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MS PROJECT 2007

PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

PET ENGENHARIA CIVIL UFPR 2010

MS PROJECT

Temporada de Cursos PET Engenharia Civil

MS Project 2007
GRUPO PET CIVIL 2010
Alexandre Be Amaral Gabriel Grando Barbosa Hugo Beguetto Netto Jairo Henrique Melara de Camargo Marcos Antonio Costantin Filho Maria Anglica Castelli Martinez Paola Dutra Paulo Afonso Nunes Ralph Magalhes Machado Chrestenzen Ricardo Pieralisi Taiane Dalmagro Thamires da Silva Matos Vanessa Cristina Kramer

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Sumrio i

Sumrio
1. Introduo ao Planejamento de Projetos ............................................................................. 1 1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto ................................................. 1 1.2. Funo do MS Project ........................................................................................................ 1 2. Conhecendo o MS Project ..................................................................................................... 3 2.1. rea de Trabalho do MS Project 2007 ............................................................................... 3 3. Planejando um Novo Projeto ................................................................................................ 5 3.1. Criando um Novo Projeto................................................................................................... 5 3.2. Parametrizaes Iniciais do Projeto ................................................................................... 6 3.3. Parametrizao de um Projeto a partir da Guia do Projeto............................................... 7 3.4. Trabalhando com Calendrios............................................................................................ 8 3.5. Grfico de Gantt ............................................................................................................... 16 4. Tarefas ................................................................................................................................. 19 4.1. Criando Tarefas no Projeto .............................................................................................. 19 4.2. Tarefas Recorrentes ......................................................................................................... 19 4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle .............................................................................. 20 4.4. Vnculos entre as Tarefas ................................................................................................. 21 4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas.............................................................................. 21 4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipao (LEAD)................................................ 22 4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir ............................................................................. 22 4.6. Restries das Tarefas ...................................................................................................... 22 4.7. Recuos .............................................................................................................................. 23 4.8. Editar o Contedo da Tarefa ............................................................................................ 23 4.9. Assistente do Grfico de Gantt ........................................................................................ 27 4.10. Caminho Crtico .............................................................................................................. 30 4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crtico............................................................................ 31 5. Trabalhando com Recursos ................................................................................................. 33 5.1. Criando Recursos .............................................................................................................. 33 5.2. Modificando Informaes dos Recursos .......................................................................... 34 5.3. Calendrios de Recursos .................................................................................................. 34 5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas ......................................................................................... 35

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ii Introduo ao Planejamento de Projetos 5.5. Uso dos Recursos ............................................................................................................. 35 5.6. Grficos ............................................................................................................................ 36 6. Execuo e Controle de Projetos ........................................................................................ 37 6.1. Linhas de Base .................................................................................................................. 37 6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades ......................................................................... 38 6.2.1. Informaes Bsicas para o Acompanhamento do Projeto ...................................... 38 6.2.2. Atualizando o Projeto ................................................................................................ 38 6.2.3. Visualizar o Cronograma ........................................................................................... 39 6.2.4. Atualizar Tarefas Especficas ..................................................................................... 40 6.2.5. Comparar Resultados ................................................................................................ 40 6.3. Trabalhar com o Caminho Crtico..................................................................................... 40 6.4. Mudando a Relao entre as Tarefas ............................................................................... 41 7. Relatrios ............................................................................................................................ 43 7.1. Relatrios Visuais ............................................................................................................. 43 7.2. Pr Visualizar e Imprimir Relatrios .............................................................................. 47 7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer .................................................................................... 47 7.4. Melhorar a Aparncia do Projeto..................................................................................... 47 7.5. Configurar a Pgina e a Impressora ................................................................................. 48 8. Referncias Bibliogrficas ................................................................................................... 49

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1. Introduo ao Planejamento de Projetos 1

1. Introduo ao Planejamento de Projetos


1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto
Um projeto pode ser definido como uma sequncia de atividades ou eventos com incio e fim definidos, dirigidos por pessoas que se destinam a alcanar um dado objetivo dentro de parmetros de custo, tempo, recursos e qualidade. Na dcada de 50 surgiram as primeiras ferramentas para auxiliar no planejamento e execuo de projetos. Dois mtodos de destaque podem ser mencionados: PERT (Program Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method). O CPM uma tcnica determinstica, pois cada durao determinada claramente com base em consumo de recursos materiais e/ou humanos. O PERT uma tcnica probabilstica, ou seja, no h um valor claro de consumos de recursos a serem utilizados em cada tarefa do projeto. A semelhana entre as tcnicas fez com que o termo PERT/CPM fosse referido com uma tcnica nica. Essa tcnica tem como objetivo identificar o caminho que consome mais tempo atravs da rede de atividades, tambm chamado de caminho crtico. As atividades do caminho crtico so as que ocupam maior tempo de concluso e se essas atividades atrasarem, todo o projeto atrasar.

1.2. Funo do MS Project


O MS PROJECT um dos mais modernos aplicativos voltados para o gerenciamento de projetos. Atravs dele voc poder planejar, especificar, implantar e acompanhar o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto. As informaes podem estar representadas graficamente ou atravs de relatrios customizados.

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2. Conhecendo o MS Project 3

2. Conhecendo o M Project MS
2.1. rea de Trabalho do MS Project 2007
Para iniciar o contato com o MS Project 2007 preciso abri-lo. O MS Project lo. encontrado no computador junto ao menu Iniciar > Programas > Microsoft Office >MS Project 2007. Ao programa ser iniciado ser aberto um arquivo intitulado Projeto 1 como na figura abaixo:
Barra de Modos Barra de Ttulo Barra de Menu Barras de Ferramentas

Barra de Entrada

Barra de Status

Barra de Rolagem
Figura 1: Interface do MS Project 2007

Atravs desta tela que o usurio pode interagir com o programa. A rea de trabalho do MS Project 2007 composta por: Barra de Menu: Composta pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR, INSERIR, FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATRIO, COLABORAR, JANELA e AJUDA.

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4 MS Project 2007 Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas. Para saber o que cada cone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e ento uma pequena mensagem informativa aparecer informando a ao do cone. Barra de Modos: composta pelos cones dispostos verticalmente ao lado esquerdo da tela. Caso a barra de modos no esteja visvel pode-se habilit-la pelo menu Exibir > Barra de Modos. Na barra de modos, encontram-se os atalhos para os modos de exibio mais utilizados no programa. O ltimo boto (Mais modos de exibio...) d acesso a todos os modos de visualizao existentes no programa e pode ser acessado tambm pelo menu Exibir > Mais modos de Exibio. rea de Digitao (Janela de Tabelas e Janela Temporal): A parte central da tela est dividida em duas janelas: a janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela utilizada pra a entrada de dados como informaes sobre tarefas, recursos, etc, do projeto, enquanto que a tabela temporal vai sendo preenchida pelo Project medida que so informados dados sobre a durao das tarefas. A janela temporal a chamada viso do Grfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo ao projeto. Vale salientar que a linha de diviso entre a tabela de entrada de dados e o grfico pode ser movida para maximizar/minimizar um ou outro.

