Apostila Resumida

Curso de Planejamento, Acompanhamento e Controle
de Projetos utilizando o Ms Project 2003

Prof.: Roberto Portela de Castro
castrorpc@yahoo.com.br
Apresentação
No mundo atual a modernização, o desenvolvimento tecnológico e a

globalização exigem cada vez mais a execução de projetos com qualidade e rapidez
para satisfazer a necessidade dos clientes.
A velocidade com que a dinâmica do ambiente se altera e o aumento da
competitividade exigem tomadas de decisões oportunas, precisas e de baixo custo.
Um projeto pode ser entendido como um empreendimento, uma obra, um
evento, a implementação de mudanças, etc., e a Gerência de Projetos é a ciência
que conduz o projeto até o objetivo final. Para auxiliar tal processo, os
administradores fazem uso de redes de planejamento e de programas
computacionais.
A proposta do curso é de ensinar a elaboração de redes PERT/CPM ou redes
de planejamento com auxílio de software computacional (MS Project® da
Microsoft®). A escolha do software MS Project se deve a fato de possuir mais de
5,5 milhões de usuários e sua inegável capacidade no auxílio ao planejamento,
acompanhamento e controle de projetos.
O objetivo do presente trabalho escrito é nortear as atividades
desenvolvidas em laboratório, de forma que o aluno possa desenvolver seus
estudos de forma clara, concisa e precisa.
Tendo por base a técnica de PERT/CPM e por meio o MS Project®, se faz
necessário que os alunos possuam noções teóricas de PERT/CPM e conhecimentos
em aplicativos Microsoft®. Eventuais falhas nesses pré-requisitos serão trabalhadas
ao longo do curso.
No intuito de tornar o texto o mais acessível possível, utilizou-se de
contribuições tiradas de livros citados na bibliografia e transcrições de trechos dos
arquivos de “help” do aplicativo MS Project®.
Como material de apoio ao curso, está disponível um CD-ROM, contendo:
uma via digital da presente apostila; um caderno de exercícios; o plano de aulas do
curso; todos os exemplos do Ms Project® que serão trabalhados ao longo do curso;
versões DEMO do Ms Project® 2003, PERT Chart EXPERT, e WBS Chart Pro, que
estão disponíveis no site: www.criticaltools.com
O Autor.
Av. Tancredo Neves 2421, Centro Empresarial Redenção – Pituba

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SUMÁRIO
1.0 GERENCIAMENTO DE PROJETOS.......................................................... 01

1.1 INTRODUÇÃO...................................................................................... 01
1.2 DEFINIÇÃO......................................................................................... 01
1.3 O QUE É UM PROJETO......................................................................... 02
1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto............................................................. 03
1.3.2 Fases de um Projeto........................................................................ 05
1.4 SUCESSO E FRACASSO NA GERÊNCIA DE PROJETOS............................ 06
1.5 PROJETO X SUBPROJETO X PROGRAMA............................................... 07
1.6 OS PAPÉIS NA GERÊNCIA DE PROJETOS.............................................. 07
2.0 TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO.......................................................... 09
2.1 INTRODUÇÃO...................................................................................... 09
2.2 GRÁFICO DE GANTT............................................................................ 09
2.3 DIAGRAMA DE SETAS.......................................................................... 10
2.4 DIAGRAMA DE BLOCOS....................................................................... 11
2.5 EAP – ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO........................................ 11
2.6 O SISTEMA PERT/CPM........................................................................ 12
2.6.1 Introdução....................................................................................... 12
2.6.2 Rede PERT/CPM............................................................................... 13
2.6.3 Datas de Eventos............................................................................. 14
2.6.4 Folgas de Atividades........................................................................ 17
2.6.5 Exercícios de caminho crítico........................................................... 19
3.0 CONHECENDO O MS PROJECT.............................................................. 25
3.1 USO DE SOFTWARES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS NO CENÁRIO 25
BRASILEIRO
3.2 VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT..................................... 26
3.2 A FAMÍLIA DO MS PROJECT................................................................. 27
3.4 DEFINIÇÕES IMPORTANTES................................................................ 29
3.5 CONHECENDO A ÁREA DE TRABALHO DO MS PROJECT........................ 33
3.5.1 Tela geral do Ms Project.................................................................. 33
3.5.2 Detalhando a Barra de Menus.......................................................... 35
3.5.2.1 Menu Arquivo............................................................................... 35
3.5.2.2 Menu Editar.................................................................................. 37
3.5.2.3 Menu Exibir................................................................................... 38
3.5.2.4 Menu Inserir................................................................................. 43
3.5.2.5 Menu Formatar............................................................................. 44
3.5.2.6 Menu Ferramentas........................................................................ 44
3.5.2.7 Menu Projeto................................................................................ 46
3.5.2.8 Menu Colaborar............................................................................. 46
3.5.2.9 Menu Janela.................................................................................. 47
3.5.2.10 Menu Ajuda................................................................................. 47
4.0 CONFIGURAÇÕES INICIAIS................................................................. 48
4.1 CALENDÁRIO...................................................................................... 48
4.2 INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE O PROJETO......................................... 51
4.3 OPÇÕES DE PROJETO.......................................................................... 53
4.3.1 Pasta Salvar..................................................................................... 54
4.3.2 Pasta Exibir...................................................................................... 54
4.3.3 Pasta Cronograma ou Agenda.......................................................... 56
4.3.4 Pasta Geral...................................................................................... 57
4.3.5 Pasta Cálculo................................................................................... 59
4.3.6 Pasta Interface................................................................................ 61
4.3.7 Pasta Segurança.............................................................................. 62
4.3.8 Pasta Editar..................................................................................... 62
4.3.9 Pasta Ortografia............................................................................... 63
4.3.10 Pasta Calendário............................................................................ 64
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4.3.11 Pasta Colaborar.............................................................................. 64

5.0 METODOLOGIA PARA ENTRADA E SAÍDA DE DADOS........................... 65
5.1 MODOS DE EXIBIÇÃO DE ENTRADA DE DADOS................................... 65
5.1.1 ME Cadastro de Projetos RPC.......................................................... 66
5.1.2 ME Alocação de Recursos RPC......................................................... 69
5.1.3 ME Atualizar Projeto RPC................................................................ 70
5.2 MODOS DE EXIBIÇÃO DE SAÍDA DE DADOS........................................ 70
5.2.1 ME Cronograma Integrado RPC....................................................... 71
5.2.2 ME Análise com Linha de Base RPC................................................. 71
5.2.3 ME Custos Econômicos RPC............................................................. 72
6.0 CRIANDO UM PROJETO...................................................................... 73
6.1 MONTANDO A REDE PERT/CPM.......................................................... 73
6.1.1 Definição do escopo do projeto....................................................... 73
6.1.2 Inserindo Tarefas Recorrentes......................................................... 75
6.1.3 Definição da duração das atividades............................................... 76
6.1.4 Definição dos vínculos entre as atividades...................................... 77
6.1.5 Restrição de datas.......................................................................... 78
6.2 FECHAMENTO DE REDE (CRIANDO FILTRO)........................................ 81
7.0 VISUALIZAÇÃO GRÁFICA................................................................... 86
7.1 USO DO ASSISTENTE DO GRÁFICO DE GANTT.................................... 86
7.2 CONFIGURAR A ESCALA DE TEMPO DO GRÁFICO DE GANTT............... 90
7.3 CONFIGURAR O GRÁFICO DE GANTT ATRAVÉS DO MENU FORMATAR. 92
7.4 CONFIGURAR O DIAGRAMA DE REDE PERT......................................... 94
8.0 ANÁLISE DO CAMINHO CRÍTICO........................................................ 99
8.1 COMO EXIBIR O CAMINHO CRÍTICO................................................... 99
8.2 ANÁLISES PERT................................................................................. 100
8.2.1 Como realizar uma Análise PERT..................................................... 107
8.2.2 Como alterar a forma como o Ms Project avalia as durações........... 109
8.3 ANÁLISE DE DATAS NO MS PROJECT.................................................. 110
9.0 GERÊNCIA DE RECURSOS................................................................... 114
9.1 CADASTRO DE RECURSOS.................................................................. 115
9.2 ALOCAÇÃO DE RECURSOS.................................................................. 121
9.2.1 Usando o ME Alocação de Recursos RPC.......................................... 121
9.2.2 Usando a janela Atribuir recursos................................................... 122
9.2.3 Usando Formulário de Tarefa.......................................................... 125
9.2.4 Perfis de alocação de recursos (delimitação do trabalho)................ 127
9.3 RESOLVENDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAÇÃO................................ 130
9.3.1 Alterando a disponibilidade de recurso........................................... 131
9.3.2 Substituição de recursos................................................................. 132
9.3.3 Altera vínculo entre atividades........................................................ 133
9.3.4 Troca da escala de trabalho............................................................ 133
9.3.5 Trabalhando com hora extra........................................................... 136
9.3.6 Nivelando recursos......................................................................... 138
9.4 TRABALHANDO COM CONTROLE PELO EMPENHO............................... 141
9.5 TRABALHANDO COM POOL DE RECURSOS EM PROJETOS MÚLTIPLOS. 143
9.5.1 Projetos Múltiplos........................................................................... 144
9.5.2 Determinando o caminho crítico para Projetos Múltiplos................. 147
9.5.3 Vários Projetos............................................................................... 147
9.5.4 Alocando recursos a partir de um Pool de recursos......................... 148
10.0 TÉCNICAS DE ACOMPANHAMENTO................................................... 151
10.1 TRABALHANDO COM LINHA DE BASE................................................ 151
10.1.1 Como funciona a Linha de Base ?.................................................. 152
10.1.2 Manipulando a Linha de Base........................................................ 154
10.2 TRABALHANDO COM PLANO PROVISÓRIO........................................ 156
10.3 ACOMPANHANDO O PROGRESSO DE TAREFAS.................................. 157
10.3.1 Conceitos importantes.................................................................. 159
10.3.2 Lançamento de dados.................................................................... 169

