A Organização da Rotina de Trabalho de

Escritório de Advocacia e Departamentos Jurídicos

através do Redesenho de

Processos Jurídico-Operacionais

10 junho 2015
Porto Alegre
Advocacia e Gestão

 No RS temos 1 advogado para cada 177 gaúchos

Advocacia e Gestão

Desvantagem na Formação Acadêmica dos Cursos de Direito :

 não há cadeiras sobre gestão empresarial

Porque se Perde um Cliente ?

• 68 % pelo tratamento recebido pelo fornecedor/prestador de

serviços (leia-se atendimento)
• 14 % em função da insatisfação com serviços e/ou produtos
adquiridos
• 9% por vantagens oferecidas pela concorrência
• 5 % procuram outras opções
• 3 % mudam de endereço
• 1% morte

Fonte: American Society Quality - ASQ

Ciência da Gestão

Perspectivas da Gestão Empresarial:

• Financeira

• Pessoas

• Marketing

• Processos
Ciência da Gestão

Perspectivas da Gestão Empresarial:

• Financeira

• Pessoas

• Marketing

• Processos : neles estão previstas

e convencionadas as responsabilidades das
pessoas
Perspectivas de Processos Uso do
Chegada
Novo Chegada
Software Cliente Nova
Ação
Cadastro Pastas
de Cliente Física e Uso do
Virtuais Estratégia Software Uso do
da Ação Software
Retorno
ao Protocolo
Cliente Telefonia Eletrônico
Cópia de
Processos
Autos em
Elaboração Carga
de Prazos
Captação
e
Pastas Fidelização
completas Escritório de Contato
para os com
prazos
Advocacia / Cliente
Conferência
Departamento de Pautas
Sustentação Emissão
Oral Jurídico de pauta

Relatórios
Duplo
Memoriais
Controle de
Contagem de
Prazo
Ressarcimento
Pagamento
custas e
Arquivo Envelopes Chegada preparos
Morto Protocolo da NE
Audiências

Correspondentes
Contato Protocolo
OABs
Rotina com Emaranhado de Fluxos
Relatórios

Chegada Novo
Elaboração Chegada
Cliente
de Prazos Nova Ação
Telefonia
Memoriais

Protocolo Cadastro
Estratégia
da Ação
Eletrônico de Cliente
Retorno Pastas Física
ao Cliente Uso do Sustenta e Virtuais
Software ção Oral

Autos em
Pagamento Carga Uso do
Uso do custas e
Contato Software
Software preparos
com
Cliente Cópia de
Pastas completas
Processos
para os prazos
Contato
OABs
Correspondentes Conferência
Arquivo de Pautas Captação e
Morto Fidelização
Ressarcimento

Duplo Controle
Envelopes de Contagem de
Protocolo Audiências Prazo
Chegada
da NE

Protocolo
 Riscos para o Negócio com o
Emaranhado de Processos/Fluxos

• Ausência de padronização das • Mau uso ou inexistência de

tarefas
• Perda de Prazo
• Inexistência de controles de
cumprimento de pauta
• Dificuldade na identificação de
ocupação da Equipe
• Não retorno ao Cliente
• Dificuldade na geração de
informações
sistema de controle
processual
• Mau atendimento ao Cliente
• Número de erros
• Falta de comunicação interna
• Custo da não qualidade
• Outros
Gestão Empresarial
Organograma Clássico e GAPS

Conselho

Diretor
Diretoria Processual Administrativa/ Diretoria
Financeira Controladoria

Gerência Jurídica I Gerência Gerência Cadastral Gerência de Controle

Gerência Jurídica II Gerência Financeira
Administrativa de Processos Processual
Perspectivas de Processos

Sociedade

Processos Internos
Clientes
Fornecedores
Etapas Etapas (Produtos/
(Insumos) Serviços)

Acionistas
Força de Trabalho
Perspectivas de Processos

O que é PROCESSO ?

“É uma sistemática de ações direcionadas para a

consecução de uma META”
(Juran)

“Grupo organizado de atividades relacionadas que,

juntas, criam um resultado de valor para o Cliente.”
(Michael Hammer)
Perspectivas de Processos

O que é PROCESSO ?

