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Arquivo – Organização e Manutenção

Formadora: Andreia Durães

 Classificação Numérica
Na classificação por ordem numérica é utilizada a numeração
dos documentos conforme a ordem de entrada no arquivo
(números sequencial ou de referência)

Exemplo:
• 1, 2, 3, 4 …
• NIF, etc..
• Nº de Processo
 Classificação Numérica - Características
• A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de
um número, quer em relação aos documentos provenientes do
exterior, quer em relação à documentação expedida.
• Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à ordenação
dos originais recebidos e das cópias dos documentos expedidos.
(ENTRADA E SAÍDA DE DOCUMENTOS)
• As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são
alguns exemplos de documentos em que a ordenação é efetuada
por este processo
 Classificação Numérica - VANTAGENS

• Os números atribuídos são de leitura mais

fácil que as letras.

• O extravio da documentação é detetado com

alguma facilidade.

• A aplicação é fácil, não dando origem a

critérios distintos.
 Classificação Numérica - DESVANTAGENS

• Sistema fechado, já que não há a

possibilidade de intercalar no meio de uma
ordenação novos documentos.
• Dificuldade em encontrar um documento se
só for conhecido o número de ordem que lhe
foi atribuído.
 Classificação Numérica /Alfanumérica

Um sistema alfanumérico é uma combinação de

letras (organizadas de A até Z) e números
(ordenadas do menor ao maior).

Exemplo:
• A10587, A10588, A10589 …
• F102, F103 … Funcionários e n processo

• AD428, MLC429, GRS430 … nome

pessoa e n processo

• FT258/2022, FT259/2022 …
• GR002587/22, GR002588/22 …
 Classificação Cronológica
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos,
meses, dias, semanas, horas), com base na data de emissão e de receção.

Exemplo:
• Arquivo de correspondência recebida e enviada.
• Arquivo de Contabilidade ou Tesouraria
(Faturas/pagamentos, etc...)
 Classificação Cronológica - Características
• Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo,
tendo como base a data de emissão, receção, aquisição ou
vencimento.
• Este sistema é utilizado na ordenação de documentos
relativos a pagamentos a efetuar – faturas.
• O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado
de modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a
ser visto.
 Classificação Cronológica - VANTAGENS

• Localização rápida do documento

quando é conhecida a data do mesmo.

• Simplicidade de execução.
 Classificação Cronológica - DESVANTAGENS

• Mistura de documentos sem se atender

aos assuntos.
• A localização de um determinado
documento só é simples caso se
conheça a data.
 Classificação Geográfica
A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino
geográfico (países, regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias,
freguesias, ruas).

Exemplo:
• Arquivo documentação de Angola;
• Arquivo de documentação do Porto;
• Arquivo de documentação do Bairro da Graça.
 Classificação Geográfica - Características

• Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um

grande número de clientes espalhados por diferentes
locais geográficos.
• Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada
uma seleção geográfica dos documentos, por exemplo,
por países, distritos, concelhos, localidades.
• Depois procede-se à ordenação alfabética dos
documentos de acordo com a seleção geográfica
efetuada.
 Classificação Geográfica - VANTAGENS

• É um sistema aberto, possibilitando a

introdução de novos documentos, sem ser
necessário efetuar alterações;

• A documentação a ordenar é desdobrada por

grupos, com características bem definidas.
 Classificação Geográfica - DESVANTAGENS

• Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o

que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos.
• Sistema de difícil aplicação quando o número de
documentos é muito elevado.
• Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil
conduzir um documento a um enquadramento geográfico
indevido.
• Sistema em que é difícil detetar extravio de documentos.
 Classificação Ideológica
• Na classificação ideológica, os documentos são classificados por
assuntos.

• Os funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer

profundamente a empresa e a sua organização, bem como possuir uma
grande capacidade de análise.

• Este sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas.

 Classificação Ideológica - Características

• Esta classificação é também designada como

ideográfica, metódica ou analítica;
• Baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos,
ideias, conceitos e outras divisões;
• Os documentos referentes a um mesmo assunto ou
objeto de conhecimento são ordenados segundo um
conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se
a seguir, de forma alfabética.
 Classificação Decimal Universal
(CDU)
A documentação é arquivada por categorias.

1 – Fornecedores
1.1 – Fornecedores de Imobilizado
1.1.1 – Fornecedores de Máquinas Fotocopiadoras
1.1.1.1 – Xerox
1.1.1.2 - Juvex
1.1.2 – Fornecedores de Mobiliário de Escritório
1.2 – Fornecedores de Papel de Fotocópia
1.3 – Fornecedores de Alimentação
1.3.1 – Fornecedores de Carne
1.3.2 – Fornecedores de Peixe
 Classificação Decimal Universal
(CDU)
A documentação é arquivada por categorias. ARQUIVOS DE CATÁLOGOS
1 – Fornecedores ARQUIVOS DE FATURAÇÃO
1.1 – Fornecedores de Imobilizado
1.1.1 – Fornecedores de Máquinas Fotocopiadoras ARQUIVOS DE HISTORICO
1.1.1.1 – Xerox
DE ENCOMENDAS
1.1.1.2 - Juvex
1.1.2 – Fornecedores de Mobiliário de Escritório
1.2 – Fornecedores de Papel de Fotocópia
1.3 – Fornecedores de Alimentação
1.3.1 – Fornecedores de Carne
1.3.2 – Fornecedores de Peixe