Ser acessível está matando sua

produtividade no trabalho
Vitae360

Faça uma conta rápida: de quantas formas as pessoas conseguem acessar

você em tempo real? Eu consegui pensar em 11: telefone celular, telefone
fixo de casa, telefone fixo do escritório, e­mail, SMS, Whatsapp, Skype,
Facebook, LinkedIn, Twitter e Google Hangouts.

Provavelmente você chegou a um número parecido, ou até maior. Para­

béns, você é antenado com as melhores tecnologias e é visto como um pro­
fissional moderno e comunicativo. Hmmm, ou não.

Se você deixa estes meios de comunicação controlarem seu tempo, está

criando uma situação insustentável de perda de produtividade.

A tecnologia tornou­se tornou­se uma grande parte de nossas vidas – esta­

mos constantemente postando fotos, atualizando o status e conversando
com nossos amigos e colegas de trabalho. A mesma utilidade que estas fer­
ramentas oferecem para agilizar a comunicação é a que cria um vício de
estar continuamente monitorando cada canal e a ansiedade de ter que res­
ponder rapidamente. Como se todos tivessem a expectativa de que você
está sempre disponível para eles.

Se você cai nesta armadilha, não é de se estranhar que o seu desempenho,

sua produtividade e a qualidade de seu trabalho sofram. É perfeitamente
normal estar sempre disponível para seus colegas, mas constantes pergun­
tas e favores podem distraí­lo de seu trabalho, e você vai perder seu foco.

Mas nem tudo está perdido. É possível encontrar um equilíbrio entre o uso
das ferramentas modernas de comunicação e uma boa dose de paz mental
para poder ser produtivo e eficaz. As dicas a seguir podem lhe ajudar neste
sentido:

Planeje tempo para estar focado e estar acessível

Crie blocos de tempo nos quais você estará totalmente focado em alguma
tarefa importante, sem distrações, e inclua pausas nas quais você poderá
acessar seu e­mail, redes sociais, etc. Desta forma, você não precisa estar
disponível continuamente, mas também não precisa desaparecer por horas.

Na realidade, estas pausas também ajudam você a descansar um pouco a

mente do trabalho focado. O tempo certo depende da tarefa e de você, mas
normalmente 20­30 minutos de trabalho focado são suficientes para gerar
um bom resultado antes de uma pausa.

Aprenda a dizer não

Talvez você ache indelicado ignorar um telefone tocando ou uma mensagem

que acabou de chegar. Ou talvez você já olhou a mensagem, e o teor dela já
ocupou sua mente, tirando seu foco (ou ainda, você está ansioso porque
abriu a mensagem no Whatsapp e agora a pessoa sabe que você a leu). Isso
não quer dizer que tenha que parar tudo para fazer o que a outra pessoa
precisa.

Se você já foi “capturado” (ou seja, alguém conseguiu sua atenção), mas
você estava em um momento de foco em outra tarefa importante, aprenda a
dizer delicadamente que retornará mais tarde, ou que simplesmente não
poderá atender a demanda no momento. Combine outro horário ou outras
condições, e faça follow­up conforme acertado. Assim você não precisa
ficar feito João Bobo atendendo a cada um que lhe pedir algo, e mantém
o profissionalismo e a postura de alguém que gosta de ajudar.

Não tenha medo de desligar as ferramentas

Alguns podem ficar até mais ansiosos ao desligar o celular ou fechar algum
aplicativo de comunicação. Não se preocupe, isso é somente uma crise de
abstinência ao vício, mas ela passa rapidinho. Isto ajudará com a pri­
meira dica (os momentos de foco), e lhe dará mais paz mental para fazer o
que precisa.

Ah, e não se preocupe, o mundo continuará girando e nenhuma crise mun­

dial será gerada se você sumir uns 20­30 minutos para terminar um traba­
lho importante.

Crie guardiões

Se você tem o luxo de ter uma secretária, um assistente virtual ou qualquer

outra pessoa que lhe ajude com suas tarefas, você pode criar processos para
que boa parte da comunicação passe primeiro por essa pessoa, aumentando
consideravelmente sua produtividade.

Um bom guardião saberá filtrar a comunicação, para que só chegue a

você o que for realmente importante naquele momento. Todo o resto já
estará respondido, adiado, bloqueado ou organizado por você.

Automatize

Muitas ferramentas permitem que você crie filtros e respostas automáticas.

Até sua boa e velha secretária eletrônica do celular pode lhe ajudar com
isto. Use estas funcionalidades para que você não seja interrompido
quando não quer, e ao mesmo tempo a pessoa saiba que você acessará
as mensagens em breve e dará o devido retorno.

Defina expectativas

Esta é talvez a dica mais importante, um guarda­chuva para todas as

outras. Se as pessoas se acostumarem que você sempre para tudo que faz
para atender a uma mensagem ou telefonema e correr atrás do que elas
precisam, vão abusar de você.

Você precisa achar um equilíbrio: por um lado, quer (e deve!) ajudar, aten­
der e colaborar; por outro, não quer viver uma vida regulada pelas deman­
das de outros, que estão sempre olhando para o próprio umbigo. Quando
você é consistente em seus tempos de resposta e forma de comunicação,
aqueles em seu entorno se acostumarão com isso, e se adaptarão.

A consistência vale mais do que a urgência. Se todos sabe que você costuma
responder as mensagens em até 8 horas, mas o faz com qualidade, clareza e
resultados, você está agregando muito mais valor na sua vida e nas dos
demais do que aquela pessoa que aceita tudo, está sobrecarregada e não
entrega nada adequadamente.

Isto vale para sua família, seus amigos, seus colegas e até seus clientes e
chefes. Eu sei, parece utópico, mas tente aplicar as dicas acima, e veja como
realmente funciona e você terá ótimos ganhos de produtividade.