MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO

Nº 9

Políticas organizacionais

Núcleo Soluções Contábeis Ltda

Belo Horizonte
 Julho/2008

Conteúdo

 Introdução
 O que são políticas organizacionais?
 Por que definir políticas?
 Uso inadequado das políticas internas.
 Como desenvolver suas políticas
 Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas
pela direção da empresa

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Introdução

As políticas organizacionais não são elaboradas porque é chique. Nem

porque está na moda (por sinal, está?). Nem para alguém aparecer.

 Elas são elaboradas para se dar parâmetros às operações diárias da

empresa.
 Para se evitar que erros sejam cometidos mais de uma vez.
 Para que pessoas diferentes que participam de uma mesmo operação, o
façam de maneira coerente.

As políticas, por outro lado, não existem para engessar as empresas,

mas sim para que quando sejam necessárias decisões diferentes das
recomendadas por elas, que sejam feitas de forma analítica, com
conhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo, e com visão das
possíveis consequências, inclusive no caixa.

Marcelo Pereira da Fonseca

Moacir Rodrigues Reis Filho

O que são políticas organizacionais?

Calma! Não se exalte! Eu sei que você está cansado de ouvir pessoas
falando em políticas organizacionais (ou políticas empresariais, ou
simplesmente políticas), mas nunca explicaram exatamente o que é isso. Daí,
este pequeno manual, que procurará explicar “o que você deveria aprender
sobre políticas e mamãe nunca lhe ensinou.”
Vamos iniciar com algumas definições técnicas e especificações:

 “Políticas de negócios: regras para escolher determinadas alternativas

de ação nos negócios. Tanto podem subordinar estratégias a si como a
elas se subordinar.”Luis Gaj – “Administração Estratégica” – Ed. Ática.

 “Parâmetro ou orientação para a tomada de decisão. Definição dos

níveis de delegação, faixa de valores e/ou quantidades limites e de
abrangência das ações para a consecução dos desafios e objetivos.”
Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira - “Planejamento Estratégico” – Ed. Atlas.

 “Política. Uma orientação geral para tomar decisões e agir.” Raymond O.

Loen (Administração Eficaz” – Ed. Zahar).

 Políticas são diretrizes de ação que orientam a direção da empresa na

conduta de suas atividades operacionais em função dos objetivos
definidos, estratégias formuladas e do momento econômico.

 “As políticas são, em regra geral, elaboradas para facilitar a conquista

dos objetivos da empresas. Geralmente, como os objetivos, as políticas

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 provavelmente não estão claramente formuladas ou escritas. As
políticas estipulam “o que” será feito sob certas condições; são
instruções de trabalho. Stepeh R. Michael – “Avaliação na Administração – Ed.
Atlas)

 “Fontes das políticas: incluem a administração da empresa, leis federais,

estaduais e municipais, e regras administrativas (por exemplo: limitações
para a produção e venda de alimentos, bebidas e drogas), contratos
coletivos, e recomendações das associações de classe referente à ética
profissional.” Stepeh R. Michael – “Avaliação na Administração – Ed. Atlas)

Por que definir políticas?

 De acordo com Raymond O. Loen (Administração Eficaz”– Ed. Zahar), “há
pelo menos três razões por que você deve ter políticas definidas:

 Para melhorar decisões. O seu grau de sucesso como administrador

depende diretamente das decisões que você e seus subordinados
tomam. Se, por exemplo, as decisões sobre as queixas dos clientes são
erradas, incoerentes ou atrasadas, seu desempenho sofre. Por outro
lado, políticas definidas sobre como tratar de queixas dos clientes
ajudarão seu pessoal experiente e novo a tomar decisões firmes,
coerentes e imediatas.

 Para desenvolver seu pessoal. As políticas definidas ajudam-no a

delegar por que dão ao seu pessoal os mesmos tipos de orientação que
você usaria se estivesse tomando as decisões. Se, por exemplo, definiu
suas políticas sobre horas extras, seus supervisores de primeira linha
serão capazes de tomar suas próprias decisões sobre quando autorizar
horas extras. Quanto mais responsabilidade seus subordinados têm de
tomar decisões, mas eles devem depender de si mesmos e mais se
desenvolvem para lidar com maior responsabilidade.

