Resolução 008 Reconhecimento

ESTADO DE GOIS
CASA CIVIL
CONSELHO PLENO
RESOLUO CEE/CP N. 008, de 21 de novembro de 2014.
Dispe sobre Documentos, Escriturao e

Arquivos Escolares no Sistema Educativo
no Estado de Gois.
O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DE GOIS, no

exerccio de suas atribuies legais e considerando o disposto na Lei Federal N.
9394/96, na Lei Estadual N. 26/98, no Decreto N.6.932, de agosto de 2009, na
Portaria N. 144, de 24 de maio de 2012, Portaria N. 168, de 7 de maro de 2013 e
na Portaria N. 1.224, de 18 de dezembro de 2013, Parecer CEE/CP N. 18, de 26 de
setembro de 2014, RESOLVE
CAPTULO I
Das Disposies Gerais
Art. 1 - As Instituies de Ensino, em consonncia com o Art. 24

da LDB, devem expedir os documentos a que o aluno faz jus: declaraes,
histricos escolares, certificados e diplomas.
1 - Cabe direo das Instituies de Ensino garantir a
identidade, a regularidade, a legalidade e a autenticidade e a fidedignidade dos
atos e fatos escolares.
2 - Os termos utilizados denotam:
a) Identidade: documento que identifica a pessoa de forma
irrepetvel e inconfundvel;
b) Regularidade: documentos realizados conforme tempos e
espaos determinados nas normas;
c) Legalidade: documentos que observam todos os requisitos da
lei;
Conselho Estadual de Educao de Gois

Palcio de Prata Delmino Martins Fonseca, 5 Andar, Rua 5, n. 833, Praa Tamandar, Setor Oeste
Goinia-GO, CEP 74.115-060
Recepo: (62) 3201-4727 - Fax: (62) 3201-4758 - Ouvidoria: (62) 3201-4726
E-mail: ceegoias@gmail.com | ouvidoria-ee@palacio.go.gov.br | Site: www.cee.go.gov.br
LANDIM_RES.ESCRITURAO_REFORMULADA_13_2_2015.
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d) Autenticidade: documentos que merecem confiabilidade

atestada;
e) Fidedignidade: documentos dignos de f.
CAPTULO II
Da origem dos Registros Escolares
Art. 2 - O percurso educacional permeado por registros

escolares que tem como principais fatos e atos:
I- a matrcula do aluno nas etapas da educao bsica em cursos
autorizados de Instituies de Ensino credenciadas originada por:
a) ingresso na creche de crianas de 0 a 3 anos;
b) ingresso na pr-escola das crianas de 4 e 5 anos;
c) ingresso e matrcula no 1 ano do Ensino Fundamental das
crianas com 6 anos conforme estabelecido na legislao pertinente e vigente
(modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de 27/02/2015).
c) ingresso no 1 ano do Ensino Fundamental das crianas com 6
anos, obedecendo a idade de corte estabelecida na legislao vigente; (texto
revogado)
d) ingresso nos demais anos do Ensino Fundamental: histrico
escolar dos anos anteriores cursados e declarao de transferncia;
e) ingresso no 1 ano do Ensino Mdio: certificado de concluso e
histrico escolar do Ensino Fundamental;
f) ingresso nos demais anos do Ensino Mdio: histrico escolar e
declarao de transferncia;
II o ingresso nas demais modalidades de oferta da Educao
Bsica, tais como: Educao de Jovens e Adultos (EJA), Ensino Especial,
Programas Especiais e experincias de acelerao, de acordo com documentos
objetos de normas especficas;

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III - a matrcula na Educao Superior, atestada em registro escolar

