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Manual Sistema de

Manutenção
Título: Manual Sistema de manutenção

Área: Oficinas credenciadas

Vigência: 03/09/2018 Págs. 38 Versão: 2.0

Sumário
1. Introdução ............................................................................................................................ 2
2. Objetivo................................................................................................................................ 2
3. Abrangência ........................................................................................................................ 2
4. Acesso ao sistema. ............................................................................................................. 3
5. Tela inicial do sistema ......................................................................................................... 5
6. Nova ordem de serviço........................................................................................................ 6
6.1 Inserindo os itens – Peças. ............................................................................................... 11
6.2 Inserindo os itens – Serviços (Mão de obra). .................................................................... 16
7. Imprimir o orçamento ........................................................................................................... 21
8. Checklist .............................................................................................................................. 22
9. Upload de imagens .............................................................................................................. 23
10. Consulta O.S ..................................................................................................................... 25
10.1 Emitidas ........................................................................................................................... 25
10.2 Aguardando orçamento ................................................................................................... 26
10.3 Reavaliar.......................................................................................................................... 30
10.4 Rascunhos ....................................................................................................................... 30
10.5 Aprovadas ....................................................................................................................... 30
10.5.1 para inserir notas fiscais seguir os seguintes passos: ................................................. 31
10.5.2 inseri um arquivo incorreto, e não consigo excluir, qual o procedimento? .................. 34
10.6 Negadas .......................................................................................................................... 35
10.7 Aguardando Finalização .................................................................................................. 35
10.8 Finalizadas ...................................................................................................................... 35
10.9 Canceladas ...................................................................................................................... 35
10.10 Rejeitadas ...................................................................................................................... 35
11 Veículos entregues. ............................................................................................................ 35
12 Serviços oferecidos. ........................................................................................................... 36
13 Histórico de avisos ............................................................................................................. 37
14 Avaliações .......................................................................................................................... 38
15 Vídeos................................................................................................................................. 38
16 Integração ........................................................................................................................... 38
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1. Introdução

O Sistema de manutenção atua na mediação entre clientes e oficinas credenciadas, com maior
eficiência no controle das manutenções de frotas.

2. Objetivo

O objetivo deste manual é orientar as oficinas credenciadas a utilizarem o Sistema de manutenção


Prime Benefícios.

3. Abrangência

Os setores envolvidos são:


Tecnologia da Informação
Credenciamento
Call Center
Relacionamento
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4. Acesso ao sistema.

Para acessar ao Sistema de Manutenção da Prime Benefícios, acesse nosso site


https://www.primebeneficios.com.br/ e siga os seguintes passos:

Passo 1 > Clique em login.

Passo 2 > Selecione a opção oficina.

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Passo 3 > Insira login e senha informado pelo(a) credenciador(a).

Passo 4 > Clique em acessar.

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Passo 5 > Esqueci minha senha.

Esta opção é para recuperação de senha, insira o código do terminal (é o login), usuário (é
o login) e e-mail da oficina credenciada e clique em recuperar senha. Será encaminhado
um e-mail com o procedimento de recuperação da mesma.

5. Tela inicial do sistema

Esta tela apresenta informações da oficina credenciada, como telefone do suporte 0800 e nome da
gerenciadora.

Esta parte da tela inicial do sistema permite que a oficina credenciada veja a porcentagem de
comentários realizados pelos gestores e os status de ordens de serviços através dos gráficos de
pizza disponíveis.
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Abaixo a oficina credenciada pode verificar seus dados financeiros.

6. Nova ordem de serviço

Esta aba é utilizada para realizar orçamentos de manutenções de veículos, para criar uma nova O.S
seguir os seguintes passos.

Passo 1 > Clique em Nova OS.

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Passo 2 > Insira o número do cartão informado pelo cliente, no campo veículo.

Passo 3 > Clique em carregar.

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Passo 4 > Insira a matrícula do condutor informada pelo cliente, no campo condutor.