 Para poupar tempo. Alguns administradores se atolam nas decisões

rotineiras – muitas vezes inconscientemente – porque querem estar
envolvidos na ação. Eles afirmam que não podem definir suas políticas
porque cada decisão é diferente e têm de ter flexibilidade. Contudo, em
geral esses administradores têm dedicado muito pouco tempo à
tentativa para definir suas políticas e, na realidade, não desejam poupar
tempo fazendo com que seu pessoal tome mais decisões. Se, por outro
lado, você é o tipo de administrador que tem coisas mais construtivas a
fazer, a definição de suas políticas é um modo de se libertar da
necessidade de tomar decisões rotineiras.

 Já, Antonio Carlos F. Marques (Deterioração Organizacional – Ed.Makron

Books), explicando sobre problemas organizacionais, assim apresenta um
deles conforme abaixo:

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  Memória organizacional pouco difundida
É uma doença típica da organização que não consegue aprender com
seus erros e fracassos. Em nível individual, muitas vezes, um erro é
detectado, corrigido, mas a solução encontrada fica retida somente na
memória de quem aprendeu. Mas tarde, em nível organizacional, o
mesmo erro é cometido, repetidas vezes, por outros indivíduos que não
participaram das experiências anteriores. A falta de hábito de praticar
coletivamente, a memória de acertos e desacertos, reduz,
substancialmente, a capacidade de aprendizagem da organização.

Alguns exemplos dessa doença, muito comuns, são descritos abaixo.

o Inconsistência na prática da descentralização, isto e, o mesmo

problema sendo resolvido de forma centralizada ou descentralizada,
sem um referencial de política formal de decisão. Ninguém tem
interesse de formalizar uma diretriz ou praticar um exercício.

 Reestruturações superficiais ou reformas administrativas, que apenas

resolvem temporariamente algumas disfunções, deixando intactas as
patologias e doenças que são verdadeiras causas de deterioração.

 A tecnologia da organização retida na cabeça de algumas poucos

pessoas é uma variante dessa perigosa doença organizacional.

 O alto turnover na cúpula gerencial provoca descontinuidade

administrativa geradora de limitação de tecnologia organizacional.
Mesmo nos casos em que essa descontinuidade é necessária,
merece cuidado e atenção para que não seja propagada.

 Podemos citar mais algumas razões:

o Criar parâmetros para monitorar o ambiente.

o Facilita a análise para definir novas políticas em casos de mudanças

no mercado.

o Tê-las à mão, sem necessidade de consultar alguém.

o Facilidade para avaliar os parâmetros que conduziram a empresa até

o presente momento.

o O fato de ter suas políticas definidas por escrito, de forma

sistemática, formando o Manual de Políticas Internas, facilitará as
revisões mensais (ou quando necessário) e dará a você uma
sensação de tranqüilidade e controle.

o Para definição das políticas você se envolverá com reflexão,

pesquisas, análises, planejamento, organização, direção, controle,
enfim, com os fundamentos da administração.

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 o Quando você se prepara para estabelecer as políticas do negócio
terá uma boa oportunidade para repensar nos vários aspectos do
mesmo. Ao rever suas políticas, no mês seguinte, você avalia os
resultados das aplicações e novamente reflete sobre o seu negócios
e os rumos que está seguindo.

o Refletir sobre as variáveis importantes de seu negócio:

 Quais são elas?
 Como o mercado atua nessas variáveis?
 O que você pode fazer para aprimorar e agilizar a sua
empresa com relação a elas, melhorando o seu atendimento
ao cliente e, conseqüentemente, sua competitividade.
 Facilitar o acesso, quando necessário;
 Serve de padrão de procedimentos;
 Facilita a revisão;
 Reduz os riscos de desvios por falta de comunicação;
 Serve como “proteção” aos funcionários;
 Não permite a pressão e influência dos interessados
diretamente no resultado;
 Facilita a decisão;
 Reduz a confusão, considerando que os padrões já foram
previamente definidos, não sendo necessário defini-los a cada
situação nova.

o Ocorre que, muitas vezes, as operações do dia-a-dia acabem por

gerar políticas informais. O problema com estas é que, mudando as
condições que as geraram e pelo fato de não serem formalizadas,
demorem por serem entendidas, reformadas ou, mesmo, eliminadas,
acarretando prejuízos.

