel pela desapensao, identificador do processo que foi desapensado.

NA

NA

1.4.6

2.14 Desentranhamento

Registro de retirada autorizada de documentos de um processo. Registrar informaes tais como: data/hora do desentranhamento, responsvel pelo desentranhamento, identificador das peas que foram desentranhadas.

NA

1.4.7

2.15 Desmembramento

Registro de desmembramento de processos. Registrar informaes tais como: data/hora do desmembramento, responsvel pelo desmembramento, registro dos documentos retirados, identificador do novo processo formado com os documentos retirados.

NA

NA

1.4.8

2.16 Classificao_sigilo

Registro do procedimento de classificao de sigilo. Registrar informaes referentes classificao de grau de sigilo, tais como: grau de sigilo, data/hora da classificao, responsvel pela classificao.

1.6.8

NA

O
Ver seo 6.3

2.17 Desclassificao_ sigilo

Registro do procedimento de desclassificao de sigilo. Registrar informaes referentes desclassificao

NA

Ver seo 6.3

149

EVENTO

DEFINIO E ELEMENTOS

APLICA- SE A

REQ.

Processo/ dossi

Volume

Documento

do grau de sigilo, tais como: grau de sigilo, data/hora da desclassificao, responsvel pela classificao. 2.18 Reclassificao_ sigilo Registro do procedimento de reclassificao de sigilo. Registrar informaes referentes reclassificao do grau de sigilo, tais como: data/hora da reclassificao, responsvel pela reclassificao, justificativa.
Ver seo 6.3

NA

CLASSE

Estas informaes referem-se configurao e administrao do plano de classificao.

3.1

Descrio da classe

ELEMENTO 3.1.1 Classe_nome

DEFINIO Diviso de um plano ou cdigo de classificao. Refere-se s classes, subclasses, grupos e subgrupos.

OBRIG

REQ.

1.1.11

3.1.2 Classe_cdigo

Diviso de um plano ou cdigo de classificao, representada por um conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros convencionados Refere-se s classes, subclasses, grupos e subgrupos.

1.1.11

3.1.3 Registra a subordinao da classe na Classe_subordinao hierarquia do plano. 3.1.4 Registro de abertura Registra a abertura de uma classe. Registrar informaes data/hora e responsvel. tais como:

1.1.13

1.1.4

150

ELEMENTO 3.1.5 Registro de desativao

DEFINIO Registra a desativao de uma classe. Registrar informaes data/hora e responsvel. tais como:

OBRIG

REQ. 1.1.7 1.1.8

3.1.6 Reativao de classe

Registro de reativao da classe. Registrar informaes data/hora e responsvel. tais como: O 1.1.4

3.1.7 Registro de mudana de nome de classe

Registra a mudana de nome de uma classe. Registrar informaes tais como: data/hora, responsvel e nome anterior. Registra o deslocamento de uma classe na hierarquia do plano de classificao, ou seja, a mudana de subordinao. Registrar informaes tais como: data/hora, responsvel e subordinao anterior.

1.1.5

3.1.8 Registro de deslocamento de classe

1.1.6

3.1.9 Registro de extino

Registra a extino de uma classe. Registrar informaes data/hora e responsvel. tais como: O 1.1.8

3.1.10 Indicador de classe ativa/inativa

Registro de classes inativas. Registrar informaes data/hora e responsvel. tais como: O

1.1.4 1.1.7 1.1.8

3.2

Temporalidade associada classe

ELEMENTO 3.2.1 Classe_cdigo 3.2.2 Prazo de guarda na fase corrente 3.2.3 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase corrente

DEFINIO Identificador de classe.

OBRIG O

REQ. 4.1.3

4.1.3

4.1.3

151

ELEMENTO 3.2.4 Prazo guarda na intermediria de fase

DEFINIO

OBRIG O

REQ. 4.1.3

3.2.5 Evento que determina a contagem do prazo de guarda na fase intermediria 3.2.6 final Destinao Preservao ou eliminao. de Registrar informaes tais como: data/hora da alterao, responsvel, identificador da classe que teve prazo ou destinao alterada, descrio da alterao (incluindo o prazo/destinao anterior). Informaes complementares tais como: previso de converso de suporte, legislao relativa justificativa de prazos.