A finalizao do MS Project 2007 feita pelo menu Arquivo > Sair. Se alguma alterao for feita no projeto, o programa solicitar uma confirmao de gravao das alteraes, para preservar as alteraes necessrio confirmar a gravao.

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3. Planejando um Novo Projeto 5

3. Planejando um Novo Projeto


3.1. Criando um Novo Projeto
Para iniciar o planejamento de um novo projeto preciso abrir um arquivo, seja ele um projeto novo ou um modelo pr pr-existente. Novo Projeto: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menu Arquivo > Novo > : Projeto vazio ou clicando no cone, com um desenho de uma folha em branco, na barra de ferramentas. Novo Projeto a partir de um modelo: para abrir um projeto partindo de um modelo: modelo utiliza-se o menu Arquivo > Novo e ento a janela como a abaixo ser se exibida:

Figura 2

Ao ser escolhida a opo No computador sero acessados os modelos disponveis localmente no computador. Para selecionar o modelo utilize a aba Modelos do MS Project Project:

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Figura 3

3.2. Parametrizaes Iniciais do Projeto


Para que o projeto possa ser executado necessrio atribuir alguns parmetros a ele, para isso utiliza-se o menu Projeto > Informaes sobre projeto projeto.

Figura 4

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3. Planejando um Novo Projeto 7 A abertura desta janela pode ser automtica ao ser aberto um novo projeto, caso no abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a abertura automtica da janela utiliza-se o menu Ferramentas > Opes > Geral > Solicitar informaes ao abrir projeto. Informando dados sobre o projeto: Data de Incio e Trmino: caso o projeto apresente essas datas previstas, elas devero ser informadas. Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um incio determinado, mas nunca ter os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opo Data de incio do projeto o campo para preenchimento da Data de incio estar habilitado, quando se escolhe esta opo, as atividades so projetadas para comearem o mais breve possvel - OMBP. Caso a opo Data de trmino do projeto seja escolhida, estar habilitado o campo para preenchimento da Data de trmino e neste caso as atividades sero projetadas para terminarem o mais tarde possvel OMTP. Data de Status: uma data diferente da atual que definida para reportar as condies de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de referncia para comparaes entre cronogramas e clculo de valor acumulado. Se a data de status for definida como ND, o programa usar a data atual como a data de status. Calendrio: neste campo definido o calendrio a ser adotado no projeto, existem trs tipos o Padro, o Turno da Noite e 24 horas. Essa este assunto ser mais abordado no item 3.4. Prioridade: neste campo indica-se qual projeto tem preferncia ao compartilhar recursos em detrimento de outros. Quanto maior o valor, maior a prioridade que o programa associa ao projeto quando houver um trabalho com mltiplos projetos e em que os recursos so compartilhados. Os nveis de prioridade variam entre 0-1000, a mais baixa 0 e a padro 500. O interessante deste amplo intervalo est no fato dele permitir maior flexibilidade durante a redistribuio de recursos. Estatstica: este boto ao ser clicado abre a caixa de dilogo Estatsticas do Projeto Nome do projeto Atual , nesta caixa so apresentados dados sobre o projeto que podem ser usados para revisar a agenda, datas de incio e trmino, duraes, trabalho, custos, etc.

Aps serem colocadas as informaes sobre o projeto, basta clicar no boto OK para aplicar os parmetros dados.

3.3. Parametrizao de um Projeto a partir da Guia do Projeto

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8 MS Project 2007 O Guia do Projeto um importante recurso disponvel no MS Project 2007, ele consiste Project em um guia de fcil utilizao para permitir que usurios iniciantes consigam planejar seus projetos com maior facilidade. O recurso pode ser ativado pelo menu Exibir > Ativar Guia do Projeto.

Figura 5

3.4. Trabalhando com Calendrios


Os calendrios determinam como os recursos atribudos e como as prprias tarefas so agendadas. Os Calendrio Base so um conjunto de dias e perodos de trabalho e de folga Calendrio-Base que os outros tipos de calendrio utilizam. Para acessar o calendrio utiliza acessar utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo til til.

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3. Planejando um Novo Projeto 9

Figura 6

O MS Project trabalha com trs calendrios que podem ser personalizados, so eles: Padro: o calendrio mais usual, seu horrio definido de segunda a sexta : sexta-feira, das 9h s 18h e apresenta uma hora de intervalo; : 24 horas: neste calendrio os recursos so usados de forma ininterrupta, sem perodo de folga; Turno da Noite: neste calendrio defini se o horrio do turno noturno que definido : defini-se de segunda a sexta-feira com perodos de trabalho variando entre 23h e 8h, com uma feira hora de intervalo.

Os calendrios podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais, compondo assim trs tipos de calendrios do MS Project: Calendrio do Projeto: pode ser atribudo por meio do menu Projeto > Informaes Projeto: sobre o Projeto > Calendrio.

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Figura 7

Calendrio da Tarefa: pode ser atribudo ao dar um duplo-clique na tarefa e clicar na aba Avanado da janela que ir abrir.

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3. Planejando um Novo Projeto 11

Figura 8

Calendrio do Recurso: para exibir o calendrio deve-se seguir os seguintes passos: i. ii. iii. Selecionar o menu Exibir > Planilha de Recursos; Selecionar o recurso que deseja atribuir o calendrio; Clicar no boto Alterar Perodo til.

Criando um Calendrio: o programa permite que seja criado um novo calendrio, para isso preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Perodo til > Criar novo calendrio base.

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Figura 9

Com as opes da janela que abrir poder ser criado: o Um novo calendrio base: neste caso ser criado um calendrio padro, com base: outro nome que poder ser alterado como o usurio quiser. Criar cpia do calendrio: neste caso as alteraes so feitas sobre um calendrio: calendrio pr existente no programa.

Editando um Calendrio: para fazer a edio de um calendrio utiliza Calendrio: utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo til til. o Criando excees para criar excees no calendrio utiliza-se a aba Excees. excees: se Para criar uma exceo deve se digitar o nome e selecionar os dias. Para deve-se detalh-la necessrio clicar no boto Detalhes. Uma janela ser aberta e la . ento possvel colocar mais informaes a respeito da exceo.

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3. Planejando um Novo Projeto 13

Figura 10

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Figura 11

Alterando semana de trabalho: o horrio padro da semana de trabalho pode trabalho: ser alterado utilizando se a aba Semanas de Trabalho e clicando no boto utilizando-se Detalhes. Vale ressaltar que as alteraes realizadas nos dias de trabalho da . Semana Padro sero vlidas para todos os dias do calendrio. Mudando horrios de trabalho: existem duas formas de se utilizar horrios de trabalho: trabalho especficos: i. Alterando os horrios dos calendrios de cada recurso: a. Utiliza o menu Ferramentas > Alterar Perodo de Trabalho tiliza-se Trabalho; b. No campo Para calendrio deve se selecionar o calendrio o qual deve-se se deseja alterar; c. Em seguida deve se selecionar o dia da semana a ser alterado, como deve-se por exemplo, uma segunda segunda-feira; d. Para atribuir o novo horrio utiliza-se o boto Detalhes uma janela Detalhes, ser aberta, ento devero ser colocadas as especificaes para este dia de trabalho, e suas recorrncias, se for o caso.

