Controle de Frequencia Docente

Verso 8.3.2013

O Controle de Frequencia Docente tem por base um grupo de planilhas denominado Professores, criado e disponibilizado pelo Jos Luiz Rodrigues da Silva, AOE da EE Mrio Guilherme Notari, DER-Sorocaba, no antigo site guiadaescola.hpg.com.br.

Distribudo gratuitamente e com a colaborao e sugestes de muitos colegas o Controle de Frequencia se tornou uma grande ferramenta de trabalho em muitas escolas. Novidades nesta verso: o o o o o Livro-Ponto eletrnico, em uma nica planilha, com capacidade para 200 professores. Livro-Ponto Administrativo, em uma nica planilha, com capacidade para 50 funcionrios; BO Eventual intermedirio, para digitao de aulas de outras escolas; Possibilidade de copiar e colar os dados para a tela da Prodesp, agilizando a digitao dos eventuais; Novo formato de menu, para facilitar o acesso s planilhas.

Crditos: o o Autor do projeto original: Jos Luiz Rodrigues da Silva, AOE da EE Mrio Guilherme Notari. Remodelagem e atualizaes: Cludio Luiz Correa da Silva, Secretrio de Escola da EE Prof. Veiga Jnior, DER-Miracatu www.veigajr.com.br o Folhas de Ponto Docente e Administrativo retiradas do arquivo Livro-Ponto com 9 aulas compartilhado no grupo SESP e nos grupos do facebook.

Contato: claudiolucs@yahoo.com.br o GRUPO SESP - para fazer parte envie email com seu nome e RG para o secretarios_de_escola-subscribe@yahoogrupos.com.br

Grupos no facebook: http://www.facebook.com/groups/gerentedeorganizacaoescolar/ http://www.facebook.com/groups/atribuicao/ http://www.facebook.com/groups/secretariadeescola.sp/ http://www.facebook.com/groups/agentesdoqae/ http://www.facebook.com/groups/qmqaeqse/

Este arquivo no est autorizado para comercializao.

MANUAL DO USURIO
PRIMEIRO PASSO: CONFIGURANDO O EXCEL
Para o funcionamento completo do Controle de Frequencia preciso autorizar o uso das macros. Clique no logo do Excel e escolha Opes do Excel. Na caixa de opes clique em Central de Confiabilidade. No painel que abrir direita, clique Configuraes da Central de Confiabilidade

Aberta a Central de Confiabilidade, clique Configuraes de Macro e Habilitar todas as macros4. Clique em OK at fechar as opes do Excel.

COMANDOS DO EXCEL DISPONVEIS NO ARQUIVO

O Controle de Frequencia tem um menu personalizado e os comandos do Excel foram ocultos para facilitar seu uso. Entretanto, na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido esto os comandos bsicos necessrios. Alm dos comandos mais comuns (Salvar, Desfazer, Refazer, Visualizar e Imprimir) eis as outras opes:
Classificar Registros Autofiltro Configuraes de Pgina

rea de Transferncia: Recortar, copiar, colar, pincel

Modos de Exibio / Quebra de Pgina

Exibir Ttulos, Rgua e Linhas de Grade

CONHECENDO O MENU PERSONALIZADO

Apenas dois menus esto disponveis: Incio e Livro-Ponto. Alguns menus internos do Excel, como de tabela, figura etc. no esto bloqueados. A seguir, uma explicao detalhada de cada comando.

CADASTROS
Dados da Escola

Nesta tela devem ser informados os dados principais da escola, bem como a abreviatura das turmas que constaro no horrio dos professores. Veja o exemplo ao lado. Todas as opes de aula devem ser informadas. No utilizar abreviaturas longas, pois estas siglas constaro na Declarao de Horrio e LivroPonto.

Lista de Escolas
Informe as escolas de sua regio em que os docentes ministram aulas ou tem a sede de controle. Cdigo do CIE e de UA so obrigatrios, apenas o telefone opcional.

