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Controle de Documentos - P11 PDF
Controle de Documentos - P11 PDF
Sumrio............................................................................................................................ 1
O AMBIENTE ................................................................................................................... 2
Objetivos instrucionais do curso .................................................................................. 3
Objetivos especficos do curso ..................................................................................... 4
FLUXO OPERACIONAL ................................................................................................... 5
DEFINIES.................................................................................................................... 9
CONFIGURAES DO SISTEMA................................................................................. 10
CADASTROS .................................................................................................................. 17
Cargos e Funes ......................................................................................................... 21
Usurios ......................................................................................................................... 24
Assuntos ........................................................................................................................ 32
Palavras-chave.............................................................................................................. 34
Pastas............................................................................................................................. 36
Normas........................................................................................................................... 39
Tipos de documentos .................................................................................................. 42
LANAMENTOS............................................................................................................. 52
Gravao dos documentos.......................................................................................... 65
Documentos .................................................................................................................. 69
Baixa de Pendncias .................................................................................................... 72
Questionrios ................................................................................................................ 75
Distribuio de documentos:...................................................................................... 81
Solicitaes: .................................................................................................................. 87
Pendncias .................................................................................................................... 93
Devoluo reviso ........................................................................................................ 97
Follow-up leitura........................................................................................................... 99
Treinamento................................................................................................................ 100
Transferncia de Pendncias.................................................................................... 105
MISCLANEA ............................................................................................................... 110
Manuteno de distribuio...................................................................................... 111
Ausncia temporria .................................................................................................. 116
GLOSSRIO ................................................................................................................. 119
O AMBIENTE
O ambiente Controle de Documentos tem como objetivo o gerenciamento dos
documentos, utilizando os seguintes recursos:
Cadastro e edio de todos os procedimentos, instrues, normas, desenho e
demais documentos da empresa: cdigo e reviso.
Controle do ciclo de aprovao: digitao, elaborao, validao, aprovao e
distribuio das cpias eletrnicas ou em papel.
Amarrao da referncia entre um documento e outro.
Emisso do protocolo de recebimento.
Integrao com o Word da Microsoft.
Controle dos treinamentos nos documentos.
Emisso de lista mestra e lista de documentos para cada destinatrio/pasta.
Envio de e-mail, auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revises.
Visualizao rpida dos documentos vigentes.
Antes de iniciar os processamentos dirios, necessrio personalizar o sistema de acordo
com a forma de trabalho de cada empresa. A definio das informaes bsicas chamada
de implantao.
2 Controle de Documentos
Objetivos instrucionais do curso
So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e
completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem:
Controle de Documentos - 3
Objetivos especficos do curso
Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de:
O processo de criao controlado por todas as fases de elaborao com ou sem crticas
para a aprovao de todos os usurios envolvidos, com acompanhamento de prazos das
pendncias.
4 Controle de Documentos
FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto do fluxo operacional do ambiente Controle de
Documentos que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de
implementao e operao do sistema.
O usurio pode, no entanto, preferir cadastrar as informaes de forma paralela, uma vez
que, nas opes do menu de Atualizao do ambiente Controle de Documentos, a tecla
[F3] possibilita o subcadastramento em arquivos.
Portanto, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um assunto quando estiver atualizando o
arquivo de "Documentos". Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas
variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente s suas necessidades e
convenincias.
O Sistema gerencia a elaborao dos Documentos da Qualidade, obedecendo a seguinte
ordem de operao:
Digitao *
Elaborao *
Reviso
Aprovao *
Homologao
Distribuio *
Leitura
Solicitao de Alterao
Sendo que somente o elaborador do documento pode comentar a digitao e a crtica,
podendo ser realizada a partir da etapa de digitao.
Somente na etapa de leitura do documento ser possvel elaborar uma solicitao de
alterao.
* Preenchimento obrigatrio.
Controle de Documentos - 5
INICIO
Verificar
Parmetro,
Tabela,
Dicionrio
NO
NO
Utiliza Cadastrar
Palavras- SIM Palvras-
Chave? Chave
NO
Utiliza Cadastrar
SIM
Norma? Norma
NO
Cadastrar
Assuntos
Cadastrar
Nveis
Responsveis
Cadastrar
Tipo de
Documento
Cadastrar
Responsaveis
Importar Cadastrar
Documento Documento/
(Word) Nova Revisao
6 Controle de Documentos
A
Gera as
Pendncias dos
Nveis de
Responsveis
Baixar
NO
Devolve Pendncia?
Documento para
o Responsvel SIM
(Elaborador)
Ler
Documento
NO
NO
Gera Prxima
Pendncia(s) e
Aviso(s) dos
Nveis de
Responsveis
Ultima
Pendncia do
Nveis de
Responsveis
SIM
Utiliza Cadastrar
SIM
Questionrio? Questionrio
NO
Controle de Documentos - 7
B 1
NO
Gera
Pendncia(s) de
Leitura e
Aviso(s)
Cadastros
Documentos (Palavras-Chaves)
Lanamentos Pendentes
Consultas Doctos Referenc.
Reviso Anterior Gera
com Pendncias SIM Devoluo
de Papel? Reviso
Ausncia Temporria
NO Manut.Distribuio
Status Gerais
Miscelnea
Lista Mestra
Emite Protocolos Pendncias
SIM Solicitaes
Protocolos?
Cadastros
Relatrios Treinamentos
NO
(Registros)
Protocolos
Cadastro de
Utiliza
SIM Treinamento/ FIM
Treinamento?
Retreinamento
NO
Emite Registro de
Registro de SIM Convocao
Convocao?
NO
8 Controle de Documentos
DEFINIES
Introduo
O processo de gesto da qualidade requer um gerenciamento rigoroso de documentos que
pode incluir o controle de formulrios utilizados na corporao, o acervo de normas ou
procedimentos e bancos de conhecimento, auxiliando a empresa na gesto do
conhecimento. Para que este processo seja feito de forma eficiente, importante centralizar
as informaes e, se possvel, armazenar os doucmentos em arquivos eletrnicos, o que
promove reduo de custos com material impresso e simplifica a troca de informaes
entre os processos, principalmente nas etapas de localizao, consulta e recuperao dos
documentos durante todo o seu ciclo de vida.