e efetivada com a apresentao do certificado e histrico de concluso do ensino
mdio e dos demais documentos exigidos para ingresso;
IV - a declarao de concluso do ensino mdio, que se aceita pela
Instituio, tem validade de 30 dias;
V - a matrcula na Educao Profissional, atestada em registro
escolar e efetivada com a apresentao dos documentos exigidos pela Instituio
de Ensino, podendo ser aproveitadas as competncias adquiridas e as
experincias anteriores, desde que devidamente avaliadas pela escola, obedecidas
as normas vigentes, procedendo-se s adaptaes que se fizerem necessrias.
Art. 3 O acesso, a matrcula e o ingresso devem ser garantidos
e promovidos pelo Poder Pblico Estadual e Municipais, nos termos dos artigos
205 e 206 da Constituio Federal, em escolas, pblicas e privadas, com critrios
previstos no Regimento Escolar de cada Instituio de Ensino, obedecidos os
prazos para a entrega de documentos necessrios efetivao da matrcula,
certificando a insero do aluno no ano/semestre/perodo/mdulo a que fizer jus.
(modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de 27/02/2015).
Art. 3 - Os critrios a serem adotados para ingresso devem estar
previstos no Regimento Escolar de cada Instituio de Ensino, obedecidos os
prazos para a entrega de documentos necessrios efetivao da matrcula,
certificando a insero do aluno no ano a que faz jus. (Texto revogado).
1 - Findo o prazo estabelecido no caput do artigo e esgotados os
esforos junto Instituio de origem para a entrega da documentao, os
seguintes procedimentos devero ser adotados, na educao bsica:
I a matrcula, na ausncia de histrico escolar, ser efetivada
aps a aplicao do instituto da classificao/reclassificao por parte da unidade
escolar, obedecidas as normas vigentes;
II a matrcula no ensino mdio ser concedida ao aluno que
concluiu, com aprovao, o ensino fundamental em estabelecimento de ensino

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autorizado ou reconhecido ou ainda, mediante certificado de curso equivalente a

esse grau de ensino;
III tero igual direito matricula no Ensino Fundamental e Mdio,
para completar seus estudos, os egressos de cursos e/ou exames supletivos,
programas especiais de aprendizagem, aproveitamento de estudos realizados de
acordo com a legislao vigente;
IV as Instituies de Ensino ficam responsabilizadas pela
cuidadosa anlise da documentao da vida escolar do aluno por ocasio da
matrcula, para evitar possveis lacunas e erros que possam prejudicar a vida
escolar do aluno.
2 - Findo o prazo estabelecido no caput do artigo e esgotados os
esforos junto Instituio de origem para a entrega da documentao, os
seguintes procedimentos devero ser adotados, na educao superior:
I a matrcula no ensino superior ser concedida ao aluno que
haja concludo com xito o ensino mdio, em estabelecimento de ensino
credenciado com curso reconhecido e/ou ainda, mediante exames supletivos ou
equivalentes ou mediante procedimentos estabelecidos pelo Conselho Estadual de
Educao; (modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de 27/02/2015).
I a matrcula no ensino superior ser concedida ao aluno que
haja concludo com aprovao o ensino mdio, em estabelecimento de ensino
credenciado com curso reconhecido ou ainda, mediante exames e processos
constantes da legislao em vigor; (texto revogado)
II as instituies de ensino ficam responsabilizadas pela
cuidadosa anlise da documentao da vida escolar do aluno, por ocasio da
matrcula, para evitar possveis lacunas e incorrees que possam prejudicar a vida
escolar do aluno.
3 - A renovao da matrcula para o ano/semestre/mdulo
seguinte na mesma instituio de ensino far-se- aps verificao de que o aluno
foi aprovado total ou parcialmente na etapa cursada anteriormente.

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4 - Sero passveis de sindicncia, por parte do Sistema de

Ensino, os responsveis das instituies que matricularem aluno em desacordo
com a legislao vigente.
Art. 4 As instituies de educao bsica e superior so
responsveis pela guarda e conservao dos documentos escolares dos alunos
que frequentaram ou frequentam regularmente a escola, desde sua
criao/autorizao/credenciamento, em colaborao e em co-responsabilidade
com a mantenedora.
1. A guarda e a conservao dos registros escolares poder ser
fsica e/ou virtual em local ou instrumento digital especfico com acesso restrito e
controlado.
2. As instituies de educao faro cpias de segurana
(backup) dos documentos virtuais e/ou digitais a pelo menos cada seis meses.
3. Os documentos de registro escolar devem abranger os dados
de identificao inequvoca do aluno, a srie/ano/perodo/turno, a escola com
pertencimento administrativo, o bairro e a cidade.
4. Os documentos e registros escolares do aluno devem estar
em pastas ou arquivos, fsicos ou virtuais, individualizados.
5. Os dirios de classe, os boletins, as atas do conselho de
classe, as atas de progresso, de avano, de aproveitamento de estudos, de
classificao e de reclassificao so considerados documentos escolares
complementares e so objetos de guarda e conservao nos termos desta
Resoluo.
6. As resolues, decises e pareceres do Conselho Estadual de
Educao quando tratarem de alunos da instituio de ensino devero ser
arquivados na escola e na pasta ou arquivo individual do aluno que teve sua vida
escolar apreciada por este rgo educacional.
7. O documento escolar a que o aluno faz jus, no caso de
transferncia de uma escola para outra, deve conter o histrico escolar e o

