1.

Secretário(a) de Escola
A secretaria da escola será exercida por
um(a) secretário(a) de escola mediante a
escolha do(a) Gestora(a) e nomeado “ad
nutum” pelo Secretário de Estado da Educação
através de ato administrativo próprio (Art.
146 e 147) do Regimento Geral das Escolas
Estaduais do Amazonas).
 O(a) SECRETÁRIO(a) é o(a) funcionário(a)
encarregado(a) de planejar, coordenar e
verificar o andamento dos serviços da
secretaria, bem como estudar a aplicação de
métodos racionais de trabalho, visando o
contínuo aperfeiçoamento dos mesmos (Art. 148
do RG).
 É responsável pela expedição,
autenticidade, arquivamento e guarda da
documentação escolar e demais atos
administrativos formais da escola,
respondendo administrativamente, civil e
penal pelos atos de improbidade que em
relação a eles praticar.
 “Os atos de improbidade administrativa, importarão

a suspensão dos direitos políticos, a perda da

função pública, a indisponibilidade dos bens e o

ressarcimento ao erário, na forma e gradação

previstas em lei, sem prejuízo da ação penal

cabível”. Artigo 104 § 3º. Constituição Estadual do

Amazonas.
3. O(a) Secretário(a) deverá ter como princípio
ético dentre outros os seguintes preceitos:

 Primar pela dignidade, decoro, zelo, eficácia e

pela consciência dos princípios éticos e morais que
devem nortear o(a) servidor(a), que exerce a função
de secretário(a) de escola;
 Externar atos, comportamentos e atitudes que
preservem a honra, a tradição e a excelência da
qualidade dos serviços públicos na Escola;
 Não desprezar o elemento ético de sua conduta;
 É pressuposto ético-moral do(a) servidor(a)
público(a) da área de Educação não ter que decidir
somente o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o
conveniente e o inconveniente, o oportuno e o
inoportuno, mas, principalmente, entre o honesto e
o desonesto, consoante as regras contidas na
Constituição Estadual.
As atribuições e competências do(a) secretário(a) de Escola
estão amparadas nos artigos 119 e 149 do Regimento Geral das
Escolas da Rede Estadual de Ensino, aprovado pela Resolução nº
122/2010-CEE/AM-30.11.2010
 Responder perante o gestor, pelo expediente e pelos serviços
da secretaria;
 Organizar e realizar os serviços de escrituração escolar e
os registros relacionados com a administração do pessoal;
 Organizar no começo do ano letivo a agenda de serviços e
fazer a designação de atribuições a cada um(a) de seus e/ou
suas auxiliares, acompanhando o seu andamento;
 Subscrever, juntamente com o gestor: certificados, diplomas,
fichas escolares, declarações, quadro de notas e, sempre que
couberem outros instrumentos pertinentes às formalidades
burocráticas dos(as) estudantes;
 Organizar, orientar e ter sob sua guarda os arquivos da
escola, zelando pela sua ordem e conservação;
 Realizar ou promover a escrituração das atas, de abertura e
encerramento de livros, elaboração dos quadros estatísticos e
outros instrumentos da formalidade burocrática que sejam de
sua responsabilidade;
 Redigir e subscrever juntamente com o gestor atos
oficiais da escola, para posterior
encaminhamento, divulgação e expedição;
 Atender o pessoal docente, técnico pedagógico,
administrativo, discente, pais e responsáveis
pelos estudantes menores, prestando-lhes
informações e esclarecimentos referentes às
formalidades legais e burocráticas;
 Recepcionar e atender cordialmente as pessoas que
tenham assunto a tratar na escola;
 Apresentar ao seu superior imediato, quando solicitado,
relatório circunstanciado das atividades programadas,
executadas e/ou em execução, pertinentes à área de sua
competência;
 Instruir processos e exarar pareceres, quando devidamente
consultado;
 Cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Regimento
Geral, do seu Regimento Escolar, do(a) gestor(a) da escola
e dos demais atos administrativos;
 Exercer outros atos de expedientes nos limites de sua
competência;
 Manter o Sistema Integrado de Educação de Gestão Educacional do Amazonas
– SIGEAM sempre atualizado e com informações fidedgnas.
 Registrar as ocorrências da reunião dos Conselhos de Classe-CONCLAS;
 Zelar pelo cumprimento do regulamento sobre a lavratura dos assuntos
discutidos no Conselho de Classe-CONCLAS em ata;
 Comunicar formalmente, de imediato, à gestão da escola sobre as
irregularidades nas entregas dos Diários de Classe e das notas dos(as)
estudantes;
 Representar contra as irregularidades e/ou rasuras dos Diários de Classe
que denotem negligência quanto ao cumprimento do que dispõe o Regimento
Geral sobre critérios para sua utilização, preenchimento e controle;
 Opinar sobre questões administrativas no âmbito interno da Escolas; e,
promover sua auto-avaliação como membro de equipe.
4. Atividades do(a) Secretário(a)
- Matrícula: É a vinculação do(a) estudante ao
estabelecimento de ensino às normas regimentais próprias das
atividades discentes.
- No ato da matrícula deve ser conferido:
 Duas fotografias atualizadas;
 Preenchimento da ficha de matrícula com os dados que
fizerem necessários;
 Assinatura da ficha de matrícula pelo estudante – quando
maior de idade ou pelo(a) responsável – quando menor;
 Cópia da documentação pessoal;
 Estudante menor de idade: certidão de nascimento e CPF.
 Estudante maior de idade:
- certidão de nascimento;
- CPF;
- cédula de identidade;
- título de eleitor;
- comprovante do serviço militar (sexo masculino);
- certidão de casamento (em caso de divórcio, o(a)
estudante deverá apresentar certidão com averbação);
- comprovante de residência.
 - Ao(à) estudante procedente de outros
estabelecimentos deve ser solicitado:
 Transferência original contendo: identidade
completa e ato legal da escola pública ou
particular (ato de criação, autorização ou
reconhecimento);
 Ficha individual com notas do estudante que
estiver cursando a série devidamente assinada
pelo(a) gestor(a) e secretário(a). Na falta de
carimbo, as assinaturas devem ser por extenso;
 Informações quanto à situação do(a)
estudante aprovado(a) ou reprovado(a);
aprovado com progressão parcial - se
reprovado(a), as notas devem ser registradas
na série.
 Documentação pessoal, conforme caso
específico;
 Registrar o recebimento do documento.
5. Transferência
Ato em que o(a) responsável ou o(a) estudante solicita saída
da escola.
- Guia de transferência
É a confirmação de escolaridade do(a) estudante, quando
este(a) requer sua transferência de uma instituição escolar
para outra. Isto ocorrerá quando o(a) discente:
 Cursando o bimestre – leva a guia de transferência e
declaração de rendimento escolar;
 Bimestre concluído – leva guia de transferência mais ficha
individual e declaração de rendimento escolar;
 Bimestre concluído e cursando o seguinte – guia de
transferência, ficha individual e declaração de rendimento
escolar;
 Concluído o ano letivo – somente a guia de transferência.