A documentao eletrnica um recurso dinmico para as organizaes divulgarem suas
regras, planejamentos, objetivos e aes, permitindo que todos os envolvidos cumpram seu
papel no processo de forma padronizada. Entre os principais benefcios da soluo pode-se
destacar:
Melhoria no tempo de processamento e manuseio de papis;
Satisfao do usurio e aumento da produtividade;
Melhoria na qualidade de fluxo dos processos;
Aumento na velocidade da localizao dos documentos;
Melhor atendimento ao cliente por oferecer respostas mais rpidas;
Padronizao dos modelos de documentos e alinhamento da estrutura da
documentao;
Segurana das informaes;
Garantia de controle das revises com identificao dos responsveis e
destinatrios;
Garantia no controle do armazenamento dos documentos;
Fcil manuseio para o controle de manuais do sistema de gesto da qualidade;
Auxlio no controle de formulrios padronizados utilizados na empresa;
Comunicao automtica entre os responsveis e leitores dos documentos;
Incentivo melhoria contnua dos processos por meio das solicitaes e revises
dos documentos;
Ser facilmente distribudo, assegurando que todos posam usar a documentao do
sistema para fins de referncia;
Facilitar a implementao das atividades de atendimento uniforme em toda
organizao.
Controle de Documentos - 9
CONFIGURAES DO SISTEMA
O ambiente Controle de Documentos possui uma srie de parmetros que determinam a
forma de processamento de cada empresa.
A Totvs envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo
com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente CONFIGURADOR.
10 Controle de Documentos
Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Controle de Documentos:
Controle de Documentos - 11
Carac Define se h envio de e-mail aos usurios com
MV_QDOAVEM 2
ter lanamentos pendentes (1-Sim / 2-No).
"em
Carac Define o path/diretrio em que est instalado o branco"
MV_QDPVIEW
ter WordView. deve ser
preenchido
12 Controle de Documentos
documento na seo INTEGRAO).
\SYSTEM\
DOCS
Carac Define o diretrio que contm os arquivos dos Obs.: "a
MV_QPATHW partir do
ter documentos.
diretrio de
instalao
do sistema"
\SYSTEM\
MODELOS
Carac Define o diretrio que contm os arquivos Obs.: "a
MV_QPATHWD
ter modelo dos documentos. partir do
diretrio de
instalao
do sistema"
\SYSTEM\
HTML
MV_QPATHWH Carac Define o diretrio que contm os arquivos no Obs.: "a
formato HTML. partir do
ter
diretrio de
instalao
do sistema"
Carac GETTEMP
Define o diretrio que contm os arquivos
MV_QPATHWT PATH()
ter temporrios do Windows.
Obs.: esta
Controle de Documentos - 13
funo
retorna o
diretrio
temporrio
do Usurio
logado no
Windows.
"em
Carac Define a conta que deve ser utilizada para o branco"
MV_RELACNT
ter envio de e-mails dos relatrios. deve ser
preenchido
"em
Carac Define a senha da conta para o envio de e-mails branco"
MV_RELAPSW
ter dos relatrios. deve ser
preenchido
"em
Carac Servidor de envio de e-mails utilizado nos branco"
MV_RELSERV
ter relatrios. deve ser
preenchido
"em
Carac Indica qual conta utilizada para envio de e-mails branco"
MV_EMCONTA
ter automticos pelo sistema. deve ser
preenchido
Lgi
MV_RELAUTH Servidor de e-mail necessita de autenticao? .F.
co
14 Controle de Documentos
deve ser
preenchido
Carac
MV_QDWHTML Grava HTML para Workflow 1=Sim / 2=No. 2
ter
"em
Carac Define o e-mail do responsvel da qualidade branco"
MV_QGEMAIL para comunicao de transferncia de
ter funcionrio/usurios. deve ser
preenchido
Controle de Documentos - 15
Carac
MV_QDSLDEX Bloqueio de solicitao de novos documentos. 2
ter
"em
Envio de e-mail de pendncia de leitura na branco"
MV_QDOEMCC Numrico
distribuio do documento. deve ser
preenchido.
Observao:
Para utilizao do Office 2007, dever ser utilizado o arquivo
ADVSIGA9.DOTX
16 Controle de Documentos
CADASTROS
Departamentos
O cadastro de departamentos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade,
relacionada ao ambiente Controle de Documentos.
A tabela a ser utilizada no sistema :
QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR.
Controle de Documentos - 17
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Cdigo = DPMON
Descrio = Dept. de Montagem
Cdigo = DPENG
Descrio = Dept. de Engenharia
Cdigo = DPQUAL
Descrio = Dept. de Qualidade
Cdigo = DPVEN
Descrio = Dept. de Vendas
18 Controle de Documentos
Campos obrigatrios:
Cdigo (QAD_CUSTO): Cdigo identificador do departamento junto ao
Sistema. Funciona como identificador nico do departamento: Pode ser criado por
meio da ferramenta de cdigo inteligente.
Demais campos:
Status (QAD_STATUS): Situao do departamento.
o 1 - Ativo
o 2 Inativo
Indica a situao atual do departamento, em momentos de escolha do
departamento durante o processo de criao/manuteno de um
documento.
Controle de Documentos - 19
processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento
como papel).
Pastas X Departamentos
O vnculo de pastas no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando
vrias pastas ao departamento que est sendo cadastrado como facilitador do usurio na
escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do
documento.
20 Controle de Documentos
Cargos e Funes
O cadastro de cargos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada
ao ambiente Controle de Documentos.
QAC - CARGOS.
Controle de Documentos - 21
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Funo = 1001
Descrio Funo = Engenheiro
Funo = 1002
Descrio Funo = Tcnico I
Funo = 1003
Descrio Funo = Supervisor I
Funo = 1004
Descrio Funo = Tcnico de Qualidade
22 Controle de Documentos
Campos obrigatrios:
Funo (QAC_FUNCAO): Cdigo identificador da funo no sistema.
Funciona como identificador nico da funo. Pode ser criado por meio da
ferramenta de cdigo inteligente.
Demais campos:
Cargo (QAC_CARGO): Cdigo identificador do cargo no sistema. Funciona
como identificador nico do cargo.
Controle de Documentos - 23
Usurios
O cadastro de usurios obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos.
A tabela a ser utilizada no sistema :
QAA - USUARIOS.
