Apresentação Do PowerPoint

MANUAL
Planilha do Inventário 2023

MANUAL
Planilha Inventário 2023
Objetivo da PLANILHA
Otimização do tempo Qualidade da produção Processos padronizados

e confiáveis
MANUAL
Acesso à PLANILHA
O acesso será através de link, disponibilizado pela GTPAT no SEI, utilizando o

login do google.adm
Se o usuário estiver logado
no Google Adm ao clicar
no link de acesso, será
Cada unidade tem seu próprio login de direcionado para página
acesso que serve como uma credencial inicial do inventário, caso
para identificar o usuário. contrário deverá seguir os
Ex.: gtpat@adm.educacao.pe.gov.br próximos passos
MANUAL
Se ao tentar entrar
na planilha surgir
esta página
Neste exemplo, não foi possível o

acesso por utilizar um e-mail pessoal
Significa que o usuário que não estava autorizado, assim
tentou acessar a deve-se clicar neste e-mail para
planilha com um login atualizar a conta
sem permissão
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Preencher com o e-mail, google adm, já autorizado.

EX.: escola.12345678@adm.educacao.pe.gov.br
Clicar em avançar
MANUAL
Preencher com a senha
Clicar em avançar
MANUAL
ESTA É A TELA
INICIAL DA
PLANILHA DE
INVENTÁRIO
2023
MANUAL
Ícones da Planilha
Indica o
Indica o
percentual Indica o
percentual
que ainda percentual de
que já foi
falta começar conclusão
iniciado
a análise
Barra no final da planilha

que mostra o nome da
escola e a GRE
MANUAL
Ícones da Planilha
Remete a aba Remete a aba de

“DICIONÁRIO” “ENTRADA” dos
de colunas “novos” bens
Ícone de Retorno –
aparece sempre no
canto superior
Remete a aba do esquerdo das
Remete a aba janelas que forem
“INVENTÁRIO” de “UPLOAD”
a ser analisado abertas
de documentos
MANUAL
Aba “DICIONÁRIO” – Apresenta a descrição

de todas as colunas da planilha.
Este recorte da aba “DICIONÁRIO” demonstra que na coluna “variável”

estão todas as colunas da planilha de inventário e na coluna “Descrição” o
significado.
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Aba “INVENTÁRIO”
Apresenta o último inventário que foi utilizado para prestação de contas ao TCE, bem como as
novas colunas a serem preenchidas. As colunas editáveis estão na cor vermelha.
É nesta aba que todas as informações do levantamento patrimonial, item a item, linha a linha,
devem ser validadas.
MANUAL
COLUNA “A” (N ORD) – NÚMERO DE ORDEM SEQUENCIAL
Quando o item Quando a análise

A coluna se
começar a ser for finalizada o
apresenta toda
analisado o número número de ordem
na cor vermelha,
de ordem fica na fica na cor
indicando que o
cor amarela ouro, verde, indicando
item ainda não
indicando que a que a análise foi
foi analisado.
análise foi iniciada. concluída.
Esse avanço será mostrado no painel inicial da planilha

MANUAL
Da coluna “B” (NUMERO DA UNIDADE GESTORA) até “AB” (VALOR CONTABIL LIQUIDO ATUAL)
Mostram as informações que

formaram a base do
relatório final apresentado
ao Tribunal de Contas. Essas
informações não poderão ser
editadas, apenas atualizadas
nas colunas adequadas para
esse fim.
MANUAL
Esta mensagem Surgirá sempre que ocorrer a

tentativa de edição de alguma
coluna protegida.
Como informado na mensagem,
se ocorrer a necessidade de
editar alguma informação a
Comissão de Inventário deverá
ser acionada.
MANUAL
Da coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) até a “AO” (ETIQUETA DO TOMBAMENTO)
São as colunas
editáveis que deverão
ser preenchidas para
validar as informações
apresentadas no
relatório.
MANUAL
Coluna “AC”
É a confirmação da existência do bem na unidade inventariada.
Possui relação direta com as colunas “H, I, J, K” que trazem respectivamente
o tombamento, a descrição do bem patrimonial e a quantidade.
A “EXISTÊNCIA DO BEM” é uma coluna com validação de dados que irá apresentar 3
possibilidades de preenchimento que veremos a seguir.
MANUAL
Quando o item analisado continua