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10.3.3 Realinhamento do projeto.............................................................. 180

10.4 LINHAS DE ANDAMENTO................................................................... 182
10.5 CURVAS DE AVANÇOS FÍSICOS......................................................... 183
10.5.1 Curva de trabalho acumulado X Tempo.......................................... 184
10.5.2 Curva de % concluído X Tempo (Curva S)...................................... 187
10.6 RELATÓRIOS RELACIONADOS COM O ACOMPANHANDO.................... 188
11.0 TÉCNICAS DE CONTROLE................................................................... 190
11.1 CONTROLE DE CUSTOS...................................................................... 190
11.2 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO........................................................ 192
11.2.1 Conceitos importantes................................................................... 192
11.2.2 Usando o Ms Project para Análise de Valor Agregado..................... 197
11.2.3 Criando gráficos para Análise do Valor Agregado........................... 200
11.3 EMISSÃO DE ORDEM DE SERVIÇO..................................................... 204
11.4 RELATÓRIOS RELACIONADOS COM O CONTROLE.............................. 208
12.0 COMO CRIAR E CONFIGURAR RELATÓRIOS....................................... 209
12.1 TIPOS DE CONFIGURAÇÃO DE RELATÓRIOS...................................... 210
12.2 GRUPO DE RELATÓRIOS VISÃO GERAL.............................................. 213
12.3 GRUPO DE RELATÓRIOS ATIVIDADES ATUAIS................................... 214
12.4 GRUPO DE RELATÓRIOS CUSTOS....................................................... 216
12.5 GRUPO DE RELATÓRIOS ATRIBUIÇÕES............................................. 217
12.6 GRUPO DE RELATÓRIOS CARGA DE TRABALHO................................. 218
12.7 GRUPO DE RELATÓRIOS PERSONALIZADOS...................................... 219
13.0 COMO IMPORTAR E EXPORTAR INFORMAÇÕES COM O MS PROJECT.. 221
13.1 EXPORTANDO PROJETOS.................................................................. 222
13.2 IMPORTANDO PROJETOS.................................................................. 230
13.3 IMPORTAÇÃO DE DADOS DO MS EXCEL............................................. 234
13.4 COMO EXPORTAR E IMPORTAR IMAGENS.......................................... 236
14.0 MICROSOFT PROJECT 2007............................................................... 241
14.1 PRINCIPAIS NOVIDADES DA VERSÃO 2007....................................... 241
14.2 FERRAMENTAS OPÇÕES..................................................................... 242
14.2.1 Pasta Exibir.................................................................................... 243
14.2.2 Pasta Ortografia............................................................................. 244
14.2.3 Pasta Geral .................................................................................... 245
14.3 CALENDÁRIO – ALTERAR PERÍODO ÚTIL........................................... 246
14.4 MODO DE EXIBIÇÃO CALENDÁRIO..................................................... 248
14.5 PREENCHIMENTO DE DATAS DE CALENDÁRIO................................... 249
14.6 TIPO DE RECURSOS........................................................................... 250
ANEXO I – TECLAS DE ATALHO.................................................................. 251
ANEXO II – DICA DE INSTALAÇÃO DO MS PROJECT 2003.......................... 252
ANEXO III – FICHA DE AVALIAÇÃO DO CURSO.......................................... 255
ANEXO IV – TRIAL DE SOFTWARES........................................................... 256
ANEXO V – FICHA DE AVALIAÇÃO DO PROJETO........................................ 257
BIBLIOGRÁFIA.......................................................................................... 258
SOBRE O AUTOR: Roberto Portela de Castro

Formação:
- Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos FJA/BA – 2007.
- Engenheiro de Segurança do Trabalho pela UFPB/RO -2003.
- Engenheiro de Fortificação e Construção pelo IME/RJ – 1999;
Atuação:
- Consultor em Microsoft Project e Gerenciamento de Projetos pela Visão
Iternegócios
Atividades desempenhadas:
- Palestrante em curso de CIPA para instituições militares;

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- Consultoria em Gerenciamento de Projetos e MS Project para empresas como:

Petrobrás (Petroquímica), Ceará Mendes (Construção Civil);
- Engenheiro atuando na área de Planejamento, Acompanhamento e Controle de
Projetos a mais de 8 anos.

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1.0 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1.1 INTRODUÇÃO
Apesar de existirem projetos desde os tempos das Pirâmides, foi em 1960

que o gerenciamento de projetos alcançou popularidade. Naquele ano, Neil
Armstrong conseguiu chegar à lua graças a um projeto. A chegada da sonda à lua
de Saturno e o mapeamento do genoma humano foram projetos antes de sua
concretização.
Neste contexto, a Gerência de Projetos tem crescido em importância e se
tornado um dos requisitos imprescindíveis no terceiro milênio para a
competitividade das empresas, capaz de lidar com mudança de produtos, de
serviços e de processos nas organizações contemporâneas.
1.2 DEFINIÇÃO
A Gerência de Projetos é o estudo da coordenação de pessoas, materiais,

equipamentos e técnicas indispensáveis para o alcance do êxito de
empreendimentos os quais possuam início e objetivos definidos, sempre que
possível aliando os parâmetros mensuráveis de custo, tempo, risco e qualidade.
Segundo o consagrado Prof. Ricardo Vargas (1) em seu livro:
“Gerenciamento de Projetos” – o gerenciamento de projetos não propõe nada de
revolucionário, apenas estabelece um processo estruturado e lógico para lidar com
eventos que se caracterizam pela novidade, complexidade e sempre impulsionada
por prazos apertados.
Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge Guide),
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades para atender os requisitos do projeto.
1.3 O QUE É UM PROJETO
Apesar de agora termos uma boa compreensão do que seja um

gerenciamento de projetos e qual sua importância nos dias atuais, o nosso estudo
não fica completo se não definirmos de maneira clara o que seja um projeto.
Segundo Helio e Francisco Constant de Figueiredo (3), Projeto “é um
conjunto de tarefas inter-relacionadas objetivando alcançar à meta temporal pré-
determinada”.
Uma definição para projeto seria: “A utilização coordenada de recursos
humanos, financeiros e materiais dentro de um período limitado de tempo para
alcançar objetivos tangíveis e únicos com a qualidade desejada”.

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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
Todo projeto é composto de várias etapas que permitem o melhor

acompanhamento de seus principais parâmetros (custo e prazo). Esse conjunto de
etapas é que chamamos de Ciclo de Vida de um Projeto.
Partindo de uma visão macro para uma micro, todo projeto possui: fases –
comuns a todo projeto; estágios – específicos da natureza do projeto; e atividades
– próprias de cada projeto.
1.3.2 Fases de um Projeto
Gerenciar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução

antes de iniciá-la e, a seguir, acompanhar a sua execução. No planejamento do
projeto são estabelecidas metas, escopos, identificação das tarefas a serem
realizadas e o seu sequenciamento baseado nos recursos necessários e disponíveis.
O controle do projeto, no sentido moderno do termo, significa a medição do
progresso e do desempenho através de um sistema ordenado preestabelecido.
Ações corretivas são tomadas sempre que necessárias.
O ciclo de vida de
um projeto é composto
pelas seguintes etapas:
Fase de Concepção,
Fase de Planejamento,
Fase de Execução e
Controle e Fim do Ciclo
de Vida de um Projeto.
O Gráfico 1.6.
representa cada fase
citada acima.
Gráfico 1.6 – Fases de

um Projeto
1.4 SUCESSO E FRACASSO NA GERÊNCIA DE PROJETOS
O sucesso na gerência de projetos se caracteriza pelo cumprimento do

planejado, traz vários benefícios:
• Evita surpresas durante a execução do projeto, transmitindo maior
credibilidade;
• Permite visualizar com antecedências futuros problemas, proporcionado a
tomada de ações preventivas e corretivas em tempo oportuno;
• Permite uma ambientação maior ao mercado e ao desejo do cliente;
• Estabelece uma previsão orçamentária de forma a analisar a viabilidade
econômica e implementar os esforços financeiros necessários;
• Agiliza a tomada de decisões uma vez que as informações se encontram
estruturas, atuais e reais;
• Aumenta o controle sobre todas as fases de projeto;
• Permite a readequação do projeto em virtude de mudanças realizadas no seu
decorrer;
• Otimiza a alocação de recursos, pessoas e equipamentos necessários;