24 Controle de Documentos
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 001
Nome = Usurio01
Nome Reduz. = Usurio01
Cdigo Depto. = DPQUAL <F3>
Cod. Cargo = 1004 <F3>
Data Inicio = (HOJE)
Login = USUARIO01 (conforme usurio do configurador)
Recebe E-mail = SIM
Tipo de E-mail = HTML
End. E-mail = usuario01@totvs.com.br
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 002
Nome = Usurio02
Nome Reduz. = Usurio02
Cdigo Depto. = DPENG <F3>
Cod. Cargo = 1001 <F3>
Data Inicio = (HOJE)
Login = USUARIO02 (conforme usurio do configurador)
Recebe E-mail = SIM
Tipo de E-mail = HTML
End. E-mail = usuario02@totvs.com.br
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 003
Nome = Usurio03
Nome Reduz. = Usurio03
Cdigo Depto. = DPMON <F3>
Cod. Cargo = 1002 <F3>
Controle de Documentos - 25
Data Inicio = (HOJE)
Login = USUARIO03 (conforme usurio do configurador)
Recebe E-mail = SIM
Tipo de E-mail = HTML
End. E-mail = usuario03@totvs.com.br
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 004
Nome = Usurio04
Nome Reduz. = Usurio04
Cdigo Depto. = DPVEN <F3>
Cod. Cargo = 1003 <F3>
Data Inicio = (HOJE)
Login = USUARIO04 (conforme usurio do configurador)
Recebe E-mail = SIM
Tipo de E-mail = HTML
End. E-mail = usuario04@totvs.com.br
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
26 Controle de Documentos
Campos obrigatrios:
Tipo Usurio (QAA_TPUSR) - Tipo de usurio do Sistema:
o 1 Funcionrio
o 2 Outros
Funciona como identificador do tipo de usurio, em que o tipo 2 outros, estes sero os
usurios que no fazem parte da folha de pagamento (ambiente Gesto de Pessoal).
Exemplo: Estagirios, gerentes com pr-labore etc.
Controle de Documentos - 27
O cdigo Depto. ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Demais campos:
Login Usr. (QAA_LOGIN): O login do usurio deve ser igual ao apelido
cadastrado no configurador. Registra a identificao do usurio no Sistema por
meio do login cadastrado no ambiente CONFIGURADOR. A informao
essencial para apresentao e controle de pendncias do usurio e fluxo de criao
do documento.
o 1 - Ativo
o 2 - Inativo
28 Controle de Documentos
Este campo s habilitado para o uso da opo de alterao. Quando registrado o
status 2: Inativo h um bloqueio do acesso do usurio ao Sistema, sendo necessria
a transferncia de suas pendncias para outro usurio, via rotina de transferncia.
o 1 - Sim
o 2 - No
o 1 - HTML
o 2 Texto
Controle de Documentos - 29
End. E-mail (QAA_EMAIL): e-mail do usurio. Registra o endereo de
correspondncia eletrnica via Internet (e-mail).
Para uso deste campo pelo sistema, necessrio que o campo Receb E-mail
esteja registrado com 1 - Sim.
o 1 Sim
o 2 No
o 1 - Cpias Eletrnicas
o 2 - Cpias em Papel
o 3 - Ambos
o 4 - No Recebe
30 Controle de Documentos
o 1 - HTML
o 2 - WordView
o 3 - Ms Word
HTML:
Para executar esta rotina, deve-se editar o arquivo SMARTCLIENT.INI e incluir a
expresso "BrowserEnabled=1" abaixo da seo "[CONFIG]".
Controle de Documentos - 31
Assuntos
O cadastro de assuntos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos.
32 Controle de Documentos
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Campos obrigatrios:
Controle de Documentos - 33
Palavras-chave
O cadastro de palavras-chave realizado para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos.
34 Controle de Documentos
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Campo obrigatrio:
PalavraChave (QDK_CHAVE) Cdigo da palavra chave. Funciona como
identificador nico da palavra-chave. Exemplos: PRODUO,
ADMINISTRATIVO, VENDAS etc.
Controle de Documentos - 35
Pastas
O cadastro de pastas obrigatrio para a utilizao da funcionalidade de documentos com
cpias em papel relacionado ao ambiente Controle de Documentos.
36 Controle de Documentos
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Departamentos X Pasta
Filial= 01
Depto. Usr.= DPMON
Departamentos X Pasta
Filial= 01
Depto. Usr.= DPENG
Departamentos X Pasta
Filial= 01
Depto. Usr.= DPVEN
Departamentos X Pasta
Filial= 01
Depto. Usr.= DPQUAL
Controle de Documentos - 37
Campos obrigatrios:
Cod Pasta (QDC_CODMAN): Cdigo da pasta utilizada para agrupar os
documentos destinados aos usurios de um mesmo departamento com vias em
papel. Funciona como identificador nico da pasta. Pode ser criado por meio da
ferramenta de cdigo inteligente.
Des Pasta (QDC_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao da
pasta. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e
consultas.
Demais campos:
Cod Assunto (QDC_CODASS): Cdigo do assunto relativo a esta pasta.
Funciona como identificador nico do assunto associado a esta pasta, criando
filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento.
Departamentos X Pastas
O vnculo de departamento no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro,
associando vrios departamentos pasta que est sendo cadastrada como facilitador do
usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno
do documento.
38 Controle de Documentos
Normas
Devem-se cadastrar as normas para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos.
Controle de Documentos - 39
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Norma = NBR-ISO9001
40 Controle de Documentos
Campos obrigatrios:
Norma (QAK_NORMA): Cdigo da norma para ser utilizado no cadastro de
documentos. Funciona como identificador nico da norma que poder ser
associada a um documento.
Controle de Documentos - 41
Tipos de documentos
O cadastro de Tipo de Documentos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade no
cadastro de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos, formando
uma famlia de documentos.
42 Controle de Documentos
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado
ao departamento de Qualidade.
No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado
ao departamento de Engenharia;
Controle de Documentos - 43
Nvel Nr. Mnimo Altera Doc Baixa Pen Gera Ver
Elaborao 1 SIM SIM SIM
Reviso 1 NO SIM NO
Aprovao 1 NO SIM NO
44 Controle de Documentos
Campos obrigatrios:
Cd Tipo Doc (QD2_CODTP): Cdigo do tipo de documento. Identifica
uma famlia de documentos que possuem a mesma formatao e finalidade.
Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como
sugesto (prtica de mercado) e o prefixo do cdigo do documento.
Exemplos:
o Cd Tipo Doc: IT
o Des Tipo Doc: Instruo de trabalho.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo IT-001.
o Cd Tipo Doc: MQ
o Des Tipo Doc: Manual da qualidade.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo MQ-001.
o Cd Tipo Doc: PQ
o Des Tipo Doc: Procedimento da qualidade.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo PQ-001.
