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2009 Joel Kohler

Cantando o Blues do Gerenciamento de
Configurao
Por Joel Kohler, PMP

Quando B.B. King canta blues, o pblico
se deleita. Quando os gerentes de projetos
"cantam o blues", raramente agradvel
para algum ao alcance de suas vozes.
Ento, por que alteraes no projeto,
elementos incompatveis,
repetidos problemas de
segurana ou altas taxas
de devoluo permitem
que algumas empresas
continuem "saudveis",
enquanto em outras
empresas similares a
situao est preta?
Se problemas como estes
esto te deixando para baixo, voc pode
estar com o "blues do gerenciamento de
configurao." Um bom gerenciamento de
configurao necessrio para manter
seus produtos bem, seus projetos no
caminho certo e todo o seu grupo tocando
junto. Sem isso, se voc tiver sorte o
suficiente para ainda estar no negcio,
voc definitivamente ir ter um caso de
blues.
Fatos Concretos sobre Gerenciamento de
Configurao
O gerenciamento de configurao uma
parte crtica do gerenciamento de projetos.
um processo organizado que rastreia e
controla todas as mudanas de produtos
que se propagam atravs de cada projeto.
Com a ajuda do texto de Andy Crowe, The
PMP Exam (2005),
podemos definir mais
adiante o processo. o
sistema de gerenciamento
de documentao,
controle de mudanas,
contabilidade e auditoria.
O propsito do
gerenciamento de
configurao garantir a
coerncia, minimizando inconsistncias.
Aqui esto algumas caractersticas-chave
do gerenciamento de configurao:
Ele se aplica s caractersticas fsicas do
produto de seu projeto.
Ele usado para assegurar que a
configurao do produto est em sintonia
com o planejado.
preciso levar em conta cada elemento
do projeto assegurar que a configurao
do produto refletida no plano do projeto,
Uma bom gerenciamento
de configurao necessrio
para manter seus produtos
bem, seus projetos no
caminho certo e todo o seu
grupo tocando em
conjunto.

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no faturamento e na documentao do
projeto.
Trata-se de um programa implantado em
toda a organizao, no nvel de gesto. Ele
pode comear com o chefe, o gerente do
projeto, o seu cnjuge, o gerente de
configurao, o gerente de projeto de
instalaes, o reitor, ou algum com
autoridade similar.
O gerenciamento de
configurao utiliza das
seguintes ferramentas de
implementao:
Procedimentos
aprovados
Mtodos de negcio formais e
estruturados
Programas de formao
Auto-avaliaes
Programas de lies aprendidas
Aes corretivas, incluindo penalidades
Levantando a cabea quando estiver para
baixo
Mesmo alguns especialistas da indstria
passam duras horas entendendo o
gerenciamento de configurao.
Uma bblia da indstria, o Um Guia do
Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos (Guia PMBOK ), dedica mais de
90 palavras para tentar explicar o
gerenciamento de configurao. Sua
explanao fala sobre um conjunto de
procedimentos formalmente
documentados utilizados para gerenciar
mudanas. Alm de registrar e relatar cada
mudana, o gerenciamento de
configurao, de acordo com a explanao
do inclui os sistemas de rastreamento de
documentao e nveis de aprovao
necessrios para controlar mudanas.
Se isto to difcil de explicar, no de
admirar que muitas pessoas no entendam
o gerenciamento de configurao.
Ao contrrio do
gerenciamento da
comunicao do projeto
ou do gerenciamento de
risco do projeto, um
entendimento do
gerenciamento da
configurao no pode ser
deduzido somente a partir
de seu ttulo", diz um gerente de projeto
com BWXT/Pantex. "Junte esta falta de
entendimento intuitivo com uma
explicao difcil e longa e voc ter um
programa difcil de implantar e um
descumprimento frequente.
Para nos ajudar a entender o
gerenciamento de configurao, vamos ver
algumas caractersticas comuns de
projetos. Vamos ver como projetos
saudveis e projetos blues explicam o
gerenciamento de configurao em seu
trabalho.
O seu Programa est saudvel ou est
com o Blues?
Dois projetos diferentes podem ter o
mesmo hardware ou procedimentos e
ainda sim experimentar resultados
dramaticamente diferentes no mercado.
Qual a diferena? Se os procedimentos, o
treinamento e a forma de se fazer negcios
so todos semelhantes, por que um
programa est saudvel e o outro to
blue?
Gerentes de programas
saudveis no so
intimidados por membros da
equipe, gerentes de projeto
ou mesmo clientes.


