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ELABORAÇÃO DE PROJETOS

Gerenciamento de Projetos
Projetos

Aula 01
Prof. Roberto de Castro
Aula 01 – Sumário
1.1 INTRODUÇÃO
1.2 DEFINIÇÃO - Gerenciamento de Projetos
1.3 O QUE É UM PROJETO
1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
1.3.2 Grupos de Processos
1.3.3 Interações entre os Processos de um Projeto
1.3.4 Ciclo de Vida do Projeto X Ciclo de Vida do Produto
1.4 SUCESSO E FRACASSO NA GERÊNCIA DE PROJETOS
1.4.1 Benefícios na Gerência de Projetos
1.4.2 Fracasso na Gerência de Projetos
1.4.3 Projeto Bem-sucedido
1.5 CARACTERISTICAS DE UM GERENTE DE PROJETOS
1.6 COMPETÊNCIAS E HABILIDADES
1.7 PROJETOS E O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2 / 39
1.1 INTRODUÇÃO
-Fayol - cinco funções básicas da moderna administração:
prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
-Teoria Neoclássica - substituir prever por planejar - maior base
científica aos estudos de administração.
-A engenharia e a tecnologia dobram em quantidade e em
qualidade de inovação a cada cinco anos ou menos.
-As empresas modernas são cada vez mais complexas.
-O elevado nível de competitividade gera a necessidade de
decisões administrativas.
-A função do Gerente de Projetos é justamente coordenar o
trabalho das diversas partes envolvidas no processo.

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1.1 INTRODUÇÃO
- Em 1960, o gerenciamento de projetos alcançou popularidade:
-Neil Armstrong conseguiu chegar à lua;
-A chegada da sonda à lua de Saturno; e
-Mapeamento do genoma humano
-A Gerência de Projetos tem crescido em importância e se
tornado um dos requisitos imprescindíveis no terceiro milênio.
- O Gerenciamento de Projetos compreende uma série de
ferramentas e técnicas utilizadas por pessoas para descrever,
organizar e monitorar o andamento das atividades de um
projeto.
-O Gerente de Projetos é a pessoa responsável pela administração
dos processos envolvidos e pela aplicação das ferramentas e
técnicas necessárias ao cumprimento das atividades do projeto.

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1.2 DEFINIÇÃO
Gerenciamento de Projetos
-A Gerência de Projetos é o estudo da coordenação de pessoas,
materiais, equipamentos e técnicas indispensáveis para o alcance do
êxito de empreendimentos os quais possuam início e objetivos
definidos, aliando os parâmetros de custo, tempo, escopo e risco.
-A Gerência de Projetos é uma trilha e não um trilho.
-Na teoria da gerência de projetos existem várias técnicas e
ferramentas que auxiliam o gerente na tomada de decisão:
-Técnicas (PERT/CPM, Análise de Valor Agregado,
Viabilidade Econômica, Riscos) e
-Ferramentas computacionais (Ms Project, Primavera)

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1.2 DEFINIÇÃO
Gerenciamento de Projetos
-Segundo o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a aplicação
de conhecimentos, competência, ferramentas e técnicas às
atividades para atender os requisitos do projeto.
-O Gerenciamento de Projetos é realizado através da aplicação
integrada de processos contidos nos grupos de processos de um
Projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/
controle e encerramento.
-O Gerente de Projetos é a pessoa responsável por coordenar
esforços de forma que os objetivos do projeto sejam atendidos.

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1.2 DEFINIÇÃO
Necessidade de Projeto
-A necessidade do gerenciamento de projetos é indicada,
segundo Cleland, pela existência de um dos fatores:
- mudança de mercado,
- tamanho do empreendimento,
- interdependência,
-importância do empreendimento,
-reputação da organização,
-compartilhamento de recursos,
-não-familiaridade.
-Outros fatores:
- Planejamento estratégico da organização;
- Necessidades internas das organizações;
- Desenvolvimento de novos produtos;
- Ampliações e reformas.
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1.3 O QUE É UM PROJETO?
-Segundo PMBOK: Projeto “é um esforço temporário
empreendido criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
- Segundo o professor Hugo Barbosa Ferreira: “os projetos são
organismos vivos e complexos que nascem, se desenvolvem
interagindo com o meio, envelhecem, são aposentados ou
desmantelam (morrem) para dar lugar a novos organismos”.
-Os parâmetros que regulam a execução de um projeto são: o
objetivo, o tempo; recursos humanos e materiais; o meio; e um
orçamento.