Cadastro do Inserção na
Nota
Notade
de Elaboração
Cliente e da Pauta Protocolo
Expediente
Expediente da Peça
Ação de Prazos

Novo
Nova Ação Produto
Cliente
Cliente

Etapas de Produção
Perspectivas de Processos

O que é PROCESSO ?

Cadastro do Inserção na
Elaboração
Cliente e da Pauta Protocolo
da Peça
Ação de Prazos

Coordenador

Diariamente, recebe as
Publicações via email

Novo
Nova Ação
Cliente
Perspectivas de Processos

Audiências e
Retorno

É Audiência?

Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador

Insere o prazo no
Diariamente, recebe as Analisa as informações Faz a contagem dos sistema conforme FIM
Publicações via email da Publicação prazos entendimento

Coordenador Coordenador Coordenador Coordenador

Cria tarefa para
Lança dia/hora/local na Atendimento ao Cliente
É Perícia? agenda do Sistema de
informar o Cliente da
Controle Processual Perícia e contratar
Assist.Técnico
Lança prazo para o Cr
Recebe intimação para
se manifestar sobre o
Advogado protocolar a A
análise do laudo pelo
Laudo da Perícia
A.Técnico do Cliente
p
Man

5 Dias
 O que é MAPEAR um processo ?

É representar no “papel” através de diagramas o

caminho que as atividades, tarefas e rotinas
acontecem dentro do Escritório
Processo: Chegada da Nota de Expediente
Fase
Advogado

Analisa a NE
Insere o Prazo em Insere a diligência
contando o prazo e
Recebe a NE seu Controle de em seu Controle de Final
identificando
Prazos Diligências
necessidades
Secretaria

Leva a NE ao
Recebe a NE Imprime a NE
Advogado
Estagiário
Arquivo
O que é MAPEADO ?

Mapeiam-se as rotinas da forma como acontecem

HOJE no Escritório, colocando-as em forma de
diagramas no papel/tela.
Simbologia do Desenho de Processo

Convenção dos Símbolos mais utilizados

Movimento Espera
Múltipla

Execução
Controle

exclusiva
Decisão Estoque
Significado de “Piscinas” para a representação em Processos

Recepção
Piscina 1 Contato
Controles Cliente

Atende
Piscina 2 Cliente
Advogado

Contato Oferece
Piscina 3 Cliente informações
Arquivo

Pedido Entrega
Piscina 4
Pasta Pasta
Benefícios Diretos de Redesenho da Rotina

Visão ampla, fidedigna e atualizada das potencialidades e

fraquezas do Escritório e Departamentos e, com estes dados em
mãos, pode-se elaborar um assertivo e efetivo plano de ação,
norteando com precisão cada passo a ser tomado para melhorar
o desempenho do negócio.
 "Sessenta por cento de todos os
problemas administrativos resultam da
ineficácia da comunicação."

Peter Drucker
Técnicas para Mapear e Redesenhar

 Entrevistas com os envolvidos nos processos

 Observação do trabalho realizado
 Workshops
 Questionários
 Fluxogramas
Organização de Aprendizagem – Senge (1995)

Um Escritório que repensa os seus

Processo é chamado de
ORGANIZAÇÃO DE APRENDIZAGEM,
porque baiseia-se na mudança e na
evolução do pensar e agir da sua Equipe
e suas Lideranças.
Melhora no desempenho
organizacional, permitindo
adequada sustenção de
mudanças.
Processo Mapeado AS IS
Processo Redesenhado TO BE
Porque MAPEAR e REDESENHAR Processos?

Redução de:
• complexidade na operação Execução

• tempo de espera Espera

• custos
Estoque
• Gargalos
• falhas de integração
Decisão

• atividades redundantes Movimento

• tarefas de baixo valor agregado exclusiva Múltipla

• Retrabalhos Movimento

• duplicidade Movimento

CUSTOS INVISÍVEIS
• verificações tardias Controle
Benefícios Diretos

•Eficiência operacional

• Redistribuição de papéis e responsabilidades

• Redução da exposição ao risco, com mais pontos de controles

Pontos de Controle

• Redução da exposição ao risco, com mais pontos de controles

• INDICADORES
Indicadores
Exemplo de um Processo Redesenhado de Digitalização do Arquivo Físico
Exemplo de um Processo Redesenhado

CONTROLE DE PAUTA SEMANAL

O bom arqueiro atinge o alvo
antes de ter atirado.

Zhao Buzh