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COMO DESCREVER
DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Geraldo Alckmin
GOVERNADOR
Marcos Mendona
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS
DIRETOR-PRESIDENTE EM EXERCCIO
COMO DESCREVER
DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
Carlos Nicolaewsky
DIRETOR INDUSTRIAL
Richard Vainberg
ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS
DE SO PAULO - ARQ/SP
DIRETORIA
APRESENTAO
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Diretora
ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO
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Vice-Diretora
SILVANA GOULART FRANA GUIMARES
SOBRE O AUTOR
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Secretria
RITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO
Tesoureiro
JOO MARTINS RODRIGUES NETO
COORDENADORA DE CURSOS
Criao de arte
TEREZA REGINA CORDIDO
SUMRIO
APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um
rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento
de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que
lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus
congneres.
Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,
pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,
dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos
de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de
formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de
um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado
numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na
rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de
renome internacional nesse campo de atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo
conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer,
elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o
prprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dos
profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras
publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia
na organizao de arquivos.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se
gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo
relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.
SOBRE O AUTOR
O QUE SO INSTRUMENTOS
DE PESQUISA
Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados corre o risco de se tornar um verdadeiro mistrio para os usurios.
CONCEITO
Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas
para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar
a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os
documentos. Tais instrumentos so assim definidos:
obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou
transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de
controle e de acesso ao acervo.1
Alm dos instrumentos de pesquisa tambm existem os instrumentos de controle. Estes ltimos tm como funo principal auxiliar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So de
acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e no aos consulentes. Geralmente so compostos por tabelas,
fichas avulsas, listagens etc., apresentando-se como documentos
nicos e em constante confeco.
Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma
identificao ou organizao mnima. Tm como funo principal
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disponibilizar documentos para a consulta. Apresentam-se na forma de guias, inventrios, catlogos e ndices, sendo destinados no
s ao corpo tcnico do arquivo (para controle do acervo) como tambm a todos os potenciais consulentes. Em geral, os instrumentos
de pesquisa almejam uma grande difuso, motivo pelo qual so
publicados em meios impressos ou eletrnicos, sempre que a instituio responsvel dispe de recursos para isso.
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tende a apresentar resultados incompletos e excessivamente transitrios. Sem as referncias mnimas da classificao, a descrio
tende a esvaziar os significados dos documentos.
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A NORMA INTERNACIONAL
DE DESCRIO ARQUIVSTICA
Tendo em vista a importncia das atividades de descrio, o
Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em sua reunio de 1988
(Otawa, Canad), iniciou a formulao de diretrizes para a criao
de uma norma mundial de descrio arquivstica, elaborando uma
verso preliminar da General International Standard Archival
Description, a ISAD (G). A aprovao desse documento deu-se somente na reunio do CIA de 1993 (Estocolmo, Sucia), apoiada no
pressuposto de que, durante aqueles cinco anos, a comunidade
arquivstica internacional tivesse discutido profundamente o documento inicial e apresentado contribuies. Em setembro de 1999,
novamente em Estocolmo, foi elaborada uma segunda edio da
norma, cuja divulgao ainda bastante restrita. A segunda edio
da norma s foi disponibilizada no web site do CIA s vsperas do
XIV Congresso Internacional de Arquivos (Sevilla, 21-26 set. 2000),
em 8 de agosto de 2000.
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CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G); item 2.1, p.17-18. Trad. livre.)
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TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Apesar de serem atividades absolutamente distintas, classificao e descrio guardam entre si uma relao de
complementaridade intensa. Assim, o ideal que, tanto no
planejamento como na execuo de tais atividades, essa inter-relao seja considerada. Isso significa que os nveis das atividades de
descrio devero sempre corresponder aos nveis da classificao dos documentos. Assim, diferentes tipos de instrumentos de
pesquisa se definem em funo da menor ou maior profundidade
desejada na descrio dos nveis da classificao arquivstica.
A tabela seguinte resume a relao entre cada tipo de instrumento de pesquisa e o nvel da descrio.