1.
fisicamente na unidade inventariada.
Essa informação só deve ser utilizada para itens

2. que estão agrupados e nem todos os itens
permanecem fisicamente na unidade inventariada.
Quando o item analisado NÃO existe mais

3.
fisicamente na unidade inventariada.
MANUAL
Coluna “AD” (QUANTIDADE INVENTARIADA) até “AJ” (TOMBAMENTO ITEM EXISTENTE NA UNIDADE )
Ao preencher a coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) algumas informações serão automaticamente

alimentadas a depender do que foi informado.
As colunas “AD” e “AI” que remetem quantidade de itens, sempre serão preenchidas automaticamente.
Vamos ver agora as 3 possibilidades de preenchimento nos exemplos abaixo:
OPÇÃO 1 - EXISTE TOTAL:

1. Para todas as informações de saída (colunas “AE” até “AH”) aparecerá automaticamente a informação
“Não se aplica”;
2. Na coluna “AJ” o usuário precisará digitar o número do tombamento existente na unidade.
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OPÇÃO 2 - EXISTE PARCIAL:

1. Na coluna “AE” (SAÍDA DO BEM) deverá ser informado “SIM”;
2. Na coluna “AF” (MOTIVO DA SAÍDA) deverá ser escolhida uma das opções apresentadas que informam o que
aconteceu com o bem;
3. Na coluna “AG” (QUANT. MOVIMENTADA NA SAÍDA) deverá ser informada a quantidade de bens que
saíram. No exemplo acima informei a saída de 1 bem;
4. Na coluna “AH” (TOMBAMENTO DO ITEM MOVIMENTADO) digitar o(s) tombamento(s) que NÃO está(ão)
mais na unidade.
5. Na coluna “AJ” (TOMBAMENTO ITEM EXISTENTE NA UNIDADE) digitar o(s) tombamento(s) que
PERMANECE(M) na unidade.
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OPÇÃO 3 – NÃO EXISTE:

1. Na coluna “AE” (SAÍDA DO BEM) deverá ser informado “SIM”;
2. Na coluna “AF” (MOTIVO DA SAÍDA) deverá ser escolhida uma das opções apresentadas que informam o que
aconteceu com o bem;
3. Na coluna “AG” (QUANT. MOVIMENTADA NA SAÍDA) deverá ser informada a quantidade de bens que saíram.
No exemplo acima informei a saída de 1 bem;
4. Na coluna AH (TOMBAMENTO DO ITEM MOVIMENTADO) digitar o(s) tombamento(s) que NÃO está(ão) mais
na unidade.
5. As colunas “AI” e “AJ” serão preenchidas automaticamente com a informação “Não se aplica”
MANUAL
Na coluna “AF” (MOTIVO DA SAÍDA) deverá ser escolhida uma das opções apresentadas que informam o que
aconteceu com o bem:
 MOVIMENTAÇÃO: Removido de uma unidade para outra.

 DOAÇÃO: Transferência de patrimônio para terceiros.
 CASO FORTUITO/FORÇA MAIOR: Eventos imprevisíveis que não podem ser evitados, ex.: raio, inundação, etc.
 FURTO/ROUBO: Diminuição do patrimônio com ou sem violência.
 RECOLHIDO PELA SEE: Retirado da unidade através de alguma área da secretaria.
 TRANSFERÊNCIA: Movimentação do patrimônio de uma unidade para outra Secretaria
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Coluna “AK”
UP (UPLOAD = CARREGAR) Anexar documento hábil. Essa função será detalha
mais a frente.
Esta coluna se apresenta inicialmente com a informação “NÃO”, indicando que o
item, até então, não precisa de documento comprobatório.
Contudo, a informação desta coluna estará diretamente ligada a coluna “AC”
(EXISTÊNCIA DO BEM), pois se o bem não está mais fisicamente na unidade será
obrigatório apresentar a documentação que regulamentou sua saída.
A relação será assim:

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Coluna “AL” (LOCALIZAÇÃO ATUAL)
Se o bem EXISTE TOTAL ou

EXISTE PARCIAL a localização
deverá ser preenchida
Se o bem NÃO EXISTE, na coluna

localização aparecerá
automaticamente a mensagem
“Não se aplica”
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Colunas “AM” (SITUAÇÃO FÍSICA DO BEM ATUAL) e “AN” (ESTADO DE CONSERVAÇÃO ATUAL)
Quando o bem “EXISTE

TOTAL” ou “EXISTE PARCIAL”
deve-se preencher as colunas
“AM” e “AN” com uma das
opções sugeridas conforme
imagem ao lado
Quando o bem “NÃO EXISTE”

aparecerá automaticamente nas
colunas “AM’ e “AN” a
mensagem “Não se aplica”
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Coluna “AM” (SITUAÇÃO FÍSICA DO BEM ATUAL)
EM USO: Que está sendo utilizado na unidade.

OCIOSO: Embora em condições de uso, não está sendo utilizado na unidade.
RECUPERÁVEL: Patrimônio quebrado e o custo da recuperação é inferior a 50% do valor de
um bem novo.
ANTIECONÔMICO: Patrimônio de manutenção onerosa, rendimento precário, obsoleto.
IRRECUPERÁVEL: Patrimônio que não pode mais ser utilizado para o fim a que se destina
devido a perda da sua característica e inviabilidade de recuperação.
Coluna “AN” (ESTADO DE CONSERVAÇÃO ATUAL)
NOVO: Bem não utilizado, ainda fechado na caixa;

BOM: Bem já utilizado e que mantém as características e condições de uso de sua aquisição;
REGULAR: Bem em condições de uso, mas que apresenta avarias que não comprometem sua
utilização;
PRECÁRIO: Bem em condições de uso, mas que apresenta avarias que comprometem seu
desempenho;
SUCATA: Bem que não apresenta condições de uso.
MANUAL
Coluna “AO” (ETIQUETA DO TOMBAMENTO)
Deverá ser escolhida uma das opções apresentadas que irá indicar se o bem está devidamente etiquetado.
ETIQUETA LEGÍVEL – Quando o número de tombamento estiver nítido.
ETIQUETA ILEGÍVEL – Quando o número de tombamento não estiver nítido.
ETIQUETA CAIU – Esta opção deve ser selecionada quando existir a certeza que o
bem tinha uma etiqueta e no presente momento está sem ela.
SEM ETIQUETA – Quando o bem não possuir marcação de etiqueta de tombamento.
NÃO SE APLICA – Esta opção deve ser selecionada na inexistência do bem na

unidade.
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Colunas “AP” (STATUS EVOLUÇÃO) e “AQ” (STATUS DO INVENTÁRIO)
Estas colunas demonstram o andamento do processo, o que está a iniciar, o que já está em andamento e o
que já está finalizado. Vejam no exemplo abaixo:
VERMELHA
AMARELA
VERDE
Como demonstrado, o STATUS DO

INVENTÁRIO pode ser visto na primeira
coluna da planilha, na coluna “A” (N ORD)
MANUAL
Colunas “AR” (ID) e “AS” (VALIDAÇÃO GTPAT)
Estas colunas são de preenchimento e controle da Gerência Técnica de

Patrimônio – GTPAT e não interferem no STATUS de preenchimento da
planilha pelo usuário.
ENCERRAMOS AQUI A ABA DO “INVENTÁRIO”, AGORA IREMOS PARA A ABA DE “ENTRADA”

MANUAL
Aba “ENTRADA”
Nesta aba veremos uma planilha de inventário em branco onde será acrescentado, pelo usuário, todos os
bens recebidos na unidade durante o exercício 2023, e/ou bens que estavam na unidade e não foram
mencionados no inventário passado.
É uma planilha idêntica a da aba “INVENTÁRIO”. Algumas colunas, serão preenchidas automaticamente
e outras serão editáveis.
As colunas em VERMELHO, SÃO AS EDITÁVEIS deverão ser preenchidas para indicar a existência do
bem.
MANUAL
Coluna “K” Coluna “L” (NÚMERO DE DOCUMENTO DE ENTRADA)

