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Formatação de planilhas
Gráficos
Validação de dados
Filtragem de dados
Fórmulas avançadas
Programação em VBA
E muito mais...
DEIVIS FONTES
Excel Avançado – Deivis Fontes
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Excel Avançado – Deivis Fontes
Partindo do principio que o leitor deste livro já deve ter um conhecimento básico do Microsoft
Office Excel, a versão utilizada será o Office 2003, mas os conhecimentos adquiridos podem
ser usados em outras versões com algumas adaptações. Para acessar o Excel: clique no menu
Iniciar >> Programas( ou todos os programas) >> Microsoft Office 2003 >> Microsoft
Office Excel 2003, lembrando que isso pode variar conforme a versão do programa.
Área de trabalho do Excel
Célula
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Formatando as células
Para formatar as células de uma planilha o caminho mais fácil é usar os atalhos da barra de
formatação, onde é possível alterar letra, cor de fundo e bordas.
Para ter mais opções de formatação acesse o menu Formatar >> Células , ou as teclas de
atalho Ctrl + 1.
• Número: Permite definir um formato para o valor da célula, como por exemplo, datas
por extenso, o usuário pode digitar a data neste formato: 01/01/1980 e quando sair da
célula vai ficar a data por extenso: Segunda-feira, 01 de janeiro de 1980.
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Alinhamento: Para mostrar o texto em duas linhas dentro de uma célula, é necessário
formatar esta para que quebre o texto automaticamente. Siga os passos:
1. Digite um texto em uma célula que ultrapasse o seu limite na coluna, mas observe que o
texto mesmo passando por cima da célula do lado continua na célula em que foi
digitado, selecione esta célula.
2. Clique no menu: Formatar >> Células...
3. Na janela que abrir escolha a guia Alinhamento
4. Em Alinhamento do texto escolha:
a. Horizontal: Centro
b. Vertical: Centro
5. Em Controle de texto marque a caixa de seleção: Quebrar texto automaticamente
6. Clique no botão OK
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• Bordas: Nesta opção podemos escolher o estilo da linha, cor, em que parte da célula a
borda deve aparecer e as predefinições do contorno.
• Padrões: Preenchimento da célula pode ser uma cor ou um padrão de textura, para
escolher um padrão clique na caixa de seleção Padrão e escolha um dos padrões
disponíveis.
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• Proteção: Esta opção funciona apenas se a planilha estiver protegida com uma senha o
que veremos mais adiante
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Para reexibir colunas ou linhas ocultas digite uma célula da linha ou coluna desejada na caixa
de nome e clique no menu Formatar >> Linha >> Reexibir.
Formatação condicional
Formatação condicional é um recurso que permite definir a formatação de uma célula de
acordo com o seu conteúdo, por exemplo, se o total de ganhos de uma empresa for maior que
zero a célula vai ficar com o preenchimento azul e caso contrário ficará vermelho.
Para usar este recurso siga os passos:
1. Selecione a célula desejada
2. Clique no menu Formatar >> formatação Condicional...
3. Na janela que abrir escolha o valor da célula é
4. Ao lado escolha a condição do valor, este caso Menor ou igual a
5. No próximo campo digite o valor que irá fazer a comparação no nosso exemplo 0 (zero)
6. Clique no botão formatar...
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7. E na janela que surgir clique na guia padrões para escolher a cor do preenchimento
8. Agora falta adicionar a segunda condição que se o valor for maior ou igual a zero,
para isso basta clicar no botão Adicionar >> e seguir os mesmos passos mostrados
anteriormente.
Para excluir uma ou mais formatações clique no botão excluir e escolha qual condição
deseja excluir.
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Casas Decimais
Muitas vezes ao realizar um cálculo de multiplicação ou divisão o
resultado pode conter muitas casas decimais, tornando seu resultado
um pouco confuso, para resolver isso definiremos a quantidade de
casas decimais de uma célula usando os botões da barra de
formatação.
Para acrescentar casas decimais a um número clique no botão:
Gráficos
Para mostrar as informações da planilha em forma de gráficos siga os passos:
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Alterando Gráficos
Para alterar as partes do gráfico clique com o botão direito do mouse na seção do gráfico que
você deseja alterar e escolha a opção desejada, no exemplo abaixo Formatar série de dados,
para alterar as colunas de dados.