- A transferência escolar dar-se-á:

 A pedido do(a) próprio(a) estudante, quando maior;
 A pedido do responsável do(a) estudante, quando este for
menor, ou
 Por interesse do sistema, observando as sanções disciplinares
constantes do Regimento Geral ou da escola.
- Aspectos necessários à expedição de
transferência
 Identificação completa da escola;
 Situação legal da escola (ato de criação,
autorização ou reconhecimento no caso de
escola particular);
 Identificação completa do(a) estudante,
conforme certidão de nascimento;
 Preenchimento com as notas da(s) série(s) concluída(s);
 Assinatura por extenso do(a) gestor(a) e secretário(a),
quando não existe carimbo;
 Ficha individual devidamente assinada pelo(a) gestor(a) e
secretário(a), com registro das notas bimestrais e frequência
(quando transferido durante o período letivo e observando se
o(a) estudante não está reprovado(a) por falta;
 Declaração de rendimento quando necessário;
 Preenchimento dos dados referentes à Educação Física;
 Cancelamento dos espaços em branco com traços.
6. Ficha individual
É o documento no qual se registra a vida escolar do(a)
estudante durante o período letivo, para efeito de controle.
- Finalidade
 Assegurar a autenticidade dos registros das avaliações do(a)
estudante, no período letivo;
 Fornecer dados para a elaboração das atas de resultados
finais.
- Aspectos a serem observados
 Preenchimento de todos os dados exigidos na ficha;
 Registro fiel e sem rasuras nas pontuações atribuídas ao(à)
estudante;
7. Histórico escolar
É o documento que reúne os dados da vida escolar do(a)
educando(a), quando este conclui o grau de ensino.
- Finalidade
Documentar a vida escolar do discente para efeito de
comprovação da escolaridade.

