JooPauloPinto

ComunidadeLeanThinking

MELHORIACONTNUA
Compromissoalongoprazocomamudana
PorJooPauloPinto
ComunidadeLeanThinkingJunhode2009
www.leanthinkingcommunity.org

Introduoaoconceitodemelhoriacontnua,comointerpretloefazerasuaimplementao
numaorganizao.Confrontoentreosconceitosdekaizenekaikaku.

O conceito de melhoria continua (em Japons: kaizen que literalmente significa boa mudana) h
muitoquetidocomoumadasformasmaiseficazesparamelhorarodesempenhoeaqualidadenas
organizaes.Independentementedesetratardeumaempresaindustrial,umaempresaconsultoraou
mesmo uma entidade sem finslucrativos, a melhoria contnua assegurar a qualidade superior de
produtos e servios e a implementao de uma cultura de permanente melhoria (caracterizada pela
insatisfaoepelaconstanteprocurademelhoresresultados).
Apesar das suas qualidade, gestores e lderes ficam muitas vezes perplexos com o que
verdadeiramentemelhoracontnua.Nasuaessncia,encorajaaproactividadedaspessoasdeformaa
resolver problemas e desafios. Um gestor de uma empresa industrial, uma vez disse que seguir a
melhoriacontnuacomocaminharnumaestradarumoperfeio:cadapassodadoumpassomais
prximo dessa perfeio, reduzindo custos, aumentando a qualidade de produtos e servios e
satisfazendoosclientesedemaisstakeholders.
Amelhoriacontnuanosecoadunacomacomplacncia,muitomenoscomocruzardebraosperante
osproblemas.Melhoriacontnuarequerslidoshbitosdeproactividade.DeacordocomCovey(1984)
umhbitoaintercepoentreoconhecimento,odesejoeosaberfazer,verfigura1.

Figura1.Acriaodoshbitos(adaptadodeCovey,1984).

Para que qualquer pessoana organizaoadoptehbitos de melhoria contnua primeiro necessrio

que ela tenha o conhecimento e perceba o porqu de fazer a melhoria contnua e o que fazer nesse
sentido.tambmnecessrioqueapessoatenhavontadedeofazer(amelhoriacontnuanascedeum
acto voluntrio e no de uma imposio da gesto de topo). Um colaborador at poder ter o
conhecimento e dominar as prticas mas se no o quiser fazer, nada acontecer. Finalmente, o
colaborador dever saber como fazer, isto ter os skills para que a melhoria contnua acontea.
Nenhumadestascomponentespodeestaremfaltaquandosepretendefazerdamelhoriacontnuaum
hbito.
Amelhoriacontnuaemsiconsisteemtrscomponentes.Aprimeiraencorajaactivamenteaspessoasa
cometeremerros,oqueempartepoderparecercontraintuitivo.Muitasorganizaespunemoserros
etendemarotularquemoscometecomofracassadosouincapazes.Issofazcomqueomedode

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falharseinstaleenosprivedetentaremelhorarcadavezmais.Naverdade,cadaumdeveriaperceber
porquemotivooserrosacontecemedepoisevitarqueserepitam.
Asegundacomponenteincentivaerecompensaaspessoasaidentificarosproblemaseasolucionlos.
Istoassentanoprincpiodequequemfazotrabalhoquemmelhoroconhece.Umgestordetopono
ter o mesmo nvel de conhecimento do processo de fabrico que o operador de mquina. Nem um
operadordebalcotemcompetnciasparageriroserviodeinformaodasuaorganizao.
Finalmente,aterceiracomponentepedespessoasqueidentifiquemformasdefazeraindamelhor,ou
seja,incutenaspessoasainsatisfaocomosactuaisnveisdedesempenho,levandoasasuperaremse
constantemente.Estaumaformadeempowermentproactivo.
Tal como muitas abordagens de gesto, a melhoria contnua no uma soluo rpida (nem a
implementarnemadarresultados),ousejano,aocontrriodoquemuitospensamedesejam,uma
soluo do tipo quick fix. A melhoria contnua assenta na evoluo gradual, um pouco como se se
tratasse de uma bola de neve que aumenta em cada rotao efecuada. Aos poucos as melhorias
surgem,dandotempoatodosparaseajustaremeaprenderem.
Cada pequeno incremento dado no sentido da melhoria contnua apoiado num cclo de melhoria
contnua (ciclo PDCA), ver figura 2. Este ciclo repetido continuamente at que a perfeio seja
alcanada.

Figura2.AmelhoriacontnuabaseadanocicloPDCA.

