Estruturao de Equipas e Comits para a Elaborao de Projectos de Eventos

Formao Modular
Certificada
Setembro
Formador: Antnio J Morais Cardoso

1. Planeamento Organizacional
- Introduo

Para Refletir:

Sempre se ouviro vozes em discordncia,

expressando

oposio

sem

alternativa,

descobrindo o errado e nunca o certo, encontrando

a escurido em toda parte e procurando exercer
influncia, sem aceitar responsabilidade.
(John F. Kennedy)

Estrutura Organizacional
Actualmente, o evento, em funo do objectivo

fixado, do grande nmero de pessoas que envolve e

das diversas expectativas e necessidades que estas
pessoas apresentam, tornou-se uma importante
actividade econmica e social, que deve ser tratada
de forma profissional.
Isto , para o sucesso da actividade imprescindvel

que associao e/ou empresa promotora do evento

contrate os servios de um organizador de
eventos.

Estrutura Organizacional
Assim, para maior segurana e eficincia

na prestao dos servios, aconselhvel

que
seja
contratada
uma
empresa
organizadora de eventos.
Para contratao da empresa organizadora

de eventos, recomendvel abertura de

um processo de licitao e/ou concorrncia
em que estaro previstos os critrios e
requisitos necessrios para participao.

Estrutura Organizacional
Definida a empresa

organizadora de eventos, esta,

em
conjunto com a associao e/ou empresa
promotora
do
evento,
ir
estabelecer
os
procedimentos e tcnicas do planeamento e
organizao do evento.

Os termos acordados entre as partes devero ser

firmados mediante contrato de prestao de servio.

Aps esses passos iniciais, o evento realmente

comea a ser planeado e organizado, culminando na

sua realizao.

Estrutura Organizacional
Evento um instrumento institucional e promocional,

utilizado na comunicao dirigida, com finalidade de

criar

conceito

estabelecer

imagem

de

organizaes, produtos, servios, ideias e pessoas,

por

meio

de

um

acontecimento

previamente

planeado, a ocorrer num nico espao de tempo com

aproximao entre os participantes, quer seja fsica,
quer seja por meio de recursos da tecnologia.

Estrutura Organizacional
- Histria Os primeiros registros que identificaram

esses
deslocamentos,
que
podemos
considerar como origens do turismo, mais
especificamente do turismo de ventos,
foram
os
jogos
olmpicos
da
Era
Antiga,datados de 776 a.C.
O primeiro evento realizado, denominado

congresso, aconteceu em 377 a.C., em

Corinto, este congresso reuniu todos os
delegados das cidades gregas, que

Estrutura Organizacional
- Histria Os eventos comerciais
As

feiras

comerciais

eram

uma

das

formas

de

comrcio mais importantes da Idade Mdia. Durante o

perodo de realizao das feiras, eram concedidas
liberdades e privilgios especiais, tais como suspenso
de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar
jogos proibidos e outras liberdades para garantir as
trocas, assegurando, assim, a subsistncia.

Estrutura Organizacional
- Histria A revoluo industrial operou grandes

mudanas na sociedade transformando a

economia manual em mecanizada.
Todas essas mudanas que se

processaram refletiram tambm nos tipos

de eventos realizados, causando o
surgimento dos eventos cientficos e
tcnicos.

Competncias especiais
Eventos cientficos e tcnicos
So aqueles promovidos por entidades ligadas

aos ramos das cincias naturais e biolgicas.

Conforme suas caractersticas, podem denominarse:

mesas-redondas,

simpsios,

seminrios,

conferncias, cursos, painis, congressos e outros.

Os eventos tcnicos so aqueles realizados por
entidades ligadas s cincias exatas e sociais.

2. Estruturas Organizacionais
Evento significa:
Aco

do
profissional
mediante
pesquisa,
planeamento, organizao, coordenao, controlo e
implantao de um projecto, visando atingir o seu
pblico alvo com medidas concretas e resultados
projectados;

Conjunto de actividades profissionais desenvolvidas

com o objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo

lanamento de produtos, apresentao de uma
pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer
o seu conceito ou recuperar a sua imagem;

Funes do Comit de Organizao

Promotor
Para efectuar a seleo de Eventos que

sero captados,
seguinte forma:

equipa

procede

da

Analisa o histrico do rodzio do evento em

termos de cidade, pas-sede e datas;

Verifica as estimativas do nmero de
participantes e acompanhantes, face
infra-estrutura da cidade;

Funes do Comit de Organizao

Promotor
Verifica se a associao constituda no pas e

quantos membros possui; se a associao nacional

est filiada entidade internacional e , ainda, se h
brasileiros na diretoria da entidade internacional;
Contatada

a entidade de classe nacional ou

membro
nacional
associado

entidade
internacional;

Procura

motivar
entidade/associao/presidente/membros
o processo de captao.

a
a liderar

Funes do Comit de Organizao

Promotor
A captao
A captao pode ocorrer durante o evento da categoria

que antecede quele que se objectiva captar. Nos casos

de eventos mundiais, a antecedncia costuma ser de,
no mnimo, trs anos(h casos de captaes ocorrerem
at dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e
latino-americanos, a antecedncia menor.

Objectivos, dimenso e requisitos

especficos do evento
Conjunto de actividades profissionais desenvolvidas

com o objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo

lanamento de produtos, apresentao de uma
pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer
o seu conceito ou recuperar a sua imagem;
Realizao
de um acto comemorativo, com
finalidade de mercado ou no, visando apresentar,
conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;
Soma de aces previamente planeadas com o

objectivo de alcanar resultados definidos perante o

pblico-alvo;

Cada Evento nico

O

evento utiliza recursos orais (discursos,

debates, explanaes), escritos ( programas,
folders),
auxiliares
(audiovisuais)
e
aproximativos com objectivo de atingir
resultados desejados pelas organizaes.
Diferenciao entre evento, cerimnia e
solenidade.
Cerimnia: sinnimo de evento
Solenidade: um evento, no qual a pompa a

caracterstica; sesso solene.