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3. Planejando um Novo Projeto 15 Utilizando este recurso voc alterou o Calendrio Base escolhido no passo b para assumir um padro diferente do original. Ento, todos os recursos que forem atribudos a este calendrio obedecero a este horrio estabelecido. ii. Criando um novo Calendrio-Base para um ou vrios recursos utilizarem:

A criao de um calendrio base permite que sejam atribudos calendrios especficos aos recursos atravs dos seguintes passos: menu Exibir > Planilha de Recursos, coluna Calendrio Base. a. Para criar um novo calendrio utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo de Trabalho e deve-se clicar no boto Criar Novo Calendrio; b. Na janela que se abrir preciso dar um nome ao novo calendrio e em seguida, clicar na opo Criar uma cpia do calendrio, nessa opo preciso escolher um calendrio o qual servir de base para o novo; c. Ao ser escolhido o calendrio base, confirma-se a criao do novo calendrio clicando em OK; d. A partir deste momento pode-se alterar os horrios de trabalho dentro deste calendrio como se desejar. o Excluindo um Calendrio Base: possvel que um calendrio base seja apagado no decorrer do andamento do projeto, porm tal ao no aconselhvel, uma vez que, pode ser que alguns dados poderem servir para comparaes futuras. Para excluir um calendrio preciso seguir os seguintes passos: menu Ferramentas > Organizador > Calendrios, em seguida deve-se selecionar o calendrio que deseja-se eliminar e em seguida clicar no boto Excluir.

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Figura 12

Algumas dicas e observaes: : Da mesma forma que possvel excluir um calendrio, tambm possvel definir um projeto a partir da cpia de calendrios prontos em um arquivo de calendrios anterior, bastando apenas selecionar o projeto e copiar seus calendrios par ao GLOBAL.MPT. Com este passo, estes calendrios estaro sempre disponveis no momento em que novos projetos forem criados. importante ressaltar que quando no planejamento de um projeto, recomendado configurar o calendrio antes de iniciar a adio das tarefas para que no ocorram problemas de durao, vnculos e prazos. Vale lembrar que as modificaes de calendrio so vlidas lembrar apenas para o arquivo com o qual se trabalha, devendo devendo-se faz-las novamente ou copi las copi-las para novos arquivos. Recomenda-se a criao de arquivos com calendrios especficos j configurados e se salv-los com o nome da tipologia do projeto. Tal atitude facilita que em um prximo trabalho m esse calendrio pr existente possa ser utilizado, evitando a necessidade de configurar um novo calendrio em todo incio de projeto.

3.5. Grfico de Gantt


O grfico de Gantt apresenta barras referentes s tarefas inseridas na Tabela de Entrada de Dados. Essas barras so delimitadas pelas datas de incio e trmino de cada atividade e podem apresentar informaes de vinculao entre as tarefas. Tanto a representao como a escala de tempo do grfico podem ser alterados escala conforme se desejar. Para realiz alteraes na representao utiliza-se o Assistente de realizar se grfico de Gantt, que ser apresentado mais a frente.

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3. Planejando um Novo Projeto 17 As alteraes na escala de tempo do grfico so feitas clicando com o boto direito clicando-se om do mouse sobre as guias acima da rea do grfico na opo Escala de tempo.

Figura 13

Ao selecionar a opo Escala de tempo uma janela como a da imagem abaixo ser aberta, e nela so possveis fazer alteraes com relao s camadas de visualizao do tempo.

Figura 14

H diversas linhas que podem ser configuradas no programa. Estas opes esto configuradas disponveis clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico. se Visualizando o cronograma para uma melhor compreenso do grfico sero cronograma: apresentadas as funes de alguns itens que compem o grfico. i. ii. A linha de grade tracejada na vertical do Grfico de Gantt marca a data de hoje na escala de tempo; As tarefas com barras completamente esquerda da data devem estar completas;

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18 MS Project 2007 iii. iv. As tarefas direita da linha de data so programadas para comear mais tarde; As tarefas que apresentam suas barras divididas pela linha de data devem estar preenchidas at a linha. Tal representao indica a porcentagem de concluso da tarefa.

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4. Tarefas 19

4. Tarefas
Depois de definir as propriedades e as informaes bsicas do projeto, precisamos definir as tarefas, com suas duraes, dependncias, recursos e caractersticas gerais. O modo de exibio se d atravs do Grfico de Gantt, que tambm usado como entrada de dados.

4.1. Criando Tarefas no Projeto


O modo de visualizao do Grfico de Gantt o melhor local para inserir sua lista de tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informaes essenciais: Campo de identificao: criado automaticamente, representando o nmero da linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1; Nome da Tarefa: descrio da tarefa a ser executada; Durao: define quanto tempo essa tarefa demorar a ser executada, sendo que pode ser em minutos, horas, dias, semanas e ms; Incio: o campo incio mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada para ser iniciada; Trmino: o campo trmino mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada a ser terminada.

O local as tarefas onde so inseridas chamado de Tabela de Entrada de Dados. Para criar uma tarefa utiliza-se o modo Grfico de Gantt, que pode ser acessado pelo menu Exibir > Grfico de Gantt. Posicionamos o cursor na primeira clula em branco da coluna Nome da Tarefa, e insere-se uma descrio para a tarefa. Logo aps deve-se definir o tempo de durao da tarefa. Se no for colocado nenhum tempo especfico, o programa assume a durao de 1 Dia ? . A presena da interrogao indica que essa durao estimada.

4.2. Tarefas Recorrentes


Tarefas recorrentes so tarefas que acontecem regularmente durante a execuo de um projeto, como por exemplo, reunies semanais de acompanhamento. Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos: a. Clique no menu Inserir > Tarefa Recorrente... ; b. Ser aberta a caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas Recorrentes, preencha as informaes solicitadas.

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Figura 15: Caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas Recorrentes :

Opes da caixa de dilogo Informa Informaes sobre Tarefas Recorrentes: Nome da Tarefa: Insere o nome da tarefa. : Durao: Determina a durao dessa tarefa. etermina Padro de Ocorrncia Determina quando a tarefa vai ocorrer se vai ser diariamente, Ocorrncia: semanalmente, mensalmente ou anualmente. Se escolhida a opo diariamente, pode-se agendar a tarefa para que ela ocorra a cada X dias, ou para que ela ocorra a se cada X dias teis. Na opo semanalmente, devemos definir de quantas em quantas semanas a tarefa ocorrer e que dia da semana ser. Na opo mensalment mensalmente, podemos definir o dia do ms em que ser f feita a tarefa, e depois de quantos em quantos meses ela ocorrer, ou ento, se essa tarefa for agendada para um dia os ento, particular da semana, por exemplo, a primeira quarta feira a cada dois meses. quarta-feira Intervalo de Ocorrncia Define o incio da ocorrncia, e quantas vezes a tarefa ter rrncia: que ser realizada para depois acabar, ou a data em que acabar a tarefa. Calendrio de agendamento desta tarefa Define qual o calendrio vai ser aplicado. tarefa:

4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle


Um marco representa um objetivo atingido ou algum ponto no projeto onde queremos chamar a ateno para alguma situao ocorrida. Ele tem durao zero e representado no grfico de Gantt por uma simbologia prpria com a data do evento ao lado.