Passo 5 > Clique em carregar.

Passo 6 > Insira o KM atual do veículo, no campo informações do veículo.

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Passo 7 > Em informações da Ordem de serviço, clique no campo Data de entrada e selecione a data
que o veículo entrou na oficina.

Passo 8 > Insira a hora de entrada do veículo na oficina, a hora de entrada não pode ser menor que a
hora atual. Ex: a hora atual é 10:30, coloque 5 minutos a mais no caso 10:35.

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Passo 9 > Selecione o tipo de serviço.

Passo 10 > Selecione a categoria do serviço.

Passo 11 > A aba observações fica disponível para inserir comentários ou informações sobre a ordem de
serviço, o preenchimento não é obrigatório.

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Passo 12 > Clique em salvar rascunho.

Passo 13 > Insira a estimativa de entrega do veículo em dias.

6.1 Inserindo os itens – Peças.


Para inserir os itens seguir os seguintes passos, os itens devem ser inseridos um por vez.

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Passo 1 > Clique em Itens.

Passo 2 > Insira o código do produto que será realizado a troca, caso não possua coloque na ordem
crescente 1, 2, 3, 4.

Passo 3 > Selecione a categoria que aquele produto pertence. Ex: Pneus e rodas.

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Passo 4 > Escreva a descrição do produto. Ex: Pneus.

Passo 5 > Insira a marca do produto que será realizado a troca. Ex: Pirelli.

Passo 6 > Selecione a garantia do produto, este campo fica a critério da oficina credenciada.

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Passo 7 > Insira o tipo do produto. Ex: Os pneus que serão trocados são originais.

• Original: Produto original de fábrica, porém fica a critério da oficina estipular o tempo
de garantia.
• Genuína: Produto original de fábrica e com garantia pelo fabricante.
• Mão de Obra: É uma prestação de serviço, Ex: Troca de óleo, pintura de veículo, troca
de pneu furado.

• Remanufaturadas: É o produto que retornou para a fábrica e passou por um processo


criterioso para voltar a ser utilizado.
• Mercado Paralelo: Produto não original, porém possui custo menor que os demais.

Passo 8 > É a quantidade de peças do mesmo produto. Ex: O cliente irá trocar os 4 pneus do veículo,
então ele deve inserir o número 4 que depois será multiplicado pelo valor unitário.

Passo 9 > Insira o valor unitário do produto. Ex: Cada Pneu custa 100,00 reais, esse é o valor que deve
ser inserido.

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Passo 10 > O campo desconto fica bloqueado e só e liberado caso o cliente tenha desconto em
contrato, do contrário o desconto deve ser inserido no valor unitário em casos de peças.

Passo 11 > O valor da mão de obra deve ser 0,00 pois nenhum campo pode ficar em branco.

Passo 12 > No campo tempo de mão de obra, selecione sem mão de obra.

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Passo 13 > Clique em inserir item.

6.2 Inserindo os itens – Serviços (Mão de obra).


Para inserir itens de serviços, seguir os seguintes passos:

Passo 1 > Insira o código do serviço que será realizado no veículo, caso não possua coloque na ordem
crescente 1, 2, 3, 4.

Passo 2 > Selecione a categoria Serviços.

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Passo 3 > Insira a descrição do serviço que será realizado. Ex: Troca de Pneus.

Passo 4 > Selecione o prazo de garantia do serviço, este campo fica a critério da oficina credenciada.

Passo 5 > No campo tipo selecione mão de obra.

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Passo 6 > No campo ação selecione qual se enquadra mais no serviço que será realizado. Ex: Troca de
pneu se enquadra em substituir.

Passo 7 > No campo valor hora mão de obra, coloque quanto custa o valor da hora do serviço que será
realizado. Ex: A troca de pneus custa 10,00.

Passo 8 > No campo tempo de mão de obra, coloque quanto tempo foi necessário para realizar aquele
serviço. Ex: Para trocar os pneus o mecânico usou 1 hora.