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GUIAS
O guia , preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele a porta de entrada da instituio e permite um mapeamento panormico do acervo. No guia
devero constar todos os dados bsicos necessrios para orientar
os consulentes, desde as informaes prticas tais como o endereo da instituio, os telefones, o horrio de atendimento etc. at
as informaes especficas sobre o acervo, como por exemplo os
fundos e as colees que ele possui, seu nvel de organizao, as
condies fsicas e jurdicas do acesso, as possibilidades de reproduo de documentos etc. O guia tambm deve conter uma pequena introduo que apresente o histrico da instituio e explique o
processo pelo qual seu acervo foi formado. Atravs do guia, o pesquisador poder programar sua visita, sabendo exatamente quais
so as condies de consulta, quais conjuntos documentais so
pertinentes para seus interesses de pesquisa e quais so as condies de acesso. Ele ser o primeiro instrumento solicitado por qualquer consulente familiarizado com os procedimentos tcnicos do
arquivo.
Por ser o principal instrumento de divulgao, o guia permite
diversas propostas para sua elaborao e apresentao. Algumas
instituies fazem guias extremamente elaborados, repletos de imagens coloridas, impressos em papel de alta qualidade, com encadernaes luxuosas, acrescidos de textos complementares etc. Por
outro lado, existem instituies que optam pela elaborao de instrumentos mais tcnicos, em formatos modestos - geralmente compostos por algumas folhas grampeadas ou encadernadas -, contendo apenas as informaes mnimas necessrias, mas nem por isso
menos importantes. Na realidade, o fundamental que as informaes bsicas estejam presentes, de modo claro e acessvel para o
pesquisador. A confeco de guias mais elaborados (e custosos)
uma opo que cabe poltica de divulgao da instituio. Porm
importante tomar cuidado para que a produo de um guia no
seja retardada devido elaborao de um projeto faranico.
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A segunda parte do guia (G2) se preocupa em descrever sumariamente os fundos e as colees. A melhor forma de fazer isso
nos parece ser o estabelecimento de verbetes especficos para cada
conjunto, nos quais devero constar basicamente os seguintes dados:
G2(a): nome do fundo, da coleo ou do conjunto documental;
G2(b): pequeno histrico contendo:
identificao e trajetria do titular (quando cabvel);
trajetria do conjunto documental em si (quem gerou,
acumulou, custodiou etc.) at a sua incorporao ao
acervo (modo e data de aquisio, pessoas e instituies envolvidas );
G2(c): caracterizao sumria do perfil do fundo ou da
coleo;
G2(d): tipos documentais mais freqentes (quando for relevante e possvel determinar);
G2(e): documentos complementares (indicar os fundos e
as colees na mesma ou em outra instituio que possam complementar o conjunto em pauta);
G2(f): condies fsicas gerais do acervo, indicando no
apenas o estado de conservao dos documentos, mas
tambm a existncia de microfilmes e de cpias para a
consulta, se for o caso;
G2(g): estgio atual da organizao;
G2(h): quantidade aproximada de documentos e datas-limite;
G2(i): condies de acesso;
G2(j): condies de reprodutibilidade;
G2(k): instrumentos de pesquisa.
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A descrio efetuada pela Central de Documentao e Informao Cientfica Prof. Casemiro Reis Filho ( CEDIC - PUC / SP ),
reproduzida a seguir, serve para exemplificar um verbete de guia:
INVENTRIOS
Os inventrios so, pela ordem hierrquica dos nveis da classificao, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles
buscam oferecer um quadro sumrio de um ou mais fundos ou
colees. O objetivo descrever as atividades de cada titular, as
sries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os
critrios de classificao e de ordenao. Ao contrrio do guia, os
inventrios devem, necessariamente, abordar conjuntos documentais com algum nvel de organizao do ponto de vista da classificao arquivstica. A descrio das sries documentais de cada fundo
uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos documentos de um arquivo. Uma boa descrio de cada fundo
arquivstico permite que o pesquisador consiga detectar, preliminarmente, a possvel existncia e a localizao de documentos de seu
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interesse. O acesso a um documento individual e especfico ocorrer mediante o conhecimento dos critrios de classificao e de ordenao interna das sries.