(QUANTIDADE) e “M” (ANO DO DOCUMENTO DE ENTRADA)
Nesta coluna, irá aparecer

O usuário deverá preencher nas colunas acima, o número
na lista suspensa apenas a
do documento hábil de entrada e o ano do respectivo
opção “1”.
documento.
Não sendo possível agrupar
itens.
MANUAL
Coluna “N” Coluna “O”

(TIPO DE DOCUMENTO DE ENTRADA) (DESCRIÇÃO SUCINTA DO BEM PADRONIZADA)
Nesta coluna, irá Nesta coluna,

aparecer uma lista irá aparecer uma lista
suspensa com os suspensa com bens
documentos hábeis previamente cadastrados
para justificar a em um banco de dados
entrada do bem no onde o usuário deve
inventário selecionar o bem que
quer acrescentar ao
inventário.
MANUAL
Coluna “X” Coluna “Y”

(DATA DE INGRESSO) (VALOR UNITÁRIO DO BEM)
Nesta coluna, o usuário

deve preencher com a
data em que o bem
ingressou na unidade,
conforme o documento
que será apresentado. Nesta coluna, o usuário deve preencher com o valor do
bem que consta no documento hábil de entrada.
Caso a entrada seja “INVENTÁRIO”, “COMPROVANTE
DE ENTREGA” ou “MOVIMENTAÇÃO” o usuário deverá
deixar em branco esta coluna, pois ao concluir a entrada
do item o valor será atribuído pela GTPAT.
MANUAL
 Coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) - Sempre será - EXISTE TOTAL

 Colunas “AD” (QUANTIDADE INVENTARIADA) e “AI” (QUANTIDADE DE ITENS ATUAL) que remetem
a quantidade de itens inventariados, serão preenchidas automaticamente.
 Colunas “AE” até “AH” - Informações de saída - aparecerá automaticamente a informação “Não se aplica”;
 Coluna “AJ” o usuário precisará digitar o número do tombamento existente na unidade. Caso o bem não
possua etiqueta com tombamento o usuário deverá preencher com a mensagem: SEM TOMBAMENTO
MANUAL
 Coluna “AK” Na aba da “ENTRADA” Sempre será - SIM

 Colunas “AL” O usuário deverá informar onde o bem está localizado.
 Coluna “AM” e “AN” Deverão ser preenchidas selecionando, para

cada coluna, uma das opções sugeridas que mais se adéque a
realidade do bem.
MANUAL
 Coluna “AO”
Deverá ser escolhida
uma das opções
apresentadas que irá
indicar se o bem está
devidamente etiquetado.  Coluna “AP” e “AQ”
São alimentadas automaticamente e
demonstram o andamento do processo,
o que já está em andamento e o que já
está finalizado
Colunas “AR” e “AS” são de preenchimento e controle da Gerência Técnica

de Patrimônio – GTPAT e não interferem no preenchimento da planilha
pelo usuário.
MANUAL
Aba “UPLOAD DOC” (CARREGAR DOCUMENTO)
Nesta aba serão anexados, para cada item, todos os

documentos de saída ou entrada de bens na unidade.
A inclusão dos documentos é obrigatória.
A ID é a identidade que identifica o bem a ser documentado, poderá ser:

IN (aba INVENTÁRIO) ou EN (aba ENTRADA)
Ex.: IN3 – IN remete a aba do inventário e 3 é o número da

linha onde está a informação do bem que precisa de
documento. O mesmo se aplica para o EN (aba ENTRADA).
O tombamento e a descrição do bem aparecem
automaticamente ao selecionar a IN ou EN desejada.
MANUAL
O passo a passo para realizar o UPLOAD do documento será o seguinte:
Clicar no ícone.
1. 3.
5. Ao final surgirá a
mensagem que o arquivo
foi enviado com sucesso
No canto superior direito abrirá a
caixa abaixo.
O arquivo selecionado
2. aparecerá abaixo do
ícone em azul.
4. Na sequência clicar
Clicar em
Será direcionado para selecionar
o arquivo desejado.
FIM!
MANUAL
CONTATOS
Gestora Técnica de Patrimônio: Eridan Guimarães
Contatos: (81) 98753.1508 / 3183-9225 / 839209 / 839233

E-mail: gtpat@adm.educacao.pe.gov.br

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Planilha do Inventário 2023

Otimização do tempo Qualidade da produção Processos padronizados

O acesso será através de link, disponibilizado pela GTPAT no SEI, utilizando o

Neste exemplo, não foi possível o

Preencher com o e-mail, google adm, já autorizado.