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Passo 9 > Verifique se o valor total da mão de obra está correto, este campo mostra o resultado do
cálculo valor hora mão de obra que é multiplicado pelo tempo da mão de obra. Ex: Exemplo: 20
Minutos de tempo mão de obra- 20/60 = 0,33 * 100 = R$ 33,33.

Passo 10 > Clique em inserir item.

Passo 11 > Verifique se todos os itens foram inseridos no sistema, abaixo de inserir item possui essa
opção.

Passo 12 > Excluir itens: Para excluir clique na lixeira em vermelho no campo ação.

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Passo 13 > Alterar itens inseridos: O sistema permite que sejam alterados os valores e o prazo de
garantia, após alterar o item aparecerá em amarelo.

Clique no disquete em verde para que o item alterado seja salvo.

Após salvar o item alterado ele aparecerá em verde novamente.

Passo 14 > Verifique se os valores da O.S estão corretos no campo Totais.

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Passo 15 > Para inserir comentários para o cliente na ordem de serviço, clique em Comentários.

Passo 16 > Digite alguma observação ou dúvida sobre o orçamento no campo adicionar comentário.

Passo 17 > Para adicionar o comentário, clique em salvar.

Passo 18 > Para emitir a ordem de serviço retorne a aba Itens e clique em emitir.

7. Imprimir o orçamento

Para imprimir a ordem de serviço, clique na opção imprimir.

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8. Checklist

Esta opção disponibiliza o formulário checklist onde podemos encontrar um número abrangentes
de itens que devem passar por revisão preventiva ou de assinalar os serviços necessários para o
veículo.

Passo 1 > Na aba nova O.S clique em checklist.

Passo 2 > Será realizado automaticamente o download do formulário em forma de documento Word.

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Passo 3 > Clique em cima do arquivo baixado, ele irá aparecer conforme a imagem abaixo.

9. Upload de imagens

Esta aba é utilizada para inserir imagens na O.S, são aceitos os formatos JPG, JPEG e PNG. Ex:
Imagem de peças que foram substituídas.
Para realizar o upload de imagens seguir os seguintes passos.

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Passo 1 > Clique em imagens.

Passo 2 > Selecione a imagem em seu computador, clicando em procurar.

Passo 3 > Clique em salvar.

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10. Consulta O.S

Esta aba é utilizada para acompanhar o andamento das ordens de serviços, lançadas no sistema.
Para consulta-las seguir os seguintes passos.

Passo 1 > Clique em consulta O.S e selecione o sub-menu desejado.

10.1 Emitidas
Significa que a ordem de serviço está aguardando resposta do cliente, pode ser uma posição
negativa ou positiva por isso é imprescindível aguardar.
Ao selecionar emitidas irá aparecer todas as O.S, pesquise a O.S pelo número ou placa do veículo.

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Após inserir o número da O.S, clique em Buscar.

Para abrir a O.S, clique em detalhes

10.2 Aguardando orçamento


São as ordens de serviços emitidas pelo cliente e enviadas para a oficina realizar sua cotação. Para
responder o orçamento, seguir os seguintes passos.

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Passo 1 > Consulte a ordem de serviço pelo número ou placa do veículo no sistema e clique em
detalhes, o sistema irá abrir uma nova aba.

Passo 2 > Coloque a estimativa de entrega do veículo em dias.

Passo 3 > Verifique se existem comentários realizados pelo cliente, na aba comentários ou se desejar
inserir um, vide passo a passo no parágrafo 7 passos 14 e 15.

• Existem duas opções de inserir itens, neste status:


Passo 4 > O gestor pode ter encaminhado a O.S com os itens, faltando preencher somente os valores.

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Passo 5 > Caso a O.S esteja sem itens preencha todos os campos solicitados: código do produto/serviço,
categoria, descrição, marca, garantia, tipo, quantidade, valor unitário, valor hora mão de obra, tempo
mão de obra e clique em inserir item. Em casos de dúvidas de preenchimento vide passo a passo nos
parágrafos 6.1 e 6.2 deste manual.