Exemplo:
o Fil Dep Dst: 00
Controle de Documentos - 45
o Cod Dep Dst: 0000001
Demais campos:
Modelo Doc (QD2_MODELO): Nome do arquivo gerado como modelo
deste tipo de documento. (.DOT). Indica o nome e a extenso do arquivo
utilizado como modelo Word da Microsoft (xxxxxxxx.DOT), ou seja, a capa do
documento. Este campo tem como validador uma pesquisa, seguindo o
MV_QPATHWD a existncia do arquivo cadastrado.
NO um campo obrigatrio e, quando for gravado em branco (sem o nome do
arquivo), o Sistema utiliza o arquivo padro cadastrado no MV_QDDOTPD
advsiga9.DOT.
O arquivo (xxxxxxxx.DOT) dever conter as variveis importantes do Sistema que
so (varivel de cancelamento, varivel de cpia controlada, varivel de documento
obsoleto) e os dados da capa do documento.
46 Controle de Documentos
Sugerimos que estas variveis sejam alteradas/copiadas baseadas no arquivo
padro descrito no parmetro MV_QDDOTPD (advsiga9.DOT). Esta
alterao/cpia dever ser realizada por um usurio conhecedor do
funcionamento dos modelos Word da Microsoft, para evitar erros de
grafia e sistmicos no preenchimento da varivel.
Exemplo:
o Qtde Num Seq: 3
o Sigla Doc: IT-
Controle de Documentos - 47
Txt Protoc. (QD2_PROTOC: QD2_MEMO1) Texto do protocolo. Indica o
texto do protocolo de entrega do documento em sua distribuio.
Acum. Reviso (QDD_GREV): Acmulo de responsveis ao gerar reviso.
No momento da gerao da reviso, o Sistema deve verificar se existem novos
responsveis cadastrados no departamento, para este tipo de documento e que no
esto includos na lista de distribuio. Assim, esses novos funcionrios sero
tambm considerados como responsveis pela nova reviso. Alm disso, o Sistema
verificar se existem funcionrios do departamento com statuts Inativo. Neste
caso, eles no sero includos como responsveis na gerao da reviso.
Botes obrigatrios:
E=Elaborador:
48 Controle de Documentos
Nvel responsvel pela elaborao, criao, digitao, definio estrutural,
definio de usurios responsveis e usurios leitores do documento.
R=Revisor:
O nvel responsvel pela reviso de todos os itens e textos do documento.
A=Aprovador:
O nvel responsvel pela aprovao de todos os itens e textos do
documento.
H=Homologador:
O nvel responsvel pela homologao de todos os itens e textos do
documento.
Exemplo:
Campo Nr Mnimo: O Sistema ir validar a quantidade de no mnimo 1 (um) usurio para
cada nvel, porm com o cadastro de responsveis no documento poder conter at 99
usurios.
Campo Altera Doc: Como sugesto, esta uma matriz de responsabilidade com todos os
nveis e com a montagem, permitindo que todas as alteraes/crticas do documento
fiquem SEMPRE disponveis para todos os nveis.
Controle de Documentos - 49
Campo Baixa Pend: As baixas das pendncias sero realizadas por apenas um usurio de
cada nvel (conforme contedo do campo Nr Mnimo). Nos demais usurios do mesmo
nvel, o sistema no registra e dirige-se para o prximo nvel.
Campo Gera Reviso: O controle das revises ser centralizado no(s) elaborador(es).
Revisor 1 NO NO NO
Aprovador 1 NO NO NO
Homologador 1 NO NO NAO
Demais botes:
50 Controle de Documentos
A definio da matriz no obrigatria; porm, se informada no cadastro de
documentos, o sistema permitir a associao somente dos responsveis que
estiverem relacionados na matriz.
Alm disso, quando utilizada, sero apresentados de forma automtica todos
os usurios relacionados ao departamento/cargo/filial.
Controle de Documentos - 51
LANAMENTOS
Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no
sistema so:
QA2 - Texto Gerais
QA4 - Tabela de Cdigos Internos
QAA - Usurios
QAD - Departamento/Setor
QAG - Questionrios
QD0 - Responsveis pelo Documento
QD1 - Distribuio por Usurio
QD2 - Tipos de Documentos
QD3 - Assuntos
QD4 - Crticas por Documento
QD5 - Nveis Obrigatrios
QD6 - Localizadores
QDB - Referncias
QDC - Pastas
QDD - Responsveis por Tipo de Documento
QDG - Destinatrios
QDH - Documentos
QDJ - Destinos
QDK - Palavras-Chave
QDZ - Distribuidores do Documento
No cadastro de Documento, devem ser cadastradas as informaes que definem a
caracterstica e as opes para a criao/elaborao no processo de implantao de um
documento na empresa.
52 Controle de Documentos
Controle de Documentos - 53
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Confirme o Objetivo.
54 Controle de Documentos
Repita o procedimento; d um clique duplo sobre o departamento Engenharia , selecione
as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio02;
Neste documento, aberto pelo Word, dever ser digitado, ou colado, o contedo do
Documento da Qualidade.
Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento est
em fase de Elaborao.
Controle de Documentos - 55
Campos obrigatrios (PASTA Documentos):
Tipo Doc (QDH_CODTP): Define, entre outras informaes, o modelo a ser
utilizado pelo editor de textos. Funciona como identificador nico do tipo de
documento. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento
como sugesto (prtica de mercado) e prefixo do cdigo do documento.
Cod Doc (QDH_DOCTO): Cdigo identificador do documento junto ao
Sistema. Funciona como identificador nico do documento. Pode ser criado
automaticamente por meio de parmetro e cadastros do tipo de documento ou
inserido manualmente. Para no haver duplicidade de nmeros ou para consultar a
seqncia numrica padro dos documentos j criados, clique no boto de consulta
do campo ou pressione a tecla [F3] para localizar os documentos j existentes neste
cadastro.
Reviso (QDH_RV): Cdigo identificador da reviso do documento junto ao
sistema. Funciona como identificador nico do documento. A reviso pode ser
controlada pelo sistema ou inserida manualmente.
Doc Int/Ext (QDH_DTOIE): Este campo informa se o documento interno
(digitado) ou externo (cadastrado). Funciona como identificador do tipo de
editor de textos a ser utilizado no processo de elaborao.
56 Controle de Documentos
o Interno: Utiliza o programa Word da Microsoft.
Controle de Documentos - 57
AsSecundario (QDH_CODAS1) Cdigo do assunto secundrio do documento.
Selecione o cdigo deste assunto. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de
assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 1 (QDH_CODAS2) Primeiro nvel de detalhamento do assunto do
documento. Selecione o cdigo do detalhe 1 do qual trata o documento. Tecla [F3]
disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 2 (QDH_CODAS3) Segundo nvel de detalhamento do assunto do
documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 2 do qual trata o documento.
Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 3 (QDH_CODAS4) Terceiro nvel de detalhamento do assunto do
documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 3 do qual trata o documento.
Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
Dat Vigncia (QDH_DTVIG) Data de vigncia do documento.
Dat Validade (QDH_DTLIM) Data de validade do documento.
Dat Implanta (QDH_DTIMPL) Data de implantao do documento.
Os trs campos acima citados so definidos no momento da distribuio do
documento.
Real.Trein. (QDH_TREINA) Realizar treinamento. Funciona como
identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever
gerar um treinamento atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de
treinamento.
Real.Quest. (QDH_QUEST) Realizar questionrio. Funciona como
identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever
gerar um questionrio atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de
questionrio.
58 Controle de Documentos
Motivo da Reviso (Utiliza a tabela QA2) Texto do motivo da reviso. O
sistema apresenta uma caixa de texto na forma de um campo memo para digitao
do texto sobre o motivo da reviso do documento.
Exemplo do texto na reviso 000: Reviso inicial ou reviso de implantao do
documento.
Responsveis (Utiliza a tabela QD0) Esta rotina permite a definio dos
responsveis por todas as fases de elaborao do documento. Preenchimento
obrigatrio, conforme os nveis de responsabilidade informados no cadastro de
tipos de documentos.
Andr
Elaborador 01 01 01000001 11036
Silva
Controle de Documentos - 59
Juliana
Homologador 01 01 01000004 01001
Paes
Destinatrios (Utiliza as tabelas QAD, QAA, QDG, QDJ) - Esta rotina permite a
definio dos destinatrios dos documentos, podendo ser um usurio ou uma pasta.
60 Controle de Documentos
Observe, porm, que ao selecionar o departamento, o Sistema apresenta uma nova
tela para a definio da distribuio do documento.
6. Marque as opes de destino: Usurios/Pastas.
7. Usurio - envia o documento eletronicamente, em papel ou ambos para os usurios
responsveis.
8. Pastas - envia o documento em papel para arquivar na pasta do departamento.
9. Confirme.
Nmero de cpias.
Usurio recebe documento (Sim ou No).
Tipo de cpia (eletrnica, papel, ambas ou no recebe).
Controle de Documentos - 61
Se o destino for "Pasta", o Sistema apresenta os destinatrios marcados
conforme relacionamento efetuado no cadastro de "Pasta", opo
"Departamentos X Pastas".
DOCUMENTOS
Para Incluir documentos ou baixar pendncias da matriz de responsabilidades:
Checar os parmetros: MV_QPATHW, MV_QPATHWD, MV_QPATHWT.
QDOVIEW (cFilDoc,cCodDoc,cRevDoc)
Parmetros:
62 Controle de Documentos
cCodDoc Cdigo do documento
Controle de Documentos - 63
Os localizadores permitem uma fcil localizao do documento. possvel
cadastrar mais de um localizador por documento e interessante que sejam
palavras envolvidas com o propsito do documento.
Crticas (Utiliza a tabela QD4). Esta rotina permite cadastrar as crticas
efetuadas nas etapas de elaborao do documento.
o Criar uma crtica:
Adicione uma linha, caso j existam crticas cadastradas. Em seguida,
clique no boto Aes Relacionadas em seguida Texto da Crtica para
definio da crtica.
64 Controle de Documentos
Gravao dos documentos
Em razo da distncia entre as instalaes das filiais da empresa, h a necessidade de
gravao dos documentos em locais diferentes e, dessa forma, deve-se configurar o Sistema
para que os documentos gerados pelo ambiente Controle de Documentos sejam alocados
na prpria filial, tornando mais rpido seu acesso e leitura.
Para essa configurao, deve-se observar a "mscara de rede" de cada filial, onde o acesso
aos documentos realizado, e defini-la na tabela QX (via ambiente Configurador). A busca
das localizaes do Client automtica, facilitando a localizao de mais de um lugar,
independentemente de estarem na mesma rede.
Para visualizar os documentos gravados, so alocados no diretrio temporrio do sistema
operacional os arquivos temporrios responsveis pela leitura dos documentos, tornando
mais flexvel a utilizao de ambientes de conexo remota.
Controle de Documentos - 65
1. No momento do cadastro de documentos, clique no boto
"Distribuidores.
2. O sistema apresenta uma pergunta se gostaria de preencher os
usurios automaticamente de acordo com o cadastro de tipo de
documento, caso responda no, o Sistema apresenta uma tela para
seleo do departamento e depois dos usurios.
3. O Sistema retorna tela do cadastro de documentos.
Duplicar: A opo "Duplicar" permite lanar novo documento com base nos dados de um
documento j existente.
Na janela de manuteno de documentos, posicione o cursor sobre o documento desejado
e clique na opo "Duplicar".
Gerar reviso: O usurio pode gerar uma "Nova Reviso do Documento" quando o
elaborador recebe uma solicitao de alterao ou quando o usurio que possui acesso para
alterar o documento, definido na matriz de responsabilidade no cadastro de tipo de
documento, necessite atualiz-lo.
66 Controle de Documentos
So geradas novas revises apenas para documentos que j foram concludos, portanto,
esto em status de leitura.
Na reviso do documento, o Sistema traz todos os campos preenchidos, podendo alter-los
nas etapas de elaborao, mantendo o mesmo nmero do documento original e
incrementando o nmero da reviso.
Ao concluir uma nova reviso, o documento de origem torna-se obsoleto e o novo
documento estar em fase de elaborao, conforme legenda.
Detalhe: Todo documento pode passar por diversos processos desde a sua elaborao at
a reviso, aprovao etc.
Por uma melhor organizao das informaes relativas ao documento, o ambiente
Controle de Documentos mantm um histrico de todas as pendncias geradas e baixadas
at o momento atual.
Controle de Documentos - 67
Somente ser permitida a visualizao do documento ao usurio que tiver
acesso a sua leitura ou elaborao. Caso contrrio, o Sistema apresenta a
mensagem "Documento no liberado".
Soluo de problemas
Observe:
Joo estava operando o sistema normalmente. No entanto, ao verificar o cadastro de
Solicitaes, no conseguiu baixar uma solicitao de um documento novo, o sistema avisa
que o usurio no tem acesso a esta rotina.