- Outra definição para projeto seria: “A utilização coordenada


de recursos humanos, financeiros e materiais dentro de um
período limitado de tempo para alcançar objetivos tangíveis e
únicos com a qualidade desejada”.
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1.3 O QUE É UM PROJETO?
- Projeto é um conjunto de atividades coordenadas com pontos
de início e término definido assumido por um indivíduo ou uma
empresa para atingir objetivos específicos de acordo com
parâmetros definidos de tempo, custo e desempenho.
(Definição dada pela ISO 10006 - fonte Association for Project Management)

- Projeto é um conjunto de atividades realizadas para atingir um


objetivo e que tem claramente começo, meio e fim.
(Fonte: Critical Chain, E. Goldratt)

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1.3 O QUE É UM PROJETO?
Projeto X Operação (trabalho operacional)
Projeto Operação
- Evento temporário e único; -Trabalho contínuo e rotineiro;
-Conclusão relacionada com -Executam tarefas funcionais;
consecução dos objetivos e metas; -Geralmente repetem o mesmo processo;
-Caso objetivos não possam ser -Finalidade é manter o negócio.
alcançados podem ser cancelados;
-Quando envolve outras organizações,
-Finalidade é atingir os objetivos e refere-se exclusivamente a aquisição de
encerrar; matéria-prima ou serviços tercerizados.
-Podem envolver várias organizações
em parcerias por exemplo.

-Realizado por pessoas;


-Restringido por recursos limitados;
-Planejado, executado e controlado.
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1.3 O QUE É UM PROJETO?
Características de um projeto
- Temporariedade: todo projeto tem um início e um fim definidos. O fim
é alcançado quando os objetivos são atendidos, ou quando se torna clara
que os objetivos não serão ou não poderão ser atingidos, ou quando o
projeto não forma mais necessário. O produto ou serviço geralmente não
é temporário. O período de oportunidade e a equipe de projetos também
são temporários.
-Individualidade: cada projeto criar entregas (produtos, serviços ou
resultados) exclusivos, únicos, singulares.
-Empreendimento não repetitivo: não faz parte da rotina da empresa.

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1.3 O QUE É UM PROJETO?
Características de um projeto
-Sequência clara e lógica de eventos: o projeto se caracteriza pelo
encadeamento lógico de ações (eventos).
-Início, meio e fim: cada projeto pode ser acompanhado através de uma
linha do tempo, onde se pode marcar todo o ciclo de vida do projeto.
-Objetivo claro e definido: todo projeto deve possuir bem estabelecido
suas metas, objetivos a serem atingidos.
-Elaboração progressiva: o projeto é desenvolvido em etapas e
continua por incrementos. Não deve ser confundida com o aumento do
Escopo.

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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
-Todo projeto é composto de várias etapas que permitem o
melhor acompanhamento de seus principais parâmetros (custo e
prazo). Esse conjunto de etapas é que chamamos de Ciclo de
Vida de um Projeto.
-De uma visão macro para uma micro todo projeto possui:
-fases – comuns a todo projeto;
-estágios – específicos da natureza do projeto; e
-atividades – próprias de cada projeto.
-Geralmente as organizações criam seu conjunto específico de
ciclos de vida a serem usados em todos os seus projetos.
-Em projetos muito grandes pode ser definido um ciclo de vida
para cada fase.
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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
Entregas
Fase anterior Fase seguinte
- A transição de uma fase para outra dentro de um ciclo de vida de
um projeto envolve, em geral, uma entrega (relatório, check-list,
produto, serviço, etc.)
- As entregas de uma fase ou projeto devem ser revisadas para
garantir que estejam completas e exatas. Devendo serem aprovadas
antes do início da próxima fase.
- Quando a fase seguinte se inicia sem a completa conclusão e/ou
aprovação da fase anterior dizemos que as fases estão em
PARALELISMO.
Indicada para acelerar projetos, quando os riscos envolvidos
são pequenos.

