Conquistando

a inadimplência
zero
Um guia prático para organizar recebimentos e

reduzir a inadimplência na sua pequena

empresa
Sumário

3 Introdução

Entendendo a estrutura financeira do

4
seu negócio

6 Organização do ciclo de cobrança

9 Cobrança e Recebimento

13 Avaliação

17 Contato

Sumário 2
Este
eBook
é para
mim?
Ao contrário do que muitos empreendedores pensam,
clientes inadimplentes não são, em sua maioria, maus
pagadores, já que o inconveniente pode ser causado,
frequentemente, pela forma ineficaz da cobrança do
pagamento.

Por isso, se você está em busca de boas práticas de

cobrança para reduzir - e muito! - a sua inadimplência,
este eBook com certeza é para você! Portanto, fique à
vontade para fazer suas anotações e levar para dentro
do seu negócio as ideias mencionadas aqui.

Boa leitura!

Introdução 3
Entendendo a

estrutura financeira

do seu negócio

Qualquer negócio, seja ele de pequeno ou grande

porte, tem uma estrutura financeira que se divide em
financeiro, fiscal e contábil.

Dentro do financeiro, estão as contas a pagar e as

contas a receber e, especificamente nas contas a
receber, existem duas divisões de gestão de
recebimentos: dos clientes inadimplentes e dos
adimplentes.

Estrutura financeira
Financeiro Contas a Pagar Inadimplentes

Fiscal Contas a Receber Adimplentes

Contábil

Capítulo 1 4
É um erro fazer a mesma gestão para esses dois perfis
de consumidor, que devem ser tratados de formas
diferentes.

Em geral, é considerado um cliente inadimplente

aquele que atrasou uma conta em mais de 30 dias
depois do vencimento ou aquele com o qual você já
buscou resolver a situação e não conseguiu,
precisando até mesmo tomar medidas judiciais para
receber os valores.

O cliente adimplente é aquele que possui as contas em

dia ou tem até 30 dias de atraso depois do
vencimento. Quando se trata de cobranças, esse
cliente ainda é considerado adimplente,
especialmente se é um pagamento recorrente, porque
ainda virá uma nova fatura e, talvez, tudo pode se
resolver com ela.

E é nesse cliente que deve estar o seu foco para

organizar os recebimentos, evitando que ele se torne
inadimplente, ou seja, um cliente devedor. Para
entender melhor, vamos falar ainda mais sobre o ciclo
de cobrança.

Capítulo 1 5
Organização do

ciclo de cobrança

O ciclo de cobrança basicamente é formado pelas três

etapas abaixo:

AVALIAÇÃO ORGANIZAÇÃO

CICLO DE 

COBRANÇA

COBRANÇA E RECEBIMENTO

Toda gestão de um recebível deve começar pela

organização, ou seja, é preciso ter uma ferramenta fácil
e de simples manuseio, que possibilite o início do ciclo.
Não é preciso contratar um software complexo de
gestão. Essa ferramenta pode ser até mesmo uma
planilha de Excel bem organizada, desde que funcione.

Capítulo 2 6
Você pode escolher de acordo com o seu negócio e, se
entender que um software é mais adequado para isso,
sem problemas. O importante é que você consiga
organizar todos os dados do seu cliente.

E não basta ter apenas nome e telefone. Colete o maior

número de dados possíveis, como CPF, endereço e
e-mail também, para caso precise encontrá-lo e
realizar a cobrança. Só não fique sem rumo. Além
disso, atualize constantemente os dados para que,
quando voltar a vê-los, saiba se as pessoas mudaram
de endereço e trocaram de telefone.

Também é importante salvar documentos como

contrato ou nota promissória, para poder cobrar esse
cliente caso ele fique inadimplente. Defina
documentos necessários para começar um
relacionamento com ele.