4.1.3

4.1.3

3.2.7 Registro alterao

4.1.7 4.1.8 4.1.9

3.2.8 Observaes

4.1.3

AGENTE

A tabela abaixo especifica a aplicao de cada elemento de metadado para cada um dos diferentes tipos de agentes.

ELEMENTO

DEFINIO

APLICA-SE A usurio|papel|grupo

REQ.

4.1 Nome 4.1 Identificador

Nome do agente (usurio, papel e grupo). Identificador do agente (usurio, papel e grupo).

O O

O O

O O

6.2.1 6.2.1 6.2.3 6.2.1 6.2.3 6.2.8 6.2.1 6.2.4

4.3 Autorizao Nvel de restrio de acesso (uso e de acesso interveno) aos documentos e operaes do sistema. 4.4 Credenciais de autenticao Autentica o usurio no SIGAD. Pode ser: senha, biometria, certificado digital + chave privada.

NA

NA

152

ELEMENTO

DEFINIO

APLICA-SE A usurio|papel|grupo

REQ.

4.5 Relao

Relaciona o usurio a papis e/ou ao grupo a que pertence. As relaes podem ser: tem usurio tem papel membro de NA O O O O NA NA O O NA NA O 6.2.1 6.2.11 6.2.15

4.6 Status agente

do Indica se o agente est ativo ou inativo no SIGAD.

COMPONENTE DIGITAL

Estas informaes referem-se identidade e s caractersticas do componente digital e possibilitam a identificao destes componentes no sistema de gesto arquivstica de documentos, alm de apoiar as aes de preservao de documentos digitais.

5.1

Identificador do componente digital

Identificador do componente digital Designao usada para identificar os componentes digitais que integram o documento. Identificar de forma unvoca e persistente os componentes digitais armazenados no repositrio gerenciado pelo SIGAD. Cada componente digital mantido no repositrio tem que possuir um identificador nico para relacion-lo aos metadados descritivos e tcnicos de forma que o SIGAD possa gerenci-lo. O O identificador tem que ser nico no mbito do repositrio. Devem ser registradas informaes sobre o tipo e o valor do identificador. Caso seja utilizado somente um tipo de identificador no repositrio, no necessrio explicit-lo, bastando registrar o valor do identificador.

Designao Definio Objetivo

Obrigatoriedade Nota de aplicao

153

Exemplos

Tipo do identificador: handle53 Valor do identificador: loc.music/gottieb.09601 Tipo do identificador: identificador institucional Valor do identificador: CD269/CD269/70/10596.PCD

Requisito

3.1.21

5.2

Nome original
Nome original Nome original do componente digital no momento em que foi inserido no repositrio, antes de ser renomeado com o identificador do repositrio. Possibilitar a identificao do componente digital por meio de seu nome original devido a razes diversas: o nome utilizado dentro do repositrio pode no ser conhecido externamente; um produtor de documentos pode procurar um arquivo pelo seu nome original ou, ainda, o repositrio pode necessitar reconstruir links originais com objetivo de disseminao. F Quando dois sistemas/repositrios esto transferindo documentos um para outro, pode ser importante registrar o nome original do componente para verificao posterior. 0078NR.TIF Ver seo 8 (Preservao)

Designao Definio

Objetivo

Obrigatoriedade Nota de aplicao

Exemplos Requisito

5.3

Caractersticas tcnicas
Caractersticas tcnicas Propriedades tcnicas de um componente digital, aplicveis maioria dos formatos, tais como: nvel de composio, tamanho, software de criao e inibidores. Fornecer informaes para manuteno e preservao. OA apoiar aes de acesso,

Designao Definio

Objetivo Obrigatoriedade

53

O Handle System um servio de informao que prov um identificador persistente em redes como a Internet. Disponvel em: <www.handle.net>. 154

Nota de aplicao

Nvel de composio informa se o componente digital est sujeito a algum nvel de compresso ou criptografia e qual este nvel. Nvel de composio <0> (zero) indica que o componente digital no est sujeito a nenhum processo de compresso ou criptografia. Nvel de composio <1> (um) ou maior indica que o componente digital foi submetido a um ou mais processos de compresso ou criptografia e que deve ser decodificado para que o documento possa ser acessado. Por exemplo, um arquivo A pode ser comprimido e gerar um arquivo B, que por sua vez cifrado e gera um arquivo C. Para se ter acesso ao arquivo A necessrio decifrar o arquivo C e depois descomprimir o arquivo B. Tamanho informa o nmero de bytes do componente digital. Esta informao til para garantir a previso de espao de memria suficiente para mover ou processar arquivos, bem como para previso de capacidade de armazenamento. Com relao ao software de criao, devem ser informados o nome da aplicao, a verso e a data da criao. Inibidores so recursos que inibem o acesso, uso ou migrao do componente digital. Devem ser informados o tipo de inibidor, o alvo e a chave de acesso.

