E-mail marketing: como montar um?

Especificações do e-mail marketing.

Estes dados são resultados de comparações de diversas campanhas, análise da forma
com que diversos programas de e-mail e webmail exibem as mensagens, padrões que
os principais portais utilizam e melhores práticas do mercado. Pode acontecer de uma
regra não funcionar para uma determinada ação ou portal, mas seguindo-a vai acertar
com a maioria.

Tamanho e dimensão do e-mail marketing:

- HTML no máximo: 20kb (preferencialmente 10kb).
- Imagens no máximo: 100kb (preferencialmente 70kb).
- HTML + Imagens: 115kb (preferencialmente 80kb).
- Largura da peça: 450px a 550px (preferencialmente 500px).
- Deixe a altura o menor possível para evitar a rolagem do e-mail.

Imagens:
- Devem vir em links absolutos. Elas devem estar hospedadas em um servidor.
- Usar tag ALT. Garanta que mesmo quem não visualiza imagens tenha uma idéia do
que estaria ali.
- Não coloque imagens de fundo na tag body.

Links:
- Urls pequenas e intuitivas. Melhor: www.marketimmediato.com.br/campanha do que
www.marketimmediato.com.br/f452005/clientecorp/mpr/123.
- Use o target = "_blank".
- Utilize no máximo de 10 links. Quanto menos melhor.
- Use sempre o método GET para passagem de parâmetros.

Tem que ter:

- Link de "caso não visualize":
- Link de optout (possibilitar o descadastro também por reply).
- E-mail de resposta válido. Se você envia o e-mail deve possibilitar que a pessoa
responda este e-mail.

Não pode ter:

- Flash, javascript, iframe, ilayer, divs absolutas, vídeo.
- Anexos.

Formulários:
- Evite o uso de formulário em um e-mail. Prefira um link para ele preencher no seu
site o formulário.

Conclusão:
Estas orientações servem de guia para a montagem da peça de e-mail marketing, mas
nada impede que você faça diferente. O importante é conhecer as regras para poder
quebrá-las. Seu público é que vai dizer qual é a melhor forma de e-mail que ele deseja
e você consegue isto testando, analisando e comparando suas campanhas.
Mensagem:
Quando você vai ao seu email e clica na pasta de lixo eletrônico, não vê 300
propagandas inúteis (ou às vezes até úteis) entupindo a sua lixeira e que passaram
desapercebidos por você? Pois é, acredito que você não queira que seu email pare lá
portanto para que seu email consiga atingir o máximo de pessoas é importante saber
como funciona realmente o email.

Existe um controle para saber se um email deverá ser considerado SPAM ou não. Este
controle é feito através de uma tabela, a qual contém regras. Ao quebrar estas regras
o seu email vai acumulando pontos, tais pontos que passando de 2,0 automaticamente
seu email já é considerado um SPAM. Fique atento!

Título / Assunto:
Evite colocar todo o texto em caixa alta. Aumenta a quantidade de pontos do seu
email.

Evite usar palavras comuns como:

Jogos, Games, Promoção, Liquidação e etc.

Tente sempre colocar no assunto sobre o que o email irá abordar, dando maior
liberdado para o mesmo, abrir ou não o seu email.

Ao enviar:
Jamais inclua em apenas um email, o endereço de todas as pessoas que você gostaria
de mandar. Isso serve tanto para PARA/CC/CCO.

Prefira enviar sempre por um email que seja possível o recebimento de uma resposta.

Recomendo que use algum programa específico para envio em massa.

Exemplo: Email Prospector, Group Email, Carteiro entre tantos outros

- O envio via DNS (auto-servidor) possui a vantagem de enviar os e-mails

diretamente de seu computador, sem passar por seu provedor de acesso ou qualquer
outro computador. A desvantagem é que o envio de e-mails por esta tecnologia não é
autenticado e muitos provedores e servidores de e-mail possuem restrições ou não
aceitam receber e-mails enviados por auto-servidores, por isso o número de erros é
tão grande quando se envia e-mails desta forma. Não há como fazer mágica enviando
por esta tecnologia. O índice de erros sempre será alto e a tendência é piorar, devido
ao aumento contínuo das restrições impostas pelos servidores que recebem os e-mails.

