• Trata-se de um sistema / portal integrado ao software TrueSafe Professional utilizado por diversas empresas e condomínios que possuem

sistema de controle de acesso robusto e com a mais moderna tecnologia de identificação desenvolvido pela Maxtel, fabricante nacional de
software e hardware para controle de acesso.
• O TrueSafe Eventos funciona através da internet, onde será possível que as unidades/empresas dentro condomínio possam cadastrar
via WEB/internet, visitantes ou prestadores que estarão acessando seu empreendimento. No cadastramento de eventos ou visitante VIP
os visitantes receberão um ticket por e-mail com um QR Code para efetuar a liberação do acesso dos dispositivos do local. Também é
possível efetuar o pré-cadastro de visita com agendamento de data e hora, onde o visitante ou prestador deverá se apresentar na
recepção e o operador do sistema será notificado sobre a visita agendada, também é possível imprimir um ticket com QR Code tanto na
recepção como também em um totem de autoatendimento, facilitando e agilizando a liberação. Caso o visitante compareça no local fora
da data ou do horário agendado o mesmo será liberado somente com autorização da unidade, não será possível utilizar o totem de
autoatendimento.
• Existe também o recurso chamado Autorização de Terceiros, no qual facilita a identificação e liberação de acesso dos prestadores de
serviços, sua principal diferença é que o QR Code será impresso na recepção e não será enviado por e-mail, necessitando assim que o
usuário se apresente e tenha uma liberação mais rápida. Geralmente é utilizado para empreiteiras, obras, reformas, mudanças, etc.
• O processamento e armazenamento dos dados são realizados através de serviços que podem ser acessados de qualquer lugar através
de qualquer dispositivo dispensando a instalação de qualquer tipo de programa ou APP, esse sistema é hospedado em um moderno,
seguro e estável data-center devidamente protegido e seguindo todas as normas da LGPD.

Revisão Data Descrição

A.2 JUL/2019 Atualização Geral do Documento
A.3 JUN/2020 Alteração de imagens para nova versão
A.4 OUT/2020 Inclusão novo recurso AUTORIZAÇÃO DE TERCEIROS
• Com o TrueSafe Eventos também será possível que as empresas/unidades sejam capazes de gerar relatórios de acessos dos
seus condôminos, visitantes e prestadores a qualquer momento que necessário. Obviamente que terão acesso somente aos
dados vinculados com sua empresa/unidade, não tendo acesso aos dados de outras empresas do empreendimento. Além de
terem acesso aos relatórios de presença e de frequência.

• Os cadastros de visitantes VIP, participantes de eventos, pré-cadastro de visitantes e autorização de terceiros serão
efetuados pelas próprias unidades/empresas dentro do condomínio/empresa, por meio de um acesso registrado no portal WEB
do TrueSafe Eventos.

• Os visitantes VIP ou participantes de eventos estarão recebendo via e-mail um ticket com um QR Code, para que possa ser
apresentado nas leitoras das catracas ou qualquer outro disponível no local. Melhorando assim o fluxo e otimizando o tempo de
acesso as dependências do empreendimento.

• Em casos de problemas com a recepção dos ingressos por e-mail, a recepção do Condomínio poderá através de uma
impressora de código de barras fazer a impressão de um ticket de visita avulso na recepção, utilizando os dados já preenchidos
no sistema TrueSafe Eventos com as mesmas permissões cadastradas pela empresa/unidade.

• Esse e-mail com o ticket poderá ser impresso ou simplesmente ser aberto no celular do visitante e o mesmo deverá apresentar o
QR Code nas leitoras das catracas localizadas na entrada do condomínio. As leitoras estão dispostas nas laterais das catracas
ou na parte superior, dependendo do equipamento utilizado no local, conforme exemplo de imagens a seguir.
• O totem de autoatendimento possui integração com o TrueSafe Eventos para verificar se o agendamento do
visitante confere com as informações inseridas pelas empresas/unidades. Caso contrário o visitante poderá entrar
no local somente após apresentar-se na recepção.