Exemplos

Nvel de composio: 0 Tamanho: 345 k Software de criao_nome: Microsoft Word Software de criao_verso: 7 Software de criao_data: 2009-10-06 Inibidor_tipo: proteo por senha Inibidor_alvo: impresso Inibidor_chave: xyz

Requisito

Ver seo 8 (Preservao)

5.4

Formato de arquivo
Formato Identificao do formato de arquivo do componente digital. O conhecimento do formato de arquivo do componente digital essencial para o planejamento e a implementao de diversas aes de preservao como, por exemplo, a converso devido obsolescncia do formato.

Designao Definio Objetivo

155

Obrigatoriedade Nota de aplicao

O Devem ser registrados, obrigatoriamente, o nome e a verso do formato. Informaes adicionais sobre o formato tambm podem ser registradas. Nos casos em que no for possvel identificar o formato, este deve ser registrado como desconhecido. Recomenda-se o uso de formas controladas para a designao do formato, como bases de dados de registro de formato. Ex.: PRONOM54, MIME55.

Exemplos

Nome do formato: Adobe PDF Verso: 6.0

Requisito

3.5.5

5.5

Armazenamento
Armazenamento Informaes sobre a localizao e o suporte do componente digital, bem como os recursos necessrios para armazenamento permanente. As informaes sobre localizao so necessrias para encontrar o componente digital no sistema de armazenamento. As informaes sobre o suporte em que o componente digital est armazenado apiam o monitoramento das aes de preservao necessrias, como, por exemplo, a migrao.

Designao Definio

Objetivo

Obrigatoriedade Nota de aplicao

O Caso o repositrio digital utilize um identificador como o handle, a localizao estar implcita no identificador e no ser necessrio registr-la novamente. Quanto ao suporte, devem ser registradas informaes a respeito do tipo de suporte utilizado e sua vida til.

Exemplos Requisito 6.1.7

54

Servio de base de dados de formatos de arquivo gerenciada pelo The National Archives (TNA), do Reino Unido. Disponvel em: <www.nationalarchives.gov.uk/pronom/>.
55

Lista de formatos comuns na Internet disponvel em: <http://www.iana.org/assignments/mediatypes/index.html> 156

5.6

Ambiente de software
Ambiente de software Informaes sobre o ambiente de software necessrio para apresentar e/ou usar os componentes digitais, incluindo a aplicao e o sistema operacional. Dar conhecimento do ambiente de software necessrio para uso do recurso. O Com relao aplicao de software ou sistema operacional, devem ser registradas as seguintes informaes: nome, verso, tipo de software (por exemplo: sistema operacional, browser, editor de texto, planilha, plug-in) e documentao. Nome: Windows Verso:XP Tipo: sistema operacional Documentao: manual do sistema Nome: Word Verso: 7 Tipo: editor de texto

Designao Definio

Objetivo Obrigatoriedade Nota de aplicao

Exemplos

Requisito

Ver seo 8 (Preservao)

5.7

Ambiente de hardware
Ambiente de hardware Informaes sobre os componentes de hardware necessrios para operar o software referenciado em 5.6, incluindo perifricos. Dar conhecimento do ambiente de hardware necessrio para uso do recurso. O Devem ser registradas informaes tais como: nome do componente de hardware necessrio (que pode incluir o fabricante, o modelo e a verso), tipo de componente de hardware (por exemplo, processador, memria), configurao mnima recomendada para instalar e/ou operar o hardware, e documentao.