8. Documentação Escolar
Certificado, Diploma, Histórico e Transferência.
A documentação escolar exige que em seu preenchimento
sejam registrados(as) todos os dados necessários para efeito
da sua validade.
 - Registro no certificado ou diploma
 Constar corretamente o Ato de Criação da Escola;
 Data de expedição no anverso deverá ser mesma do verso;
 Nomes próprios, com exceção dos Estados que podem ser usado siglas
maiúsculas, não podem ser abreviados;
 Nomenclatura de disciplinas e/ou atividades devem ser transcritas
corretamente da Estrutura Curricular;
 Eliminação de espaços em branco a ser feita com traços (---) e não com
asteriscos (*);
 A data de conclusão no anverso do certificado de Ensino Fundamental e
Médio, ou diploma, deverá ser a mesma em que o(a) estudante concluiu o
curso. A exceção é feita nos casos em que o(a) estudante concluiu a
Progressão Parcial, Adaptação Curricular, Suplementação e Estágio, em data
posterior. Neste caso a data será a de conclusão desses estudos;
 Assinaturas do(a) gestor(a) e secretário(a) devidamente
investidos na função por portaria ou autorização da
autoridade competente;
 No carimbo padronizado do gestor(a) e secretário(a), deverá
constar o nome por extenso e número de portaria;
 Quando houver substituição de Secretário(a) ou Gestor(a), na
assinatura deve ser escrito o nome por extenso e abaixo
registrar EM EXERCÍCIO.
- Diploma
Documento comprobatório da conclusão de curso
profissionalizante ao nível de 2º grau. Deverá ser expedido
juntamente com o histórico escolar.
 - Organização do processo de diploma ou certificado para
registro e/ou autenticação e arquivo
 Para o 1º grau: certificado, histórico e documentação
pessoal;
 Para o Ensino Médio ou profissionalizante: certificado e
histórico original do Ensino Fundamental – histórico do ensino
fundamental e médio – certificado – diploma – comprovante de
estágio – documentação pessoal.
 Para expedir a 2ª via de qualquer documento, roubo ou furto,
será necessária a apresentação do Boletim de Ocorrência (BO).
9. Diário de classe
Documentação no qual são feitas as
escriturações ou os lançamentos de frequência,
aproveitamento e conteúdos ministrados
mensalmente, inclusive no período de
recuperação. A escrituração ou os lançamentos
digitais serão de competência exclusiva do(a)
professor(a).
 - Procedimentos:
• Verificar se os preenchimentos dos diários de classe estão
sendo cumpridos; e,
• Comunicar de imediato ao(à) gestor(a) da escola e/ou
pedagogo(a) sobre as irregularidades constatadas no
preenchimento do diário;
• Cancelar e lançar o nome do(a) estudante no diário de
classe, bem como registrar desistência e transferência,
sendo esta atribuição vedada ao(à) professor(a);
• Observar o que preceitua o Regimento Geral das Escolas
Estaduais do Amazonas, artigos 171, 172, 173 e 175.
10. Prazo de expedição de documentação escolar (Art. 179 do Regimento
Geral das Escolas Estaduais):

 Confirmação de matrícula - No ato da formalização junto à escola.