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• Disponibiliza relatórios ao longo do projeto que facilitam o acompanhamento e

serve como banco de dados para projetos futuros.
No entanto, os benefícios apresentados à cima sempre estão ameaçados,

pois todo projeto possui risco de falhar. Alguns projetos podem não atingir ao
resultado planejado ou até mesmo não serem concluídos.
As falhas que levam ao insucesso de um projeto podem ter origem externa
(em obstáculos que estão fora do controle da organização) ou interna. O impacto
dos obstáculos externos pode ser minimizado através de uma política de
gerenciamento de riscos.
Como exemplos de falhas externas têm-se: Mudança na estrutura
organizacional da empresa; riscos elevados no meio ambiente; mudança na
tecnologia disponível; evolução nos preços e prazos; e cenário político-econômico
desfavorável.
Já as falhas internas ou gerenciais podem ser evitadas pela gerência de
projeto. As principais são listadas abaixo:
• Metas e objetivos mal definidos ou mal compreendidos;

• Falta de compreensão da complexidade do projeto;
• Má definição dos prazos das tarefas;
• Previsão de custo incompleta ou irreal;
• Sistema de controle ineficiente;
• Indefinição das esferas de atribuições em todos os níveis;
• Falta ou inadequação dos processos de treinamento e capacitação;
• Uso incorreto de softwares de gestão;
• Falta de liderança nos diferentes níveis;
• Falta de tempo para a fase de planejamento;
• Falta de conhecimento a cerca das necessidades de recurso;
• Má definição da interdependência entre as atividades;
• Má adequação entre projeto e o interesses dos clientes;
• Variedade de produtividade entre os membros da equipe.
3.0 CONHECENDO SOFTWARE MS PROJECT
3.1 USO DE SOFTWARES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS NO

CENÁRIO BRASILEIRO
No Relatório do Benchmarking de Gerenciamento de Projetos edição de 2006 do

PMIRIO – Project Management Institute do Rio de Janeiro, disponibilizado no site
WWW.pmirio.org.br, é apresentado o resultado de uma pesquisa com 183
empresas participantes em 9 setores segmentados, que aborda oito aspectos
críticos: Cultura Organizacional, Estrutura Organizacional, Gestão do Portfolio de
Projetos, Project Management Office, Processos e Metodologias, Desenvolvimento
Profissional, Ferramentas de Suporte, Desempenho e Resultados.
Essa pesquisa trás aspectos interessantes a serem ressaltados em relação ao

uso de softwares de gerenciamento de projetos.
No Gráfico 3.1 é possível visualizar a taxa de utilização de softwares nos

principais ramos de atividade. Observe que a maioria das organizações utiliza
algum software no gerenciamento da maioria de seus projetos.

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Já no Gráfico 3.2 é fácil visualizar a liderança que a família Microsoft Project

possui entre os softwares de gerenciamento de projetos. O referido Relatório do
Benchmarking ainda aponta a Família Project como líder no Gerenciamento de
Riscos.
Gráfico 3.1 – Uso de softwares de gerenciamento de projetos – WWW.pmirio.org.br
Gráfico 3.2 – Softwares de gerenciamento de Projetos utilizados – WWW.pmirio.org.br
3.2 VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT

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Segundo o Relatório do Benchmarking de Gerenciamento de Projetos edição de

2006 do PMIRIO – Project Management Institute do Rio de Janeiro, as principais
funcionalidades fundamentais dos softwares de gerenciamento de projetos para as
organizações são apresentadas no Gráfico 3.3.
Gráfico 3.3 – Funcionalidades dos Softwares de gerenciamento de Projetos
Observe que todas essas funcionalidades apresentadas no estudo são

contempladas pela família Microsoft Project. De forma mais específica a linha
Project permite:
• Elaborar projetos e controlá-los através do agendamento das atividades,

acompanhando de forma gradual todo o projeto;
• Elaborar relatórios, tabelas e modos de exibição modelos existentes ou
personalizados, contendo informações sobre custo, recurso, atividades, duração,
etc.
• Elaborar rapidamente o plano de projeto com lista de tarefas e mais detalhes
que permitam visualizar o projeto como um todo;
• Definir quais recursos está alocado para cada atividade e calcular o tempo
necessário para cada tarefa;
• Coordenar o trabalho de pessoas em qualquer lugar compartilhando
informações através da internet ou intranet, utilizando o correio eletrônico ou a
WorldWideWeb;
• Ajuda através do Assistente Office que auxilia no uso do software;
• Fácil integração com os programas do Office: Excell, Access, Word;
• Capacidade de reprogramação automática de datas atribuídas com uma simples
mudança de data de início ou término;
• Capacidade de criar Gráficos de Gantt ou Redes de Blocos personalizadas de
acordo com formatos e informações disponíveis;
• Baseado na teoria de redes ou de precedência, onde as tarefas são interligadas
proporcionando maior controle das mesmas.

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4.0 CONFIGURAÇÕES INICIAIS
Como já é de nosso conhecimento o Ms Project auxilia no planejamento,

acompanhamento e controle de projetos. No entanto, cada projeto é único e possui
suas particularidades. Além disso, cada empresa possui sua própria metodologia de
gestão e características operacionais. Então como adequarmos o Ms Project para
todas essas diferenças?
O Ms Project traz um grande conjunto de possibilidades de configurações
que visa, não somente, solucionar o problema apresentado no parágrafo acima,
como também, adequar o software as características pessoais de cada usuário.
Buscaremos aqui realizar algumas alterações nas configurações originais do
Ms Project de forma a melhor adequá-lo a metodologia de trabalho que
aprenderemos.
As alterações nas configurações originais do Ms Project enfocarão:
• Calendário, permitindo que seja definido o período útil de trabalho, ou seja, os

horários de expediente;
• Informações gerais sobre o Projeto, onde se define data de início ou de término,
formas de agendamento, prioridade do projeto, calendário a ser utilizado;
• Opções de Projeto, configurações gerais do projeto e do Ms Project;
Vamos inicialmente Salvar nosso projeto como Projeto Exemplo.mpp.
4.1 CALENDÁRIO
A primeira configuração básica que devemos fazer para o nosso Projeto

Exemplo é a definição do Calendário do Projeto, informando dias úteis e não-úteis e
horários de trabalhos.
Para configurarmos o calendário do Projeto devemos acessar: Ferramentas –
Alterar Período Útil (Figura 4.1), que abrirá a Janela para configurar o calendário do
projeto (Figura 4.2).
2 Para: Caixa de Listagem (Figura 4.2), onde é

possível escolher um dos calendários
existentes, default do Ms Project ou já criados
anteriormente. No nosso Projeto Exemplo,
criaremos o CALENDÁRIO RPC.
3 Botão Novo: Com esse botão podemos criar

um novo calendário para o nosso projeto. Ao
clicar nesse botão abre a janela “Criar novo
calendário base” Figura 4.3.
Figura 4.1 – Tela de Acesso para configurar

Calendário do Projeto

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Figura 4.2 – Tela de para configurar Calendário do Projeto
Deve-se digitar o nome do

calendário base a ser criado
(CALENDÁRIO RPC). Em seguida têm-
se duas opções:
- Criar novo calendário base (para

criar um calendário partindo do zero).
- Criar uma cópia do calendário (para

aproveitar um calendário já existente
Figura 4.3 – Janela para criar calendário base
como modelo para o calendário a ser
criado).
Ao clicar-se no OK na Figura 4.3, é exibida a janela da Figura 4.4. Para cada

dia ou período selecionado é possível definir como:
• Padrão: ao ser selecionado essa opção o Ms Project adotará para o dia ou

período selecionado os horários úteis definidos no Calendário Padrão;
• Período não útil: ao ser selecionado essa opção o Ms Project não adotará para o
dia ou período selecionado nenhum horário útil;
• Período útil não Padrão: com essa opção o Ms Project adotará para o dia ou
período selecionado os horários úteis definidos pelo usuário nos campo “De” e “
Até”.
- Com os botões Sfit ou Ctrl, selecione os dias da semana (S,T,Q,Q,S) e define-se

como: período útil não padrão, especificando os horários de trabalho (08:00-12:00
e 13:00-17:00).