• Com o totem de autoatendimento também é possível que um funcionário possa gerar um ticket para ter acesso
ao condomínio caso o mesmo tenha esquecido seu cartão de acesso. Tendo apenas a liberação de uma entrada e
uma saída e terão acesso somente aos bloqueios que possuam leitoras de código de barras / Qr Code.

• O totem de autoatendimento estará emitindo um ticket que pode ser utilizado com código de barras ou com Qr
Code para que possa ser apresentado nas leitoras das catracas e acessarem o local. Melhorando assim o fluxo e
otimizando o tempo de acesso as dependências do condomínio.

• Esse ticket poderá ser impresso no totem de autoatendimento ou na recepção do condomínio utilizando
impressoras térmicas.
Recursos TrueSafe Eventos
• Pré-cadastrar visitantes com ou sem data e hora agendada.
• Cadastrar visitante VIP que receberá um ticket com um QR Code por e-mail.
• Cadastrar eventos e incluir os participantes dos eventos que receberão um ticket com um QR Code por e-mail.
• Cadastrar autorização de terceiros e incluir os autorizados para uma identificação mais rápida na recepção ou
entrada de prestadores.
• Compartilhar o ticket através do WhatsApp ou abrir o link correspondente podendo ser compartilhado utilizando
qualquer aplicativo de mensagens que o operador preferir.
• Gerar relatório de acessos dos bloqueios do condomínio separado por categoria.
• Gerar relatório de frequência de pessoas para sua(s) unidades separado por categoria.

Recursos Totem Autoatendimento

• Gerar ticket de visitante com ou sem agendamento de data e hora utilizando o seu número de documento.
• Gerar ticket de funcionários que já possuam cadastro no sistema utilizando seu número de documento.
• Utilizar o CPF(mais seguro) ou RG como documento principal para pesquisa.
• Capturar foto do visitante e analisar se a foto necessita ser atualizada.
• Detector de face para evitar fotos indevidas.
• Gerar tickets com código de barras ou QR Code.

* Todas as opções do sistema do totem de autoatendimento são configuráveis e determinados pelo condomínio/empresa. Por
exemplo: Caso não seja permitido funcionários gerarem tickets é possível desabilitar essa funcionalidade.
Arquitetura do sistema – Sistema TrueSafe Eventos
O sistema será acessado através do seguinte endereço:
www.truesafeweb.com.br

Tela de Login – Sistema TrueSafe Eventos

 Dashboard com
várias informações

Menu Principal

Nome do
Operador Atual

Nome do
Cliente / Condomínio

Tela Principal – Sistema TrueSafe Eventos

Tela Principal aberto por celular – Sistema TrueSafe Eventos
Tela Principal aberto por tablet – Sistema TrueSafe Eventos
O sistema possui 3 tipos de operadores:

• Administrador das Unidades (para uso gerencial da unidade)

• Operador das Unidades (para uso operativo da unidade)

• Operador do Condomínio / Gestor Geral (para uso da administração do condomínio / empresa)

Permissões dos usuários:

• Administrador da Unidade:
a. Gerenciar o cadastro de seus operadores e as respectivas unidades que cada operador poderá gerenciar;
b. Gerenciar o cadastro dos eventos (somente terá acesso aos eventos das unidades que ele for responsável);
c. Gerenciar o cadastro dos participantes dos eventos;
d. Gerenciar o cadastro de visitantes VIP;
e. Gerenciar o cadastro de autorização de terceiros e seus autorizados;
f. Relatórios (eventos, participantes, acessos, frequência);
g. Inserir as configurações do servidor de e-mail para o envio dos convites / tickets;
h. Configurar links da localização referente ao endereço do local, nome do local e endereço completo;

• Operador da Unidade:
a. Gerenciar o cadastro dos eventos (somente terá acesso aos eventos das unidades que ele for responsável);
b. Gerenciar o cadastro dos participantes dos eventos;
c. Gerenciar o cadastro de visitantes VIP;
d. Gerenciar o cadastro de autorização de terceiros e seus autorizados;
e. Relatórios (eventos, participantes, acessos, frequência);