 Transferência e histórico escolar e certidão de curso – 3 dias úteis.
 Certificado ou diploma – 15 dias corridos após a conclusão dos cursos.
 Declaração de frequência e declaração de escolaridade – No ato da
solicitação do requerente.
 Certidão de conclusão de série ou curso – 5 dias corridos após solicitação
junto à escola.
 Boletim escolar – 7 dias após o término do ano letivo
11. Casos de dispensa
– Educação Física
É o amparo legal que faculta a prática de Educação Física, aos estudantes, em
todos os níveis e ramos de ensino.
 Lei Nº 4.024/61 – art. 22 . Ampara maiores de 18 anos, válido até 1968.
 Decreto Lei 705/69 a 1970.
 Lei Nº 5.664/71 – ART. 1º. Parágrafo único, para os estudantes do curso noturno;
válido somente para 1971.
 Dec. Nº 69.450/71 – art. 6º, alínea... ( de acordo com a situação), válido de 1972
a 1977.
 Lei Nº 6.503/77 –art. 1º, alínea... (de acordo com a situação), válido de 1978 a
1988.
 Lei Nº 7.692/88 – art. 1º, alínea... (de acordo com a situação), válido de 1997.
 Res. 049/98 – CEE/AM – válido até o ano de 2004
 Lei Nº 10.793 de 1º/12/2003. – a partir de 2005
 Res. 09 de 2005 – Ed. Física de 01/03/2005 – Alínea... (de acordo com a situação).
 - Procedimentos
 Registrar informações de Educação Física no quadro impresso, se houver, utilizando
os espaços corretamente.
 Até 1979, as escolas da Rede Estadual deverão registrar somente frequência ou
amparo da dispensa.
 A partir de 1980, as escolas da Rede Estadual deverão registrar conceito, sessões
e frequência ou amparo legal da dispensa.
 A partir de 1998 registrar – para o diurno dispensado da prática de Educação
Física de acordo com a alínea “b”.
 Para o noturno registrar – dispensado da prática de Educação Física de acordo com
o art. 1º da Res. Nº 049/98 – CEE/AM
 A partir do ano de 2004 registrar “dispensado de acordo com § 1º, alínea..... ( de
acordo com a situação) do Art. 5º da Resolução nº. 09/05-CEE/AM”.
 Documentação oriunda de outros estados, transcrever conforme documento original.
 Documentação antiga com dados incompletos, a escola deverá responsabilizar-se pelo
amparo legal.
 - Estudantes Portadores(as) de afecções congênitas ou
adquiridas - Decreto-Lei nº 1.044/1969 – dispõe sobre o
tratamento excepcional para os estudantes portadores de
afecções.
- Estudante Gestante
Lei nº 6.202/1975 – Institui à estudante em estado de
gestação o regime de exercícios domiciliares instituído pelo
Decreto-Lei nº 1.044/1969.
Atribuir à essas estudantes gestantes, como compensação da
ausência às aulas, exercícios domiciliares com acompanhamento da
escola, sempre que compatíveis com o seu estado de saúde e as
possibilidades do estabelecimento.
 - Lei do Serviço Militar
Decreto nº 57.654/1966 – Regulamenta a Lei do
Serviço Militar: “Todo convocado matriculado em Órgão
de Formação de Reserva que seja obrigado a faltar às
suas atividades civis, por força de exercícios ou
manobra, terá as suas faltas abonadas para todos os
efeitos. Para isto caberá ao Comandante Diretor ou
Chefe desses Órgãos, dar ciência à entidade
interessada, com antecedência, dos exercícios ou
manobras programadas e, depois confirmar a sua
realização para fins de abono de faltas”.
 - Procedimentos
“Cabe aos professores e à equipe pedagógica da escola,
informar e orientar os alunos sobre as exigências desta
Resolução, verificando principalmente os casos de infrequência
às aulas, para acompanhamento pedagógico e envolvimento da
família, informando-a sobre a frequência e aproveitamento
escolar”. Artigo 9º da Resolução nº 09/05-CEE/AM.