Os inventrios, por se referirem a conjuntos documentais classificados, tm, ao contrrio do guia, uma vida til mais longa. No
entanto, suas informaes devero ser reavaliadas sempre que novas incluses documentais forem feitas (no caso de fundos abertos), ou novos sistemas de ordenao e de acesso (com o incremento da informtica, por exemplo) forem executados. Pelo fato de
o inventrio ser basicamente um instrumento para a pesquisa especializada, a elaborao de edies sofisticadas no compensa o
investimento.
Os inventrios tambm costumam ser apresentados em duas
partes distintas. A primeira, na forma de introduo, busca descrever sumariamente o conjunto em pauta, enquanto a segunda procura delinear mais especificamente o contedo de cada srie. Para a
descrio sumria do fundo, ou da coleo, as informaes existentes no guia sero de grande valia, mas, para o corpo do inventrio
propriamente dito, haver a necessidade de constituir novos verbetes.
Para a introduo do inventrio (I1) so necessrias as mesmas informaes destacadas na segunda parte do guia, acrescidas
dos seguintes itens:
I1(a): indicao da impor tncia dos documentos
inventariados para a pesquisa;
I1(b): explicao da forma e dos critrios de classificao
adotados na organizao dos documentos em pauta;
I1(c): delineamento e explicao do plano de classificao
adotado;
I1(d): definio terminolgica dos conceitos empregados.
As referncias constitutivas do corpo do inventrio (I2) devero apresentar os seguintes itens:
I2(a): situao no plano de classificao (nome do fundo,
grupo etc.);
I2(b): nome da srie e explicao de sua caracterizao,
quando necessrio;
I2(c): datas-limite e quantidade de documentos;
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CATLOGOS E NDICES
Os catlogos e ndices constituem instrumentos voltados para
a localizao especfica de unidades documentais. O catlogo dar
continuidade descrio da srie iniciada com o inventrio, detendo-se, agora, em cada documento, respeitando ou no a ordenao
destes dentro da srie. Quando necessria, a descrio pea a pea
tambm contar com instrumentos de pesquisa divididos em duas
partes: introduo e corpo.
O fundamental do catlogo que ele se atenha compreenso dos documentos dentro de suas relaes orgnicas com as
atividades que os produziram. S possvel elaborar catlogos de
sries que j estejam organizadas e, preferencialmente,
inventariadas. Na introduo do catlogo, devero constar, alm dos
dados gerais da srie (ou sries), levantados por ocasio da confeco do inventrio, as seguintes informaes
C1(a): explicao sobre a importncia do catlogo e da
descrio individualizada dos documentos em questo;
C1(b): contextualizao da(s) srie(s) escolhida(s) dentro
das atividades do titular do fundo;
C1(c): indicao dos critrios eleitos para a ordenao dos
documentos na classificao e na descrio, caso haja
diferena entre ambas.
A montagem do corpo do catlogo pode adotar tanto o formato
de verbete (mais recomendvel para documentao muito
diversificada) como o de tabela. De qualquer modo, necessrio
indicar o seguinte:
C2(a) tipo documental (caso no esteja determinado na srie);
C2(b) ttulo do documento (se houver);
C2(c) emissor e destinatrio (se for o caso);
C2(d) funo imediata do documento (objetivo para o qual foi
produzido);
C2(e) resumo ou descritores do documento;
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complementados por algum tipo de ndice. A ttulo ilustrativo, podemos verificar, no mesmo instrumento da Coleo Lamego, a indicao retirada do ndice onomstico para a referncia documental
reproduzida anteriormente:
A descrio dos manuscritos da Coleo Lamego um exemplo bastante ilustrativo da disposio das informaes em um verbete de catlogo, como podemos ver abaixo:
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importante atentar nesses instrumentos de pesquisa que somente algumas possibilidades se configuram como inerentes s
atividades do arquivo. A descrio de documentos de vrios acervos pode ser uma atividade importante para determinadas pesquisas; no entanto, no deve ser encarada como uma das obrigaes
da instituio de guarda. Assim, a confeco de catlogos seletivos
ou de ndices que extrapolem o universo de um acervo especfico
uma atividade de responsabilidade dos pesquisadores
especializados ou dos documentalistas, mas no do arquivista. Uma
das diferenas bsicas do documento arquivstico em relao aos
documentos biblioteconmicos a sua relao orgnica com as
atividades do produtor. Isso significa que os documentos arquivsticos
so sempre produzidos em sries e que sua compreenso se dar
de um modo coletivo e no isolado. A aplicao de procedimentos
descritivos s unidades documentais, atravs de catlogos e de ndices, deve ser encarada como uma exceo.