Preencher com a senha

Barra no final da planilha

Remete a aba Remete a aba de

Aba “DICIONÁRIO” – Apresenta a descrição

Este recorte da aba “DICIONÁRIO” demonstra que na coluna “variável”

COLUNA “A” (N ORD) – NÚMERO DE ORDEM SEQUENCIAL

Quando o item Quando a análise

Esse avanço será mostrado no painel inicial da planilha

Mostram as informações que

Esta mensagem Surgirá sempre que ocorrer a

Da coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) até a “AO” (ETIQUETA DO TOMBAMENTO)

Quando o item analisado continua

Essa informação só deve ser utilizada para itens

Quando o item analisado NÃO existe mais

Ao preencher a coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) algumas informações serão automaticamente

OPÇÃO 1 - EXISTE TOTAL:

OPÇÃO 2 - EXISTE PARCIAL:

OPÇÃO 3 – NÃO EXISTE:

 MOVIMENTAÇÃO: Removido de uma unidade para outra.

A relação será assim:

Coluna “AL” (LOCALIZAÇÃO ATUAL)

Se o bem EXISTE TOTAL ou

Se o bem NÃO EXISTE, na coluna

Quando o bem “EXISTE

Quando o bem “NÃO EXISTE”

Coluna “AM” (SITUAÇÃO FÍSICA DO BEM ATUAL)

EM USO: Que está sendo utilizado na unidade.

Coluna “AN” (ESTADO DE CONSERVAÇÃO ATUAL)

NOVO: Bem não utilizado, ainda fechado na caixa;

Coluna “AO” (ETIQUETA DO TOMBAMENTO)

ETIQUETA LEGÍVEL – Quando o número de tombamento estiver nítido.

ETIQUETA ILEGÍVEL – Quando o número de tombamento não estiver nítido.

SEM ETIQUETA – Quando o bem não possuir marcação de etiqueta de tombamento.

NÃO SE APLICA – Esta opção deve ser selecionada na inexistência do bem na

Colunas “AP” (STATUS EVOLUÇÃO) e “AQ” (STATUS DO INVENTÁRIO)

Como demonstrado, o STATUS DO

Colunas “AR” (ID) e “AS” (VALIDAÇÃO GTPAT)

Estas colunas são de preenchimento e controle da Gerência Técnica de

ENCERRAMOS AQUI A ABA DO “INVENTÁRIO”, AGORA IREMOS PARA A ABA DE “ENTRADA”

Coluna “K” Coluna “L” (NÚMERO DE DOCUMENTO DE ENTRADA)

Nesta coluna, irá aparecer

Coluna “N” Coluna “O”

Nesta coluna, irá Nesta coluna,

Coluna “X” Coluna “Y”

Nesta coluna, o usuário

 Coluna “AC” (EXISTÊNCIA DO BEM) - Sempre será - EXISTE TOTAL

 Coluna “AK” Na aba da “ENTRADA” Sempre será - SIM

 Coluna “AM” e “AN” Deverão ser preenchidas selecionando, para

Colunas “AR” e “AS” são de preenchimento e controle da Gerência Técnica

Aba “UPLOAD DOC” (CARREGAR DOCUMENTO)

Nesta aba serão anexados, para cada item, todos os

A ID é a identidade que identifica o bem a ser documentado, poderá ser:

Ex.: IN3 – IN remete a aba do inventário e 3 é o número da

O passo a passo para realizar o UPLOAD do documento será o seguinte:

Contatos: (81) 98753.1508 / 3183-9225 / 839209 / 839233

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