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Com o Excel é possível importar dados de outro programa ou banco de um banco de dados
este recurso pode ser muito útil para obter cadastros de clientes de uma empresa que usa o
banco de dados Access, onde estão cadastrados os clientes desta empresa.
Para importar os dados clique no menu Dados >> Importar dados externos >> Importar
dados
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Escolha o Tipo de arquivo, caso não saiba escolha os tipos disponíveis até que seja mostrado
algum arquivo na pasta onde esta seu banco de dados
Clique no botão Abrir e será mostrada as tabelas do banco de dados, escolha uma tabela e
clique em OK
Agora você pode escolher onde deseja inserir estes dados: na mesma planiha ou em uma nova
planilha
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Validação de dados
Quando desenvolvemos uma planilha é interessante validar os dados antes que sejam
inseridos na planilha, para evitar erros como datas fora do período pré-determinado, definir
uma quantidade máxima de caracteres em uma célula e muitas outras opções.
Opções de Configurações
Veja as opções de configuração dos
dados, na caixa de opões Permitir
Opções disponíveis:
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Número Inteiro
Vamos validar as células referentes a quantidade (B2 e B3), esta planilha controla um pequeno
estoque de produtos de informática, as células referentes à quantidade podem ser do tipo
inteiro, já que não existe 1,5 mouse, para validar estes dados selecione as células B2 e B3 e
abra a janela de validação (Dados >> Validação...).
1. Configurações
2. Permitir: Número Inteiro
3. Dados: Maior ou igual a
4. Mínimo: 0 (zero)
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Mensagem de entrada
Para mostrar uma mensagem
quando o usuário clicar na célula
com validação escolha a guia
Mensagem de entrada e marque a
caixa de seleção: Mostrar
mensagem de entrada ao selecionar
a célula.
Defina como Título: Quantidade e a
Mensagem de entrada digite: Insira
a quantidade do produto em
números inteiros.
Alerta de erro
Esta opção mostra uma mensagem
quando o valor inserido não é válido
1. Escolha um estilo neste caso
Parar
2. Título: Valor inválido
3. Mensagem de erro: A
quantidade do produto deve
ser um número inteiro como
1, 2, 20...
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1. Parar:
Ao clicar no botão
repetir o usuário pode
digitar o valor correto
novamente e o botão
cancelar permite
manter o valor que
estava antes.
2. Aviso:
3. Informações:
Ao Clicar no botão OK
a validação é ignorada
e o valor pode ser
inserido mesmo que
seja inválido.
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Validar a data
Dados: Escolha a data de ínicio e Término, os valores podem ser uma célula da planilha
permitindo maior flexibilidade para alterar as datas futuramente.
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Filtros
Em planilhas com muito conteúdo fica difícil separar as informações por grupos, para resolver o
Excel permite filtrar as informações da planilha permitindo que sejam visualizadas apenas as
células referentes ao critério usado no filtro tornando assim mais fácil a consulta aos dados da
planilha. Para usar o filtro selecione a célula desejada e clique no menu Dados >> Filtrar >>
Auto filtro, note que esta opção do menu ativa o filtro para desativar siga os mesmos passos
desmarcando o auto filtro do menu.
Dica: Se quiser “resetar” o filtro clique no menu: Dados >> Filtrar e desmarque a opção
Auto Filtro.
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Proteção de planilhas
O Excel permite proteger as planilhas com senha, evitando assim que uma pessoa não
autorizada altere os valores ou modifique suas fórmulas, este recurso é muito útil em empresas
onde algumas informações devem ser protegidas.
Veja como proteger uma planilha:
1. Abra uma planilha que você deseja proteger com senha.
2. Clique no Menu: Ferramentas >> Proteger >> Proteger Planilha...
3. Na janela que surgir digite uma senha e escolha o que você deseja permitir marcando as
caixas de seleção referentes ao recurso selecionado.
4. Repita sua senha
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Para desbloquear basta acessar o menu Ferramentas >> Proteger >> Desproteger
Planilha... e digitar a senha.