 Algumas das políticas elimina a confusão, considerando que os

padrões já foram previamente definidos, não sendo necessário defini-
los a cada situação nova.

Uso inadequado das políticas internas

Políticas são, portanto, referenciais e como tal devem ser vistos. Mas, se
usadas inadequadamente, podem trazer sérios problemas para a empresa:

 Não devem engessar a empresa e nem ser as únicas fontes de

referência.

 Não abrangem todas as situações empresariais ou de vida: se

jogarem bombas nas redondezas de sua empresa, não fique
buscando saídas no manual de políticas - corra!

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  E nem são eternas – cada época com seus problemas. As políticas
devem ser revistas periodicamente ou quando houver mudanças
significativas no mercado. Se não fizer isso você poderá estar
conduzindo sua empresa em décadas diferentes da realidade.

 As políticas, bem como alterações delas, devem ser tomadas em

consenso com seus principais funcionários; caso contrário farão
tudo para detoná-las. Aliás, a própria discussão do assunto com os
principais funcionários da empresa é positiva no sentido de trazer
novas idéias (mais cabeças pensantes), sentimentos de participação
grupal.

 Desrespeitá-las sem qualquer justificativa. Como se disse acima, são

parâmetros que devem ser considerados nas decisões diárias dos
problemas comuns. Se desconsideradas sem motivos aparentes,
perderão sua principal utilidade: servir de parâmetros.

 Criar dependência do pessoal em relação e elas:

o medo de correr riscos,
o perder oportunidades por não verem além das políticas,
o eliminar a criatividade,
o deixar a empresa “bitolada” nos parâmetros definidos pelas
políticas.

Como desenvolver suas políticas

 Defina suas políticas de modo que seu pessoal possa tomar a

maior parte das decisões.

 As políticas podem ser classificadas:

 por área funcional (ex. marketing, finanças, produção, etc.),
 por unidade das da organização (divisão, departamento, etc.)
 por assunto (crédito, cobrança, estoque, etc.).

 Medidas para o desenvolvimento de políticas:

 Defina a missão da empresa

o Consiste na razão de existência da organização e na delimitação
de suas atividades dentre do espaço que deseja ocupar em
relação às oportunidades de negócio. Corresponde ao enunciado
do papel que a organização pretende desenvolver em torno do
negócio. E, em resumo, o objetivo de sua atuação. Jamil Moysés
Filho em Planejamento e Gestão Estratégica.

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 o Para determinação da missão da empresa, três perguntas devem
ser respondidas:
 Quem somos?
 O que fazemos?
 Por que estamos fazendo isso?
o Lembre-se que, para a determinação da missão, ganhar dinheiro
é consequência. “Você não pode trabalhar por dinheiro. Muito
pouca gente lhe dará dinheiro a menos que você satisfaça as
suas necessidades. Isso quer dizer que você precisa de um
objetivo superior ao de ganhar dinheiro.” Raymond O.Loen -
Administração Eficaz” – Ed. Zahar

 Defina sua filosofia administrativa

o A própria palavra filosofia já pode ter uma conotação negativa
para pessoas mais preocupadas com a ação. Entretanto, quer
admitamos ou não, todos temos uma forma de olhar e lidar com a
realidade que nos cerca. Você acha que não segue nenhuma
filosofia, seja administrativa ou não. Entretanto, quem não planeja
e implanta a filosofia apropriada a seu negócio, acaba por seguir
as mais populares, que geralmente é feita de “achismos”, “o que
pensa o dono do botequim da esquina”, e outras. Assim, sem que
perceba está seguindo uma filosofia organizacional que tem a ver
com:
 “Funcionários, pegando pra capar”,
 “Tosquiando o cliente”,
 “O que importa é faturar”,
 “O importante é ganhar hoje, amanhã é outro dia...”
 “Vamos fazer e ver o que acontece”
 “Eu sempre fiz assim e deu certo – vou continuar fazendo”
(palavras literais de um empresário que quebrou)
 “Fulano disse que é assim que a coisa funciona e eu confio
no que ele fala”
 “Eu aprendi assim”
 “Qualidade? E o cliente entende disso?”