Passo 6 > Para alterar os itens inseridos, altere o valor ou prazo de garantia e clique no disquete em
verde ou se desejar excluir clique na lixeira em vermelho. Em casos de dúvidas de alteração de itens
inseridos vide passo a passo no parágrafo 6.2 passos 11 e 12.

Passo 7 > Verifique se todos os itens foram inseridos no sistema, abaixo de inserir item possui essa
opção.

Passo 8 > Verifique se os valores da O.S estão corretos no campo Totais.

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Passo 9 > Rejeitar O.S: caso a oficina não realize o orçamento solicitado, clique em rejeitar.

Passo 10 > Atualizar/Emitir O.S: Quando a ordem de serviço estiver pronta, clique em atualizar.

Observação: Caso a oficina não trabalhe com algum item solicitado pelo órgão, basta clicar em “Não
atende”, e responder apenas os itens que trabalha. Ao realizar este procedimento no item o mesmo
aparecera em laranja.

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10.3 Reavaliar
São as O.S que passaram pela verificação do Cliente, mas que por algum motivo, o Gestor solicitou
a reavaliação, este status permite que a O.S seja modificada ou rejeitada. Para visualizar a OS,
clique em detalhes.

10.4 Rascunhos
São as O.S que ainda não terminaram de ser preenchidas. Para visualizar a OS, clique em detalhes.

10.5 Aprovadas
São as O.S que foram aprovadas pelo Cliente. A Oficina só deve realizar o serviço quando a O.S
constar neste sub-menu, quando a O.S estiver neste status e constar algum item com erro é
necessário que a oficina solicite o cancelamento do item (precisa ser aprovado pelo gestor), caso a
o.s tenha apenas 1 item deve ser solicitado o cancelamento e gerado uma nova ordem de serviço.
Este status também disponibiliza que as notas fiscais sejam inseridas para faturamento.

Para solicitar o cancelamento de um item, seguir os seguintes passos:

Passo 1 > Após abrir a o.s em detalhes, clique em itens.

Passo 2 > Clique na bolinha em laranja, na lateral direita.

Passo 3: Justifique o motivo do cancelamento do item.

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Passo 4: É necessário aguardar a autorização do órgão, o item aparecerá em amarelo até ser excluído.

10.5.1 para inserir notas fiscais seguir os seguintes passos:


Passo 1 > Após abrir a O.S em detalhes, clique em arquivos

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Passo 2 > Em tipo de arquivo selecione qual arquivo será inserido.

Passo 3 > Insira a série a nota fiscal, se for XML coloque a mesma série da nota a qual ele pertence.

Passo 4 > Insira o número da nota fiscal se for XML coloque a mesma série da nota a qual ele pertence.

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Passo 5 > Em data da emissão, clique no respectivo campo e selecione a data no calendário.

Passo 6 > Em valor insira o valor líquido da nota fiscal.

Passo 7 > Em arquivo selecione o arquivo a ser inserido, clicando em procurar.

Passo 8 > Após inserir todos os arquivos necessários, clique em salvar arquivo.

• NF Peças: São as notas fiscais com as mercadorias vendidas.


• NF Serviços: São as notas fiscais com as prestações de serviços realizadas.
• XML: É uma versão digital da nota fiscal, através dele é possível verificar a autenticidade
da mesma.
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• Declaração do Simples nacional: Regime tributário diferenciado aplicável para


Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.
• Cartão de correção: a carta de correção de nota fiscal eletrônica é um documento fiscal
com o objetivo de corrigir informações da nota fiscal eletrônica. Ou seja, se você emitir
uma NF-e com um erro, pode corrigir com uma carta de correção, porém existem regras.
• NF Conjugada: São notas fiscais de peças e serviços juntas em um só arquivo.
• Checklist: Formulário de itens que passaram por revisão.