• Operador do Condomínio / Gestor Geral:

a. Consultar o cadastro dos eventos ou autorização de terceiros e seus respectivos participantes/autorizados;
b. Cancelar algum evento ou autorização de terceiros não permitido por regras internas;
c. Permitir ou liberar algum cadastro de evento ou autorização de terceiros; (conforme procedimentos a serem adotados)
d. Cadastrar e gerenciar os administradores das unidades, com suas respectivas restrições;
e. Relatórios (eventos, participantes, acessos, frequência);
• Cadastrar um novo Administrador de Unidades:

a. A unidade/empresa dentro do condomínio deverá informar/solicitar para a administração / gerencia do

Condomínio o cadastro do seu administrador responsável, fornecendo o nome (para referência), endereço
de e-mail (no qual será utilizado para acesso ao sistema TrueSafe Eventos) e quais as unidades/empresas
esse administrador será responsável;
b. A senha inicial é enviada por email, no primeiro acesso o administrador deverá alterar essa senha;
c. Após o cadastramento do administrador da unidade o mesmo deverá alterar as configurações do servidor
de e-mail para envio dos convites / ticket. Com isso cada unidade irá utilizar o servidor de e-mail próprio;
d. É obrigatório após o cadastro das configurações de e-mail efetuar um teste no envio do e-mail, caso
contrário o sistema não irá habilitar o cadastramento de eventos e/ou visitantes VIP.
e. O administrador da unidade deverá preencher o link do endereço, nome do local e endereço completo no
qual serão enviados no ticket aos visitantes.
• Cadastrar um novo Operador da Unidade:
a. Será responsabilidade do Administrador da Unidade ou Gestor Geral, ele deverá preencher o nome
(para referência), endereço de e-mail (para acesso no sistema), a data de validade desse Login, suas
respectivas restrições de acesso ao portal/sistema e vincular quais as unidades que este operador será
responsável (as unidades disponíveis são restritas às unidades que o administrador tenha acesso);
b. A senha inicial deste operador será enviada por email e no primeiro acesso o operador deverá alterar a
senha;

• Cadastrar um novo Operador do Condomínio / Gestor Geral:

a. O Condomínio deverá solicitar esse cadastro para a empresa responsável pelo sistema do controle de
acesso informando o nome (para referência) e endereço de e-mail (para acesso no sistema);
b. A senha inicial é enviada por email, no primeiro acesso, o operador deverá alterar essa senha;
(Imagens ilustrativas da tela de Edição de administrador da Unidade)
(Imagens ilustrativas da tela de Inclusão de Operador)
 Relação de Unidades
Incluir novo vinculadas ao operador
operador
Resetar
Senha

Editar

Excluir

Testar Envio
de e-mail
• Evento (volume): Os itens abaixo são configuráveis e pré-determinados pelo Condomínio / Empresa
a. Pode ter a duração conforme regras do condomínio; (Padrão 30 dias)
b. Permite o cadastro de até 1000 participantes;
c. Deve ser ativado com até 4 horas de antecedência para que o sistema possa efetuar as
sincronizações necessárias, gerar e enviar os convites dos participantes por e-mail;
• Visitante VIP: Apenas o item B é configurável e pré-determinado pelo Condomínio
a. Tem a duração de um único dia;
b. Permite o cadastro de até 1000 visitantes de forma individualmente;
• Pré-Cadastro de Visitante:
a. Tem a permissão de uma entrada e uma saída apenas;
b. Pode ser agendado com data e hora;
c. O ticket com o QR Code é impresso na recepção do local ou através do totem de autoatendimento;
d. Um único visitante pode ter vários agendamentos;
• Autorização de Terceiros (volume):
a. Pode ter a duração conforme regras do condomínio; (Padrão 30 dias)
b. Permite o cadastro de até 1000 autorizados;
c. Deve ser ativado com até 1 hora de antecedência para que o sistema possa efetuar as sincronizações
necessárias;
• 1º - Criar o evento;

• 2º - Cadastrar / incluir os Participantes do Evento ou Importar uma Planilha (XLS, XLSX, CSV) com os
Participantes; (um exemplo de planilha em branco é disponibilizada diretamente no portal);