O envio via SMTP é seguro e confiável, só que os emails passam pelo seu provedor
de acesso e quando enviamos uma grande quantidade de e-mails, o consumo de
processamento e tráfego do servidor SMTP fica muito elevado, comprometendo todos
os seus clientes. Por conta disso, a maioria (senão todos) dos provedores de acesso
impõem restrições ao envio de e-mails por meio de seus servidores SMTP. Muitos
limitam uma quantidade máxima de e-mails que podem ser enviados por hora ou por
dia, isso varia de acordo com as políticas definidas por cada provedor.

Solução de problemas
Nenhum e-mail está sendo enviado e o seu computador acessa a Internet por uma
rede ou proxy:
 1. Uso em uma rede ou proxy
O Programa de Envio deve ser usado em uma máquina que tenha acesso direto à
Internet. Caso ele esteja instalado em uma máquina que acessa a Internet por um
Proxy, ele pode não funcionar. Caso a porta de comunicação para envio de e-mail seja
diferente da porta padrão (25), você pode modificá-la acessando o menu
Ferramentas / Configurações / Configurações do sistema (modo avançado), na guia
"Outras configurações". Se ainda assim o envio dos e-mails não funcionar, entre em
contato com o responsável pela rede que está sendo usada e peça orientação para
configurar adequadamente ou instalar o Programa de Envio em uma máquina com
acesso direto à Internet.

Nenhum e-mail está sendo enviado e o seu computador NÃO acessa a Internet por
uma rede ou Proxy ou estas configurações estão adequadas. Seu computador possui
um Firewall ou anti-vírus instalado.

2. Utilização de Firewall
Caso você esteja usando algum programa de Firewall como o Zone Alarm, Norton
Security, Sygate etc., desabilite-o ou configure-o para permitir que o Programa de
Envio acesse a Internet. Por engano ou por qualquer outro motivo, você pode ter
bloqueado o acesso do Programa de Envio à Internet, impedindo o seu funcionamento.
Caso não tenha certeza se o seu computador possui ou não um Firewall instalado, peça
auxílio a um técnico especializado.

3. Uso de programas de anti-vírus (Norton, Mcafee, Avast, AVG etc)

Geralmente os anti-vírus não impedem o funcionamento do Programa de Envio mas é
aconselhável que o recurso de checagem dos e-mails de saída (que estão sendo
enviados) seja desabilitado no anti-vírus, pois isto pode prejudicar muito a
performance de envio ou até mesmo impedir o funcionamento do produto. Estas
configurações podem ser checadas e alteradas no próprio software anti-vírus que
estiver instalado em seu computador.

NENHUM EMAIL ESTÁ SENDO ENVIADO E O SEU COMPUTADOR NÃO ACESSA A

INTERNET POR UMA REDE OU PROXY OU ESTAS CONFIGURAÇÕES ESTÃO
ADEQUADAS. SEU COMPUTADOR NÃO POSSUI UM FIREWALL OU ANTI-VÍRUS
INSTALADO OU AS CONFIGURAÇÕES DESTES SOFTWARES ESTÃO
ADEQUADAS.

4. Nos testes, use emails de domínios diferentes.

Alguns provedores possuem restrições para aceitar e-mails enviados por auto-
servidores (DNS). Nos testes de envio, insira mais de três e-mails de domínios
diferentes (@uol.com.br, @terra.com.br, @hotmail.com etc), pois se você estiver
testando o envio para e-mails de um único domínio, pode ser que não esteja
funcionando justamente porque o servidor responsável pelo domínio testado possui
restrições para e-mails enviados via DNS.

