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COISAS QUE UM SOFTWARE DE

GESTÃO DE PROJETOS PODE
FAZER, E VOCÊ NÃO SABIA.

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 INTRODUÇÃO

Os softwares e ferramentas de gestão de projetos são instrumentos cada vez mais

utilizados nos dias atuais por grandes e pequenas empresas. Sua proposta é simples:
simplificar a condução dos projetos, geralmente complexos em suas tarefas, e facilitar
a comunicação entre os membros da equipe.

Ou seja, um software desse tipo deve ser utilizado para agilizar os resultados e garantir
a melhor execução dos projetos. A palavra-chave é gestão. Quanto mais conturba-
da a gestão do projeto, mais o software se faz importante e, por vezes, até mesmo
necessário.

Em grandes empresas o gerente de projetos costuma viver uma vida atribulada, em

virtude dos projetos complexos e que envolvem vários colaboradores. Já em pequenas
empresas o gestor também encontra seus dilemas, seja com a eventual desorganização
dos processos da empresa, seja com a falta de colaboradores para desenvolver as várias
facetas do projeto. Por isso, para qualquer tipo de e tamanho de empreendimento, o
software é uma ferramenta positiva.

Porém é muito comum que os gestores não aproveitem todas as potencialidades dos
softwares. Uma ferramenta só é tão útil quanto a capacidade de seu utilizador de ex-
plorar seus recursos. E em um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que
o gestor aproveite de todas as vantagens e possibilidades para gerar mais produtivi-
dade e eficiência na produção em sua companhia.

A proposta desse e-book é mostrar algumas das vantagens mais interessantes e úteis de
um software de gestão de projetos, para que você o utilize em sua máxima capacidade!

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 CAP. 1 – INTEGRAÇÃO
COM FERRAMENTAS ERP
Um dos elementos mais complicados de lidar em uma empresa é seu sistema de re-
cursos. E recurso é quase tudo de uma empresa! Desde os financeiros, como questões
contábeis, trabalhistas e de impostos, até inventários de estoque, passando por ponto
de funcionários e controle de pessoal, tudo pode e deve ser quantificado e planejado.

Para responder a essa demanda e gerar mais segurança à empresa que as ferramentas
de ERP foram criadas. ERP significa Enterprise Resource Planning (ou seja, planejamento
de recursos da empresa), e sua proposta é gerar um sistema que possa ser alimentado
pelos colaboradores de múltiplos setores da companhia de forma a gerar uma imagem
ampla, mas também profunda, da empresa e permita grande controle na utilização dos
recursos disponíveis.

Confira esse exemplo do que um sistema ERP permite a um gestor realizar. Um sistema
bem alimentado impede que a empresa gaste mais que o necessário em qualquer eta-
pa de processo (nesse caso, no processo de controle de materiais).

Fonte: http://wk.com.br/solucoes/sistema-erp-gestao-e-controle-de-estoque-almoxarifado-compras-e-vendas/

Mas o que isso tem a ver com os sistemas de gestão de projetos? Tudo! Hoje em dia
vários softwares permitem a integração entre as ferramentas: através de um Applica-
tion Program Interface (API) o gestor pode conectar seu software e o sistema ERP, con-
trolando custos em todas as áreas, comparando prazos em todas as etapas do proces-
so, e, assim, planejar com mais segurança o amplo processo sob sua responsabilidade.

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 CAP. 2 – USO DE
MÓDULO OFFLINE
Muitas empresas e consultores, além, é claro, das pro-
dutoras de sistemas de gestão, vendem seus produtos
atualmente comentando das vantagens de um sistema de armazenamento em nuvem.
Vão falar em mobilidade, em acesso, em redução de custos de TI, e até mesmo a segu-
rança de possuir sempre um backup. E eles estão certos! Há muitas vantagens em se
possuir um sistema online.

Porém, há uma significativa desvantagem: a performance. Quanto mais complexo o

processo, e quanto maior for o banco de dados da operação, mais lento fica o sistema
quando em nuvem. A verdade que todo gestor de projetos conhece é: a performance
de uma operação WEB ainda é menor que em uma operação local.

Ora, há solução para esse dilema: basta que seu software possua um módu-
lo offline, permitindo o lançamento dos dados e sua execução local-
mente, com um algoritmo de sincronismo, enviando os dados e resulta-
dos para a nuvem após seu processamento. Com isso o gestor possui o
melhor dos dois mundos, com todas as vantagens do sistema online, e a celeridade do
sistema local.

Além, essa característica permite que o colaborador trabalhe remotamente, mesmo

sem acesso à internet ou em ambientes em que não há segurança na navegação, sem
desperdício de tempo.

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 CAP. 3
REMUNERAÇÃO
VARIÁVEL
A remuneração variável é uma realidade. É cada
vez mais comum que empresas, em suas es-
tratégias de Gestão de Pessoas, para atrair os
melhores profissionais do mercado e man-
ter seus melhores colaboradores, utilizem
avaliações de resultados para premiar com par-
ticipações em lucros e bônus. A remuneração
variável, antigamente vista apenas como um
complemento da remuneração total do empre-
gado, hoje já passa a ser vista, portanto, como
uma técnica importante para a empresa.