Soluo:
No ambiente configurador no cadastro de usurios nas opes de acessos uma delas
baixa de Solicitaes, o qual deve estar habilitada para um usuario responsvel por baixar
as Solicitaes de documentos, uma vez que por ser novo no um responsvel pela
elaborao por motivo de segurana o sistema restringe o acesso pelo cadastro de
senhas/usurios.
68 Controle de Documentos
Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no
sistema so:
Controle de Documentos - 69
Exerccio
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Confirme o Objetivo.
70 Controle de Documentos
Selecione as pastas de Produo e Vendas e confirme o cadastro.
Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento
est em fase de Elaborao.
Controle de Documentos - 71
Baixa de Pendncias
Com o documento j digitado, devemos agora baixar as pendncias geradas por tal, de
acordo com a consulta feita.
Consulta > Historico Lanamento
72 Controle de Documentos
Fazer o login com o usurio 02.
Baixa de pendncias.
Controle de Documentos - 73
Pasta de opes.
74 Controle de Documentos
Questionrios
O cadastro de questionrios ir tornar-se obrigatrio depois que o parmetro
MV_QAQUEST estiver ativo no ambiente Controle de Documentos.
QAG QUESTIONARIOS
QAH - PERGUNTAS
QAI RESPOSTAS.
Controle de Documentos - 75
76 Controle de Documentos
Exerccio
Selecione Perguntas.
NR Pergunta Pergunta
0001 Pergunta A
0002 Pergunta B
Selecione a pergunta 001 e clique no boto Aes Relacionadas em seguida Respostas;
1 A 5 ,00
2 B 0 ,00
Repita o procedimento com a pergunta 0002 considerando resposta "A" com valor 0,00 e
resposta "B" com valor 5,00.
Controle de Documentos - 77
Campos obrigatrios:
Cd Quest (QAG_QUEST) - Cdigo de identificao do questionrio no
sistema. Funciona como identificador nico do questionrio.
Reviso (QAG_RV) - Reviso do questionrio. Funciona como identificador
nico do questionrio.
Titulo Quest (QAG_TITULO) - Ttulo do questionrio.
Cd Docto (QAG_DOCTO) - Documento responsvel pela criao do
questionrio. Funciona identificador para criar o vnculo do questionrio com o
documento.
Rev Docto (QAG_RVDOC) - Documento reviso do documento responsvel
pela criao do questionrio. Funciona como identificador para criar o vnculo
do questionrio com o documento - reviso.
Demais campos:
Pont.Mnima (QAG_PONTMI) - Pontuao mnima exigida para o usurio
baixar o documento na etapa de leitura.
Perguntas
Para incluir uma nova pergunta, clique "Seta para Baixo" na rea perguntas. Ser
apresentada uma nova linha para digitao.
Nr Pergunta (QAH_SEQPER) - Nmero seqencial automtico da pergunta.
78 Controle de Documentos
A soma de todos os pontos das respostas deve ser maior ou igual ao campo
Pont.Mnima.
Boto "Duplicar"
Esta opo est disponvel no menu do cadastro de questionrios com o objetivo de
duplicar um questionrio j existente, aproveitando as questes e respostas j criadas.
Mediante a opo pesquisar do questionrio, possvel selecionar a qual questionrio
corresponde a duplicao.
Aplicao prtica:
1 - HTML
No diretrio de instalao do sistema, localize a pasta de arquivos de configurao de
acesso, sendo:
\BIN\SMARTCLIENT\
Utilizando uma ferramenta para edio de textos (como o Notepad da Microsoft, por
exemplo), selecione o arquivo solicitado, sendo:
SMARTCLIENT.INI
Na seo "[CONFIG]", inclua a linha:
BrowserEnabled=1
Salve o arquivo.
GETTEMPPATH()
Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no
Windows.
Controle de Documentos - 79
2 WordView:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa WordView da Microsoft em
cada estao de trabalho no qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura.
Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso:
MV_QDPVIEW valor: C:\WORDVIEW\ (exemplo)
MV_QDVIEW valor: S
MV_QPATHWT valor: GETTEMPPATH()
GETTEMPPATH()
Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no
Windows.
3 Ms Word:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa Word da Microsoft em cada
estao de trabalho a partir do qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura.
GETTEMPPATH()
Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no
Windows.
80 Controle de Documentos
Distribuio de documentos:
Com o Documento Aprovado, realizaremos a Distribuio dos Documentos. O
Documento poder ser distribudo a todos os usurios cadastrados no cadastro de
Responsveis.
A distribuio pode ser tanto em meio fsico (papel) como em meio eletrnico, ou seja,
ser enviado um e-mail ao Leitor, a respeito da pendncia de Leitura e assim que o
mesmo entrar no Sistema, ser exibida a tela j conhecida de pendncias.
O Sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber
cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os
usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio
desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um
destinatrio.
Esta rotina realiza o controle da distribuio de documentos.
Aps finalizar todas as etapas de elaborao do documento, realizada a distribuio das
cpias para os usurios cadastrados como destinatrios.
A distribuio dos documentos pode ser realizada por usurios definidos no tipo de
documento, alm de poder ser distribudo a mais de um departamento definidos no boto
Distribuidores no documento.
As principais tabelas utilizadas so:
QAA - Usurios
QAD - Departamento/Setor
QD1 - Distribuio por Usurio
QD2 - Tipos de Documentos
QDC - Pastas
QDE - Log de Cpias Emitidas
QDG - Destinatrios
QDH - Documentos
QDJ - Destinos
QDS - Avisos
QDT - Pastas X Departamentos
QDU - Devoluo de Reviso Anterior
Controle de Documentos - 81
Parmetros da rotina:
MV_QDIATR
MV_QDOCPNC
MV_QDOTPPR
MV_QPROTRE
MV_QDOCPUM
MV_QDHDTIM
MV_QAQUEST
MV_QPATHW
MV_QPATHWD
MV_QPATHWH
MV_QPATHWT
MV_RELACNT
MV_RELPSW
MV_RELSERV
MV_EMCONTA
82 Controle de Documentos
Tipo Cpia/Tipo Recebe
Este campo define o tipo de cpia do documento que ser enviada ao responsvel definido
para o departamento. Os tipos de cpia possveis so:
o Eletrnica - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo
"Tipo de Recebimento", como "Cpias Eletrnicas", para que o documento seja
distribudo via e-mail para os responsveis.
o Papel - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo
"Tipo de Recebimento", como "Cpia Papel", para que o documento seja impresso
manualmente e enviado e/ou arquivado, conforme configurao de parmetros
necessrios para este procedimento.
As cpias sero impressas de acordo com o nmero especificado. O protocolo de entrega
ser impresso logo aps todos os documentos/cpias serem impressos.