Algumas dicas, caso o problema persista:

1- Verificar as configurações do Remetente (Verificar se o e-mail do remetente é
válido):
Vá ao menu “Ferramentas / Configurações / Configurações do sistema (modo
avançado) e acesse a guia “Remetente”. Você deve preencher todos os campos desta
guia, Informando um nome e preenchendo os campos de e-mail e e-mail de resposta.
O e-mail do remetente deve ser válido, pois muitos provedores validam o e-mail do
remetente antes de aceitar a mensagem. Utilize outro e-mail nas configurações do
remetente, de preferência de um outro @dominio, pois o que você está tentando
utilizar pode possuir alguma restrição.

Recomendações:
A maioria dos emails está dando erro no envio mas alguns poucos são enviados.

5. Verificação do anti-vírus: Caso você possua algum software de anti-vírus

instalado (Norton, Mcafee, Avast, AVG etc.) desabilite a opção de checagem de vírus
nos e-mails que são enviados, pois isso diminui a performance e impede que muitos e-
mails sejam enviados;

Muitos e-mails com tempo excedido: Provavelmente o tamanho total do e-mail

(texto e figuras) está muito grande. Você deve otimizar ao máximo o tamanho das
figuras. Diminua também a quantidade de conexões simultâneas (para banda larga,
use entre 10 e 30 conexões neste caso). Configure o campo de tempo máximo de
espera com valores superiores a 120 segundos;

Políticas de prevenção ao SPAM: Os provedores possuem políticas

diversificadas para impedir que muitos e-mails de um mesmo remetente sejam
aceitos, com o intuito de prevenir a prática de SPAM. Para aumentar a
quantidade de e-mails aceitos em provedores com tais restrições, você pode
fazer o seguinte:

3.1- Utilize e-mails válidos nas configurações do remetente

3.2- Insira algum campo personalizado no assunto da mensagem, para que

todas as mensagens tenham um assunto com algum trecho diferente. Você pode
colocar a coluna de e-mail na personalização do assunto, por exemplo, da seguinte
forma: Notícia importante para [ #email]. Em cada mensagem enviada, o texto
[#email] será substituído pelo e-mail do destinatário. Isso pode ser feito com qualquer
coluna da lista de destinatários.

3.3- Tente mudar a identificação do Programa de Envio. Vá ao menu

Ferramentas / Configurações / Configurações do sistema (modo avançado),, na guia
“Outras configurações” e use outras identificações para o Programa de Envio, ou deixe
o campo em branco.

Caso você esteja efetuando o envio usando um servidor SMTP nas configurações,
verifique o seguinte:

- A não ser que você possua o seu próprio servidor SMTP, ao fazer o envio por um
SMTP você estará utilizando recursos do seu provedor de acesso. Muitos provedores de
acesso possuem restrições de uso, como:

1- possuir um limite máximo de e-mails que podem ser enviados em um determinado

intervalo de tempo. Neste caso é recomendado que você efetue o envio usando o auto-
servidor do Programa de Envio;
2- Ter um limite de conexões de envio simultâneo. Neste caso, entre em contato com o
seu provedor de acesso para saber qual limite é este. Em seguida, vá ao menu
Ferramentas / configurações / Configurações do sistema (modo avançado) e altere o
campo "Quantidade de conexões simultâneas" para o limite estabelecido.

Configuração de SMTP:
Verificação das configurações para envio por SMTP

As mesmas configurações utilizadas em softwares populares clientes de e-mail como o

Outlook Express, Eudora e outros devem ser feitas no Programa de Envio. Caso você
não saiba como efetuar estas configurações peça auxílio a um técnico especializado ou
entre em contato com o seu provedor de acesso. Verifique também os itens abaixo:

1– Uso em uma rede ou proxy

O Programa de Envio deve ser usado em uma máquina que tenha acesso direto à
Internet. Caso ele esteja instalado em uma máquina que acessa a Internet por um
Proxy, ele pode não funcionar. Caso a porta de comunicação para envio de e-mail seja
diferente da porta padrão (25), você pode modificá-la acessando o menu
Ferramentas / Configurações / Configurações do sistema (modo avançado), na guia
"Outras configurações". Se ainda assim o envio dos e-mails não funcionar, entre em
contato com o responsável pela rede que está sendo usada e peça orientação para
configurar adequadamente ou instalar o Programa de Envio em uma máquina com
acesso direto à Internet.