Fonte: http://docplayer.com.br/14801680-Universidade-do-extremo-sul-catarinense-unesc-curso-de-gradua-
cao-em-ciencias-contabeis-gessica-boeng-batista.html

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E há muitas vantagens com essa estratégia, pois a companhia garante mais dedicação
dos seus funcionários, que partilham dos resultados positivos de seu trabalho e do
trabalho dos colegas. Mas, não é simples fazer essa avaliação de dedicação apenas
acompanhando os resultados finais de produção e comercialização da empresa.

Para uma avaliação confiável dos resultados deve-se utilizar técnicas de Análise Valor
Agregado, que medem o desempenho de um projeto específico, apontando os setores
que contribuíram mais para o resultado positivo. Essa análise se baseia em dois índices: o
SPI (que mensura o desempenho de prazo) e o CPI (que avalia o desempenho de custo).

Um software de gestão de projetos que permita a vinculação de tais índices facilita in-
crivelmente, portanto, a avaliação dos resultados, gerando mais equidade e equilíbrio
na distribuição dos benefícios da remuneração variável. O controle através do software
permite avaliar os números de cada projeto, de cada gestor, e de cada setor sob coor-
denação do gestor, sendo assim uma excelente ferramenta para medição dos resultados.

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CAP. 4 – PREMIAÇÃO DE
RECURSOS DO PROJETO

Muito vinculado com a vantagem anterior, é at-

ravés de um software de gestão de projetos que o
setor de Gestão de Pessoas de uma empresa pode
identificar seus melhores colaboradores e desen-
volver estratégias para mantê-los.

Há, basicamente, três formas de se premiar um

funcionário: através da intervenção direta e pes-
soal de seu superior, através de votações abertas
nas quais os demais colegas reconhecem a quali-
dade do profissional, e através da análise de seus
resultados. Nos dois primeiros processos, apesar
de sua simplicidade, existe a possibilidade de in-
satisfação com os resultados. Além, há a chance
de ser premiado não o colaborador com melhores
números, mas sim aquele de trato mais fácil, ou
mais brincalhão.

Já através de uma avaliação dos dados do

software, se apresentam resultados quanti-
ficáveis, permitindo visualizar o funcionário que
executou mais atividades dentro do prazo deter-
minado, o tempo que cada um levou para realizar
suas atividades, o nível de resolução de pendên-
cias, o nível de controle do processo, entre tantos
outros dados.

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Esse tipo de análise, costumeiramente difícil de ser realizada, fica simples com a imple-
mentação de um software de gestão de projetos.

Assim, avaliações de pessoal, fundamentais para crescimento na empresa, ascensão

profissional, premiações específicas (como funcionário do mês, entre outras), passam a
ser realizadas com dados e resultados claros, gerando impessoalidade e confiabilidade
nas decisões. Um sistema de gestão de projetos, afinal, não serve apenas aos setores
produtivos da empresa, mas também para as divisões que pensam no funcionamento
geral da companhia, seja, em curto ou longo prazos.

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CAP. 5 – INTEGRAÇÃO
DE RISCOS E CUSTOS
Todo projeto possui riscos, ou seja, condições incertas que afetam um dos elemen-
tos básicos de um projeto (seja o escopo, o cronograma, o custo ou a qualidade). E é
fundamental para a empresa que o gestor possua visão ampla e profunda do projeto
sob sua coordenação, de forma a avaliar e controlar os riscos previstos, caso contrário
pode-se colocar todo um investimento a perder.

O gestor deve seguir algumas etapas para garantir que os riscos não se realizem.

Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-dos-riscos-do-projeto

Através desse controle os riscos são minimizados e as chances de resultados positivos

são elevadas. Mas há ainda mais vantagens quando se integra tal processo ditado pelo

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Guia PMBOK com um bom software de gestão de projetos.

Com o lançamento dos dados observados na etapa de Análise Quantitativa

(especificamente o Valor Esperado, Valor Melhor Caso e Valor Pior Caso) no
sistema, o gestor consegue realizar uma Análise de Custos do Projeto, con-
trolando-o de forma mais qualificada, garantindo a melhor relação custo
X benefício, e desenvolvendo justificativas para aumentar ou reduzir seus
gastos e riscos.

Portanto, fique atento! Muitos especialistas em gestão de riscos chegam

a dizer que a etapa quantitativa é menos importante e poderia, em deter-
minados casos, ser deixada de lado. Porém, é através de seus resultados,
e da alimentação do software de gestão de projetos, que um gestor pode
melhorar seu controle.