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- Com o Botão Ctrl, é possível selecionar os dias (Domingo e Sábado) e os define

como: período não útil.
Figura 4.4–Tela para configurar o CALENDÁRIO RPC
4.2 INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE O PROJETO
A Figura 4.6 apresenta o

caminho para configurar as
informações gerais sobre o projeto,
que podem ser acessadas através
do Menu Projeto – Informações
sobre o projeto....
A Figura 4.7 é a tela para
realizar a configuração do projeto
propriamente dita.
Figura 4.6– Menu Projeto –

Informações sobre o projeto...
• Data de Início: Caso sua opção seja para agendar a partir de data de término
do projeto, esse campo ficará inabilitado. Se a opção for agendar pela data de
início do projeto, este campo deve ser preenchido com a data em que o projeto
deve começar e coincide com a data que está agendada para começar a
primeira tarefa. No nosso Projeto Exemplo, definiremos a data de início como 10
Abr 06.
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Figura 4.7 – Tela de Informações sobre o Projeto
• Data de término: Caso sua opção seja para agendar a partir de data de início
do projeto, esse campo ficará inabilitado. Se sua opção for para agendar a partir
da data de término do projeto, essa opção ficará habilitada e deverá ser
preenchida com a data prevista para término do projeto, que coincide com a
data agendada para término da última tarefa. No nosso Projeto Exemplo,
optamos por agendar a partir da data de início do projeto, assim este campo
ficará inabilitado.
• Data atual: informa a data atual em que se está fazendo a inclusão das
informações. É importante observar a data apresentada neste campo, pois caso
não coincida com a verdadeira data atual prejudicará todo o projeto.
• Data de status: é uma data que você define (em vez da data atual) para
reportar as condições de tempo, custo ou desempenho de um projeto. A data de
status serve para controlar o andamento dos custos de um projeto e como os
totais do valor acumulado são calculados. No nosso exemplo, a data de
status será NA, isto é, o Project usará a data atual como a data de status.
Nota: Valor Acumulado: uma medida do custo do trabalho realizado até a data
de status ou a data atual. O valor acumulado utiliza a estimativa de custo original
salva com uma linha de base e o trabalho real atual para mostrar se os custos reais
incorridos estão dentro do orçamento.
2.0 Agendar a partir de: Nesse campo se deve informar com base em que, as
tarefas deverão ser agendadas no projeto. Praticamente todos os projetos
devem ser agendados a partir de uma data de início conhecida, o que
permite maior flexibilidade.
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Em alguns casos, pode ser que se queira agendar a partir de uma data de
término. Pode-se querer agendar a partir da data de término quando:
- Você precisa determinar quando um projeto deve iniciar, de forma que termine
em uma data de entrega específica.
- Não tem certeza da data de início do projeto (por exemplo, se você estiver
recebendo trabalho de outra origem que possa sofrer atraso).
- A metodologia de gerenciamento de projetos exigir o agendamento a partir de
uma data de término.
Ao trabalhar com o agendado a partir de uma data de término, o Ms Project

2003 faz as seguintes considerações:
- Quando você insere tarefas em um projeto agendado a partir de uma data de
término, o Project atribui automaticamente a restrição “O mais tarde possível”
(OMTP). Você deve definir outras restrições somente quando necessário.
- Se você arrasta a barra Gantt para alterar a data de término de uma tarefa, o
Project atribui automaticamente uma restrição “Não terminar depois de” (NTDD).
- Se você altera o projeto para agendar a partir de uma data de término e ele já
estava agendado a partir de uma data de início, remove todos os “atrasos da
redistribuição ” e todas as “divisões” de redistribuição de tarefas e atribuições.
- Se a redistribuição automática é usada para reduzir as superalocações de
recursos no projeto, o Ms Project adiciona o atraso da redistribuição após uma tarefa,
em vez de antes dela.
3.0 Campos personalizados da empresa: são campos personalizados e
específicos de uma determinada instalação do Microsoft Office Project Server
2003 e estão disponíveis apenas em projetos da empresa. No nosso curso não
estamos contemplando as opções do Ms Project Server.
4.0 Calendário: Nesse campo definimos o calendário a ser utilizado, que fornecerá
dias úteis, e horários de trabalho. No nosso Projeto Exemplo, utilizaremos o
CALENDÁRIO RPC já definido.
5.0 Prioridade: A prioridade de projeto é diferente da prioridade de atividades. O
Ms Project considera as prioridades do projeto antes mesmo das prioridades das
tarefas. A prioridade representa a ordem de preferência na distribuição dos
recursos entre vários projetos. Digite ou selecione um número entre 0 e 1000,
com o número mais alto indicando um projeto de prioridade mais alta.
Quando se configura a prioridade do projeto como 1000, os recursos do projeto
não serão distribuídos, pois tem prioridade máxima. No nosso Projeto Exemplo,
definiremos a prioridade como 500.
6.0 Estatísticas: Permitem examinar as datas de início e de término, durações,
trabalho, custos agendados e reais.
7.0 Botão Ajuda: Acessa o “Ajuda do Microsoft Project”.
6.0 CRIANDO UM PROJETO
Seguindo a nossa metodologia iremos utilizar o Projeto de elaboração de

uma apostila, descrito na Tabela 6.1, para aplicarmos os conhecimentos que serão
adquiridos ao longo do curso.

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No CD anexo a essa apostila existe passo – à – passo o nosso Projeto

Exemplo faseado de acordo com o tópico estudado. O arquivo Projeto Exemplo
6.1.mpp apresenta o Projeto de elaboração de uma apostila realizado até a fase
vista no item 6.1 (inclusive).
Código Atividade Duração (dias) Predecessora

1 INÍCIO DO PROJETO
2 Definição do Escopo 1 1
3 Pesquisa Bibliográfica 4 2
4 Texto Preliminar 2 3
5 Digitação 2 4
6 Desenhos e Diagramação 3 5II
7 Revisão 2 5;6
8 Correção e Impressão 2 7
9 TÉRMINO DO PROJETO 8
Tabela 6.1 – Tabela Seqüencial de um Projeto para elaboração de uma apostila
6.1 MONTANDO A REDE PERT/CPM
Até agora as seguintes etapas de elaboração de nosso projeto foram

realizadas:
1) Configurações iniciais do projeto
- Calendário, onde se responde ao questionamento de qual regime de trabalho será

adotado, que normalmente altera de um projeto para outro;
- Informações gerais sobre o Projeto, onde se responde basicamente ao

questionamento de quando vai começar o projeto;
- Opções de Projeto, onde se realizar as configurações básicas do Ms Project, as

quais na grande maioria das vezes não serão alteradas.
2) Criação dos Modos de exibição de entrada e saída de dados
Os Modos de exibição são criados de a forma atender a maioria dos projetos,

o que não impede que o usuário desenvolva Modos de Exibição específicos para um
determinado projeto próprios de sua metodologia de trabalho.
As próximas etapas são: definição do escopo do Projeto; definição da
duração das atividades e definição do vínculo entre as atividades.
6.1.1 Definição do Escopo do Projeto
Nessa etapa se determina quais atividades serão realizadas e qual a

hierarquia (EDT – Estrutura de divisão do trabalho ou EAP – Estrutura analítica de
projeto) entre elas. O Ms Project permite hierarquizar tarefas até 65.535 níveis.
Aqui iremos definir quais as atividades executoras quais as etapas ou marcos e
quais as resumo. Veja em Definições importantes - item 3.3 - da apostila a
definição de cada tipo de atividade.
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O “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi detalhado, sendo definido o escopo, a

duração das atividades e a interdependência entre as tarefas, o que compreende a
EDT, que é apresentada na Figura 6.1.
Figura 6.1 – Planilha de Tarefas com a EDT
A barra de ícones auxilia na hierarquização das

atividades e pode ser achada junto com as barras de ferramentas ou no caminho:
Projetos – Estruturas de Tópicos, onde:
Rebaixa a atividade selecionada

Promove a atividade selecionada
Mostra as subtarefas para a atividade resumo selecionada
Oculta as subtarefas para a atividade resumo selecionada
Permite mostrar ou ocultar atribuições
Mostrar todas as subtarefas ou diferentes configurações de EDT
Para assinalar uma tarefa como marco, vá até a janela de Informações sobre
a tarefa e na pasta Avançado (Figura 6.5) habilite a caixa Marcar tarefa como
etapa. Outra opção é atribuindo duração zero para a atividade.
6.1.3 Definição da duração das atividades
Para o “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi determinada a duração de cada

atividade executora, uma vez que as atividades marcos possuem duração zero e as
atividades resumo ou sumárias tem sua duração dependendo das atividades
executoras que se encontram em níveis a baixo e do tipo de vínculo entre essas
atividades.
6.1.4 Definição dos vínculos entre as atividades

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O “Projeto Exemplo” da Tabela 6.1 foi detalhado, sendo definido o escopo, a

duração das atividades e a interdependência entre as tarefas, o que é mostrado na
compreende a EDT, que é apresentada na Tabela 6.4. Revise os tipos de vínculos
no item 3.3 – Tipos de vínculos.
Atividades Atividades Atividades
Resumo Marco(Etapa) Executoras
Tabela 6.4 – Planilha de Tarefas com a Rede de PERT/CPM
Dica: Deve-se tomar

muito cuidado ao
trabalhar com vínculo
do tipo II, Observe a
Figura 6.6, nela a
tarefa “C” possui um
vínculo do tipo II
com a tarefa “B”.
Com o andamento do
projeto, aparecerão
Figuras 6.6– Análise de vínculo tipo II entre as tarefas “B” e “C” problemas de
fechamento de rede.
A rede pode ser
concluída sem que a
“B” seja totalmente
executada, pois o
término do projeto só
depende de “C”, que
depende, apenas de
“B” iniciar, sem a
obrigatoriedade de
“B” terminar.
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Figuras 6.7– Análise de vínculo tipo II entre as tarefas “B” e “C”
Já na Figura 6.7, o problema foi resolvido ao inserir o vínculo TI entre o