Cada evento nico

O que um evento?
Um evento pode ser definido como

acontecimento que tem:

Um momento definido para comear
Um tempo de durao estabelecido e um

ou mais objectivos a serem atingidos.

Podemos classificar os eventos quanto

sua natureza
Desportivo Competio, apresentao.
Cultural-Teatro (Apresentao) Concurso,

Congressos cientficos e
internacionais
Podemos classificar os eventos quanto
sua natureza
Desportivo Competio, apresentao.
Cultural-Teatro

(Apresentao)

Concurso,

Festival,

Mostra
Poltico-

Apresentao, comemorao, lanamento.

Empresarial - Palestras, Seminrios, Cursos, Oficinas,

Encontros Profissionais, Congressos, Convenes.

Quanto ao universo de
participantes
Fechados (Quando todos os participantes devem

fazer parte de um determinado grupo especfico

-funcionrios de uma mesma empresa ou grupo
empresarial, profissionais de um mesmo segmento,
scios de uma determinada entidade...)
Abertos, (quando os participantes no precisam

preencher nenhum pr-requisito para participar, a

no ser fazer a inscrio).
Quanto ao custo de inscrio (para o participante)

Quanto ao universo de
participantes
As pessoas que participam de um evento

fazem-no por interesse prprio,

oportunidade ou por preciso.

por

Seja como for, haver sempre um custo (de

tempo, de energia ou de dinheiro)

envolvido na inscrio para o evento.
A participao de uma pessoa pode, dessa

maneira, ser classificada em:

Quanto ao universo de
participantes

Participao gratuita e compulsria (quando o

participante no tem escolha. Ele obrigado

pelas circunstncias, a participar do evento.).
Participao gratuita e livre -neste caso, existe,

quase sempre, algum interesse por parte do

promotor ou dos patrocinadores.
Participao paga e livre - quando a inscrio

para o evento tem um custo para o participante

que far o desembolso por conta prpria.

Elaborar um plano de estruturas

Um

projecto pode definir-se como um

conjunto de actividades, implicando a
utilizao
de
recursos
diversos,
e
executadas para levar a cabo um
determinado objectivo.

Um projecto est normalmente associado

a uma produo unitria, de custo relativo

e com um desenvolvimento limitado no
tempo

Elaborar um plano de estruturas

O objectivo associado a um projecto tem

tipicamente trs vertentes:

Um

conjunto de especificaes de natureza

tcnica ou legal que o projecto tem que cumprir
na sua execuo e no seu resultado final: a
qualidade do projecto

o respeito por um conjunto de datas-chave em

que parte ou a totalidade das actividades devem

estar executadas: os prazos do projecto
o cumprimento de critrios econmicos quanto

execuo do projecto ou operao do seu

resultado final: os custos do projecto

Q+

reas
o conjunto de actividades de Planeamento, Coordenao da

execuo e controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do

projecto e o complemento dos objectivos do projecto
(qualidade, prazos, custos

As actividades de gesto do projecto podem ainda implicar, em

qualquer fase, a tomada de decises sobre a reviso ou a

alterao dos objectivos

Objectivos

Planeamento

Coordenao
Controlo

Comits / Conselhos
O nome adaptao do francs comit,

que por sua vez deriva do latim comits e

comes, que indicava os companheiros de
um lder militar ou poltico.
Um comit um grupo de pessoas

destacadas de um grupo maior (como um

partido ou uma associao), geralmente
com poderes deliberativos ou executivos,
ou seja, com fora para tomar decises em
nome dos demais.

Comits/Conselhos
Comits so figuras de organizao

comuns em entidades de cunho

poltico, como partidos, governos,
parlamentos, sindicatos,
movimentos sociais, nos quais o
poder de deciso delegado a um
grupo que representa os interesses da
colectividade, em vez de ser entregue
a um nico indivduo.

Comits/ Conselhos
A ideia de comit difere de uma comisso

porque, enquanto esta trata de assuntos e

temas especficos e normalmente tem
existncia por tempo predeterminado, o
comit um rgo permanente e trabalha
agenciando diversos temas dentro de um
grupo. Tambm difere de conselho por ser,
de natureza, um destacamento relativamente
pequeno partindo de um grupo maior (o que o
conselho no precisa ser necessariamente).

Coordenar o Trabalho dos

Diferentes Comits
Planeamento
necessrio um comit para coordenar o evento.
Geralmente a organizao do evento comea com a

escolha de um Coordenador numa reunio do

Comit de rea, Distrito ou Servio
O Coordenador escolhe alguns membros para a
formao do comit.
Estes escolhem outros membros para fazerem parte
dos comits de apoio.
O comit do evento tem, ento, liberdade para
planejar seu prprio programa, mantendo sempre
um vnculo com o Comit de rea.

Coordenar o Trabalho dos

Diferentes Comits
Uma equipa de gesto de projecto deve ser

liderada por um gestor de projecto

Um gestor de projecto deve:
Ter uma boa capacidade de

planeamento/organizao
Ter uma boa capacidade de gesto/coordenao
Ter a capacidade de apreender o essencial dos
problemas tcnicos (ser tipicamente um
engenheiro)
Ser um bom negociador
Ser um bom gestor de recursos humanos
Tomar decises com rapidez em situaes de
contigncia
Ser um lder reconhecido pela sua equipa

Coordenar o Trabalho dos

Diferentes Comits
A

viso tradicional do projecto est muito

associada fase de execuo/construo h que
comear quanto antes para acabar quanto antes
No entanto, um bom projecto comea:
1) por uma correcta definio de objectivos;
2) por uma adequada preparao da fase de execuo.
S depois vem o controlo da execuo, que ser

tanto mais fcil quanto as primeiras fases tenham

sido bem feitas.
Pode-se mesmo dizer que s um projecto limpo

na
fase
de
preparao
previne
surpresas
desagradveis durante a execuo e no final.