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4. Tarefas 21 Para se inserir um marco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, e no momento de colocar a sua durao, deix-la igual a zero. la

4.4. Vnculos entre as Tarefas


As tarefas em um projeto so mais complexas do que simplesmente descrev descrev-las e colocar suas duraes, pois certamente as tarefas tero interdependncias entre si. Quando uraes, criamos uma lista de tarefas no projeto, podemos perceber que elas iniciam na mesma data, que a data de incio do projeto, s que muitas delas no podem ocorrer se a anterior n no estiver concluda, por exemplo. Desta maneira, existe no Project a vinculao entre as tarefas, que a forma pela qual informamos ao programa qual a precedncia de execuo de cada tarefa no projeto. Para vincular as tarefas h vrios modos, em todos os modos devemos selecionar as tarefas nas quais queremos colocar vnculos e fazer o caminho escolhido, que pode ser colocar ser: Clicar no cone licar ; Seguir at o menu Editar > Vincular tarefas tarefas; Ou simplesmente digitar o nmero da tarefa que voc deseja vincular na coluna predecessoras.

Para desvincular as tarefas, devemos selecionar as tarefas nas quais queremos retirar os vnculos, e clicar no cone ou ento seguir pelo menu Editar > Desvincular tarefas tarefas.

4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas


Quando vinculamos as tarefas, elas podem possuir diferentes tipos de relacionamento entre si. Desse modo, podemos descrev descrev-los da seguinte maneira: Tipo de Relacionamento Trmino - a - Incio (TI) Descrio A tarefa quando a termina A tarefa quando a comea A tarefa quando a termina A tarefa quando a comea s comea predecessora s comea predecessora s termina predecessora s termina predecessora Apresentao no Grfico de Gantt

Incio - a - Incio (II)

Trmino - a Trmino (TT)

Incio - a - Trmino (IT)

Tabela 1

O tipo de relacionamento padro quando as tarefas so inicialmente vinculadas o Trmino a Incio. Para colocar outro tipo de relacionamento, basta que seja digitada a relacionamento, sigla do tipo de relacionamento desejado logo aps o nmero da tarefa que ir ser predecessora.

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Figura 16

4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipao (LEAD)


Podemos incluir tempos de antecipao ou folga entre as tarefas no MS Project. A folga a situao onde existe um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o incio da seguinte, e antecipao quando uma tarefa se inicia antes da anterior ter atingido o fi fim. Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipao, basta ir at a coluna Predecessoras e ao lado do nmero da tarefa que precedida, digita se o nmero de dias de digita-se folga (nmero positivo) e antecipao (nmero negativo). Por exemplo, a tarefa 2 colocar os mveis, s pode comear 2 dias aps a tarefa 1 , Pintar a casa for concluda. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias.

Figura 17

4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir


Podemos inserir uma nova tarefa no nosso projeto a qualquer momento, seja no final ou entre duas tarefas j existentes. Para inserir essa ltima, basta clicar na linha em que se ltima, deseja inserir a tarefa e ir no menu Inserir > Nova Tarefa. Da mesma forma que para inserir, podemos excluir as tarefas do projeto, selecionando a linha da tarefa que deseja deseja-se excluir e apertando Delete ou ento ir at o menu Editar > Excluir Tarefas. Para movermos as tarefas, basta selecionarmos a linha na qual a tarefa est, e arrastar selecionarmos o mouse at o local em que se deseje que ela fique.

4.6. Restries das Tarefas


As restries impem limites na forma como o programa calcula as datas de incio e de trmino das tarefas, elas podem ser de vri tipos: vrios

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4. Tarefas 23 O mais tarde possvel: agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possvel sem possvel: atrasar as tarefas subseqentes; O mais breve possvel agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa a possvel: genda restrio padro para tarefas; No Terminar Antes De agenda a tarefa para que ela termine em uma da especfica De: genda data ou aps essa data; No Terminar Depois De agenda a tarefa para que ela termine em uma data De: genda especfica ou antes dessa data; Deve Terminar Em: a : agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica; ine Deve Iniciar Em: agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica; genda ela No Iniciar Antes De agenda a tarefa para que ela inicie em uma da especfica ou De: genda data aps essa data; No Iniciar Depois De agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou De: antes dessa data.

4.7. Recuos
Podemos agrupar atividades que compartilham caractersticas ou que sero concludas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente, atravs do recuo de atividades. Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas desejadas e clicar no boto o recuo para a direita, ou ento . , que

4.8. Editar o Contedo da Tarefa


Podemos editar o contedo das tarefas, selecionando a clula contendo o contedo a editar e dando um duplo clique sobre ela, ou apertando a tecla F2. Ser aberta a caixa de sobre dilogo Informaes sobre a tarefa, que composta por seis guias, onde encontramos as tarefa, configuraes de uma tarefa. Guia Geral Nela temos as informaes gerais sobre a tarefa:

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Figura 18

o o o o o o o

Nome: apresenta o nome da tarefa; presenta Durao: apresenta a durao da tarefa; presenta Porcentagem concluda determina o quanto % da tarefa j foi executado; concluda: etermina Prioridade: define a prioridade da tarefa; efine Datas: apresenta a data de incio e fim da tarefa; presenta Ocultar a barra de tarefas: se ativo, inibe a exibio dessa tarefa no Grfico de Gantt; Mostrar a barra de atividade na fas se essa tarefa fizer parte de uma tarefa fase: er sumrio, quando ativo, essa configurao reflete a barra da tarefa na representao da Tarefa Sumrio.

Guia Predecessoras

Depois de decidir a ordem das tarefas, podemos coloc las em seqncia vinculando coloc-las tarefas relacionadas.

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4. Tarefas 25

Figura 19

o o o

Nome: apresenta o n presenta nome da tarefa; Durao: apresenta a durao da tarefa; presenta Predecessoras: presenta Predecessoras apresenta os relacionamentos que a tarefa possui, informando o ID e o Nome da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui relacionamento, o Tipo desse relacionamento e a Latncia ( e (tempo de espera ou avano) da e tarefa.

Guia Recursos

Figura 20

presenta Recursos: apresenta as quantidades e os recursos associados a essa tarefa.

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26 MS Project 2007 Guia Avanado

Figura 21

o o o o

o o o o

Prazo Final: determina at quando a tarefa pode ser concluda; Tipo de Restrio as restries permitem que voc imponha limites quanto Restrio: s maneira como o MS Project calcular as datas de incio e trmino das tarefas. Tipo de tarefa define o tipo de durao da tarefa; tarefa: Controlada pelo empenho ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa, a empenho: ribuir durao ser reduzida para refletir a adio dos recursos. Se desejar que a durao de uma tarefa permanea a mesma independentemente dos recursos atribudos, desmarque a caixa de seleo Com empenho. Calendrio: determina o calendrio a ser utilizado pela tarefa; determina Cdigo de EDT informa a estrutura de trabalho da tarefa; EDT: Mtodo do valor acumulado por % concluda ou % fsica concluda acumulado: concluda; Marcar tarefa como etapa mantm a durao da tarefa, mas a apresenta etapa: antm como um marco (tarefas com durao igual a zero). rco

Guia Anotaes

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4. Tarefas 27

Figura 22

Permite a entrada de texto que ser utilizado como nota, que no ser apresentada na planilha de tarefas.