1– Utilização de Firewall
Caso você esteja usando algum programa de Firewall como o Zone Alarm, Norton
Security, Sygate etc., desabilite-o ou configure-o para permitir que o Programa de
Envio acesse a Internet. Por engano ou por qualquer outro motivo, você pode ter
bloqueado o acesso do Programa de Envio à Internet, impedindo o seu funcionamento.
Caso não tenha certeza se o seu computador possui ou não um Firewall instalado, peça
auxílio a um técnico especializado.

- A não ser que você possua o seu próprio servidor SMTP, ao fazer o envio por um
SMTP você estará utilizando recursos do seu provedor de acesso. Muitos provedores de
acesso possuem restrições de uso, como:

1- possuir um limite máximo de e-mails que podem ser enviados em um determinado

intervalo de tempo. Neste caso é recomendado que você efetue o envio usando o auto-
servidor do Programa de Envio;

2- Ter um limite de conexões de envio simultâneo. Neste caso, entre em contato com o
seu provedor de acesso para saber qual limite é este. Em seguida, vá ao menu
Ferramentas / configurações / Configurações do sistema (modo avançado) e altere o
campo "Quantidade de conexões simultãneas" para o limite estabelecido.

As recomendações falharam
O Programa de Envio continua não enviando e-mails.

Verificação dos requisitos

Existem alguns requisitos essenciais para que o Programa de Envio funcione. Caso um
dos requisitos abaixo não seja atendido, o Programa de Envio não enviará e-mails via
DNS (auto-servidor) nem via SMTP. Verifique atentamente a lista de condições a
seguir:

1- Conexão via Proxy: O Programa de Envio precisa de uma conexão direta com a
Internet. Caso o seu computador utilize uma conexão compartilhada com a Internet,
talvez ele use um recurso chamado Proxy. Verifique isto, pois o Programa de Envio
NÃO funciona por meio de um proxy. Neste caso, você teria que instalá-lo no servidor
que distribui a conexão com a Internet ou em algum outro computador que tenha
acesso direto.

2- Conexão via roteador: Alguns modems de acesso banda-larga funcionam como

roteadores, podendo compartilhar uma conexão da Internet com vários computadores.
O Programa de Envio normalmente funciona nestes casos, mas é preciso que o
software de Firewall que geralmente acompanha estes roteadores esteja configurado
corretamente, de modo a permitir que o Programa de Envio tenha acesso irrestrito à
Internet. Você deve então pedir ajuda ao administrador da rede para configurar o
roteador corretamente.

3- O problema do Firewall: Se você não tem certeza de que tem um Firewall

instalado em seu computador, peça ajuda a um usuário mais experiente ou a um
técnico, pois o Programa de Envio não irá funcionar caso exista um Firewall instalado e
o mesmo não esteja configurado para permitir que o Programa de Envio acesse a
Internet. O Windows XP já vem com um Firewall, que pode ser acessado clicando no
botão INICIAR e em seguida acessando os itens: Painel de Controle -> Firewall do
Windows. Certifique-se de que o Firewall do Windows está desativado ou corretamente
configurado. Caso haja algum outro software de Firewall, configure-o corretamente.

Configuração e uso
Muitas vezes o envio de e-mails não funciona porque as configurações ou condições de
uso não estão definidas de forma viável. Verifique os itens a seguir:

1- Diminua a quantidade de conexões simultâneas: Acesse o menu Ferramentas /

Configurações / Configurações do sistema (modo avançado). Na guia "Conexões".
Normalmente, com acesso banda-larga, utiliza-se entre 10 e 20 conexões, mas isso vai
depender do tamanho do e-mail. Talvez um número maior de conexões traga um
melhor resultado, talvez menos. Como você está enfrentando problemas, comece
testando o envio com apenas 3 conexões, para eliminar esta possibilidade de
problemas.