Coordenar o Trabalho dos

Diferentes Comits
Muitas vezes, as derrapagens de prazo,

de custo ou de qualidade dos projectos

esto associadas a deficientes definies
de objectivos: compara-se um oramento
inicial para uma campanha eleitoral com o
seu custo final
e conclui-se que se
verificou uma derrapagem de 200%, para
grande alegria dos jornais

Tudo comea em saber o que se quer

Contedo da ficha de projecto

Descrio do projecto
Requisitos do projecto
Licenciamento do projecto
Estratgia de contratao e principais contratos

a estabelecer
Planeamento preliminar de actividades
Planeamento preliminar de meios
Organigrama e forma de constituio da equipa
de projecto
Oramento preliminar do projecto
Plano de financiamento do projecto
Limites de delegao do gestor de projecto

A equipa de projecto
G e s t o r d e P r o je c t o

R e s p o n s v e l T c n ic o

R e s p o n s v e l d e C o n tra to s

R e s p o n s v e l p e lo C o n t r o lo
d o P r o je c t o

R e s p o n s v e l p e lo C o n t a c t o
c o m A u t o r id a d e s

R e s p o n s v e l F in a n c e ir o

R esp on s vel A Q S

R e s p o n s v e l p e la O p e r a o

O responsvel tcnico
O responsvel tcnico no vai fazer engenharia, mas sim

gesto de engenharia, isto gerir recursos muito especializados,

internos ou externos, e lev-los a certos resultados.
Ser normalmente um tcnico com uma slida experincia num

domnio especfico, mas tambm com boas capacidades de

anlise pluridisciplinar, de planeamento de trabalho e de gesto
de pessoas.
Os projectos tm normalmente uma primeira fase em que

predomina o projecto de engenharia e uma segunda em que

predominam as questes construtivas: o responsvel tcnico
poder atender a ambas, mas a estrutura que ele superitende
ser em princpio adaptada a cada fase.

O responsvel de contratos
A boa

gesto contractual talvez o activo mais

fundamental da gesto de projecto
A gesto de contractos inclui:
A definio da estratgia de contratao
O desenho de documentos para consultas de contratao e

contratos
A gesto contratual corrente
A gesto e negociao de reclamaes
O fecho de contratos

O responsvel de contratos no um jurista, embora

necessite de suporte jurdico. um especialista que tem

que possuir grande capacidade organizativa.

Planeamento Organizacional

Previso e proviso de recursos

financeiros:
Ponto essencial, na economia de toda
administrao previdente, que sua
existncia no dependa de produtos
eventuais que possam fazer falta, mas de
recursos certos, regulares, de maneira que
sua marcha, acontea o que acontecer, no
seja embaraada.

Preparao da fase de
execuo
Existem

diversas actividades que devero ser

desenvolvidas em paralelo e estar concludas no
dia em que comea a execuo fsica do projecto:
Projecto Base e de Detalhe
Contratao da Execuo
Licenciamento
Gesto de Interfaces
Financiamento
Libertao de Terrenos e Vias

Gesto de Sensibilidades Polticas

Arranque da
execuo em
condies de
risco mnimo de
custo e prazo

Contratao da execuo
A contratao da execuo dever estar fechada no

momento em que esta se inicia. Caso contrrio, a posio

de supremacia negocial passa do dono de obra para o
executante.
O processo de contratao da execuo fundamental para

a obteno dos objectivos e dever permitir:

uma minimizao do preo
uma identificao e eliminao dos pontos de dvida do

contratado ou das questes que este possa levantar

uma minimizao do risco de prazo (identificao e garantia de
meios, etc.)

A execuo e a entrega do
projecto
Num projecto bem desenvolvido, a execuo

uma fase de controlo de projecto, e os riscos j

foram mitigados ou pelo menos balizados na
fase de preparao.
Obviamente,

iro sempre ocorrer surpresas

pelo que a qualidade do controlo (grau de
cobertura e rastreabilidade) so fundamentais.

Uma

ltima questo fundamental a do

desenho dos mecanismos de entrega do
projecto entidade que o vai recepcionar e do
processo de transferncia de responsabilidades

Cooperao e sinergias
Quanto abrangncia geogrfica
Local (quando os participantes so da mesma cidade)
Regional (quando os participantes so da mesma

cidade ou de cidades prximas).

Nacional (quando os participantes so provenientes

de varias cidades de outros estados do pas).

Internacional

(quando
os
participantes
provenientes de vrios outros pases do mundo)

so

Cooperao e sinergias
Quanto ao tamanho
O tamanho de um evento definido

pela quantidade de pessoas

pela sua abrangncia geogrfica e;
pela quantidade de recursos envolvidos.

Cooperao e sinergias
Pequeno evento - nmero de participantes

inferiores a 250 pessoas.

Mdio Evento - nmero de participantes entre

250 e 1000 pessoas.

Grande evento nmero de participantes
entre 1000 e
10.000 pessoas.

Cooperao e sinergias

Super Evento - nmero de participantes

entre
10.000
pessoas.Abrangncia
internacional.

e
100.000
nacional
ou

Mega evento -nmero de participantes

acima de 100.000 pessoas. Abrangncia

internacional,recursos envolvidos na ordem
de milhes de euros.

Cooperao e sinergias
O que se pode tirar de um evento?
Alguns exemplos de coisas que podem ser
feitas para extrair algo mais dos eventos:
Vendas de livros
Lanamento ou divulgao de outros produtos
Merchandising de mercadorias ou servios
Uso do espao fsico para fixao de material

de divulgao (cartazes, faixas).