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 CAP. 6 – INTEGRAÇÃO
DO CANVAS AOS DEMAIS
DOCUMENTOS

Não há mais gestor ou empre-

sa que não utilize, ou tenha utilizado, do
modelo Canvas para o desenvolvimento de seu
projeto. A ferramenta tem grande utilidade e
qualidade em determinadas situações, em espe-
cial no momento de criação do projeto, ou seja, na
deliberação dos pontos chave de um negócio. E, cla-
ro, é através de um bom planejamento que um projeto
ganha força e se garante contra riscos quaisquer.

Assim, a utilização de um Canvas continua sendo bem

vista para as etapas iniciais de um projeto de qualquer
escopo ou tamanho.

Porém, também é cada vez mais comum a utilização de

softwares de gestão de projetos para o controle de sua
execução. E no momento em que a ideia inicial sai do
papel e toma corpo, faz-se necessário lançar todos os
dados novamente no sistema. Desperdício de tempo, de
esforço e das vantagens de cada uma das ferramentas.

Um software de gestão de projetos de qualidade deve

possuir a capacidade de evitar a duplicidade de infor-
mações e lançamentos, com sistemas automatizados
para preenchimentos das informações similares entre
Canvas e Software. Em especial os documentos formais,

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como Termo de Abertura, a Declaração de Escopo ou o Plano do Projeto, para evitar o
novo trabalho ou erros de lançamento, podem ser automaticamente alimentados com
os dados anteriores.

Além, outra qualidade de softwares completos é a automatização das versões dos

documentos. Ou seja, a cada alteração em qualquer dos documentos, seja dentro do
ambiente do software, seja no Canvas, todos os dados similares são alterados, garan-
tindo a similaridade e a atualidade das informações. Simples, não? Mas é para isso que
um sistema como esse existe!

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CAP. 7 – VISÃO
TEMPORAL DO PROJETO

Finalmente, uma das grandes vantagens pouco percebidas de um software de

gestão de projetos é a possibilidade de visualizá-lo através de uma linha do tem-
po. Claro que as análises de riscos, de custos e de pessoal são fundamentais para
o bom andamento de qualquer projeto de uma empresa, mas a verdade é que os
problemas nesses setores costumam ser percebidos através de um resultado: atrasos.

Ao acompanhar a execução do projeto em uma timeline, montada com base em

um planejamento rigoroso, e constantemente verificada e atualizada, o gestor
consegue perceber os maiores problemas e riscos, e atuar rapidamente para im-
pedir que o processo saia de seu controle.

Fonte: https://br.pinterest.com/pin/407364728766411583/

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Um bom software permite a visualização, simples e amigável, at-
ravés de uma interface adaptável, das tarefas concluídas, dos mar-
cos alcançados, ocorrências criadas, aprovações de cliente, entre
tantas outras possibilidades. Além, permite comentários e obser-
vações, de forma a gerar aprendizado com as experiências e evitar
certos dilemas em próximas experiências.

Com essa interface o gestor possui uma visão completa das tarefas
de seu projeto, e consegue antecipar os procedimentos e garantir
sua melhor execução.

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 CONCLUSÃO
Como dissemos antes: hoje em dia praticamente todas as companhias que se prezam
utilizam de um software de gestão de projetos para acompanhar suas atividades e con-
trolar melhor seu serviço. Se você não utiliza, então está na hora de fazê-lo!

Mas um software só é tão bom quanto seu utilizador. Assim, cabe ao gestor entender
todas as qualidades de um bom programa, e aproveitar de todos os seus benefícios.
Não basta mais apenas lançar dados e informações no software e esperar os resultados
positivos. Os dados gerados pelo sistema, além do controle alcançado pelos gestores
devem ser apropriados ao máximo. Não basta apenas seguir as melhores práticas do
mercado, mas se diferenciar da competição aproveitando todas as qualidades das fer-
ramentas ao seu alcance.

O NetProject, nosso gerenciador de projetos e portfólios, possui todas essas vantagens

citadas em nosso e-book e muitas mais! Quer conhecer um pouco mais? Então entre
em contato! Além de ser um sistema de fácil operação, com muitas opções e facetas,
ainda possuímos um help desk de excelente qualidade, garantindo ao usuário o melhor
aproveitamento da ferramenta.

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 SOBRE O NETPROJECT
O NetProject é um software moderno com di-
versos recursos, o que o torna ideal para em-
presas de diferentes segmentos e portes, pois se
adequa a todas as necessidades. São mais de 58
ferramentas disponíveis, além de uma interface
intuitiva e das vantagens do armazenamento on-
line (acesso seguro e backup).

Uma de suas ferramentas é o Canvas do Projeto que permite que fazer o planejamento
do projeto de forma colaborativa com outros membros da equipe. Além de organizar
e acompanhar o desenvolvimento, também é possível conversar com os participantes
do grupo por meio do chat online dentro do Canvas.

Entre em contato conosco e conheça mais sobre o NetProject e sua eficiência para o
gerenciamento de projetos, portfolio e trabalhos.

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EVOLUA A GESTÃO DE PROJETOS
DE SUA EMPRESA

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