Designao Definio

Objetivo Obrigatoriedade Nota de aplicao

157

Exemplos

Nome: Intel x86 Tipo: processador Configurao mnima: 60 Mhz Nome: RAM Tipo: memria Configurao mnima: 64 Mb

Requisito

Ver seo 8 (Preservao)

5.8

Dependncias
Dependncias Informaes sobre outras dependncias, que no sejam as de software e hardware, necessrias para apresentar ou usar os documentos (por exemplo, DTD, XML Schema, fontes, folha de estilo). Dar informao sobre outros tipos de dependncias, alm de software e hardware, necessrias para uso do recurso. OA Devem ser registradas informaes tais como: nome do componente necessrio e identificador do recurso especfico (incluindo tipo e valor). Em alguns casos o identificador do recurso j torna evidente o nome do componente necessrio.

Designao Definio

Objetivo Obrigatoriedade Nota de aplicao

Exemplos

Identificador_tipo: URI Identificador_valor: <http://www.arquivonacional.gov.br/XYZ/DTD/ojns.dtd >

Requisito

Ver seo 8 (Preservao)

5.9

Relao com outros componentes digitais

Relacionamento Registro das relaes de um componente digital com outros componentes digitais ou com documentos. Tornar explcito o relacionamento entre componentes digitais para possibilitar o processamento e acesso aos documentos e identificar os tipos de relao (estrutural ou de derivao). Alguns documentos so formados por diversos componentes digitais relacionados. Estas relaes so estruturais. Alm
158

Designao Definio Objetivo

disso, documentos podem ser armazenados de formas diferentes, como, por exemplo, documento mster e documento derivado, ou o original e cpias de back-up. Estas relaes so de derivao. Obrigatoriedade Nota de aplicao F As relaes estruturais so fundamentais para apresentar o documento ao usurio. As relaes de derivao so importantes para documentar e controlar a origem do documento. Devem ser registradas as seguintes informaes para cada relacionamento: tipo de relao (estrutural ou derivao), identificao dos objetos relacionados, descrio da relao (por exemplo, parte de). As instituies devem estabelecer os tipos relacionamentos mais relevantes, que devero controlados nos metadados. Estas relaes podem expressas das seguintes formas:
tem parte de, parte de; tem fonte de (um componente digital uma verso de outro componente, criado por uma transformao), fonte de (um componente derivado de outro componente por um processo de transformao); inclui, includo em (relao entre documento e

de ser ser

Exemplos

componente digital). Relatorio de atividades de 2009 inclui relat_2009.doc relat_2009 fonte de relat_2009.zip Requisito Ver seo 8 (Preservao)

5.10 Fixidade
Designao Definio Objetivo Fixidade Informaes utilizadas para verificar se o componente digital sofreu mudanas no documentadas. Verificar se o componente digital foi alterado de forma no documentada ou no autorizada, comprometendo sua autenticidade. O Esta informao calculada e registrada pelo sistema de maneira automtica. Ateno: este elemento de metadado no se refere verificao da fixidade. Ele registra informaes sobre
159

Obrigatoriedade Nota de aplicao

procedimentos que garantem a autenticidade do componente digital, como cifragem, assinatura digital ou checksum. Com relao assinatura digital, devem ser registradas as seguintes informaes: codificao da assinatura, gerador da assinatura, mtodo da assinatura, valor da assinatura, regras de validao da assinatura, propriedades da assinatura, chave pblica do gerador. Com relao cifragem e checksum, devem ser registradas as seguintes informaes: algoritmo utilizado, resultado (da cifragem ou checksum), originador. Requisito 6.5.3 / 6.5.4 / 6.6.3 / 6.6.6 / Ver seo 8 (Preservao)

EVENTO DE PRESERVAO

Estas informaes referem-se a eventos de preservao ocorridos com o componente digital. Para cada evento, so apresentados uma definio e os elementos de metadados que o caracterizam e que devem ser registrados. importante notar que esta listagem mostra os eventos mais importantes de serem registrados. No se esgotaram as possibilidades; os rgos e entidades podem incluir outros eventos que julgarem necessrios.