“TÉRMINO DO PROJETO” e a tarefa “B”.
6.1.5 Restrição de datas
No cálculo do caminho crítico devem-se levar em consideração as possíveis

imposições contratuais, que especifiquem datas específicas de início e/ou término
diferentes das calculadas pela rede PERT, são chamadas datas programadas ou
cravadas. No Ms Project estas datas podem ser inseridas no projeto através da
ferramenta Restrições de datas, que pode ser acessada na pasta Avançado
disponível em Menu Projeto – Informações sobre a tarefa (Figura 6.8).
Figura 6.8 – Projeto – Informações sobre a tarefa

7.0 VISUALIZAÇÃO GRÁFICA
Até o momento foram realizadas as etapas descritas abaixo. Com elas o

projeto encontra-se concluído. Veremos agora como visualizar e formatar
graficamente nosso Projeto Exemplo.

3) Definição do Escopo do Projeto
4) Definição da duração das atividades
5) Definição dos vínculos entre as atividades
6) Restrição de datas
7) Fechamento de rede
7.1 USO DO ASSISTENTE DO GRÁFICO DE GANTT
Para configuração do Gráfico de Gantt, o Ms Project disponibiliza no Menu

Formatar a ferramenta Assistente de Gráfico de Gantt, visto no item 3.4.2.5 Menu
Formatar (Figura 3.37). A sequência de Figuras: 7.1, 7.2, 7.3 e 7.4 , demonstra
passo-à-passo a Formatação do Gráfico de Gantt.

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7.2 CONFIGURAR A ESCALA DE TEMPO DO GRÁFICO DE GANTT
Caso a escala apresentada no

gráfico não seja a desejada, pode-se
alterar a escala do gráfico dando um
clique com o botão direito do mouse sobre
a barra de datas que abrirá a janela da
Figura 7.17, onde se pode:
- Alterar a escala de tempo para valores
desejados (Escala de tempo...- Figura
Figura 7.17 – Janela para configurar gráfico
7.19);
- Realizar zooms pré-definidos (Zoom
Figura 7.18);
- Alterar o calendário do projeto (Alterar
período útil... – Figura 4.4).
Na Figura 7.18 a opção Projeto

inteiro configura o Zoom de forma a
enquadrar todo o projeto no espaço livre
na tela.
A Figura 7.19 pode também ser

acessada através de um duplo sobre a
barra de datas. Nessa janela a escala de
tempo do gráfico de Gantt é dividida em
três níveis: camada superior,
intermediária e inferior.
Figura 7.18 – Janela de Zoom do Gráfico de Gantt
É importante observar que uma camada superior não pode ter menos tempo
por escala do que uma camada inferior, isto é, não se pode definir a unidade dias
para a camada intermediária e semanas para a camada superior. Quando a unidade
for a mesma a camada superior deve ter Contagem maior que a inferior.
A janela Escala de tempo possui a pasta Tempo de folga (Figura 7.20) onde
formatamos os períodos de folga do gráfico de Gantt para um determinado
calendário. Pode-se alterar a cor e a padronagem dos dias de folga. Pode-se, ainda,
desenhar ou não a grade do período de folga atrás da barra de tarefas, ou na frente
da barra.

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Figura 7.19 – Janela de Escala de tempo do Gráfico de Gantt
Figura 7.20 – Janela Escala de tempo do Gantt – Pasta Tempo de Folga
8.1 COMO EXIBIR O CAMINHO CRÍTICO
Uma forma de exibir o caminho crítico já foi abordada indiretamente quando

configuramos, através do Assistente gráfico, o gráfico de Gantt.
Existem várias formas de exibir o caminho crítico:

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1. Através da formatação do gráfico de Gantt com o Assistente Gráfico (item 7.1 da

apostila);
2. Através do Menu Ferramentas – Estilo de texto
3. No menu Exibir, clique em Mais Modos de Exibição. Clique em Gantt detalhado e,
em seguida, em Aplicar.
4. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt ou em qualquer outro ME que possua
todas as tarefas listadas.Clique em Crítica na caixa Filtro .
Nota: Para exibir todas as tarefas novamente, clique em Todas as Tarefas na caixa
Filtro. É possível agrupar todas as tarefas. No menu Projeto, aponte para Agrupar
por e clique em Crítica.
Nota: Como já visto no item 4.3.5, é possível através do menu Ferramentas - Opções – Pasta
Cálculo - Selecionando a caixa Calcular caminhos críticos independentes, alterar a forma de
determinação do caminho crítico trabalhando com diferentes datas de término, o que gera
diferentes caminhos críticos.
5. Para visualizar o caminho crítico em projetos consolidados é preciso: No menu

Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo. Marque a
caixa de seleção Projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo.
Nota: Projeto consolidado é o projeto que contém um ou mais projetos inseridos

(subprojetos). Os projetos inseridos podem manter vínculos com seus projetos de
origem, e podem estar vinculados uns aos outros. Um projeto consolidado também
é denominado projeto mestre.
6. Pode-se também visualizar as tarefas críticas na Planilha de tarefas, formatando

as tarefas críticas.
No menu Ferramentas – Estilo de texto (Figura 7.25) é possível configurar as

tarefas críticas para que na Planilha de tarefas apareça em vermelho, sublinhada,
negrito e itálico.
8.2 ANÁLISES PERT
A análise de PERT do Microsoft Office Project 2003 permite estimar a

duração de uma tarefa sobre três enfoques diferentes: melhor caso (cenário
otimista), caso esperado (cenário esperado), e pior caso (cenário pessimista). Para
melhor compreender as análises PERT do Ms Project tem-se que entender os
conceitos de início, término e duração para cada cenário.
Existem duas formas de entrada de dados de início, término e duração para
os cenários otimista, esperado e pessimista. O valor pode ser calculado pelo Ms
Project com base em outras informações ou inserido manualmente, neste caso, se
sobrepõem aos valores calculados.
Por padrão, o cálculo da análise PERT fornece o nível de importância mais
alta (4) para as informações esperadas e o nível de importância mais baixo (1 para
cada) para as informações pessimistas e otimistas.
Para alterar os níveis de importância, clique em Definir Níveis de
Importância PERT na barra de ferramentas Análise PERT e altere as
configurações padrão.

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As datas de início e término independentemente do cenário pode ser inserida

como parte do cálculo de uma análise PERT, que usa a média ponderada das
durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.
Já a duração independentemente do cenário pode ser inserida como parte do
cálculo de uma análise PERT, que usa a média ponderada das durações e datas
otimistas, pessimistas e esperadas, ou deixar que o Project calcule.
8.2.1 Como realizar uma Análise PERT
1. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Análise PERT.
2. Na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Planilha de Entrada para PERT

.
3. Em cada tarefa, insira as durações otimista, esperada e pessimista nos campos
Dur. Otimista, Dur. Esperada e Dur. Pessimista, respectivamente (Figura 8.5).
4. Se a previsão de duração de uma tarefa não variar, digite a duração esperada
nos três campos. Clique em Calcular PERT para calcular as durações estimadas.
5. Ao mandar calcular o Ms Project irá apresentar a mensagem exibida na Figura

8.6. Clique em Ok para continuar o cálculo das durações estimadas, que
substituirão os valores iniciais de duração.
Figura 8.6 – Mensagem de confirmação para cálculo das durações estimadas

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Figura 8.7
– Gantt
Otimista
6. Para ver as durações otimista, esperada e pessimista na barra de ferramentas

Análise PERT, clique em Gantt Otimista (Figura 8.7), Gantt Esperado (Figura
8.8) ou Gantt Pessimista (Figura 8.9).
Figura 8.8
– Gantt
Esperado

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Figura 8.9
– Gantt
Pessimista
7. Para visualizar o cronograma do Projeto Exemplo para os três cenários (otimista,

esperado e pessimista) e para o cenário estimado que tomou por base a média
ponderada dos três cenários anteriores, clique em Planilha de Entrada PERT (Figura
8.10).
8. Para exibir as datas de término dos três cronogramas resultantes, no menu

Ferramentas, clique em Opções. Clique na guia Exibir e selecione a caixa Mostrar
tarefa de resumo do projeto.
Figura 8.10 – Planilha de Entrada PERT com duração estimada
9.0 GERÊNCIA DE RECURSOS
Na metodologia adotada até o momento realizamos as seguintes etapas no

planejamento de nosso Projeto Exemplo.