Utilizao do pblico presente para
execuo de uma pesquisa de marketing

Cooperao e sinergias
O que afinal um evento
empresarial?

todo evento que envolve profissionais, com

objectivos de aprefeioamento tcnico ou de gerncia.
Um evento empresarial caracteriza-se pelo pblico
alvo (empresrios ou seus convidados, profissionais
liberais ou autnomos, estudantes de reas
profissionalizantes) e
pelos
temas
centrais
(desenvolvimento
profissional,
aquisio
de
informaes...).

Cooperao e sinergias
Alguns objetivo possveis em um evento
empresarial:
Obter resultado financeiro com a venda das inscries,

cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamente

ligados ao evento (livros, roupas, alimentao e
bebidas e at mesmo, ingressos para outros eventos).
Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado;
Divulgar a marca da organizao promotora;
Revelar novos talentos;
Divulgar um conhecimento, estimular a prtica de uma
determinada atividade.

Caractersticas dos eventos

associativos e coorporativos
Eventos Associativos
Ligados a reas de

interesse, como: cientfica,

tcnica, comercial,
profissional e outras
Participao voluntria
Nmero maior de
participantes, porm sem
nenhuma garantia de
presena;
Recursos econmicos
iniciais escassos.
Reunies anuais.

Eventos coorporativos
Referem-se s reas de

administrao/ gesto, vendas,

acionistas, produo etc.
Presena obrigatria
Nmero menor de participantes,

porm com presena garantida;

Evento financiado por recursos

econmicos preestabelecidos pela

empresa

A estrutura jurdica das

organizaes promotoras de eventos
ASPECTOS DIFERNCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA

ASSOCIAO

EMPRESA

Estrutura jurdica da associao

Organograma e estrutura
administrativa

Objectivos fundamentais da
associao

Objecto social e tipo negcio

Nmero de associados da entidade

Polticas e normas da empresa

A estrutura jurdica das

organizaes promotoras de eventos
Distribuio geogrfica dos
associados

Distribuio geogrfica das

sucursais, agentes representantes,
distribuidores e outros

Recursos econmicos, materiais

tcnicos e humanos no esto
disponveis para realizao do
evento

Recursos econmicos, tcnicos e

humanos disponveis para a
realizao do evento

Caractersticas econmicas,
culturais, sociais e outras dos
associados

Elaborar um plano de estruturas

Funo do promotor
O dono de um evento o promotor. Ele

adquire, mediante contratos especficos, os

direitos de uso e de espao fsico e de
utilizao do nome e das imagens dos
protagonistas. Qualquer outra pessoa ou
organizao que queira fazer uso de uma
dessas coisas precisa negociar com o
promotor.

Elaborar um Plano de Estruturas

Marketing de Eventos
Chamamos de Mix de marketing ao

conjunto de elementos ou variveis que

interferem directa ou INDIRECTAMENTE na
relao de uma organizao com o seu
mercado.
Cada evento afectado mais ou menos

pelos seguintes elementos:

Plano de estruturas
- Programa Importncia do Tema
Data/ Horrio
Local
Reputao do protagonista (ou dos

protagonistas)
Preo final para o participante
Diferena do preo final e preo com desconto
Facilidade/ Dificuldade para inscrio

Programa
Tempo para inscrio antecipada
Reputao do Promotor, do Patrocinador e de

outros colaboradores.
Qualidade e quantidade do material de divulgao
Media escolhida para divulgao
Cronograma de divulgao
Qualidade e quantidade de eventos acessrios

Representao
Quem Quem na promoo de um Evento?

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida em

uma nica linha, quando uma nica pessoa faz tudo

acontecer.
Essa condio, no entanto, no a mais comum. A

organizao

de

qualquer

evento,

mesmo

os

menores, conta com a participao e o trabalho de

mais de uma pessoa. Normalmente, muita gente.

Algumas funes importantes que

podemos relacionar:
Gestor de Projecto
A concepo do evento e o seu planeamento inicial

caracterizam o Gestor de Projecto. De uma forma

simplificada, podemos dizer que o o gestor aquele
que apresenta o PROJECTO do evento. No apenas
quem tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que
formata a ideia,
descrevendo o pblico alvo,
objectivos, previso de custos, previso de
resultados, benefcios para os promotores, para os
patrocinadores e para os participantes;

Algumas funes importantes

que podemos relacionar:
Promotor

O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a

ideia do gestor. E assume, da para frente, todos os riscos e todos

os benefcios. O promotor pode, e at comum que acontea,
dividir esses riscos e benefcios com outras entidades, mas,
intrinsecamente, o risco todo dele.
O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que
toma as decises fundamentais. a pessoa ou entidade que
responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou
consequncias do evento.

Algumas funes importantes

que podemos relacionar:
Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos

acontecimentos. Fazer uma definio no que diz

respeito ao quanto, como e por quem devem as
etapas serem feitas.
Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar

detalhes ao projecto do evento.

Algumas funes importantes

que podemos relacionar:
Produtor
A produo do evento responsvel pela execuo

daquilo que ficou definido pelo organizador. o produtor

(ou a entidade responsvel pela produo) que toma as
providncias, faz compras, contracta servios, enfim,
materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura
fsica.
O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela

materializao do evento.

Algumas funes importantes

que podemos relacionar:
Patrocinador
O patrocnio

caracteriza-se pela compra

do direito de veiculao de um produto, de
uma marca ou de uma ideia, associado
realizao de um determinado grupo.
O pagamento feito em dinheiro, cujo
promotor utiliza da maneira que achar
conveniente.