Definio e Evento 6.1 Compresso elementos de metadado Registro da compresso ou descompresso de documentos. Registrar informaes tais como: identificao da compresso, data da compresso, agente responsvel pela compresso e resultado da compresso. 6.5 Decifrao Registro da decifrao de documentos. Registrar informaes tais como: identificao da decifrao, data da decifrao, agente responsvel pela decifrao e resultados da decifrao. 6.5 Validao de assinatura digital Registro de validao da assinatura digital de um documento de acordo com o certificado digital deste. Registrar informaes tais como: identificao da validao, data da OA OA 6.6.3 6.6.6 8.3.1 8.3.6 6.5.4 6.5.5 8.3.1 8.3.6
160

Obrig. OA

Req. 8.3.1 8.3.6

validao, agente responsvel pela validao e resultados da validao. 6.4 Verificao de fixidade Registro da verificao de fixidade de um documento, ou seja, se os recursos utilizados para garantir a fixidade (assinatura digital, marca dgua, checksum etc.) no foram corrompidos. Registrar informaes tais como: tipo de recurso de autenticao, identificao da verificao, data da verificao, agente responsvel pela verificao e resultados da verificao. 6.5 Clculo hash Registro do criptografia. clculo hash de OA OA 6.5.5 6.7.2 8.2.6 8.3.1 8.3.6

6.9.9 8.3.1 8.3.6

Registrar informaes tais como: identificao do clculo, data do clculo, agente responsvel pelo clculo e detalhes do clculo. 6.6 Migrao Registro de procedimento de migrao de documento. Registrar informaes tais como: identificao da migrao, data da migrao, agente responsvel pela migrao, resultado da migrao e conseqncias da migrao. 6.7 Replicao Registro de procedimento replicao de documento. de OA OA

3.1.5 8.3.1 8.3.6

6.10.7 8.3.1 8.3.6

Registrar informaes tais como: identificao da replicao, data da replicao, agente responsvel pela replicao e consequncias da replicao. 6.8 Verificao de vrus Registro de verificao de vrus no documento. Registrar informaes tais como: identificao da verificao, data da verificao, agente responsvel pela verificao e detalhes da verificao. 6.9 Validao Registro de validao de documento. Registrar informaes tais como: identificao da validao, data da validao, agente responsvel pela validao e detalhes da validao. OA OA

6.9.1 8.3.1 8.3.6

Ver seo 7.3

(Armaze namento)

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Glossrio
AC Ver autoridade certificadora acervo Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. acessibilidade Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital. (I) Accessibility. Ver tambm acesso acesso Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao. Ver tambm acessibilidade; classificao(2); credencial de segurana anexo Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrnico ou com um fluxo de trabalho. (I) Attachment. anotao Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua produo. Exemplos: urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade, data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e outros. AR Ver autoridade de registro armazenamento 1 2 Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil. Guarda de documentos arquivsticos em local apropriado. (I) Storage.

arquivamento 1 2 Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.

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arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza dos suportes. 2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos arquivsticos. Ver tambm arquivo digital arquivo digital Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado. Ver tambm objeto digital assinatura digital Modalidade de assinatura eletrnica resultante de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura. Ver tambm assinatura eletrnica; certificado digital; criptografia assinatura eletrnica Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente assinatura manual do indivduo. Ver tambm assinatura digital atualizao Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. (I) Refreshing; (F) repiquage; (E) refrescamiento. Ver tambm: converso; migrao; reformatao autenticao Declarao de que um documento autntico, ou de que uma cpia reproduz fielmente o original, feita num determinado momento por pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico, notrio, autoridade certificadora). Ver tambm autenticidade; certificado de autenticidade, carimbo digital de tempo

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autenticidade Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo. Ver tambm autenticao; certificado de autenticidade, carimbo digital de tempo autoridade certificadora (AC) Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas definidas na Infraestrutura de Chaves Pblicas (ICP). Ver tambm certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP autoridade de registro (AR) Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais mediante processo de identificao estabelecido nas prticas definidas na Infraestrutura de Chaves Pblicas (ICP). Ver tambm certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP avaliao Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. banco de dados 1 Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados; b) regras que definem as operaes vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo de dados). Ver tambm base de dados base de dados Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatao e validao, e administrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD). Ver tambm banco de dados captura Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio de registro, classificao e arquivamento. Ver tambm arquivamento; classificao; registro
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carimbo digital de tempo Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento, como criao, recebimento, leitura, modificao ou eliminao. uma forma de autenticao do documento. (I) Timestamp; digital timestamp. Ver autenticao; autenticidade categoria de sigilo Ver grau de sigilo certificao digital Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. certificado de autenticidade Declarao escrita em que se atesta a autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos digitais, emitida pela instituio responsvel por sua preservao. Ver tambm autenticao; autenticidade certificado digital Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora (AC), que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica chave privada Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles criptografados com a chave pblica correspondente. Ver tambm assinatura digital; certificado digital; chave pblica chave pblica Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificado digital e utilizada
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para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente. Ver tambm assinatura digital; certificado digital; chave privada ciclo vital dos documentos Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos, de sua produo guarda permanente ou eliminao. classificao 1 2 Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. Atribuio a documentos ou s informaes neles contidas de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Ver tambm classificao cdigo de classificao; grau de sigilo; plano de

