SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código: PRO –TH-310-007

Fecha aprobación: 16/09/2016
Versión:7

PROCESO RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO Realizar el reconocimiento, pago de viáticos y gastos de viaje del personal de la
PROCEDIMIENTO Entidad que cumpla funciones fuera de su sitio de trabajo.
PROCEDIMIENTO VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

ALCANCE

El valor de los viáticos y gastos de viaje será a cargo de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada mediante el rubro “viáticos y gasto de viaje”. Aplica para todos los servidores públicos y contratistas de la
Entidad que realicen sus labores fuera de las instalaciones, dicho pago será de acuerdo a lo establecido en la escala de viáticos para servidores públicos y contratistas, de acuerdo al nivel salarial de cada uno

PUNTO DE
CARGO RESPONSABLE CONTROL DE LA REGISTRO (Evidencia de la tarea
ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD ID TAREA TAREA / CÓMO SE HACE?
DE LA TAREA TAREA (Con su realizada)
responsable)

Cronograma de cada Memorando con el cronograma radicado

Solicitar a las dependencias de la entidad el cronograma de viáticos para la Funcionario de Recursos
1.1 una de las dependencias en el sistema de radicación de la
Solicitar a las Dependencias del entidad vigencia, como proyección. Humanos
que tengan la necesidad entidad o correo electrónico
1 el Cronograma de Viáticos para la
Vigencia
Memorando con el cronograma radicado
Firma del coordinador o
1.2 Recibir el cronograma de viáticos de las Dependencias Cada Dependencia en el sistema de radicación de la
jefe responsable del área
entidad o Correo Electrónico
Solicitar los CDPS para viáticos y gastos de viaje para la vigencia (pasajes y Funcionario de Recursos FirmaCoordinador de Formato solicitud cetificado de
2.1
gastos de viajes) Humanos Recursos Humanos disponibilidad
Firma coordinador del
grupo de Recursos
Elaborar el ECO para iniciar el proceso de contratación con Colombia Funcionario de Recursos Documento radicado en el sistema de
2.2 Humanos, o el
Compra Eficiente Acuerdo Macro Humanos radicación d ela entidad
funcionario que se le
designe la supervisión

Documento radicado en el sistema de

Realizar gestión para la Elaboración del
2 Contrato de Tiquetes y asignación de
gastos de viaje
Enviar a la oficina de contratos el ECO, el CDP y los documentos necesarios Funcionario de Recursos
2.3 N/A radicación d ela entidad, escaneado con
para el proceso de contratación Humanos
la firma para la oficina de contratos
Funcionario de Recursos Contrato escaneado enviado alcorrero y
2.4 Recibirla notificación del contarto legalizado para dar inicio N/A
Humanos Acta de Inicio

Firma del Coordinador o

del funcionario que se
Recibir facturas para pago de acuerdo a lo estipulado en el contrato, Funcionario de Recursos
2.5 designó para la Factura e informe de supervisión
elaborando el informe parcial de supervisión o final. Humanos
supervisión de Recursos
Humanos

Recibir el formato solicitud autorización para comisión por vía terrestre o área
firmada por el funcionario, el jefe del área y el Secretario General, con cinco Formato Solicitud de autorización para
Dependencia que tiene la Revisión de Firmas y
3.1 (5) días de anticipación según Resolución No 20153100058587del 01 de comisión radicado en el sitema de
necesidad fecha de solicitud
octubrte de 2015. radicación de la entidad

Verificar que el funcionario o contratista comisionado no tenga comisiones

pendientes de legalizar, esto quiere decir que no se pagarán viáticos Funcionario de Recursos
3.2 N/A Carpeta de archivo
reconocidos para una nueva comisión mientras no haya legalizado los Humanos
derivados de una comisión anterior

FOR-GC-121-003 Fecha aprobación: 02/03/2016 Versión:05

 Funcionario de Recursos
3.3 Solicitar a la agencia contratada vía correo electrónico la reserva. N/A Correo electrónico
Humanos

Solicitar tiquetes aéreos y gastos de Recibir respuesta de la agencia sobre la reserva solicitada y enviarla al
3 funcionario o contratista comisionado para su aprobación.
viaje Funcionario de Recursos
3.4 **Si, esta bien solicitar a la agencia la expedición del tiquete vía correo N/A Correo electrónico
Humanos
electrónico y seguir con la actividad 3,5.
** No continuar con la actividad 3,6
Enviar el tiquete vía correo electrónico al funcionario o contratista, para su Funcionario de Recursos
3.5 N/A Correo electrónico
conocimiento y fines pertinentes. Humanos