Essas cpias geram pendncia de devoluo de reviso anterior de documento para que os
distribuidores do documento possam controlar a devoluo das cpias pela rotina de
reviso anterior.
Quando distribudos os documentos cancelados, o sistema checa a configurao do
parmetro MV_QDOCPNC para verificar se sero impressas cpias em papel na
quantidade definida, no envio de impresso via Word, para aqueles destinatrios que
possuem "Cpia em Papel".
o Ambos - Esta definio tambm deve ser informada no cadastro de usurios, no
campo "Tipo de Recebimento", como "Ambos", para que o documento seja
enviado por e-mail e impresso para envio e/ou arquivo, conforme configurao de
parmetros necessrios para este procedimento.
o No Recebe - Definido no campo "Tipo de Recebimento" do cadastro de
usurios para que este no receba os documentos gerados.
Controle de Documentos - 83
Usurios
84 Controle de Documentos
Controle de Documentos - 85
Exerccio
O sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber
cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os
usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio
desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um
destinatrio.
86 Controle de Documentos
Solicitaes:
O cadastro de solicitaes permite incluir solicitaes para a alterao de documentos j
existentes ou para a incluso de novos documentos.
As principais tabelas utilizadas so:
QA2 - Texto Gerais
QA4 - Tabela de Cdigos Internos
QAA - Usurios
QDP - Solicitaes
QDH - Documentos
QD0 - Responsveis pelo Documento
QDS - Avisos
Controle de Documentos - 87
Exerccio
D e s c ri o R azo
A lte ra o d e p arm e tro s A lt. P arm e tro s d o le iau te
Confirme o cadastro.
88 Controle de Documentos
Apenas os responsveis pelas etapas de elaborao do documento, definidos
na matriz de responsabilidade, possuem o direito de alterar os documentos
existentes. Por isso, se outro usurio, ao ler um documento, discordar do
seu contedo ou por qualquer motivo levantar a necessidade de alterao
neste documento, poder efetuar uma solicitao de alterao.
Baixar
Finalizada a solicitao que ficar pendente no sistema at ser baixada por mwio da opo
baixar disponvel no menu, em que possvel tambm, fazer manuteno s solicitaes
existentes.
Controle de Documentos - 89
Somente os usurios que tenham acesso rotina "Baixa Solicitaes",
definidos no ambiente Configurador pela opo "Senhas de Usurio" e
"Acesso", podero baixar as solicitaes de incluso de documentos.
Muda seleo
Esta opo depende da configurao do parmetro MV_QDOPSOL.
O contedo informado pode ser:
"No
90 Controle de Documentos
A incluso de novos documentos.
Controle de Documentos - 91
Para gerar a solicitao de alterao de um documento, ele deve ter seu registro classificado
com a marcao na cor verde, ou seja, deve estar em status de leitura, conforme boto
legenda.
Ao concluir uma solicitao, o sistema gera uma pendncia para o elaborador que deve, por
sua vez, ler os motivos e crticas. Se aprovar a alterao do documento ou se rejeitar, deve
justificar no boto Mot. Reprovao.
92 Controle de Documentos
Pendncias
As pendncias do usurio podero ser visualizadas na entrada do sistema ou podero ser
baixadas a qualquer momento pela rotina de pendncias.
Na interface MDI, a rotina de pendncias inicializada antes da abertura do primeiro item
do menu acessado.
Pasta Pendncias
Selecione uma das pastas e escolha a pendncia. Utilize o boto baixa pendncia.
Para baixar a pendncia, d duplo clique sobre o registro selecionado ou clique no boto
"Baixa Pendncia". O sistema apresenta a tela de cadastro de documentos, permitindo a
alterao dos dados.
Controle de Documentos - 93
Essa operao permitida somente aos responsveis pelas etapas de elaborao do
documento, conforme matriz de responsabilidade definida no cadastro de tipos de
documentos.
Os tipos de pendncias possveis:
Digitao
Uma pendncia de digitao ocorre quando o digitador comea a digitar o documento e,
por qualquer motivo, no termina. Assim, ele deixa o documento pendente (por meio da
opo "Deixar Documento Pendente") para finaliz-lo posteriormente, gerando uma
pendncia de digitao.
Pasta Avisos
Para baixar o aviso, d duplo clique sobre este registro ou clique sobre o boto "Editar". O
sistema apresenta a tela correspondente ao registro, ou seja, abre-se a tela referente rotina
daquele documento. Por exemplo: cadastro de questionrio, cadastro de treinamento etc.
Tipos de avisos possveis:
Aviso de documento referenciado.
Informa ao usurio que obrigatria a reviso do documento, pois trata-se de um
documento referenciado, definido para gerar reviso sempre que o documento principal
passar por novas revises. O aviso somente ser baixado quando o usurio gerar nova
reviso do documento.
Aviso de agendamento de treinamento
94 Controle de Documentos
Informa ao usurio que h um treinamento agendado. O aviso ser baixado quando o
usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos" e visualiz-lo ou na confirmao do
treinamento a partir do cadastro de treinamentos.
Aviso de necessidade de treinamento
Informa a necessidade de efetuar um treinamento para o documento, conforme definio
do campo "Real. Trein." no cadastro de documentos. O aviso somente ser baixado
quando o usurio incluir um treinamento para o documento.
Aviso de documentos cancelados
Informa ao usurio que o documento foi cancelado. O aviso somente ser baixado quando
o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos", visualizar o documento e efetuar a baixa.
Aviso de documento vencido
Informa ao usurio que o documento est vencido e que necessrio gerar nova reviso. O
aviso somente ser baixado quando a nova reviso do documento estiver vigente.
Os avisos de documentos vencidos/a vencer so gerados com base no parmetro
MV_QDIALIM que indica a quantidade de dias necessria para aviso do prazo limite de
vencimento de um determinado documento (contedo padro = 30 dias).
Processo de Revalidao
A partir da configurao do parmetro MV_QDREVAL, o processo de revalidao para
documentos vencidos ou que estejam prestes a vencer define se este tratamento deve ser
utilizado ou no.
Exemplo:
Ao vencer um documento, o responsvel pela pendncia faz uma avaliao e decide por
sua revalidao ou gerao de uma nova reviso.
Dessa forma, na janela de manuteno de documentos, ser apresentado o aviso de
documento vencido/a vencer. O usurio deve dar um duplo clique sobre o item para
responder sobre a revalidao do documento vencido/a vencer.
Caso o usurio queira revalidar o documento, deve clicar no boto OK. O sistema
apresentar a janela para a informao dos dados da revalidao.