Algumas funes importantes

que podemos relacionar:
Colaborador
O apoio frequentemente confundido com

patrocnio.
Ambos,
colaborador
e
Patrocinador contribuem para que o evento
seja realizado, mas existe uma diferena
importante: o patrocinador contribui em
dinheiro, que o promotor usa como bem
entender. J o colaborador contribui com
produtos (mercadorias e servios) que
sejam utilizados no evento.

Programa social para

acompanhantes
Por exemplo, uma companhia area pode apoiar um

evento fornecendo passagens para os protagonistas

(palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo
evento, pagando em dinheiro que ser utilizado onde
e como o promotor considerar mais interessantes.
O resultado, para a pessoa que apoia ou patrocina um
evento muito semelhante. Para o Promotor do
Evento, no entanto a diferena muito importante:
enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento
em especial, o patrocnio viabiliza a realizao de tudo
o que o Promotor faz, inclusive outros projectos,
porque uma contribuio mais ampla e pode ser
considerado como um resultado financeiro do evento.

Funes do comit de organizao

O profissional de eventos
Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia,

disciplina, dedicao e ainda sintonia entre os

organizadores e o pblico para que tudo saia perfeito.
Muitos falam sobre um promotor de eventos como

profissional de eventos. Mas essa uma actividade e

no uma profisso.
Para

se tornar um organizador de eventos

necessrio tornar-se num especialista em pblicos,
conhecer o pblico da organizao. Essa a base
necessria para o organizador de eventos.

Organizao

Como atingir sucesso numa empresa de

eventos
Palestra/ convidado
Organizao de equipe/ diviso de tarefas

Organizao
Servios de Secretaria As principais atividades
desenvolvidas so:
Preparao da correspondncia preliminar;
Expedio

da correspondncia preliminar para as

entidades governamentais, empresas e pessoas que
possam colaborar de alguma forma com o evento;
Tomada de preo e confeco de material administrativo
(papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros)
necessrios ao evento;
Controle e arquivo da correspondncia recebida e
expedida;
Remessa de circulares e cartas informativas para os
participantes potenciais e outros;

Organizao
Recebimento, controle e classificao (sob superviso

da comisso tcnica) dos trabalhos a serem

apresentados,
enviados
pelos
participantes
e
convidados;
Recebimento, controle e confirmao das inscries e
adeses (participantes e convidados);
Obteno dos cadastros de pessoas que podero se
inscrever como participantes (mailing list);
Criao e execuo do fluxograma de informaes;
Identificao, seleo e contratao de prestadores
de servios necessrios para a organizao do evento.
aconselhvel utilizar servios de empresas
especializadas

Organizao
estratgia de comunicao e marketing;
infra-estrutura de recursos audiovisuais,

materiais e servios;
servio de transportes para participantes e
convidados;
programao social, cultural e turstica;
agncia de viagem e turismo;
recursos financeiros;
cronograma bsico;

Organizao
Providncias e apoios para um
evento de sucesso
Parte mais complexa do processo de

preparao e montagem de um evento,

exigindo condies de comando do
profissional responsvel para coordenar e
controlar todas etapas.
A organizao de um evento depende de:

apoio operacional, logstico, de pessoal, e

Organizao
Sala de imprensa
Local montado e equipado para atender imprensa e

fornecer informaes sobre o evento, onde so feitos as

entrevistas e encontros com os jornalistas. Ela dever
estar equipada com mesa de reunio e cadeiras,
computadores com impressora, mquinas copiadoras,
telefone e fax, material de apoio e informativos sobre o
evento e servios de apoio.
Sala de segurana
Local para servir de apoio aos elementos e servios

de segurana do evento. Poder ser utilizado como

posto policial destacado para cobrir o acontecimento.
Deve conter mesas e cadeiras, armrios para guarda
de armamento, telefone, servios de rdio e apoio.

Organizao
Cabine de luz, som e traduo
Local para servios de sonorizao,

iluminao e traduo do evento. Pela sua

generidade recomenda-se a contratao de
empresas especializadas em cada ramo.
Apoio Logstico
formado pelos equipamentos necessrios
operacionalizao do evento.

MODELO DE CRONOGRAMA
Evento
Cliente
Local
Data
/ /
Horrio
Profissional responsvel

ATIVIDADES

DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV.

INCIO LIMITE FINAL

1.Planeamento
2.Programao
3.Divulgao

visual

4.Mailing List
5.Organizao
6.Instalaes fsicas
7.Recursos
8.Recursos
9.Recursos

humanos
materiais
audiovisuais e equipamentos
10.Avaliao

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS

1.Ttulo
2.Entidade e/ou
3.Entidade e/ou
4.Cidade sede

empresa promotora
empresa organizadora

5.Local do evento
6.Tema do evento
7.Objectivos
8.Justificativa
9.Pblico alvo e nmero
10.Descrio do evento

previsto de participantes

11.Perodo de realizao do evento

12.Inscries e informaes
13.Taxa de inscrio e/ou ingresso
14.Recursos necessrios
15.1 recursos humanos
16.2 recursos materiais

e horrio

(administrativo)
17.3 materiais de divulgao
18.4 recursos audiovisuais e equipamentos
19.5 diversos
20.Instalaes
21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros)
22.Previso oramentria
23.1 receitas
24.2 despesas
25.Cronograma
26.Consideraes gerais

MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditrio da Instituio Organizadora
Data: 22/03 27/09 de 200
Horrio: das 19h30 s 22h30
Responsvel; Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO