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Est tudo nas competncias interpessoais
do chefe, diz um gerente de engenharia
da WGI. Ou seja, como o chefe escolhe
implantar o programa. Uma vez que o
gerenciamento de configurao aumenta
os custos, esses gerentes descobriram que
os benefcios de um programa saudvel
excedem muito os custos de um programa
blue.
A seguir esto algumas competncias
interpessoais a se almejar. Estas iro ajud-
lo a avaliar o seu programa e seu gerente
de projeto.
Saudvel
Programas saudveis so caracterizados
por gerentes fortes e independentes. Eles
desenvolvem e apoiam programas de
gerenciamento de configurao. Gerentes
saudveis so fortes o suficiente para:
Conhecer os sintomas dos problemas
para observar e reagir antes deles se
tornarem endmicos
Demandar ordens de parada, at mesmo
paralisar um projeto inteiro quando
necessrio
Funcionrios que apagam incndio e que
no seguem procedimentos, ou que no se
comunicam
Seguir procedimentos importante. Os
gerentes devem possuir ferramentas para
detectar o descumprimento de
procedimentos. Eles tambm devem levar
as violaes de procedimentos a srio, algo
como uma poltica de trs violaes e
voc est fora.
Gerentes de programas saudveis no so
intimidados por membros da equipe,
gerentes de projeto ou mesmo clientes.
Eles no aceitam racionalizar ou enviar
produtos que contenham no
conformidades. Em vez disso, os gerentes
saudveis:
Exigem que produtos no conformes
sejam retrabalhados, independentemente
do impacto no cronograma
Atacam a causa dos produtos no
conformes, antes que as no
conformidades tornem-se fatais para o
projeto
Tm a coragem de reportar as ms
notcias para o cliente
O trabalho em equipe outra parte
importante para manter seu programa
alto-astral. preciso trabalhar em equipe
para implantar programas de
gerenciamento de configurao. Isso em
parte porque voc necessita ter apoio de
cima para baixo na organizao para
implantar o gerenciamento de
configurao.
Cantando o Blues
Mesmo os programas de configurao mais
bem gerenciados sofrem com o blues de
vez em quando.
Experimentar notas blues ocasionalmente
um fato da vida, diz o engenheiro de
projeto snior. Isso porque os programas
de gerenciamento de configurao so
inerentemente difceis de entender,
possuem como base o cumprimento dos
procedimentos e dependem fortemente da
tica pessoal e de se querer levar adiante.
Aqui esto alguns exemplos de "notas
blues" a se evitar:
O negcio sofre com elevadas taxas de
devoluo porque as entregas no

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funcionam, no correspondem aos pedidos
dos clientes ou no correspondem s
expectativas destes.
Repetitivas violaes de segurana,
procedimentos internos que no so
seguidos ou prticas comerciais que violem
a lei.
Descompasso entre os requisitos do
produto e as caractersticas fsicas do
produto. Um exemplo, o seu projeto no
permite espao suficiente para o
cabeamento eltrico necessrio. Ou as
instrues para montar a bicicleta esto
em chins e algumas das partes esto
faltando.
Descompassos que ameaam a vida ou a
segurana. Por exemplo, evite
desencontros entre esquemas de
cabeamento controlados onde a instalao
do campo atual pode levar a leses graves
ou com risco de vida a um trabalhador.
Predominncia de mudanas de projeto e
documentao de mudana inadequada ou
inexistente. Isso pode acontecer se o
projeto foi alterado para exigir trs
diferentes penetraes eltricas, enquanto
o projeto fsico mostra apenas dois furos.
Notas blues no ocorrem apenas em
seus projetos, elas fazem parte do dia a
dia. Elas acontecem quando os garons em
um restaurante entregam o pedido errado
e depois cobram incorretamente. Digamos
que voc pediu po francs e o garom
entregou po srio. Ou que voc pediu uma
bebida, mas foram cobradas duas. Essas
so as notas blues. E ainda pior, muitas
vezes as coisas vo por morro abaixo,
causando um efeito bola de neve.
Interrompendo o efeito bola de neve
Voc precisa impedir que a bola de neve
desa o morro e cresa. Preste ateno ao
efeito bola de neve. Notas blues tm uma
tendncia a ficarem rapidamente fora de
controle, em uma sinfonia de blue.
Para parar o efeito bola de neve, voc
precisa entender e praticar a gesto de
configurao. Voc tem que compreender
as coisas mais cedo e ser proativo, ao invs
de ficar atrasado e correr atrs. Identifique
e corrija as notas blues antes que isto se
torne o seu ato final.
Aqui esto alguns exemplos reais. Veja o
que pode acontecer quando a gesto
ignora os alertas das notas de blues:
A Mercedes-Benz experimentou uma
queda mundial em qualidade. Produtos
tiveram altos ndices de falha, levando
insatisfao de clientes e queda de vendas.
A Merck teve uma crise com um novo
medicamento, o Vioxx. Isso comeou
quando a droga foi ligada a fatalidades.
O comrcio ilegal da Enron levou ao
desaparecimento da empresa, alm de
perdas macias de seus acionistas.
Um avio L-1011 da Eastern Airlines
perdeu todos os trs motores. Isso ocorreu
depois de uma troca de leo feita na noite
anterior, durante uma tempestade. Faris
de caminhes rampa foram utilizados para
a iluminao e a substituio de anis ficou
esquecida. O leo foi derramado em voo.
O fim da ValuJet e SabreTech aps a
ativao de botijes de oxignio
carregados ilegalmente, o que
desencadeou um acidente fatal.
Curando o Blues do gerenciamento de
configurao