Buscar que la agencia encuentre reservas que se acomoden a los

3.6 Correo electrónico
inicialmente solcitados, continuar con la actividad 3,4 y 3,5
Funcionario de Recursos
3.7 Buscar por Internet los valores de pasajes terrestres, de la ciudad a viajar. N/A Internet
Humanos
Si el funcionario que viaja via terrestre, es un Auxiliar que cumple fuciones de
Funcionario de Recursos
3.8 conductor se debe buscar por Internet cuantos peajes hay y valores de cada N/A Internet
Humanos
uno.
Recibir por parte de la agencia de viajes el reporte mensual de los tiquetes Funcionario de Recursos
3.9 N/A Archivo en excell via correo
solicitados para hacer el comparativo con los archivos que lleva la Entidad. Humanos

Elaborar el acto administrativo (Resolución)para la cancelación de gastos de

viajes de acuerdo con el Decreto expedido por el Gobierno Nacional cada Funcionario de Recursos Asesor de Recursos
4.1 Resolución
vigencia y Resolucion No 20153100058587del 01 de octubrte de 2015. Humanos Humanos
para este fin.
Verificación por el
Enviar el acto de administrativo por medio del sistema de radicación de la Funcionario de Recursos Acto adminsitrativo denominado
4 Acto Administrativo 4.2 coordinador de recursos
entidad para visto bueno delCoordinador del Grupo de Recursos Humanos Humanos Resolución
humanos
Funcionario de Recursos Firma del ordenador del
4.3 Imprimir el acto administrativo y entregarlo para firma del ordenador del gasto. Resolución
Humanos gasto
Entregar el acto adminstrativo al grupo de Recursos Financieros para el
Funcionario de Recursos
4.4 pago, se le comunica al funcionario mediante el sistema de radicación d ela N/A Resolución
Humanos
entidad
Recibir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la
comisión la legalización de los viáticos y gastos de viaje diligenciando los
siguientes formatos diligenciados:
Formato de legalización de viáticos
FUNCIONARIOS:
radicado en el sistema de radicación
dela entidad, subido con frimas y
- Formato Legalización de Viáticos e informe de comisión. Funcionario de Recursos Visto bueno del jefe del
5.1 anexos.
- Formato certificado de permanencia. Humanos comisionado
El original con las firmas entregarlo al
- Tiquetes o pasa bordos original
5 Legalización de la comisión grupo de recuros humanos para ser
CONTRATISTAS:
soporte del contrato
- Formato Gastos e informe de traslado
- Formato certificado de permanencia
- Tiquetes o pasa bordos original

Verificación de soportes
Verificar pasa bordos y/o comprobantes de gastos de viaje según sea el caso Funcionario de Recursos
5.2 por parte del funcionario Pasa bordos y Comprobantes
entregado por el funcionario o contratista Humanos
de R Humanos
Funcionario de Recursos
6 Archivar 6.1 Archivar y foliar para la respectiva carpeta de Viaticos y gastos de viaje. N/A Carpeta de archivo
Humanos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

NORMATIVIDAD Son los decretos de cada año donde dan las tarifas dependiendo d ela escal asalrial
Decreto 1038 de 2015 copilación

DEFINICIONES

FOR-GC-121-003 Fecha aprobación: 02/03/2016 Versión:05

 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSION

10/4/2012 Creacion 1
Ajuste al nuevo formato para documentar los procedimientos e inclusión de actividades según el nuevo proceder
4/18/2013 frente a la utilización de ORFEO-Cambio de Codificación-Cambio de logos 2

Ajuste al procedimiento incluyendo punto de control para verificar comisiones pendientes de legalizar, manejar
7/4/2013 formato de certificado de permanencia y formato de informe de comisión 3

Ajuste al procedimiento incluyendo formatos de legalización de gastos de transporte e informe de traslado para los
12/27/2013 4
Contratistas, numeral 5.1
3/18/2014 Ajuste al procedimiento incluyendo los puntos de control y ajustando las actividades al desarrollo cronológico. 5
Se cambiaron los logos , se cambio el formato del procedimiento, se actualizó la nueva resolución de viaticos y el
10/8/2015 codigo de oficina 6

Se cambió el asesor por el coordinador, los dcumentos de solicitud y legalización se les indicó que deben ser
radicados en el sistema de radicación de la entidad para conformación del expediente virtual.
Se cambiaron los logos, y la palabra orfeo se dejó sistema de radicación
9/16/2016 7

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORO Edith Torres Vera Coordinadora del Grupo de Recursos Humanos 9/16/2016
Mauricio Umbarila
VALIDO Asesor del Despacho 9/16/2016
Romero
Daniel Enrique Pedroza
APROBÓ Jefe Oficna de Planeación 9/16/2016
Vanegas

FOR-GC-121-003 Fecha aprobación: 02/03/2016 Versión:05