Padronize planos/grupos e datas para conseguir fazer

uma leitura dos seus recebimentos. Você pode
escolher datas conforme seus tipos de serviços e
produtos: produto "x" recebo dia 5, produto "y", dia 10.
E assim por diante, facilitando o controle do seu ciclo
de cobrança.

Capítulo 2 7
Por fim, você também precisa definir uma agenda
para atuar com a estrutura financeira. Especialmente
em pequenos negócios, em que o próprio
empreendedor cuida do setor financeiro, é comum
que esse setor fique meio de lado porque é preciso
fazer um pouco de tudo na empresa. Não deixe isso
acontecer!

Exemplo: defina que todo dia, das 15h às 16h, vai

verificar quem pagou ou não, tomando ações
referentes aos recebimentos que não aconteceram. Às
vezes, o cliente pode apenas ter esquecido de pagar e
você deixou de tomar alguma medida que poderia já
ter resolvido a questão.

Vamos revisar?
Escolha uma ferramenta
Organize os dados do seu cliente e documentos
Padronize planos/grupos e datas
Defina uma agenda para trabalhar com o financeiro

Capítulo 2 8
Cobrança e

Recebimento

O primeiro passo que reduz a inadimplência na hora

de realizar a cobrança em si é facilitar a forma de
pagamento. Receber só por boleto, por exemplo, não

é legal. Entenda o perfil dos seus clientes e ofereça

o maior número de opções que puder, para que, caso

uma das formas de pagamento do cliente não seja
possível, ele tenha como recorrer a outras e pagar

em dia.

Também incentive o seu cliente a pagar dentro do

vencimento, oferecendo algum tipo de bônus na
próxima compra, desconto no próprio pagamento ou
até mesmo alguma pontuação que, somada e a longo
prazo, renderá algum benefício para ele. São detalhes
capazes de garantir que seu cliente se preocupe em
pagar em dia porque tem algo a ganhar com isso.

Capítulo 3 9
Além disso, mantenha uma Régua de Cobrança. Isso
nada mais é do que uma régua de relacionamento, ou
seja, ter o hábito de lembrar o seu cliente que precisa
realizar o pagamento para você. Muitas empresas
deixam para fazer isso depois que o cliente já atrasou o
pagamento, e esse é um erro.

Régua de Cobrança

SMS NEGATIVAÇÃO

Se você pretende reduzir a inadimplência, precisa

acompanhar todo o processo de cobrança, do início ao
fim. Coloque na sua agenda as datas de vencimento
dos clientes e envie lembretes, por exemplo, 10 dias
antes do pagamento vencer. Portanto, a
implementação da Régua de Cobrança deve acontecer
antes do vencimento — e não depois.

Por fim, tenha uma frequência e padronização nas

cobranças. Supomos que você tem um cliente que

Capítulo 3 10
sempre paga no dia 10. Ao realizar essa cobrança de
forma manual, pode acontecer de você acabar
enviando essa cobrança no dia 10 ou em um prazo
muito próximo do vencimento, e isso é muito ruim.

Você precisa acostumar o cliente dentro de um padrão

e com a frequência adequada. Para isso, crie uma
programação em que todos os clientes que devem
pagar no dia 10, por exemplo, recebam a cobrança no
dia 1º. Seja por e-mail ou WhatsApp, é preciso manter
uma frequência. Afinal, o cliente também precisa de
tempo para se organizar, não é?

Use sempre a mesma mensagem ou mesmo título de

e-mail, para a pessoa já identificar com facilidade que
se trata da sua cobrança. Além de enviar a cobrança
com 10 dias de antecedência, você também pode
trabalhar com lembretes para ajudar o cliente a não
esquecer de efetuar o pagamento até o vencimento
com o espaço de tempo abaixo:

10 dias antes 1 dia antes

5 dias antes No dia

Capítulo 3 11
Se o cliente não realizar o pagamento até o
vencimento, você deve esperar dois dias, porque às
vezes a transação pode levar esse tempo para cair na
sua conta. Só depois desse tempo comece com o
envio de mensagens — e não mais de lembrete de
pagamento, já que agora há um atraso.