cdigo de classificao Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um plano de classificao. Ver tambm classificao; plano de classificao completeza Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo a que pertence, de modo a ser capaz de gerar consequncias. (I) Completeness. Ver tambm confiabilidade; elemento extrnseco; elemento intrnseco componente digital Objeto digital que parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessrios para ordenar, estruturar ou manifestar seu contedo e forma, que requer determinadas aes de preservao. (I) Digital component. confiabilidade Credibilidade de um documento arquivstico enquanto afirmao de um fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criao. (I) Reliability. Ver tambm completeza contexto Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um documento arquivstico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a
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abranger toda a estrutura que o envolve. O contexto pode ser documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. Ver tambm contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto tecnolgico contexto de procedimentos Normas internas que regulam a produo, tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio. Ver tambm contexto de provenincia; contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto tecnolgico contexto de provenincia Organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituio produtora de documentos. Ver tambm contexto de procedimentos; contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto tecnolgico contexto documental Cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, no fundo de arquivo. Ver tambm contexto; contexto de procedimentos; contexto provenincia; contexto jurdico-administrativo; contexto tecnolgico contexto jurdico-administrativo Leis e normas externas instituio produtora de documentos que controlam a conduo das atividades desta mesma instituio. Ver tambm contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto documental; contexto tecnolgico contexto tecnolgico Ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento. Ver tambm contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto documental; contexto jurdico-administrativo controle de verso Conjunto de operaes que permitem gerenciar as verses de um documento arquivstico digital. Ver tambm identificador nico de

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converso Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. converso de dados: mudana de formato; 2. converso de sistema computacional: mudana do modelo de computador e de seus perifricos. (I) Conversion. Ver tambm migrao; reformatao correio eletrnico Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. (I) E-mail. Ver tambm mensagem eletrnica credencial de segurana Atributo ou conjunto de atributos associados a um usurio que definem as categorias de segurana segundo as quais o acesso concedido. criptografia Mtodo de codificao de dados com base em algoritmo especfico e chave secreta, de forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer a forma original dos dados. Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica; criptografia assimtrica; criptografia simtrica; ICP criptografia assimtrica Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave s possa ser decifrado pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimtrica so denominadas chave pblica e chave privada. Ver tambm chave privada; chave pblica; criptografia simtrica criptografia de chave pblica Ver criptografia assimtrica criptografia simtrica Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de maneira que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave. Ver tambm criptografia assimtrica

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custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo de propriedade. dado Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo passvel de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica. Ver tambm metadados destinao Deciso, com base na avaliao, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. Ver tambm eliminao; recolhimento digitalizao Processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. documento Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. Ver tambm documento digital; documento eletrnico; suporte documento arquivstico Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado dessa atividade e retido para ao ou referncia. (I) Record. documento arquivstico digital Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Digital record. Ver tambm documento arquivstico; documento digital documento arquivstico eletrnico Documento eletrnico reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Electronic record. Ver tambm documento arquivstico; documento eletrnico documento digital Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional. (I) Digital document.

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documento eletrnico Informao registrada, codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de equipamento eletrnico. (I) Electronic document. dossi Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade. Ver tambm dossi hbrido; processo dossi hbrido Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais. Exemplo: projetos arquitetnicos que apresentam descrio em papel e plantas em disco ptico. Ver tambm processo hbrido elemento extrnseco Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico. Exemplos: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou multimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links. Ver tambm documento arquivstico; elemento intrnseco elemento intrnseco Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico. Exemplos: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto. Ver tambm documento arquivstico; elemento extrnseco eliminao Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. e-mail Ver correio eletrnico emulao Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas.

