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A implantação de sistema é um processo complexo que envolve muito planejamento. Seguir um cronograma de
etapas é fundamental para obter o resultado esperado e evitar retrabalhos.
Neste post iremos abordar os aspectos e o passo a passo para uma implementação de software e os principais erros
cometidos. Acompanhe!
Pessoas: Garantir que as pessoas sejam receptivas e estejam preparadas para as mudanças, é importante existir uma
boa gestão de mudanças organizacionais (GMO).
Processos: Realizar o mapeamento e a otimização dos processos mais relevantes garantirá que eles funcionem da
forma certa. Deixe uma mensagem
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Tecnologia: A elaboração de uma Request For Proposal será útil para escolher a ferramenta que se encaixe com o
perfil e necessidades da empresa.
O não alinhamento dessas 3 áreas pode causar sérios problemas no nível organizacional da empresa, diminuindo o lucro
e impactando diretamente no sucesso do cliente .
Agora que você já sabe quais aspectos devem ser levados em consideração, iremos abordar um passo a passo de como
realizar a implementação de softwares .
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1 – Diagnóstico
O primeiro passo é realizar um mapeamento da cultura, da estrutura organizacional e dos processos operacionais e
suas peculiaridades. Esta etapa possibilitará configurar os sistemas de acordo com o funcionamento da empresa e
auxiliará na criação de um prazo de implantação.
Além disso, com o levantamento detalhado dos processos e necessidades operacionais da empresa, será possível
verificar a necessidade de implementar customizações e sugerir melhorias.
2 – Planejamento
A segunda etapa é a de planejamento, onde são definidos os pontos fundamentais do projeto:
Escolha do software;
Avaliação das necessidades de customização e escolha de alternativas que atendam este requisito;
Alinhamento de expectativas sobre a implantação com a equipe;
Definição de prioridades;
Criação de um cronograma;
Designação de tarefas.
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A EAP não contém muitos detalhes, sendo importante desenvolver também um documento que explique
detalhadamente cada elemento contido nela: o dicionário da EAP. Esse documento deve incluir a descrição do pacote
de trabalho, o responsável, os participantes e os critérios de aceitação.
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4 – Treinamento e capacitação
O treinamento e capacitação dos usuários é um fator determinante na implantação de sistemas para garantir que todas
as funcionalidades do software sejam bem aproveitadas.
Além disso, essa etapa garante o ganho na produtividade da equipe até mesmo em softwares com implementações
mais complexas como o ERP (Enterprise Resource Planning).
5 – Monitoramento
Todas as funcionalidades do sistema devem ser utilizadas para garantir a sua eficiência. O monitoramento do uso da
ferramenta evita que processos importantes sejam deixados de lado.
Este acompanhamento deve ser feito periodicamente caso algum processo fique em desacordo. É legal fazer um
levantamento de quais são as funcionalidades disponibilizadas pelo sistema e comparar com a quantidade que é
utilizada na prática.
O ideal é fechar um acordo para realizar um teste da plataforma, para que os usuários avaliem sua usabilidade.
É importante desativar os programas antigos da empresa para que os profissionais façam uso da nova ferramenta
afim de acelerar o processo de aprendizado.
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