2- O e-mail deve ser pequeno: Caso o tamanho total do e-mail, somando-se a

mensagem, arquivos de imagem e anexos for superior a 150 kb, isto é sinal de
problemas. Com a velocidade atual da Internet, mesmo você tendo o melhor acesso
banda-larga, torna-se inviável ter um bom desempenho no envio em grande
quantidade de um e-mail deste tamanho, a não ser que as imagens e arquivos estejam
publicados na Internet e você esteja enviando o e-mail no formato HTML, pelo
Programa de Envio.

Dicas:
2.1- Caso você esteja enviando arquivos anexos, ao invés de inserir o arquivo na
mensagem, publique o arquivo na Internet e insira um link para o download deste
arquivo no corpo da mensagem. Isso irá diminuir o tamanho de cada e-mail enviado,
aumentando bastante a velocidade de envio.

2.2- Descarte as figuras desnecessárias e otimize as imagens que você vai utilizar
usando softwares gráficos adequados, de modo a comprimir ao máximo o tamanho da
imagem.

Restrições e limitações das tecnologias atuais de envio de e-mails

Atualmente, não há como enviar e-mails de forma segura e confiável, para uma grande
quantidade de destinatários, sem custos adicionais.

- O envio via DNS (auto-servidor) possui a vantagem de enviar os e-mails diretamente

de seu computador, sem passar por seu provedor de acesso ou qualquer outro
computador. A desvantagem é que o envio de e-mails por esta tecnologia não é
autenticado e muitos provedores e servidores de e-mail possuem restrições ou não
aceitam receber e-mails enviados por auto-servidores, por isso o número de erros é
tão grande quando se envia e-mails desta forma. Não há como fazer mágica enviando
por esta tecnologia. O índice de erros sempre será alto e a tendência é piorar, devido
ao aumento contínuo das restrições impostas pelos servidores que recebem os e-mails.

- O envio via SMTP é seguro e confiável, só que os e-mails passam pelo seu provedor
de acesso e quando enviamos uma grande quantidade de e-mails, o consumo de
processamento e tráfego do servidor SMTP fica muito elevado, comprometendo todos
os seus clientes. Por conta disso, a maioria (senão todos) dos provedores de acesso
impõem restrições ao envio de e-mails por meio de seus servidores SMTP. Muitos
limitam uma quantidade máxima de e-mails que podem ser enviados por hora ou por
dia, isso varia de acordo com as políticas definidas por cada provedor.

- Incompatibilidade: Não é comum, mas alguns servidores SMTP necessitam de

configurações não suportadas pelo Programa de Envio ou simplesmente apresentam
alguma incompatibilidade que inviabiliza o uso do software para o envio de e-mails via
SMTP.

QUAL A SOLUÇÃO ENTÃO?

Se você quer enviar e-mails para uma grande quantidade de destinatários de forma
confiável, existem as seguintes alternativas:

1- Negociar junto ao seu provedor de acesso ou empresa de hosting de modo que a

quantidade de e-mails que você precisa enviar seja permitida;

2- Contratar um servidor dedicado, para que você tenha seu próprio servidor SMTP e
possa enviar quantidades maiores de e-mail;

O Que é SMTP Dedicado?

SMTP: Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) é o protocolo padrão para envio de e-mails
através da Internet. SMTP é um protocolo relativamente simples, baseado em texto
simples, onde um ou vários destinatários de uma mensagem são especificados (e, na
maioria dos casos, validados) sendo, depois, a mensagem transferida. É bastante fácil
testar um servidor SMTP usando o programa telnet. Este protocolo corre sobre a porta
25 numa rede TCP. A resolução DNS de um servidor SMTP de um dado domínio é
possibilitada por sua entrada MX (Mail eXchange).