Para permitir a edição de determinadas células mesmo com a planilha protegida por senha,
selecione as células que você deseja permitir a edição e clique no menu Formatar >> Células
escolha a guia Proteção e desmarque a caixa de seleção Bloqueadas isso permite que as
células selecionas possam ser editadas enquanto o resto da planilha fica protegida.
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Antes de compartilhar uma planilha na rede você deve criar uma pasta compartilhada para
salvar sua planilha neste local, para criar uma pasta compartilhada siga os passos abaixo:
Clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja compartilhar e escolha a opção
Compartilhamento e segurança ...
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Para permitir que mais de um usuário abra a mesma planilha, salve a planilha desejada e
clique no menu Ferramentas >> Compartilhar pasta de trabalho...
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Capítulo 4 - Fórmulas
Fórmulas do Excel
É possível fazer cálculos matemáticos com o Excel por meio de Fórmulas, baseadas no
conteúdo de uma ou mais células ou em valores previamente determinados na fórmula.
Operações básicas:
Operação Fórmula Observações
Adição =A1+A2 Soma o valor da célula A1 + A2
Subtração =A1-A2 Subtrai o valor da célula A1 + A2
Multiplicação =A1*A2 Multiplica o valor da célula A1 + A2
Divisão =A1/A2 Divide o valor da célula A1 + A2
Somar valores entre várias =SOMA(A1:A10) Esta fórmula soma todos os valores que
células estão entre as células A1 e A10.
Cálculos estatísticos
Operação Fórmula Observações
Média entre seqüência de =MEDIA(A1:A10) Calcula a média entre as células A1 e
valores A10
Média com dois ou mais =MEDIA(A1:A10;A15) Calcula a média com as células A1, A10,
valores A15
Maior valor =MAXIMO(A1:A10) Pode usar o sinal ; (ponto e Vírgula)
para calcular valores selecionados
Menor valor =MINIMO(A1:A10) Pode usar o sinal ; (ponto e Vírgula)
para calcular valores selecionados
Contar células =CONT.NÚM(A1:A10) Funciona apenas com valores
numéricos.
Obs.: o sinal : (dois pontos) calcula os valores que estão entre uma célula inicial e outra final,
no entanto o sinal ; (ponto e Vírgula) calcula apenas os valores escolhidos que estão entre o
sinal ; (ponto e Vírgula).
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Outras fórmulas
Nome Fórmula Observações
Raiz Quadrada =Raiz(A1)
Potência =A1^2 O número 2 indica o grau de exponênciação se
quiser calcular ao cubo use 3
Data e hora
Fórmula Observações
=HOJE() Mostra a data atual de acordo com o relógio do sistema
=AGORA() Subtrai o valor da célula A1 + A2
Operadores
Soma +
Subtração –
Multiplicação *
Divisão /
Diferente de <>
Maior >
Menor <
Potência ^
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Para Calcular basta usar o nome da célula como, por exemplo, a célula A1 tem Quantidade de
um produto e a célula B1 tem o valor de venda deste produto e estão nomeadas assim:
A1 – Qnt
B1 – ValorCompra
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Lógica da fórmula:
Veja o exemplo na planilha, onde temos a célula A1 com o número 1 e na célula do lado
usamos uma fórmula que se o valor da célula A1 for igual a 1 será exibido Um e caso contrário
não será mostrado nada.
Observações
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Até agora vimos fórmulas envolvendo células com números, mas podemos usar também usar
células que contenham palavras, veja o exemplo:
=SE(A3="deivis";"Fontes";"Outro Nome")
Neste caso é necessário colocar a condição entre Aspas "deivis".
Em uma planilha para controle de funcionários por setores de uma empresa temos uma célula
com o nome do funcionário outra com o código do cargo e outra que mostra o setor em que o
funcionário trabalha.
veja a fórmula:
=SE(B3=1;"Desenvolvimento";SE(B3=2;"Direção";SE(B3=3;"Outros")))
Agora basta adaptar conforme suas necessidades, lembrando que no final devem ser
acrescentadas a quantidade de parênteses para “fechar a fórmula de acordo com os que foram
abertos na fórmula.