4.9. Assistente do Grfico de Gantt


O Assistente do Grfico de Gantt proporciona uma maneira fcil de melhorar a aparncia do seu projeto. atravs dele que podemos formatar o projeto de modo que possamos ver facilmente o status das tarefas em andamento. Para entrar no Assistente de Grfico de Gantt preciso clicar com no grfico > Assistente de Grfico de Gantt Gantt. O Assistente de Grfico de Gantt iniciado. Ao clicar no boto Avanar aparecer a vanar, segunda janela do assistente onde sero configuradas as opes desejadas.

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28 MS Project 2007

Figura 23

Sempre depois de modificar as configuraes, deve se clicar no boto Avanar para ir deve-se prxima janela que tem novas configuraes configuraes.

Figura 24

A janela mostrada pela figura 24 exibe as opes para as informaes qu voc quer que que apaream perto das barras de Gantt. Caso decida escolher as opes personalizadas, uma srie de novas janelas aparecer para serem configuradas de acordo com a sua escolha, como a mostrada abaixo:

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4. Tarefas 29

Figura 25

Figura 26

Na janela como a representada pela figura 26 decidimos se as linhas vinculadas s tarefas devem aparecer ou no no grfico de Gantt.

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30 MS Project 2007

Figura 27

Aps terminar todas as configuraes, deve clicar no boto Formatar para salvar as deve-se configuraes e depois no sair do assistente.

Figura 28

4.10. Caminho Crtico


Atrasos inesperados ou acrscimo de tarefas podem fazer com que os projetos finalizem depois do prazo previsto. Desse modo, temos maneiras de encurtar o caminho crtico para poder finalizar um projeto mais rapidamente. No grfico de Gantt o caminho crtico definido com a cor vermelha, e para visualizlo devemos ir nos modos de exibio e escolher a opo Grantt de Controle.

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4. Tarefas 31

Figura 29

4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crtico


As tarefas que causam atrasos no projeto se no forem concludas conforme programadas so consideradas tarefas crticas. Essas tarefas crticas formam o Caminho Crtico. Quando se aumenta a durao de uma tarefa crtica, o projeto se atrasa, de forma anloga, quando se encurta a durao de uma tarefa crtica, o projeto finalizado mais cedo. crtica, A reduo no caminho crtico focalizada na reduo da durao das tarefas. crtico Mudana na relao entre as tarefas essa estratgia encurta o caminho crtico sem tarefas: ssa acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de t trabalho. Programao de horas extras essa estratgia encurta a durao das tarefas. extras: stratgia Acrscimo de mais recursos um projeto pode exigir que voc acrescente mais recursos: m recursos a uma tarefa crtica para cumprir o seu prazo. Essa estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recursos. Mudando o Calendrio se acrescentar mais recursos no uma opo para o seu Calendrio: e projeto, outra maneira de encurtar o caminho crtico estender o dia til ou a jornada de trabalho no calendrio de do recurso, ou no calendrio base, se vrios recursos estiverem alocados s tarefas cuja durao se deseja encurtar. Removendo predecessoras desnecessrias esta estratgia elimina os atrasos desnecessrias: sta causados pelas predecessoras que no afetam a tarefa.

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5. Trabalhando com Recursos 33

5. Trabalhando com Recursos


No gerenciamento de projetos, alm do controle das atividades que compem o projeto, importante definir a responsabilidade de cada tarefa. O MS Project permite o controle de recursos utilizados no empreendimento. Recursos so as pessoas, suprimentos e equipamentos que permitem a realizao das atividades do projeto. Em verses antigas do Project, eram permitidos apenas recursos de trabalho: pessoas e equipamentos. A verso 2007 permite, alm de recursos de trabalho, recursos materiais e recursos de custos. Os recursos materiais so suprimentos, estoques ou outros itens que so consumidos durante as atividades. E os recursos de custo permitem adicionar um custo fixo para a atividade inteira, independente do trabalho desenvolvido. utilizado, por exemplo, quando a atividade um servio terceirizado, cujos recursos de trabalho e/ou materiais dessa atividade no so importantes para o conhecimento no projeto. O Project utiliza as informaes de recursos fornecidas para calcular a durao de uma tarefa e, consequentemente, a durao total do projeto. Permite, ainda, informar qual recurso est ocioso sobre um determinado perodo de tempo, realocao de recursos, quantidade de horas trabalhadas, custo por recurso e do projeto e outras informaes importantes no planejamento e acompanhamento do projeto.

5.1. Criando Recursos


Os recursos podem ser adicionados individualmente ou atravs da Planilha de Recursos. Para acessar a Planilha de Recursos, clique no cone no menu Exibir > Planilha de Recursos. na barra de modos ou clique

Cada linha da tabela representa um recurso com as suas informaes. As colunas da Planilha de Recursos so: Indicadores: voc no pode digitar nesse campo. cones podem aparecer durante o projeto como resposta a alguma ao realizada. cones de aviso so exibidos, por exemplo, quando algum recurso est superalocado. Notas tambm podem ser adicionados nessa coluna, com espao para fornecer informaes pelo usurio; Nome do recurso: a identificao do seu recurso, pode ser o nome da pessoa ou a funo dela no projeto; Tipo: utilize essa coluna para especificar se o recurso trabalho (humano ou equipamento), material ou de custo; Unidade do material: para recursos materiais, utilizado para especificar a unidade de medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade; Iniciais: voc pode digitar as iniciais do recurso ou o programa o faz automaticamente; Grupo: adicione recursos a grupos caso eles possuem caractersticas semelhantes. utilizado para diferenciar funes ou equipes diferentes em um projeto. Funciona

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34 MS Project 2007 como um filtro quando algum recurso precisa ser localizado, por exemplo. Para criar um novo grupo basta entrar com o nome nesse campo; Unid. mximas: quantidade total de recurso disponvel, pode ser expresso por porcentagem ou unidades. Por exemplo, 100 por cento equivale a uma unidade, ou o equivalente ao recurso trabalhando em toda a sua carga horria; Taxa padro: custo padro por tempo de trabalho para recursos humanos e custo por unidade para recursos materiais; Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de seu tempo padro; Custo/uso: custo fixo por cada vez que o recurso utilizado, pode ser combinado com taxa padro e taxa de hora extra; Acumular: especifica como o recurso pago. o Incio: quando o recurso for atribudo a uma tarefa, calculado o custo assim que a tarefa comear; o Rateado: o custo calculado proporcionalmente ao tempo da durao da tarefa; o Fim: o custo calculado apenas quando a tarefa estiver completa. Calendrio base: define qual calendrio o Project deve seguir quando estiver determinando a programao de trabalho do recurso. O calendrio identifica tempo de trabalho e de folga; Cdigo: campo que permite a definio de um cdigo para o recurso, para identificao e ordenao.