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3) Definição do Escopo do Projeto
4) Definição da duração das atividades
5) Definição dos vínculos entre as atividades
6) Fechamento de rede
7) Configurando o gráfico de Gantt
8) Análise de caminho crítico
A etapa a que se refere esse item é sobre a gerência de recursos. Dentro da

gerência de projetos, recurso é o que permite a execução de um projeto através da
realização de tarefas.
Para facilitar o trabalho com recursos o Ms Project disponibiliza a Barra de
Ferramentas – Gerenciamento de recursos que pode ser acessada clicando com o
botão direito sobre a área de ferramentas e selecione a opção gerenciamento de
recursos
O Ms Project trabalha com apenas dois tipos de recursos: material e
trabalho. O subitem 4) do item 3.3 Definições importantes - apresenta os tipos
usuais de recursos e como são tratados pelo Ms Project.
A gerência de recursos compreende as atividades:
1) Cadastro de recursos
2) Alocação de recursos
3) Resolver problemas de superalocação de recursos
4) Trabalhando com controle pelo empenho
5) Trabalhando com Pool de recursos
Antes de iniciarmos a gerência de recursos convém revisarmos algumas

configurações já vista que se referem aos recursos:
- Tipo de tarefa: apresentado no item 4.3.3 Opção – Pasta Cronograma ou Agenda,

onde definimos com duração fixa.
Exemplo: Seja a atividade de carregar 50 sacos de cimento que deve ser feita por
um servente em um tempo de 2 horas. O valor em itálico representa o valor
calculado.
Duração = Trabalho / Unidades
Situação Planejada Situação atual

Duração Trabalho Unidades Duração Trabalho Unidades
Duração 2 horas 50 sacos 1 servente - 25 sacos 0,5 servente
Fixa 2 horas 50 sacos 1 servente - 100 sacos 2 serventes
Unidade 2 horas 50 sacos 1 servente 4 horas 100 sacos -
Fixa 2 horas 50 sacos 1 servente 1 hora 25 sacos -
Trabalho 2 horas 50 sacos 1 servente 4 horas - 0,5 servente
Fixo 2 horas 50 sacos 1 servente 1 hora - 2 serventes
Tabela 9.1 – Cálculo da duração com base nos tipos de tarefa
9.1 CADASTRO DE RECURSOS
O Ms Project disponibiliza diversas maneiras de cadastrar recursos, no

entanto, a mais usual e recomendada é através da Planilha de recursos, acessível
na Barra de modos ou no menu Exibir - Planilha de recursos(Figura 3.27).
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No Projeto exemplo, iremos cadastrar os recursos apresentado na Figura

9.1.
- Nome do recurso: Aqui deve ser inserido o nome do recurso. Uma dica é trocar o
conteúdo deste campo com iniciais para facilitar a visualização do recurso no ME
Alocação de recurso. No entanto essa abreviação deve ser de entendimento coletivo
caso contrário irá atrapalhar mais do que ajudar.
- Tipo: O Ms Project trabalha com dois tipos: material (insumo e serviços) e

trabalho (pessoas, equipamentos e serviços).
- Unidade do material: Esse campo contém a unidade de medida para um recurso

material, por exemplo, kg, m2, litro, etc. Esse campo só está disponível para
recursos do tipo material.
- Iniciais: como parte da dica recomenda-se inserir o nome do recurso completo.
- Grupo: Esse campo contém o nome do grupo ao qual o recurso pertence. Uma
utilidade de criar grupos é no ME Uso da tarefa poder exibir, filtrar ou editar
recursos por grupo. Também é possível visualizar através de filtros as atribuições
dos recursos de um determinado grupo.
- Unidade máxima: Esse campo informa a quantidade máxima de recurso

disponível, somente disponível para recursos do tipo trabalho. Em recursos do tipo
material só é possível definir a quantidade a ser alocada.
- Taxa padrão: Corresponde a valor unitário de pagamento referente ao trabalho

normal, sem horas extras, realizado por um recurso.
• Recurso do tipo trabalho, o custo do recurso é calculado multiplicando a taxa

por hora do recurso pela duração da atividade.
• Recurso do tipo material, o custo do material é obtido multiplicando a taxa
padrão pelo número de unidades de recurso atribuída à atividade.
Nota: É possível inserir taxas padrão variáveis na caixa de diálogo Informações

sobre o recurso no Menu Projeto. É possível utilizar taxas padrão para diferentes
tarefas usando as várias tabelas de taxas de custo. Você também pode especificar
diferentes taxas padrão para diferentes períodos de tempo. Quando você especifica
várias taxas variáveis, a taxa exibida no campo Taxa refere-se ao período de tempo
atual.
- Taxa hora extra: Corresponde ao valor unitário a ser pago por horas extras de
trabalho. A taxa hora extra só é disponível em recursos do tipo trabalho.O Ms
Project só calcula o custo de horas de trabalho adicionais usando as taxas de horas
extras inseridas depois que for especificada essas horas como trabalho de horas
extras.
Nota: A quantidade de trabalho de horas extras faz parte da quantidade total de

trabalho. O trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da
quantidade total de trabalho que deve ser realizada em horas extras. Quando se
insere o trabalho de horas extras, a duração da tarefa será reduzida.
- Custo/Uso: representa um valor fixo a ser cobrado cada vez que o recurso é
empregado, cuja interpretação depende do tipo de recurso.
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• Em Recursos do tipo trabalho o custo/uso representa uma taxa a ser cobrada

cada vez que o recurso é empregado independentemente de sua duração.
• Em Recursos do tipo material o custo/uso é cobrado uma única vez, ao ser

alocado à uma atividade, independentemente da quantidade de recurso
alocada.
- Acumular: representa a forma de apropriação do custo, que interfere de maneira

significativa no fluxo de caixa do projeto. O pagamento do recurso pode ser feito no
início ou no fim da atividade, ou ainda, de forma rateada ao longo da execução de
toda a tarefa.
- Calendário base: representa os períodos úteis para utilização do recurso. Está

disponível apenas em tarefas do tipo trabalho. A Planilha de recurso apresenta uma
lista com todos os calendários disponíveis. A definição do calendário base serve
para determinar a capacidade e disponibilidade geral do recurso para o trabalho.
- Código: campo de texto que permite armazenar informações referentes ao

recurso, tais como, registro de funcionário, controle de estoque, etc.
9.2 ALOCAÇÃO DE RECURSOS
Agora que já entendemos cada recurso utilizado e o cadastramos, é possível

alocar os recursos necessários para realização de cada tarefa.
9.3 RESOLVENDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAÇÃO
O Nivelamento de recursos é a fase mais importante na gerência de

recursos, pois é natural ocorrer incompatibilidades, mesmo que momentâneas,
entre os recursos necessários e os disponíveis. Essa incompatibilidade pode ser
fruto de diferenças numéricas, mas também de compartilhamento dos recursos
entre várias tarefas e projetos. Simplesmente atribuir mais recursos para solucionar
o problema gera aumento de custos.
Nivelar recursos significa otimizar sua aplicação. Os recursos podem ser
específicos de um projeto ou fazer parte de um pool de recursos que atende a
vários projetos, neste caso veremos como nivelar no item 9.5 Trabalhando com
Pool de recursos.
A solução de problemas de conflitos é muito mais administrativa do que
puramente computacional. Existem várias formas de solucionar problemas desse
tipo entre elas as mais usuais são:
• Alterando a disponibilidade de recursos;

• Substituição de recursos;
• Alterar vínculo entre atividades;
• Troca da escala de trabalho;
• Trabalho com hora extra;
• Nivelamento ou redistribuição de recursos;
Mas antes de resolver um problema é preciso identificar o mesmo. Para

identificar um conflito, deve-se levar em conta características do recurso (nome,
momento da superalocação) e da tarefa geradora do conflito (nome, quantidade de
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folga livre, quantidade de folga total, quantidade de recurso alocado, tipo de tarefa,
controlada pelo empenho).
11.2 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO
A Análise do Valor Agregado (Earned Value Analysis-EAV) surgiu para

revolucionar o gerenciamento de custos e prazos de projetos, visando estabelecer
uma relação confiável entre os custos reais consumidos e o produto real obtido com
base no projeto através de uma quantidade específica de trabalho.
Para que se possa desenvolver a Análise de Valor Agregado se faz

necessário que se estabeleça um cronograma físico financeiro.
A análise de valor Agregado envolve três variáveis: TRABALHO, TEMPO e

CUSTO. Para relacionar trabalho e tempo com custo é preciso estabelecer o valo
monetário do trabalho realizado e do tempo despendido.
A análise do Valor Agregado representa uma relação entre o que foi obtido
pelo projeto e a quantidade de capital consumida para atingir esse resultado. É
uma espécie de “alarme”, permitindo ao gerente de projeto avaliar se está
consumindo mais dinheiro para realizar uma determinada tarefa ou se o projeto
está sendo acelerado, permitindo que sejam tomadas ações corretivas e
preventivas com a devida antecedência.
A análise de Valor Agregado busca definir alguns questionamentos básicos:
- Quanto do projeto foi executado no tempo, em relação ao que deveria ser

executado?
- Quanto foi gasto no projeto em relação ao que se deveria ser executado?
- Quando deverá ser concluído o projeto?
- Quanto deverá custar o projeto?
- Com relação ao já gasto, quanto mais vai se gastar?
- Com relação ao planejado, o que foi cumprido?
- Com relação ao tempo gasto, quanto tempo mais ainda será necessário?
- Até a data de status ou atual, foi gasto mais ou menos do que devia?