Tabela de Aulas
Somente para consulta. Esta a tabela de horas e aulas conforme dispe a Resoluo SE 8/2012. Na ltima coluna est o limite de jornada diria mdia conforme Decreto 39.931/95. Mantenha essa planilha protegida contra alteraes, pois o correto funcionamento deste arquivo depende desta planilha, principalmente, na totalizao da carga horria.

Nota: O Decreto 39.931/95, que instituiu a Jornada Diria Mdia, no faz referncia durao da hora-aula e tendo em vista as alteraes na jornada e carga horria estabelecidas pela Res. 8/2012, este arquivo considera o termo hora-aula utilizado no referido decreto como aula de 50 minutos. Logo, no se faz converso para horas. Simplesmente, trabalha-se com a quantidade. Desta forma, a Jornada Diria Mdia calculada somando-se AULAS COM ALUNOS + ATPC NA ESCOLA.

Professores
Mantenha essa planilha protegida para no danificar as frmulas. Informe todos os professores que lecionam na escola, inclusive eventuais, com todas as informaes necessrias. daqui que as informaes sero colocadas nos documentos gerados por esse arquivo: livro-ponto, BO, Declarao de Horrio etc. Deve-se apenas acrescentar professores, nunca exclu-los, mesmo que deixem ter vnculo com a escola. o o o No permitido homnimo. Voc deve diferenci-los de alguma maneira (fica ao seu critrio): No caso de acmulo de cargo, acrescentando o DI entre parnteses aps o nome. No caso de contratados - categoria V e O, acrescente a categoria aps o nome, para que voc possa lanar as substituies separadamente, por categoria, e no misturar as aulas no BO: Tenha uma linha exclusiva para as aulas livres:
AULA LIVRE 99 .

Exemplo 1: Maria da Silva (M) esta leciona matemtica Maria da Silva (LP) outra pessoa, mas leciona Lngua Portuguesa Exemplo 1: Fulano de tal (DI 1) tem um cargo de matemtica Fulano de tal (DI 2) tem outro cargo, mas de cincias

Exemplo 2: Ciclano de tal (V) tem um primeiro contrato de eventual Ciclano de tal (O) depois foi contratado por ter aulas atribudas

No espao do nome informe No espao do RG coloque No espao do DI coloque um ponto

O cadastro dos horrios est vinculado s informaes de turmas j lanadas na planilha ESCOLAS. O boto pode ser utilizado para classificar a lista de professores por NOME, RG ou VINC (vnculo).

A coluna PROFESSOR fixa, assim, ao rolar a tela para o lado, voc poder cadastrar as informaes sem perigo de misturar com outro professor. Veja, no exemplo abaixo, como preencher a planilha.

Na coluna C.S. informe a quantidade de aulas atribudas na fase de Carga Suplementar. A coluna C.H. (carga horria de aulas) para os OFAs e de preenchimento automtico. Em JORNADA, informe apenas a sigla. Ao informar as disciplinas, digite por extenso. No se preocupe com o espao na clula. Essa informao ser lanada no livro-ponto. Se voc no for usar o livro-ponto, ela no necessria. Fica a seu critrio. Em relao escola Sede de Controle de Frequencia, informe apenas o cdigo do CIE. O nome automtico conforme cadastro anterior na planilha LISTA DE ESCOLAS.

Na figura seguinte, as colunas mostradas so de preenchimento obrigatrio, para que o arquivo saiba tratar as informaes de cada professor. Apenas informe S ou N em mausculas.

A coluna MINISTRA AULAS EVENTUAIS far que o nome deste professor aparea na lista de substitutos da planilha REGISTRAR SUBSTITUIES. Informe S se ele realmente ministra aulas em carter eventual. Essa informao pode ser alterada no decorrer do ano. A coluna IMPRIMIR FOLHA DE PONTO permitir que este professor conste no livro-ponto eletrnico. A coluna COM VINC para informar se o docente est com vnculo ativo no PAEF/PAEC. E mesmo que voc informe N nessa coluna, lembre-se de lanar N nas demais.