A utilização em massa do SMTP remonta aos anos 80. Na altura era um complemento
ao UUCP, que era mais adequado para transferências de correio eletrônico entre
máquinas sem ligação permanente. Por outro lado, o desempenho do SMTP aumenta
se as máquinas envolvidas, emissor e receptor, se encontrarem ligadas
permanentemente. O Sendmail foi um dos primeiros (se não o primeiro) agente de
transporte de e-mail a implementar SMTP. Em 2001, havia, pelo menos, cerca de 50
programas que implementavam SMTP como cliente (emissor) ou servidor (receptor).
Outros servidores SMTP muito conhecidos são: exim, Postfix, Qmail, e Microsoft
Exchange Server. Dada a especificação inicial, que contemplava apenas texto ASCII,
este protocolo não é ideal para a transferência de arquivos (também chamados de
ficheiros). Alguns standards foram desenvolvidos para permitir a transferência de
ficheiros em formato binário através de texto simples, como o caso do MIME. Hoje em
dia quase todos os servidores SMTP suportam a extensão 8BITMIME.

O SMTP é um protocolo de envio apenas, o que significa que ele não permite que um
usuário descarregue as mensagens de um servidor. Para isso, é necessário um cliente
de e-mail com suporte ao protocolo POP3 ou IMAP, que é o caso da maioria dos
clientes atuais.

Quem pode ter um SMTP Dedicado?

O SMTP Dedicado pode ser utilizado por todos que desejam enviar e-mails em massa
como Newsletter, cobrança entre outros (“não spam”), e não tem restrições quanto a
ramo de ativadade, o SMTP Dedicado por ser utilizado:

SMTP para boletim informativo

SMTP para newsletter
SMTP para campanhas
SMTP para cobrança

Seja qual for sua necessidade de envio de e-mail em massa (“não spam”).
Como visto o SMTP Dedicado pode ser usado em sua aplicação web ou através de um
programa de gerenciamento de e-mails como: Group Mail, Carteiro, NetMail entre
outros como até mesmo o Outlook, bastando apenas configurar o Endereço SMTP,
Login SMTP e Senha SMTP, que serão fornecidos quando sua conta do SMTP Dedicado
for ativada.

Resolução
Mesmo com tudo feito conforme manda as regras e um banco de e-mails, legítimo e
confiável, o sucesso de sua campanha, ainda depende de um fator pelo qual poucos os
sites falam e é muito importante: o seu IP e o do servidor por onde estará enviando o
material.

Se você usa um servidor SMTP dedicado e configurado, direto em sua máquina em

programas como o Carteiro, tem que analisar o Ip de sua conexão e se ele, não está
listado em muitos blacklist.
É aceitável, o seu IP estar em até 6 blacklist. Acima disso, os bloqueios já serão muitos
e a sua campanha, será em vão.

O correto será usar uma conexão com Ip fixo, onde você poderá administrar os envios
desse ou daquele blacklist.

Cada blacklist tem uma maneira e prazo diferentes para remover seu Ip da lista negra.
Alguns, até excluem o IP da lista, em 12 horas, assim que é feito o pedido de remoção
do Ip, pelo site do mesmo.

Agora, se você está usando uma plataforma On line, é difícil saber o Ip pelo qual está
enviando os e-mails, então, o que recomendo é que contrate os serviços de sites
confiáveis e fique atento, à porcentagem de e-mails com erros, das listas que você
está enviando. O problema pode estar no Ip do sistema e não, nos e-mails.

Se você usa conexão com Ip rotativo do tipo Speed, Velox, etc , o meu conselho é que
ligue e desligue, após 40 /50 minutos, pois assim, haverá troca dos ips. Faça isso, até
encontrar um, que esteja menos listado e assim, possa aproveitar melhor, os envios.

COMO CHECAR SEU IP NAS BLACKLISTS.

Primeiro você precisar saber o seu IP e tudo muito simples.

Abra o site: http://www.adpark.com.br/ip/

Automaticamente ele mostrará seu IP.

Copie e cole nesse outro site: http://www.mxtoolbox.com/

Aperte MXLOOKUP e mande checar a blacklist.

Boa Sorte!

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