o Sua filosofia administrativa deve refletir o que você e seus

administradores consideram importante, isso da forma mais
simples possível. Podem fazer parte de sua filosofia
administrativa itens como:
 Desenvolvimento dos funcionários
 Centralização e descentralização das decisões
 Gestão participativa
 Qualidade total
 Formação do estoque
 Inovação
 Atendimento ao cliente
 Rapidez processual, etc.

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 o Para cada um desses itens (e outros que julgar importante)
elabore um pequeno enunciado, exprimindo o que é valor para
você.
o Você verá que quando reflete em um assunto de forma
sistemática e profundidade, acaba por criar parâmetros, que farão
parte de seu quadro de referências. Substituem os, até agora,
“achismos” e “seis idéias à procura de um autor”.
o Assim, a definição da filosofia de uma empresa visa fundamentar
os valores que a permeiam, com base nos valores dos indivíduos
que nela trabalham, inclusive na sua dinâmica. À medida que
muda a compreensão dos valores, os critérios que orientam as
decisões também mudam.
o Os anunciados das filosofias, antes de serem divulgados,
precisam resistir aos seguintes questionamentos:
 Tem substância? Isto é, contém crenças, valores e
princípios que justifiquem o seu registro?
 São factíveis? A organização pratica ou pode praticá-los
conforme enunciado?
 São acessíveis? Todos os níveis e membros da
organização podem entender os enunciados e se
comprometer com eles?
(Baseado em “Planejamento e Gestão Estratégica” – Jamil Moysés Filho).

 Defina as políticas nas áreas em que você ou seus

subordinados tomam repetidas decisões
o Se você é responsável pelas compras, você e seu pessoal
tomarão repetidas decisões sobre as mesmas.
o Se você é responsável pelo pessoal, você e seus subordinados
tomarão muitas decisões sobre seleção e contratação de pessoal.
o Você deve determinar, para sua própria atividade, os tipos de
decisões necessárias com mais frequência.
o A seguir procure definir algumas que permitam a tomada de
decisão o mais próximo possível da linha
Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

 Formalize, por escrito, suas políticas

 Determine como cada política será posta em vigor

o Em geral, você deve experimentar uma política antes de anunciá-
la. Contudo, quando a divulga, planeje pô-la em vigor se quiser
que ela tenha significado.
o Em situações em que não está bem próximo ao local para ver se
a sua nova política está sendo aplicada, você pode solicitar ao
seu pessoal que lhe informe sobre sua eficiência depois de
passados um ou dois meses da sua aplicação.
o Se há um departamento de auditoria, você deve pedir para que a
eficiência das suas políticas seja avaliada sempre que houver
uma auditoria regular de suas operações.

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 o Além disso, você provavelmente recebe relatórios regulares que
lhe indicarão até que ponto suas políticas estão sendo
executadas.
Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

 Junte todas as políticas em um manual, para facilitar as

consultas, análises e alterações

 Revisão mensal ou quando necessário

o Especifique uma data em cada mês para proceder a uma
avaliação das políticas implantada, em relação ao ambiente da
empresa.
o Em caso de alterações no ambiente, identificadas por você ou
sua equipe, avalie os possíveis impactos das políticas na nova
situação e, se necessário, modifique-as em função dessa nova
realidade.

 Fiscalizar a aplicação das políticas, isto é, acompanhar no dia-

a-dia.