5.2. Modificando Informaes dos Recursos


A definio de recursos pela Planilha de Recursos o mtodo mais rpido. Porm, voc pode adicionar mais informaes ao recurso ou criar um novo recurso utilizando a janela Informaes sobre o Recurso. Para acess-la, clique duas vezes sobre um recurso j adicionado ou clique no menu Projeto > Informaes sobre o recurso. Na aba Geral da caixa de dilogo Informaes sobre o recurso, voc pode adicionar o e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as informaes j providenciadas anteriormente. Alm disso, na seo Disponibilidade do recurso, pode ser adicionados perodos nos quais o recurso estar disponvel para o uso. A aba Custos permite alterar o valor de trabalho de recursos para diferentes perodos de tempo. H diferentes abas (A, B, C, D e E) para a melhor organizao do aumento ou diminuio do custo ao longo do tempo. Na aba Anotaes, podem ser adicionadas informaes extras, a critrio do planejador. Uma vez adicionada uma anotao, na Planilha de Recursos, um smbolo aparecer na coluna de Indicadores. A aba Campos personalizados usada quando o Project Server instalado.

5.3. Calendrios de Recursos

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5. Trabalhando com Recursos 35 O MS Project utilizado o calendrio base chamado Padro para calcular o tempo do projeto. Quando um recurso inserido, um calendrio com o mesmo nome do recurso criado automaticamente, com base no calendrio Padro (uma jornada de trabalho de oito horas dirias e quarenta horas semanais, se esse calendrio base no foi alterado). Os calendrios dos recursos podem ser alterados para acomodar as excees de trabalho do recurso ou perodo de frias planejado. Para alterar o calendrio de um recurso, clique duas vezes no recurso desejado para acessar a janela Informaes sobre o recurso e, aps, clique no boto Alterar Perodo til. Uma janela com o calendrio do recurso abrir e voc poder alterar o perodo til da mesma forma como explicado anteriormente.

5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas


A atribuio de recursos a tarefas pode ser feita pela visualizao Grfico de Gantt. Selecione a tarefa desejada e clique no boto Atribuir recursos ou pelo menu Ferramentas > Atribuir Recursos. Uma lista com os recursos adicionados at o momento apresentada na janela que abrir. Clique no recurso desejado (ou crie um novo recurso digitando o nome em uma linha vazia na coluna Nome do recurso). O preenchimento da coluna S/D (S de solicitado e D de demandado) opcional, utilizada quando o Project Server instalado. A coluna Unidades deve ser preenchida quando o uso do recurso for maior ou menor que 100%. Lembre-se que o Project define unidade como porcentagem, ou seja, 100 por cento equivale a uma unidade do recurso. Finalmente, clique no boto Atribuir. Voc notar um indicador de que o recurso foi atribudo e o custo total pago ao recurso pelo tempo da tarefa, calculado automaticamente pelo Project. Adicione mais recursos seguindo os mesmo passos e, ento, feche a janela. Para substituir ou remover um recurso j atribudo a uma tarefa, acesse a janela Atribuir recursos e utilize os botes Substituir ou Remover.

5.5. Uso dos Recursos


O Project permite efetuar clculos da durao da atividade e o uso dos recursos de acordo com o tipo da tarefa. Abaixo explica-se como feito o uso de recursos e durao da tarefa pelas diferentes configuraes. Tipo de tarefa Controlado por Empenho Opo habilitada Unidades Fixas Opo desabilitada Durao Fixa Opo Efeito

A durao alterada com a mudana dos recursos, mantendo-se a porcentagem de trabalho. A durao da atividade no afetada quando o nmero de recursos alterado. A porcentagem de trabalho de cada recurso permanece o mesmo. A durao da atividade no afetada quando o nmero

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36 MS Project 2007 habilitada de recursos alterado. A porcentagem de trabalho de cada recurso permanece o mesmo. A durao mantida a mesma, porm a porcentagem de trabalho de cada recurso alterada. A durao alterada com a mudana dos recursos, mantendo-se a porcentagem de trabalho.
Tabela 2

Opo desabilitada Trabalho fixo -

5.6. Grficos
O Project gera grficos automticos para melhor visualizao do trabalho e da disponibilidade dos recursos. Na janela Atribuir recursos voc pode visualizar grfico de trabalho de cada recurso clicando no boto Grficos.

Figura 30

Na janela Grficos, voc poder visualizar trs diferentes grficos, alterando no campo Selecionar grfico. Na opo Trabalho, so mostradas as horas de trabalho dirias j atribudas do recurso. A opo Disponibilidade de Recursos fornece a quantidade de horas livre para trabalho. E a opo Trabalho de atribuio mostra em um grfico de barras as horas trabalhadas para a tarefa selecionada e as demais tarefas, assim como a disponibilidade de trabalho. Esse grfico permite verificar se o recurso est trabalhando mais do que o planejado. Voc poder visualizar os grficos anteriores de mais de um recurso ao mesmo tempo, selecionando os recursos desejados na janela Atribuir recursos e clicando no boto Grficos.

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6. Execuo e Controle de Projetos 37

6. Execuo e Controle de Projetos


O planejamento essencial para um projeto, porm quando o projeto inicia, faz-se necessrio tambm o acompanhamento e controle, para que ajustes sejam feitos e o projeto finalize conforme planejado, ou pelo menos, prximo das expectativas. O controle de um projeto o processo de comparao do que acontece realmente durante o projeto com o que foi estimado que acontecesse. Para controlar, deve-se registrar a programao do projeto no momento que o planejamento estiver completo. Esse momento chamado de Linha de Base. Controlar o projeto consiste em informar ao Project informaes reais, como a data real de incio, a data real de trmino e a durao das tarefas. Dessa forma, o Project mostra uma programao revisada com projees de como o restante da programao afetada, com base na atividade real.

6.1. Linhas de Base


A Linha de Base um conjunto de dados salvo no projeto. O projeto suporta salvar at onze Linhas de Bases diferentes, simulando diferente cenrios no projeto. Para definir uma nova Linha de Base, clique no menu Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base. Uma nova janela ser aberta. Selecione qual o nmero que deseja associar a Linha de Base e clique no boto OK. Na maioria das vezes, no desejado modificar a Linha de Base. Ele um momento congelado no tempo, um registro para comparar com o progresso do projeto. Mudando a Linha de Base, o objetivo no atingido. Mesmo assim, h circunstncias nas quais, por razes estratgicas, necessita-se modificar a Linha de Base, limp-la ou definir uma segunda ou terceira Linha de Base para documentar diferentes mudanas. Entretanto, para sobrescrever a Linha de Base original, deve-se prestar ateno em como ser feito. Para adicionar uma tarefa a uma Linha de Base, adicione-a pela tabela no modo de visualizao Grfico de Gantt. Aps, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base. Selecione a Linha de Base que deseja modificar e clique na opo Tarefas de selecionadas. A Linha de Base auxilia analisar diferentes estimativas das atividade no projeto. O Project permite a visualizao graficamente da Linha de Base e do acompanhamento real das atividades. Para visualizar, acesse o modo de visualizao Gantt de Controle. Alm da visualizao dos grficos de Gantt, disponibilizada a tabela para avaliar a mudana nos custos por modificaes nas duraes das atividades (as colunas referentes aos custos devem ser adicionadas, clicando com boto direito em qualquer coluna).