PROBLEMAS DE NOMENCLATURA
As definies terminolgicas dos instrumentos de pesquisa na
arquivstica brasileira modificaram-se com o tempo, embora o esprito geral da descrio tenha permanecido o mesmo. O primeiro impulso no sentido do estabelecimento terminolgico dessas atividades
foi dado pela publicao do Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica, em 1990, reformulado em 1996 sob o ttulo de Dicionrio de Terminologia Arquivstica. O avano da profissionalizao dos
arquivistas no Brasil tem direcionado a descrio para a
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DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
A confeco de instrumentos de pesquisa constitui uma das
atividades essenciais de qualquer instituio detentora de acervos.
As atividades de descrio, ao lado das de classificao, so etapas inerentes ao processo de organizao de um arquivo. Uma boa
descrio, entretanto, requer um planejamento adequado que leve
em conta tanto o estabelecimento de prioridades (que conjuntos
descrever?, que instrumento realizar?) como a infra-estrutura necessria para tal atividade.
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Os demais instrumentos responsveis por descries mais detalhadas de cada unidade documental devem ser encarados como
um refinamento da poltica de descrio da instituio. A valorizao dada, no passado, confeco de catlogos desproporcional
importncia prtica dessa atividade. Os esforos para a realizao dos catlogos e dos ndices somente devem ser mobilizados
quando o guia e os inventrios estiverem plenamente finalizados.
Apenas em algumas situaes excepcionais, ligadas poltica de acervo da instituio, ou a interesses muito especficos de
consulta, que o tratamento descritivo de unidades se justifica. A
descrio extremamente detalhada de peas documentais isoladas,
por meio de catlogos e de ndices, deve ser encarada como uma
exceo no universo dos arquivos. No obstante, quando necessria, dever ser realizada rigorosamente, tomando-se o cuidado de
no desligar os documentos de seu contexto de produo, evidenciado pelo fundo e pela srie. O carter serial e coletivo dos documentos arquivsticos coloca a srie e no os documentos isolados como a unidade documental bsica.
ETAPAS DE ELABORAO
Na tarefa de elaborao dos instrumentos de pesquisa necessrio saber, em primeiro lugar, em que nvel de sintonia se encontram as atividades de descrio em relao s de classificao.
Como j mencionamos antes, o ideal que a descrio seja
planejada ainda antes da classificao documental. Muitas vezes, o
gasto de algum tempo extra durante a classificao para a anotao de dados relativos descrio pode significar uma grande
racionalizao de esforos. Por exemplo: se durante a ordenao
interna dos documentos de uma srie for possvel a anotao das
datas-limite, no momento da descrio no ser necessrio voltar
queles documentos. A elaborao de inventrios de modo integrado classificao tambm tem como vantagem o fato de que as
informaes sobre os documentos, sobre os critrios de classificao e ordenao etc. estaro frescos na mente do arquivista, evi-
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FORMATOS DE DIVULGAO
DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
A escolha do formato mais apropriado para a divulgao dos
instrumentos de pesquisa deve levar em considerao sua dupla
funo no acervo: controle e acesso. Dessa forma, instrumentos mais
ligados ao controle do acervo demandaro um formato menos elaborado e, por vezes, mais funcional. Por outro lado, quando o objetivo
principal for uma ampla difuso, formas mais abrangentes de divulgao devero ser buscadas. Isso significa que a escolha do formato para a difuso do instrumento varia em funo dos objetivos que
norteiam sua criao. Tambm preciso ter em mente as disponibilidades financeiras, lembrando-se que nem sempre a soluo mais
cara e elaborada a mais adequada para o que se pretende.