Caso o credenciado precise dos dados do órgão, está disponível na parte de detalhes da O.S

10.5.2 inseri um arquivo incorreto, e não consigo excluir, qual o procedimento?


O sistema não permite que a O.S fique sem arquivos quando já teve algum anexado antes,
para inserir o arquivo correto, seguir os seguintes passos.

Passo 1 > Em tipo de arquivo selecione um nome que ainda não foi inserido. Ex: inseri a NF de peças
errada, selecione a opção declaração do simples nacional.

Passo 2 > Insira um arquivo em PDF qualquer, caso seja declarante aproveite e insira a mesma.

Passo 3 > Após inserir outro arquivo, exclua o arquivo incorreto clicando na lixeira vermelha.

Passo 4 > Insira o arquivo correto onde tinha inserido o arquivo errado.

Em casos de notas fiscais serem inseridas incorretamente, seguir os seguintes passos.

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Passo 1 > Se tiver apenas um arquivo inserido, Ex: Inseri a Nota fiscal de peças errada, em tipo arquivo
selecione Declaração do simples nacional, coloque um arquivo em PDF (ou a própria declaração caso
se enquadre no regime tributário), após inserir, exclua o arquivo que foi inserido
incorretamente e insira o correto.

10.6 Negadas
São as O.S negadas pelo cliente por algum motivo. Para visualizar a OS, clique em detalhes.

10.7 Aguardando Finalização


São as O.S dos veículos já entregues ao Cliente e que aguardam a finalização do processo por parte
do Gestor.

Passo 1 >Consulte a O.S no sistema pelo número ou placa do veículo e clique em detalhes, o sistema irá
abrir uma nova aba.

Passo 2 > Para visualizar a Nota Fiscal, clique em arquivos. Caso precise, você pode excluir a NF (basta
clicar na lixeira em frente a NF anexada) a O.S não pode ficar sem arquivos anexados, então caso
precise excluir uma NF insira um arquivo em PDF qualquer, coloque a nota fiscal correta e depois
exclua esse arquivo. Lembrete 1: Você só pode fazer a exclusão da NF dentro do mês que a O.S foi
finalizada, fora desse período, entre em contato com nosso setor de suporte 0800 745 8877. Lembrete
2: Caso a Nota Fiscal seja eletrônica, favor anexar além do arquivo .pdf, o arquivo .xml.

10.8 Finalizadas
São as O.S já finalizadas pelo gestor e que serão faturadas no fechamento do mês. Para visualizar a
O.S, clique em detalhes. Para visualizar a Nota Fiscal, clique em arquivos.

10.9 Canceladas
São as O.S que foram reprovadas pelo Cliente. Para visualizar a OS, clique em detalhes.

10.10 Rejeitadas
São as O.S rejeitadas pela oficina por algum motivo. Para visualizar a O.S, clique em detalhes.

11 Veículos entregues.

São as O.S que estão aguardando finalização do gestor, porém o veículo já foi entregue ao cliente.
Para visualizar a O.S clique em detalhes.

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12 Serviços oferecidos.

Esta aba é utilizada para sinalizar os serviços que a oficina realiza, para selecionar os serviços
seguir os seguintes passos:

Passo 1 > Clique em serviços oferecidos.

Passo 2 > Selecione a aba desejada.

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Passo 3 > Clique em cada opção que a oficina realize o serviço.

Passo 4 > Clique em salvar.

13 Histórico de avisos

Esta aba é utilizada para registrar, consultar o histórico do credenciado.

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14 Avaliações

Aba utilizada para a oficina visualizar quais foram as avaliações realizadas pelos órgãos sobre
seu estabelecimento.

15 Vídeos

Aba utilizada para visualização dos vídeos tutoriais, que irá auxiliar o credenciado ao uso do
site.

15 Integração

Aba utilizada para integrar os sistemas da oficina credenciada com o sistema de manutenção
da Prime.

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