 Especifique como se deve tratar das exceções à política (se

não fizer isso, os outros farão, cada um de seu próprio modo)
o Provavelmente nunca se desenvolveu uma política que levasse
em conta todas as situações possíveis. Por conseguinte, você
deve evitar as que sejam completamente inflexíveis.
o Vamos supor que adote uma política de que todas as promoções
devem ser feitas com pessoal de dentro da sua empresa. Então,
suponhamos que você tem oportunidade de preencher uma vaga
com um estranho que tem conhecimentos e capacidades que
nunca dantes visualizara como necessários na sua organização.
Você deve abrir uma exceção na sua política de promoções e
contratá-lo?
o Você e seu pessoal devem ter uma compreensão em comum
sobre o raciocínio implícito em suas políticas atuais e sobre o que
fazer quando estas não parecem ser do melhor interessa da sua
organização. Em geral, a pessoa que fez a política original, ou
seu sucessor, é quem deve autorizar quaisquer exceções a ela.
Provavelmente, também cabe a ela cancelar ou rever quaisquer
políticas vigentes e acrescentar quaisquer outras correlatas.
Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

 Algumas políticas implantadas pela empresa eliminam a

confusão, considerando que os padrões sejam previamente
definidos, não sendo necessário defini-los a cada nova
operação.

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Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas pela
direção da empresa

Políticas de Crédito
 Devem ser formuladas pela Diretoria, considerando o impacto que o crédito
terá na empresa.
 Podem ser caracterizadas como:
 quanto à flexibilidade:
o restritiva (voltadas para o crédito) - visa, prioritariamente, à
qualidade dos valores a receber, ou seja, diminuir a
inadimplência, geralmente aplicada quando:
 menor a necessidade de recursos da empresa (fluxo de
caixa mais folgado);
 a margem de lucro é pequena;
 vendas de valores mais altos;
 conjuntura econômica recessiva, gerando falências e
mercado com alto índice de inadimplência;
 política monetária restritiva, etc.

o liberal (voltadas para vendas) - tem como objetivo principal

atingir às metas de vendas, sendo pouco rígida em suas
exigências para a concessão de crédito, mais indicada quando:
 maior a necessidade de recursos da empresa (fluxo de
caixa apertado);
 a margem de lucro é grande;
 venda de valores mais baixos;
 conjuntura econômica favorável;
 política monetária menos restritiva, etc.

 quanto à prioridade, ou seja, definição dos clientes e setores

econômicos a que se dará preferência;

o quanto ao percentual de vendas à vista e a crédito, principalmente

considerando as necessidades do fluxo de caixa;

o quanto aos valores limites de crédito, por cliente, evitando “não colocar
os ovos numa única cesta”;

o definição das taxas de juros a serem cobradas pelo crédito e no caso

de inadimplência;

o regras a serem observas para vendas a clientes com problemas atuais

ou anteriores, seja na empresa ou no mercado;

o definição das medidas a serem tomadas nos casos de inadimplência,

considerando:
 experiência anterior do cliente na empresa;

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  interesse em manter o cliente, etc.

Políticas de Cobrança
 política rígida de cobrança, sendo a principal providência a de mandar as
duplicatas para cobrança em banco com instruções expressas de enviar
para protesto em cartório dois ou três dias após seu vencimento, sem a
devida quitação;

 política flexível de cobrança, através do qual a empresa procura dialogar

com seu cliente, negociando o pagamento.

 Na política referente a cobrança, poderão ser especificados

procedimentos e prazos, conforme abaixo:
 No dia do vencimento – lembrete
 1 dia de atraso: telefonema
 ... dias de atraso: telefonema e 1ª carta
 ... dias de atraso: telefonema e 2ª carta
 ... dias de atraso: carta sobre aviso ao SPC
 ....dias – aviso ao SPC
 ...dias – enviar cobrador, para tentar negociação
 ...dias – enviar para escritório de cobrança, etc.

Advertência: os procedimentos acima deverão ser efetuados com muito

critério, sob pena de enganos e perda de bons clientes. Assim, recomenda-se
que sejam aplicados somente após aprovação do gerente da área.