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itinerrio percorrido durante sua trajetria estudantil, devendo a escola que o

acolhe ou transfere acolher e manter os dados de registro escolar de acordo com
as normas educacionais e as estabelecidas no regimento escolar da instituio
onde estuda ou estudou. (modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de
27/02/2015).
Art. 4 - Independentemente da modalidade de entrega, fsica ou
virtual, dos registros escolares por parte dos docentes e do pessoal administrativo
que os compilaram, as instituies devem guardar e conservar a ficha individual do
aluno, preferencialmente em registro eletrnico, devendo constar informaes
bsicas, tais como: carga horria, adaptaes, aproveitamento de estudos, critrios
de verificao de rendimento escolar, classificao, reclassificao, avano,
registros de correo de defasagem idade-srie, progresso parcial, progresso
continuada e avaliao de competncias.
Pargrafo nico O documento escolar a que o aluno faz jus, no
caso de transferncia de uma escola para outra, deve conter o itinerrio percorrido
durante sua trajetria escolar das vrias unidades onde ele estudou. (texto
revogado)
Art. 5 Constituem-se em instrumentos escolares, para fins de
registro oficial da vida escolar do aluno, dentre outros, os especificados:
a) ficha de matrcula do aluno;
b) ficha individual de aproveitamento de estudos;
c) boletim escolar ou equivalente;
d) dirio de classe ou equivalente;
e) histrico escolar;
f) guia de transferncia;
g) certificados;
h) fichas descritivas de avaliao de resultados de aprendizagem
dos anos iniciais do Ensino Fundamental;
i) declarao parcial de concluso de curso;

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j) ficha de registro qualitativo de avaliao escolar;

k) ata de resultados finais de cursos;
l) requerimento oficial;
m) registros de certificados e diplomas;
n) atas de exames especiais, com descrio dos processos de
avaliao dos institutos de: classificao, reclassificao e avano.
o) resolues, decises e pareceres do Conselho Estadual de
Educao que tratem da vida escolar de aluno matriculado que teve processo
apreciado pelo Conselho de Educao (modificado pela Resoluo CEE/CP N
03/2015 de 27/02/2015).
CAPTULO III
Da natureza e finalidade dos registros escolares
Art. 6 - Escriturao escolar o registro sistemtico de fatos

relativos s Instituies de Ensino, aos docentes e ao pessoal administrativo e
vida escolar de cada aluno.
Pargrafo nico: A escriturao tem como objetivo assegurar a
qualquer poca a verificao:
a) da identidade, regularidade de estudos e autenticidade da vida
escolar do aluno;
b) da fidedignidade dos registros do quadro docente, tcnico e
administrativo, tais como:dirios de classe, dos livros de ponto, do cadastro de
dados.
Art.7- Arquivo a guarda dos documentos concernentes aos
estabelecimentos e aos alunos, ordenados e classificados de forma a tornar fcil e
rpida a localizao dos documentos para fins de consulta e expedio a que se
faz jus.

