UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE

Escola Superior De Hotelaria E Turismo De Inhambane

Organização e Gestão de Eventos
Gestão Hoteleira
IIIo ano

Relatório: After Work Cocktail

Discente:
GULAMO, Sidik Omar

Docente: Dr. António Matola

Inhambane, aos 13 de Janeiro de 2021

Índice

1. Descrição das Actividades Realizadas ..................................................... 3

2. A organização .......................................................................................... 4

2.1.Comissão de Apoio e Patrocínio ............................................................. 4

2.2.Comissão de Equipamentos e Transportes ............................................. 4

2.4. Comissão de Materiais Gráficos ........................................................... 5

3.5. Comissão de Entretenimento ................................................................. 5

2.6. Comissão de Protocolo .......................................................................... 6

2.7. Comissão de Coordenação Geral .......................................................... 6

3. Objetivos Atingidos ................................................................................. 7

4. Dificuldades ou mudanças na realização do projeto................................. 7

4.1. Data de realização do Evento ................................................................ 7

4.2. Horários ................................................................................................ 8

4.3. Encerramento ........................................................................................ 8

4.4. Outros Desfaios ..................................................................................... 8

1. Descrição das Actividades Realizadas
Realizada de 19 de Novembro de 2021, After Work Cocktail foi idealizada por um aluno

do curso de Gestão Hoteleira IIIo Ano – Na cadeira de Organização de Eventos como uma

actividade de carácter avaliativo, ministrada Dr. António Matola.

O evento, proposto pelo Docente a como uma atividade que contribuísse para a inserção

dos discentes no campo prático da produção de eventos, teve como principal objetivo

desafiar os estudantes e forca-los a imaginar e cria um evento organizar e concretizar um

evento e mensurar essa capacidade.

Partindo disso, foi pensada a realização de After Work Cocktail, que reuniu diversos

grupos etários e profissionais de áreas diferentes.

O momento da Abertura foi marcado pela Actuação da Banda, além dos atracões musicais

e culturais que estavam alegrando o momento, o público poderia ainda degustar de

bebidas diversas e de um menu a la cart vasto oferecido pelo restaurante. Para a ocasião

foi realizado um Promoção de Grelhados, que ficou à disposição do público enquanto a

noite decorria.

Salienta-se que, durante O evento, foi preciso uma mudança repentina de local, o que era

para ser um evento no espaço aberto acabou sendo no interior em razão das condições

climáticas desfavoráveis que podiam prejudicar o evento.

O encerramento do evento deu-se por volta da 21:20h, começando por desfazer o cenário

externo a medida que as pessoas se retiravam do local. Tendo as 21:30h anunciado o

término do evento, devido a aproximação da hora limite de funcionamento do restaurante

devido as medidas impostas para mitigar a propagação do COVID-19. As 21:50h, depois

de arrumado todo material usado, começou o processo de distribuição do Trabalhadores

do Restaurante, bem como, da equipe que auxiliou durante o evento.

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2. A organização
Para melhor desenvolver as atividades relativas à organização do evento, o grupo achou

pertinente subdividir-se em comissões de tarefas, visto que era grande a quantidade de

ações que precisavam ser realizadas para o sucesso do Cocktail, além do fato do evento

ser por característica imprevisível em questão de aderência.

Assim, coube a cada comissão coordenar ações específicas necessárias para o bom

andamento do evento, bem como contribuir na execução das diversas atividades gerais

necessárias durante as etapas de pré-evento, evento e pós-evento.

2.1.Comissão de Apoio e Patrocínio

Responsável da Comissão: Sidik Omar Gulamo

Para que o evento acontecesse era crucial que o mesmo fosse feito com uso mínimo ou
zero de fundos próprios.

O prato Fino Restaurante, concordou em apoiar financeiramente, sob a condição de

promoverem seus produtos.

2.2.Comissão de Equipamentos e Transportes

Responsáveis: Leonel David, Sidik Omar e Timóteo Mirole

A comissão ficou responsável pelo transporte dos materiais para os locais do evento;
recebimento das listas de materiais de cada uma das outras comissões e controle dos
recursos necessários para o bom desenvolvimento do evento.

Para o dia, foram transportados ate o local do evento os seguintes materiais:

✓ Uma (1) caixa de som.

✓ Dois (2) microfones.
✓ Dois (2) tripés para microfone.
✓ Um (1) amplificador.
✓ Um (1) Piano.
✓ Um (1) Jogo de baterias e afins.

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 ✓ Uma (1) extensão de 10 metros.
✓ Dois (2) adaptadores de tomadas.
✓ Sete (7) Pacotes de Espetos.
✓ Oito (8) Baldes de Gelo.
✓ Quatro (4) pacotes de guardanapos.
✓ Uma (1) máquina de fazer café.

A retirada dos materiais foi autorizada pelo Gestor do Restaurante, Anésio, e os mesmos
foram recolhidos na manhã do dia 20 de Novembro.

2.3.Comissão dos Grelhados

Responsáveis: Anagita Burine.

A comissão ficou responsável pela organização da promoção de grelhados realizado

no decorrer do evento e contou com o auxílio da Comissão de Apoio e Patrocínio, através
da qual foram conseguidos 90 espetos, 40 de picanha, 20 de Camarão, 10 de vegetarianos,
20 de Frango.

2.4. Comissão de Materiais Gráficos

Responsável: Sidik Omar

Para divulgar o evento e a captação de público, foram levadas a cabo acções de

divulgações nas midias socias, boca-a-boca.

Para Além da divulgação nas redes produziram-se cartaz, foram produzidos flyer,
cartazes, e convites para o evento. Os cartazes foram impressos em tamanho A4, em
papel assim como os flyers e convites, porém os últimos em tamanho A2. Os mesmos
cartazes e convites foram enviados e distribuídos de forma digital.