Políticas de Estoques
 Definição dos produtos que deverão ter em estoque, considerando:
 A evolução do mercado
 Estoque atual
 Nas necessidades dos clientes
 As vendas no trimestre anterior e
 Fluxo de caixa
 Definição das quantidades do estoque, por produto?
 Máximas
 Mínimas
 De segurança
 E ponto de compra para cada produto
 Número de dias em que um material pode ficar no estoque;
 Materiais estratégicos (materiais que serão estocados mesmo que não
atendam aos critérios acima, mas que atendam a algum objetivo
estratégico).

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  Ênfase nas quantidades de materiais específicos, em função de
oportunidades de mercado.
 Tipos de estoques de produtos prontos, em processamento, matérias-
primas e demais materiais, que serão utilizados pela empresa;
 Índice de rotatividade dos estoques atuais e projetados
 Prazo médio de rotação dos estoques, etc.

Políticas Administrativas
 Basicamente quanto à implantação de novas rotinas de trabalho.
Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas Financeiras
 Fontes de recursos a serem utilizados
 Composição dos recursos
 Capacidade de recebimento e pagamento da empresa
 Ponto de equilíbrio financeiro projetado para o período
 Liquidez
 Níveis de endividamento
Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas de Investimentos
 Implantação de novas unidades industriais e/ou comerciais
 Expansão da unidade econômica existente
 Modernização de máquinas e equipamentos
 Modernização da tecnologia utilizada pela empresa
Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas de Pessoal
 Casos de recrutamento e seleção de pessoal
 Política salarial
 Formas de carreiras internas
 Estimativas de reajustes salariais e os períodos de incidência
 Incentivos à produtividade
 Treinamento de pessoal
 Segurança no trabalho, quanto às prevenções de acidentes, etc.
Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

 Políticas de Produtos
 Alcance de seus produtos e serviços
 Nível de qualidade dos produtos oferecidos
Fluxo de Caixa –José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

 Políticas de Vendas
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  Condições de preço, prazo, qualidade e tipos de produtos a serem
vendidos;
 Estrutura de mercado em que atuará a empresa
 Concorrência
 Ciclo de vida dos produtos
 Canais de distribuição a serem utilizados
 Publicidade, promoção e propaganda
 Índice de rotatividade dos valores a receber
 Cronograma de atendimento das encomendas dos produtos
 Formas de atendimento quanto às reivindicações e queixas de clientes
Fluxo de Caixa – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

 Políticas de compras
 Número de fornecedores e consultas, considerando os valores envolvidos
 Condições e prazos de pagamentos
 Prazos de entrega
 Tipos de mercadorias ou materiais a serem empregados
 Índice de reajustamento de preços dos materiais que serão consumidos
no processo operacional da empresa
 Aproveitamento de descontos
Fluxo de Caixa – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

 Políticas de distribuição de lucros

 Não distribuir lucros
 Distribuição total dos lucros
 Distribuição parcial dos lucros
 Reservas para futuros investimentos
 Manutenção de uma taxa constante de distribuição dos lucros apurados
 Pagamento de um valor fixo por ação (ou quota), independentemente das
flutuações ocorridas no lucro por ação (ou quota)
 Pagamento regular de uma parte mínima dos lucros apurados e partes
extras no exercício em que ocorrem lucros acima do normal..
Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira - Roberto Braga – Ed. Atlas.

 Políticas de preços
 Preços diferenciados por região
 Descontos e concessões de acordo com fatores como: quantidade
comprada, pontualidade no pagamento e repetição da compra
 Preço promocional: reduções temporárias de preços visando ao aumento
na quantidade adquirida, de modo a habituar o consumidor a certo
produto ou marca
 Quando o produto faz parte de uma linha de produtos oferecida ao
mercado, é preciso haver uma hierarquia de preços, de acordo com a
qualidade dos diversos itens da linha.

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 Preço de atratividade: serviços menos atrativos (ex. vôos durante a
madrugada), necessitam oferecer algo ao consumidor, como um menor
preços.
Marketing – Roberto Minadeo (Ed. Estácio de Sá)

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