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O fichrio, entretanto, apresenta um carter provisrio. medida que as informaes da parte descrita adquirem mais estabilidade, recomendvel fix-las tambm em um formato mais estvel. A
produo de volumes encadernados com espiral, por exemplo
uma alternativa simples e eficaz para que o instrumento passe a
ter status de publicao, ainda que artesanal, em um formato mais
agradvel para a consulta do que o fichrio. O volume encadernado
tambm pode ser distribudo a bibliotecas, a outras instituies de
arquivo e at a pesquisadores, permitindo uma divulgao maior do
acervo. A divulgao de instrumentos de pesquisa na forma de volumes encadernados talvez seja uma das melhores solues atuais,
se pensarmos na relao custo/benefcio.
No obstante, preciso ter em mente que a aparncia artesanal
do volume encadernado pode atrapalhar na divulgao para um
pblico mais amplo. A criao de um guia, voltado apenas para o
pessoal tcnico da instituio e para o usurio especializado, no
formato de volume encadernado, perfeitamente adequada. Esse
pblico-alvo preocupa-se principalmente com a preciso das informaes e no com a sua disposio esttica. Entretanto, se o guia
for feito com o intuito de divulgao para um pblico no especializado visando apresentar-se como um carto de visita da instituio , a edio em espiral no recomendvel. Nesse caso, o
que est em pauta no apenas a qualidade das informaes, porm o modo como elas so apresentadas. Os demais instrumentos
de pesquisa, por sua prpria natureza mais tcnica, no enfrentam
tantos problemas em relao a uma divulgao artesanal, uma vez
que o tipo de informao que contm , por excelncia, voltado ao
pblico especializado.
PARTE DE PUBLICAO
(EM REVISTA OU EM OBRA COLETIVA)
A publicao de instrumentos de pesquisa, sobretudo de guias e de pequenos inventrios, em obras coletivas, como revistas
cientficas, anais de congressos ou coletneas, nos parece uma forma de divulgao extremamente eficiente e igualmente barata. Nes-
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o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descrio, por exemplo: cartas, livros de atas. ISAD-ESP
Transferncia: passagem de documentos do arquivo corrente para
o arquivo intermedirio. DIC-BRA
Vocabulrio controlado: lista uniformizada ou padronizada de termos usados para garantir a recuperao da informao. DIC-BRA
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BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO EDGARD LEUENROTH. Guia 1990. Campinas: IFCH, 1990.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS (Ncleo Regional de So Paulo). Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Descrio: processo e instrumentos.
Arquivo Rio Claro. Rio Claro (SP): Arquivo Pblico e Histrico do
Municpio de Rio Claro, v.6, n.1, p. 8-30, jan. 1987; v.6, n.2, p. 4049, jun. 1987.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): norma internacional general de descripcin archivstica. Trad. Luiz Garca
et al. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): normas
gerais internacionais de descrio em arquivo. Trad. Vitor Manoel
Fonseca et al. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1998. (Publicaes Tcnicas, 48).
CORTS ALONSO, Vicenta. Prlogo. In: HEREDIA HERRERA, A.
La norma ISAD (G); p. 9-11. Ver abaixo.
DICCIONARIO de terminologa archivstica. 2. ed. Madrid: Ministerio
de Cultura, 1995. (Normas tcnicas de la Subdireccin General
de los Archivos Estatales, 1).
DICIONRIO de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao
dos Arquivistas Brasileiros (Ncleo Regional de So Paulo); Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Ver: ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS.
Guia da Central de Documentao e Informao Cientfica Prof.
Casemiro Reis Filho. So Paulo: EDUC, 1995. (Memria, documentao e pesquisa, 3).
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla: Diputacin Provincial, 1982.
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