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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
- Os ciclos de vida do projeto geralmente definem:
Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase;
Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como
cada entrega é revisada, verificada e validada;
Quem está envolvido em cada fase;
Como controlar e aprovar cada fase;

- Características comuns dos ciclos de vida do projeto:


Fases geralmente seqüências e definida por uma
transferência de informação técnica ou entrega de
componentes técnicos;
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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
Características comuns
- Potencial de adicionar valor ao projeto
- Custo das Mudanças ou Correções
- Oportunidade construtiva x Intervenção destrutiva
Custo de mudança/
Valor

correção

Região Indefinida
Oportunidade Intervenção
Construtiva Destrutiva

Potencial de
Adicional valor

Início TEMPO Término 16 / 39


1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
Características comuns
- Capacidade de Adequação
- Incerteza do Risco x Quantidade Arriscada
Capacidade de Adequação

Região de maior
impacto do risco
Quantidade
Arriscada

Intensidade Incerteza
do risco

Início TEMPO Término Início TEMPO Término

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1.3.1 Ciclo de Vida de um Projeto
Intensidade de Conflitos x Tempo

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO E

FINALIZAÇÃO
CONTROLE
Intensidade de Conflitos

DEFINIÇÃO

TEMPO 18 / 39
1.3.2 Grupos de Processos
ESFORÇO

Planejamento
Inicialização

Encerramento
Execução
Monitoramento
e Controle

TEMPO

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1.3.2 Grupos de Processos
Ciclo de Vida
do Projeto
ESFORÇO

Execução

Planejamento

Monitoramento
e Controle
Iniciação

TEMPO
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1.3.2 Grupos de Processos
Características
- Quantidade de Recursos Alocados
- Influência dos Stakeholders

Valor
Influência dos
Stakeholders
Número de Recursos
Valor

Custos

Iniciação/ Execução Monitoramento e Controle/


Planejamento Encerramento

Iniciação/ Execução Monitoramento e Controle/


Planejamento Encerramento 21 / 39
1.3.2 Grupos de Processos
Iniciação
- É a fase inicial do projeto, quando uma determinada
necessidade é identificada e transformada em um problema
estruturado a ser resolvido por ele. Nessa fase, a missão e o
objetivo do projeto são definidos.
Planejamento
- É a fase responsável por identificar e selecionar as melhores
estratégias do projeto, detalhando tudo aquilo que será
realizado, incluindo cronogramas, alocação dos recursos
envolvidos, custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja
suficientemente detalhado para ser executado. Nessa fase, os
planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos,
suprimentos e recursos humanos também são desenvolvidos.
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1.3.2 Grupos de Processos
Execução
- É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado
anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica
evidente durante essa fase. Grande parte do orçamento e do
esforço do projeto é consumida nessa fase.
Monitoramento e Controle
- É a fase que acontece paralelamente ao planejamento e à
execução do projeto. Tem como objetivo acompanhar e
controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo
a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de
tempo possível após a detecção da anormalidade.

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1.3.2 Grupos de Processos
Encerramento
- É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através
de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os livros e
documentos do projeto são encerrados e todas as falhas
ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que
erros similares não ocorram em novos projetos (aprendizado).