• 3º - Ativar o evento (a partir desse momento algumas informações do evento não poderão ser alteradas, pois os
convites serão gerados e enviados aos participantes, portanto recomendamos extrema cautela ao ativar um
evento, sempre confirmando antes da ativação se as informações estão corretas);

• Após ou durante o período do evento, o sistema disponibiliza relatórios para consulta dos acessos dos
participantes ou gerar uma lista de presença;

• Durante o período vigente do evento é possível cadastrar ou excluir participantes se necessário;

(Imagem ilustrativa da tela de Inclusão de Evento)
• Informações para o cadastro de um Evento:
• Nome do Evento: obrigatório, usado para buscas e informações do convite do participante;
• Responsável pelo Evento: obrigatório, usado para informações do convite do participante;
• Unidade: obrigatório, usado para ativar o sistema de chamada antecipada de elevadores e informações do convite do
participante;
• Data Inicial e Data Final: obrigatório, usado para definir a duração do evento e informações do convite do participante;
• Hora Inicial e Hora Final: obrigatório, usado para definir a duração do evento e informações do convite do participante;
• Telefone de Contato: opcional, telefone que será apresentado no ticket caso o participante deseje entrar em contato
através do telefone;
• Email de Resposta: opcional, email que será apresentado no ticket caso algum participante deseje entrar em contato
através de e-mail;
• Exigir confirmação de presença: opcional, caso seja obrigatório a confirmação de presença esse item deverá ser
selecionado. Os participantes que não confirmarem presença o acesso NÃO será liberado nas catracas se essa opção
estiver ativada.
• Gerar convite iCalendar: opcional, para envio de arquivo ICS no email, alguns clientes de email possui integração com
esse tipo de arquivo e apresentam uma melhor experiência para o participante.
(Imagem ilustrativa da tela de Informações Adicionais do Evento)
• Informações Adicionais:

• Link do Evento: opcional, caso exista um link para o evento como por exemplo
http://www.linkdoevento.com.br o mesmo poderá ser adicionado nesse item, quando o participante clicar no
nome do evento, esta página será aberta automaticamente em seu navegador;

• Link da Localização: opcional, caso o administrador da unidade já tenha configurado esse item, o mesmo
será preenchido automaticamente, o mesmo poderá ser alterado se necessário. Trata-se do link referente ao
endereço do local relacionado ao Google maps, Waze ou qualquer outro sistema de mapas;

• Local: opcional, nome do local, empresa, unidade ou qualquer outra informação que será apresentado no
ticket recebido pelos participantes;

• Linhas de Instruções: opcional, item para detalhar maiores informações que sejam pertinentes ao
participante;

• Linha de Observações: opcional, uma linha para informações de observação no ticket do participante com
menor tamanho e ênfase.
 Editar

Excluir

Cadastro de
Participantes
Informações dos eventos Inclusão de um
Ativos e Abertos Novo Evento
Ativar o
Evento

(Imagem ilustrativa da tela de Cadastro de Eventos)

 Pesquisa e filtros
para localizar os participantes

Incluir vários participantes utilizando

Incluir um participante manualmente
uma planilha (XLS, XLSX, CSV)
(Imagem ilustrativa da tela de Inclusão de Participante)
• Informações para o cadastro de participante:

• Nome: obrigatório, usado para buscas e informações do convite do participante;

• Tipo Docto: obrigatório, tipo do documento que será cadastrado;

• Documento: obrigatório, usado para buscas e informações do convite do participante;

• E-mail: obrigatório, usado para envio do convite do participante;

• E-mail Opcional: e-mail opcional para o envio do ticket

• Celular: opcional, usado para registrar um contato do participante.