Concatenar
Concatenar para o Excel significa juntar células umas as outras ou células com um texto
predefinido, como por exemplo, em uma planilha onde temos em uma célula nome e em outra
o endereço usamos a seguinte fórmula para juntar o nome e o endereço:
=CONCATENAR(A2;B2)
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Para usar um texto pré-determinado, coloque o texto entre aspas como no exemplo:
=CONCATENAR(A2;”Seu texto”)
Outra forma de concatenar é usar o caractere & entre uma célula e outra.
Ex.:
=A1&B1
=PRI.MAIUSCULA(A1)
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Procura automática
Em muitos casos pode ser útil que o Excel preencha automaticamente os dados a aprtir de
uma referência, como, por exemplo uma planilha de vendas onde temos uma planilha com os
produtos e outra com as vendas, para evitar erros podemos usar a fórmula PROCV que
preenche automaticamente os valores de acordo com o código do produto. Para entender
melhor vamos á prática:
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Na célula A1 o usuário deve digitar o código do produto e nas células B2 e C2 deve aparecer
automaticamente a descrição do produto e o seu valor.
=PROCV(A2;Produtos!A2:C10;2)
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Tabelas dinâmicas é um recurso do Excel que permite organizar os dados em planilhas muito
extensas, permitindo acesso rápido e fácil aos dados que você precisa. Veja como criar uma
tabela dinâmica:
Escolha as opções :
Banco de dados ou lista do microsoft office excel
Tabela dinâmica
Clique em avançar
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Clique em concluir
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Capítulo 6 – Macros
O Excel permite automatizar algumas tarefas com o uso de macros, que podem ser gravadas
automaticamente ou escritas usando alguns comandos da linguagem Visual Basic baseada na
linguagem Basic desenvolvida pela Microsoft.
Abra uma planilha e clique no menu Ferramentas >> Macro >> Gravar nova Macro...
Digite um nome para esta macro, caso deseje pode definir um atalho de teclado para a macro
pressionando a tecla Ctrl, também é possíel escolher um local para salvar esta macro. Clique
em OK para iniciar a gravação.
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Selecione algumas células e mescle, isso será a ação desta macro poderia ser outra ação
qualquer, como imprimir uma planilha.
Para ver as macros que foram criadas Clique em Ferramentas >> Macro >> Macros, ou
pressione Alt + F8
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Para executar uma macro clique na macro e em seguida clique no botão executar
Editando Macros
Pressione Alt + F8 e clique na macro que deseja editar e clique no botão Editar.
Será aberto o editor de macros, onde você poderá usar comandos da linguagem visual basic
para alterar suas macros, mas isso veremos no próximo capitulo sobre VBA a linguagem de
programação do Excel.
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Sub Macro1()
Range("A1:D1").Select
End Sub
A linha Range("A1:D1").Select refere-se ao intervalo de células A1 até D1, para alterar este
intervalo basta trocar os valores A1:D1, se desejar selecionar células fora de uma seqüência
use a vírgula.
Sub Macro1()
Range("A1,A3,A5").Select
End Sub
Segurança
Ao abrir uma planilha que contém macros em outro computador ou até mesmo no próprio computador
onde a planilha foi elaborada pode acontecer do Excel bloquear as macros, sendo necessário alterar
algumas configurações de segurança do Excel. Isso foi implantado na versão 2003 do Office para evitar
os vírus de macro que desconfiguravam os aplicativos do pacote Office.
Com a planilha aberta clique no menu Ferramentas >> Macro >> Segurança...
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Deixe os níveis de segurança como Baixo assim suas macros poderão ser executadas sem problemas, se
preferir altere o nível de segurança para Alto ou Muito alto depois.
Vamos criar uma macro simples que alterna entre as planilhas, apenas clicando em botões, para isso
precisamos da barra de ferramentas de caixa de controle, que por padrão não é exibida no Excel, para
exibir esta barra clique no menu Exibir >> Barras de ferramentas e marque a opção Caixa de ferram.
De controle.
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Clique com o botão direito do mouse neste Botão de controle e escolha Propriedades.
Dica:
Você pode alterar as outras opções para descobrir
o que cada uma faz !
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No editor do VBA insira o código entre Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub
Worksheets(2).Activate
Volte para a planilha do Excel e clique no botão para ver o resultado, talvez seja necessário sair do modo
Design clicando na opção da caixa de ferramentas de controle.