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exportao Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver converso. Ver tambm converso forma documental Regras de representao que definem como o contedo de um documento arquivstico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade so comunicados. A forma documental possui elementos extrnsecos e intrnsecos. (I) Documentary form. Ver tambm elemento extrnseco; elemento intrnseco formato de arquivo Especificao de regras e padres descritos, formalmente, para interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser: 1. aberto, quando as especificaes so pblicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando as especificaes no so divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: .doc); 3. proprietrio, quando as especificaes so definidas por uma organizao que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (p. ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, quando as especificaes so produzidas por um organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (p. ex.: .xml, .pdf/A). (I) Format; (F) format; (E) formato. gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (I) Records management. Ver tambm sistema de gesto arquivstica de documentos; sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos grau de sigilo Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da natureza do seu contedo, com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo. hardware Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional. (I)(E) Hardware; (F) matriel. ICP Ver infraestrutura de chaves pblicas
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identificador nico Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos demais. (I) File identifier. Ver tambm controle de verso; registro informao Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento. infraestrutura de chaves pblicas (ICP) Conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos que estabelecem os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado em chave pblica. Normalmente, constitudo por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC raiz), pelas demais autoridades certificadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR). Ver tambm autoridade certificadora; autoridade de registro; chave privada; chave pblica; criptografia assimtrica integridade Estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.56 item documental Menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel. marca dgua digital Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e caractersticas, utilizada para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida. (I) Digital watermark. mensagem eletrnica Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrnico. s vezes, vem acompanhado de anexos que so transmitidos com a mensagem.

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No confundir com integridade arquivstica, cujo objetivo, decorrente do princpio da provenincia, consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado integridade do fundo (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 108). 172

metadados Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo. mdia Ver suporte migrao Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por converso, atualizao ou reformatao. Ver tambm acessibilidade; converso; objeto digital; reformatao; atualizao minuta Verso preliminar de documento sujeita a aprovao. objeto digital Uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital percebida em trs nveis: 1. nvel fsico refere-se ao objeto digital enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do estado de polaridades (negativa e positiva) e, nos suportes pticos, a sequncia de estados de translucidez (transparncia e opacidade); 2. nvel lgico refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequncias de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nvel conceitual refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, como, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador. (I) Digital object. Ver tambm arquivo digital

organicidade Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidade um atributo essencial para se considerar determinado conjunto de documentos como um arquivo. Ver tambm documento arquivstico

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original Primeiro documento completo e efetivo. plano de classificao Esquema de distribuio de documentos em classes de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado com base no estudo das estruturas e funes de uma instituio e na anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. Ver tambm classificao; cdigo de classificao preservao digital Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretao dos documentos digitais pelo tempo que for necessrio. Ver tambm migrao; atualizao; emulao processo Conjunto de documentos reunidos, oficialmente, administrativa ou judicial e que constitui uma unidade. Ver tambm dossi; processo hbrido processo hbrido Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa, reunidos, oficialmente, no decurso de ao administrativa ou judicial e que formam uma unidade conceitualmente indivisvel. Ver tambm dossi hbrido programa de computador Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar para obter um resultado especfico. recolhimento Entrada de documentos em arquivos permanentes. recuperao da informao Processo de pesquisa, localizao e apresentao de documentos em um sistema de informao. A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para identificao e localizao de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode se dar por visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo. no decurso de ao

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reformatao 1 Tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um documento para fins de acesso ou preservao dos dados, como, por exemplo, a impresso ou transformao de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou a transferncia de documentos de um sistema computacional para uma mdia mvel (tecnologia COLD). Supresso de todos os dados de uma unidade de armazenamento. (I) Reformatting. Ver tambm converso; migrao; atualizao

registro Procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico e de outros metadados (data, classificao, ttulo) que descrevem o documento. Ver tambm identificador nico sistema de informao Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao. (I) Information system. sistema de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos. Ver tambm gesto arquivstica de documentos; sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou hbridos, isto , compostos de documentos digitais e no digitais. Ver tambm captura; gesto arquivstica de documentos software Ver programa de computador suporte Base fsica sobre a qual a informao registrada. (I) Medium, storage medium. tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite.
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transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. trilha de auditoria Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no sistema computacional. (I) Audit trail. valor primrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. valor secundrio Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram, originalmente, produzidos. verso Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (I) Version. Ver tambm controle de verso; minuta

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Referncias
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