• Empresa/Referência do Participante: opcional, usado para buscas e informações do convite do

participante;

• Pessoa com Deficiência: opcional, usado para o participante ser direcionado ao elevador de acessibilidade;
Efetuar o download de uma planilha em branco Efetuar o envio da planilha para
como modelo para preenchimento e posteriormente iniciar a importação dos dados dos
enviar/importar para o portal/sistema. participantes do evento desejado
Nome do arquivo enviado

Quando ocorrem inconsistências Inconsistências encontradas

o sistema não habilita a importação durante importação da planilha
até a resolução das inconsistências
Nome do arquivo enviado
Informações do
envio do ticket
 Exemplo de ticket que o
participante de evento ou
visitante VIP receberá por e-mail
(Imagem ilustrativa da tela de Inclusão de Visitante VIP)
• Informações para cadastro de visitante VIP:
• Nome do Visitante: obrigatório, usado para buscas
e informações do convite do visitante VIP;
• Tipo Docto: obrigatório, tipo do documento que será
cadastrado;
• Documento: obrigatório, usado para buscas e
informações do convite do visitante;
• E-mail: obrigatório, usado para envio do ticket ao
visitante;
• E-mail Opcional: e-mail opcional para o envio do
ticket;
• Celular: opcional, usado para registrar um contato do
visitante;
• Empresa/Referência: opcional, usado para buscas e
informações do convite do visitante;
• Unidade Visitada: obrigatório, usado para ativar o
sistema de chamada antecipada de elevadores e
informações do convite do visitante;
• Pessoa com Deficiência: opcional, usado para o
visitante ser direcionado para o elevador de
acessibilidade;
• Data: obrigatório, usado para definir o dia da visita;
• Hora Inicial e Hora Final: obrigatório, usado para
definir a duração da visita;
• Exigir confirmação de presença: opcional, caso
seja obrigatório a confirmação de presença esse item
deverá ser selecionado. Os participantes que não
confirmarem presença o acesso NÃO será liberado
nas catracas se essa opção estiver ativada;
(Imagem ilustrativa da tela de Informações Adicionais de Visitante VIP)
• Informações Adicionais:

• Telefone de Contato: opcional, telefone que será apresentado no ticket caso o visitante precise entrar em
contato através do telefone;

• Email de Resposta: opcional, email que será apresentado no ticket caso algum visitante prefira entrar em
contato através de e-mail;

• Link da Localização: opcional, caso o administrador da unidade já tenha configurado esse item, o mesmo
será preenchido automaticamente, o mesmo poderá ser alterado se necessário. Trata-se do link relacionado
ao Google maps referente ao endereço do local;

• Local: opcional, nome do local, empresa, unidade ou qualquer outra informação que será apresentado no
ticket recebido pelo visitante;

• Linhas de Instruções: opcional, item para detalhar maiores informações que sejam pertinentes ao visitante;

• Linha de Observações: opcional, uma linha para informações de observação no ticket do visitante com
menor tamanho e ênfase;
• Gerar novo Convite (QR Code):

Se por algum motivo o convite foi enviado para um e-mail indevido ou para alguma pessoa que não
deveria ter acesso ao mesmo, é possível inativar o convite já enviado.

A primeira opção é simplesmente excluir o cadastro do participante ou visitante VIP e efetuar o

cadastro novamente com as informações corretas. (Opção menos viável)

A segunda opção seria caso as informações estejam corretas mas o convite foi enviado para um e-
mail indevido, neste caso deve-se editar o cadastro do participante ou visitante VIP, alterar as
informações necessárias, selecionar a opção Gerar novo Convite(QR Code), clicar em Gravar.
(Opção mais viável)

Após esse processo o sistema irá Salvar as informações, inativar o convite anterior, gerar um novo
convite e envia-lo por email para este participante e/ou visitante VIP.
(Imagem ilustrativa da tela de Edição do Participante / Visitante VIP)
• 1º - Acessar o sistema TrueSafe Eventos;

• 2º - Inserir os dados do visitante e informar caso desejado a data e hora de sua visita ao local;