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VBA
VBA é a sigla para Visual Basic for Applications, um ambiente de programação voltado para os
programas da família Office, usando como base a linguagem Visual Basic, criada pela Microsoft.
Para acessar o ambiente de programação do VBA, primeiro abra o Excel, depois vá no menu
Ferramentas >> Macros >> Editor do Visual Basic ou pelo atalho de teclado Alt + F11.
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1. Project Explorer - onde você pode ver todos componentes do seu projeto como planilhas plan1,
plan2, etc.
2. Janela de Propriedades - Janela onde você pode ver e alterar as propriedades dos componentes
do projeto, por exemplo, a propriedade Name altera o nome de um componente.
3. Formulário - Tela do programa onde podemos colocar botões, caixas de texto, etc.
4. Caixa de ferramentas - Local onde encontramos os controles necessários para o projeto como
botões, caixas de texto, etc.
Para alterar as propriedades de um componente você deve primeiro selecioná-lo, bastando para isso clicar
sobre o objeto desejado e Pressionar F4 caso a janela de propriedades não estiver aparecendo.
Algumas propriedades comuns:
Módulos
Os módulos são as macros criadas e podem ser atribuídos a um ou mais componentes da planilha
economizando assim linhas de código repetidas.
Formulários
Formulários são janelas que podem ser usadas para diversas funções dentro de uma planilha, dentro de
um formulário podemos inserir os controles como botões, caixas de texto, etc. Para inserir um formulário
clique no menu Inserir >> User Form, note que também é possível inserir módulos a partir desse menu:
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Controles comuns
Vamos criar um aplicativo de exemplo onde o usuário deve digitar seu nome em uma caixa de texto e
clicar em um botão para mostrar seu nome em um rótulo.
Altere as propriedades:
Rotulo:
Caption: em branco
Caixa de Texto:
Name TxtNome
Text: em branco
CommandButton1:
Caption: OK
CommandButton2
Caption: Sair
Dê um duplo clique no botão OK e insira o código que vai mostrar seu nome no rótulo para isso usaremos
as propriedades do rótulo e da caixa de texto:
Onde:
Label1.Caption - é o rótulo com a propriedade Caption onde mostra o texto neste rótulo
TxtNome.Text – é a caixa de texto com a propriedade Text que será mostrada no rótulo
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Comentando o código
Comentários ajudam a entender melhor o código os comentários devem ser iniciados com apóstrofos
Veja
TextBox1.Text = “A”
Variáveis
As variáveis armazenam um valor na memória do computador que poderá ser usado posteriormente para
cálculos ou exibir uma mensagem, devem ser declaradas com o comando Dim Nome_da_variavel As
Tipo_de_Variavel
Tipos de Variáveis
Boolean
• As variáveis Boolean são armazenadas como números de 16 bits (2 bytes), mas só podem ser True
ou False.
• As variáveis Currency são armazenadas como números de 64 bits (8 bytes) em um formato de
número inteiro, em escala de 10.000 para fornecer um número de ponto fixo com 15 dígitos à
esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita.
• Essa representação fornece um intervalo de -922.337.203.685.477,5808 até
922.337.203.685.477,5807.
Currency
• O tipo de dados Currency é útil para cálculos que envolvem dinheiro e cálculos de ponto fixo, nos
quais a precisão é especialmente importante.
Date
• As variáveis Date são armazenadas como números IEEE de ponto flutuante de 64 bits (8 bytes)
que representam as datas que variam de 1 de janeiro de 100 a 31 de dezembro de 9999 e as horas
de 0:00:00 a 23:59:59. Qualquer valor literal de data reconhecível pode ser atribuído a variáveis
Date. Os literais date devem estar entre sinais (#), por exemplo, #1 de janeiro de 1993# ou #1 jan
93#.
• As variáveis Date exibem as datas de acordo com o formato abreviado de data reconhecido por
seu computador. As horas são exibidas de acordo com o formato de hora (12 ou 24 horas)
reconhecido por seu computador.
• Quando outros tipos numéricos são convertidos em Date, os valores à esquerda do decimal
representam informações de data, enquanto os valores à direita do decimal representam horas.