As colunas a seguir so para controle do ATPC. Ser possvel montar um livro bsico de ponto exclusivo para ATPC e para utilizao do professor coordenador. de uso opcional.

QUANTIDADE POR DIA automtica para cada dia da semana conforme lanamento do horrio das aulas, como veremos adiante. Na coluna HORRIOS, voc vai informar o dia e a hora que acontecesse cada ATPC.

As colunas AULAS, ATPC etc mostram o resumo da carga horria e a jornada diria mdia, automaticamente, conforme o horrio cadastrado. NO DIGITE NESSAS COLUNAS. Caso o lanamento das ATPCs esteja errado, o valor ficar em destaque. Verifique, ento os lanamentos. Nas colunas verdes voc ir informar as turmas conforme o horrio de cada professor. Deve-se informar tambm as horas de permanncia, ATPC etc. As informaes da turma esto vinculadas s informaes da planilha DADOS DA ESCOLA. A coluna 7 (aula) para registro de ATPC feitos nos espaos entre os turnos . Ex. ATPC s 18:20h

Dica: Se voc pretende utilizar o arquivo apenas para controle das aulas eventuais e para gerar o BO dos que tem sede em outra escola, no h necessidade de se informar os horrios. Apenas daqueles que lhe interessam.

Ao fim do horrio das aulas temos o espao para informar as aulas atribudas e ministradas em outras escolas, inclusive a ATPC. Veja o exemplo abaixo:
Adriana tem, na EE sei l, 3 aulas na 4 feira e cumpre 1 ATPC nessa escola.

Logo, dever lanar 4 (3 aulas + 1 ATPC) na coluna Qua e repetir a quantia de ATPC na coluna verde. Isso importante para que a planilha faa o correto resumo da carga (figura anterior, colunas vermelhas). Caso a quantia de ATPC esteja informada erroneamente, a coluna de totalizao de ATPC estar em destaque. Informe somente as aulas atribudas. Aulas eventuais no devem ser informadas nesta planilha.

Funcionrios
Mantenha essa planilha protegida para no danificar as frmulas. Cadastre os funcionrios da escola e seus respectivos horrios. No necessrio cadastrar na ordem do RG. Essa classificao ser automtica no Livro-Ponto. Siga o exemplo de preenchimento. Para horrios diferenciados, basta deixar em branco o horrio de trabalho e de intervalo. Depois informe o horrio no consolidado/verso. Separado do Controle de Frequencia, tem um arquivo apenas com a planilha do consolidado, que voc poder personalizar para cada funcionrio, quanto ao horrio diferenciado. Para imprimir, siga o mesmo procedimento do Livro Docente.

REGISTRO DE OCORRNCIAS
Registrar Substituies
Informe, por dia, todas as ocorrncias de faltas, com ou SEM SUBSTITUTO, e por tipo de ensino. Quando o dia, substitudo e substituto forem os mesmos, informe numa nica linha:
Exemplo: Dia 01/02, Amarildo foi substitudo pela Adriana, em 2 aulas no EF e 1 no EM Lance na mesma linha. Se voc quebrar essa informao, lanando numa linha as aulas do EF e em outra linha as do EM, vai dar erro no BO. S lance em linhas diferentes quando mudar o dia OU o substitudo OU o substituto.

Quando selecionar a clula em que for informar o professor que faltou, faa uma busca pelo boto. Se a lista for muito extensa, na caixa de listagem tem a barra de rolagem para auxiliar na busca. Depois que o nome j estiver na linha, basta comear a digitar que ser automaticamente preenchido.

Ausncias sem substituio, no campo Substitutos, informe SEM SUBSTITUTO e a correta quantidade de aulas, para que os BOs sejam devidamente totalizados. Os tipos de ensino que no tem em sua escola, voc pode OCULTAR as colunas correspondentes, deixando para uso somente as necessrias. NO EXCLUA AS COLUNAS. Tambm no exclua linhas, nem faa limpeza de linha toda selecionada, pois as primeiras colunas esto ocultas e tem frmulas que garantem o funcionamento do arquivo. Se perceber que algo est errado na totalizao das aulas eventuais, execute o boto de comando para reparar as frmulas (figura de duas engrenagens). Para os docentes que tem sede em outra escola, voc deve lanar uma ausncia, sem aulas e sem substituto, para que possa ser gerado o BO como frequente.

