PG-PLY-01 - Informação Documentada Rev05

PG-PLY-01 – Informação documentada
PG-PLY-01
Rev 05
Controle de revisões
Data Revisã Descrição Item Responsável Aprovado
o por
08/03/2022 00 Primeira edição Todos Maycon Hilson Junior
Pessanha
Inclusão de itens
13/07/2022 01 Todos Maycon Hilson Junior
da ISO
Pessanha
17020
Atualização
sobre controle
23/02/2023 02 4.2 Mayara Luciano
de informação Torres Tadeu
documentada
Inclusão da Lista
Mestre de
16/03/2023 03 Todos Mayara Luciano
informação Torres Tadeu
documentada e
itens no objetivo
18/04/2023 04 Revisão do Todos Mayara Luciano
Layout Torres Tadeu
09/06/2023 05 Adição de Todos Mayara Mayara
responsabilidad Torres Torres
es e rodapé com
número de
emergência
Sumário
1. Objetivo .................................................................................................................. 3
2. Normas de referência ............................................................................................ 3
3. Responsabilidades ................................................................................................. 3
3.1 Setor de qualidade ............................................................................................ 3
3.2 Responsável pela elaboração ou revisão do documento ................................. 3
3.3 Usuário do documento ...................................................................................... 3
4. Procedimento ........................................................................................................... 4
4.1 Definição do Responsável pela Elaboração dos Documentos .................... 4
4.2 Elaboração de documento e definição de registros ...................................... 4
4.3Aprovação e uso de documentos e formulários ............................................. 5
4.4 Identificação dos documentos ....................................................................... 5
4.5Distribuição e Controle de Documentos e Registros ....................................... 6
4.6Revisões .......................................................................................................... 6
4.7Controle de documentos externos ................................................................... 7
4.8Controle de registros ......................................................................................... 7
Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 1 de 11
Ramal - 769-0501Tel.: Tel. 55 22 3379-2186 - Rota 769-2186 QSMS PLY +55 21 96849-6754
(22) 3379-0501Celular: (22) 99953-0590 55 22 9 9840- 4591
Email: gcar.mis@petrobras.com.br E-mail: gcar.merg.esc@petrobras.com.br
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4.9Controle de formulários ..................................................................................... 8

4.10 Padronização do procedimentos .................................................................... 9
4.11 Back-up de Dados e Aplicação de Antivírus .......................................................... 11
5. Formulários e modelos correlatados .................................................................................... 11

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1. Objetivo
Determinar a metodologia para emissão, aprovação, alteração e controle de

informações documentadas do Sistema de Gestão Integrado - SGI, bem
como demonstrar a sistemática para distribuição, acesso, recuperação e uso;
armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade; controle
de alterações (por exemplo, controle de versão); retenção e disposição seguindo
padrões de confiabilidade e integridade.
2. Normas de referência
 ABNT NBR ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos;

 ABNT NBR ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental – Requisitos
com Orientações para Uso;
 ABNT NBR ISSO 45001 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança
Ocupacional – Requisitos com Orientações para Uso;
 ABNT NBR ISO 17020 – Avaliação de Conformidade – Requisitos
para o Funcionamento de Diferentes Tipos de Organismos que
Executam Inspeção;
 ABNT NBR 10013 – Diretrizes para documento do sistema da Qualidade.
3. Responsabilidades
3.1 Setor de Qualidade:

 Identificar a necessidade de elaboração/revisão de documentos com auxílio dos
gestores de cada setor;
 Distribuição e controle de documentos do SGQ e documentos externos;
 Controlar os registros da qualidade e auxiliar demais setores neste processo.
3.2 Responsável pela Elaboração ou Revisão do Documento

 Elaboração ou revisão dos documentos;
 Controlar os registros do seu processo.
3.3 Usuário do Documento

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 Solicitar revisão do documento;

 Controlar os registros do seu processo.
4. Procedimento
4.1 Definição do Responsável pela Elaboração dos Documentos
As necessidades de elaboração/revisão de documentos são detectadas pelo

Setor de qualidade com auxílio dos gestores de cada processo através da
análise dos requisitos do sistema, relatórios de auditoria, registros de não
conformidades ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas,
além das próprias observações apontadas pelos operadores dos processos.
A partir das necessidades levantadas, o gestor de qualidade designa o
responsável pela elaboração/revisão dos documentos em questão.
4.2 Elaboração de Documentos e Definição de Registros
Os responsáveis pela elaboração dos documentos designados pelo gestor

utilizam um dos seguintes tipos de documentos padronizados da empresa:
4.2.1 MQ – Manual da Qualidade;

4.2.2 PG – Procedimento de Gestão;
4.2.3 PO – Procedimento Operacional;
4.2.4 IT – Instrução de Trabalho;
4.2.5 Guias;
4.2.6 Planos; e
4.2.7 FLX (Fluxogramas).
Durante a elaboração ou revisão dos documentos, o responsável pela

elaboração define de acordo com a necessidade a criação ou adaptação de
registros da qualidade.
O controle dos registros é realizado através da planilha de controle de registros.