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1 A documentao referente aos quadros docentes e tcnicos

administrativos deve ser guardada e conservada pela mantenedora da instituio
de ensino, para resguardo dos direitos e comprovao que se fizerem necessrias
junto aos rgos competentes.
2 A mantenedora pblica ou privada estabelecer processos e
procedimentos para a manuteno, a guarda e a conservao dos documentos
escolares e funcionais do estabelecimento de ensino, devendo para tanto, manter
arquivo fsico e virtual, com acesso restrito e controlado.
3 Os certificados, declaraes e diplomas com timbre ou
logomarca da instituio, confeccionados por meio impresso e/ou eletrnico, em
papel normal e/ou especial, que estejam em branco ou no preenchidos devem ser
guardados e conservados em espaos e locais especficos com todas as medidas
de segurana necessrias, inclusive com permisso de acesso a pessoas
devidamente credenciadas e autorizadas.
4 A mantenedora e a instituio de ensino devero estabelecer
procedimentos administrativos para a certificao digital dos diplomas e certificados
emitidos para que haja possibilidade de verificao mtua de autenticidade.
5 A mantenedora, com o objetivo de prevenir e evitar sinistros,
acidentes, desvios, e perecimentos de documentos sob sua guarda e
responsabilidade, dever estabelecer e criar mecanismos adequados para que no
caso da ocorrncia de eventos sinistros, consiga acesso a documentao escolar
da escola e do aluno com fidedignidade. (modificado pela Resoluo CEE/CP N
03/2015 de 27/02/2015).
Pargrafo nico A documentao referente aos quadros
docentes e tcnicos administrativos deve ser mantida nas Instituies, para
resguardo dos direitos e comprovao que se fizerem necessrias junto aos rgos
competentes. (texto revogado).

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Art. 8 - As Instituies de Ensino, para fidedignidade de seus atos,

devem proceder s correes de lacunas na vida escolar do aluno, durante o
processo da etapa escolar.
Pargrafo nico Aos rgos de superviso cabe a
responsabilidade de orientar e fiscalizar as instituies de ensino para manuteno
da fidedignidade e autenticidade dos atos e fatos escolares.
Art. 9 - Na Educao Bsica o contedo da documentao
originada pela transferncia de uma unidade escolar para outra, ou de um curso
para outro, far-se- pelos contedos da Base Nacional Comum do currculo nos
termos da legislao.
Art. 10 - As Instituies de Ensino, respeitado o direito do aluno e o
necessrio prazo para efetuar a entrega, devem desenvolver mecanismos para
expedio dos documentos escolares solicitados com maior brevidade possvel, em
prazo inferior a dez dias.
Pargrafo nico No caso das declaraes, o responsvel pela
unidade escolar que no momento estiver em exerccio, deve datar e assinar o
documento.
Art. 11- Nos documentos expedidos, respeitada a natureza do que
se solicita, devero constar as seguintes informaes:
I - Identificao da instituio de ensino:
a) Nome da entidade mantenedora com o respectivo CNPJ;
b) Endereo completo;
c) Nmero dos atos: de criao, autorizao, reconhecimento de
cursos, com nmero e data da Resoluo do CEE/GO, bem como da
fundamentao da LDB (vigente poca).
II Identificao do aluno (quando bastarem para a identificao
inconfundvel do portador):

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a) Nome completo do aluno com dados extrados de documento

oficial, preferencialmente da certido de nascimento ou de casamento, registro
geral;
b) Nacionalidade;
c) Naturalidade;
d) Data de nascimento;
e) Nmero de um documento oficial podendo ser: Registro Geral
ou CPF ou Certido de Nascimento ou Casamento.
III Identificao da vida escolar:
a) Histrico Escolar, contendo os componentes curriculares da
Base Nacional Comum e da Parte Diversificada;
b) Carga horria total do curso, (ano/semestre/mdulo) e
frequncia de acordo com a Lei vigente, resultado das avaliaes;
c) Local, data e assinatura do Diretor e do Secretrio Escolar.
IV- Identificao documental:
a) pginas com numerao progressiva;
b) datas no verso e no anverso de cada folha;
c) rubricas em todas as folhas;
d) assinatura na folha conclusiva.
1 - No caso de Instituio de Ensino Superior, deve constar:
a) Nome do diretor ou secretrio;
b) Responsvel pela Secretaria de Registro e Controle Acadmico
(se houver);
c) Nome do curso e habilitao (se houver);
d) Processo seletivo ano/semestre de classificao.
e) Situao do aluno perante o ENADE e anotaes devidas;
f) Data de colao de grau, inserir o termo Currculo
Integralizado para o aluno que j colou grau e data da expedio do diploma.