UNIDADE/SETOR

RESPONSVEL

SITUAO

1 reserva do local

Coordenao de curso

Carla matos

Em andamento

2 reunio para montagem da

comisso organizadora da semana

Coordenao de curso

Carla matos

Ok

3 distribuio de atividades para as

diversas comisses de trabalho

Coordenao geral do evento

Sandra regina

Ok

4 definir tema e programa do

evento

Comisso organizadora

5 contratar pessoas e/ou

profissional autnomo p/ criao de
material de divulgao

Comisso financeira, de divulgao e

marketing

6 buscar patrocnio e apoio cultural

Comisso financeira, de divulgao e

marketing

7 definio do material de divulgao

Comisso organizadora

8 contratao de grfica p/ impresso

do material de divulgao e
administrativo

Comisso organizadora

9 fazer listagem de convidados e

palestrantes

Secretaria do evento

10 enviar carta convite p/ autoridades,

palestrantes,diretoria da instituio e
demais funcionrios

Secretaria do evento

11 fazer reserva de equipamentos de

audiovisual no departamento
responsvel

Secretaria do evento

12 fazer solicitao de servio de copa

(caf,gua, ch)

Secretaria do evento

14 fazer folow up dos convidados,

autoridades e outros

Secretaria do evento

15 fazer a divulgao na mdia

Comisso financeira,de divulgao e

marketing

16 fazer a divulgao do evento

na instituio

Comisso financeira, divulgao e

marketing

17 mostrar as pastas dos

participantes e convidados

Comisso de recepo

18 definio de recepcionistas e
escala de trabalho

Comisso de recepo

19 verificao e liberao de
estacionamento

Secretaria do evento

20 elaborar carta de agradecimento

p/ os palestrantes

Secretaria do evento

21 providenciar os certificados dos

participantes

Secretaria do evento

22- definir mestre de cerimnia

Comisso organizadora

23 treinar as recepcionistas

Coordenao geral do evento

25 convocar reunio de avaliao

do evento

Coordenao geral do evento

26 elaborar relatrio de avaliao

Coordenao geral

Relao de pessoal
necessrio ao evento
digitador
eletricista
encenador
fotgrafo
garom
intrprete
jornalista
matre
manobrista

Mestre de

cerimnias
Motorista
Office boy
Operador
para
audiovisual
Operador de
som e luz
Pessoal para
servios

Representante
religioso
Secretria
Segurana
Tradutor
Outros

Funo do Comit Financeiro

Angariao de recursos financeiros
O evento deve ser planeado para a sua
otimizao
com
recursos,
humanos,
materiais
e
financeiros.
Assim,
a
organizao depois de definida a poltica
estratgica ou institucional do evento,
dever dispor dos meios necessrios ao
empreendimento.
A principal fonte utilizada a ICCA, uma
organizao que possui membros em quase
todos os pases, fornecendo a estes, em
carter exclusivo, todas as referncias

Funo do Comit Financeiro

O pagamento para contratao direta deve

ser feito mediante nota fiscal ou recibo, aps

o evento ou como estiver disposto
no
contrato de prestao de servios. Para
empresas, devem ser observadas as clusulas
contratuais, sendo as mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato
30% um ms antes do evento
40% aps o evento, na entrega do relatrio

Funes do Comit Financeiro

O pagamento para contratao direta deve

ser feito mediante nota fiscal ou recibo, aps

o evento ou como estiver disposto
no
contrato de prestao de servios. Para
empresas, devem ser observadas as clusulas
contratuais, sendo as mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato
30% um ms antes do evento
40% aps o evento, na entrega do relatrio

final.
Em todos os casos, observar a Legislao

Tributria

de

cada

atividade,

empresa,

Recepo
Requisitos bsicos para recepcionistas
Aparncia pessoal:
Uniformizadas

profissionalismo:
competncia

no

trabalho
treinamento
conhecimento
do
Postura:
programa do evento
Educao,
cordialidade, conhecimento da pauta
simpatia
do dia
Postura corporal adequada conhecimento do local
e suas facilidades.
e correta
Maquiagem sbria
Cabelos presos

Mes
tre
O mestre de cerimnias

deve preencher certos

requisitos
para
falar
melhor e se apresentar
bem. Ele deve possuir:
boa memria
habilidade e agilidade
com as palavras
criatividade
entusiasmo
observao
sntese

de c
erim
nia

ritmo
boa voz
vocabulrio
expresso corporal
naturalidade
conhecimento

o assunto
traje adequado
jogo de cintura
um bom roteiro

sobre

Apoio Externo
Garon atende o cliente, servindo, retirando os

pratos e oferecendo a sobremesa.

Comin- auxiliar do garom, encarregado das
bebidas e de limpeza da mesa.
Segurana
O sistema de segurana essencial a qualquer
tipo de evento. A sua implantao divide-se em:
segurana
fornecida
pela
Polcia
Civil
(investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e por
meio de empresa especializada (prprio evento).

Apoio Externo
Apoio Externo
So os servios desenvolvidos fora do local

da realizao do evento.
Aeroportos e pontos e desembarques
Os
recepcionistas devem receber os
convidados, participantes, autoridades,
orientando-os e encaminhando-os para
hotis ou para o local do evento.

Funcionamento tcnico
Por tipos
Eventos baseados nas reunies
Brainstorming (sesso de criatividade) -

Tcnica de reunio, com objectivo de se

atingir um resultado por meio de discusses
das ideias dos participantes, com liberdade de
imaginao e criatividade. Muito utilizada nas
agncias de publicidade.

Funcionamento tcnico
Conferncia
Apresentao de um tema
informativo,
tcnico
ou
cientfico por uma autoridade
em
determinado
assunto,
para um grande nmero de
pessoas, plateia. Ela mais
formal que a palestra. A
durao ideal de no mximo
uma hora e meia. E deve-se
dividir
o
tempo
em
apresentao e sesso de
perguntas e respostas.

Funcionamento tcnico
Palestra
Palestra-

apresentao de um tema
pr-determinado
a
um
grupo
pequeno, que j possui informao
sobre o assunto. menos formal que
a conferncia

Colquio
Apresentado

por um profissional de
renome e tem como objectivo o
esclarecimento de um tema ou a
tomada de uma deciso. mais
utilizado
em
classes
especficas.
Semelhante conferncia.