O acesso a todos os registros é livre e sua manutenção é garantida pelo
atendimento dos parâmetros de controle.

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4.3 Aprovação e Uso de Documentos e Formulários
Os documentos somente podem ser utilizados após a sua aprovação, que será
comprovada da seguinte forma, seja na primeira versão, como nas revisões
subsequentes:
4.3.1 Os documentos devem conter os nomes de quem os elaborou e
verificou.
4.3.2 Os documentos estratégicos são aprovados pela
Gerência/Direção (Organograma, Manual do SGI).
4.3.3 Os documentos de gestão, SMS e Operacionais são
aprovados pelo gestor da área.
Todos são elaborados pelos responsáveis pelos setores e aprovados pelo
gestor da qualidade. Além disso, o setor de qualidade deve proteger os
documentos contra alterações (senha ou pdf).
Á vigência do documento inicia-se a partir da data de aprovação do mesmo,
com assinatura (manuscrita ou digital) do verificador e do aprovador.
Quando aprovado, deverá haver treinamento para as funções envolvidas na
execução do documento.
4.4 Identificação dos Documentos
Os documentos do sistema de gestão são identificados da seguinte forma:
Document Identificação Códig

o o
MSQI Manual da Qualidade MSGI
PG Procedimento de número sequencial, a partir de 01.

Gestão Exemplos: PG-PLY-01, PG-PLY-02,
etc.;
PO Procediment número sequencial, a partir de
o 01. Exemplos: PO-PLY-01,
Operacional PO-PLY-02, etc.;
IT Instrução Técnica número sequencial, a
partir de
01.
Exemplos: PLY-IT-01, PLY-IT-02,
etc.;
F Formulário formato F-XXX-YY, onde XXX é um

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número sequencial iniciado em 001 e

YY representa sua revisão, iniciado
em 00. Exemplos: F-014-00, F-001-
01, etc.
Documentação estratégica e estruturais: Manual do SGI, Organogramas,

políticas, dentre outros documentos.
Documentação de gestão e operacional: Procedimento Operacionais,
Procedimentos de Gestão, formulários e os registros aplicáveis.
O formulário não tem a obrigatoriedade de possuir o cabeçalho padrão, mas
devem apresentar no documento código do formulário e revisão.
4.5 Distribuição e Controle de Documentos e Registros
A distribuição e o controle dos documentos são realizados pelo gestor de

qualidade utilizando a planilha de controle – Lista Mestre de informação
documentada.
A documentação é disponibilizada em PDF e/ou Arquivo Protegido de Edição,
exceto os formulários que necessitam de preenchimento, em notebook, para o
pessoal que está utilizando esses documentos na base do cliente.
4.6 Revisões
Em caso de revisões de documentos ou formulários, a nova versão é editada e

distribuída aos usuários destes, sendo as versões antigas destruídas por quem
estiver utilizando.
A cada nova versão, o documento ou formulário recebe uma nova numeração
no campo “revisão”.
Os documentos originais que sofreram revisão (obsoletos) são arquivados em

meio eletrônico em um diretório específico e as cópias que foram distribuídas
são deletadas ou destruídas para evitar o uso.
4.7 Controle de Documentos Externo
São considerados documentos de origem externa: normas técnicas,

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projetos e especificações fornecidas pelo cliente, portarias, entre outros.
A distribuição e o controle das normas, certificados, leis e portarias são

realizados pelo gestor de qualidade utilizando-se da LMDE – Lista Mestra de
Documentos Externos.
A garantia de uso da versão mais atual de tais documentos se dá mediante
consulta aos órgãos responsáveis pela sua emissão, por parte dos
departamentos/processos onde tais documentos são aplicáveis. Poderão ser
consultadas ainda as entidades de classe que disponibilizam tais informações
na imprensa especializada ou via internet. O mesmo processo deverá ser
observado para as Normas ABNT aplicáveis.
Este contato é documentado na própria LMDE – Lista Mestra de Documentos
Externos onde se coloca a data da atualização.
4.8 Controle de Registros
Todos os registros, em meio físico ou eletrônico, devem ser mantidos legíveis,

prontamente identificáveis e recuperáveis.
Os registros são mantidos e retidos para prover evidências da conformidade
dos processos e da eficácia do Sistema de Gestão.
A fim de permitir controle e fácil acesso aos registros, foi definido, neste
procedimento que cada área é responsável pela gestão da identificação,
armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros.
As informações documentadas são controladas na planilha de controle – Lista
Mestre de informação documentada.
Identificação: Refere-se ao nome e código do registro (quando aplicável).
Setor: Refere-se ao setor responsável pelo armazenamento do registro.