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38 MS Project 2007

Figura 31

6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades 6.2.1. Informaes Bsicas para o Acompanhamento do Projeto
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu projeto assim que o projeto est em andamento. Ao acompanhar o progresso, voc trabalha com trs tipos de informaes: de linha de base, atual e real. Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informao no muda a menos que voc especifique que deseja mudar a Linha de Base. Atual: modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar medida que voc recebe novas informaes e faz ajustes. Real: as informaes reais so tarefas que j esto em andamento ou que j foram finalizadas. medida que voc insere datas reais para tarefas completadas, as datas de incio e fim para as tarefas programadas remanescentes so atualizadas.

6.2.2. Atualizando o Projeto


Alguns dados sobre a execuo do projeto podem ser registrados preenchendo alguns campos para cada tarefa. H dois modos de atualizao: por tarefas (mais especfica) ou do projeto (mais ampla). Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar tarefas.

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6. Execuo e Controle de Projetos 39

Figura 32

Na janela que abrir, pode-se definir a concluso da tarefa, definindo a % concluda, a Durao real, ou a Durao restante. Informando um desses campos, os outros dois so posteriormente calculados automaticamente. Alm disso, pode-se informar quando realmente a atividade iniciou e terminou. Para concluir, clique no boto OK. Para atualizar o projeto, clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar projeto.

Figura 33

Em Atualizar trabalho como concludo at, selecione a data at a qual todas as atividades esto concludas. Nas duas opes desse mesmo item, a primeira considera no clculo a porcentagem concluda de cada tarefa, e na segunda somente as que tiverem 100% concludas. Selecione conforme desejado, se deseja efetuar a operao para o Projeto inteiro ou apenas para as Tarefas selecionadas. Na mesma janela, pode-se tambm Reagendar trabalho no concludo para iniciar aps a data desejada. Concluda a configurao, clique no boto OK.

6.2.3. Visualizar o Cronograma


A linha de grade tracejada na vertical do Grfico de Gantt marca a data de hoje na escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente esquerda da linha da data devem estar completas. Por exemplo, na ilustrao que se segue, a tarefa 7, Criar layouts, deve estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 15, Pintar Sala de Reunio, j foi iniciada e deve estar aproximadamente 50% completa. As tarefas direita da linha de data so programadas para comear mais tarde. Alm disso, as barras de progresso dentro das barras de Gantt proporcionam uma indicao grfica do progresso das tarefas.

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40 MS Project 2007

Figura 34

6.2.4. Atualizar Tarefas Especficas


Para facilitar a atualizao das tarefas e ver o progresso, voc pode mudar uma opo de visualizao para exibir horas, assim como datas, no projeto. Alm disso, voc pode mudar a escala de tempo para ver essas tarefas com mais detalhamento.

6.2.5. Comparar Resultados


Voc pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de muitas formas. Assim, possvel escolher o mtodo mais conveniente para encontrar o que voc precisa saber. Quando voc salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que esto programados no momento para campos da Linha de Base. Se voc precisar ver em quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa Variao. Esta visualizao e tabela exibe datas de incio e fim de linha de base, em conjunto com as datas programadas de incio e fim. O MS Project tambm calcula a diferena entre as datas de linha de base e as datas programadas. Comparar os Dados de Linha de Base com Dados Reais

Depois que os dados reais so inseridos, o seu cronograma muda consideravelmente. Agora voc precisa comparar o cronograma atual com o seu plano para ver o desempenho do projeto. Alm da tabelaVariao, que aplicou anteriormente, a visualizao Gantt de Controle permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.

6.3. Trabalhar com o Caminho Crtico


No grfico de Gantt o caminho crtico definido com a cor vermelha, basta ir modo de Exibio: Gantt de Controle. Ultrapassando o Caminho Crtico

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6. Execuo e Controle de Projetos 41 As tarefas que causam o atraso da data de fim do projeto, se no forem concludas conforme programadas so consideradas tarefas que esto no Caminho. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas. o Mudana na relao entre tarefas: reduz o caminho crtico sem acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho. Tambm chamado de Paralelismo. Programao de horas extras: esta estratgia encurta a durao. Acrscimo de mais recursos: esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recurso. Tambm chamado de Compresso. Removendo predecessoras desnecessrias: elimina os atrasos causados pelas predecessoras que no afetam a tarefa.

o o

Certifique-se de que todas as tarefas predecessoras s tarefas crticas sejam essenciais.

6.4. Mudando a Relao entre as Tarefas


Definir a relao entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira mais econmica de encurtar o caminho crtico. Talvez voc no precise acrescentar recursos nem aumentar o nmero de horas de trabalho. Experimente esta estratgia primeiro. Acrescentando Recursos para Encurtar o Caminho Crtico

Apesar de todo o seu esforo para simplificar as relaes entre as tarefas, um projeto pode exigir que voc acrescente recursos a uma tarefa crtica para cumprir o seu prazo. No entanto, esteja preparado para lidar com conflitos de sobrealocao de recursos quando alocar mais recursos a uma tarefa. Mudando o Calendrio

Acrescentar mais recursos no uma opo para o seu projeto, outra maneira de encurtar o caminho crtico estender o dia til ou a jornada de trabalho no calendrio do recurso para o recurso alocado tarefa, ou no calendrio-base se vrios recursos estiverem alocados s tarefas cuja durao voc deseja encurtar.

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7. Referncias Bibliogrficas 43

7. Relatrios
O MS Project possui vrias maneiras de imprimir informaes de projeto. A partir do comando Configurar Pgina, podemos especificar informaes de cabealho superior e inferior, assim como outros ajustes na aparncia da pgina impressa.

7.1. Relatrios Visuais


Para acionar os relatrios visuais clique em Relatrios > Relatrios Visuais. A partir da voc poder: Criar um relatrio visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office Visio a partir de um modelo de relatrio interno com base em dados no projeto ativo; Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatrio visual; Editar um modelo existente para um relatrio visual; Salvar dados do relatrio como um banco de dados.

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44 MS Project 2007

Figura 35

Botes e opes disponveis na tela: Novo Modelo

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7. Referncias Bibliogrficas 45

Figura 36

Editar Modelo

Se voc marcar a caixa de seleo Selecionar Campos e clicar no boto Editar Modelo, a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Selecionador de Campos ser aberta para que voc possa modificar os campos usados no modelo.