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S h uma cura para o blues do
gerenciamento de configurao. Voc
precisa de um plano slido e uma mo
firme. Siga os passos abaixo quando voc
perceber que o seu programa ou produto
tem o blues do gerenciamento de
configurao. Mas cuidado, uma vez
infectado com o blues, o seu esforo pode
morrer antes que a cura faa efeito.

Aqui esto algumas coisas que voc deve
fazer:
Seja honesto com voc mesmo, seus
acionistas e seus clientes. Perceba que
curar o blues vai levar algum tempo, isso se
voc tiver sorte o suficiente para ter uma
ltima chance.
Pea mais uma chance.
Pare de trabalhar, contemple e analise o
que est acontecendo.
Demita o seu gerente de configurao.
Contrate um substituto que tenha a
coragem de implantar o programa.
Dispense os funcionrios (ou mesmo
toda a equipe), responsveis pela torrente
de problemas.
Reescreva seus procedimentos.
Treine seu pessoal.
Monitore seus resultados.
Mude o nome do seu produto.
Ocorrendo uma melhora, marque-a no
plano.
Resumo
Gesto de configurao uma necessidade
se voc quiser manter o controle sobre o
produto de seu trabalho e seu cronograma
de entrega.
Embora seja necessrio algum esforo para
explic-lo de maneira concisa, aqui est no
que o gerenciamento de configurao se
resume: um processo que mantm voc
no topo de todas as mudanas do produto.
Coloque os procedimentos no lugar para
controlar as alteraes a cada passo.
Ento, mantenha o compromisso de fazer
com que todos em sua equipe sigam o
planejado. O sucesso depende da adeso
individual e de tica no trabalho pessoal.
Gerentes proativos e fortes lideram
programas de sucesso.
Como perceber se o seu produto est
sofrendo com o blues do gerenciamento
de configurao?
Aqui esto algumas pistas comuns para o
blues:
Requisitos-chave do produto no esto
sendo concretizados nos produtos finais
Uma mudana ocorreu, mas no
aplicada coerentemente
A documentao no descreve as
condies reais
As mudanas no esto sendo
controladas
Os Procedimentos no esto sendo
seguidos
Os Problemas so repetitivos
Os Problemas so custosos

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Deixe o blues para B.B. King. Coloque um
programa de gerenciamento de
configurao no lugar e mantenha o seu
programa saudvel.
Referncias
Crowe, A. (2005). The PMP exam: How to
pass on your first try. Chicago:
Independent Publishers Group.
Project Management Institute (PMI).
(2004). A guide to the project management
body of knowledge (PMBOK guide) (3rd
ed.).Newtown Square, PA: Project
Management Institute.
Sobre o autor
Joel Kohler, PMP, presidente da Joel
Kohler Project Management Inc., uma
empresa de gerenciamento e engenharia
de projetos e que serve ao Departamento
de Energia dos Estados Unidos, ao governo
dos Estados Unidos e as comunidades de
engenharia comerciais. Joel Kohler Project
Management Inc. possui bases em Boulder
e Denver. Ela fornece servios de
engenharia em gerao de energia fssil,
renovvel e nuclear, alm de petrleo e
gs. (Para mais informaes, visite o site
www.joelkohler.com).