Vamos revisar?
Facilite os meios de pagamento
Incentivo por pontualidade
Régua de Cobrança
Tenha frequência e padronização nas cobranças

Capítulo 3 12
Avaliação

Um dos pontos mais importantes das contas a receber

certamente é a avaliação. Poucas empresas
preocupam-se em fazê-lo. Mas do que se trata essa
avaliação?

Normalmente, as empresas costumam fazer uma

análise financeira geral do negócio, mas não realizam
uma avaliação específica dos recebíveis. Para isso,
podemos seguir 4 passos. Veremos um a um.

1 Como estão os seus recebimentos?

Olhando para os recebíveis, entenda quanto você tem
a receber, quantas pessoas pagaram e não pagaram
pelos serviços realizados ou produtos vendidos.
Analise se as pessoas que não pagaram no mês

Capítulo 4 13
passado são as mesmas que não pagaram esse mês, se
a inadimplência subiu ou caiu e o que contribuiu para
que isso acontecesse.



Também analise quando são feitos os pagamentos e

quanto teve de juros e multas nesses valores que foram
realizados após o vencimento.

2 Qual o perfil ideal do meu cliente?

Dentro dessa avaliação, é possível extrair o perfil ideal
do seu cliente. Você pode descobrir que, por exemplo,
tem um cliente que sempre paga com cinco dias de
atraso. Ou que, ao adquirir o serviço X, sempre atrasa,
mas os demais não. Você vai poder entender, fazendo
essa análise, qual o comportamento dos seus clientes e
o que você pode mudar para evitar a inadimplência.

Pode mudar a data para que ele fique mais confortável

ou pode oferecer um serviço com um valor mais
acessível. Até mesmo as suas vendas podem melhorar
a partir dessa análise.

Capítulo 4 14
 3 Qual plano ou serviço que tem a
maior/menor inadimplência?
Essa mesma análise vai permitir que você entenda que
determinado plano ou serviço tem ou não mais
inadimplência que os demais.

Às vezes, esse pode ser o serviço que você mais vende,

mas o nível de inadimplência é tão alto, que pode ser
mais rentável começar a oferecer outro serviço. Tem
que ver se vale a pena. Se você analisa apenas o nível
de vendas, pode não perceber que, apesar de vender
muito, você recebe pouco. Portanto, sua visão de
rentabilidade pode estar distorcida.

4 Qual o meu índice de inadimplência geral?

Por fim, analise de uma maneira geral como esteve o
índice de inadimplência do seu negócio pelo menos
nos últimos três meses. Com uma visão de mais
tempo, você pode perceber que, por exemplo, teve um
mês que teve mais atrasos porque o vencimento caiu
em um domingo. Ou porque o método de pagamento
usado pelo cliente era cartão de crédito e ele estava

Capítulo 4 15
sem limite, o que impediu com que o pagamento fosse
efetuado. Aí, talvez, oferecer um outro método de
pagamento possa ser a solução.

Ao fazer toda essa avaliação e tirar determinadas

conclusões, você poderá realimentar o ciclo de
cobrança, remodelando a sua organização, bem como
a cobrança e o recebimento em si. É um ciclo que
nunca termina e você precisa constantemente avaliar
para organizar, cobrar e receber de maneira mais
assertiva, alcançando o objetivo que é evitar a
inadimplência.

Capítulo 4 16
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Resumo das mensalidades Recebimentos das mensalidades ativas

60% recebido

Previsto

R$ 1.000,00 (4)
Em aberto R$ 400,00 Previstos

10 Jun: R$120
Taxa de Inadimplência 20%

Recebido
Atenção
R$ 600,00 (2)
Existem 4 mensalidades vencidas e 2 a
vencer em setembro

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul g

A o Set Out Nov Dez

Indicativo do Taxas de Alertas de

inadimplência por
plano com mais contratos a vencer

vendas
plano
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Capítulo 4 15
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