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1.3.3 Interações entre os
Processos - Plan-Do-Check-Act
Processos de Processos de
Iniciação Planejamento

PLANEJAR

VERIFICAR Processos de Processos de


e AGIR Monitoramento e Execução
Controle
FAZER

Processos de
Definido por Walter Shewhart e Encerramento

modificado por Edward Deming 25 / 39


1.3.4 Ciclo de Vida do Projeto x
Ciclo de Vida do Produto

Em algumas áreas de aplicação (ex: desenvolvimento de novos


produtos) o ciclo de vida do projeto é considerado parte
integrante do ciclo de vida do produto. 26 / 39
1.4.1 Benefícios na Gerência de
Projetos
- Evita surpresas durante a execução;
- Permite visualizar com antecedências futuros problemas;
- Permite uma ambientação maior ao mercado e ao cliente;
-Estabelece uma previsão orçamentária;
-Agiliza a tomada de decisões;
- Aumenta o controle sobre todas as fases de projeto;
- Permite a readequação do projeto em virtude de mudanças
realizadas no seu decorrer;
- Otimiza a alocação de recursos, pessoas e equipamentos;
- Disponibiliza relatórios ao longo do projeto que facilitam o
acompanhamento e serve como banco de dados para projetos
futuros.
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1.4.2 Fracasso na Gerência
de Projetos (Falhas internas e externas)
-Mudança na estrutura organizacional da empresa;
-Riscos elevados no meio ambiente;
-Mudança na tecnologia disponível;
-Evolução nos preços e prazos;
-Cenário político-econômico desfavorável.

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1.4.2 Fracasso na Gerência
de Projetos (Falhas internas e externas)
- Metas e objetivos mal definidos ou mal compreendidos;
- Falta de compreensão da complexidade do projeto;
- Má definição dos prazos e custos;
- Sistema de controle ineficiente;
- Indefinição das esferas de atribuições em todos os níveis;
- Falta ou inadequação dos processos de treinamento e
capacitação;
- Uso incorreto de softwares de gestão;
- Falta de tempo para a fase de planejamento;
- Má definição da interdependência entre as atividades;
- Má adequação entre projeto e o interesses dos clientes;
- Variedade de produtividade entre os membros da equipe.
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1.4.3 Projeto Bem-sucedido
- Não é o que termina antes do prazo;
- Não é o que gasta menos recursos;
- Não é o que supera o padrão de qualidade;
- É o que acontece conforme planejado;
- No prazo
- Dentro do orçamento
- No nível de desempenho especificado
- Com o aceite do cliente
- Com mínimas mudanças, mutuamente acordadas
- Sem perturbar o fluxo de trabalho da empresa
- É o que atende ou excede as expectativas dos stakeholders;

(STAKEHOLDERS são todos aqueles que algum interesse no


projeto – que podem ganhar ou perder – com o projeto)
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1.4.3 Projeto Bem-sucedido
Stakeholders
Os stakeholders são
capazes de exercerem
influência sobre os
objetivos e resultados do
projeto;
- Os stakeholders
precisam ser
identificados, assim
como suas necessidades e
expectativas;

- A equipe de projetos deve na medida do possível gerenciar a


influência dos stakeholders de forma a garantir um projeto bem-
sucedido. 31 / 39
1.4.3 Projeto Bem-sucedido
Stakeholders
- Os stakeholders possuem diversos níveis de responsabilidade
e de autoridade dentro de um projeto e que podem mudar ao
longo do ciclo de vida;
- A ignorância da responsabilidade por parte dos stakeholders,
ou mesmo dos stakeholders por parte do gerente de projetos
pode gerar um impacto prejudicial nos resultados do projeto;
- A influência dos stakeholders pode ser positiva ou negativa. A
influência negativa deve ser considerada na análise de risco,
pois seu interesse é impedir o progresso do projeto;

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1.4.3 Projeto Bem-sucedido
Stakeholders

Empresa: Cliente
O sponsor
(patrocinador) -Diretoria
-Gerente de Departamento
-Gerente Executivo
-Gerente de Projeto