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Figura 11.2 – Gráfico de Análise de Valor Agregado
11.2.2 Usando o Ms Project para Análise de Valor Agregado
Para utilizar a ferramenta de Análise de Valor Agregado do Ms Project é

preciso que a Linha de Base esteja salva e que a caixa Microsoft Office Project
sempre calcula os custos reais da Pasta Cálculo de Opções do Menu Ferramentas,
esteja desabilitada, para que os custos reais possam ser inseridos manualmente.
A Análise de Valor Agregado é feita através do Menu Ferramentas – Opções

– Pasta Cálculo – Botão Valor Acumulado que abre a tela mostrada na Figura 11.3.
Figura 11.3– Menu Ferramentas – Opções – Pasta Cálculo – Botão Valor acumulado

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A primeira definição a ser realizada na Tela de Valor Acumulado (Figura

11.3) é como base em que o valor agregado vai ser calculado (% concluído ou %
físico concluído). Recomenda-se selecionar % concluída, pois permite que se tenha
um avanço de custo e trabalho diferente do % de Valor Agregado.
A segunda definição é qual linha de base servirá como referencia para os
valores planejados.
11.3 EMISSÃO DE ORDEM DE SERVIÇO
Dando continuidade a Fase de Controle, já foram vistos os seguintes tópicos:
1) Análise de custo
2) Análise de valor agregado
A emissão de ordem de serviço é uma técnica de controle disponibilizada

pelo Ms Project de forma indireta, isto é, nos utilizamos de ferramentas do Project
de uso variado para criar nossas ordens de serviço.
A ordem de serviço consiste num filtro que seleciona as tarefas que estão
sobre a responsabilidade de um determinado profissional para um período definido.
Para criarmos a ordem de serviço precisamos elaborar um filtro que
pergunte ao usuário o nome do profissional (recurso) e o período para o qual se
deseja emitir a ordem.
Através do Menu Projeto Filtro para –

Mais filtro chegamos à tela da Figura
11.13, onde deve-se selecionar o Filtro
Intervalo de datas e em seguida clicar no
botão Copiar.
A tela da Figura 11.14 abrirá e nela

vamos criar toda a lógica de nosso filtro.
O nome do filtro será FL ORDEM DE

SERVIÇO RPC e marque a caixa mostrar
no menu.
Figura 11.13 – Menu Projeto Filtro para –

Mais filtro
Na tabela lógica realize as operações abaixo, o resultado é apresentado na

Figura 11.14:
- Insira uma Linha antes de término na coluna Nome do campo.
- Nessa linha coloque: E (coluna “E/ou”); Nome do recurso (coluna “Nome do

campo”); contém (coluna “Teste”); e "De quem é a ORDEM DE SERVIÇO?"? (coluna
“Valor(es)”).
- Altere o conteúdo de Valor(es) na segunda linha para: "Qual a data de ÍNICIO da

ORDEM DE SERVIÇO (dd/mm/aaa)?"?.

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- Altere o conteúdo de Valor(es) na terceira linha para "Qual a data de TÉRMINO da

ORDEM DE SERVIÇO (dd/mm/aa) ?"?.
- Habilite a caixa Mostrar linhas de resumo relacionadas.
Figura 11.14 – Definição do filtro - FL ORDEM DE SERVIÇO RPC

Nota: Os textos contidos no campo Valor(es) pode ser alterado como convier, no
entanto, deve estar sempre entre aspas e finalizado com sinal de interrogação (?).
Para testarmos nosso FL ORDEM DE SERVIÇO RPC, vamos criar um modo de

exibição chamado ME ORDEM DE SERVIÇO RPC, que nos sirva como base de um
futuro modelo de relatório.
Como já visto anteriormente, no ME deve ter os seguintes elementos:

- Tela: Gráfico de Gantt.
- Tabela: Vamos criar uma tabela chamada TAB ORDEM DE SERVIÇO RPC, onde
exibiremos somente as informações que julgamos necessárias à Ordem de Serviço.
- Grupo: Não vamos utilizar nenhum grupo.
- Filtro: Vamos utilizar nosso FL ORDEM DE SERVIÇO RPC.
Para criarmos nossa TAB

CEP: 41. 820-021 Tel: 55 71 3340-0174/ 3491-0368
Figura 11.15 – Menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas
Figura 11.16 – Menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas – Definição de Tabela
Figura 11.18 – Menu Exibir – Mais Modos

de Exibição – Novo
Após criarmos nossa TAB ORDEM

DE SERVIÇO RPC, vamos criar nosso ME
ORDEM DE SERVIÇO RPC através do
Menu Exibir – Mais Modos de exibição
(Figura 11.17).
Figura 11.17 – Menu Exibir – Mais Modos de Exibição

CEP: 41. 820-021 Tel: 55 71 3340-0174/ 3491-0368
Vamos criar um novo ME, para

isso clique no botão Novo na Figura
11.17, que acessa a janela da Figura
11.18, onde se deve selecionar a
opção Modo de exibição único e clicar
no botão OK.
A janela que será exibida é a

apresentada na Figura 11.19, vamos
preenchê-la com as informações
referidas anteriormente e exibidas na
Figura 11.19.
Figura 11.19 – Menu Exibir – Mais

Modos de Exibição – Novo – Definição
do Modo de Exibição
Para executarmos nossa Ordem de Serviço, devemos acessar o ME ORDEM

DE SERVIÇO RPC, que ao ser acessado exibe a seqüência de janelas apresentadas
nas Figuras: 11.20, 11.21 e 11.22.
Figura 11.20 – Menu Exibir – ME ORDEM DE Figura 11.21 – Menu Exibir – ME ORDEM DE
SERVIÇO RPC – Funcionário SERVIÇO RPC – Data de início do Período
Para exemplificar, vamos preencher a

seqüência de tarefas de forma que seja
emitida a ordem de serviço para o
funcionário Roberto no período de 10/04/06
à 03/05/06.
Na tela da Figura 11.20 deve-se
selecionar na caixa de listagem de recursos
o “Roberto”. Já na tela da Figura 11.21,
deve-se buscar no calendário a data de
início da ordem de serviço 10/04/06. E na
tela da Figura 11.22, deve-se marcar no
calendário a data de término da Ordem de
Serviço 03/05/06. O resultado é Figura 11.22 – Menu Exibir – ME ORDEM DE
apresentado na Figura 11.22. SERVIÇO RPC – Data de término do Período

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Figura 11.24 – Menu Exibir – ME ORDEM DE SERVIÇO RPC – Ordem de Serviço de Roberto para o
período de 10/04/06 à 03/05/06
13.1 EXPORTANDO PROJETOS
Essa opção permite exportar diversos dados de um projeto para outros

programas com formatos diferentes. Para isso devem-se seguir os seguintes
passos:
- Através do Menu Arquivo – Salvar como, a tela da Figura 13.1 abrirá;
Figura 13.1 - Menu Arquivo – Salvar como
- Na caixa Salvar como tipo, deve-se selecionar o formato de arquivo a ser

exportado.

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Nota: O Ms Project disponibiliza os seguintes formatos de exportação: Projeto

(*.mpp); Modelo (*.mpt); Banco de dados do Project (*.mpd); página de Web
(*.html ou *.htm); Microsoft Project 98 (*.mpp); Banco de dados do Access
(*.mdb); Planilha do Excel (*.xls); Texto (*.txt); Csv (*.csv) e Formato XML
(*.xml).
- Já no campo Nome do arquivo, deve selecionar o nome do arquivo a ser

exportado;
- Clique no botão Salvar.
13.3 IMPORTAÇÃO DE DADOS DO MS EXCEL
O Ms Excel tornou-se ao longo dos tempos uma ferramenta valiosa e super-

poderosa nas diversas aplicabilidades, isso fez com que a Microsoft desenvolvesse
um modelo de planilha que fosse facilmente importado pelo Ms Project.
Esse modelo de planilha simplifica todo o processo de importação de dados
através do Assistente de importação do Ms Project visto no item 13.2.
Nota: As planilhas de modelos estão em dois arquivos *.xls criados no diretório de

modelos do Office no momento da instalação do Ms Project.
Figura 13.24 – Ms Excel – Menu Arquivo – Novo – Nova pasta de

trabalho
Figura 13.23 – Ms Excel – Menu Arquivo – Novo – Nova pasta de trabalho
As planilhas modelos podem ser visualizadas no Ms Excel através do Menu

Arquivo – novo, que abre a tela Nova Pasta de Trabalho (Figura 13.23).
Na tela da Figura 13.23, clique em Modelos gerais, que abrirá a tela da