Funcionamento tcnico
Videoconferncia ou Teleconferncia
Apresentao de um tema a grupos de pessoas, que

tem interesse sobre o assunto, estando ele dispostos em

espaos diferentes e distantes. So utilizados recursos
audiovisuais e electrnicos.
Workshop - uma palestra divida em partes terica e
prtica.
Seminrio uma discusso de um tema proposto, do
qual se estuda todo o seu aspecto, pesquisados por
grupos e apresentados por representantes, no havendo
tomada de deciso. A durao do seminrio de um dia
inteiro; se realizado em mais de um dia jornada.

Funcionamento tcnico
Simpsio
Apresentao de um tema geral de grande interesse, que
dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo
seu objectivo final o intercmbio de informaes, com
tomada de deciso.
Os trabalhos so resumidos e compilados em manuais, e
entregues aos participantes ao final do evento. A durao do
simpsio , em mdia, de trs dias.

Funcionamento tcnico
Reunio formal e peridica de
pessoas, pertencentes a grupos profissionais
com o mesmo interesse, objectivando
estudar, debater e chegar a concluses sobre
um tema geral, que exposto em subtemas.

Congresso

As

apresentaes, trabalhos e propostas so

redigidos em um documento nico
e
entregues aos congressistas juntamente com
as concluses do evento. Tem durao de
cinco dias, realizado anual ou bienalmente.

Funcionamento tcnico
Encontro- Reunio de pessoas de uma mesma categoria
profissional para debater temas polmicos, apresentados
por representantes dos grupos participantes. As
caractersticas do encontro so semelhantes s do
congresso, porm com menor abrangncia de pblico e
menor perodo de durao de um a trs dias.
Conveno Evento interno de uma organizao,
empresa, entidade ou partido com o objectivo de
aperfeioamento,
reciclagem,
avaliao,
troca
de
experincias entre os participantes. So utilizados vrios
tipos de reunies na conveno. Geralmente ocorre
anualmente e dura de trs a cinco dias.

Funcionamento tcnico
Semana- Acontecimento realizado com

sete dias de durao nos segmentos

acadmico e empresarial.
Debate- Discusso entre duas pessoas

defendendo o seu ponto de vista,

geralmente antagnico e polmico. Pode
ser aberto ao pblico ou transmitido pelos
media.

Funcionamento tcnico
Mesa-redonda Debate com quatro a oito pessoas,

sentadas em semicrculo, sobre um assunto

polmico, controverso e de interesse, tendo cada
participante dez minutos para sua apresentao
inicial. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada.
Painel - Evento caracterizado por um quadro de

apresentaes, no qual o orador principal e at

quatro membros do painel explanam sua viso sobre
um tema determinado. Ele dividido em duas partes
distintas:

Funcionamento tcnico
Ele dividido em duas partes distintas:
Primeira

parte: apresentao do tema

individualmente, obedecendo s regras da
conferncia.
Segunda parte: debate entre os membros do
painel entre si e repostas plateia.
Frum- Evento caracterizado pela troca de
informaes e debate de ideias, com a
presena de grandes audincias. Objectiva a
participao da plateia, sempre numerosa.

Funcionamento tcnico
Entrevista

colectiva-

evento caracterizado pela

presena de um especialista em determinado assunto ou
representante de uma organizao que ser questionado
sobre tema de seu conhecimento.
Os entrevistadores so formados pela imprensa. Se
houver somente um entrevistador, a entrevista ser
exclusiva.
Curso evento educativo onde se apresenta um tema
especfico,
objectivando
o
conhecimento,
aperfeioamento ou reciclagem dos participantes, que
no deve ultrapassar 35 pessoas.
A durao do curso depende de vrios factores, variando
entre mnimo de oito horas e mximo de doze meses.

Exposio
Exposio

exibio
pblica
de
produo
artstica,
industrial,
tcnica e cientfica.

Feira

exibio pblica
com o objectivo de venda
directa
ou
indirecta,
constituda
de
vrios
stands.

Feira

Eventos desportivos
Eventos competitivos
Concurso Evento competitivo que se

adapta a vrias reas de interesse:

artstica, cultural, cientfica. Possui um
regulamento.
Torneio- Evento desportivo competitivo e

de grande complexidade na organizao.

Dever seguir o regulamento especfico a
modalidade desportiva escolhida.

Outros Eventos
Eventos demonstrativos ou expositivos
Excurso Formao de grupos de pessoas, com objectivo

de viagem para conhecimento cultural ou de lazer em

lugares diferentes. Recomenda-se a contratao de uma
agncia especializada no sector.
Show- Apresentao ao pblico-alvo de entretenimento, com

fim cultural ou no, baseado na msica, teatro ou outra

modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das
categorias e auxilia na divulgao das campanhas .

Outros Eventos
Festival- Festa de variedades,

com
diferentes
apresentaes sobre o tema
do evento ao pblico-alvo.
Desfile - a apresentao e

lanamento
de
produtos,
geralmente ligados moda,
com utilizao de modelos e
manequins. A sua durao
no deve ultrapassar uma
hora e meia.

Outros Eventos
Desfile cvico Os desfiles cvicos tm

organizao regulamentada por meio de

normas e regulamentos definidos pelo
cerimonial de cada instituio.
Manh/

Tarde/ Noite de Autgrafos

Lanamento de uma obra literria,
objectivo a venda e divulgao para o
pblico segmentado e com a presena do
autor para autograf-la.

Outros Eventos
Inaugurao Apresentao ao pblico-

alvo da organizao de suas novas

instalaes ou unidades, com um
cerimonial especfico, com descerramento
de placa ou desenlace de fita inaugural.
Primeira Pedra Cerimnia que assinala o
incio de uma obra, utilizada como
estratgia para divulgao e registo para
posteridade.