3.5. Comissão de Entretenimento

Responsável: Cardoso, Shakil e Leonel.

Essa comissão ficou encarregada de criar o ambiente ideal, foram o que estavam fazendo
o Show, a noite começou com música ao vivo conduzida pelo Cardoso que junto com

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sua banda aqueceram o local de emoções, e no final da noite o clima ficou mais agressivo
ao som do Dj Shakil que fechou as atuações musicais.

A está comissão também lhes foi confiada a tarefa de testar e montar todo o sistema de
som para ocasião.

2.6. Comissão de Protocolo

Responsáveis: Farid Susana.
A comissão ficou responsável por anteder e receber os Convidados.

O processo começava na entrada, medido a temperatura, e de seguida a lavagem das mãos

a entrada da sala depois disso recebidos e direcionados á uma mesa, onde esperavam por
ser atendidos.

2.7. Comissão de Coordenação Geral

Responsáveis: Sidik Omar e Faizal Amade.

Em todas as etapas de organização e execução do evento, esta comissão buscou

acompanhar as demais comissões, orientando os que necessitavam e centralizando as
ações para alinhar todos os grupos em prol dos objetivos do evento. Na maioria dos casos,
as dúvidas eram postadas e solucionadas através do grupo criado no WhatsApp. Esta
ferramenta contribuiu para a comunicação e o entendimento de toda a equipe, facilitando
o fluxo de informações rápidas. Além do grupo virtual, eram realizadas reuniões para
discussão dos assuntos mais importantes e resolução das disparidades de entendimento
que surgissem ao longo execução do projeto.

Durante todas as etapas do evento, buscou-se pela democracia na tomada de decisões,

entretanto, quando era necessário que decisões rápidas fossem tomadas nas fases pré-
evento e evento, ou para resolver alguns casos de discordância de ideias, a comissão de
coordenação geral tinha autoridade para fazê-lo.

Ainda para essa comissão, coube: elaborar pedidos de autorização as entidades

competentes para que se dignassem autorizar a realização do evento; elaborar check lists
e escalas de trabalho para o evento; revisar o projeto escrito; receber o relatório das
comissões e elaborar relatório geral do evento.

Organização de Eventos. 6
É importante salientar que, apesar da divisão em comissões, toda a equipe procurou
trabalhar sempre de forma integrada, e cada membro serviu de suporte para as demais
comissões.

3. Objetivos Atingidos
✓ Proporcionou aos participantes, muitos deles estudantes e funcionários
aproximarem-se de uma experiência diferenciada.
✓ Valorizou o restaurante parceiro através da divulgação de seus pratos, da
cobertura feita pelos seus colaboradores e da divulgação do evento de forma geral.
✓ Proporcionou um momento de integração e confraternização entre professores,
acadêmicos e comunidade em geral.
✓ Disponibilizou o exercício do trabalho em equipe, superação de desafios e
estímulo a proatividade.
✓ Proporcionou, aos acadêmicos, aprendizado e experiência prática no
desenvolvimento de eventos.

4. Dificuldades ou mudanças na realização do projeto

Durante o planejamento ou a execução do projeto foram necessárias, em algumas
situações, mudanças na forma como seria dado andamento ao evento, diferente do que
estava previsto no planejamento. Em outras ocasiões, algumas dificuldades foram
enfrentadas. Aqui serão descritas essas situações.

4.1. Data de realização do Evento

Inicialmente prevista para para 12 de novembro, a realização do Evento foi alterada para
19 de novembro em função da falta de conteúdo ainda sobre a como deveria ser o evento
e as exigências para que o mesmo fosse elegível.

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4.2. Horários

Mesmo com a nova data, algumas alterações nos horários precisaram ser feitas. A
abertura passou para o horário noturno para se adequar melhor à disponibilidade dos
Visados.

Mesmo assim, o evento devia ter início pontualmente as 16:00h no entanto, o atraso
dos convidados condicionou a hora do inicio, tendo iniciado com a chegada dos
primeiros convidados quando eram 17:42h provocando assim a necessidade de
adequação do programa ao tempo que se tinha.

4.3. Encerramento

Para o encerramento do evento, estava previsto que até às 20:50h, o local do evento
estaria vazio, mas

foi por volta dessa hora que o evento chegou ao seu auge tendo sido difícil sensibilizar
os clientes que nos aproximávamos do fecho do restaurante e por conseguinte ao
encerramento do evento.

4.4. Outros Desfaios

Além das mudanças já citadas, as principais dificuldades para realização do evento foram
os recursos financeiros limitados e o grande número de integrantes da equipe
organizadora. Quanto aos recursos financeiros reduzidos, entendeu-se que por se tratar
de um projeto inovador, apresentando uma expressão pouco reconhecida no município,
isso possa não ter gerado toda a credibilidade e o interesse necessários para atrair
investimentos através de patrocínios. Por outro lado, essa situação também se apresenta
como um fator de estímulo, já que o sucesso do evento e a grande repercussão gerada no
município são aspectos que tendem a modificar e a estimular o apoio a futuros projetos.

Sobre o grande número de integrantes da equipe organizadora, isso refletiu em uma

heterogeneidade de pensamentos, que por vezes dificultou a tomada de decisões.
Entretanto, assim como os poucos recursos financeiros, essa heterogeneidade também
tem seu aspecto positivo, pois mesmo gerando a barreira e a falta de consenso em
algumas situações, foi responsável por gerar uma variedade de talentos que, unidos,
contribuíram para o sucesso do After work Cocktail.

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