Figura 13.24 onde na pasta Soluções de planilhas existem duas planilhas modelos:
8.0 Modelo de importação de lista de tarefas do Ms Project (Figura 13.25 e 13.26);

9.0 Modelo de importação e exportação do Ms Project (Figura 13.27).

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Figura 13.25 – Ms Excel –

Modelo de importação de
lista de tarefas do Ms Project
– Tabelas_Tarefas
Figura 13.26 – Ms Excel –

Modelo de importação de
lista de tarefas do Ms Project
– Tabelas_de_ informações
Tabela_Tarefas
Tabela_Recursos
Tabela_Atribuições

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Tabela_informações
Figura 13.27 – Ms Excel – Modelo de
importação e exportação do Ms
Project
Após escolher a planilha modelo

mais adequada e preenche - lá com as
informações salve-a. O passo seguinte
é abrir o Ms Project e inicializar o
procedimento de importação de
dados, visto no item 13.3.
13.4 COMO EXPORTAR E IMPORTAR IMAGENS
A possibilidade de exportação e/ou importação é uma das maiores novidades

do Ms Project 2003, que permite, com a criação de websites e apresentações, uma
melhor visualização gráfica do projeto.
O processo de exportação de imagem foi apresentado inicialmente no item

3.4.2.2 - Menu Editar. A Figura 13.28 apresenta a tela de Copiar imagem, que pode
ser acessada através da Opção Copiar imagem da Barra de Editar ou através do
botão .
A Figura 13.28 possui três campos:
1) Processar imagem: nesse campo deve-se definir para onde a imagem será
exportada (tela, direto para impressora ou criando um arquivo de imagem).
2) Copiar: Pode-se ainda copiar as linhas na tela ou somente o que for selecionado.
3) Escala de tempo: define a amplitude do projeto que será copiada (conforme

mostrado na tela, ou dentro de um intervalo especificado).
Após essas configurações ao clicar em OK será criado no local especificado o

arquivo de imagem desejado.

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Figura 13.28 – Ms Excel

– Modelo de importação
e exportação do Ms
Project
Nota: O limite
máximo de uma
figura é de 864cm x
1000 tarefas (linhas).
Após criar o arquivo imagem desejado é possível exibi - lá em um

documento do Word, Powerpoint ou Visio. Para isso, deve-se acessar a Barra de
ferramentas Análise, clicando com o botão direito sobre a área de barra de
ferramentas, e nela clicar em Copiar Imagem para Assistente de Office (Figura
13.29).
Figura 13.29 – Barra de Ferramentas – Análise
O Botão Copiar Imagem para Assistente de Office acessa o Assistente do

Office para copiar imagens (Figura 13.30), onde deve-se clicar em Avançar.
A janela que se segue é a da Figura

13.31, onde deve-se informar qual nível da
estrutura de tópicos deve ser exportado.
Clicando na opção Modificar meu nível

da estrutura de tópicos é possível
determinar até qual nível os dados serão
exibidos.
Figura 13.30 – Assistente do Office para

copiar imagem

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Após clicar em Avançar na

Figura 13.31 o Ms Project exibi a
tela da Figura 13.32.
Na tela da Figura 13.32, deve-

se determinar:
• Quais linhas do modo de

exibição devem ser exportadas;
• Em qual escala de tempo os

dados serão exportados;
• O tamanho da imagem a ser

exportada.
Figura 13.31 – Assistente do

Office para copiar imagem 1/4
Figura 13.32 –
Assistente do
Office para
copiar imagem
2/4
Após configurar as opções de exportação na Figura 13.32 e clicar em
Avançar, chega-se a Etapa ¾ mostrada na Figura 13.33.

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1)
2)
3)
Figura 13.33 –
Assistente do
Office para
copiar imagem
3/4
1) O Botão Visualizar permite a visualização da imagem a ser exportada antes da

exportação.
2) O campo Aplicativo permite selecionar para qual aplicativo do Office

(PowerPoint, Word ou Visio) será exportada a imagem.
3) O campo de Orientação permite enviar a imagem no formato de paisagem ou

retrato.
Após visualizar a imagem, escolher o aplicativo de exportação configurar o

sentido da imagem na Figura 13.33 e clicar em Avançar, chega-se a Etapa 4/4
mostrada na Figura 13.34.
Na Figura 13.34, existem duas caixas de listagem. Uma com os campos do
Ms Project, a outra com os campos a serem exportados. Existem ainda dois botões,
que permitem movimentar os campos de uma caixa para outra.
Após repassar para o caixa de listagem da direita os campos do Ms Project a
serem exportados deve-se clicar no Botão Concluir. A Tela que se seguirá é da
Figura 13.35 que informa a conclusão do processo de exportação.
Após a conclusão do processo de exportação o Microsoft Office abre o
aplicativo escolhido para exportação e exibe a figura exportada (Figura 13.36).

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Figura 13.34 –
Assistente do
Office para copiar
imagem 4/4
Figura 13.35 –
Assistente do
Office para copiar
imagem -
Concluído
Figura 13.36 –
PowerPoint com
imagem
exportada do Ms
Project

CEP: 41. 820-021 Tel: 55 71 3340-0174/ 3491-0368

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Curso de Planejamento, Acompanhamento e Controle

de Projetos utilizando o Ms Project 2003

No mundo atual a modernização, o desenvolvimento tecnológico e a

Av. Tancredo Neves 2421, Centro Empresarial Redenção – Pituba

1.0 GERENCIAMENTO DE PROJETOS.......................................................... 01

4.3.11 Pasta Colaborar.............................................................................. 64

Av. Tancredo Neves 2421, Centro Empresarial Redenção – Pituba

10.3.3 Realinhamento do projeto.............................................................. 180

SOBRE O AUTOR: Roberto Portela de Castro

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- Consultoria em Gerenciamento de Projetos e MS Project para empresas como:

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1.0 GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Apesar de existirem projetos desde os tempos das Pirâmides, foi em 1960

A Gerência de Projetos é o estudo da coordenação de pessoas, materiais,

1.3 O QUE É UM PROJETO

Apesar de agora termos uma boa compreensão do que seja um

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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto

Todo projeto é composto de várias etapas que permitem o melhor

1.3.2 Fases de um Projeto

Gerenciar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução

Gráfico 1.6 – Fases de

1.4 SUCESSO E FRACASSO NA GERÊNCIA DE PROJETOS

O sucesso na gerência de projetos se caracteriza pelo cumprimento do

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• Disponibiliza relatórios ao longo do projeto que facilitam o acompanhamento e

No entanto, os benefícios apresentados à cima sempre estão ameaçados,

• Metas e objetivos mal definidos ou mal compreendidos;

3.0 CONHECENDO SOFTWARE MS PROJECT

3.1 USO DE SOFTWARES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS NO

No Relatório do Benchmarking de Gerenciamento de Projetos edição de 2006 do

Essa pesquisa trás aspectos interessantes a serem ressaltados em relação ao

No Gráfico 3.1 é possível visualizar a taxa de utilização de softwares nos

Av. Tancredo Neves 2421, Centro Empresarial Redenção – Pituba

Já no Gráfico 3.2 é fácil visualizar a liderança que a família Microsoft Project

Gráfico 3.1 – Uso de softwares de gerenciamento de projetos – WWW.pmirio.org.br

Gráfico 3.2 – Softwares de gerenciamento de Projetos utilizados – WWW.pmirio.org.br

3.2 VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT

Segundo o Relatório do Benchmarking de Gerenciamento de Projetos edição de

Gráfico 3.3 – Funcionalidades dos Softwares de gerenciamento de Projetos

Observe que todas essas funcionalidades apresentadas no estudo são

• Elaborar projetos e controlá-los através do agendamento das atividades,

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4.0 CONFIGURAÇÕES INICIAIS

Como já é de nosso conhecimento o Ms Project auxilia no planejamento,

• Calendário, permitindo que seja definido o período útil de trabalho, ou seja, os

Vamos inicialmente Salvar nosso projeto como Projeto Exemplo.mpp.

A primeira configuração básica que devemos fazer para o nosso Projeto

2 Para: Caixa de Listagem (Figura 4.2), onde é

3 Botão Novo: Com esse botão podemos criar

Figura 4.1 – Tela de Acesso para configurar

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Figura 4.2 – Tela de para configurar Calendário do Projeto

Deve-se digitar o nome do

- Criar novo calendário base (para

- Criar uma cópia do calendário (para

Ao clicar-se no OK na Figura 4.3, é exibida a janela da Figura 4.4. Para cada

• Padrão: ao ser selecionado essa opção o Ms Project adotará para o dia ou

- Com os botões Sfit ou Ctrl, selecione os dias da semana (S,T,Q,Q,S) e define-se

Av. Tancredo Neves 2421, Centro Empresarial Redenção – Pituba

- Com o Botão Ctrl, é possível selecionar os dias (Domingo e Sábado) e os define

Figura 4.4–Tela para configurar o CALENDÁRIO RPC

4.2 INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE O PROJETO