Armazenamento: Refere –se ao local onde o registro deve ser mantido,
podendo ser digital, físico ou ambos.
Proteção/Acesso: método utilizado para a proteção física ou digital do registro.
A definição informa ainda se existe a necessidade de acesso controlado ao
registro ou se o mesmo se encontra disponível para consulta por qualquer
colaborador.
Recuperação/indexação: método a ser aplicado caso seja necessário recompor
localizar o registro em algum instante posterior à sua geração e guarda, ex. (mês, ano,
dentre outros)

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Informações típicas: emissão e remissão (quando possível e necessário),

backup de dados para registros em meio magnético, indexação do registro,
sequência de armazenamento (numérica, cronológica, por cliente, etc.), ordem
de guarda, etc.
Retenção: tempo mínimo e local no qual o registro deve ser mantido. Os
registros poderão ser mantidos por um tempo maior, a critério dos processos da
organização, sem a necessidade de alteração deste procedimento.
Observar que registros Fiscais devem ser mantidos por um mínimo de 5 (cinco)
anos, enquanto que os mantidos em função de Legislação específica de DP/RH
ficam sob a guarda da organização enquanto os colaboradores permanecerem
no seu quadro funcional. Documentos tais como ASO, PCMSO e PPRA devem
ser mantidos por, no mínimo, 20 (vinte) anos. Em especial, o ASO e exames
complementares deverão ser mantidos por, no mínimo, 20 (vinte) anos após o
desligamento do colaborador.
Disposição: define como o registro deve ser destruído, depois de decorrido o

tempo de retenção estabelecido para o mesmo.
Informações típicas: Descartar ou apagar o registro, formatar o meio magnético, etc.
4.9 Controle de Formulários
Todos os formulários que se fizerem necessários ao cumprimento e registro

dos resultados dos Procedimentos, (ex.: formulários, planilhas, fichas, etiquetas
e etc.) e que façam parte do SGI, deverão estar relacionados com um número
específico registrado junto ao QSMS, que terá um controle na Lista Mestre de
informação documentada, e podem ser mencionados nos procedimentos para
facilitar o entendimento. Quando houver necessidade de revisão do formulário,
o número de revisão será alterado no próprio formulário e controlado na
planilha de controle não sendo necessário revisão do procedimento relacionado
à esta atividade.
Esses formulários são codificados

como “F”. Ex.: F-000-00, onde:
F - Formulário do SGI;
000 - Numeração de controle sequencial fornecida pelo QSMS
0 - Controle sequencial das revisões iniciando por "00".

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4.10 Padronização do Procedimento
Fonte: A Fonte não é obrigatória podendo variar de acordo com o

documento, normalmente é utilizado fonte Arial 12.
Cabeçalho: Os procedimentos devem possuir cabeçalho padronizado

contendo os seguintes itens:
 Logotipo da Empresa;
 Código do Documento - Identificado por letra e número os procedimentos,
formulários, matriz de treinamento, objetivos e metas, bem como política e
demais documentos, são identificados por letras.
 Título do documento;
Conforme exemplo abaixo de um Procedimento
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Revisão 05
Controle de Revisão: O Procedimento/instrução deve possuir em sua primeira

página o controle de revisão, que informa o histórico das revisões e outras
informações importantes, como: data, código da revisão, descrição, item
revisado, responsável pela revisão e o aprovador.
A primeira edição corresponde à elaboração. A revisão e a data são

controladas através da planilha CONTROLE DE INFORMAÇÃO
DOCUMENTADA pelo Responsável pelo QSMS. Os documentos de Origem
Externa são controlados em Lista Mestra específica.
Data Revisão Descrição Item Responsável Aprovado por

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Sumário: Deverá conter títulos, subtítulos e páginas para facilitar a localização dos itens;
Objetivo: Descreve sucintamente o conteúdo do documento.
Descrição das Atividades: Descreve de forma padronizada de como a

atividade deve ser executada.
Rodapé: O rodapé deverá conter número de página. A numeração das páginas

do documento deve ser sequencial, indicando o número da página em relação
ao número total de páginas.
Marca D’água: Trata-se de uma marca impressa ao plano de fundo dos

procedimentos. É utilizada por questões de segurança dos documentos
impressos, sendo utilizado da seguinte forma:
Original: É utilizada nos documentos que podem ser alterados e revisados.