Melhoriacontnuaocompromissocomamudana
A mundaa nunca fcil. As empresas que o digam gestores, engenheiros, chefes de equipa e
operadoresestopornormaconscientesdosproblemasnogembaeprocuramarranjarformascriativas
deosresolver,discutindoideias,fazendobrainstormingentreeles.Contudoassoluesraramenteso
implementadas. Tipicamente, existe mais de que um problema, aumentando a complexidade das
solues e, possivelmente, conduzindo mentalidade de se ns fizessemos isto ou aquilo e depois
nadasefaz.Todostmboasideias,noentantoparecesermuitodifcilimplementlasoufazerajustes
apsaimplementao.
Certamenteque,poralgumasvezesoleitorjseapercebeuquantotempoduraumaboasoluoaps
ser implementada. Se estiver numa empresa habituada a viver no modo reagir crise, a apagar
fogos medida que so ateados, as boas solues no duram muito tempo. Estas empresas
procuram solues rpidas (ie, aspirina para as dores de cabea sem precoupao pelas causas dos
problemas)peloquetomartempoparaanalisarosproblemastidocomodesperdcio.
Avanar com um programa kaizen numa empresa um importante passo. Este programa a forma
mais eficiente e eficaz de implementar na empresa uma metodologia de melhoria contnua e
sustentada.Quandotodasaspessoasnumaorganizaoestocomprometidasededicadaspolticada
empresa,aospadres(standards),implementao,formao,osucessoalcanvel.
Contudo, qualquer atitude duvidosa ou a adopo de uma postura deobedincia maliciosa por parte
daspessoaspodedestruirporcompletoqualqueroportunidadedemelhoria.Istopodeserevitadosea
gestodetopocriarumavisoesemantiverdedicadacausa.

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Afigura3quesesegueapresentaaquiloquenormalmentesedesignaporcurvadomedoeoimpacto
queestetemnodesempenhodaorganizao(ogrficorepresentaaprodutividade,emborapossaser
substitudoporoutramtrica).

Figura3.Acurvadomedoresultantedamudana.

Nafiguraanteriorbemnotriaaperdaassociadamudana,algonaturaleprevisvelemqualquer
processo.necessrioestarpreparadoparaperdereteraforasuficienteparanoentrarempnicoe
seguraracorrentedemudana.Estaumafasecrtica;umafaseondetodosaquelesqueseabstiveram
deserenvolvidosnamudanaaparecemtriunfantesecomacertezadequeficardeforafoidefactoa
melhoropo.Masnofoi!Estaumafasetransitriaequantomaispreparadaestiveraequipamais
rpidovenceadificuldadeeentranoprocessodecrescimentoderesultados.
Aexperinciaganhaaolongodeanosdeformaoeconsultoriademonstramaoautorqueaspessoas
commenosformaoacadmica,pornormaoperadoresdelinha,soaquelesquemenorresistncia
mudanaoferecem.Poroutrolado,engenheiros,economistas,gestoresedemaislicenciadostendema
fecharsemudanarefugiandosenascertezasqueasuaformaoacadmicalhesincutiu.No,pois,
nadafcilfazermudanas.Fazpartedanaturezahumanaserresistentemudana.

Mas,naprtica,comoimplementar?
Melhoriacontinuaumaideiabrilhante,masasuaimplementaoiludiumuitosdosmaistalentosos
lderesegestores.Emboraametadamelhoriacontnuasejaclara,aestradaapercorrerdifcilelonga,
muitasvezescobertadecerradonevoeiro,forandoaumanavegaovista.Costumasedizerqueo
caminholongomasmuitofrutuoso.
NaToyotaexistemquatroferramentasbsicasqueformamaquiloquevulgarmenteconhecidocomo
o Toyota Way e permitem que a melhoria contnua acontea. Essas ferramentas so: o ciclo PDCA, o
mtododecomunicaoHourensou,os5WeaGestoVisual.Estasferramentasemconjuntopermitem
melhoriacontnuatornarseumafilosofiapoderosissima.
Afigura4apresentaarelaoentreestasferramentaseondesoaplicadas.Estaseoutrosmtodose
ferramentasserotemadeanlisemaisadiante.

Aformaodegruposdemelhoriacontnuanaempresa
A melhoria contnua deve ser implementada atravs do trabalho em equipa. O pensamento oriental
defendeaideiadequeasgrandesconquistasresultamdospequenoscontributosdecadaumenodo
grandeesforodeumaspessoa.
Talcomoreferidoanteriormente,epatentenafigura3,ocicloPDCAumelementofundamentalnos
processosdemelhoriacontnuadadoquefuncionacomooveculoparaqueamesmaacontea.Ociclo
PDCAjdeuprovasdeseromtodomaisadequadoparaalcanarmetaseobjectivos.

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Figura4.Ascomponentesdamelhoriacontnua.