• 3º - O visitante ao chegar ao local poderá procurar a recepção ou ir ao totem de autoatendimento e

selecionar a opção se a sua visita possui agendamento ou não, o mesmo irá inserir o número do seu
documento, caso o totem esteja configurado para tirar uma foto obrigatoriamente o mesmo irá habilitar
a câmera e o visitante irá capturar sua foto. Caso a foto esteja correta o ticket será emitido e o visitante
poderá apresentar o mesmo na catraca para liberação de acesso. Após a saída do visitante esse ticket
será inutilizado e o mesmo deverá apresentar-se a recepção ou ao totem para a emissão de um novo
ticket.
(Imagem ilustrativa da tela de Cadastro de Autorização de Terceiros
• Informações para o cadastro de uma Autorização de Terceiros:

• Nome do Grupo de Autorização: obrigatório, usado para buscas e informações que serão apresentadas nas recepções /
guaritas;

• Responsável pela Autorização: obrigatório, usado para saber quem é o responsável por essa Autorização de Terceiros;

• Unidade: obrigatório, usado para informações gerais;

• Data Inicial e Data Final: obrigatório, usado para definir a duração da liberação de acesso;

• Hora Inicial e Hora Final: obrigatório, usado para definir o horário de liberação de acesso;

• Telefone de Contato: opcional, telefone que será apresentado para a recepção / guarita caso seja necessário entrar em
contato com o responsável pela autorização;
 Editar

Excluir

Cadastro de
Autorizados / Pessoas
Informações das Inclusão de uma
Autorizações de Terceiros Nova Autorização
Permitidos e/ou Abertos Ativar a
Autorização de
Terceiros

(Imagem ilustrativa da tela de Cadastro de Eventos)

 Pesquisa para localizar os Autorizados

Incluir vários Autorizados utilizando

Incluir um Autorizado manualmente
uma planilha (XLS, XLSX, CSV)
(Imagem ilustrativa da tela de Inclusão de Pessoa Autorizado)
• Informações para o cadastro dos Autorizados:

• Nome: obrigatório, usado para buscas e informações gerais;

• Tipo Docto: obrigatório, tipo do documento que será cadastrado;

• Documento: obrigatório, usado para buscas e informações gerais;

• Celular: opcional, usado para registrar um número para contato;

• Empresa/Referência do Autorizado: opcional, usado para buscas e informações gerais;

• Pessoa com Deficiência: opcional, usado para o autorizado ser direcionado ao elevador de acessibilidade;
• Informações IMPORTANTES:

• O cadastro dos visitantes Avulsos na Web é estritamente de responsabilidade dos usuários das unidades/empresas;

• Todas as inclusões, exclusões e alterações dos eventos, participantes e visitantes VIP terão seus registros armazenados em
LOG de sistema;

• O condomínio terá acesso ao sistema para visualizar os eventos registrados de todas as unidades ou bloquear e/ou excluir
um evento ou determinados cadastros;

• O Condomínio será totalmente isento de qualquer responsabilidade pelo uso da PLATAFORMA WEB como ferramenta
indevida para liberação de acesso para pessoas não autorizadas;

• É de inteira responsabilidade do ADMINISTRADOR DO CONDOMÍNIO e do ADMINISTRADOR DA UNIDADE o cadastro

dos operadores do sistema, cabendo a MAXTEL apenas o suporte para dúvidas e falhas técnicas que venham a ocorrer
durante o uso;

• A LIBERAÇÃO DO ACESSO NAS CATRACAS serão efetivadas através de um código enviado por e-mail para o visitante
registrado na Plataforma WEB, cabendo ao CONDOMÍNIO a melhor forma de orientar o acesso e identificação desses
usuários, através de Painéis de comunicação Visual e preparo dos funcionários do condomínio para orientação destes
usuários avulsos;
 Monitorar se
Cadastro de Criar novo Adicionar os convites
Ativar Evento FIM
Eventos Evento Participantes foram
enviados

Monitorar se
Adicionar
Cadastro de os convites
Novo FIM
Visitante VIP foram
Visitante VIP
enviados

Selecionar a
Incluir os
Pré-Cadastro data e hora
dados do FIM
de Visitante do
Visitante
agendamento

Cadastro de Adicionar as Ativar

Criar o grupo
Autorização de pessoas (em alguns locais FIM
de Autorização quem ativa é o gestor
Terceiros Autorizadas geral)
Obrigado !