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2 - No caso de transferncia durante o perodo letivo, o

documento expedido deve conter:
a) resultados da avaliao do aproveitamento por componentes
curriculares com indicao clara de adaptao, aprovao, recuperao e
reteno;
b) carga horria ministrada, por componentes curriculares e
contedo especfico;
c) registros de frequncia.
Art. 12 - Os documentos expedidos por instituies de ensino fora
do pas devero ser convalidados pelo Conselho Estadual de Educao, conforme
dispe a legislao vigente.
Art. 13 Os documentos escolares tero validade, para todos os
efeitos, se expedidos por instituies autorizadas/credenciadas/recredenciadas,
com prazo legal de sua vigncia.
Pargrafo nico A Secretaria da Educao, por meio da Diviso
de Escolas Extintas, responsabilizar-se- pela expedio dos documentos a que o
aluno faz jus, dos acervos nela recolhidos.
CAPTULO IV
Da Temporalidade e Da Guarda Documental
Art. 14 - A Instituio deve manter em arquivo:

a) os documentos fsicos;
b) os documentos gerados por meios eletrnicos.
1 - Entende-se, por documentos fsicos, os documentos originais
que no forem gerados eletronicamente.
2 - Os meios de armazenamento dos documentos gerados
eletronicamente - podendo ser arquivo virtual, certificao digital, cpia de
segurana (backup), microfilme ou computao em nuvem, devem ser protegidos

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de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio, conforme legislao

especfica. (modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de 27/02/2015).
2 - Os meios de armazenamento dos documentos gerados
eletronicamente ou em microfilmes devem ser protegidos de acesso, uso alterao,
reproduo e destruio conforme legislao especifica. (texto revogado).
Art. 15 O arquivamento dos documentos fsicos ser efetuado
em trs modalidades:
a) Arquivo Corrente para pronta consulta e escriturao;
b) Arquivo Intermedirio para atender interesse administrativo
antes de sua destinao final;
c) Arquivo Permanente quando concluda a escriturao pela
concluso de curso, transferncia, trancamento de matrcula ou abandono do
curso.
Art. 16 O arquivamento de documentos gerados por meio
eletrnico ser sempre na modalidade de Arquivo Corrente.
Art. 17 O Secretrio da Instituio de Ensino, pessoalmente ou
por pessoa habilitada, por ele autorizada, sob a superviso do diretor, e, no caso
da educao superior, pelo responsvel da Secretaria de Registro e Controle
Acadmico, se houver, tem a responsabilidade pelo manuseio e reproduo dos
documentos arquivados.
1 - O documento reproduzido, devidamente identificado, ser
assinado pelo Secretrio de Unidade, apondo-lhe carimbo com o nome, cargo e
registro do emitente.
2 - Os documentos gerados eletronicamente devem conter o
cdigo de segurana de autenticao eletrnica como instrumento de validao do
documento digital e de confirmao da autenticidade.
Art. 18. O Poder Pblico, por meio dos rgos executivos e
normativos dos Sistemas Estadual e Municipais de Educao, mediante prvia
identificao do seu representante, tem acesso s informaes contidas nos

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arquivos escolares, inclusive virtuais e/ou digitais, a fim de verificar a regularidade e

fidedignidade dos registros. (modificado pela Resoluo CEE/CP N 03/2015 de
27/02/2015).
Art. 18 O poder pblico, por meio dos rgos prprios do sistema
estadual e municipal, mediante prvia identificao do seu representante, tem
acesso s informaes contidas nos arquivos escolares, a fim de verificar a
regularidade dos registros. (Texto revogado).
Art. 19 - Os documentos de identificao pessoal, certificados
militares e Cadastro de Pessoa Fsica (CPF) sero registrados pelos seus
nmeros, rgo emissor e data de emisso, nos requerimentos de matrculas nas
Instituies de Ensino.
Pargrafo nico. Ser fornecida certido ou cpia dos
documentos arquivados, na forma fsica e/ou por meio eletrnico, mediante
requerimento do interessado, ou de seu responsvel legal, pelo (a) Secretrio (a),
contendo a assinatura do Diretor (a) da Instituio.
Art. 20 - Os livros de ata dos rgos colegiados, textos de
estatutos ou regimentos, resolues e normas regimentais, curriculum vitae dos
docentes, dirios de classe, livros de ponto e demais documentos encadernados e
arquivados em pastas, no precisam passar pelo processo de digitalizao, desde
que possam ser localizados com facilidade.
Art. 21 - Os papis eliminados em razo de perda de validade do
documento, arquivamento por processo de microfilmagem e/ou por meio fsicos
e/ou digital, aps serem inutilizados mecanicamente, podem ser alienados ou
cedidos instituio beneficente para fins de reciclagem.
Art. 22 - Todos os arquivos fsicos e os gerados por meios
eletrnicos, cessadas as atividades da Instituio de Ensino, sero encaminhados
guarda do rgo especfico, destinado ao recebimento, conservao e manuseio
dos registros das escolas extintas, sendo transferidos:

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I - para a Subsecretaria Regional a que est jurisdicionada, em se

tratando de escolas do Sistema Estadual de Educao, e da rede Privada de
Ensino ou Escolas municipais de municpio que no possuem Sistema autnomo
de educao;
II - para a Secretaria de Educao Municipal, no caso de escolas
municipais de municpio com Sistema autnomo de Educao.
Art. 23 - Constitui-se parte integrante da presente Resoluo o
Parecer CEE/GO N. 18, de 26, de setembro 2014, os Anexos I e II.
Art. 24- A presente Resoluo entra em vigor na data de sua
aprovao, com a insero no site do CEE/GO revogada as disposies em
contrrio.
PRESIDNCIA DO CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DE

GOIS, em Goinia/GO, aos 27 dias do ms de fevereiro de 2015.
Maria Ester Galvo de Carvalho Presidente

Eduardo Mendes Reed Vice-Presidente
Ailma Maria de Oliveira
Alan Francisco de Carvalho
Antnio Cappi
Elcival Jos de Souza Machado
Elcivan Gonalves Frana
Eliana Maria Frana Carneiro
Flvio Roberto de Castro
Iara Barreto
Ida Leal de Souza
talo de Lima Machado
Jocilene dos Santos das Neves

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Jorge de Jesus Bernardo

Marcelo Ferreira de Oliveira
Marcos Antnio Cunha Torres
Marcos Elias Moreira
Maria do Rosrio Cassimiro
Maria Olinda Barreto
Maria Zaira Turchi
Mirza Seabra Toschi
Raph Gomes Alves
Sebastio Donizete de Carvalho
Sebastio Lzaro Pereira
Valto Elias de Lima
Vanda Dasdores Siqueira Batista


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Dispe sobre Documentos, Escriturao e

O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DE GOIS, no

Art. 1 - As Instituies de Ensino, em consonncia com o Art. 24

Conselho Estadual de Educao de Gois

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d) Autenticidade: documentos que merecem confiabilidade

Art. 2 - O percurso educacional permeado por registros

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III - a matrcula na Educao Superior, atestada em registro escolar

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autorizado ou reconhecido ou ainda, mediante certificado de curso equivalente a

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4 - Sero passveis de sindicncia, por parte do Sistema de

Conselho Estadual de Educao de Gois

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itinerrio percorrido durante sua trajetria estudantil, devendo a escola que o

Conselho Estadual de Educao de Gois

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j) ficha de registro qualitativo de avaliao escolar;

Art. 6 - Escriturao escolar o registro sistemtico de fatos

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1 A documentao referente aos quadros docentes e tcnicos

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Art. 8 - As Instituies de Ensino, para fidedignidade de seus atos,

Conselho Estadual de Educao de Gois

RESOLUO CEE/CP N. 008, de 21 de novembro de 2014.

a) Nome completo do aluno com dados extrados de documento

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2 - No caso de transferncia durante o perodo letivo, o

Art. 14 - A Instituio deve manter em arquivo:

Conselho Estadual de Educao de Gois

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de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio, conforme legislao

Conselho Estadual de Educao de Gois

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arquivos escolares, inclusive virtuais e/ou digitais, a fim de verificar a regularidade e

Conselho Estadual de Educao de Gois

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I - para a Subsecretaria Regional a que est jurisdicionada, em se

PRESIDNCIA DO CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DE

Maria Ester Galvo de Carvalho Presidente

Conselho Estadual de Educao de Gois

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Jorge de Jesus Bernardo

Conselho Estadual de Educao de Gois

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