Meia-noite é 0 e meio-dia é 0,5. Números inteiros negativos representam datas anteriores a 30 de
dezembro de 1899.
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String
Byte
• As variáveis Byte são armazenadas como números de 8 bits (1 byte), sem sinal, únicos, que
variam em valor de 0 a 255.
• O tipo de dados Byte é útil para conter dados binários.
Decimal
• As variáveis Decimal são armazenadas como números inteiros, sinalizados, de 96 bits (12 bytes),
em escala por uma potência de 10 variável.
• O fator de escala potência de 10 especifica o número de dígitos à direita da vírgula decimal e varia
de 0 a 28.
• Com uma escala de 0 (sem casas decimais), o maior valor possível é +/-
79.228.162.514.264.337.593.543.950.335.
• Com 28 casas decimais, o maior valor é +/-7,9228162514264337593543950335 e o menor valor,
diferente de zero, é +/-0,0000000000000000000000000001.
IMPORTANTE: Atualmente, o tipo de dados Decimal pode ser usado somente dentro de uma
Variant, ou seja, você não pode declarar uma variável como sendo do tipo Decimal. No entanto,
você pode criar uma Variant com o subtipo Decimal usando a função CDec.
Double
• As variáveis Double (vírgula flutuante de dupla precisão) são armazenadas como números IEEE
de vírgula flutuante de 64 bits (8 bytes), com valor no intervalo de -1,79769313486232E308 a -
4,94065645841247E-324 para valores negativos e de 4,94065645841247E-324 a
1,79769313486232E308 para valores positivos.
• O caractere de declaração de tipo para Double é o sinal #.
Integer
• As variáveis Integer são armazenadas como números de 16 bits (2 bytes) com valor no intervalo
de -32.768 a 32.767.
• O caractere de declaração de tipo para Integer é o sinal de porcentagem (%).
• As variáveis Integer também podem ser usadas para representar valores enumerados.
• Um valor enumerado pode conter um conjunto finito de números inteiros exclusivos, cada um
com um significado especial no contexto em que é usado.
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Para entender as variáveis vamos desenvolver uma calculadora, que pode ser muito útil caso o usuário
queira fazer um cálculo simples e rápido sem ter que usar fórmulas.
No editor do VBA clique no menu Inserir >> UserForm, para inserir um formulário que será a tela da
calculadora, neste UserForm insira os seguintes componentes:
• 3 TextBox
• 4 Botões
• 1 Rótulo
Organize os componentes e altere as propriedades para que fiquem parecidos com a imagem abaixo:
Clique 2 vezes no botão com o sinal de soma (+) e digite o seguinte código, entre Private Sub
CommandButton1_Click() e End Sub :
Dim x, y As Double
x = TextBox1.Text
y = TextBox2.Text
TextBox3.Text = x + y
Comentando o código:
Dim x, y As Double - variáveis mostra que serão utilizados dois números X e Y
x = TextBox1.Text
y = TextBox2.Text
mostra qual componente vai receber cada variável
TextBox3.Text = x + y
calcula no TextBox3 a soma de X+Y
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Repita o mesmo procedimento para os outros botões lembrando de trocar o sinal do operador no código
de cada botão.
Depois de pronta crie um botão de comando no Excel, clique duas vezes nele e digite o código para
chamar a calculadora
FrmCalculadora.Show
note que FrmCalculadora é o nome que foi definido para o UserForm
Caixa de mensagem
As caixas de mensagem podem ser usadas para exibir informações na forma de avisos, seu uso é bem
simples, veja o código a seguir:
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VBA
Worksheets(2).Activate Ativa e exibe a planilha 2 seguindo a ordem qu
elas estão na pasta de trabalho
Workbooks.Open(“C:\Balanço.xls”) Abre a planilha Balanço salva no disco C:\
Worksheets.Add Adiciona uma nova planilha
Range(“A1”).Activate Ativa uma célula
Range("A1").Value = "ABC" Define o valor ABC na célula A1
UserForm1.Show Mostra um formulário
End Fecha um formulário
TextBox1.Text Propriedade Text da caixa de texto
Label1.caption Propriedade Caption que mostra o texto do rótulo
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