12. Equivalência de estudos

A equivalência de estudos realizados no exterior será feita de acordo
com artigos 83 ao 100 da Resolução Nº 122/2010 do CEE/AM em consonância
com a Resolução nº 152/2002 que trata especificamente do assunto.
13. Denominação de escolar
As escolas estaduais de acordo com o período e a legislação tiveram as
seguintes denominações:
- Lei Nº 4.024/61
 Grupo Escolar: estabelecimentos que ministravam o curso primário ( 1ª a 4ª
séries);
 Ginásio; aqueles estabelecimentos que ofereciam curso ginasial (5ª a 8ª
séries);
 Colégio: denominação dos estabelecimentos que mantinham curso secundário (2º
grau)
- Decreto Nº 2.064/71
 Subunidade: estabelecimento que mantinha ensino de 1º grau.
 Unidade Educacional: instituições educacionais que ofereciam ensino de 1º e
2º graus.
- Decreto Nº 4.870/80.
 Escola de 1º grau: aquela que oferecia somente o 1º grau.
 Escola de 1º ou 2º graus: toda escola que ministrava o 1º e
2º graus.
- Decreto Nº 12.137/89, 21/06/89
 Escola Estadual: todas as escolas que continham a designação
de 1º e 2º graus.
- Manterão a denominação original:
 Todas as escolas municipais cedidas;
 As escolas conveniadas;
 As que foram criadas sem constarem, em sua nomenclatura, os
referidos graus.
14. Arquivos escolares
É o conjunto ordenado de documentos comprobatórios dos fatos relativos à
vida escolar do(a) estudante e a vida funcional do estabelecimento
Finalidade
Assegurar a autenticidade da vida escolar das(os)) estudantes que, em
qualquer época, seja possível verificar a identidade de cada um(a) e
regularidade de seus estudos, assim como quaisquer dados pertinentes à
escola.
Tipos de arquivo
São dois os tipos de arquivos, no que se refere à frequência de uso ou
consulta:
 Ativo: é aquele que contém documentos atualizados, consequentemente, de uso
constante.
 Passivo: é o que conserva documentos e papéis que raramente são usados ou
consultados.
15. Métodos de arquivamento
São vários os métodos utilizados para este tipo de
trabalho, todavia, para efeito do arquivo escolar, considerar-
se-á o método alfabético.
Neste método pode ser considerado o prenome ou o sobrenome
do(a) estudante:
 Prenome - ex: Antônio Oliveira Gomes, Benigno Tupinambá e
Celeste Pinajé.
 Sobrenome – ex: Gomes, Antônio Oliveira.
Pinajé, Celeste.
Tupinambá, Benigno.
- Índice de arquivos
Na organização do arquivo deve-se selecionar o material a ser arquivado e fazer a
sua catalogação, de modo a permitir a localização e a busca dos documentos com maior
rapidez.
Considerando que o material a ser usado serão caixas plásticas, neste caso,
identificam-se as caixas com as letras, faz-se a numeração de acordo com a quantidade
a ser usada por letra, bem como os processos que serão arquivados por caixa e elabora-
se o índice.
Ex: Antônio Oliveira Gomes = A – 4.6
Onde: “A” Corresponde à ordem alfabética; 4 é o número da caixa; 6 o número do
processo que se encontra na caixa
Outros exemplos: Gomes, Antônio Oliveira= G- 4.6. , Pinajé, Celeste = P-3.10.
Para o registro do índice pode ser usada folha de papel oficio ou fichas,
contanto que sejam lançados todos os dados necessários a identificação e localização
do documento.
Obs: A escola poderá adotar outros métodos de organização para seus arquivos.
16. Soluções para ocorrência de escolaridade
1.Problemas de estudantes sem escolaridade ou vindo de
escolas não regularizadas.
A escola deverá aplicar o Art. 48 Inciso III da Resolução
122/2010-CEE/Am. ou do Regimento da Escola, aplicando a
avaliação de classificação.
A avaliação para classificação deverá ser aplicada
sempre no início do ano letivo, mediante a solicitação do
candidato, quando maior de idade ou pelos pais quando se
tratar de estudante menor.
 17. Classificação
O(a) estudante que ingressar na escola através da avaliação de classificação
deverá constar em seu documento escolar as notas da avaliação, e na observação o ato
legal informando que “O(a) estudante regularizou sua vida escolar, amparado(a) pelo
art. 45, inciso III, da Resolução 99/97”. ou artigo e Resolução que aprovou o regimento
da escola ou o Regimento Geral das Escolas Estaduais.
18. Reclassificação
A reclassificação pode ser usada de acordo com a Resolução 175/01-CEE-Am. – Art.
1º em consonância com os artigos 61 e 62 da Res. 122/2010-CEE/Am. ou Art. .... do
Regimento da Escola, no seguintes casos:
 Para os estudantes de 9º ano do Ensino Fundamental e 3ª série do ano do Ensino Médio,
quando não obtiveram sucesso ao submeterem-se as provas realizadas no Exame
Supletivo.
 Para regularizar vida escolar, para avanço em série, em qualquer nível ou modalidade
de ensino, ou faltas de notas em determinado ano por negligência da escola.
19. Impressos escolares
- Procedimento para solicitação de impressos escolares
Os pedidos de formulários devem ser feitos através de Ofícios e/ou
via e-mail.
As solicitações devem ser assinadas pela direção da escola ou da
coordenação, na ausência da primeira.
- Impressos existentes na GEMAE
 Certificado de Ensino Fundamental
 Certificados de 2º Grau – Não profissionalizante
 Certificado de Ensino Médio
 Certificado de EJA
 Diplomas
 Capa de processo individual do aluno
 Livro para registro de Certificado do Ensino Médio