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46 MS Project 2007

Figura 37

Gerenciar Modelo

Clique nesse boto para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os modelos. Por padro, o contedo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 listado. Voc pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela. Incluir modelos de relatrio de

Quando essa caixa de seleo marcada, o boto Modificar ficar disponvel para que voc possa navegar at o local do modelo. Por padro, essa caixa de seleo desmarcada. Modificar

Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar at outro local do computador ou da rede para adicionar modelos de relatrio s guias. Esse boto est disponvel apenas quando a caixa de seleo Incluir modelos de relatrio de selecionada. Salvar Dados

Abre a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Salvar Dados de Relatrio. Com essa caixa de dilogo, voc pode salvar os dados de relatrio para o projeto atual, personalizar os campos usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatrio. Modo de Exibio

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7. Referncias Bibliogrficas 47 Coleta os dados necessrios do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatrio selecionado.

7.2. Pr Visualizar e Imprimir Relatrios


O MS Project proporciona cinco categorias de relatrios. Cada categoria contm vrios tipos de relatrios entre os quais voc pode escolher. Com o comando Relatrios no menu Relatrio, voc pode pr-visualizar e imprimir os seus relatrios Para imprimir o relatrio resumido siga os seguintes passos: a. No menu Relatrio, escolha Relatrios. A caixa de dilogo Relatrios exibir os botes correspondentes s categorias gerais de relatrios fornecidos com o MS Project. b. D um clique no boto Selecionar para visualizar a seleo dos relatrios Viso Geral. Viso Geral o ajuste padro na caixa de dilogo Relatrios. A caixa de dilogo Viso Geral Relatrios aparece. c. D um clique no boto Tarefas de nvel superior e em seguida d um clique no boto Selecionar. d. D um clique no boto Imprimir e em seguida escolha o boto OK. D um clique no boto Fechar se voc no conseguir imprimir o relatrio.

7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer


Na categoria de relatrios Assistente, voc pode imprimir uma lista semanal de coisas para fazer das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatrio Calendrio para criar uma lista coisas para fazer para os funcionrios do depsito do turno do dia. a. No menu Exibir, escolha Relatrios se a caixa de dilogo Relatrios ainda no estiver sendo exibida. b. D um clique no boto Assistente. c. D um clique no boto Selecionar para visualizar a seleo de relatrios Assistente. d. A caixa de dilogo Assistente Relatrios aparece. e. D um clique no boto Calendrio e em seguida d um clique no boto Selecionar. f. A caixa de dilogo Uso do recurso aparece. g. D um clique na seta para baixo e role atravs da lista de recursos e, em seguida, selecione funcionrios do depsito do turno do dia. h. Escolha o boto OK.

7.4. Melhorar a Aparncia do Projeto


A opo Assistente de Grfico de Gantt proporciona uma maneira fcil de melhorar a aparncia do seu projeto.

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48 MS Project 2007 Use o Assistente de Grfico de Gantt para formatar o projeto de modo que voc possa facilmente ver o status das tarefas em andamento. a. Clique com o boto direito no grfico de Gantt e depois clique no boto Assistente de Grfico de Gantt. O Assistente de Grfico de Gantt iniciado; b. D um clique no boto Prximo. A segunda janela do assistente tem uma aparncia similar da ilustrao que se segue; c. Selecione qual opo deseja formatar o grfico de Gantt. Neste caso Padro: estilo 2; d. Selecione Padro 2 na lista e em seguida d um clique no boto Prximo. A prxima janela do assistente exibe opes para as informaes que voc quer que apaream perto das barras de Gantt; e. D um clique no boto Prximo para aceitar o ajuste padro; f. A prxima janela do assistente aparece. Nesta janela, voc pode decidir se as linhas vinculadas s tarefas devem aparecer no grfico de Gantt; g. A prxima janela do assistente informa que voc j acabou de usar o Assistente de Grfico de Gantt; h. D um clique no boto Formatar; i. Aps formatar o seu grfico de Gantt, voc v a ltima janela do assistente; j. D um clique no boto Sair do Assistente. Aps retornar ao grfico de Gantt, voc v que ele est formatando do jeito que voc especificou.

7.5. Configurar a Pgina e a Impressora


Antes de imprimir essas informaes colhidas, voc precisa especificar que impressora deseja usar. Voc tambm tem que especificar o cabealho, o rodap e o texto da legenda que aparecero em cada pgina. Voc pode com o comando Configurar Pgina no MS Project, selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de impressoras ou plotadoras anexas. Voc pode tambm selecionar orientao de pgina, ajuste da escala, margens, cabealho, rodap, legenda e visualizao quando imprimir. Especificar Orientao de pgina

A configurao da orientao de pgina determina se o seu relatrio ser impresso em pginas cuja altura maior do que a largura (o que conhecido como retrato) ou em pginas cuja largura maior do que a altura (o que conhecido como paisagem.). A orientao paisagem o ajuste padro quando se esto imprimindo as visualizaes. Especificar Cabealhos, Rodaps e Legendas

Um cabealho um texto que aparece na extremidade superior de cada pgina, um rodap um texto que aparece na extremidade inferior de cada pgina. Tanto no cabealho quanto no rodap, voc pode especificar o tipo de informao que aparece em cada pgina. Voc tambm pode especificar o alinhamento das informaes do cabealho e rodap.

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7. Referncias Bibliogrficas 49 Modifique o Cabealho do Grfico de Gantt

1) D um clique na tabulao Cabealho, se ela ainda no estiver acionada. A tabulao Cabealho aparece na caixa de dilogo, onde voc pode especificar as informaes que quer que apaream na extremidade superior de cada pgina. Voc tambm pode especificar como deseja que essas informaes sejam sublinhadas. 2) Na rea Alinhamento, d um clique na tabulao Esquerda. As informaes que voc insere na caixa de texto nessa tabulao aparecero na extremidade esquerda do projeto quando voc imprime. 3) D um clique no boto Date. A data aparece como um cdigo na caixa de texto Alinhamento. 4) Pressione a tecla HOME para mover o ponto de insero at o incio da linha e em seguida digite Situao do Projeto. Certifique-se de digitar dois espaos aps os dois pontos ( : ). Este texto aparecer antes da data no cabealho. 5) Pressione a tecla END para mover o ponto de insero at o final da linha e em seguida pressione SHIFT+ ENTER. Quando voc pressiona SHIFT+ENTER, o ponto de insero se move at a prxima linha. 6) Digite Data de Incio do Projeto:. No deixe de digitar dois espaos aps os dois-pontos. 7) D um clique na seta para abaixo dos botes para exibir uma lista completa de informaes que voc pode incluir no cabealho. Role para baixo na lista e selecione Project Data de incio. 8) D um clique no boto Adicionar. A data aparece como um cdigo na caixa de texto Alinhamento a Esquerda. A data real, da maneira que aparecer quando voc imprimir, aparecer na caixa de texto Exemplo., esta a data no quadro Data de Incio da caixa de dilogo Resumo. Na janela Configurao de Pgina, clique no Rodap, e personalize o rodap da forma que desejar.

8. Referncias Bibliogrficas
[1] SILVA, R. V. da. Apostila MS Project 2007 Professional. 3 Edio. 2008. [2] BERNARDES, M. M. e S. Microsoft Project 2007: Gesto e Desenvolvimento de Projetos. Editora rica, 1 Edio, 2007. [3] MARMEL, E. Microsoft Project 2007 Bible. Wiley Publishing, 2007.

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