Registrar Aulas Vagas

til para um levantamento de aulas a repor ou sem substituto.

Folha de Frequencia
Para ser registrada toda ocorrncia de faltas e depois digitada no Controle de Frequencia.

Ficha 100
Modelo simples de ficha 100 para calcular a quantia de dias trabalhados eventualmente. No canto superior esquerdo tema opo de selecionar o docente. til apenas para eventuais.

Declarao de Horrio
Utilize a caixa de busca para selecionar o nome e gerar a declarao. No digite nesta planilha.

BOLETINS DE OCORRNCIA
BO de Aulas Atribudas
A frequencia e as aulas eventuais so inseridas automaticamente ao escolher o professor e o ms correspondente. No h necessidade de se digitar nesses BOs, apenas no campo Observaes. O BO de aulas atribudas pode ser de perodos dentro do ms, use os campos A PARTIR DE e AT.

BO de Aulas Eventuais
O BO de aulas eventuais somente para consulta. Para imprimir, utilize os cones de impressora dentro da planilha FRENTE e VERSO (este, se necessrio). Os BOs trabalham com tabelas dinmicas que so atualizadas automaticamente sempre que o arquivo aberto ou o BO selecionado pelo comando do menu.

Para alterar o municpio no BO eventual, vai em Configurao de Pgina personalizar rodap.

Exportar para PDF

til para gerar um BO em formato PDF e enviar por e-mail. O arquivo ser salvo na mesma pasta em que est o arquivo do Controle de Frequencia. O comando est disponvel para todas as planilhas, por isso, caso a planilha em exibio no seja um BO, o arquivo vai pedir a confirmao.

LIVROS E LISTAS
Livro Ponto Administrativo
possvel imprimir uma folha especfica, basta usar o boto de rolagem, no canto superior esquerdo da planilha at aparecer o nome que deseja. Abaixo da caixa de rolagem, tem um espao azul para especificar o nmero da primeira pgina do livro ou da folha especfica. Para uma folha nica, utilize o comando Imprimir do Excel CTRL+P. Para imprimir o livro completo, clique na imagem da impressora. A macro executar uma espcie de mala-direta, inserindo os dados dos funcionrios e enviando para a impressora, um a um. Aguarde at que todas as folhas sejam enviadas para a impressora. No esquea de informar o ms e o ano.

Consolidao
o verso do Livro-Ponto Administrativo.

Livro-Ponto Docente
Repita os mesmos procedimentos do Livro Administrativo, para imprimir uma nica folha de ponto ou o livro completo. A paginao automtica, a partir do nmero informado no quadrado azul.

Quadro Indicador
Somente para o Livro Docente. A classificao alfabtica automtica. Neste quadro s aparecem os docentes selecionados na planilha PROFESSORES, conforme dito anteriormente.

Termo de Abertura e Termo de Encerramento

No Termo de Abertura, selecione o tipo de livro.

O Termo de Encerramento padro para os dois livros. O nome da escola automtico.

Livro ATPC e Lista ATPC

Outras opes de livro e de uso opcional, para controle das ATPCs. O Livro-ATPC serve para 4 meses, basta clicar nos meses e selecionar um novo ms. A Lista ATPC mostra a quantidade de cda docente, desde que estejam cadastradas na planilha PROFESSORES.

Desproteger Planilha
Caso seja necessrio para desproteger temporariamente alguma planilha. Lembre-se de proteger outra vez.

IMPORTANTE
FAA CPIAS DE SEU ARQUIVO, PELO MENOS UMA VEZ POR SEMANA.

RENOMEIE A CPIA, ACRESCENTANDO A DATA.

Exemplo: Controle de Frequencia 2013 - 02maro

CRIE UMA PASTA CHAMADA BACKUP E SALVE AS SUAS CPIAS NELA.