Melhoriacontnuaoukaikaku?
Amelhoriacontnuapressupeumaevoluogradualdodesempenho,algoqueacontecetodososdias
edeformaconstante.Emalternativa,amudanapoderacontecerdeformabruscaeirregular.Pondo
deoutraformaefazendoanalogiacomumditadoChins,quedizdaropeixematarafomeporum
diaenquantoqueensinarapescarmatarafomeavidatoda:kaizenensinarapescarenquanto
quekaikakudaropeixe.Muitospoderopensarqueensinarapescarseraformacorrectadeestar,
contudohaversituaesemqueurgentedaropeixeporquenohtempoparaensinarapescar,ou
simplesmenteporquetalnofazsentido.Porexemplo,umamudanadelayoutnumareadetrabalho
ouaintroduodeumanovaprticaoudocumentonopoderacontecerdeformacontnuaedispersa
no tempo. Tem de simplesmente acontecer sob pena de continuar a prejudicar o desempenho da
empresa.Nesteexemploaadopodokaikakumaisquedesejvel.Contudo,umamudanacultural,a
adopo de uma cultura de qualidade e de excelncia no poder acontecer da noite para o dia. Tal
mudanarequertempoehabituao,ousejadeveracontecerdeformacontnua.
Quandoaempresaestempenhadaemmelhoraroseudesempenho,combatendoomudaecriando
valor para todos os seus stakeholders, tem como opo estas duas abordagens: melhoria contnua e
kaikaku.Ambassoalternativasvlidasequedevemserusadasdeformaadequada,masasugesto
que se use como default a melhoria contnua (kaizen) recorrendo aos eventos kaikaku enquadrados
numaestratgiademelhoriacontnua.

KaikakueosRapidImprovementEvents(RIE)
Oseventosderpidamudana(RIE)soumexemplodekaikaku.Estesotodesignadosporkaizen
blitz1,eventoskaizenouaindaworkshopskaizen.OsRIEscaracterizamseporsefocalizaremem
aspectosespecificosouemprojectosdemelhoriadecurtadurao.Pornorma,tmaduraode2a15
diasteiserealizamsenasequnciadomapeamentodacadeiadevalor(VSM,valuestreammapping)
aquandodaidentificaodeoportunidadesdemelhoria(assinaladascomosmbolokaizenburst:).
OsRIEpodemserexcelentesiniciativasmotivacionaisaogeraremresultadosrpidos(quickwins)eso
acesdemonstradorasdopoderdasrpidasintervenesnogemba.
Seguindo o princpio daconcentrao de Clausewitz (1873),um RIEconcentra todos os recursos num
objectivo especfico. A intensidade e a urgncia sobrepemse resistncia intelectual a um novo
paradigma.UmRIEforaassolues,dadoqueaspessoasteropoucotempoparapensarouarranjar
motivosparaatrasos.AexecuodosRIEsdramtica,osresultadossoimediatosesignificativose

1
Vocbulo Alemo que significa muito rpido ou iluminar. Kai-zen blitz um evento de melhoria de curta durao, focalizado
e com objectivos concretos.

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istogeraentusiasmoesatisfaoentretodos.Poderserumexcelentealiadonafasedearranqueda
implementaodafilosofialeanthinkingaocriarodesejadoapetitepelamelhoriacontnuaemtodaa
organizao.
OsRIEseleanthinkingnosoanlogos.Lean,primeiro,trabalhanabasedoentendimentodovalorna
perspectivadoclientefinaledepoisanalisaosistemaresponsvelpelacriaodessevalor.Oobjectivo
naintervenoleanreduzirodesperdcioenvolvidonacriaodevalorenquantoqueoconceitode
RIE nasce do paradigma de comando e controlo preconizado pelas escolas de gesto ocidentais.
Nestas, o problema e a soluo resultam do contributo da gesto. pois, a gesto que define qual o
processo, ou parte deste,que ser sujeitoao um kaizen blitz. A aplicao continuada dos RIEspode
provocar habituao e desfocalizar a empresa da linha estratgia de melhoria contnua, levandoa a
saltardeRIEemRIE,procuradequickwinsficandoaqumdosresultadossignificativoseduradoros
queoleanthinkingpodegerar.Almdisso,osRIEtendemaconcentrarsenaresoluodossintomas
ignorandoascausasreaisdosproblemas.

Concluso
Melhoria contnua uma metodologia na qual as pessoas (donas dos processos e cientes da
necessidadedemudar)trabalhamemconjuntoparamelhorarodesempenhodosseusprocessos,para
aproximar o desempenho aos valores de referncia e continuamente acompanhar e responder s
necessidadeseexpectativasdosclientes.
Os esforos de melhoria no podero ser interrompidos nem orientados obteno de ganhos
significativosemcurtosperodosdetemposobpenadeinterromperemacaminhadarumoexcelncia
ededesfocalizaremosagentesdemudana.Afigura5quesesegueapresentaos12mandamentosda
melhoria,umalistagemquenodeverserdeixadacairnoesquecimento.

Figura5.Os12princpiosdamelhoriacontnua.

AsiniciativasdemelhoriacontnuadevemassentarnocicloPDCA,comomeioparadisciplinarefacilitar
asuarealizao.Comocomplemento,omtodocientficopoderseraplicadonoestudoenaresoluo
deproblemas,sendoesteomaisadequadoprocedimentoparatal.
As iniciativas de melhoria contnua devem ainda ser acompanhadas de eventos hansei2 para que a
reflexoeapartilhadeconhecimentoportodostenhalugar.Domesmomodo,ofinaldecadaevento
ou ciclo de melhoria dever dar lugar ao registo das lies aprendidas e ao yokoten (partilha de
informaoedeboasprticasportodos).

Maisinformaes:management@leanthinkingcommunity.org

2
Palavra Japonesa que significa reflexo. Pensar antes de agir. No h melhoria contnua sem hansei.

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