Estes documentos só podem ser alterados pelo setor de QSMS e estão no SGI
Privado.
Cópia Controlada: É utilizada nos documentos que não tem permissão para
edição, disponíveis em PDF no SGI-QSMS.
Nota: Quando aplicável no final do procedimento será mencionado a

documentação referência.
4.11 Back-up de Dados e Aplicação de Antivírus

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É realizado, pelo responsável da TI, o back-up de todos os registros mantidos

por meio eletrônico para fins de guarda e manutenção. O back-up é realizado
diariamente, em HD externo conectado à rede da Ply Consultoria, identificando-
se o período relativo mesmo.
A gerência deverá verificar se o back-up do dia anterior foi executado corretamente.

Da mesma forma, o antivírus deverá ser atualizado diariamente, via internet, em
todos os computadores da Ply Consultoria Gestão de Resíduos. Em caso de
problemas, o responsável pela TI deverá ser acionado.
5. Formulários e modelos correlatados
Lista Mestre de informação documentada;

LMDE – Lista Mestra Documentos
Externos.
_____________________________________ ____________________________________
Responsável por elaboração Responsável por elaboração

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4.9Controle de formulários ..................................................................................... 8

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 2 de 11

Determinar a metodologia para emissão, aprovação, alteração e controle de

 ABNT NBR ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos;

3.1 Setor de Qualidade:

3.2 Responsável pela Elaboração ou Revisão do Documento

3.3 Usuário do Documento

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 3 de 11

 Solicitar revisão do documento;

4.1 Definição do Responsável pela Elaboração dos Documentos

As necessidades de elaboração/revisão de documentos são detectadas pelo

4.2 Elaboração de Documentos e Definição de Registros

Os responsáveis pela elaboração dos documentos designados pelo gestor

4.2.1 MQ – Manual da Qualidade;

Durante a elaboração ou revisão dos documentos, o responsável pela

O controle dos registros é realizado através da planilha de controle de registros.

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 4 de 11

4.3 Aprovação e Uso de Documentos e Formulários

Os documentos do sistema de gestão são identificados da seguinte forma:

Document Identificação Códig

PG Procedimento de número sequencial, a partir de 01.

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 5 de 11

número sequencial iniciado em 001 e

Documentação estratégica e estruturais: Manual do SGI, Organogramas,

4.5 Distribuição e Controle de Documentos e Registros

A distribuição e o controle dos documentos são realizados pelo gestor de

Em caso de revisões de documentos ou formulários, a nova versão é editada e

Os documentos originais que sofreram revisão (obsoletos) são arquivados em

4.7 Controle de Documentos Externo

São considerados documentos de origem externa: normas técnicas,

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 6 de 11

projetos e especificações fornecidas pelo cliente, portarias, entre outros.

A distribuição e o controle das normas, certificados, leis e portarias são

4.8 Controle de Registros

Todos os registros, em meio físico ou eletrônico, devem ser mantidos legíveis,

Identificação: Refere-se ao nome e código do registro (quando aplicável).

Setor: Refere-se ao setor responsável pelo armazenamento do registro.

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 7 de 11

Informações típicas: emissão e remissão (quando possível e necessário),

Disposição: define como o registro deve ser destruído, depois de decorrido o

4.9 Controle de Formulários

Todos os formulários que se fizerem necessários ao cumprimento e registro

Esses formulários são codificados

000 - Numeração de controle sequencial fornecida pelo QSMS

0 - Controle sequencial das revisões iniciando por "00".

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 8 de 11

4.10 Padronização do Procedimento

Fonte: A Fonte não é obrigatória podendo variar de acordo com o

Cabeçalho: Os procedimentos devem possuir cabeçalho padronizado

Conforme exemplo abaixo de um Procedimento

PG-PLY-01 – Informação documentada

Controle de Revisão: O Procedimento/instrução deve possuir em sua primeira

A primeira edição corresponde à elaboração. A revisão e a data são

Data Revisão Descrição Item Responsável Aprovado por

Contatos da Bacia de Santos Contatos da Bacia de Campos Página 9 de 11

Objetivo: Descreve sucintamente o conteúdo do documento.

Descrição das Atividades: Descreve de forma padronizada de como a

Rodapé: O rodapé deverá conter número de página. A numeração das páginas

Marca D’água: Trata-se de uma marca impressa ao plano de fundo dos

Original: É utilizada nos documentos que podem ser alterados e revisados.

Nota: Quando aplicável no final do procedimento será mencionado a

4.11 Back-up de Dados e Aplicação de Antivírus