Outros Eventos
Visitas

empresariais- Apresentao da
empresa a pblico segmentado, em dia
especfico, atravs de visitao. Existem
dois tipos de visitao:
Open day ou poltica de portas abertas
Visita de grupos de interesse da empresa.
Visitas especiais: misses oficiais, visitas
estrangeiras, comitivas, autoridades e
personalidades.
Showcasing

conceito
de
vitrine
interactiva. Os produtos ou servios so

Outros Eventos
Roadshow

consiste na demonstrao
itinerante, montada sobre um autocarro ou
caravana, que se desloca para reas
geoeconmicas de determinado pas.

Showcasing

conceito
de
vitrine
interactiva. Os produtos ou servios so
expostos em vitrines fechadas, e os
participantes no tem nenhum contacto
directo com os expositores.

Megaevento evento de lazer e turismo

Programa social
Reservas em Hotis
Eventos baseados nas reunies coloquiais
sociais
Brunch Um caf da manh-almoo, servido em estilo

buffet, realizado das 10 s 14 horas. um tipo de encontro

muito indicado para reunies empresarias no perodo da
manh.
Happy hour Evento caracterizado por um drinque ao fim da
tarde 17:30 s 19:00 - em bares, galerias, restaurantes.
Caf da manh Trata-se do tradicional caf da manh

oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em

buffet, durando 45 minutos e no atrapalhando a dinmica
dos trabalhos.

Programa social
Reservas em Hotis
Coffe-break o tradicional lanche que tanto pode

ocorrer pela manh como a tarde no intervalo dos

eventos.
Serve-se
me
mesa
decorada
e
estrategicamente colocada.
Coquetel uma reunio de pessoas para
confraternizao de um acontecimento. Salgadinhos e
bebidas diversas so cardpio do coquetel party;
acrescentando um prato quente temos o coquetel
souper e em estilo americano, o coquetel buffet.
O vin dhonneur o coquetel servido por diplomatas
em comemorao data nacional de seu pas.

Programa social
Reservas em Hotis
Almoo network Almoo reunio onde se

discute a agenda durante o aperitivo e utilizase do restante do tempo para encerramento

do assunto.
Jantar O jantar mais formal que o almoo,

com planeamento e cerimoniais adequados

ocasio. Os tipos de servio mais habituais no
Portugal so o servio francesa, o servio
inglesa.

Reservas em Hotis
Hotel
Os profissionais destacados para recepcionar

os convidados em hotis devem:

alojar os visitantes de acordo com as reservas;
resolver algum imprevisto;
fazer a ligao com os setores do aeroporto,
social e transporte;
coordenar o deslocamento dos participantes.

Reservas em Hotis
Social
A programao social um complemento do evento.

Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e

porte do evento, por meio de uma empresa
especializada. Pode ou no ser oferecida aos
participantes.
Transporte
Os servios de transporte devem ser executados por

empresas especializadas, com superviso e presena de

um representante da organizao.
A identificao dos transportes dever ser feita por meio
de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aos
participantes.

Dress kode
Traje
Aps a definio do estilo do evento

formal ou informal - estabelece-se o traje

que ser sugerido aos convidados. Os
trajes so divididos em:
Gala e rigor Usado em ocasies especiais.
Homens- casaca, fraque ou smoking.
Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos
nobres, brilhos, jias, bolsas pequenas e
sapatos altos. Cabelos presos ou semipresos.

Dress kode
Traje
Social Usado em ocasies especiais mas no to

solenes quanto s em que se usam trajes de gala e

rigor.
Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser

substitudos por jias. Os sapatos de salto altos e

bolsas finas.
Homens- terno escuro azul marinho, cinza chumbo,

preto - , liso ou risca de giz. Camisa social clara,

gravata discreta, sapatos de cromo ou pelica.

Dress kode
Traje
Passeio completo aquele que se usa a

toda hora, para vrias ocasies.

Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos de

qualidade.
Homens- ternos de cor clara cinza, bege e

azul durante o dia; durante a noite,

roupas de cor escura. Tambm se
recomenda o blazer ou o palet esporte,
sempre usados com gravata.

Dress kode
Traje
Passeio Menos formal que o passeio completo
Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e

blusa, vestidos, menos formais que o tailleur.

Homens- Mais informal que o passeio

completo, no se usa gravata.

Esporte Utilizado em ocasies descontradas.
Tanto para homens e mulheres o momento

de usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.

Marketing Relaes Publicas

Os veculos de comunicao utilizados
nessa apresentao so:
Folders;
Vdeo;
Revista especializada
Microcomputador (CD-ROM);
Outros.

Marketing Relaes Publicas

Preparao da captao
Na

preparao da captao, alm da

pesquisa nas diversas fontes, como
companhias areas,
calendrios de
eventos de rgos oficiais de turismo do
Estado, as associaes e os organismos
oficiais procuram uma listagem, solicitando
ajuda e orientaes para apresentar a
candidatura do seu pas, regio.

Trabalho de Imprensa/relaes
pblicas
Divulgao

A divulgao tem duas premissas bsicas:

Informar sobre o evento como um todo;
Criar uma expectativa junto a

diversos

pblicos.
Para que isso ocorra o organizador poder

dispor dos seguintes materiais:

Trabalho de Imprensa/relaes
pblicas
Estratgia de comunicao e marketing
Meios de comunicao
Jornais, revistas, rdios e TV
Cartazes
Folhetos
Dilogo
Briefing sobre o evento, programa e

regulamento, material publicitrio, promocional

do evento.

Trabalho de Imprensa/relaes
pblicas
Painis, outdoors e backlights
Press release
Internet
Bus doors
Medias alternativas

At a Prxima
Formador
Antnio Jos Morais Cardoso
Mail ajmorc@hotmail.com
Tlm. 936620326