ZEN TO DONE

O que ?
ZTD um sistema de produtividade organizado ao redor de dez hbitos.
Trata-se de uma srie de hbitos que ajudam a organizar e simplificar a vida e a alcanar
metas.

Conceitos-chave
Caixas de entrada
Metas de vida (Objetivos de vida)
Meta de longo prazo (Objetivos de longo prazo)
Metas de curto prazo (Objetivos de curto prazo)
Tarefas
Tarefas Mais Importantes (TMIs)
Grandes Rochas
Tarefas agrupveis
Lista Mestre de Tarefas
Calendrio
Rotinas

Hbitos
Os hbitos devem ser adquiridos um de cada vez, de preferncia a cada 30 dias.
1. Capture. Estabelea um meio de captura (caixa de entrada) onipresente e universal de
suas ideias, tarefas, compromissos e quaisquer coisas sobre as quais voc deva pensar
melhor. Tire as ideias da cabea e coloque-as no papel: no se estresse com a
preocupao de poder esquecer ou de no ter pensado direito sobre o assunto. A
melhor opo um caderninho de notas que voc carregue consigo 24h por dia.
O caderno de notas uma das caixas de entrada (qui a principal) atravs das quais
obrigaes, aes, tarefas e itens (coisas em geral) entram na sua vida. necessrio
definir outras caixas de entrada (e-mails, fruns, redes sociais e inclusive caixas de
entrada fsicas para coisas slidas para as quais voc precisar dar alguma destinao).
2. Processe. Uma vez por dia, em um momento determinado momento do dia, voc deve
processar cada caixa de entrada de cima at embaixo, decidindo qual ao deve tomar
em relao a cada um dos itens, sem pular nenhum (deixar para tomar uma deciso
depois a principal forma de procrastinao). As principais aes possveis so: 1)
excluir (sempre a primeira opo); 2) fazer agora (se for tomar poucos minutos); 3)
delegar; 4) arquivar ou 5) colocar na Lista Mestre de Tarefas.
3. Planeje. Estabelea algumas metas de vida. A partir dessas metas, escolha uma meta
de longo prazo para o ano. No comeo da semana, a partir da meta de longo prazo,
escolha uma meta de curto prazo para a semana. Quebre a meta em algumas grandes
rochas e distribua-as pelos dias da semana (assim voc no fica afogado no meio das
rochas pequenas o que importante deve vir primeiro e, portanto, as rochas
pequenas devem acomodar-se ao redor das grandes rochas da semana). A cada dia,
escolha quais so as trs TMIs (normalmente ser a grande rocha mais duas tarefas).
Caso voc no tenha nada planejado para o dia, retire duas tarefas da Lista Mestre de
Tarefas.
4. Faa. Elimine todas as distraes. Faa uma tarefa de cada vez. Faa em primeiro
lugar, logo que possvel, as TMIs, para depois dedicar-se a outras coisas.
5. Sistema simples e confivel. Mantenha uma Lista Mestre de Tarefas simples e, se
quiser, divida-a em umas poucas listas de contexto (trabalho, estudo, tarefas
domsticas, amigos, etc.). No torne as coisas muito complicadas, nem fique tentando
usar novas ferramentas. Deixe para fazer pequenas mudanas nos momentos que
existem para isso: revises e planejamento.
6. Organize. D uma destinao imediata para cada coisa que chegar a sua mo e para
cada ideia que tiver. Anote no caderno, arquive/guarde no seu devido lugar, coloque
numa caixa de entrada, delegue, anote na lista de tarefas o que precisa fazer com
aquilo, etc. No deixe as coisas acumularem enquanto voc diz a si mesmo depois eu
fao isso. Esse hbito parece-se com o processe: traduz a ideia de processar tudo
que entra na sua vida, transformando voc uma mquina de fazer o que precisa ser
feito.
7. Revise. Uma vez por semana e uma vez por ms e, finalmente, uma vez por ano, revise
os progressos que fez em relao a suas metas de curto prazo e sua meta de longo
prazo. Modifique as metas, se necessrio. Revise o sistema, perceba o que precisa ser
feito e melhorado. Acredito que esse hbito deva unir-se ao do planejamento (para
que o planejamento seja feito a partir de cada reviso).
8. Simplifique. Sempre que for revisar a lista de tarefas (para definir as grandes rochas e
TMIs) simplifique as tarefas at o mnimo essencial. Corte da sua vida tudo o que no
for realmente importante e assim sobrar tempo para aquilo que importante.
9. Rotinas. Mantenha rotinas dirias e semanais. As rotinas so coisas que voc faz alm
das tarefas, bem como horrios para cumprir as tarefas. As rotinas semanais incluem:
um dia para cuidar da casa, um dia para tarefas na rua, um dia para a famlia, etc.
10. Encontre sua paixo. No h muito o que dizer sobre isso.