Controle de Documentos - 95
O histrico da revalidao pode ser consultado na rotina de Cadastro de Documentos,
por meio do boto Revalidao, na barra de ferramentas.
Este processo de revalidao est sendo utilizado, por alguns clientes, com o objetivo de
atender norma NBR ISO 9001:2000 e tambm ao item de melhoria contnua do sistema
de gesto da qualidade.
96 Controle de Documentos
Devoluo reviso
Esta rotina utilizada para efetuar a devoluo de documentos, de forma que o distribuidor
possa controlar as cpias devolvidas.
Parmetros da rotina:
MV_QDOPDEV
Controle de Documentos - 97
Baixar
Para baixar a devoluo das cpias, necessrio que o nmero de cpias devolvidas seja
igual ao nmero de cpias pendentes, havendo excees:
Muda seleo
Esta opo depende da forma que foi configurado o parmetro MV_QDOPDEV.
Verifique seu contedo:
"No
Ao acessar a rotina "Reviso Anterior", sero apresentados todos os lanamentos:
pendentes ou baixados, conforme legenda.
Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente os lanamentos
pendentes. Ao executar novamente, volta para o status inicial apresentando todos os
lanamentos.
"Sim
Ao acessar a rotina, sero apresentados somente os lanamentos pendentes e no existir a
opo "Muda Seleo.
98 Controle de Documentos
Follow-up leitura
O follow-up de leitura de documentos permite a cada usurio efetuar o gerenciamento dos
documentos que devem ser lidos.
Dessa forma, o usurio no corre o risco de ler o mesmo documento duas vezes ou, ainda,
deixar de ler um documento de suma importncia por no ter certeza de t-lo lido
anteriormente ou no, visualizando apenas o cdigo dos documentos.
Atravs desta rotina, os documentos lidos so automaticamente identificados por um
semforo que assume a cor verde. Todos os documentos que ainda no foram lidos ficam
marcados em vermelho.
Principais tabelas utilizadas:
QD1 - Distribuio por Usurio
QDH - Documentos
Parmetros da rotina:
MV_QDVIEW
MV_QDPVIEW
Controle de Documentos - 99
Baixar
Ao execut-la, o sistema apresenta uma janela com a relao dos documentos.
Treinamento
A rotina de treinamento considerada a fase final, ou seja, aps ter criado o documento e
dado baixa nas pendncias de cada usurio, o sistema possibilita a criao de um registro de
treinamento por documento, podendo gerenciar as convocaes de cada usurio e
confirmar os treinamentos j realizados.
Retreinar
A qualquer momento, pode-se selecionar um treinamento e clicar na opo "Retreinar". O
sistema gerar automaticamente um novo treinamento, selecionando todos os usurios que
por ventura estavam planejados para realizar o treinamento anterior e que no realizaram,
permitindo a seleo de outros usurios mesmo que j treinados anteriormente.
Se houver necessidade de realizar um novo treinamento para um documento que j sofreu
treinamento, o sistema permite que ele seja realizado de forma prtica, sem que haja
necessidade de redigitar todos os dados.
Para efetuar retreinamentos:
1. Na janela de manuteno de treinamento, posicione o cursor sobre o
treinamento que deseja usar como base para o novo treinamento e clique na
opo "Retreinar.
O sistema apresenta uma nova tela semelhante tela de incluso, porm com
alguns dados j preenchidos.
Confira e preencha os dados necessrios, conforme orientao do help de
campo.
2. Em seguida, na pasta "Treinandos", selecione os
usurios/cargos/departamentos que participaro de novo treinamento.
Confirme.
Ao finalizar, o sistema envia uma mensagem (e-mail) aos usurios, informando
que existe um agendamento de treinamento.
3. Alguns dos campos que j vm preenchidos no podero ser alterados, pois
a alterao descaracterizaria o treinamento-base.
Usurio
Subdividida nos seguintes quadros:
Documentos/Pastas
Relaciona os documentos/departamentos de acordo com o tipo de pendncia selecionado.
Marca/Desmarca Usurios
Opes
Esta opo permite a seleo por filial/departamento ou por pendncias.
Pendncias
O Sistema permitir transferi-las para filiais/usurios/departamentos distintos.
Esta opo permite marcar todas as pendncias de uma nica vez ou selecionar,
classificando-as conforme seu tipo ou usurio/departamento destino.
Transferir e ativar
Transfere as pendncias selecionadas, ativando-as como "leitura". Assim, o usurio-destino
poder ler os documentos recebidos.
Transferir sem baixar
Transfere as pendncias selecionadas sem baixar os lanamentos pendentes, no sofrendo
qualquer alterao. Se o documento estiver pendente, continuar pendente para o usurio-
origem e ser transferido como pendente ao usurio-destino.
Transferir e baixar
Transfere as pendncias selecionadas, baixando os lanamentos pendentes de qualquer
tipo.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes.
3. Confirme.
Confirme.
Marque os documentos a serem inativados, dando duplo clique sobre o registro e confirme
a operao.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes do mesmo.
Confirme a operao.
Documentos cancelados
Esta opo permite verificar, imprimir ou reativar documentos que foram cancelados no
sistema.
Para consultar documentos cancelados:
Ao acessar esta opo, o Sistema apresenta a janela "Seleo de Documentos Cancelados".
Nesta opo, pode-se visualizar o documento cancelado, clicando no boto, e imprimi-lo.
Posicione o cursor sobre o documento desejado e clique no boto Reativa para reativ-
lo.
Aps a confirmao, ser exibida a janela para a descrio do "Motivo da Reviso".
Digite o texto correspondente.
Em seguida, o Sistema apresenta os dados cadastrais do documento.
Exemplo:
Cabealho
Nesta rea so definidos os dados relacionados ao usurio origem como: filial, usurio,
departamento, data prevista incio da ausncia, data prevista fim da ausncia, motivo etc.
Usurio Destino (Itens)
Aps selecionar a linha do usurio destino, a tela permite escolher os dados do nico
usurio destino para todas as opes como: tipo de pendncia, filial, usurio e
departamento.
Apesar da rotina ausncia temporria ser vlida somente para as pendncias, nesta
validao esto includos tambm os documentos em criao como ao preventiva, ou
seja, em fase de elaborao, mas sem as pendncias criadas.
Se a validao encontrar algum caso, ser apresentada uma tela que indica a(s) pendncia(s),
responsabilidade(s), usurio(s) e documento(s). Assim, ser necessrio escolher outro
destinatrio.