Transportador

Fornecedor
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1.4.3 Projeto Bem-sucedido
Stakeholders
- O GERENTE DE PROJETOS: é a pessoa responsável pelo
gerenciamento;
- CLIENTE/USUÁRIO: a pessoa ou organização que utilizará
o produto do projeto. Podem existir várias camadas de clientes
(Exemplo: um remédio tem como clientes: médicos, pacientes,
farmácias);
- ORGANIZAÇÃO EXECUTORA: A empresa cujos
funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do
trabalho do projeto;
- MEMBROS DA EQUIPE DO PROJETO: o grupo que está
executando o trabalho do projeto;
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1.4.3 Projeto Bem-sucedido
Stakeholders
- EQUIPE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: os
membros da equipe do projeto que estão diretamente
envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos;
- O PATROCINADOR: é a pessoa ou grupo que fornece os
recursos financeiros para o projeto;
- INFLUENCIADORES: é a pessoa ou grupo que não estão
diretamente relacionados à aquisição ou o uso do produto do
projeto mas que, podem influenciar, positivamente ou
negativamente, no andamento do projeto;
- PMO: caso exista, e tenha responsabilidade direta ou indireta
sobre o resultado do projeto;
- Proprietários, investidores, fornecedores, empresas
contratadas, agências governamentais, sociedade em geral, etc.
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CARACTERÍSTICAS GRUPO DE HABILIDADE RESPOSTAS
Habilidade de comunicação Pessoais 101
Organização Pessoais 71
Visão direta nos resultados Trabalho em grupo 58
Liderança pelo exemplo Trabalho em grupo 53 1.5 Características
Habilidades interpessoais Trabalho em grupo 47
Motivação Trabalho em grupo 32 de um Gerente de
Capcidade de escutar
Comprometimento com o time
Trabalho em grupo
Trabalho em grupo
24
22
Projetos
Flexibilidade Pessoais 22
Planejamento Gerenciamento de Projetos 21
Compreensão de que cada projeto é único Gerenciamento de Projetos 20
Adequada definição de procedimentos Gerenciamento de Projetos 19
Senso de humor Pessoais 19
Reputação e integridade Pessoais 19
Honestidade Pessoais 17
Capacidade de negociação Pessoais 17
Experiência técnica no assunto Pessoais 15
Perseverança Pessoais 13
Paciência Pessoais 12
Visão Pessoais 11
Capacidade de lidar com os outros Trabalho em grupo 10
Atitude otimista e positiva Pessoais 10
Planejamento do Escopo das Comunicações Gerenciamento de Projetos 9
Planejamento das mudnças inesperdas Gerenciamento de Projetos 9
Capacidade de reconhecer e recomeçar Trabalho em grupo 9
Atenção para os detalhes Pessoais 9
Manter o foco nas pedências e questões Gerenciamento de Projetos 8
Delegação Pessoais 8
Dedicação Pessoais 8
Energia Pessoais 8
Entusiasmo Pessoais 8
Foco Pessoais 8 36 / 39
1.5 Características de um
Gerente de Projetos
Competência de Comunicação (escutar e se fazer compreender)
Aptidões organizacionais (estabelecer objetivos e análise) e de planejamento
 Habilidades para elaboração de orçamento
 Habilidades para resolução de conflitos
 Habilidades de negociação e influência
 Habilidades de liderança (ser exemplo, energia, visão, delegação, otimista)
 Habilidades para formação e motivação de equipes
 Habilidades internas (flexibilidade, criatividade, paciência, persistência)

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1.6 Competências e Habilidades
Nossos profissionais
estão fazendo o melhor Estamos
trabalho possível? Eles trabalhando com
estão qualificados? uma equipe de
alta performance
A organização com toda
oferece um eficiência? A
ambiente que Competência equipe nos
incentiva à Individual incentiva a
condução de produzir soluções
projetos de mais rápidas,
forma eficaz? Competência mais baratas e
GP melhores que
levem à
Competência satisfação do
Competência cliente?
Equipe
Organização

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1.7 Projetos e Planejamento
Estratégico
-Segundo o PMBOK, os projetos representam um meio de organizar
atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites
operacionais normais da organização.
-Sendo assim, os Projetos se constituem de valiosas ferramentas
gerenciais na consecução do Planejamento Estratégico.
-Com exemplo de necessidades do Planejamento Estratégico em que
se recomenda a adoção de Projetos têm-se:
-Uma demanda de mercado;
-Uma necessidade organizacional;
- Uma solicitação de cliente;
-Um avanço tecnológico;
-Um requisito legal;
-Necessidade social;
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